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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL CURSO DE ARQUIVOLOGIA THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos NITERÓI 2016
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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
NITERÓI
2016
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de concentração: Arquivologia.
Orientadora: Profª Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt
NITERÓI 2016
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
C839 Costa, Thamires Assis de Souza. Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus
documentos/ Thamires Assis de Souza Costa. – 2016.
f.43
Orientador: Clarissa Moreira dos Santos Schmidt. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2016. Bibliografia: f.42-43. 1.Gestão de documentos. 2. Arquivologia. 3.
Classificação. 4. Avaliação. I. Schmidt, Clarissa Moreira
dos Santos. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto
de Arte e Comunicação Social. III.Título.
CDD 651.5
THAMIRES ASSIS DE SOUZA COSTA
Arquivo do Estaleiro XX: Análise da Gestão de seus Documentos
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Universidade Federal Fluminense como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de concentração: Arquivologia.
Aprovada em ______ de Julho de 2016
BANCA EXAMINADORA
____________________________________________________________ Profª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt (orientadora) UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
___________________________________________________________ Profª Lindalva Rosinete Silva Neves UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
___________________________________________________________ Profª Raquel Louise Pret Coelho
UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
Dedico este trabalho ao meu
esposo Raphael, aos meus
pais Henny e Georgina, a
minha irmã Thaymara, aos
meus avós Henny, Dídima in
memorian e Arlete e José com
todo amor e carinho.
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar a Deus, pois sem Ele não sou nada e até aqui
tem me sustentado e me direcionado nas decisões a seguir. Obrigada por tua
fidelidade Senhor!
Ao meu esposo Raphael, obrigada por entender minhas horas de estudo, me
apoiar e incentivar a não desistir de tentar, obrigada por me esperar, enquanto
terminava mais um parágrafo e este nunca findava. Obrigada por acreditar em mim.
Aos meus pais Henny e Georgina, minha irmã Thaymara por me apoiarem
sempre, por me incentivarem, por me ajudarem, por apenas me aguardarem chegar
da faculdade e só depois dormir, por entenderem que estava buscando o meu
futuro. Obrigada por sempre acreditarem em mim.
A minha orientadora Clarissa, que percebeu minhas dificuldades e me ajudou
o máximo que pode. Obrigada por tudo.
Agradeço a todos que torceram por minha conquista.
RESUMO
O tema do presente estudo é sobre a Gestão de Documentos e sua aplicação. Com
o crescimento da produção documental nas instituições, a Gestão de Documentos
tornou-se essencial para administrar documentos. Apresentou as atividades
existentes no Estaleiro XX e sugestões dentro dos preceitos arquivísticos para
inserir a Gestão de Documentos de forma adequada, obtendo resultados positivos.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Documentos. Estaleiro XX. Arquivologia
ABSTRACT
The theme of this study is about Document Management and its application. With the
growth of document production in institutions Document Management has become
essential to manage documents. Presented the existing activities in the Shipyard XX
and suggestions within archival precepts to insert the Document Management
appropriately with positive results.
KEYWORDS: Document Management. Shipyard XX. Archivology
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Ciclo vital do documentos..................................................................19
Quadro 2 - Ciclo vital: valores, frequência e arquivamento.................................20
Quadro 3 - Fases da Gestão...............................................................................22
Quadro 4 - Plano de Classificação......................................................................38
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Série documental......................................................................................28
Figura 2 - Termo de eliminação................................................................................30
Figura 3 - Controle de Eliminação............................................................................30
LISTA DE ABREVIATURA E SIGLAS
ANTAQ - Agência Nacional de Transportes Aquaviários
CCAD – Comissão Central de Avaliação de Documentos
CEDOC - Controle de Documentos
EDMS - Sistema Eletrônico de controle de documentos
FPSO - Unidade Flutuante de produção, armazenamento e transferência
GRD - Guia de Remessa de Documentos
LRF – Formulário de Logística
TED - Termo de Eliminação de Documentos
TUP - Terminal de Uso Privado
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO...................................................................................................14
1.1 OBJETIVO GERAL..........................................................................................16
1.1.1 Objetivos específicos ...................................................................................16
1.2 JUSTIFICATIVA...............................................................................................17
1.3 METODOLOGIA..............................................................................................17
2. GESTÃO DE DOCUMENTOS...........................................................................18
2.1 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA ARQUIVOLOGIA...................................20
2.2 TEORIA DAS TRÊS IDADES...........................................................................21
2.3 OBJETIVOS E FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS..............................22
2.4 CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS...................................23
2.4.1 Classificação.................................................................................................23
2.4.2 Avaliação.......................................................................................................26
3. ESTALEIRO E SEU ARQUIVO.........................................................................32
3.1 ARQUIVO DO ESTALEIRO XX.......................................................................33
3.1.1 QA-I 4.3 - Sistema de Gestão/Instrução de Trabalho - Elaboração,
Revisão e Aprovação de Documentos..................................................................34
3.1.2 PR-P 12 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho –
Gerenciamento de Documentos ...........................................................................35
3.1.3 QA-P 4 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho – Controle de
Documentos..........................................................................................................35
4. PROPOSTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS........................................37
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS..............................................................................41
6. REFERÊNCIAS.................................................................................................42
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1. INTRODUÇÃO
A partir do século XX, com a proibição da destruição arbitrária e aleatória dos
documentos, houve um crescimento absurdo do acumulo do papel. Com isso foram
criadas comissões e ações para que a eliminação fosse possível.
Após a entrada dos EUA na Segunda Guerra Mundial, foram criados outros
atos legislativos e outras comissões para conter e organizar a massa documental
produzida e acumulada: as comissões Hoover,que estabeleciam as práticas da área
como ações para controle da produção do documental e a racionalização das
eliminações, a conservação econômica, guarda intermediária e a difusão de
manuais de procedimentos; e Records Managers Act de 1975, que define a gestão
de documentos, exige a prestação de contas de gestão de documentos através de
um relatório anual ao Arquivo Nacional Americano.
A Gestão de Documentos está atrelada a práticas diversas nos diferentes
países e sistemas existentes, sendo necessária economia, eficácia, eficiência,
produtividade, padronização dos procedimentos, e a capacitação dos profissionais
que servem como base da administração da informação e dos arquivos.
Sendo uma operação arquivística capaz de reduzir a massa documental e
conservar os documentos, para Jardim (1987) a gestão envolve o ciclo de existência
dos documentos desde a sua produção até serem eliminados ou recolhidos para
arquivamento permanente tratando de todas as atividades, nas três idades dos
documentos. A Gestão de Documentos veio a contribuir para que as políticas
governamentais fossem documentadas, diminuindo a reprodução excessiva de
cópias, melhor organização dos documentos, dentre outras questões.
Nesse sentido, a Gestão de Documentos corroborou para garantir que as
políticas e atividades dos governos fossem documentadas corretamente, garantindo
o corte na eliminação de documentos de valor permanente; a organização desses
documentos e definição dos documentos constituídos do patrimônio arquivístico de
um país. Para tanto, é fundamental a elaboração de um conjunto de normas e
procedimentos técnicos para produção, uso e arquivamento dos documentos
durante seu ciclo vital, prazos de guarda e destinação final.
Isto posto, Ieda Bernardes afirma que através da gestão de documentos é
possível:
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Assegurar o pleno exercício da cidadania; agilizar o acesso aos arquivos e às informações; promover a transparência das ações administrativas; garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; agilizar o processo decisório; incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe; controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; racionalizar a produção dos documentos; normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos; preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. (BERNARDES, 2008, p.8).
Muitas instituições não fazem o uso da Gestão de Documentos
adequadamente, pois não acham necessário registrar o caminho percorrido pelos
documentos até sua destinação final. Algumas se utilizam das prerrogativas:
burocracia demais, os documentos demoram a chegar ao destinatário, entre outras.
A UNESCO definiu através do projeto RAMP2, mais especificamente com o
trabalho de James Rhoads (1983), que a gestão de documentos é a gestão
administrativa, assegurando o devido cumprimento das operações desde a criação
até a destinação final dos documentos. Esse programa permitiu que
James Rhoads falasse sobre a função da gestão de documentos. Para ele, o
sistema integral da gestão engloba o ciclo de vida do documento do início até o
fim, ou seja, eliminação ou guarda permanente. Para isso dar certo é necessário que
haja bons programas de gestão de documentos possibilitando a recuperação da
informação e a manutenção correta desses documentos.
Para alguns autores a informação produzida de todos os tipos, está atrelada a
explosão documental, sendo intitulada Gestão de Documentos. Outros tem se
atentado para as mudanças e quebras de paradigmas, buscado sentido nas
disciplinas próximas para a definição e uso dos suportes e preservação dos
mesmos, com vistas a efetivar o trabalho no controle do ciclo de vida dos
documentos independentemente do suporte físico ou eletrônico, para assegurar a
recuperação devida das informações.
O presente trabalho abordará as práticas da Gestão de Documentos em um
estaleiro. O Estaleiro XX é uma empresa brasileira que emprega mão de obra local
buscando soluções para o setor de construção exploração de petróleo e gás,
fazendo parte do desenvolvimento tecnológico do país.
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É especializado na construção de módulos de Topsides1 e na integração de
FPSO2, oferecendo aos clientes flexibilidade na execução e na entrega de seus
projetos.
Fundado em 2012 para atender à crescente demanda do setor de petróleo e gás,
o Estaleiro XX é o único a nível nacional dedicado totalmente a construção de
módulos de Topsides e integração de FPSOs.
A documentação que constitui o Arquivo do Estaleiro é referente à estrutura do
Estaleiro, ou seja, as plantas, desenhos, listas, que identificam a estrutura do prédio;
certificados de equipamentos e máquinas utilizadas nas obras; batimetrias3 dos cais;
documentos relacionados aos projetos: desenhos, certificados, ordem de trabalhos,
guias e remessas de documentos, entre outros.
Com o trabalho diário no Arquivo, identificamos problemas com a Gestão de
Documentos e a falta de interesse em criar mecanismos facilitadores da
recuperação da informação. A ausência de plano de classificação e tabela de
temporalidade permite uma liberdade aos funcionários de criarem as datas
mediantes ao uso corrente daquele documento; a duplicidade de informações da
rede da empresa e a falta de uma rastreabilidade do documento em si.
1.1 OBJETIVO GERAL
Identificar as dificuldades que o Arquivo da empresa XX apresenta em
promover a Gestão de Documentos na instituição e apresentar possíveis soluções.
1.1.1 Objetivos Específicos
• Compreender objetivos, definições e fases da Gestão de Documentos;
• Analisar as atividades do Arquivo na empresa;
• Conhecer as práticas de Gestão de Documentos da empresa;
• Propor diretrizes para a Gestão de Documentos na Instituição.
1Tubulações para manuseio de óleo e gás, nas extrações das plataformas de petróleo. 2Unidade flutuante de produção, armazenamento e transferência 3 Medição da profundidade dos oceanos, lagos e rios.
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1.2 JUSTIFICATIVA
A importância desse trabalho se dá para que os documentos administrados
pela empresa possam ser geridos de maneira eficaz.
Os procedimentos internos dizem como fazer as emissões dos desenhos e
plantas dos documentos pelo olhar técnico da engenharia, porém quanto a
classificação do Arquivo, a temporalidade e guarda, não possui especificidade.
Existe um quadro padrão onde ficam estabelecidos prazos de guarda de cinco anos,
independente do documento, não havendo pesquisas sobre o valor que aquele
documento pode ter para os outros setores da empresa ou de acordo com as
normas.
Percebemos a necessidade de identificar, avaliar e selecionar os documentos
vigentes dos que já podiam ser descartados. O trâmite dos documentos
digitais também foi um item importante a considerar: documentos duplicados na rede
e arquivos renomeados com um sequencial de um escaner ou uma
máquina dificultam a recuperação da informação ali registrada, elevando o tempo de
busca.
Para uma empresa onde os prazos de entrega definem os valores a receber,
a busca eficaz da informação desejada, precisa ser o mais pontual possível,
evitando o gasto de homens-hora, desperdício de materiais e tudo que possa gerar
um gasto desnecessário.
1.3 METODOLOGIA
A metodologia constituiu o levantamento bibliográfico preliminar,
possibilitando a identificação do problema. Possibilitou que controvérsias e
pensamentos distintos fossem analisados e chegássemos a um pensamento próprio
e concreto.
Um estudo de campo de cunho exploratório sobre a empresa foi feito
comparando o que se faz em termos de Gestão de Documentos e o que deveria ser
feito no Arquivo, possibilitando sugestões, futuras adequações, procedimentos e
ações a serem tomadas. Por questões éticas, chamaremos a empresa de Estaleiro
XX, o Arquivo de CEDOC.
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2. GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos tem sua disseminação a partir do século XIX.
Para Jardim (1987, p.35), o conceito de Gestão de Documentos acontece após
a Segunda Guerra Mundial com a explosão documental e com ela a necessidade de
controlar o volume de informação até ali registrado.
Para alguns autores, a Gestão tem o papel de reduzir seletivamente a grande
massa de documentos a um nível possível de manuseio e a aplicação de
administração científica com fins de eficiência e economia. Assim, a Gestão de
Documentos engloba o ciclo dos documentos desde a produção até a eliminação ou
guarda permanente.
Na primeira parte o século XIX foram criadas comissões governamentais nos
E.U.A e Canadá para encontrar soluções para a melhoria dos padrões no uso dos
documentos. No mesmo período, a função das instituições arquivísticas públicas
servia como apoio à pesquisa e conservação aos documentos de valor histórico. Os
documentos administrativos, por sua vez, mantinham os problemas exclusivos à
administração pública de produção interna.
A lei Federal n° 8.159 que regulamenta a política nacional de arquivos
públicos e privados diz que gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”.
No dicionário brasileiro de terminologia arquivística , a Gestão de
Documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento". Em ambos os
conceitos a Gestão de Documentos está atrelada a várias ações para que se chegue
a um resultado positivo na guarda e controle das informações registradas.
A Gestão de documentos não tem um conceito único para aplicação, visto que
fatores diversos determinaram a sua criação na tradição arquivística.
Os elementos economia, eficácia e eficiência são vistos na maioria de
conceitos também atrelada a administração científica advinda do Taylorismo4; além
4 Sistema de organização do trabalho concebido pelo engenheiro norte-americano Frederick Winslow Taylor, com o qual se pretende alcançar o máximo de produção e rendimento com o mínimo de tempo e de esforço.
19
do planejamento, controle, padronização de procedimentos, especialização do
trabalho e capacitação da mão de obra para modernização dos processos.
A Gestão de Documentos é o
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. (BERNARDES, 1998)
A Gestão pressupõe uma ação no ciclo de vida dos documentos desde sua
produção até serem eliminados ou recolhidos permanentemente.
Quadro 1 – Ciclo Vital dos Documentos
1ª. idade
ARQUIVO
CORRENTE
Documentos vigentes,
com utilização
constante
2ª. Idade
ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO
Documentos que
aguardam prazos
longos de precaução e
prescrição
Aguardam destinação
final e são poucos
utilizados
3ª. Idade
ARQUIVO
PERMANENTE
Documentos que
perderam a vigência,
mas possuem valor
histórico ou cultural
Fonte: Elaborada pela autora
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Quadro 2 - Ciclo Vital: Valores, frequência e Arquivamento
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 13
2.1 A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA ARQUIVOLOGIA
Schellenberg (2006, p.57 - 58), vai dizer que o aumento crescente da
produção documental está relacionado ao aumento populacional desde XVIII, e aos
avanços tecnológicos. Mediante ao crescimento documental, e processos
tecnológicos atualizados, os documentos também começam a se tornar complexos
para manutenção.
A Gestão de Documentos surge na Arquivologia quando a administração
começa a pensar na finalidade da criação dos documentos, quando é necessário
que sejam localizados rapidamente, sejam preservados para que seu prazo seja
cumprido, e que não mantenham os documentos por tempos além do
21
necessário. Schellenberg(2006) utiliza os termos de controle de natalidade para a
criação de documentos, inferno e céu para descarte ou arquivamento
permanente. Com esta publicação, abre-se a discussão sobre os arquivos correntes
e a sua gestão, apesar de poucos a atentarem como prioridade.
A definição de procedimentos é de extrema importância para implantação de
um sistema de Gestão
2.2 TEORIA DAS TRÊS IDADES
Com teoria das três idades dos documentos na arquivística, ampliou seu
campo de atuação. Na primeira idade, os documentos fazem parte dos arquivos da
gestão e o uso diário. Na Segunda idade, o documento deve ser conservado, sendo
objeto de consulta ou de uso menos frequente. E na terceira idade, o documento
adquire valor permanente, tendo seu uso para valor cultural e conservação
definitiva.
Os documentos arquivísticos em função de seu uso para
organização podem servir de objeto de intervenção nas fases corrente, intermediária
e permanente.
Para que exista uma eficiente Gestão de Documentos é necessário que ela
seja realizada em quatro níveis:
• Nível mínimo: estabelece que os órgãos devem contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente;
• Nível mínimo ampliado: complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
• Nível intermediário: compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos;
• Nível máximo: inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação. (ARQUIVO NACIONAL, Brasil, 1993, p. 15-16)
22
2.3 OBJETIVOS E FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Após quatro anos da promulgação da Lei de 8159, Lei de Arquivo, o Arquivo
Nacional publica um artigo onde objetivou-se conceder aos arquivos públicos de
recursos técnicos, materias e humanos para implantação da Gestão de
Documentos.
Para tanto, publica em 1995 um manual que menciona a existência de três
fases básicas para a Gestão de Documentos: a produção de documentos; utilização
de documentos e destinação de documentos. Esse manual foi buscado na obra de
James Rhoads “La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas
nacionales de información:un estudio del RAMP”. Ele identificou elementos teóricos
e metodológicos que serviram de base para os sistemas e serviços de gestão de
arquivos pelo ciclo vital. Para Rhoads (1983) as três fases da gestão de documentos
são elaboração, utilização e manutenção.
Quadro 3 – Fases da Gestão
Fonte: SCHMIDT, 2015
Na Fase 1, a produção de Documentos Tanto para o Arquivo Nacional quanto
para Rhoads, a importante questão é otimizar a criação dos documentos, para que
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somente o essencial seja produzido e posteriormente tratado, possibilitando o
aproveitamento correto para a reprografia e automação.
Na Fase 2, o Arquivo Nacional refere-se apenas a utilização dos documentos
no decorrer das funções administrativas, Rhoads complementa com a palavra
conservação, indicando que durante o fluxo percorrido pelo documento, deve-se
armazenar de forma correta.
Na Fase 3, o Arquivo Nacional indica a Destinação dos Documentos e as
atividades envolvidas como a análise, inclusão dos prazos de guarda para uma
eliminação futura ou um arquivamento permanente; Rhoads indica eliminação de
documentos na terceira fase, como o principal ação, e nesse nível mais difícil, deve-
se escolher quais documentos descrevem o passado histórico do lugar, quais sejam
destruídos por não terem mais valia e ele diz que deve-se estabelecer o prazo de
guarda por questões administrativas
2.4 CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Há duas principais operações/funções arquivísticas que estão inseridas na
Gestão de Documentos:
2.4.1 Classificação
A classificação é destinada aos documentos de arquivo, e está a serviço da
organização dos documentos. O objetivo da classificação é “dar visibilidade às
funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as
ligações entre os documentos”. (GONÇALVES, 1998, p. 44)
A classificação analisa o produtor documental, assim classes genéricas são
criadas para abranger as funções detectadas. Um exemplo: o Departamento
financeiro é subdividido em dois, contabilidade e tesouraria, esses apresentam
subclasses que descreve a movimentação bancária e os pagamentos
correspondentes.
Os esquemas de classes e subclasses se materializam no chamado plano de
classificação.
24
Para organizar as informações, a ordenação por sua vez, tem o papel de
facilitar a busca pelos documentos, pois uma atividade pode apresentar um grande
volume documental. Os variados critérios de ordenação facilitam a busca da
informação desejada de maneira ágil e otimizada.
A ordenação abrange os tipos documentais do ponto de vista das consultas
feitas, o processo de classificação os articula entre si, considerando o porquê da
existência desses documentos.
No Brasil, a maior parte das instituições tem seus documentos organizados
por pessoas que não possuem o conhecimento técnico adequado e acabam
ordenando por ordem cronológica/numérica, porém não é suficiente para uma
ligação entre o organismo produtor e a documentação ali registrada ou mantida.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção – ou expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. (GONÇALVES, 1998).
Os documentos de arquivo ficam condicionados a classificação para sua
compreensão, além de uma localização rápida e precisa, feita através da ordenação.
É necessário identificar os documentos de arquivo para que haja organização
e guarda eficaz.
Partindo da classificação e ordenação, podemos estabelecer o plano de
classificação da empresa. Para isso é vital adotar o critério que melhor se enquadra
naquele conjunto documental e pode ser estrutural ou funcional.
A classificação estrutural é a mais aceita, mas apresenta problemas quando
não há uma totalidade das funções e atividades da entidade, quando as funções são
misturadas ou quando há mudanças frequentes em sua estrutura.
A classificação funcional é menos utilizada, porém a que atende melhor à
área arquivística, assim o profissional deve estudar a melhor opção e decidir o
procedimento correto.
Ao elaborar o plano de classificação, a utilização do mesmo deve ser
colocada em primeiro lugar. Esse plano deve obter um nível de generalidade
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contendo simplicidade, flexibilidade e expansibilidade, permitindo adaptações
imprevistas, inclusão de novos documentos e sem dificuldades de aplicação.
É importante verificar se o plano de classificação espelha o conjunto de
atividades da entidade, se é possível a identificação do seu perfil, e se a
hierarquização das classes foi dividida sem sobrepor a outra.
O documento de arquivo de uma instituição é criado ou encaminhado para
atender às funções e atividades daquela empresa. Com isso, esses documentos
tramitam dentro dos diversos setores cumprindo o seu papel até chegarem ao
arquivamento. O protocolo e a expedição de documentos estão ligados a esse
trâmite.
É comum alguns órgãos expedirem documentos em sua maioria de forma
descentralizada, criando uma diversidade de controles, arquivos derivados dos
setores que expediram a documentação,
O protocolo apresenta problemas similares de descentralização de
documentos. As instituições devem apresentar atividades básicas de um protocolo
como receber, identificar e distribuir os documentos.
Quando há uma tramitação inicial pelo protocolo, a classificação pode ser
feita durante esse caminho já preparando para o arquivamento posterior, além de
auxiliar na inclusão do plano de classificação. Assim, será um instrumento
fundamental na Gestão de Documentos.
O plano de classificação na fase corrente deve englobar todos os documentos
da instituição, organizando e classificando, servindo de base para os planos de
destinação e tabela de temporalidade, essenciais para a avaliação de documentos.
Posteriormente, o plano de classificação ajudará na confecção dos planos de
destinação, pois os documentos permanentes são os documentos correntes que
sofreram alterações de seus valores primários e secundários.
Para organizar esses documentos de caráter permanente, é necessário
estudar a história e o funcionamento da instituição que nessa fase é chamada de
arranjo. Caso na fase corrente já tenha sido feita essa classificação, o que seria
ideal, na fase permanente uma revisão e adaptação serão necessárias durante essa
transição de fases, além da ordenação que deve ser refeita de acordo com as
mudanças identificadas.
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No campo empírico a ausência de uma classificação é um problema
detectável, resulta em documentos ordenados de forma errada, repetidos e
armazenados em lugares diversos, não havendo uma preocupação em buscar
conhecimento para um devido arquivamento. Alguns técnicos arquivam por ordem
cronológica, sem identificar corretamente a lombada das pastas, ou apenas
etiquetando as caixas que vão para o depósito externo.
Há uma descentralização da expedição dos documentos, percebendo
diversos controles com a mesma informação. Os documentos que são recebidos
pelo arquivo, são inseridos na planilha sem uma devida descrição do tipo
documental correspondente, fazendo com que o usuário e até mesmo o profissional
tenha que procurar em diversas pastas até conseguir a informação.
A empresa não possui um plano de classificação, e há uma dificuldade por
parte das lideranças em entender a importância de organizar, classificar e criar um
plano contendo toda a hierarquia funcional da empresa, visando uma correta
organização.
2.4.2 Avaliação
A avaliação de documentos é importante para realizar a gestão de
documentos, ela visa liberação de espaço físico através da eliminação de
documentos obsoletos ou cópias desnecessárias. O processo deve contar com as
tabela de temporalidade, porque após um determinado período o acúmulo tornará a
acontecer.
A avaliação, segundo Bernardes é:
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental (BERNARDES, 1998).
A Avaliação consiste em identificar valores definir os prazos de guarda para
os documentos. Ela deve ser feita no momento de sua produção, juntamente com a
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classificação já descrita nesse trabalho, a fim de evitar o acumulo excessivo e
desordenado da produção.
Um grande problema encontrado nas administrações privadas e
principalmente públicas e seus depósitos é o arquivamento cronológico que é feito
logo na autuação dos protocolos, isso resulta numa multiplicidade de documentos
com funções diversas e que dificultam a recuperação completa dessa informação.
A avaliação dos documentos arquivados em ordem cronológica ou numérica
repercute em analisar cada arquivo por vez, em uma massa documental acentuada,
levando um tempo de análise maior.
Percebemos que por conseqüência desse trabalho uma eliminação
desordenada e sem critério, reprodução em outros suportes sem a avaliação
adequada são realizados visando à liberação do espaço físico.
O gasto com recursos técnicos e humanos para esse tipo de trabalho é- por
vezes inútil, pois breve ocorrerá o mesmo problema e com isso novamente gasto
desnecessário para resolver a situação. É importante realizar uma devida avaliação
onde os resultados obtidos possam resolver o problema de espaço, mas com o
devido estudo e análise da informação ali registrada e arquivada.
A avaliação visa à redução da massa documental, agilidade em recuperar
informações, melhor conservação dos documentos, racionalização do trâmite
documental, liberação de espaço físico.
Para implementarmos o processo de avaliação de documentos é necessário:
1) constituição da Comissão de Avaliação de Documentos garantindo legitimidade
ao grupo; 2) Elaboração de textos normativos e procedimentos para avaliação;
3) Estudo da estrutura administrativa e análise de suas funções e atividades;
4) Levantamento da produção documental; 5) Análise do fluxo documental;
6) Identificação dos valores documentais seja administrativo, histórico entre outros;
7) Definição dos prazos de guarda e arquivamento.
Será feito, uma análise da empresa, suas funções e documentos para poder
traçar as metodologias que serão adotadas na classificação e avaliação dos
documentos e seus prazos de guarda.
A avaliação deve ser feita nos conjuntos documentais e não na unidade,
apesar de ser difícil reunir todo o contexto após separações não criteriosas e longe
de um estudo concreto. Os documentos constituem séries documentais, devem-se
identificar seus valores e definições de guarda. O\profissional por sua vez deve
28
conhecer bem as idades e funções do produto para determinar o tratamento e
destino de cada um.
Figura 1– Série Documental
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 19
A competência para avaliar os documentos exige das comissões de avaliação
uma responsabilidade de identificar valores primários e secundários dos
documentos.
As comissões de avaliação deverão ser compostas por profissionais com conhecimentos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. (BERNARDES, 1998, p. 20)
As comissões são divididas em Comissão Central de Avaliação de
Documentos e Comissões Setoriais de Avaliações de Documentos, a primeira tem
por funções coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões
Setoriais, avaliar as propostas de Tabelas de Temporalidade, orientar as decisões
das Tabelas como eliminação e transferência, supervisionar as eliminações dos
documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, provar as amostragens,
propor critérios para organização, racionalização controle da Gestão de
29
Documentos; a segunda por sua vez, deve promover o levantamento e identificação
das séries documentais produzidas e ou acumuladas, elaborar proposta de Tabela
de temporalidade e encaminhar para a CCAD5·, solicitar mão de obra para auxiliar,
acompanhar a rotina de organização, eliminação ou guarda permanente, propor
medidas para a atualização sempre que possível da Tabela de temporalidade,
elaborar a lista dos documentos para eliminação ou guarda permanente, preparar os
conjuntos a serem eliminados, presenciar a eliminação dos documentos, registrando
em ata ou termo de eliminação.
Tudo isso precisa ser apresentado pelo profissional responsável como
importante para uma devida avaliação e futuramente uma eliminação ou guarda
permanente, pois em muitas empresas ainda não percebem a importância desse ato
e fazem sem critérios e com uma agilidade preocupante.
A tabela de temporalidade é um instrumento muito importante para a
avaliação, é nela que será registrado o ciclo de vida dos documentos, deve conter os
prazos de arquivamento na fase corrente, a transferência para o Arquivo
Intermediário e sua destinação final seja eliminação ou guarda permanente. Para
que possa ser aplicada, a Tabela deverá ser aprovada por um responsável da
empresa, e ela deve ser constantemente revisada de forma que não fique estática e
se torne obsoleta e sem utilidade perante a lei. Em caso de Instituição pública a
Tabela deverá ser encaminhada para a instituição arquivística competente.
Após avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados, é importante
lembrar que não se pode fazer sem constar na Tabela de temporalidade com a
devida aprovação. E cabe a cada instituição definir o modo mais correto para
eliminar.
A eliminação deve ser registrada através de um TED - Termo de Eliminação
ou Ata lavrada onde conste o órgão, a série, as datas limite, o quantitativo a ser
eliminado, a data de eliminação, e assinatura dos responsáveis.
5Comissão Central de Avaliação de Documentos
30
Figura 2 – Termo de Eliminação
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 31
Figura3 – Controle de Eliminação
Fonte: BERNARDES, 1998, p. 31
31
Conservar amostragens dos documentos eliminados é recomendável para
guarda permanente.
No estudo realizado, percebeu-se a ausência de uma avaliação criteriosa. Há
uma necessidade de avaliar para liberar o espaço físico de forma correta, e não
resolveremos o problema se por um critério eliminamos hoje, e posteriormente
eliminamos por outro. É necessário realizar um estudo pra isso, e no Estaleiro a
mentalidade é que “separa e joga fora” literalmente, não há uma preocupação em
estudar a história da empresa, o contexto histórico, os documentos e suas funções,
definir prazos de guarda adequados.
Os recursos utilizados são desperdiçados, por vezes preferem fazer errado
por conta de prazos, do que fazer correto uma vez e posteriormente atualizar o
processo.
O pensamento geral é que apenas que rasgando o papel e colocando no lixo,
o espaço estaria liberado, que não há necessidade de mobilizar vários profissionais
para assinar um Termo de Eliminação, e que um quadro com uma temporalidade
padrão resolve o problema.
É necessária uma identificação, avaliação criteriosa para eliminar os
documentos e que os prazos definidos sejam estabelecidos na Tabela de
Temporalidade.
32
3 - ESTALEIRO E SEU ARQUIVO
O Estaleiro XX foi fundado em 2012 para atender à crescente demanda
do setor de petróleo e gás. As atividades principais são construção de navios e
estruturas navais, o primeiro navio construído na empresa entrou em operação em
novembro de 2014.
A missão do Estaleiro é fornecer soluções para os mercados Navais, de
Energia, de Operações Portuárias e de Apoio Offshore, atendendo os prazos e
cumprindo requisitos com Segurança e Qualidade. Sua visão engloba ser a
referência nos mercados de atuação e seus valores englobam a segurança,
disciplina, liderança e engajamento.
As políticas que os norteiam são o comprometimento em planejar, gerenciar e
executar atividades de apoio para as indústrias petrolíferas, e outros serviços do
setor de óleo e gás, naval, de energia, operações portuárias.
A empresa atua nos mercados nacionais e internacionais potencializando
oportunidades de ampliar os negócios; tem a segurança como um valor para que
seus empregados atuem de maneira correta. Possui uma mão de obra em países da
Ásia, e outra parte fica no Brasil.
Desde sua criação, o Estaleiro se comprometeu a assegurar o foco na
satisfação dos clientes, através da prestação de serviços com qualidade e
segurança; atender requisitos legais, contratuais; implementação de ações de
proteção ao meio ambiente, de combate à poluição, redução de resíduos entre
outros. Ele visa à segurança de seus profissionais, e evitando ao máximo os riscos
de acidentes, porém ainda falta um olhar mais específico para a documentação ali
mantida, um incentivo que comece nas políticas e atinja toda a mão de obra do
mesmo.
O ministério do trabalho, classifica o estaleiro com nível quatro em relação a
periculosidade, e por isso os requisitos de segurança na área industrial são
altamente cobrados e monitorados.
O Estaleiro agora possui o TUP - Terminal de Uso Privado autorizado pela
Secretaria e Portos da Presidência da República juntamente coma ANTAQ - Agência
Nacional de Transportes Aquaviários, podendo assim, atuar como plataforma de
apoio logístico à indústria naval; de petróleo e às atividades offshore, consolidando
em seu complexo industrial serviços e facilidades portuárias. Isso possibilita ser
33
considerado Porto de Niterói e faz com que as atividades da empresa sejam
expandidas e requisitadas por outros públicos.
3.1 ARQUIVO DO ESTALEIRO XX.
O Arquivo intitulado CEDOC, fica situado em um container no terceiro andar
do estaleiro. Ele custodia documentos em uma extensão de 15 metros
lineares contendo estantes de ferro, pastas com quatro furos, caixas arquivos e
pastas dois furos com bailarinas.
Os documentos arquivados estão nos formatos A0, A1, A2, A3 e A4; incluem
documentos dos projetos e desenhos da estrutura do estaleiro como:
sites instructions6·; desenhos de engenharia (tubulação, elétrica, estrutura e
instrumentação) plantas do canteiro de obras, batimetria do cais, LRF7 de ações
marítimas, normas técnicas de engenharia e qualidade entre outros. Alguns desses
documentos estão dentro de sacos plásticos de quatro furos, outros estão furados e
anexados as pastas.
O CEDOC possui uma arquivista, duas administradoras e duas auxiliares de
arquivo. A sala possui cinco computadores duas impressoras sendo uma copiadora
e escaner, uma impressora ploter para os desenhos maiores. Os documentos
eletrônicos estão mantidos na rede do estaleiro, divididos e subdivididos em pastas,
por projetos navais, assuntos e data; as informações estão duplicadas em vários
tipos de pastas Contem três aparelhos de ar-condicionado e das oito janelas
existentes apenas duas possuem uma proteção contra o sol.
O Arquivo possui um espaço e material bom, porém é necessário que haja
procedimentos adequados para que possa conservar os documentos ali mantidos; é
preciso manter uma temperatura estável, e o controle de umidade e luz que entra no
arquivo, e hoje todas as luzes e ar condicionado são desligados ao fim do
expediente e só religados no dia seguinte.
Há procedimentos do sistema de Gestão para a maioria das atividades
exercidas, ainda faltam alguns serem elaborados para atingir a empresa como um
todo. O CEDOC possui três procedimentos para receber a documentação para
6 Documentos que os engenheiros criam para vistoria das obras, alterações nos desenhos e que futuramente serão cobrados ao cliente. 7 Formulário de Logística.
34
emissão, revisão e aprovação dos documentos e gerenciamento de documentos
técnicos.
3.1.1 QA-I 4.3 - Sistema de Gestão/Instrução de Trabalho - Elaboração, Revisão e
Aprovação de Documentos
Esse procedimento visa estabelecer e definir critérios para elaboração,
análise crítica, aprovação e atualização dos documentos requeridos pelo Sistema de
Gestão do Estaleiro XX, garantindo que as atualizações e alterações sejam feitas de
maneira correta e constante no prazo da obra. Ele diz que as atualizações são de
responsabilidade do originador e que existem padrões simbológicos para alterações
de revisões do documento, exemplo |A2|. Todas as etiquetas possuem formulários
padrão, cada setor possui uma sigla, cada tipo de documento e seu seqüencial para
que quando emitirmos, possamos controlar a entrada e saída dos mesmos.
Exemplo: QA- I - 4 - 1
QA - Setor da Qualidade
I - Instrução de Trabalho
4 - Seqüencial numérico do procedimento
1 – Seqüencial numérico do formulário
O procedimento dita exatamente como devem ser preparados os documentos
para emissão pelo CEDOC, o Arquivo define os códigos juntamente com a
engenharia. Importante que seja, identificados os números correspondentes aos
projetos de plataformas que o estaleiro possui, em caso de desenhos, plantas, entre
outros.
O Estaleiro XX possui vários clientes para atender e o principal deles o Cliente
1, disponibilizou um sistema para inclusão de documentos chamado EDMS, porém
além de ser confuso, difícil o acesso, os documentos não estão atualizados. Os
profissionais se utilizam da rede por ser mais rápida e constantemente atualizada.
35
3.1.2 PR-P 12 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho - Gerenciamento de
Documentos Técnicos
Esse procedimento define a sistemática e critérios adotados no controle de
gerenciamento de documentos técnicos. Possui definições de sistemas de
informação em que o cliente atual disponibilizou para o Estaleiro XX. Os documentos
que são relacionados são os desenhos técnicos emitidos pela engenharia. Podem
ser desenhos do canteiro de obras, desenhos da parte interna o navio, das
tubulações, parte elétrica entre outros.
Exemplo: DE-6001- E-001-000 - A2
DE – Desenho
6001 – Projeto do Estaleiro
E - Disciplina de Elétrica
001 – Sequencial do documento
000 - Sequencial do anexo
A2 – Aprovado, na revisão 2
Quando há a necessidade de criar um documento, o engenheiro solicita a
responsável do CEDOC e ela libera um seqüencial para emissão.
3.1.3 QA-P 4 - Sistema de Gestão/Procedimento de Trabalho – Controle de
Documentos
O principal procedimento para o CEDOC define o controle para os
documentos a fim de garantir que os documentos sejam analisados e atualizados
quando necessário; que as versões atualizadas estejam disponíveis para o uso e a
distribuição controlada; evitar o uso de documentos obsoletos8 e aplicar identificação
adequada nos casos de serem retido por algum propósito. Os tipos de documentos
podem ser desenhos, normas técnicas, planos específicos e consulta técnicas a
alguma peça que pode estar diferente do desenho original.
Para colaboradores que não possuem acesso ao computador, pode-se
solicitar cópia controlada dos documentos através de um e-mail para registro. Após 8 Termo utilizado para indicar que algum documento sofreu revisão, alteração e não pode mais ser utilizado.
36
isso a impressão e um carimbo indicando cópia controlada são feitos e notificados
aos solicitantes.
O procedimento diz que os documentos devem ser armazenados e
controlados de forma ordenada e facilmente rastreável, a armazenagem deve
preservar a integridade dos documentos, que devem estar acondicionados em
pastas suspensas e/ou arquivos com gavetas ou armários.
Todo documento impresso como cópia controlada, acompanha uma GRD –
Guia de Remessa de Documentos identificando o documento, sua revisão,
quem solicitou e quem emitiu. Caso o colaborador precise permanecer com a cópia
obsoleta, é necessário informar ao CEDOC para identificar o documento.
O Arquivo ainda não custodia toda a massa documental, os documentos
do Recursos Humanos, Departamento Financeiro e Jurídico são ainda mantidos em
suas próprias salas. Após um período, colocam em caixas numeradas e enviam para
uma empresa de guarda externa de documentos; não possuem um arquivista
para organizar, identificar o conteúdo dos documentos, que não passam pelo crivo
do CEDOC.
37
4. PROPOSTAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS
O Arquivo apresenta problemas com limpeza precária, não possuem
máscaras, jalecos, equipamentos necessários para uma higienização e proteção
contra agentes inapropriados como insetos e bactérias. A climatização da sala é
deficiente, onde ao final do expediente o ar condicionado e as luzes são
desligados oscilando a temperatura do ambiente e contribuindo para oxidação do
papel. As janelas precisam de proteção contra raios ultravioleta, e vedação das
portas contra insetos; além da visita constante de dedetizadores para limpeza dos
ambientes.
Analisando e vivendo um pouco da realidade da instituição, percebe-se a
necessidade de uma avaliação de toda a documentação, criação de diretrizes para o
devido arquivamento, buscando a preservação e recuperação da informação de
maneira correta e ágil; criação de um plano de classificação e a tabela de
temporalidade para que seja possível estabelecer o tempo necessário de guarda de
cada tipo documental. Nos procedimentos internos é vital que haja padronização da
emissão de documentos, a diminuição de contato do papel e produtos que oxidem
mais rápido (grampos, clips).
Como sugestão e avaliação da documentação existente no CEDOC, o Plano
de classificação ficaria assim:
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Quadro 4 - Plano de classificação
Certificados XX
Certificados de Equipamentos
Certificados de Teste de Carga
Descarte
TED
Documentos do Estaleiro
Batimetrias
Certificados
Documentos do Estaleiro
Documentos de Fornecedores
GRD
Manuais
Planilhas de Controle
FPSO
Documentos de Cliente
Documentos de Engenharia
Documentos do Fornecedor
Documentos do Projeto
Documentos Pasta de teste hidrostático
GRD
Lombadas
Planilhas de controle
Logística
LRF – XX
39
Normas e Procedimentos
Normas Técnicas
Normas Técnicas Engenharia
Normas Técnicas Qualidade
Procedimentos
Offshore
GRD
Lombadas
Planilhas de controle
TUP
Documentos de Cliente
Documentos de Engenharia
GRD
Lombadas
Planilhas de controle
Fonte: Elaborado pela autora
Possibilitando assim nortear o que tem arquivado e como deve ficar a partir de
agora, visando uma futura confecção da tabela de temporalidade, e inclusão de
novos assuntos.
Toda a documentação que tramita no Estaleiro, existe uma GRD9 como
instrumento de controle de saída de documentos, porém há uma necessidade de
que haja uma utilização por parte dos departamentos para enviar os seus
documentos para emissão.
Os procedimentos existentes indicam algumas atividades, mas não
especificam com clareza a Gestão de Documentos adequada, todo o quadro de
temporalidade mantém a mesma informação que todos os documentos são
arquivados por cinco anos e depois arquivamento permanente; não há um estudo
adequado para o documento específico, apenas uma cópia para todos os
procedimentos mudando apenas o título do documento.
Quanto ao meio eletrônico, é necessário que seja implementado um bom
sistema de gerenciamento eletrônico, para manter de forma segura, correta, eficaz
9 Guia de remessa de documentos
40
os documentos ali gerados. O controle é feito por meio de planilhas de Excel onde
há campos desnecessários e falta de outros importantes como controle de
empréstimos de normas técnicas. Apesar de existir o EDMS10, ele é muito difícil de
entender, não tem como pesquisar revisões obsoletas para comparação, não há
uma forma de busca facilitadora.
Existe um trabalho manual de carimbar os documentos a serem impressos
para colaboradores, porém na rede local não há um controle indicando que se a
cópia não sair do CEDOC esse cópia seja controlada ou não. Com isso há um
desperdício de papel e tempo desnecessário sem controle. Há também uma
necessidade de inserir campos com um informativo aos interessados que o
documento "y" foi revisado e atualizado, de forma que esteja sempre garantindo a
eficácia do serviço.
Faz-se também necessária a criação de comissão de avaliação e de seleção
por meio dos principais setores da empresa como jurídico, financeiro, arquivo,
engenharia para averiguar o descarte ou guarda daquele documento, evitando
problemas posteriores; criação de TED - Termo de Eliminação de Documentos para
quando for decido a eliminação legal dos arquivos.
Tudo isso dependerá dos profissionais da área demonstrarem
a importância do arquivo e suas funções para os outros setores através de
seminários, apresentando de forma dinâmica e atrativa a economia de recursos
humanos e financeiros que a empresa terá, o trabalho inicial de identificar, registrar,
será colhido rapidamente na busca correta e eficaz do documento em questão.
Acertar, corrigir, identificar os problemas, preocupando-se com uma Gestão
de Documentos, permitirá um conhecimento dos documentos e um devido controle
documental respeitando a classificação e temporalidade realizada.
10 Sistema Eletrônico de Documentos
41
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O Estaleiro possui uma ótima estrutura técnica de produção, porém precisa
rever prioridades com a sua documentação. Por mais que possuam alguns
procedimentos indicadores de atividades e funções, é necessário um olhar mais
atencioso para o Arquivo a fim de identificar e filtrar a documentação ali produzida e
acumulada.
O CEDOC precisa ser reconhecido como o Arquivo da empresa, sendo parte
importante na tomada de decisões, arquivando a documentação existente pensando
na recuperação da informação de maneira correta e eficaz para seu usuário.
Os profissionais da área devem demonstrar através da boa execução do
trabalho, as propostas futuras e suas melhorias através de uma classificação e
avaliação adequadas. Feito isso a elaboração de um plano de classificação e
futuramente uma tabela de temporalidade servirão de espelho documental para a
empresa e saberá o que realmente é necessário produzir e reproduzir, evitando o
desperdício de trabalho e recursos. Faz-se necessário uma implementação de um
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para administrar melhor a
informação hoje tramitados na rede local.
A Gestão de Documentos é fundamental para melhorar a manutenção,
guarda e recuperação da informação, corroborando para que as atividades sejam
registradas de maneira correta.As instituições necessitam dar atenção para isso.
A Gestão de Documentos em uma empresa precisa estar fundamentada na
teoria arquivística e precisa garantir o controle, acesso à informação, guarda e
recuperação dos documentos, respeitando as fases e a temporalidade do
documento estabelecida na avaliação, otimizando recursos e espaço.
Os profissionais de arquivo precisam vencer as barreiras de massas
documentais acumuladas e não arquivadas corretamente, realizando um estudo
adequado para o não acumulo excessivo de documentos sem avaliação e o
descarte sem uma devida necessidade, mantendo sempre a ética profissional.
42
6. REFERÊNCIAS
Arquivo Nacional [AN] (1995). Gestão de documentos; conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro (Publicações Técnicas, 47). BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gestão documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008. BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo doEstado, 1998. (Projeto Como Fazer, 1). BRASIL. Lei n º 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivodo Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 2). INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: uma renovação epistemológica no universo da arquivologia. Arquivística.net, v. 3, n. 2, p. 28-60, 2007. Disponível em: <http://www.brapci.ufpr.br/brapci/v/5190>. Acesso em: 05 dez 2015. JARDIM, José Maria. Caminhos e perspectivas da gestão de documentos em cenários de transformações. Rio de Janeiro: Acervo. v.28, n.2, p. 19-50, jul./dez., 2015. JARDIM, José Maria. O conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo. v.2, n. 2, p. 35-42, 1987. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e a organização da gestão Documental. Santa Catarina: ACB, v.9, p. 113-122, 2004. Disponível em:<http://revista.acbsc.org.br/ racb/article/view/412/523>Acesso em 02 mar. 2016. PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información:un estudio del RAMP/Programa General de Información y UNISIST y UNESCO – Paris, 1983. – 54 p. RIO DE JANEIRO. Lei nº 5562, de 20 de outubro de 2009 – Dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências. RODRIGUES, Ana Célia. Gestão de documentos: uma abordagem conceitual. 2007. (Apresentação de Trabalho/Conferência ou palestra). Disponível em: <http://www.ejef. Tjmg.jus.br/home/files/publicações/gest_arqui/palestra_ana_celia_rodrigues.pdf> Acesso em: 02 mar 2016.
43
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