TRABALHO DE GRUPO

Informtica I

Realizado por:

Carla Xxxxxx(n 2060001; 2060001@iscap.ipp.pt)

Dulce Xxxxxx(n 2060001; 2060001@iscap.ipp.pt)

Helder Xxxxxx(n 2060001; 2060001@iscap.ipp.pt)

Wesley de Britto Krebel(n 2060001; 2060001@iscap.ipp.pt)

____________________________________________________________________________ Prof. Luis Silva Rodrigues TURMA C13D2

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NDICE:1. INTRODUO

1.1. 1.2.

Descrio do problema e objectivos a atingir Descrio do modelo de negcio vigente na Associao de Desporto do

ISCAP 1.3. Fluxo normal inerente ao programa

2. MANUAL PARA UTILIZADORES FINAIS DA APLICAO

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

Introduzir novo associado; Inscrever associado nas modalidades pretendidas; Liquidao de inscries e quotas mensais; Verificao situao de quotas / recibos; Resumo de inscritos por modalidade; Lanamento de operaes de caixa; Folha de Caixa; Relatrios 2.8.1. Modalidades Colectivas a) b) Resultados globais das modalidades colectivas; Resultados por modalidade colectiva;

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2.8.2. Modalidades Individuais a) b) Resultados globais das modalidades individuais; Resultados por modalidade individual;

3. MANUAL PARA ADMINISTRADORES DA APLICAO

3.1. 3.2. 3.3.

Password de administrador Manuteno de tabelas com parmetros base Explicaes relativas ao funcionamento de cada folha de clculo: 3.3.1. Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) MENU Administrao Mestre_Associados Inscries_Mod Quotas Resumo Quotas Inscritos OperaesCaixa FolhaCaixa CodPostal

3.3.2. Trabalho Informtica I (COLECTIVAS).xls a) RESULTADOS GLOBAIS

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b)

RESULTADOS POR MODALIDADE

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1.

INTRODUO

1.1. Descrio do problema e objectivos a atingir

O objectivo deste trabalho era o de desenvolver uma aplicao baseada em EXCEL que permitisse fazer a gesto de uma evental Associaao de Desporto do ISCAP. Pretendia-se que essa aplicao para alm de permitir manter uma base de dados de associados constantemente actualizada, fosse igualmente uma ferramenta em que esses associados se pudessem inscrever nas diversas modalidades existentes na Associao, no nosso caso 8 modalidades, a saber: Modalidades Colectivas: o o o o Futebol Basquetebol Voleibol Andebol

Modalidades Individuais: o o o o Tnis Natao Atletismo Ciclismo

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A gesto de quotas recebidas dos associados relativas s modalidades em que se inscreveram era tambm um objectivo a atingir. Neste domnio foram desenvolvidos relatrios que permitiam saber a situao por cada associado e por cada modalidade.

Depois de mantidos os associados e as inscries nas modalidades, bem como a gesto das quotas era igualmente interessante saber a todo o momento o saldo de operaes de caixa relativo quer a cada modalidade quer ao conjunto das modalidades colectivas e/ou individuais.

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1.2. Descrio do modelo de negcio vigente na Associao de Desporto do ISCAP

Apesar desta associao, como nos foi proposto pelo enunciado do problema, apresentar duas seces bem distintas (a das modalidades colectivas e a das modalidades individuais), julgamos que em termos de gesto dos associados, quotas e operaes de caixa, o front-end da associao seria sempre o mesmo. Em termos de funcionrios existentes nesta associao, pensamos que a mesma poderia operar com os seguintes, para os quais se descrevem as respectivas funes:

RECEPCIONISTA: a) Atender/receber todos os associados independentemente de eles

pretenderem praticar modalidades colectivas ou individuais, at porque poder dar-se o caso de um mesmo associado pretender praticar modalidades colectivas e individuais; b) c) Manuteno dos dados mestre de associados; Realizar as inscries dos associados nas respectivas modalidades.

TESOUREIRO(A): a) Receber os valores relativos s quotas dos associados (de qualquer modalidade); CONTABILISTA: a) Fazer a gesto do caixa em todas as suas vertentes e assegurar a produo dos elementos de gesto necessrios por modalidade; b) Funcionar igualmente como administrador da aplicao, ou seja, cabelhe a ele manter os valores das inscries e quotas por modalidade,

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actualizar a lista dos cdigos postais, alterar a aplicao em conformidade com novos requisitos, exigncias, etc.

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1.3. Fluxo normal inerente ao programa

Qualquer associado dever obrigatoriamente passar pelas seguintes fases do processo antes de iniciar a prtica de uma actividade:

a) Fornecer os seus dados pessoais (mantidos na folha Mestre_Associados); b) Increver-se nas modalidades pretendidas (a realizar na folha Inscries_Mod); c) Pagar as inscries e as quotas relativas s modalidades em que se inscreveu (a realizar na folha Quotas);

DADOS PESSOAIS

INSCRIES EM MODALIDADE S

LIQUIDAO DE QUOTAS

Depois de inscritos os associados possvel atravs da folha Inscritos saber-se a qualquer momento o nmero total de inscritos por cada modalidade.

Igualmente e sempre que necessrio poder saber-se a situao relativa s quotas de cada associado pela consulta folha Resumo Quotas.

Em termos da normal gesto de caixa, o contabilista deve usar preponderantemente a folha OperaesCaixa onde dia a dia ir introduzindo os movimentos / operaes. O resumo da

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folha de caixa diria apresentada na folha FolhaCaixa onde introduzindo-se um dia a mesma nos d o saldo inicial e final de caixa.

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2. MANUAL PARA UTILIZADORES FINAIS DA APLICAO

Os dados reservados a introdues manuais de dados esto marcados a amarelo. Assim sendo apenas poder introduzir dados nesses zonas estando todas as outras protegidas contra escrita, uma vez que contm formulas automticas.

Poder usar os botes disponveis na aplicao para se mover ao longo da mesma ou ento seleccionar directamente no livro as folhas pretendidas.

2.1. Adicionar novo associado

Utilizando o boto Associados disponvel no MENU na zona de Manuteno de Associados e Inscries v para a folha Mestre_Associados. Posicione-se na linha seguinte do ltimo associado que introduziu e comece por preencher os dados relativos ao NOME (coluna C), DATA DE NASCIMENTO (coluna D), N BILHETE DE IDENTIDADE (columa F), CDIGO POSTAL (coluna G), TELEFONE (coluna I) e a DATA DE INSCRIO (coluna J). Como pde observar o sistema automaticamente lhe fornece: - O NMERO DE SCIO (coluna B); - A IDADE (coluna E); - A LOCALIDADE correspondente ao cdigo postal introduzido (coluna H); - TESTE DATA (coluna K) Esta coluna testa se est a introduzir as inscries de forma sequencial, ou seja, no deve inscrever um associado com uma data anterior do ltimo introduzido;

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2.2. Inscrever associado nas modalidades pretendidas

Depois de ter adicionado o associado base de dados (e s depois disto!) dever seleccionar o boto Inscries que o encaminhar para a folha Inscries_Mod. Seguidamente, posicione-se na linha seguinte da ltima entrada, na coluna C. Introduza aqui o N DE SCIO que pretende inscrever na(s) modalidade(s). Na coluna F introduza a modalidade em que esse associado se pretende inscrever. Para sua comodidade poder utilizar a lista existente nessas clulas com as modalidades disponveis (ordenadas alfabticamente). Note que um mesmo associado se poder inscrever em vrias modalidades! Como poder observar o sistema automaticamente lhe fornece os seguintes dados: - NOME DO ASSOCIADO (coluna D); - IDADE DO ASSOCIADO (coluna E) relevante para valor das quotas; - TIPO DE MODALIDADE (Colectiva / Individual) (Coluna G); - VALOR INSCRIO (coluna H); - VALOR DA QUOTA MENSAL (coluna I);

2.3. Liquidao de inscries e quotas mensais

Selccione a partir do MENU o boto Quotas que o redirecciona para a folha Quotas.

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Ness folha posicione-se na coluna B a seguir ao ltimo registo indroduzido. Introduza nessa clula o n de scio que pretende pagar as inscries e/ou quotas. Na coluna D introduza a modalidade em que se pretende pagar inscries / quotas (um mesmo scio poder estar inscrito em vrias modalidades!). Para confirmar que recebeu os valores relativos inscrio preencha a data de recebimento da coluna J. Para confirmar que recebeu os valores relativos s quotas mensais preencha a datas de recebimento das colunas N (Janeiro), S (Fevereiro), X (Maro), AC (Abril), AH (Maio), AM (Junho), AR (Julho), AW (Agosto), BB (Setembro), BG (Outubro), BL (Novembro) e BQ (Dezembro). Como pode constatar o sistema automaticamente lhe fornece os seguintes dados: - NOME (coluna C); - TESTA INSCRIO (coluna E) Este teste permite saber se est a tentar pagar alguma inscrio ou quota de um associado no inscrito na modalidade seleccionada; - TIPO DE MODALIDADE (coluna F); - QUOTA MENSAL A PAGAR (coluna G); - ANO PAGAMENTO (coluna H); - Indicadores de PAGO nas colunas I, M, R, W, AB, AG, AL, AQ, AV, BA, BF, BK e BP que so preenchidas no momento em que preenche a data de liquidao das quotas / inscrio.

2.4. Verificao de situao de quotas / recibo

A qualquer momento poder saber a situao relativa s quotas de um associado por cada modalidade em que est inscrito. Este documento poder igualmente ser impresso e servir como recibo de pagamento. Turma C13D2 Pgina 13

Para verificar a situao de quotas de um associado, posicione-se na clula D4 e introduza a o n de associado. O sistema automaticamente lhe devolve o nome do associado. Introduza seguidamente a modalidade em que o associado est inscrito (pode usar lista valores disponveis) na clula D5. Para imprimir o recibo ligue a sua impressora e utilize o boto IMPRIMIR RECIBO.

2.5. Resumo de inscritos por modalidade

Sempre que desejar poder consultar o n total de inscritos na associao com detalhe por modalidade e escalo etrio, sabendo igualmente o total de quotas mensais potenciais a receber. Para tal e a partir do MENU prima o boto RESUMO INSCRITOS, que o redireccionar para a folha inscritos. Nesta folha no tem de introduzir nenhum dado, funcionando a mesma de forma automtica. Na folha so igualmente apresentados dois grficos resumo, um deles relativo ao n de inscritos por modalidade e outro relativo s receitas potenciais anuais por modalidade.

2.6. Lanamento de operaes de caixa

A partir do MENU seleccione o boto OPERAES DE CAIXA que o redireccionar para a folha OperaesCaixa. Dever ter em ateno que para trazer para este folha os valores das inscries ou quotas recebidas dever inserir na coluna B o dia em que recebeu as verbas e na coluna C um tipo de operao correspondente as Inscries ou Quotas conforme o caso. A coluna D deve ser usada como comentrio no sendo relevante quando na coluna C escolhe Inscries ou Quotas. Turma C13D2 Pgina 14

Na coluna E introduza a modalidade a que respeita o movimento, podendo seleccion-la da lista disponvel para sua comodidade nas clulas. A coluna J deve ser usada apenas nos casos em que na coluna C escolheu um tipo de operaes igual a Outras. O sistema automaticamente actualiza o tipo de modalidade, os valores das inscries, quotas e multas o total da operao, se se trata de uma despesa ou receita e ainda o saldo final agregado. Exemplos: a) Inserir as INSCRIES recebidas num determindado dia: Introduza a data na coluna B; Na coluna C escolha o tipo de operao Inscries; Na coluna E escolha a modalidade; No introduza mais dado nenhum pois o sistema coloca-lhe o total das inscries recebidas nesse dia para essa modalidade na coluna G; b) Inserir as QUOTAS recebidas num determindado dia: Introduza a data na coluna B; Na coluna C escolha o tipo de operao Quotas; Na coluna E escolha a modalidade; No introduza mais dado nenhum pois o sistema coloca-lhe o total das quotas recebidas nesse dia para essa modalidade na coluna H e eventuais multas por atrasos de pagamento na coluna I; c) Inserir OUTRAS despesas ou receitas num determindado dia: Introduza a data na coluna B; Na coluna C escolha o tipo de operao Outras;

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Na coluna D descreva a operao resumidamente; Na coluna E escolha a modalidade; Na coluna J introduza o valor da despesa (-) ou receita (+)

2.7. Folha de caixaA partir do MENU seleccione o boto FOHA DE CAIXA que o redireccionar para a folha FolhaCaixa. Na clula A2 introduza o dia da folha de caixa que pretende visualizar. O sistema automaticamente lhe dar as informaes relativas ao saldo inicial, totais de receitas e despesas (por tipo) bem como o saldo final de caixa nesse dia. Poder comodamente imprimir a folha de caixa apresentada no ecr utilizando para o efeito o boto IMPRIMIR.

2.8. Relatrios Financeiros

2.8.1.Modalidades Colectivas

2.8.1.1. Resultados globais das modalidades colectivasA partir do MENU seleccione o boto Colect-GLOBAIS que o redirecciona para um novo livro chamado Trabalho Informtica I (COLECTIVOS).xls para a folha RESULTADOS GLOBAIS. Aqui -lhe apresentado um resumo dos resultados lquidos de todas as modalidades colectivas baseados nos fluxos de caixa j incorridos at ao momento. Igualmente so apresentados o n total de inscritos menores e maiores em todas as modalidades colectivas.

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2.8.1.2. Resultados por modalidades colectivaA partir do MENU seleccione o boto Colect-MODAL que o redirecciona para um novo livro chamado Trabalho Informtica I (COLECTIVOS).xls para a folha RESULTADOS POR MODALIDADE. Na clula A2 introduza a modalidade que pretende analisar, usando para a efeito a lista que lhe sugerida nessa clula (s modalidades colectivas). Como resultado ser-lhe- apresentado um resumo dos resultados lquidos da modalidade escolhida baseados nos fluxos de caixa j incorridos at ao momento. Igualmente so apresentados o n total de inscritos menores e maiores nessa modalidade seleccionda.

2.8.2.Modalidades Individuais

2.8.2.1. Resultados globais das modalidades individuaisA partir do MENU seleccione o boto Individ-GLOBAIS que o redirecciona para um novo livro chamado Trabalho Informtica I (INDIVIDUAIS).xls para a folha RESULTADOS GLOBAIS. Aqui -lhe apresentado um resumo dos resultados lquidos de todas as modalidades individuais baseados nos fluxos de caixa j incorridos at ao momento. Igualmente so apresentados o n total de inscritos menores e maiores em todas as modalidades individuais.

2.8.2.2. Resultados por modalidades individual

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A partir do MENU seleccione o boto Indiv-MODAL que o redirecciona para um novo livro chamado Trabalho Informtica I (INDIVIDUAIS).xls para a folha RESULTADOS POR MODALIDADE. Na clula A2 introduza a modalidade que pretende analisar, usando para a efeito a lista que lhe sugerida nessa clula (s modalidades individuais). Como resultado ser-lhe- apresentado um resumo dos resultados lquidos da modalidade escolhida baseados nos fluxos de caixa j incorridos at ao momento. Igualmente so apresentados o n total de inscritos menores e maiores nessa modalidade seleccionda.

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3. MANUAL PARA ADMINISTRADORES DA APLICAO

3.1. Password de administrador

De forma a proteger os dados e formulas relevantes todas as folhas de todos os livros foram protegidos com palavra passe. As clulas destinadas a introduo manual de dados (a amarelo) foram formatadas como no protegidas (em Formatar, Clulas, Proteco, tirando a marca no quadrado de protegida). IMPORTANTE: A palavra passe actual adm.

3.2. Manuteno de tabelas com parmetros base da aplicao

Existem nesta aplicao tabelas que contm parmetros base que tero de ser mantidos apenas e s pelo administrador autorizado, a saber: I. Ficheiro: Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls Folha: Administrao Tarefa: Manter os valores das quotas e inscries de adultos e menores II. Ficheiro: Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls Folha: CodPostal Tarefa: Manter os dados relativos aos cdigos postais

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3.3. Explicaes relativas ao funcionamento de cada folha de clculo

Abaixo explicam-se as funcionalidades e caractersticas tcnicas de cada folha de clculo. Estas explicaes, pela sua natureza, no se destinam aos utilizadores finais mas apenas a utilizadores com perfil de Administrador da aplicao e que pretendam alter-la futuramente.

3.3.1.

Ficheiro: Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls

a)

Folha: MENU

Esta folha visa facilitar a navegao na aplicao. A mesma trabalha usando botes que esto associados a macros que foram gravadas anteriormente. Para criar um novo boto deve fazerno menu VER escolher BARRA DE FERRAMENTAS e depois FORMULRIOS . Escolha depois o BOTO e desenhe-o na folha, atribuindo-lhe um nome. Depois de gravar uma macro (em FERRAMENTAS, MACRO, GRAVAR NOVA MACRO...) atribua-a ao boto que desenhou colocando-se em cima dele e com a tecla do rato do lado direito, faa ATRIBUIR MACRO... seleccionando a macro previamente gravada.

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NOTA: O boto ABRIR TODOS OS FICHEIROS pode apresentar um problema pois depende da localizao dos mesmos. Se no conseguir usar este boto edite a macro ABRIR e altere a localizao dos ficheiros a abrir.

b)

Folha: ADMINISTRAO

Como j havia sido explicado esta folha de uso exclusivo do Administrador da aplicao e visa apenas manter actualizados os valores das inscries e quotas por modalidade. Os valores que devero ser inseridos so apenas os da coluna C pois os da coluna D so calculados automaticamente com base no desconto de menor que deve ser introduzidos nas clulas D2 e D17.

c)

Folha: Mestre_Associados

Esta folha visa manter os dados mestre dos associados. Existe um boto MENU que tem uma macro associada que faz com que se regresse ao MENU principal de forma mais cmoda. A coluna B preenchida automaticamente com o n de scio sempre e quando a coluna C (NOME) for preenchida. O n de scio est associado a um contador sequncial que est na coluna P. A coluna C (NOME) e D (DATA NASCIMENTO) so de preenchimento manual pelo utilizador. A coluna E (IDADE) clculada automaticamente sempre que a data de nascimento preenchida. A formula da idade calculada da seguinte forma:

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Se: MS relativo data actual superior ao MS da data de nascimento introduzida (j passou ms de aniversrio, ou seja j fez anos!) Ento: Idade = ANO da data actual ANO da data de nascimento Seno: Se: MS da data actual menor que o MS da data de nascimento

introduzida (ainda no chegou ao ms de aniversrio, ou seja j fez anos!) Ento: Idade = ANO da data actual ANO da data de nascimento - 1 Seno (ms hoje = ms nascimento): Se: DIA da data actual maior ou igual que o DIA da data de nascimento (j passou dia de aniversrio, ou seja j fez anos!)

Ento: Idade = ANO da data actual ANO da data de nascimento Seno (ainda no chegou ao dia de aniversrio): Idade = ANO da data actual ANO da data de nascimento - 1

A coluna F (N BI) e G (COF. POSTAL) so de preenchimento manual pelo utilizador. A coluna H (LOCALIDADE) automtica e funciona atravs da funo PROCV que procura o cdigo postal introduzido na coluna G na folha CodPostal. A coluna I (TELEFONE) e J (DATA INSCRIO) so de preenchimento manual pelo utilizador. A coluna K (TESTA DATA) visa indicar ao utilizador se ele est a introduzir as inscries ordenadas cronologicamente, ou seja quando o utilizador introduz uma data numa linha

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posterior que seja menor que a data da linha anterior o sistema avisa-o de que Esta data anterior do ultimo inscrito!!! .

d)

Folha: Inscries_Mod

Nesta folha os associados so inscritos nas modalidades que pretendem. Esta folha tem tambm um boto de MENU para comodamente se regressar ao MENU principal. Na clula C2 existe um contador automtico que conta o n total de associados inscritos at ao momento. A coluna A dispe de uma chave que junta o n de scio com a modalidade. Esta chave ser usada na folha Quotas para se fazer uma PROCV para nos dar o valor das inscries e quotas em que cada associado est inscrito. A coluna B dispes de uma chave que junta a modalidade e a idade do associado. Esta chave ser usada na folha Inscritos para se fazer um CONTAR.SE dos associados maiores (com 18 e mais anos) e menores (de 1 a 17 anos). A coluna C de introduo manual e visa dar indicao ao sistema de qual o scio que se quer inscrever. A coluna D uma formula automtica (PROCV) que procura o n de scio na folha Mestre_Associados devolvendo o nome do associado. A coluna E uma formula automtica (PROCV) que procura o n de scio na folha Mestre_Associados devolvendo a idade do associado. A coluna F de introduo manual e visa dar indicao ao sistema de qual a modalidade em que o scio que se quer inscrever. Nesta coluna foi criada uma validao por forma a deixar apenas introduzir as modalidades existentes. A lista das modalidades encontra-se nas clulas C1003 a C1010. Para activar a validao fez-se Dados, Validao, Por: Lista com Origem: $C$1003: $C$1010 tendo-se definido um aviso de erro com o ttulo Esta

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modalidade no existe!!! que activado sempre e quando o utilizador introduza uma modalidade que no exista. A coluna G uma formula automtica que preenchida sempre que a coluna F esteja preenchida e que faz uma PROCV da modalidade na folha Administrao em que devolve se a modalidade individual ou colectiva.~ A coluna H automtica e dependendo da idade do associado faz uma PROCV na folha Administrao devolvendo o valor da inscrio procurando esse resultado na coluna de ndice 3 ou 4 conforme se trate de um maior ou menor, respectivamente. A coluna I automtica e dependendo da idade do associado faz uma PROCV na folha Administrao devolvendo o valor da quota mensal procurando esse resultado na coluna de ndice 3 ou 4 conforme se trate de um maior ou menor, respectivamente .

e)

Folha: Quotas

Nesta folha d-se entrada da liquidao de inscries e quotas dos associados por modalidades. Esta folha tem tambm um boto de MENU para comodamente se regressar ao MENU principal. A coluna A dispe de uma chave que junta o n de associado com a modalidade que ser utilizada na folha Resumo Quotas para verificar se as quotas de um associado / modalidade foram ou no pagas em cada um dos meses do ano. A coluna B de introduo manual pelo utilizador. Aqui deve inserir-se o n de scio que est a pagar inscries e/ou quotas. A coluna C uma formula automtica (PROCV) que procura o n de scio na folha Mestre_Associados devolvendo o nome do associado. A coluna D de introduo manual pelo utilizador. Aqui deve inserir-se a modalidade em que o scio pretende pagar inscries e/ou quotas. Para comodidade do ultilizador foi adicionada

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uma lista de validao das modalidades possveis, da mesma forma como j foi explicado anteriormente. A coluna E um teste automtico que visa saber se a combinao scio / modalidade existe, ou seja faz uma PROCV na folha Inscries_Mod da chave n scio&modalidade. Assim s associados inscritos numa determinada modalidade podero pagar inscries e quotas. Se o sistema verificar que no existiu uma inscrio prvia do scio na modalidade, devolve a mensagem No Inscrito nesta modalidade!. Caso contrrio o sistema devolve a mensagem OK. A coluna F uma PROCV da modalidade na folha Administrao devolvendo se a modalidade em questo individual ou colectiva. A coluna G automtica e uma PROCV da chave n scio&modalidade na folha Inscries_Mod devolvendo a quota mensal a pagar que j tinha sido atribuda na folha onde se faz o PROCV. A coluna H automtica e preenchida com o ano que for introduzido na clula H1. Isto tem por pressuposto que existir um ficheiro por ano. A coluna I preenchida automaticamente se na coluna J for inserida uma data de liquidao, indicando que a inscrio foi paga marcando-a com SIM. A coluna J de preenchimento manual pelo utilizador devendo inserir-se a data de liquidao da inscrio. A coluna K uma chave automatica que junta a modalidade com a data de liquidao da inscrio. Esta chave ser utilizada na folha Operaes Caixa para se fazerem as SOMA.SE por modalidade e data. A coluna L automatica uma PROCV da chave n scio&modalidade na folha Inscries_Mod devolvendo como resultado o valor da inscrio. As colunas M, R, W, AB, AG, AL, AQ, AV, BA, BF, BK e BP so preenchidas automaticamente sempre que na coluna imediatamente a seguir for inserida uma data de liquidao, indicando que as quotas foram pagas para os correspondentes meses, marcandoas com SIM.

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As colunas N, S, X, AC, AH, AM, AR, AW, BB, BG, BL e BQ so de preenchimento manual pelo utilizador devendo inserir-se a data de liquidao das quotas dos correpondentes meses. As colunas O, T, Y, AD, AI, AN, AS, AX, BC, BH, BM e BR so automaticas e so usadas como chaves (modalidade&data de liquidao) para os SOMA.SE na folha OperaesCaixa devolvendo como resultado o valor das quotas pagas em cada uma das datas por modalidade.. As colunas P, U, Z, AE, AJ, AO, AT, AY, BD, BI, BN e BS so automaticas e visam indicar se a quota j devida com multa por ter j passado as datas limites de pagamento descritas nas clulas Q1, V1, AA1, AF1, AK1, AP1, AU1, AZ1, BE1, BJ1, BO1 e BT1. As multas so definidas com um valor fixo inaltervel de 5. As colunas Q, V, AA, AF, AK, AP, AU, AZ, BE, BJ, BO e BT so automaticas e visam somar o valor da quota mensal a pagar com a multa. As colunas BU, BV e BW totalizam as multas, quotas e totais respectivamente.

f)

Folha: Resumo Quotas

Esta folha pretende mostrar a situao do pagamento da inscrio e quotas por cada associado / modalidade. Esta folha tem tambm um boto de MENU para comodamente se regressar ao MENU principal. Igualmente foi disponibilizado um boto para imprimir pois esta pgina funciona igualmente como recibo para se entregar ao associado. O utilizador dever apenas preencher as clulas marcadas a amarelo, ou seja as clulas D4 e D5 com o n de scio e modalidade, respectivamente. Na clula D5 foi disponibilizada a mesma lista de validao j mencionada anteriormente para comodidade do utilizador. O sistema automaticamente devolve o valor da inscrio e quota mensal, bem como a situao relativa ao pagamento desses respectivos valores.

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As

procuras

verticais

(PROCV)

usam

sempre

a

chave

correspondente

ao

n

scio&modalidade para fazer as buscas nas folhas de Inscritos_Mod ou Quotas onde essa chave se encontra tambm na coluna A. Na coluna B inseriu-se o n da coluna que corresponde a cada um dos meses, por forma a facilitar os diversos PROCV que esto na coluna D. Na coluna C inseriram-se as datas limites de pagamento das quotas em cada um dos meses (com referncia folha quotas) por forma a permitir saber se na data actual (clula E11) as quotas se encontram atrasadas ou no (teste feito na coluna E). Especial ateno para as frmulas das clulas D27 e E27 que contam o n de quotas no pagas ou em atraso (marcadas com SIM) e multiplicam o valor resultado dessa contagem pelo valor mensal de cada quota adicionando-lhe o valor da inscrio (quando marcado com SIM).

g)

Folha: Inscritos

Esta folha pretende resumir o n de inscritos por modalidade (dividindo-os entre menores e maiores) bem como as quotas mensais potenciais a receber atendendo a esse n de inscritos. O utilizador no tem de introduzir quaisquer dados nesta folha estando a mesma protegida completamente. Na coluna A inseriram-se as modalidades existentes. Na coluna B pretende-se saber o n de inscritos menores por cada modalidade. Usou-se para o efeito a funo CONTAR.SE a partir da folha Inscries_Mod) onde na coluna B se tinha criado uma chave com a Modalidade&Idade). No sentido de tornear as limitaes desta funo (s conta o que igual, maior ou menor que determinado valor) tiveram de se fazer 17 CONTAR.SE para cada uma das modalidades de forma a abranger todas as idades dos menores. Na coluna C fez-se um PROCV folha Administrao da modalidade no sentido de se saber o valor das quotas mensais a serem pagas por associados menores. Turma C13D2 Pgina 27

Na coluna D subtrai ao total de inscritos (coluna F) os inscritos menores de idade tendo assim como resultado os inscritos maiores de idade. Na coluna E fez-se um PROCV folha Administrao da modalidade no sentido de se saber o valor das quotas mensais a serem pagas por associados maiores. Na coluna F fez-se CONTAR.SE relativo s folha Inscries_Mod com base na sua coluna F onde dispunhamos da modalidade. A Coluna G corresponde a uma formula que adiciona a multiplicao do n de inscritos menores pelas quotas mensais por modalidade com o n de inscritos maiores pelas quotas mensais por modalidade. Os grficos apresentados tm por base os dados do quadro apresentado mas que para efeitos de realizao dos grficos se resumiu nas clulas K5:O13.

h)

Folha: Operaes de Caixa

Esta a folha onde se registam todas as entradas e sadas de dinheiro. Esta folha tem tambm um boto de MENU para comodamente se regressar ao MENU principal. Na coluna A dispomos de uma chave composta por Tipo de Modalidade&Tipo de Movimento. Esta chave ser usada nos livros Trabalho Informatica I (COLECTIVOS).xls e Trabalho Informatica I (INDIVIDUAIS).xls nas suas folhas RESULTADOS GLOBAIS no sentido de permitir a agregao das despesas e receitas por tipo de modalidade (colectiva / individual). A coluna B para preenchimento manual do utilizador com a data da operao. A coluna C dispe de uma lista de validao com os diversos tipo de operao (Saldo Inicial / Quotas / Inscries / Outras) que devem ser introduzidas pelo utilizador. A coluna D deve ser preenchida manualmente pelo utilizador, especialmente quando na coluna C se introduz Outras.

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A coluna E deve ser preenchida com a modalidade. Foi disponibilizada para comodidade do utilizador uma lista de validao com as modalidades existentes. A coluna F determina automaticamente se amodalidade inserida em E e do tipo Colectivo ou Individual, atravs da funo PROCV na folha Administrao.~ A coluna G preenchida automaticamente apenas nos casos em que em na coluna C se tenha inserido Inscries. Esta coluna preenchida usando a funo SOMA.SE da chave Modalidade&Data na folha de Quotas na coluna relativa s inscries. A coluna H preenchida automaticamente apenas nos casos em que em na coluna C se tenha inserido Quotas. Esta coluna preenchida usando a funo SOMA.SE da chave Modalidade&Data na folha de Quotas em todas as coluna relativas aos meses do ano. Nesta coluna subtrai-se o valor das multas uma vez que o resultado do SOMA.SE acima referido o total com multas. A coluna I preenchida automaticamente apenas nos casos em que em na coluna C se tenha inserido Quotas. Esta coluna preenchida usando a funo SOMA.SE da chave Modalidade&Data na folha de Quotas em todas as colunas relativas a multas para os diferentes meses do ano. A coluna J deve ser preenchida manualmente apenas nos casos em que em na coluna C se tenha inserido Outras. Nesta coluna devem inserir-se as despesas com sinal negativo e receitas com sinal positivo. A coluna K automtica e soma as colunas G a J. A coluna L indica automaticamente se se trata de uma Receita ou Despesa por verificao do sinal da coluna K. Na coluna M mantem-se automaticamente actualizado o saldo final de caixa sendo resultado do saldo anterior (linha acima) adicionado ao movimento da linha corrente.

i)

Folha: Folha de Caixa

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Esta a folha onde se pode saber qual o movimento de caixa num determinado dia bem como os saldos de caixa. Esta folha tem tambm um boto de MENU para comodamente se regressar ao MENU principal, bem como um boto para IMPRESSO. O utlizador deve introduzir a data para a qual pretende a folha de caixa na clula A2. A partir da o sistema calcula: - Saldo Inicial: Fazendo um PROCV da data inserida na folha OperaesCaixa na coluna do saldo final (isto d-nos o saldo final nesse dia!). Depois deve subtrair-se o valor resultado do PROCV da data inserida na folha operaesCaixa na coluna do total da operao do dia. - Total Receitas / Despesa do dia: soma das inscries, quotas , multas e outras despeasas/receitas do dia; - Inscries: Resultado de um SOMA.SE folha OperaesCaixa do dia inserido, somando todas as inscries recebidas; - Quotas: Resultado de um SOMA.SE folha OperaesCaixa do dia inserido, somando todas as quotas recebidas; - Multas: Resultado de um SOMA.SE folha OperaesCaixa do dia inserido, somando todas as multas recebidas; - Outras: Resultado de um SOMA.SE folha OperaesCaixa do dia inserido, somando todas as outras despesas/receitas desse dia; - Saldo Final: Soma do saldo inicial com as receitas / despesas do dia.

j)

Folha: CodPostal

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Esta folha para uso exclusivo do admnistrador da aplicao e visa apenas manter a lista dos cdigos postais e correspondentes localidades para posterior utilizao na folha Mestre_Associados.

3.3.2.

Ficheiro: Trabalho Informtica I (GLOBAIS).xls

a)

Folha: RESULTADOS GLOBAIS

Esta folha visa apresentar um resumo dos resultados agregados de todas as modalidades colectivas at ao dia corrente. A clula D8 faz um SOMA.SE de todas as despesas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D15 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a inscries sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave dos dados Tipo de

constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que Modalidade&Despesa/Receita). A clula D16 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a quotas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D17 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a multas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D18 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a outras operaes dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita).

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A clula D19 soma o total das receitas. A clula D23 apura o resultado lquido das modalidades colectivas consideradas em conjunto. Em notas, nas clulas C29 e C30 so apresentados os ns de inscritos menores e maiores, por referncia folha de resumo de Inscritos.

b)

Folha: RESULTADOS POR MODALIDADE

Esta folha visa apresentar um resumo dos resultados por cada modalidade colectiva at ao dia corrente. O utilizar deve inserir na clula A2 a modalidade colectiva que pretende analisar (foi diponibilizada, por comodidade, uma lista de validao com as modalidades colectivas existentes) A clula D10 faz um SOMA.SE de todas as despesas diversas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos modalidade colectivas em questo, utilizando a chave Modalidade . O resultado apresentado nesta clula caso o total de Outras operaes seja uma despesa pois caso contrrio o resultado apresentado na clula D20 A clula D17 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a inscries sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Modalidade. A clula D18 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a quotas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Modalidade. A clula D19 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a multas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades colectivas, utilizando a chave Modalidade. dos dados

constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que

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A clula D20 faz um SOMA.SE de todas as receitas diversas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos modalidade colectivas em questo, utilizando a chave Modalidade . O resultado apresentado nesta clula caso o total de Outras operaes seja uma receita pois caso contrrio o resultado apresentado na clula D8 A clula D21 soma o total das receitas. A clula D25 apura o resultado lquido da modalidade colectiva seleccionada em A2. Em notas, nas clulas C31 e C32 so apresentados os ns de inscritos menores e maiores, por referncia folha de resumo de Inscritos, para esta modalidade colectiva seleccionada em A2.

3.3.3.

Ficheiro: Trabalho Informtica I (INDIVIDUAIS).xls

c)

Folha: RESULTADOS GLOBAIS

Esta folha visa apresentar um resumo dos resultados agregados de todas as modalidades individuais at ao dia corrente. A clula D8 faz um SOMA.SE de todas as despesas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita).

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A clula D15 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a inscries sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave

dos dados Tipo de

constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que Modalidade&Despesa/Receita). A clula D16 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a quotas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D17 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a multas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D18 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a outras operaes dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Tipo de Modalidade&Despesa/Receita). A clula D19 soma o total das receitas. A clula D23 apura o resultado lquido das modalidades individuais consideradas em conjunto. Em notas, nas clulas C29 e C30 so apresentados os ns de inscritos menores e maiores, por referncia folha de resumo de Inscritos.

d)

Folha: RESULTADOS POR MODALIDADE

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Esta folha visa apresentar um resumo dos resultados por cada modalidade individual at ao dia corrente. O utilizar deve inserir na clula A2 a modalidade individual que pretende analisar (foi diponibilizada, por comodidade, uma lista de validao com as modalidades individuais existentes) A clula D10 faz um SOMA.SE de todas as despesas diversas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos modalidade individuais em questo, utilizando a chave Modalidade . O resultado apresentado nesta clula caso o total de Outras operaes seja uma despesa pois caso contrrio o resultado apresentado na clula D20 A clula D17 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a inscries sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Modalidade. A clula D18 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a quotas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Modalidade. A clula D19 faz um SOMA.SE de todas as receitas relativas a multas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos a modalidades individuais, utilizando a chave Modalidade. A clula D20 faz um SOMA.SE de todas as receitas diversas dos dados constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que sejam relativos modalidade individuais em questo, utilizando a chave Modalidade . O resultado apresentado nesta clula caso o total de Outras operaes seja uma receita pois caso contrrio o resultado apresentado na clula D10 A clula D21 soma o total das receitas. A clula D25 apura o resultado lquido da modalidade individual seleccionada em A2. Em notas, nas clulas C31 e C32 so apresentados os ns de inscritos menores e maiores, por referncia folha de resumo de Inscritos, para esta modalidade individual seleccionada em A2. dos dados

constantes do livro Trabalho Informtica I (PRINCIPAL).xls da folha OperaesCaixa que

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