TS GU001 HFRJ Agendamento Ambulatorial v11

Agosto/2011

Guia de Usuário do Sistema

Agendamento Ambulatorial

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GUIA DO USUÁRIO – AGENDAMENTO AMBULATORIAL

Sumário 1 Introdução ............................................................................................................................................ 3

2 Objetivo ................................................................................................................................................ 4

3 Acessando o Sistema ............................................................................................................................ 5

4 Fluxo do processo de agendamento ambulatorial: ............................................................................... 7

5 Recebendo solicitação de Agendamento .............................................................................................. 9

5.1 Tipos de Entradas para o Agendamento. ........................................................................................................ 9

6 Processo de Marcação de Compromisso do Paciente ............................................................................ 10

6.1 Assistente de Marcação para Agenda de Consultas ......................................................................................... 10 6.2 Pesquisa de Horários ..................................................................................................................................... 13

6.2.1 Configurar Pesquisa de Horários ............................................................................................................. 13 6.2.2 Executar Pesquisa de Horários ................................................................................................................ 14 6.2.3 Agendamento de Horários ...................................................................................................................... 14 6.2.4 Complemento de dados do paciente que não possui cadastro. ................................................................. 15

7 Cadastrar dados para o agendamento .................................................................................................. 18

7.1 Cadastro de um novo prontuário em tempo de agendamento. ....................................................................... 18

8 Encaixe de compromisso ....................................................................................................................... 22

9 Transferência e Cancelamento de Marcação ......................................................................................... 27

9.1 Transferência ou Cancelamento de um Compromisso Agendando .................................................................. 27 9.2 Transferência de Compromisso ...................................................................................................................... 29 9.3 Cancelamento de Compromisso ..................................................................................................................... 33

10 Relatórios ............................................................................................................................................. 34

11 Revisão ................................................................................................................................................. 35

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1 Introdução

Totalmente alicerçado nos mais modernos sistemas do segmento da Saúde no mundo e servindo-se do que

há de melhor no mercado tecnológico, a TOTVS desenvolveu o HIS, sigla em inglês para Sistema de Informação

Hospitalar, o TOTVS SAÚDE. Trata-se de um software que visa proporcionar uma gestão hospitalar de excelência

primando pelo controle eficaz de processos e total integração entre os diversos setores do hospital, desde a

admissão de pacientes, passando pelo os mais complexos procedimentos médicos até a alta do paciente. As

soluções do TOTVS SAÚDE propiciam uma gestão completa das atividades hospitalares, tendo em vista suas

funcionalidades permitirem automação dos processos envolvidos nos cuidados com pacientes.

O TOTVS SAÚDE foi desenvolvido mediante a uma visão onde o principal foco é a assistência ao paciente. A

implantação do sistema de informação gerencial contempla o uso da Prescrição Eletrônica e de um único

Prontuário Eletrônico do Paciente para toda a Rede Hospitalar Federal do Rio de Janeiro, o que garante uma base

unificada de dados contendo informações clínicas, epidemiológicas e administrativas. Tal solução beneficia, acima

de tudo, a população que faz uso dos serviços disponibilizados nos hospitais federais.

Eliminando a redundância de informações, atrasos nos diagnósticos e propiciando maior velocidade no

atendimento e tratamento do paciente, o resultado esperado é a nossa mais importante meta; a queda dos

registros de óbitos nos Hospitais Federais no Rio de Janeiro.

Totalmente voltado às necessidades dessas instituições, as soluções integradas do TOTVS SAÚDE

possibilitam inovações e melhorias no desempenho da gestão, auxiliando no desenvolvimento sustentável da

Rede Federal de Hospitais impulsionando-os a um salto na qualidade do atendimento.

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2 Objetivo

Este guia de usuário do sistema tem o objetivo de descrever o processo proposto para os Agendamentos

Ambulatoriais dos Hospitais Federais do Rio de Janeiro, baseado nos fluxos dos processos homologados na fase de

levantamento.

Além de explicar como funciona o sistema de gestão hospitalar para o processo acima mencionado, o Guia

também conta com o auxílio das Regras de Negócio, avaliadas junto aos funcionários estabelecidos como

usuários-chave de cada área.

Aliado a uma visão onde o objetivo é garantir qualidade do serviço prestado ao paciente, as Regras de

Negócio possibilitam agilidade, informação e um melhor funcionamento do setor.

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3 Acessando o Sistema

Para realizar o processo de Agendamento Ambulatorial é necessário acessar o sistema hospitalar. O

Sistema de Informação Hospitalar TOTVS SAÚDE (HIS) é acessado exclusivamente através do navegador Microsoft

Internet Explorer. Para isto basta informar o endereço do sistema na web de acordo com o endereço

disponibilizado pela consultoria da TOTVS e/ou equipe do DATASUS/NTI.

Após acessar este endereço, é apresentada a tela inicial do sistema. Preencher o campo “Usuário” e

“Senha”, e clicar no botão . Cada funcionário possui um código de usuário e senha no sistema. Os

privilégios de acesso são gerenciados pelo Setor de Tecnologia da Informação (TI) da Instituição.

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Na barra fixa inferior da tela são exibidos, da esquerda para direita, o nome do usuário (funcionário), o

módulo do sistema no qual este funcionário faz uso mediante a sua permissão de acesso, e a sua unidade (setor

do Hospital) de trabalho.

Caso o funcionário possua permissão de acesso para mais de um módulo/setor, este pode selecionar os

demais módulos/setores no combobox de seleção. .

À extrema direita, o ícone apresenta a versão do sistema e o ícone deve ser utilizado para sair do

sistema.

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4 Fluxo do processo de agendamento ambulatorial:

Receber

solicitação

Selecionar

especialidade /

profissional /

procedimento

Buscar horários

disponiveis

HIS

AT

HIS

AT

Iniciar

agendamento

HIS

AT

HIS

AT

Cadastrar

dados para

agendamento

Paciente

possui

cadastro?

Não

Localizar cadastro

do paciente

Sim

HIS

AT

AgendamentoAgendamento

SISREG

Consultar SISREG SREG

CD

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Confirmar

agendamento

Finalizar

agendamento

HIS

AT

HIS

AT

Fim

Existe Vaga?

Sim

Possui

autorização para

encaixe?

Sim

Finalizar o

agendamento

Não

Não

Imprimir

comprovante

do agendamento

HIS

AT

Agendamento

SISREG?

NãoHIS

AT

Registrar status

do agendamento

no SISREG

Sim

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5 Recebendo solicitação de Agendamento

5.1 Tipos de Entradas para o Agendamento.

A solicitação de agendamento pode ocorrer através de dois tipos de entrada. A procura do paciente

diretamente à unidade ou a disponibilização de vagas pelo SISREG que é o Sistema de Regulação on-line, criado

para o gerenciamento das vagas de todo complexo regulatório, indo da rede básica à internação hospitalar do

estado do Rio de Janeiro.

Regra de Negócio: O funcionário deve realizar consultas regulares para verificação das vagas solicitadas

através do SISREG, caso a ferramenta não possua outro modo de fazê-lo

Após identificação do tipo de entrada, iniciar o agendamento acessando o módulo Agendamento e a

unidade desejada, em seguida, selecionar o Menu Assistente.

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6 Processo de Marcação de Compromisso do Paciente

Obedecendo ao fluxo acima descrito, procederemos o processo de agendamento de pacientes que possuem

prontuário cadastrado.

6.1 Assistente de Marcação para Agenda de Consultas

O Assistente de Marcação tem como objetivo facilitar a pesquisa de horários disponíveis na grade de

agendamento, agilizando o processo de marcação de compromissos do paciente.

Para iniciar o processo de marcação do compromisso do paciente, é necessário ao menos um dos três tipos

de agendas configuradas no sistema HIS. São elas:

Agenda do tipo Consultas. Agenda do tipo Exames. Agenda tipo Sala.

Para os setores ambulatoriais, no modulo Agendamento, são exibidas somente as agendas ambulatórias, ou

seja, do tipo consulta. Acessar, no módulo agendamento, o Menu Assistente. Em seguida, é exibida a tela de

marcação de compromisso do paciente. Para iniciar o processo, clicar em . Os dados deverão ser

digitados com letra maiúscula e sem acentos ou abreviações, quando necessária a alteração ou inclusão de alguma

informação.

Importante ressaltar que, se o botão não for acionado, os campos da tela não serão

habilitados.

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Paciente: para pacientes que não possuem prontuário cadastrado na instituição, escolher a opção

.

Data de Nascimento: digitar a data sem barras (/) ou pontos (.). Ex: 17111978(ddmmaaaa). O sistema efetua a separação dos dias, meses e anos automaticamente.

Sexo: Seleciona-se masculino, feminino ou marca-se ignorado.

Telefone Res., Telefone Com., Telefone Cel. e Fax: Usar o seguinte formato: 9999-9999. Pacientes de residência fora da região metropolitana, cadastrar junto ao número do telefone o código de área DDD. Ex: (99)9999-9999;

Regra de Negócio: Há a possibilidade de realizar o agendamento de pacientes que ainda não possuem

nenhum cadastro na instituição realizando o pré-cadastro no momento do agendamento. Para isto, digitar nesta

tela todos os dados do paciente. Os dados deverão ser digitados com letra maiúscula e sem acentos ou

abreviações.

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Convênio / plano: Sempre selecionar SUS.

Tipo de Atendimento: Selecionar o tipo de agendamento em que se realiza a marcação do compromisso do paciente. Como visto anteriormente, existem três tipos de agenda, e de acordo com o perfil da agenda, pode-se utilizar três tipos de agendamento:

Agendamento de Consultas – Agendamento com o perfil ambulatorial. Agendamento de Exames – Agendamento com o perfil de SADT (Serviço de Apoio

Diagnóstico e Terapia). Agendamento de Exames (por sala) – Agendamento de marcação de compromisso das

salas cirúrgicas e/ou de exames.

Após o preenchimento dos dados na tela inicial, clicar em .

São apresentados os dados de atendimento do paciente com o tempo de duração do atendimento e alguns

dados do paciente (Nome e telefone).

Para prosseguir com o agendamento, utilizar a barra de rolagem, que se encontra à lateral direita da tela.

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6.2 Pesquisa de Horários

6.2.1 Configurar Pesquisa de Horários

Após identificar o paciente, prosseguir com o agendamento, onde o primeiro passo é configurar a pesquisa

de horários. Para isso, no campo Configurar a Pesquisa de Horários, selecionar um ou mais filtros para realizar a

pesquisa que possibilita as seleções por “Profissional”, “Especialidade” (ao selecionar a especialidade, os

profissionais pertencentes a ela são apresentados ao lado, automaticamente.) ou “Procedimento”, utilizando

o . Escolhido o filtro, clicar em .

Após isto, é exibido, abaixo na tela de Agendamento de Horários, um tarja azul contendo as informações

sobre o profissional selecionado para o agendamento do compromisso do paciente.

O tarja azul é utilizado, no próximo passo que refere-se à Pesquisa de Horários.

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6.2.2 Executar Pesquisa de Horários

No campo Executar Pesquisa de Horário, o funcionário deve estabelecer o dia ou período para o

agendamento, utilizando os filtros disponíveis. Pode-se clicar no dia desejado no “Calendário” à direita ou na

seleção do “período” ou ainda nos marcadores dos dias da semana optando pelo período “manhã”, “tarde” ou

“noite”. Feito isto, executar a pesquisa de horários disponíveis clicando em .

O sistema executa uma pesquisa, exibindo momentaneamente, a seguinte tela:

6.2.3 Agendamento de Horários

Após alguns instantes, o sistema completa a pesquisa dos horários. Clicar no tarja azul com os dados do

profissional, para que sejam exibidos os horários disponíveis para agendamento.

Selecionar o horário desejado, clicando sobre ele e, após, clicar em .

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Ao final da tela, o sistema exibe a legenda de cores abaixo da grade de horários.

Cor Azul – Processos de Agendamento efetuados por outro funcionário acessando o sistema ao mesmo instante.

Cor Amarela - Processos de Agendamento efetuados pelo próprio funcionário, acessando o sistema.

6.2.4 Complemento de dados do paciente que não possui cadastro.

No final da marcação do compromisso do paciente, o sistema exibe o resumo do agendamento onde consta

o tempo realizado para o atendimento, a data, o médico e preparo de exame (especifico para exames que

necessitem de um preparo) e, por fim, os dados cadastrais do paciente.

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Regra de Negócio: Durante a exibição dos dados do paciente, na última tela, caso o paciente não possua

cadastro na instituição, conforme visto na Regra de Negócio do item 6.1, os demais campos encontrar-se-ão em

branco, que poderão ser preenchidos antes da conclusão deste agendamento.

Nesses casos, são exibidos os seguintes campos para preenchimento:

CEP: Preencher com o código do CEP;

Endereço: Preencher o endereço do paciente somente com a informação nome da Rua, Avenida, etc. Existe um campo específico para o número;

Número: Preencher o número do endereço fornecido.

Complemento: Inserir algum complemento quando houver. Ex: apartamento, loja, etc.

Bairro/Distrito: Informar o nome do bairro completo.

Cidade: e, caso não exista a cidade pertinente na relação, preencher o nome da cidade no campo Cidade.

UF: Selecionar a sigla que corresponde ao Estado onde reside o paciente.

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Confirmar

agendamento

Finalizar

agendamento

HIS

AT

HIS

AT

Existe Vaga?

Sim

Possui

autorização para

encaixe?

Sim

Finalizar o

agendamento

Não

Não

Imprimir

comprovante

do agendamento

HIS

AT

Após conferência dos dados, o funcionário deve clicar em . Em seguida, o sistema

exibe a mensagem de confirmação do agendamento. Clicar em “Sim” para concluir este processo.

Para prosseguir com outros agendamentos, o sistema exibe após a conclusão de cada marcação de

compromisso, a seguinte tela abaixo. Selecionar a opção “Sim” caso deseje prosseguir e após a confirmação, o

sistema retorna para a tela de novos agendamentos, permitindo continuar agendando.

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7 Cadastrar dados para o agendamento

Obedecendo o fluxo acima descrito, caso o paciente não possua prontuário cadastrado na instituição, o

funcionário pode proceder o cadastro em tempo de agendamento.

Regra de Negócio: Os campos são obrigatórios para o cadastro em tempo de agendamento serão definidos

por cada chefia, bem como as demais atribuições no sistema do profissional responsável pela o agendamento.

7.1 Cadastro de um novo prontuário em tempo de agendamento.

Acessar, no módulo agendamento, o Menu Assistente. Em seguida, é exibida a tela de marcação de

compromisso do paciente. Para iniciar o processo, clicar em .

Importante ressaltar que, se o botão não for acionado, os campos da tela não serão

habilitados.

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Clicar em .

É exibida a tela para busca do paciente. Clicar em .

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É exibida a tela de cadastro do paciente.

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Regra de Negócio: Digite todas as informações em todas as telas utilizando letra maiúscula e sem acentos ou abreviações.

Preenchimento dos dados:

Nome: o preenchimento deve ser completo e sem abreviações.

Nascimento: digitar a data sem barras (/). Ex: 1711978(ddmmaaaa). O sistema efetua a separação dos dias, meses e anos. (preenchimento obrigatório);

Código: é preenchido automaticamente pelo sistema;

Declaração: fornecer o número da declaração para o caso de recém natos.

Sexo: informar se masculino, feminino ou ignorado em casos específicos como recém natos;

CEP: preenchimento do CEP do paciente;

Tipo de Logradouro: utilizar o combobox para selecionar um tipo;

Endereço: preencher o endereço do paciente sem o número.

Número: inserir número da residência do paciente.

Complemento: inserir complemente caso existir (apartamento).

Bairro: informar o nome do bairro.

Cidade: clicar na opção e Selecionar a cidade desejada.

Estado: informar o estado do paciente.

País: informar o país do paciente (país residente).

Telefones: os campos relacionados aos números de telefone devem ser preenchidos no seguinte formato: 9999-9999. Pacientes de residência fora da região metropolitana, cadastrar junto ao número do telefone o código de área DDD. Ex: (99)9999-9999;

Email: informar email do paciente quando existente.

Correspondência: informar opção de correspondência (correio, email ou não enviar).

Registro Geral: informar o n° de identidade do paciente.

CPF: informar o CPF do paciente.

Estado civil: informar o estado civil do paciente.

Tipo Sanguíneo: informar conforme declaração do paciente ou comprovação por exame;

Autorização para Transplantes; Marcar o cheque box, caso o paciente autorize a realização de transplantes, implantes e a utilização de hemo-derivados (Transfusão de Sangue);

Nome do cônjuge: informar o nome do cônjuge do paciente se houver.

Nome da mãe: informar o nome da mãe do paciente, campo de preenchimento obrigatório.

Nome do pai: informar o nome do pai do paciente se houver.

Ocupação: clicar a opção , após isso selecionar a ocupação do paciente.

Cor: Preencher a cor conforme declaração do individuo sobre sua cor, conforme dados do IBGE dividido em: Branca, Preta, Parda, Indígena, Amarela e Indefinida.

Etnia: o sistema habilita um combobox para inclusão da informação da etnia somente para os casos do paciente de origem indígena.

Religião: Preencher a religião conforme declaração do individuo sobre sua religião.

Natural de: informar a naturalidade.

Nacionalidade: informar nacionalidade do paciente.

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Regra de Negócio: Pacientes estrangeiros atendidos como particular não possuirão o CPF e, por

obrigatoriedade, é necessário cadastrar o endereço do país de origem do paciente.

Número do cartão SUS: preencher o número do cartão SUS do paciente.

Grau de instrução: informar grau de instrução do paciente.

Observação: inserir quaisquer observações pertinentes.

São considerados campos obrigatórios: Nome, Sexo, Data de Nascimento, Nome da Mãe, Estado Civil, CPF,

Endereço, Número, Bairro, Cidade, Estado, País, CEP são dados obrigatórios para realização da internação do

paciente. Clicar no botão para salvar o cadastro do paciente.

8 Encaixe de compromisso

Confirmar

agendamento

Finalizar

agendamento

HIS

AT

HIS

AT

Existe Vaga?

Sim

Possui

autorização para

encaixe?

Sim

Finalizar o

agendamento

Não

Não

Imprimir

comprovante

do agendamento

HIS

AT

Não havendo vagas para o agendamento, verificar se possui autorização para encaixes. Se sim, proceder ao

encaixe. Caso não haja autorização para encaixes, informar ao paciente sobre a impossibilidade do agendamento e

encerrar o processo citado.

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Para realizar encaixe de uma consulta, é necessário acessar o módulo Agendamento e em seguida acessar o

Menu “Agenda”.

De acordo com a unidade (setor), o sistema identifica o perfil da agenda (Ambulatório, SADT ou Cirúrgica),

exibindo somente as agendas de perfis correspondentes a esta unidade (setor). Clicar sobre a agenda referente à

marcação. Segue exemplo da tela de seleção de agendas com o perfil ambulatorial.

Selecionar a especialidade ou o profissional pertinente. Caso esta agenda possua a configuração adequada

para encaixes, verificar-se-á na parte inferior da tela a opção: .

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Após clicar na opção de inserir encaixes, é exibida a tela de marcação de compromissos, permitindo assim,

inserir novas marcações dentro de um limite configurado de encaixes para cada agenda. Segue abaixo, a tela de

marcações de consultas através da opção encaixe.

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Preenchimento dos Dados.

Data: Informar a data do encaixe (ou extra);

Hora de Início e Término: Informar o inicio e termino da consulta de encaixe;

Regra de Negócio: Somente nesta opção é permitido agendar uma consulta com intervalo diferente do

intervalo configurado na agenda, ex: Uma agenda possui grade de consultas com intervalo de 15min cada. É

permitida, somente através do encaixe, a marcação de uma consulta no intervalo, por exemplo, de 11:00 a 12:00

Paciente: Digite o nome do paciente bem como seus demais dados solicitados como telefone e data de nascimento, ou utilize a opção caso o paciente possua prontuário cadastrado e siga os passos descritos no item 7.1;

Convenio: Caso o campo não apresente preenchimento automático SUS, selecionar sempre a opção SUS utilizado a opção .

Procedimento: Utilize a opção para atribuir os procedimentos a serem efetuados.

Alergias: Caso o campo não apresente preenchimento automático tomando por base informações do prontuário do paciente, utilize a opção para atribuir uma alergia ao paciente, caso necessário, ou clicar sobre o item apresentado para exclui-lo;

Após o devido preenchimento dos campos solicitados nesta tela, concluir o encaixe, clicando no botão

.

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9 Transferência e Cancelamento de Marcação

NãoSim

Cancelar

agendamento

Receber

solicitação de

cancelamento

Remarcar?

HIS

AT

Cancelamento de

marcação

Tranferir

agendamento

HIS

AT

Fim

9.1 Transferência ou Cancelamento de um Compromisso Agendando

Para realizar a transferência ou cancelamento de um compromisso agendado, é necessário acessar o

módulo Agendamento e em seguida acessar o Menu “Agenda”. De acordo com a unidade (setor), o sistema

identifica o perfil da agenda (Ambulatório, SADT ou Cirúrgica), exibindo somente as agendas de perfis

correspondentes a esta unidade (setor).

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É exibida a tela para seleção da agenda. Clicar sobre a agenda referente à marcação. Segue exemplo da tela

de seleção de agendas com o perfil ambulatorial.

Após a seleção da agenda, é exibida a grade de horários. Selecionar a especialidade ou o profissional

pertinente. Em seguida, selecionar a data do agendamento no calendário à direita da grade de horários. Conforme

os filtros acima mencionados para esta pesquisa, são exibidos todos os compromissos agendados para o dia

selecionado.

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9.2 Transferência de Compromisso

Para realizar a transferência do compromisso agendado, na grade de horários da agenda selecionada

conforme exemplo acima. Clicar sobre o nome do paciente desejado.

Após esta ação, é exibida a tela com as informações da “Marcação de Compromisso”, conforme visualizada

na tela abaixo:

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Na tela de Transferência de Marcação, há diversas possibilidades de mudanças, permitindo alterar o

profissional, o dia ou o horário do compromisso.

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Selecionar os novos dados para o compromisso do paciente e clicar em .

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Feito isto, o novo compromisso do paciente pode ser visualizado na grade de horários da mesma agenda na

nova data/horário ou até mesmo o profissional para o qual o compromisso foi transferido, conforme segue a

seqüência do exemplo abaixo.

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9.3 Cancelamento de Compromisso

Para realizar o cancelamento do compromisso agendado, na grade de horários da agenda selecionada

conforme exemplo do item 9.1, clicar sobre o nome do paciente desejado. É exibida a tela com as informações da

“Marcação de Compromisso”.

Basta clicar em para que o compromisso seja cancelado e o mesmo não conste mais na grade da

agenda.

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10 Relatórios

No Menu “Relatórios” encontram-se disponíveis todos os relatórios pertinentes ao gerenciamento do

agendamento, como se pode observar abaixo.

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11 Revisão

Documento Data da Última Versão Responsável

TS_GU001_HFRJ_Ambulatorial_Agendamento_v11 24/08/2011 Fabiano Brum

TS GU001 HFRJ Agendamento Ambulatorial v11

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