UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

AVM FACULDADE INTEGRADA

IMPLEMENAÇÃO DO SOFTWARE MOUSE AND KEY

RECORDER EM SECRETARIAS DE CURSOS UNIVERSITÁRIOS

EM UMA UNIVERSIDADE DE BELO HORIZONTE - MG

Samir Clara Horta Nassif

Orientador

Fabiane Muniz

Belo Horizonte

2015

UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

AVM FACULDADE INTEGRADA

IMPLEMENAÇÃO DO SOFTWARE MOUSE AND KEY

RECORDER EM SECRETARIAS DE CURSOS UNIVERSITÁRIOS

EM UMA UNIVERSIDADE DE BELO HORIZONTE - MG

Apresentação de monografia à AVM

Faculdade Integrada como requisito

parcial para obtenção do grau de

especialista em Gestão de Recursos

Humanos.

Por: Samir Clara Horta Nassif

AGRADECIMENTOS

À minha mãe, Carmem.

Ao meu pai, Luiz.

À minha irmã, Roberta.

Aos seguintes autores/escritores, por me ensinarem que a realidade é muito

mais interessante quando livre de misticismo e esoterismo: Carl Sagan,

Richard Dawkins, Christopher Hitchens, Suzana Herculano-Houzel, Sam

Harris, Karl Popper, Pat Condell, Marcelo Gleiser, Stephen Hawkins.

RESUMO

Esse estudo objetivou avaliar o impacto na percepção de eficiência e

produtividade de funcionários de secretarias de cursos universitários após a

implementação do software Mouse and Key Recorder, para automatização de

rotinas de computador. A relevância do tema se deve ao fato de que o trabalho

realizado nessas secretarias possui diversas tarefas de natureza mecânica e

repetitiva, muitas vezes executadas de forma manual, o que desfavorece a

percepção de alta produtividade e de eficiência na prestação do serviço.

Processos de automação remontam ao período da Revolução Industrial,

e foram concebidos para substituir a intervenção humana por métodos mais

rápidos e eficientes. A informática foi introduzida, para esse fim, a partir dos

anos 80. Dentre os inúmeros softwares de produtividade existente, destacam-

se os programas para criação de macros (que consistem em instruções para

funcionamento autônomo de um computador). Para a realização desse estudo,

foi escolhido o software Mouse and Key Recorder, por ser de fácil obtenção,

eficiente e de baixa complexidade.

Através de questionários aplicados aos participantes desse estudo,

concluiu-se que a utilização do software proporcionou substancial redução no

esforço para a realização das atividades nas quais foi aplicado, além de

proporcionar melhoria considerável da produtividade e da eficiência, o que

representa, diretamente, melhoria na qualidade de vida dos funcionários.

METODOLOGIA

Para a realização desse trabalho, inicialmente foi realizada uma

pesquisa bibliográfica com os seguintes objetivos:

- Coletar informações a respeito do histórico dos processos de automação que

culminaram com o desenvolvimento da informática e o surgimento dos

softwares de gravação e edição de macros;

- Listar e descrever os principais softwares de gravação e edição de macros

disponíveis atualmente;

- Identificar a amplitude de utilização de softwares de automatização de rotinas

de computador em ambientes de trabalho de natureza administrativa;

- Identificar a percepção de eficiência e produtividade de funcionários desse

tipo de ambiente;

- Obter informações técnicas e metodológicas para elaboração de dois

questionários.

Os principais autores que servem de referência para esse estudo são

GREENWALD, WALKENBACK e FULLER.

Foram feitos convites a funcionários de diversas secretarias de cursos

universitários de uma universidade de Belo Horizonte para participação nessa

pesquisa, objetivando angariar um público total de 15 participantes.

Um primeiro questionário (ANEXO I) foi aplicado aos 15 funcionários

participantes buscando identificar, dentre outras informações preliminares,

quais tarefas de natureza repetitiva e mecânica são realizadas no computador,

em suas rotinas de trabalho, além de seus conhecimentos de informática e

experiência prévia com softwares de automatização de rotinas.

Dentre as tarefas indicadas, foram escolhidas as 10 com ocorrência

mais frequente. As etapas dessas tarefas foram então minuciosamente

mapeadas em etapas. A partir desse mapeamento, foram criados os códigos

de programação do programa Mouse and Key Recorder que as automatizaram

total ou parcialmente.

Os funcionários então receberam treinamento para a utilização do

software e o aplicaram em seu trabalho durante o período de 15 dias.

Após esse período, um novo questionário (ANEXO II), que visou

identificar o impacto na percepção de eficiência e produtividade do funcionário

em seu setor de trabalho com a utilização do software, foi aplicado aos

funcionários participantes.

A partir das respostas fornecidas nesse questionário, foram formuladas

possíveis conclusões para o problema proposto nesse estudo.

SUMÁRIO

METODOLOGIA ................................................................................................ 4

INTRODUÇÃO ................................................................................................... 8

CAPÍTULO I ..................................................................................................... 11

O TRABALHO DAS SECRETARIAS DE CURSOS UNIVERSITÁRIOS .......... 11

1.1 - Motivação pessoal ................................................................................ 11

1.2 - O trabalho desempenhado por secretarias de cursos universitários .... 12

1.3 - O cargo Assistente em Administração .................................................. 13

CAPÍTULO II .................................................................................................... 17

HISTÓRICO DOS PROCESSOS DE AUTOMAÇÃO, A INFORMÁTICA NA ADMINISTRAÇÃO E AS MACROS ................................................................. 17

2.1 - Conceituação e breve histórico dos processos de automação ............. 17

2.2 - A informática na administração............................................................. 18

2.3 - Macros - Conceito, origem e utilização ................................................. 20

2.4 - Macros de teclado e mouse e softwares para criação .......................... 21

2.5 - RecKey ................................................................................................. 23

2.6 - Macro Recorder .................................................................................... 24

2.7 - Keyboard Express ................................................................................ 26

2.8 - ReMouse .............................................................................................. 28

2.9 - WinMacro ............................................................................................. 29

2.8 - Outras formas de criação de macros .................................................... 30

CAPÍTULO III ................................................................................................... 32

O SOFTWARE MOUSE AND KEY RECORDER ............................................. 32

3.1 - Sobre o programa Mouse and Key Recorder ....................................... 32

3.2 - Mapeamento de tarefas necessário para utilização do programa ........ 36

3.3 - Exemplos de codificação e manual de utilização.................................. 36

3.3 - Vídeos de demonstração de utilização do Mouse and Key Recorder ... 38

RESULTADOS E CONCLUSÃO ...................................................................... 39

Referências Bibliográficas ................................................................................ 42

ANEXOS .......................................................................................................... 46

8

INTRODUÇÃO

O tema desse estudo é o impacto na percepção de eficiência e

produtividade de funcionários de secretarias de cursos universitários após a

implementação de um software de automatização de rotinas de computador.

O tema é relevante, pois o trabalho realizado nessas secretarias possui

diversas tarefas de natureza mecânica e repetitiva realizadas em computador,

conforme revelado pela entrevista realizada nesse estudo.

Tais tarefas são muitas vezes executadas de forma manual, o que

possivelmente desfavorece a percepção, por parte dos funcionários, de alta

produtividade e de eficiência na prestação do serviço. Além disso, a carga de

trabalho gerada pela ausência de automatização do computador é um fator

gerador de stress, desgastes e cansaço, o que pode afetar consideravelmente

os recursos humanos de uma empresa ou instituição.

A utilização de um software de automatização de rotinas como o Mouse

and Key Recorder, capaz de reduzir consideravelmente o esforço decorrente

da utilização do computador, por reduzir o número de etapas com intervenção

humana necessárias para a execução de diversas rotinas, precedida pelo

diagnóstico e pelo mapeamento minucioso dessas rotinas, surge como uma

potencial contribuição para a resolução desses problemas, trazendo como

possível consequência uma melhoria expressiva da percepção de

produtividade e eficiência desses funcionários, além de melhorar a eficácia do

trabalho.

9

O baixo custo dessa ferramenta, aliado à sua facilidade de obtenção e a

relativa baixa complexidade de uso também são fatores importantes para

favorecer sua adoção por qualquer tipo de instituição.

Assim sendo, o objetivo desse trabalho é investigar se a utilização do

software de automatização de rotinas de computador Mouse and Key Recorder

é capaz de melhorar a percepção de eficiência e produtividade de funcionários

de secretarias de cursos universitários em uma universidade de Belo Horizonte.

A partir de experiência própria do autor com a aplicação do software na

rotina de trabalho, assim como de relatos de colegas de trabalho, considerou-

se ser provável que a utilização do software Mouse and Key Recorder tenha

um impacto muito positivo na avaliação de eficiência e produtividade dos

funcionários de secretarias acadêmicas, uma vez que irá reduzir

consideravelmente a carga gerada pela realização constante de trabalhos de

natureza repetitiva e mecânica.

Esse estudo foi divido em três capítulos. No primeiro, pretendeu-se fazer

uma análise do trabalho realizado em secretarias de cursos universitários,

assim como das principais características e atribuições do cargo de Assistente

em Administração, que geralmente é o responsável por ocupar esse posto na

universidade estudada.

No segundo capítulo, por sua vez, objetivou-se brevemente relatar o

surgimento e o histórico dos processos de automação e da utilização da

informática em serviços administrativos, assim como sua importância no

aperfeiçoamento dos processos relativos a essa área profissional. Foi feita uma

explanação a respeito do conceito, da utilização e das características das

macros de computador, assim como uma breve análise de diversos programas

para gravação, edição e reprodução de macros de computador.

10

Por fim, no terceiro capítulo, é apresentada uma descrição aprofundada

e detalhada do software escolhido para esse estudo, o Mouse and Key

Recorder. Foram incluídas ainda figuras para demonstração da interface do

programa, além de algumas instruções para uso.

11

CAPÍTULO I

O TRABALHO DAS SECRETARIAS DE CURSOS

UNIVERSITÁRIOS

Esse capítulo pretende abordar o tipo de trabalho realizado em

secretarias de cursos universitários, apresentando suas características e

nuances, assim como apresentar informações a respeito dos funcionários que

tipicamente ocupam essa função.

1.1 - Motivação pessoal

A realização desse trabalho teve como motivação inicial e principal a

experiência de três anos do autor como servidor técnico-administrativo da

universidade em questão.

Ao longo desse período, foi produzido um roteiro que concentra,

esquematiza e registra dezenas de rotinas e procedimentos direta ou

indiretamente de responsabilidade da secretaria em questão. Foi verificado que

a grande maioria dessas atividades são também comumente realizadas por

diversas outras secretarias de cursos universitários.

Através da aplicação do software Mouse and Key Recorder em várias

dessas rotinas, foi possível perceber o grande potencial do programa na

automação de muitas delas, permitindo grande economia de tempo e esforço.

Isso levantou a possibilidade de expandir a utilização desse programa para as

diversas secretarias acadêmicas da instituição.

12

1.2 - O trabalho desempenhado por secretarias de cursos

universitários

Segundo o Regimento da Faculdade de Educação da Universidade

Federal de Minas Gerais (1995), as secretarias de cursos universitários

funcionam como a interface entre os alunos de um curso e a coordenação, o

corpo docente e os órgãos administrativos da universidade. Na universidade

em que esse estudo foi realizado, as secretarias acumulam funções

administrativas e acadêmicas, de acordo com a entrevista realizada com os

funcionários.

De modo geral, o regimento da faculdade em questão define que as

principais atribuições das secretarias são coordenar as atividades de registros

e controles das atividades acadêmicas, incluindo os trâmites para seleção e

matrícula, dos assentamentos acadêmicos oficiais, assim como a expedição de

diplomas, tendo como referência as normas legais e as políticas e diretrizes

estabelecidas pela universidade, assim como tratar de assuntos de caráter

administrativo.

Através do Questionário 1, (ANEXO I) esse estudo identificou tarefas

específicas realizadas pelas secretarias, nos âmbitos administrativo e

acadêmico.

As atividades administrativas listadas foram: produção do relatório anual

de atividades, controle de dados de equipe de trabalho, solicitação de compra

de material de escritório, pagamento de professores/conteudistas/orientadores,

pagamento de pessoa física ou jurídica por serviços prestados, controle de

patrimônio, recursos e reservas, arquivamento e descarte de documentos,

13

gestão e histórico de demandas, armazenamento e organização de arquivos no

computador, produção e controle de memorandos, registros e envios de

malotes, execução de tarefas no Sistema de Controle de Processos

Administrativos, agendamento e controle de reuniões,

As atividades acadêmicas listadas foram: criação, gestão e divulgação

do curso, reoferta do curso, solicitação de ampliação de vagas, lançamento de

oferta de disciplina no sistema acadêmico, criação de disciplina, inclusão e

modificação de corpo docente, emissão de declarações de participação para

tutores, alunos e professores, controle de documentação de estagiários e

bolsistas, seleção de corpo docente, produção de registro acadêmico, matrícula

de aluno em disciplina da especialização, comunicação com alunos, registro de

presença, notas e arquivamento de avaliações, geração e impressão de

comprovante de matrícula e histórico, lançamento de notas em sistema

acadêmico, procedimentos para desistências e trancamentos, organização dos

trâmites para produção e defesas dos trabalhos de conclusão de curso,

procedimentos para emissão de diplomas, acesso aos portais e serviços online

e controle de atividades em ambiente virtual Moodle.

Todas essas atividades são relevantes para esse estudo, tendo em vista

que são compostas total ou parcialmente por sub-tarefas realizadas em

computador.

1.3 - O cargo Assistente em Administração

De acordo com a pesquisa realizada através do Questionário 1 (Anexo

I), os funcionários responsáveis pelas secretarias são, na maioria das vezes,

servidores técnico-administrativos do cargo Assistente em Administração,

14

acessível através de concurso público. Eventualmente também ocupam esse

posto servidores do cargo Secretário Executivo, também acessível via

concurso. As funções do cargo Assistente em Administração são descritas no

PCCTAE (Plano de Carreira dos Cargos Técnicos Administrativos em

Educação, 2005). São listadas abaixo aquelas que de forma direta ou indireta

relacionam-se a esse estudo, por serem geradoras de atividades repetitivas

e/ou mecânicas.

Registrar a entrada e saída de documentos; Conferir notas

fiscais e faturas de pagamentos; Conferir cálculos;

Classificar documentos, segundo critérios pré-

estabelecidos; Digitar textos e planilhas; Preencher

formulários; Elaborar planilhas de cálculos; Confeccionar

organogramas, fluxogramas e cronogramas; Elaborar

correspondência; Localizar processos; Encaminhar

protocolos internos; Atualizar cadastro; Expedir ofícios e

memorandos; Controlar frequência e deslocamentos dos

servidores; Atuar na elaboração da folha de pagamento;

Atualizar dados dos servidores; Controlar material de

expediente; Requisitar materiais; Controlar expedição de

malotes e recebimentos; Digitar notas de lançamentos

contábeis; Participar da elaboração de projetos referentes

à melhoria dos serviços da instituição; Atualizar dados para

a elaboração de planos e projetos; Redigir atas,

memorandos, portarias, ofícios e outros documentos

utilizando redação oficial; Utilizar recursos de informática.

(PCCTAE, 2005)

Na prática, as atividades desempenhadas pelo servidor Assistente em

Administração em secretarias carecem de estruturação e organização,

conforme diagnosticado no estudo realizado por REIS, 2014.

15

Esse estudo constatou a ausência de treinamentos específicos para as

funções que os servidores do cargo Assistente em Administração assumem na

universidade, e a carência de referenciais técnicos e mapeamento para as

atividades típicas de secretarias fatores que geram diversos problemas no

funcionamento da estrutura administrativa universitária e a insatisfação dos

novos servidores.

O estudo menciona ainda que os servidores desse cargo são

fundamentais para dar suporte a toda a estrutura administrativa da

universidade. Ao contrário dos servidores docentes, no entanto, que já

possuem qualificações específicas para atuar nas áreas de ensino, pesquisa e

extensão, os assistentes em administração não necessariamente possuem

qualificação específica de acordo com a atividade a ser desempenhada, uma

vez que prestam um concurso de caráter geral, sem saber exatamente a que

setor serão alocados quando forem nomeados.

Segundo INACIO (2012), a insatisfação do servidor também está ligada

a outro problema, relacionado à dificuldade de uma política de recursos

humanos efetiva, caracterizada como sendo um gap, ou seja, um recurso

ausente no processo que vai desde a aprovação no concurso até a chegada do

novo servidor ao local de trabalho. Identificou-se que não existe um

treinamento para a pessoa assumir a função que vai desempenhar. Assim, os

servidores começam a trabalhar sem ter conhecimento de quais são as

atividades sob sua responsabilidade e sobre como deve executá-las. O

aprendizado acontece apenas conforme as demandas surgem.

Os resultados alcançados nesse estudo poderão potencialmente

contribuir na estruturação, organização e otimização desse trabalho.

16

Dentro das atividades e funções listadas tanto na entrevista quanto no

plano PCCTAE, existem diversos processos de natureza mecânica ou

repetitiva, passíveis de aperfeiçoamento através de um software de

computador capaz de automatizar total ou parcialmente etapas desse trabalho,

o que constitui um dos fatores que motivaram a realização desse estudo.

17

CAPÍTULO II

HISTÓRICO DOS PROCESSOS DE AUTOMAÇÃO, A

INFORMÁTICA NA ADMINISTRAÇÃO E AS MACROS

Nesse capítulo será apresentado um breve histórico dos processos de

automação, e serão abordadas definições relevantes e características desse

processo. Serão discutidos o surgimento e a importância da informática para a

automação de processos, particularmente no campo de atividades

administrativas.

Além disso, será apresentado o conceito de macro de computador, e

serão dadas informações adicionais a respeito dessa funcionalidade.

2.1 - Conceituação e breve histórico dos processos de automação

De acordo com o dicionário Priberam da Língua Portuguesa, a palavra

“automação” significa “execução automática de tarefas industriais ou científicas

sem intervenção humana intermediária”.

Segundo RIFKIN (1995), o termo automação foi inspirado na palavra

automático, que por sua vez originou-se de autômato, palavra utilizada pela

primeira vez pelo poeta grego Homero para descrever a abertura automática de

uma porta. O termo autômato é definido pelo dicionário Priberam como “figura

que faz movimentos através de um mecanismo oculto”.

Os primeiros processos de automação em larga escala aconteceram no

período da Revolução Industrial para substituir tarefas realizadas com

intervenção humana por métodos mais rápidos e eficientes (FULLER e KOOK,

18

2010). A cunhagem do termo é atribuída ao gerente de engenharia da Ford

Motor Company D.S. Harder, e passou a ser amplamente utilizado após 1947,

quando a empresa General Motors estabeleceu o seu departamento de

automação (RIFKIN, 1995).

A automação teve importância fundamental na Revolução Industrial,

trazendo como principais benefícios a economia de trabalho, tempo, energia e

matéria-prima, além de aumentar a qualidade, a acurácia e a precisão na

execução de tarefas (JEROME, 1934).

Segundo TORRES (2012), a automação pode ser alcançada através de

vários meios, incluindo mecânico, hidráulico, pneumático, elétrico, eletrônico ou

através de softwares de computadores.

Para a realização dessa pesquisa, o meio utilizado na automação será

um software de computador, aplicado a tarefas administrativas. O software é

classificado como gravador e editor de macros, termo que será definido e

explorado no item 2.3 desse capítulo.

2.2 - A informática na administração

A informática, com todas as possibilidades que oferece, tem importância

fundamental para a administração. Computadores pessoais auxiliam a

realização de tarefas administrativas desde sua introdução nos anos 80

(SUTTLE, 2014).

Ainda segundo SUTTLE (2014), o uso de computadores e sistemas de

informação foi largamente ampliado nas empresas e organizações ao longo

das últimas duas décadas. A disponibilidade de computadores pessoais mais

19

baratos e mais poderosos tem expandido a utilização da informática nas

organizações. Computadores também têm cada vez mais penetrado nos lares,

particularmente como extensão da computação nos locais de trabalho, e

computadores portáteis têm se tornado indispensáveis companheiros de

viagens para trabalhadores de diversos ramos, incluindo a administração.

PEREZ (2012) relata que mudanças na natureza de uso dos

computadores continuam a acelerar já que os usuários são conectados por

redes dentro e entre as organizações, e a internet conecta empresas ao redor

do mundo criando uma rede global de troca de informações e conhecimento.

Um estudo feito pela Universidade de Syracuse em 1989 (CAUDLE et al,

1989) estimou que os estados Americanos gastavam, já naquela época, mais

de três por cento de seu orçamento operacional para o poder executivo com

recursos de informática e gestão da informação, o que indicava o grande

potencial de aplicação da informática para os anos seguintes.

É através da informática que se torna possível agilizar, desenvolver,

divulgar, visualizar e aperfeiçoar os resultados de empresas, instituições e

órgãos públicos, o que antes de sua expansão era muito mais difícil

(KRAEMER e DEDRIK, 1997).

As ferramentas contidas em um simples microcomputador servem para

facilitar cada vez mais o trabalho de profissionais da administração. Segundo

NEL (2014), A utilização da internet ajuda a desburocratizar a vida das

empresas e órgãos públicos. A comunicação por e-mail ou softwares de

comunicação em tempo real permite a transferência de uma quantidade

enorme de conhecimento de um ponto a outro do planeta.

20

Ainda segundo NEL (2014), conversas pela rede mundial de

computadores são mais baratas que por meio de telefone. Além disso, a

internet hoje é um dos principais meios de recrutamento de candidatos tanto

em empresas privadas quanto em órgãos públicos. As pessoas usam sites

para procurar currículos, pedir referências e publicar anúncios de vagas.

Como exemplo da importância do uso da informática, podemos citar que

centenas de serviços do governo federal brasileiro são oferecidos na rede

mundial de computadores. Segundo pesquisa realizada pelo portal de

tecnologia IDGNOW! (2013), o Portal Brasil, site do governo federal brasileiro,

oferece 583 serviços públicos online, tais como emissão de Documento de

Arrecadação de Receitas Federais (DARF), pedido de passaporte, cálculo da

Previdência e inscrição no Fundo de Financiamento Estudantil (Fies), além de

acesso ao Portal da Transparência (a página da Controladoria Geral da União,

com dados detalhados sobre a execução orçamentária e financeira do governo

federal) e ao Portal da Legislação (mantido pela Casa Civil, com um sistema

atualizado diariamente de todas as leis e decretos em vigor no País). Outro

exemplo bastante conhecido é o recebimento de declaração de Imposto de

Renda.

2.3 - Macros - Conceito, origem e utilização

Segundo WALKENBACK (2013), o termo “macro” é uma abreviação de

“macro instrução”, que na ciência da computação consiste em uma regra ou

padrão que especifica como certa sequência de entrada (geralmente uma

sequência de caracteres digitados) deve ser mapeada para substituir uma

sequência de saída (geralmente também uma sequência de caracteres) de

acordo com procedimentos determinados.

21

De forma sintética, podemos considerar que uma macro consiste em um

trecho de código de computador que realiza automaticamente determinadas

ações em um programa específico.

Ainda segundo WALKENBACK (2013), um aplicativo para a

programação de macros pode existir como parte de outro aplicativo ou como

parte de uma linguagem de programação. No primeiro caso, as macros são

utilizadas para tornar atividades longas e mecânicas menos cansativas para o

usuário. No segundo caso, elas possuem diversas aplicações na área de

programação, como por exemplo, a de torná-la menos propensa a erros e mais

eficiente (consequentemente o nome de “macro”, indicando que um grande

bloco de programação pode ser gerado através de uma pequena sequência de

caracteres).

GREENWALD e KANE (1959) descrevem que as macros podem ser

utilizadas principalmente para economizar tempo e reduzir a quantidade de

erros gerados pela intervenção humana na utilização do computador (eficácia).

Podem ser úteis, por exemplo, para realização de login e checagem em contas

de e-mails múltiplas, formatação de dados, geração de relatórios, cópia de

dados entre programas e aplicações, dentre centenas de outros exemplos.

Podemos considerar a utilização de uma macro sempre que notarmos que uma

tarefa é realizada repetidas vezes, de forma mecânica e relativamente

previsível.

2.4 - Macros de teclado e mouse e softwares para criação

Segundo a WIKIPÉDIA (2015), as macros de teclado e mouse permitem

que curtas sequências de teclas e de ações do mouse possam ser

transformadas em sequências muito maiores e demoradas de pressionamentos

de teclas e cliques. Desse modo, ações rotineiras podem ser automatizadas.

22

SANDBERG-DIMENT (1986) relata que a utilização de macros de

teclado e mouse popularizou-se nos anos 80 com o surgimento dos programas

SmartKey, SuperKey, KeyWorks e Prokey, que já na época eram utilizados

para uma grande variedade de tarefas.

Uma busca em mecanismos de pesquisa como o Google, Bing ou Yahoo

pelo termo “Macro Recorder” (Gravador de Macro, em Inglês) revela que

existem, atualmente, diversos programas para gravação de macros, que

acompanharam o desenvolvimento da informática e apresentam diversos

novos recursos em comparação com seus predecessores, dentre os quais se

destacam Reckey, Macro Recorder, KeyboardExpress, REMouse, WinMacro e

o Mouse and Key Recorder, tendo sido esse último escolhido para esse estudo.

A escolha pelo Mouse and Key Recorder para a realização dessa

pesquisa deu-se pela combinação de fatores facilidade de uso, quantidade de

funções, confiabilidade, experiência pessoal, disponibilidade do software em

Português e facilidade de obtenção.

A criação de uma macro normalmente segue o mesmo princípio nos

diversos programas existentes. Ao pressionar um botão de gravação, o

programa grava toda sequência de teclas pressionada e cliques do mouse

efetuados, convertendo essas ações em uma linguagem de código específica.

O usuário avançado poderá então editar esse código, adaptando-o à sua

necessidade.

Previamente à descrição e abordagem do software Mouse and Key

Recorder, no Capítulo 3, será feita uma breve análise dos softwares similares

citados.

23

2.5 - RecKey

Segundo informações contidas no menu de ajuda do próprio programa, o

software Reckey foi criado em 2010 pelo programador japonês Kuniyoshi Yagi.

É disponibilizado gratuitamente através da internet para utilização, mas não é

permitida a modificação por programadores independentes. Não é

disponibilizada versão em português. É compatível com todas as versões do

Windows a partir do Windows XP. É bastante portátil, ocupando apenas 400

kilobytes de memória.

Sua utilização é relativamente simples, tendo como base a gravação das

teclas pressionadas através da ativação do botão de gravação da tela principal

(FIGURA 1). O software não permite a gravação de cliques do mouse, o que o

torna pouco adequado a alguns tipos de tarefas. Ainda assim permanece como

uma boa opção de ferramenta de produtividade, por ser de fácil obtenção e

utilização.

Acompanha o software Reckey um menu de ajuda básico para

utilização, em inglês (FIGURA 2). Esse documento, no entanto, carece de

detalhamento e aprofundamento nas funções do programa, uma das razões

pelas quais o software não foi escolhido para esse estudo. Não há um site ou

blog oficial para compartilhamento de informações e códigos entre os usuários,

ou para o esclarecimento de dúvidas ou solução de problemas. O autor

disponibiliza, no entanto, seu e-mail para esse tipo de contato.

24

Figura 1 - Tela principal do software Reckey

Figura 2 - Menu de ajuda do software Reckey

2.6 - Macro Recorder

De acordo com seu site oficial, o software Macro Recorder é produzido

desde 2005 pela empresa JitBit, localizada na Inglaterra. É bastante completo

em suas funções, permitindo a gravação de toques no teclado e cliques do

mouse, além da inserção de condicionais e geração de atalhos para

reprodução de macros.

25

O programa tem como diferencial a possibilidade de criação de arquivos

executáveis a partir de uma macro programada, o que permite a utilização

dessas macros em computadores onde o software não esteja instalado.

O programa é vendido através da internet, havendo a possibilidade de

download de uma versão de testes, com limitação de funções. A tela principal é

apresentada na FIGURA 3. Existem no site oficial diversos vídeos contendo

instruções detalhadas para a utilização, havendo também um manual completo

dentro do programa (FIGURA 4). No entanto, não há a possibilidade de

tradução para o português.

Figura 3 - Tela principal do Macro Recorder.

26

Figura 4 - Manual de utilização do Macro Recorder

2.7 - Keyboard Express

Segundo o site oficial, Keyboard Express (FIGURA 5) é um programa de

macros criado pela empresa Insight Solutions, localizada no estado de Utah,

nos Estados Unidos. Possui todas as funções regulares de programas dessa

natureza, conforme previamente descritas, exceto a gravação de cliques do

mouse.

O programa possui o diferencial de conter diversas macros já pré-

programadas em sua base da dados, para diversas atividades comumente

realizadas em ambientes administrativos. Além disso, facilita a utilização por

usuários iniciantes por permitir a criação de macros sem conhecimento de

programação, através de um assistente de criação (FIGURA 6).

27

O programa é vendido através do site oficial da empresa, não sendo

disponibilizadas versões de testes. Também não existe a possibilidade de

tradução de sua interface para o português.

Figura 5 - Tela principal do Keyboard Express

Figura 6 - Tela do assistente para criação de Macros do Keyboard Express

28

2.8 - ReMouse

ReMouse é um software de gravação de macros produzido pela

empresa americana AutomaticSolution Software desde 1997 (site oficial do

produto). É um software bastante compacto (menos de um mega byte de

tamanho), que permite gravar tanto teclas do teclado quanto cliques do mouse,

para posterior execução. Permite, assim como a maioria dos softwares do tipo,

salvar o arquivo gerado para execução futura. No entanto, não permite que

sejam feitas edições no código, o que dificulta sua utilização em cenários mais

complexos e avançados.

Possui uma interface gráfica bastante simples (FIGURA 7), que dá

acesso a algumas configurações (tal como o agendamento de execução da

macro), e não exige conhecimentos de programação. É compatível com todas

as versões do Windows a partir do Vista. O programa é disponibilizado

mediante compra, não sendo disponibilizadas versões gratuitas para testes.

Há um arquivo de ajuda restrito, e para maiores informações ou

orientações, há um blog na página oficial do programa (disponíveis somente

em inglês).

Figura 7 - Tela principal do software ReMouse

29

2.9 - WinMacro

WinMacro é um software para gravação de macros de código aberto (ou

seja, é distribuído gratuitamente pela internet, e programadores podem ter

acesso ao seu código para implementação de modificações).

O software é bastante simples, permitindo a gravação de cliques do

mouse e teclas. Sua interface (FIGURA 8) possui apenas três botões: gravar,

play e sobre (esse último mostra informações técnicas sobre o software).

Possui múltiplas opções de reprodução de códigos, incluindo reprodução

repetida e modificação da velocidade de execução. Permite também a criação

de atalhos para facilitar a execução das macros.

Em sua página oficial, o WinMacro possui um extenso manual de

utilização, além de um blog para troca de arquivos e informações. Todo o

conteúdo, no entanto, está disponível somente em inglês. Na parte de

avaliação disponível no site, muitos dos usuários avaliaram o software

negativamente, afirmando que ele apresenta diversos bugs (problemas em sua

execução, que podem levar, dentre outros erros, a travamentos da máquina em

que é executado).

O programa e toda sua documentação estão disponíveis somente em

Inglês.

30

Figura 8 - Tela principal do WinMacro

Figura 9 - Tela de Opções do WinMacro

2.8 - Outras formas de criação de macros

Além dos programas anteriormente citados, que podem ser utilizados de

forma independente, a criação de macros também é possível dentro de um

aplicativo específico, tal qual ocorre com o Visual Basic for Applications

(FIGURA 10), uma linguagem de programação incluída no pacote Office da

Microsoft. Essa linguagem também permite a gravação e edição de macros

específicas para os programas Word, Excel e Power Point, com vastas

31

possibilidades de utilização e automação de inúmeras tarefas típicas desses

aplicativos.

Figura 10 - Tela principal do software Visual Basic for Applications

32

CAPÍTULO III

O SOFTWARE MOUSE AND KEY RECORDER

Esse capítulo destina-se a apresentar de forma detalhada o software

Mouse and Key Recorder, utilizado nesse estudo, demonstrando suas

principais características e funcionalidades, assim como alguns cenários de

utilização.

3.1 - Sobre o programa Mouse and Key Recorder

Conforme informações do site oficial, Mouse and Key Recorder é um

software de gravação, edição e reprodução de Macros criado pela empresa

Suíça Kratronic. A tela principal, que apresenta diversas opções e funções,

pode ser visualizada na FIGURA 11.

Figura 11 - Tela principal do programa Mouse and Key Recorder

33

O software foi inspirado no Gravador de Macros disponível na versão 3.1

do sistema operacional Microsoft Windows, que foi descontinuado a partir do

Windows 95. (MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO MOUSE AND KEY RECORDER).

O funcionamento básico do software é simples. Ao apertar o botão de

gravar (cujo símbolo é um círculo vermelho), ele irá registrar todos os toques

no teclado e cliques do mouse que forem efetuados pelo utilizador. A partir

disso, será criado, na aba “Macro Code” (FIGURA 12) um código que poderá

reproduzir com exatidão os comandos utilizados. A partir do código inicial, o

usuário poderá implementar diversas funções ao seu código através da tela de

criação e edição (FIGURA 2).

Figura 12 - Aba Macro Code. Nessa tela são realizadas a criação e edição de

códigos do Mouse and Key Recorder.

34

Ao escrever o software, o autor implementou diversas funções

inexistentes no gravador do Windows. Merece destaque a função de

condicional, que permite que as ações realizadas por determinado código

sejam automaticamente alteradas dependendo do cenário existente.

Por exemplo, suponhamos que a tarefa seja inscrever um grupo de

alunos de determinado curso em disciplinas de graduação, através de um

sistema online. Alunos matriculados há mais de um ano devem ser inscritos na

disciplina A, e alunos matriculados há menos de um ano devem ser inscritos na

disciplina B. A partir de um banco de dados (uma planilha, por exemplo), onde

estejam registrados o nome do aluno e a data de sua matrícula, o software

pode ser programado para automaticamente reconhecer o tempo de matrícula

do aluno, e inscrevê-lo na disciplina correta.

O software apresenta um extensivo manual de utilização cobrindo todas

as funções existentes, com explicações e exemplos de aplicação. No entanto,

está disponível somente em inglês e alemão (FIGURA 13).

Além disso, há ainda um grande fórum no site oficial, dedicado a

usuários avançados para a troca de informações, resolução de problemas e

compartilhamento de códigos, além de um FAQ (Perguntas Frequentes, do

inglês Frequently Asked Questions) contendo respostas para as principais

dúvidas dos usuários (FIGURA 14). Esse fórum contém diversas informações

em português.

A versão shareware do programa é disponibilizada gratuitamente no site

oficial, e é totalmente funcional pelo período de 90 dias. Após esse período, o

programa deixa de funcionar. O usuário pode então adquirir a versão completa,

cuja licença é vitalícia e é vendida no site pelo valor de 23 dólares.

35

Figura 13 - Tela de ajuda do Mouse and Key Recorder

Figura 14 - Tela principal do fórum do software Mouse and Key Recorder

36

3.2 - Mapeamento de tarefas necessário para utilização do programa

Para que seja criado um código que irá automatizar determinada tarefa,

é necessário que essa tarefa seja mapeada minuciosamente. Como exemplo,

cito uma tarefa de baixa complexidade, que consiste em acessar o sistema de

reservas de salas no site da instituição em questão.

a) Abrir o navegador.

b) Digitar o site da instituição e apertar a tecla “enter”.

c) Clicar no botão do sistema de reservas.

d) Digitar o login.

e) Mudar para o campo senha.

f) Digitar a senha.

g) Apertar a tecla enter.

Após a programação, essas sete etapas serão realizadas

automaticamente a partir de um clique duplo do mouse em um atalho.

Tarefas mais complexas, muitas vezes contendo mais de 100 etapas,

também podem ser automatizadas através do programa, o que irá representar

uma considerável economia de tempo e esforço.

3.3 - Exemplos de codificação e manual de utilização

A fim de permitir a criação de códigos que possam ser úteis em cenários

diferentes dos analisados nesse estudo, foi criado pelo autor desse trabalho um

37

manual de utilização do software Mouse and Key Recorder, contendo

orientações para a criação de diversas instruções pontuais.

Essas pequenas instruções podem ser combinadas para produzir-se

códigos bastante inteligentes, capazes de executar tarefas muito mais

complexas e demoradas.

Abaixo são reproduzidos algumas das principais instruções contidas no

manual.

1 - Iniciar um programa (Esse código inicia um programa qualquer que esteja

instalado no computador. No exemplo abaixo, é iniciado o navegador Google

Chrome).

{{Start C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe

2 - Inserir uma pausa (Nesse exemplo, o código ira dar uma pausa de 3000

milissegundos, o que corresponde a 3 segundos, antes de continuar).

{{Delay 3000} {{' Milliseconds

3 - Inserir uma tecla ou sequência de teclas.

{UP} = 1 toque na tecla CIMA.

{DOWN} = 1 toque na tecla BAIXO.

{LEFT} = 1 toque na tecla ESQUERDA.

{RIGHT} = 1 toque na tecla DIREITA.

{TAB} = 1 toque na tecla TAB.

As demais instruções contidas no manual são:

38

- Inserir um comentário; O manual foi fornecido aos participantes desse

trabalho, para aplicação futura em seus respectivos setores.

- Alternar para uma janela;

- Cliques do mouse;

- Caixa de mensagens;

- Executar uma linha de código somente em determinada repetição da macro;

- Inserção de condicionais;

- Excluir um arquivo;

- Solicitar entrada de dados ao usuário;

- Verificar o conteúdo da área de transferência;

- Inserir a data atual em formato de texto

3.3 - Vídeos de demonstração de utilização do Mouse and Key

Recorder

Como demonstração da aplicabilidade do programa, são disponibilizados

abaixo links para vídeos no Youtube que registram o funcionamento do

programa Mouse and Key Recorder na execução de duas atividades. Os

vídeos foram produzidos, gravados e carregados pelo próprio autor desse

trabalho.

Atividade 1: Realização automática de cadastro prévio de alunos

Link: https://www.youtube.com/watch?v=QrbDkgyZYvo

Atividade 2: Inscrição automática de alunos em disciplina no ambiente virtual

de aprendizagem Moodle.

Link: http://youtu.be/v7_KoXcCTtw

39

RESULTADOS E CONCLUSÃO

As respostas ao primeiro questionário aplicado aos participantes desse

estudo (Anexo I) forneceram informações preliminares para a aplicação do

software Mouse and Key Recorder na rotina de trabalho dos funcionários das

secretarias.

Todos os 15 entrevistados informaram lidar com diversas tarefas de

natureza repetitiva, dentre as quais foram escolhidas as 10 mais frequentes

para aplicação da automatização, foco desse estudo. Tais tarefas são listadas

abaixo, seguidas pelos respectivos números de etapas (identificados pelo

autor):

01 - Abertura e login em sistema de reserva de salas e recursos (quatro

etapas).

02 - Organização de grupos de alunos no ambiente virtual Moodle (cinco

etapas por aluno)

03 - Geração de comprovante de matrícula de aluno (sete etapas por aluno)

04 - Envio de declaração de comparecimento aos e-mails de alunos (8 etapas

por aluno)

05 - Realização de matrícula em disciplina no Sistema Acadêmico da Pós-

Graduação (oito etapas por aluno)

06 - Inscrição de alunos em disciplina do ambiente virtual Moodle (11 etapas

por aluno)

07 - Lançamento de notas em sistema acadêmico (12 etapas por aluno)

08 - Realização de cadastro prévio para matrícula no curso (14 etapas por

aluno)

09 - Produção e envio de histórico escolar para aluno (15 etapas por aluno)

40

10 - Solicitação de pagamento de bolsa para servidores (102 etapas por

servidor)

Quanto à experiência com o uso de recursos de informática, nove

participantes alegaram ser “iniciantes”, dois informaram serem usuários

intermediários e quatro indicaram possuir conhecimentos avançados. Cinco

dos participantes informaram que já haviam trabalhado, em algum momento,

com softwares de macro para computador.

Após o mapeamento das etapas das tarefas selecionadas e da criação

dos códigos para o software Mouse and Key Recorder, os participantes

receberam instruções para utilização do programa e o aplicaram em sua rotina

de trabalho por 15 dias, conforme descrito na sessão Metodologia desse

trabalho.

Após esse período, foi aplicado aos participantes o Questionário 2

(ANEXO II).

As respostas a esse questionário indicaram grande aceitação do

software Mouse and Key Recorder pelos participantes. Todos os 15

participantes indicaram considerar que o software foi capaz de reduzir o

esforço para a realização das atividades nas quais foi aplicado, além de

proporcionar ampliação da produtividade e da eficiência.

Sete dos entrevistados consideraram a utilização do software muito fácil

ou fácil. Cinco consideraram a dificuldade média e três classificaram como

difícil ou muito difícil.

41

Todos os quinze entrevistados indicaram que recomendariam o software

para outros setores ou instituições, e quatorze deles informaram acreditar que

outras atividades de sua rotina de trabalho possam ser beneficiadas pelo uso

do software. Além disso, todos os quinze entrevistados acreditam que a

utilização do software pode impactar de forma positiva na satisfação do público

alvo dos respectivos públicos-alvo dos setores.

Conclui-se pelas respostas ao Questionário 2, portanto, que a utilização

do software Mouse and Key Recorder trouxe diversos benefícios para os

funcionários das secretarias acadêmicas da universidade em questão, assim

como para o público alvo dessas secretarias. Vale ainda destacar o volume de

trabalho economizado através da sua utilização. Considerando somente as dez

tarefas mapeadas, foram retiradas dos secretários 84 etapas de trabalho por

aluno (o que representa uma grande quantidade, tendo em vista que cada

secretaria é responsável por dezenas de alunos) e 102 etapas por bolsista, o

que representa um enorme ganho em termos de produtividade e de melhoria

na qualidade de vida desses funcionários.

42

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46

ANEXOS

ANEXO I - QUESTIONÁRIO 1

1 - Qual é o seu cargo na instituição?

2 - Quais são as atribuições gerais e específicas da secretaria onde você

trabalha?

3 - Quais atividades estão sob sua responsabilidade direta nessa secretaria?

4 - Existem, dentro de sua rotina de trabalho, tarefas mecânicas ou repetitivas

no computador, passíveis de serem automatizadas? Em caso afirmativo, cite

quais.

5 - Você considera que seus conhecimentos de informática são: iniciantes,

intermediários ou avançados?

6 - Você já trabalhou com algum programa de macros de computador? Caso

sim, cite qual(is).

47

ANEXO II - QUESTIONÁRIO 2

1 - Você considera que o software Mouse and Key Recorder foi capaz de

reduzir o esforço para a realização das atividades nas quais foi aplicado?

2 - Você considera que a utilização do software proporcionou ampliação de sua

produtividade?

3 - Você considera que as atividades automatizadas passaram a ser realizadas

com mais eficiência (maior volume em menos tempo) após a implementação do

software?

4 - Em uma escala de 0 a 5, classifique o grau de dificuldade para utilização do

software, sendo 0 muito fácil e 5 muito difícil.

5 - Você recomendaria o software Mouse and Key Recorder (ou algum outro

com função similar) para outras instituições ou setores?

6 - Você acredita que existem outros processos em sua rotina de trabalho que

possam ser beneficiados com o uso do Mouse and Key Recorder?

7 - Você considera que o software possa gerar impacto positivo na satisfação

do público alvo de seu setor?