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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI

CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ

GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA

INFORMATIZADO SPF DO SETOR

COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA

XYZ

Niterói

2016

2






XYZ

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado

à Universidade Federal Fluminense, como

requisito parcial para obtenção do Grau de

Bacharel em Arquivologia

ORIENTADOR: Prof.ª Lindalva Rosinete Silva Neves

Niterói

2016

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Ficha Catalográfica:

D585 Diniz, Daiane Couto dos Santos.

Gestão de documentos arquivísticos digitais: análise do sistema

informatizado SPF da XYZ / Daiane Couto dos Santos Diniz. - Niterói,

2016.

44 f.

Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –

Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social,

2016.

Bibliografia: f. 42-44

1. Gestão de documentos. 2. Gestão de documentos digitais. 3.

Documento eletrônico.

I. Neves, Lindalva Rosinete da Silva. II. Universidade Federal Fluminense.

Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.

CDD.651.5

4






XYZ

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado à Universidade Federal

Fluminense, como requisito parcial para

obtenção do Grau de Bacharel em

Arquivologia

APROVADO EM: / /

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________

Prof.ª - Orientadora Lindalva Rosinete Silva Neves Universidade Federal Fluminense

______________________________________________

Prof. ª Fátima Justiniano

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________

Prof. Renato Mattos

Universidade Federal Fluminense

Niterói

2016

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Dedico este trabalho aos meus pais Castilho e

Adelir, por terem me dado a vida e pela

inspiração que busquei neles.

Ao meu irmão Juliano, a minha família e

principalmente a minha filha Giovanna.

6

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus por tudo que sou, por me amparar e me dar forças para não

desistir dos meus sonhos objetivos.

Agradeço aos meus pais, por tudo que fizeram por mim, e mesmo que não estejam presentes

entre nós, tenho certeza que estão felizes por verem a pessoa que me tornei.

Agradeço a minha filha Giovanna, pois ela foi a inspiração da grande mudança em minha

vida, inclusive de retornar aos estudos e renovar minhas esperanças e lutas diárias, pois basta

ver seu rosto, percebo que nada foi em vão.

Agradeço a minha ex-sogra Fátima, a quem eu chamo carinhosamente de tia. Pela sua

generosidade e compreensão em me ajudar a prosseguir meu sonho na vida acadêmica, por

cuidar da minha filha para eu poder estudar e nos momentos difíceis me auxiliando

financeiramente em não perder as aulas.

Agradeço ao meu atual esposo Rodrigo, pela paciência em não exigir tanto de mim,

principalmente na reta final, compreender a importância de concretizar esse sonho para mim e

para minha família.

Agradeço aos meus bons amigos: Aline, Bruno, Cecília, Diego e Thaís, que se mantiveram ao

meu lado durante essa caminhada. Ao Bruno e a Cecília com quem compartilhei momentos de

dor e alegria, tanto da vida pessoal quanto profissional, desde o primeiro período. A Aline e

Thaís, pois nos momentos onde fraquejei e tentei desistir, elas me redirecionarem ao meu

propósito. E ao Diego, pelo fato de me fazer rir em qualquer momento, até nos piores,

alegrando a minha vida e fazendo enxergar uma luz no fim do túnel.

Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste

trabalho.

Muito Obrigada!

7

EPÍGRAFE

“ O papel dos arquivistas é também o de agir como memória. ” Jean-

Yves Rousseau

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RESUMO

Este trabalho aborda alguns conceitos da área arquivistica,

enfatizando a Gestão de Documentos Digitais, através de conceitos para

uma melhor compreensão sobre a gestão documental tradicional através

de seus princípios e práticas e a evolução para a gestão da documentação

digital. Tem como objetivo analisar um sistema de gerenciamento

eletrônico de documentos arquivísticos em uma empresa ligada ao ramo

petrolífero do País, a partir de alguns requisitos obrigatórios para o

gerenciamento de documentos digitais, observados no e-ARQ Brasil

(2011)

Palavras Chave: Arquivos. Gestão de Documentos. Gestão de

Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema Informatizado de Gestão

Arquivística de Documentos

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ABSTRACT

This paper approaches some concepts of the archivistical area,

emphasizing Digital Document Management, through concepts for a

better understanding of traditional document management through its

principles and practices and the evolution to the management of digital

documentation. It aims to analyze a system of electronic management

of archival documents in a company related to the country's oil

industry, based on some mandatory requirements for the management

of digital documents, observed in e-ARQ Brazil (2011)

Keywords: Files. Document Management. Management of Digital

Archives. Computerized Document Management System

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LISTA DE ABREVIATURAS

ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas

CENPES – Centro de Pesquisa e Desenvolvimento

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica

e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisito para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica

de Documentos

GED – Gestão Eletrônica de Documentos

ICA – Conselho Internacional de Arquivos

InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Eletronic Systems

NBR – Norma Brasileira

NBR 10067 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico

NBR 10068 – Folha de Desenho – Leiaute e Dimensões

NBR 10126 – Cotagem em Desenho Técnico

NBR 10582 – Apresentação da Folha para Desenho Técnico

NBR 13142 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia

Norma 381 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral

Norma 1710 – Codificação de Documentos de Engenharia

Norma 2064 - Emissão e Revisão de Documentos de Projeto

SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

SIGEM – Sistema Integrado de Gerenciamento de Empreendimento

SINAR – Sistema Nacional de Arquivos

DWG – Extensão de Arquivos de Desenhos em 2D e 3D

JPEG – Método de Compressão de Imagens Fotográficas no Formato de Arquivo

PDF (Portable Documento Format) – Formato Portátil de Documento.

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO....................................................................................................................12

2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS...................................................15

2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS......................................................15

2.2 INFORMAÇÃO..................................................................................................................17

2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO........................................................18

2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO..........................................21

2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL....................................................................21

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS..........................................................................................24

3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU

DESENVOLVIMENTO...........................................................................................................24

3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE

VIDA.........................................................................................................................................26

3.3 A GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL......................................................................28

3.4 GED E SIGAD....................................................................................................................29

3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS.............................................................31

4 ANÁLISE DO SISTEMA SMARTPLANT FOUNDATION DA EMPRESA XYZ.....32

4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO......................................................32

4.1.1 Arquivo da regional RBG/Compartilhado/SÃO/PPCO.............................................33

4.2 O SISTEMA SPF...............................................................................................................34

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................40

6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS..............................................................................41

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1 INTRODUÇÃO

Este trabalho aborda a necessidade premente de qualquer organização para se manter

atuante num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, onde a tecnologia se torna

obsoleta continuamente. A partir da estrutura organizacional da instituição, pode-se observar

como ocorre sua movimentação documental, imprescindível para recuperação das

informações necessárias para as tomadas de decisões. Para isso, deve-se prever de imediato a

confecção da tabela de temporalidade em sua fase corrente para que todos os procedimentos

técnicos sejam adequados contribuindo para o objetivo da instituição que é a adequada

tomada de decisões. Para tanto, torna-se fundamental que haja uma gestão documental bem

executada para que o ciclo vital de documentos possa atender às necessidades

organizacionais, através de um plano de classificação e de uma tabela de temporalidade

eficientes.

Neste estudo, existe uma breve conceituação sobre a gestão de documentos

tradicionais e eletrônicos, porque será apresentado um estudo de caso.

Em virtude das dimensões da instituição, a demanda pelos documentos é imensa e o

arquivo custodia documentos administrativos, jurídicos e técnicos

A reestruturação do arquivo está ocorrendo há pouco tempo, porque a equipe anterior

não tinha a visão da necessidade de se manter os arquivos, de acordo com as normas internas

N-381/2008 rev. 2008 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral (

esta norma interna fixa as condições exigíveis para a execução de desenho e outros

documentos técnicos elaborados para apresentação de projeto). N-1710/2010 rev. M –

Codificação de Documentos de Engenharia (esta norma interna visa uniformizar e

sistematizar a codificação de documentos técnicos de engenharia emitidos em papel ou meio

eletrônico relativos às instalações da empresa XYZ de forma a permitir seu arquivamento

ordenado e facilitar a recuperação de informações); N-2064/2003 rev. C – Emissão e Revisão

de Documentos de Projeto ( esta norma interna fixa as condições exigíveis para a emissão e

revisão de documentos técnicos de projetos em geral, para uso interno e externo à empresa

XYZ). Estas normas foram implementadas seguindo os parâmetros das normas da ABNT

seguintes: NBR 10067/1993 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico (esta

norma fixa a forma de apresentação em desenho técnico); NBR 10068/1987 – Folha de

Desenho – Leiaute e Dimensões (esta norma padroniza as características dimensionais das

folhas em branco e pré imprensadas a serem aplicadas em todos os desenhos técnicos), NBR

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10126/1987 – Cotagem em Desenho Técnico (esta norma fixa princípios gerais de cotagem a

serem aplicados em todos os desenhos), NBR 10582/1988 - Apresentação da Folha para

Desenho Técnico (esta norma fixa as condições exigíveis para a localização e disposição do

desenho, espaço para texto e espaço para legenda, e respectivos conteúdos, nas falhas dos

desenho técnicos) e NBR 13142/1999 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia (esta

norma fixa as condições exigíveis para dobramento de cópia de desenho técnico). As duas

juntamente determinam que toda a documentação produzida e acumulada pelo Órgão seja

submetida à padronização.

A atual equipe vive em um processo de atender a demanda que todo dia chega em

grande quantidade, assim como avaliar a documentação acumulada anteriormente para

padronizá-la e disponibilizar ao sistema para consulta de seus funcionários.

O presente trabalho tem por objetivo abordar a questão da inserção dos documentos

tanto em suporte físico e eletrônico em sistemas de recuperação da informação. Por isso, serão

apontados em linhas gerais os conceitos e práticas arquivísticos para a organização do acervo.

Conhecer o como os órgãos são estruturados, quais são as suas funções e

como eles executam suas atividades revela muito sobre a gênese dos

registros documentais. Além disso a história administrativa é uma fonte para

a definição do organismo produtor. (SOUZA, 2003, p. 256-257).

Assim, a gestão deverá respeitar tanto a documentação tradicional quanto a digital

para que todo e qualquer usuário possa acessa-la, embora o local onde a pesquisa ocorreu tem

90% de sua produção é realizada em meio eletrônico.

Souza, em sua outra obra intitulada Os arquivos montados nos setores de trabalho

e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa

de explicação. Remete a perspectiva da realidade das instituições arquivísticas no Brasil.

Com a visão do grande acúmulo documental sem a aplicação de conceitos e princípios

disseminados internacionalmente, como o respeito aos fundos e a Teoria das três idades. Por

não haver um controle na produção e avaliação de tudo o que é produzido, muitos fundos são

contidos de documentos em duplicata, isso sem atentar para o fato de que algumas instituições

mantém setores ou salas que possuem seu próprio arquivo, onde um respectivo documento é

reproduzido e suas cópias servem de original para cada setor onde é solicitado. A forma de

arquivamento é a mais variada possível, de acordo com o interesse do servidor (usuário) do

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local, não seguindo os princípios de classificação, tampouco possui elementos para a

recuperação da informação para usuários externos.

O acondicionamento dos arquivos de valor histórico recolhidos por instituições de

guarda permanente é mal realizado, pois estes locais não possuem estrutura e suporte para

custodiar tal documentação. E ainda é muito sinuosa a política de preservação documental

para valor histórico ou comprobatório, só se sabe que quando for solicitado, o usuário tem o

direito à informação, mas como a mesma será resgatada é um fator a se trabalhar.

Outro ponto acentuado é a cultura da guarda de documentos em gavetas, pois alguns

funcionários desconfiam da eficiência dos arquivos ou criam laços com a documentação,

tratando-a como sua propriedade, apenas pelo fato de tê-la produzido. Não compreende que o

documento produzido pelo seu trabalho, pertence à instituição e não ao seu arquivo pessoal.

Salienta que tal prática comumente é feita em arquivos públicos. Porém com a

informatização, o cenário arquivístico brasileiro está mudando ainda que timidamente, devido

à substituição mecânica pela eletrônica.

O tratamento técnico dos arquivos ativos e das massas documentais

acumuladas na administração pública brasileira é um dos grandes desafios da

Arquivística no país. A aplicação, ainda não muito comum, do conceito das

três idades documentais é necessária para dar inteligibilidade a esses acervos

(SOUZA, 1997, p.13).

Utilizar autores como Schellemberg, Llansó, Indolfo, Bellotto, Jardim e Duchein, que

abordam em suas obras sobre todo o conceito teórico da Arquivologia, norteando o

pensamento em soluções no tratamento do fundo acumulado. Já autores como Santos,

Rondinelli, Indolfo, Duranti entre outros, abordam o conceito de gestão de documentos e

gerenciamento de documentos eletrônicos estão sendo analisados neste trabalho. E textos de

Brascher e do Cardoso com os temas sobre organização do conhecimento e gestão da

qualidade, como complementação da literatura apresentada.

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2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Os arquivos são produzidos desde a antiguidade. Seus registros eram feitos em pedra,

papiro, tecido e outros. Os documentos arquivísticos foram produzidos e acumulados durante

um longo período sem qualquer tipo de controle. Com o fim da 2ª Guerra Mundial, nos

Estados Unidos com a imensa documentação produzida em larga escala, fez-se necessário

pensar no surgimento da Gestão de Documentos para lidar com o acúmulo documental desse

período.

A forma de documento digital surgiu no início da era da informática, nos primórdios

dos anos 60, os computadores contribuíram para a produção sem controle de documentos. Os

arquivos sofriam com os problemas de manutenção de integridade, uma das características

que preserva a autenticidade. Quem se ocupava em destinar os arquivos físicos, se viram

numa nova realidade: a de preservar os dos documentos digitais.

A partir disto apresentaremos ao longo deste capítulo as definições dos conceitos da

Arquivologia, sua origem e termos correlatos.

2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS

O Manual dos Arquivistas Holandeses (1975, p.13) define arquivo como “conjunto de

documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por

determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais

documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário”.

Se assemelhando muito com o que foi descrito no Manual de Arquivística (Associação

dos Arquivistas Franceses, 1970, p. 23, apud Jardim e Fonseca, 1998, p. 122), arquivo seria:

[...] o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo

administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, que tenha automática e

organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades.

De acordo com, o art. 2º da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, são considerados

arquivos, os conjuntos documentais “ produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições

de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,

bem como por pessoa física qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos

documentos”.

Segundo Duchein (1992, p.03), os arquivos são:

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[...] o conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos

orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa

física ou jurídica, em razão de suas funções ou de suas atividades.

Para Jardim e Fonseca (1998, p. 124) o arquivo é o “conjunto de informações

institucionais ou orgânicas, quaisquer que sejam sua data de produção, seu suporte material,

sua natureza, acumuladas por uma organização (ou pessoa física), em decorrência das suas

ações.”

Paes (2004, p. 20) enfatiza que a função básica do arquivo é “tornar disponíveis as

informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.

Schellenberg(2006, p.41), em sua obra Arquivos Modernos, define o arquivo como:

Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido

considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de

referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para

depósito, num arquivo de custódia permanente (SHELLENBERG, 2006, p.

41).

Delmas (2010, p. 56) define arquivo como “os documentos reunidos por uma pessoa

ou instituição em razão das suas necessidades, formando assim, um conjunto solidário e

orgânico denominado fundo de arquivo, sendo conservado para usos posteriores”.

No Glossário Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p 6) afirma que

Arquivo (fundo) é “o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,

independentemente da natureza do suporte”. Há ainda, uma definição de arquivo como

instituição (CTDE, 2014, p.6): “Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o

processamento técnico, a conservação e o acesso ao documento arquivístico”.

O Projeto InterPARES 3 (2012) apresenta as seguintes definições de arquivo:

agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação

dos documentos arquivísticos selecionados para a preservação

permanente; lugar onde serão mantidos os documentos arquivísticos

selecionados para a preservação permanente; conjunto de documentos

produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou

organização na condução de seus negócios, e preservados.

O glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 7) define arquivo

digital como conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa

de computador e armazenada em suporte apropriado.

Após a leitura desses textos, é possível avaliar que arquivos seriam aqueles conjuntos

documentais acumulados ou produzidos, por uma instituição ou pessoa, no decorrer das suas

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atividades. Manter registros e informações ordenadamente agrupadas, de modo que não se

perca o seu caráter orgânico. Portanto, se registra para se recuperar posteriormente o

documento.

Sabe-se que o termo arquivo é utilizado tanto para os documentos, como para

nomear o local (Instituição) e também nomeia o armário onde se organiza são acondicionados

os documentos.

2.2 INFORMAÇÃO

O termo “informação” é originário do latim informatio, tendo na tradução o

significado: modelar, dar forma. Em português, no Dicionário Michaelis online o seu

significado consta como o ato ou efeito de informar.

Para a realidade arquivística nem toda informação é informação arquivística.

“Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho

funcionalmente inter-relacionados” (THOMASSEM, 2006, p.6)

O Projeto InterPARES 3 (2012) define informação como “conjunto de dados

organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”. E no InterPARES 2

(2007) considera informação como um “conjunto de dados destinados à comunicação através

do tempo e do espaço”.

O Conselho Internacional de Arquivos - CIA (2013) apresenta o conceito de

informação em duas partes: ”1. informação registrada, codificada em forma analógica ou em

dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; 2.

Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como

cartões perfurados, disquetes ou documentos digitais”.

O Glossário da CTDE (2014, p. 25) define informação como “elemento referencial,

noção, ideia ou mensagem contidos num documento “(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.

107).

Rondinelli (2013, p. 55) enfatiza que a palavra informação, “na linguagem cotidiana, é

imediatamente associada à notícia, acontecimento. Trata-se de um fenômeno básico da

sociedade humana desde sempre”. Porém para a atualidade, a sociedade se tornou tão

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abrangente com o uso das novas tecnologias que o termo informação se elevou ao nível de

sociedade da informação.

2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Qualquer informação afixada em um suporte é considerada documento, mas para a

Arquivística, nem todo documento pode ser considerado documento de arquivo. O conceito

de documento possui várias definições que serão expostas em seguida, para um melhor

entendimento. Este material está Disponível em: http://michaelis.uol.com.br/busca?id=xRVld.

Acesso em 11/07/2016.

Na obra de Schellenberg (2006, p. 41), ele define documentos como:

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies

documentárias, independentemente de sua apresentação física ou

características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou

privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas

atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela

entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua

política, decisões, métodos,

operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos

dados neles contidos (SCHELLEMBERG, 2006, p.41).

Para Duranti (2005, p.7), documento é “informação afixada a um suporte numa

determinada forma”. No mesmo texto, ela define que documento arquivístico como “qualquer

documento criado, produzido ou recebido e retido para ação ou referência, por uma pessoa

física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa

atividade”.

Negreiros e Dias (2008, p. 4) afirmam que independente de ser ou não um documento

eletrônico, para ser um documento arquivístico o mesmo precisa respeitar os princípios e as

características dos documentos arquivísticos convencionais.

O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73) explicita documento como “uma

unidade de registros de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”. Essa mesma

definição é defendida pelo Glossário CTDE (2014).

Lacombe e Silva (2007, p. 115) defendem que documento arquivístico é o registro

rotineiro das atividades desenvolvidas por uma instituição ou pessoa no cumprimento de sua

missão, servindo para apoiar essas atividades, que está fixado em um suporte e tem relação

http://michaelis.uol.com.br/busca?id=xRVld

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com os demais documentos produzidos por esta instituição ou pessoa. Dessa forma, o registro

produzido, tramitado e armazenado em formato digital das atividades de uma instituição ou

pessoa de ser identificado como um documento arquivístico digital.

Delmas (2010, p. 56) considera que não é qualquer documento que pode ser

considerado como de arquivo. O documento de arquivo é o instrumento de uma ação e, como

tal, possui três qualidades: ele é necessário, pessoal e preservado.

O e-ARQ Brasil (2011, p.16) descreve a importância dos documentos arquivísticos e

sua aplicabilidade nas instituições. São instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e

prestação de constas aos órgãos e entidades, e posteriormente são fontes de prova, garantindo

os direitos dos cidadãos e testemunho de ação, sendo necessária a adoção de procedimentos

rigorosos para garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos, assim como seu

acesso contínuo.

O Projeto InterPARES2 (2012) define Documento como “uma unidade indivisível de

informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma síntese

estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.

Rondinelli (2013, p. 25) aborda que “um dos caminhos para se chegar ao conceito de

Documento pode ser o filosófico, no qual duas vertentes se complementam, a semântica e a

etimológica. A primeira corresponde ao conteúdo do conceito e envolve uma questão

definicional. Já a segunda corresponde ao nome do conceito e envolve uma questão

denominacional”.

O projeto InterPARES3 (2012) aborda que o documento arquivístico é documento

elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal

atividade, e retido para ação ou referência. No InterPARES 2, sua definição é um pouco

diferenciada, no caso, documento arquivístico como qualquer documento produzido (isso é,

elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou

jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal

atividade.

Rondinelli (2013, p. 144) destaca que o termo documento de arquivo é utilizado nos

países de língua inglesa e o termo documento de arquivo é mais utilizado nos países latinos, a

exemplo do Brasil. Abordando que é mais uma questão de tradução, pois a definição para

ambos é a mesma.

O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletronicos (2014, p.18) define que

documento arquivístico é documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma

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atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou

referência.

Com base nas leituras acima, podemos destacar algumas características que

diferenciam os materiais. Documento seria toda informação registrada em um suporte (papel,

pedra, livros, etc.), enquanto documento de arquivo teriam continuidade e relação com a

atividade da pessoa que o produziu e devem permanecer íntegros e relacionados.

Cabe ressaltar que os documentos de arquivo têm algumas características específicas

tais como: imparcialidade; autenticidade; naturalidade; organicidade; unicidade.

Duranti (1994, p. 51) afirma que a primeira característica é a imparcialidade, que diz

respeito ao fato dos documentos serem verdadeiros e livres de suspeitas, pois foram feitos sem

a intenção de informar para a posteridade. Os documentos devem ser registros fieis dos fatos e

ações.

Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de

preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para

desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas

processuais) asseguram que não são escritos na intenção ou para a

informação da posteridade, nem com a expectativa de serem expostos com o

receio do olhar do público (Duranti, 1994, p.51)

Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia: os

documentos são produtos de rotinas processuais que visa ao cumprimento e determinada

função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e

conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir

destas rotinas estabelecidas (Duranti, 1994, p.51).

Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas

acumulados nas administrações, em função de seus objetivos práticos (Jardim, Fonseca, 1998,

p. 126.) Isto é, os documentos são acumulados naturalmente, de acordo com a produção da

instituição ou pessoa que o gera, com a função de atender aos objetivos da administração.

Organicidade: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das

transações para as quais foram criados. Eles são ligados por um elo é criado no momento em

que são produzidos ou recebidos (Fonseca; Jardim, 1998, 126). Significa que o conjunto ou

unidade criada não pode perder os inter-relacionamentos entre os documentos e também o

fundo não pode ser desmembrado, pois perderia seu sentido.

Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental

do grupo ao qual pertence (Duranti, 1994, p. 52). Essa passagem retrata que um único

documento pode ser localizado no grupo que está inserido, poderá ter cópia do mesmo

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documento em outros grupos, se tornando único em cada grupo. O que não pode ocorrer são

várias cópias de um mesmo documento inseridos em um único grupo, formando duplicatas.

Devido a essas características específicas, os registros documentais cumprem seu

objetivo de detentor da informação verídica e valor probatório.

2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO

No Glossário do Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 19) existem

duas definições similares para esses termos. Documento Digital é toda informação registrada,

codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. E

o Documento eletrônico é toda informação registrada, codificada em forma analógica ou em

digito binários, acessível e interpretável, por meio de um equipamento eletrônico.

2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL

Duranti (2005, p. 7) define documento arquivístico digital como documento

arquivistico produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma

eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica, porém retida em

papel é um documento arquivistico em papel, enquanto uma carta recebida em papel, porém

escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico

digital.

No Projeto InterPARES 3 (2012) afirma que documento arquivistico digital é um

documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.

Rondinelli (2013, p. 235) afirma que Documento Arquivístico Digital “...deve possuir

as mesmas características que apresentava no formato papel. Forma fixa e conteúdo estável,

relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas: autor,

redator, destinatário, originador e produtor”. O que ela explica nesse trecho é que para ser

considerado como Documento Arquivístico Digital, o documento deve manter as mesmas

características estáveis que possuía no momento que foi criado e salvo (características

vinculadas à Diplomática).

No Projeto InterPARES 2 (2012) descreve duas características que determinam a

apresentação estável do documento. São elas: forma fixa e conteúdo estável.

22

Forma fixa: qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma

aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.

Conteúdo estável: Características de um documento arquivístico que torna a

informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas

por meio de acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.

O conceito de conteúdo estável é simples, quando comparado ao conceito de forma

fixa, pois o ultimo descrito significa que a mensagem transmitida por um documento

arquivístico digital será exibida com a mesma apresentação documental de quando foi

elaborado ou recebido e salvo pela primeira vez. Portanto a apresentação digital (formato do

arquivo) pode mudar, mas sua apresentação documental não, por sua forma documental não

mudar.

Além dessas duas características, a forma documental possui regras de representação

de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto

administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental possui

tantos elementos extrínsecos quanto intrínsecos.

Elementos intrínsecos: elementos de um documento arquivístico que expressam a

ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas

na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a (s) data (s) de

produção e transmissão etc.

Elementos extrínsecos: elementos de um documento arquivístico que constituem sua

aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens,

sons, layouts, hiperlinks, resoluções de imagens, assim como selos, assinaturas digitais,

carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d’água digitais, logotipos, timbres, etc).

Duranti (2005, p.10) acrescenta outras quatro características que mantem a

estabilidade dos documentos arquivísticos digitais. São elas: autenticidade; autenticação;

confiabilidade e precisão.

Autenticidade: é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de

que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado e corrompido. Sendo de

responsabilidade tanto do autor quanto do conservador.

Autenticação: é uma declaração de autenticidade, resultante tanto na inserção como

do acréscimo ao documento de um elemento ou de uma afirmação.

Fidedignidade: é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um

fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados. Essa responsabilidade é do

produtor do documento em avaliar a completude, a autoridade e a capacidade do autor.

23

Precisão: é uma característica introduzida pelo InterPARES 2, se refere a exatidão do

conteúdo, em grande parte dependente da competência do autor e dos controles sobre o

processo de registros de dados.

24

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos tem como missão a economia e eficácia da administração à

qual faz parte. A Gestão de documentos começou a se desenvolver nos Estados Unidos no

período pós-guerra. Surgiu devido à grande produção de documentos em suportes e formatos

distintos, sem a necessidade que houvesse uma forma de eliminar os que não teria serventia

posteriormente.

Com a produção desenfreada de diversas formas documentais. Houve a necessidade de

criar políticas arquivisticas, assim como estipular os conceitos de Gestão de Documentos.

Para selecionar os documentos que deveriam ser preservados e eliminar aqueles que não

teriam valores comprobatório ou histórico para as Instituições.

Para os arquivistas do século XXI, um dos grandes desafios seria: gerenciar os

documentos eletrônicos e manter as características dos documentos arquivístico digital.

Este capítulo trata a origem do conceito de Gestão de Documentos, assim como o

conceito de records management. (Gestão de Documentos), termo criado pelos americanos

verificar a gestão de documentos no Brasil, O Conarq e o uso dos sistemas, entre outros

assuntos.

3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU

DESENVOLVIMENTO.

De acordo com Llansó (1993, p.47), a Gestão de Documentos ou Records

management sempre foi praticada desde os primórdios dos tempos. No entanto, o conceito

começou a ser idealizado no início do século XX, nos EUA, antes da Primeira Guerra

Mundial, se concretizando após o fim da mesma devido à grande produção de documentos

que ocorreu durante e após o seu término.

Jardim (1987, p. 36.) aborda em sua obra sobre a dificuldade que os EUA e o Canadá

possuíam em preservar tudo o que era produzido. Pois a prática de armazenamento já existia.

Entretanto uma teoria ou estudo que conceituasse o que seria Gestão de Documentos, só

surgiu após a 2ª grande guerra, devido à necessidade de racionalizar a produção e guardar

somente os documentos necessários.

[...] embora sua concepção teórica e aplicabilidade tenha se desenvolvido

após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos EUA e Canadá, a Gestão de

25

Documentos possuía raízes já no final do século XIX, em função dos

problemas então detectados nas administrações públicas destes dois países,

no que se referia ao uso e guarda (JARDIM, 1987, p. 36).

Llansó (1993, p. 69) afirma que nos Estados Unidos, em 1926, o Congresso decidiu

construir um edifício onde se centralizaria todos os documentos. Além disso, o Congresso

votou a lei National Archives Act no ano de 1934. Esta lei previa a criação do Arquivo

Nacional e a concentração e preservação dos arquivos do governo que possuíam valor

administrativo e histórico, bem como decidia sobre a tramitação, transferência e destruição

dos documentos pelos quais não houvesse interesse. Após esse feito, foi criada uma comissão

averiguadora que identificou em 1938, 1.500 km de documentos federais, e no ano de 1940, a

comissão consegue a transferência de 17 km dos documentos e no ano seguinte diminui o

volume documental em 50% da capacidade total do Arquivo.

Llansó (1993, p. 71) explica que com a entrada dos Estados Unidos na 2ª Guerra

Mundial, o Arquivo supera os 150 km de fundos de documentos e cabe aos arquivistas

criarem novas comissões para resolver essa situação descontrolada. Em 1945, se avalia que a

massa documental acumulada pelas administrações federais é de 7000 km, oito vezes a mais

que a capacidade dos Arquivos Nacionais. Devido a este e outros assuntos que se tornaram

cada vez mais impraticáveis e sendo assim, foi instaurada a Comissão Hoover.

Para Lhansó (1993, p. 72), o records management não era considerado um programa,

e só começou a ser chamado assim após a formação de uma força tarefa dirigida por Emmet J.

Leahi (diretor do National Records Management Concil), onde era aconselhado às empresas

privadas a gerenciar seus arquivos conjuntamente. A formação de uma força tarefa foi

apresentada na Comissão Hoover e tinha as seguintes recomendações: um organismo

chamado Federal Records Administration assumiria os Arquivos Nacionais e depósitos

intermediários, se responsabilizando por gerenciar os depósitos interministeriais, além de

promover reformas e economia na tramitação dos arquivos correntes; assegurar que uma

autoridade legal administrasse desde a criação até sua eliminação ou guarda dos arquivos

correntes do governo; e por último nomeasse um gestor documental (Record management

officer) em cada administração, conduzindo as normas estabelecidas na comissão, embrião do

futuro Records Manager, estabelecido pelo Federal Records Act de 1950.

A partir da Comissão Hoover, o conceito de Gestão de Documentos é efetivamente

implantado nos EUA, trazendo quatro consequências: a noção de records management é

oficialmente reconhecida; cria-se um serviço especial junto aos Arquivos Nacionais; esse

serviço e as administrações recebiam responsabilidades complementares; a criação e

26

oficialização dos records centers. Entretanto, apesar dessas medidas, ocorre uma nova

proliferação de documentos como consequência da guerra da Coréia, provocando a abertura

da segunda Comissão Hoover.

Llansó (1993, p.75) afirma que a segunda comissão Hoover foi novamente presidida

por Emmet J. Leahi, e foi denominada paperwork management, pois o termo record

manegement era sinônimo de eliminação e transferência, e a preocupação nessa reunião era

com a gestão imediata dos arquivos correntes. Ao final da mesma, foi relatada ao NARS

(National Archives and Records Services) a missão de assumir as responsabilidades que ali

foram definidas.

Em uma década desde a primeira comissão atingiu os três objetivos primordiais: a

administração liberou um enorme volume de documentos, conseguindo um saldo positivo de

260 km de papéis livres; os records centers se estabelecem, pois cada record center suporta o

triplo do espaço que possuía nas oficinas (antigo local de guarda dos documentos); limitação

da produção dos documentos e controle direto e indireto das eliminações, garantindo tudo o

que realmente deverá ser conservado.

3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE VIDA

O Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE, 2004, p.90) define Gestão de

Documentos como:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente. Também referida como administração de documentos.

Para Jardim, o conceito de gestão de documentos significa o ciclo de vida: "[...] a

gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem

eliminados ou recolhidos para o arquivamento permanente" (JARDIM, 1987, p. 36).

Nesse trecho, o autor supracitado afirma que a gestão de documentos deve contemplar

todo o ciclo de vida dos documentos, isto é, o documento deve ser controlado desde a sua

criação até sua avaliação para eliminação ou guarda permanente, para que seu objetivo maior,

o de eficiência e eficácia seja concretizado.

27

Rhoads(1989,p.3) enfatiza que um programa de gestão documental ou gestão de

documentos é tornar eficaz, quando se exige a participação da direção da Administração

Nacional de Arquivos, assim como de diversos organismos na execução do programa.

Um programa de gestão de documento eficaz requer uma direção pela

autoridade central pública, de preferência o arquivo de administração

nacional, além da participação ativa de várias agências de implementação do

programa (RHOADS, 1989, p. 3).

Rhoads (1989, p. 02) considera que o ciclo de vida documental compreende três fases

para atingir a economia e eficácia, que são eles: produção; utilização e conservação

destinação.

Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da

informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.

Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de

recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento

reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais

e de uso de automação e reprografia nestes processos.

Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de

programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação

e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

Ainda sobre a pesquisa realizada por Rhoads (1989, p. 16), ele afirma que existem

quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documento: o nível mínimo, mínimo

ampliado, intermediário e máximo. E que os mesmos devem ser avaliados para sua integração

as instituições detentoras de arquivos.

Nível mínimo: o governo deve contar, ao menos com programas de retenção

e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo

nacional daqueles de valor permanente.

Nível mínimo ampliado: é complementar ao primeiro, com o acréscimo da

existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

Nível intermediário: compreende os dois primeiros, e inclui adoção de

programas básicos que consistem geralmente em elaboração e gestão de

formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de

correspondência e um programa de documentos essenciais, assim como o

planejamento de sua proteção em casos de catástrofe.

Nível máximo: compreendem a todos os níveis anteriores juntamente com a

gestão de diretrizes, correspondência e telecomunicações, máquinas

copiadoras, sistemas de informação sobre a gestão (MIS), e tratamento de

textos para a preparação de correspondência, informes e diretrizes para

relatar os formulários.

28

3.3 - A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL.

A lei 8159/91, no art. 3º, consolida o conceito de Gestão de Documentos no Brasil:

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"

Esta lei define a gestão de documentos desde a sua criação até sua destinação final,

avaliando o documento em cada etapa que for cumprir o ciclo vital dos documentos.

A definição, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE 2004, p.

90), sobre Gestão de Documentos:

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente

e intermediária, usando sua eliminação ou recolhimento para a guarda

permanente. Também referida como administração de documentos.

De acordo com Jardim (1987, p.39), no Brasil, as instituições arquivísticas foram

influenciadas pelos países europeus, por isso seu modelo de gestão é bem diferente da visão

norte-americana. As instituições públicas brasileiras apresentam características comuns em

sua atuação, já que são organizações voltadas para a guarda de documentos, que não foram

submetidos a processo de avaliação do seu valor secundário. O autor há três décadas

constatava que a documentação produzida e acumulada muitas vezes ficava sem organização

ou tratamento por falta de pessoal, espaço físico e a legislação. O autor concluiu que o país

estava mais próximo do século XIX do que do XXI.

Jardim (1987, p.40) descreve vários exemplos onde a administração brasileira possui

ricos acervos com informação histórica essencial para a preservação, entretanto não se é dado

o tratamento adequado aos mesmos por não haver uma gestão documental semelhante aos dos

países mais desenvolvidos na gestão documental (EUA e Canadá), devido ao pouco

investimento na preservação da memória. Para que o Brasil possa controlar os documentos

públicos, deve construir metodologias específicas de acordo com a tradição administrativa

brasileira.

Elaborar diretrizes quanto ao recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de

documento de uso corrente. Elaborar procedimentos básicos para avaliação e seleção de

grandes acervos desorganizados. Elaborar procedimentos básicos para a recuperação de

29

informações contidas em massas documentais com valor intermediário e permanente que

foram mantidas de forma dispersa.

No Brasil, com a Lei 8.159/1991, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ) e foi reestruturado o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – foi criado a partir da Lei 8.159 do

ano de 91, e tem como objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados. É

um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional.

O SINAR – Sistema Nacional de Arquivos – tem o CONARQ como órgão central e

em sua composição integram o Arquivo Nacional, aos arquivos dos poderes Executivos,

Legislativo e Judiciário federais, os arquivos estaduais e municipais. Ainda podendo integrar

as pessoas físicas e jurídicas de direito privado, perante acordo com o CONARQ. A finalidade

do SINAR é implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo

com as diretrizes e normas estabelecidas pelo CONARQ. Promovendo a gestão, preservação e

acesso às informações e os documentos competentes ao SINAR.

Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/. Acesso em 12/07/2016

3.4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) e SISTEMA INFORMATIZADO

DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)

Segundo o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011, p. 10), o Gerenciamento Eletrônico de

Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é:

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não

estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes

funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada

em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto,

imagem ou som, planilha etc. O GED ainda pode englobar tecnologias de

digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de

formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras

O Glossário da CTDE (2014, p.33) define SIGAD como:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de

gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável

em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem

documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/

30

De acordo com o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2010, p.10), o Sistema Informatizado de

Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de procedimentos e operações

técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a

destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em

um sistema informatizado.

Isso significa que o SIGAD é categorizado como um software desenvolvido para

produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo. Um SIGAD pode

ser composto por um ou vários softwares integrados. Mas para garantir o seu sucesso,

depende de uma prévia implantação de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.

A distinção entre esses dois sistemas é a seguinte: GED trata os documentos de

maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte da concepção orgânica, buscando a inter-

relação dos documentos e como reflete nas atividades da instituição que os criou. Outra

distinção é quanto ao fato do GED raramente incorporar o conceito arquivístico de ciclo de

vida dos documentos.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente

da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Os requisitos que

caracterizam o SIGAD são:

Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos

arquivísticos;

Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais

do documento arquivístico como uma unidade complexa;

Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação

orgânica entre os documentos;

Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos

desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de

procedimentos, documental e tecnológico);

Integração entre documentos digitais e convencionais;

Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles

considerados de valor permanente;

Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;

Gestão de preservação dos documentos

31

3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS

No texto do CONARQ (2011, p.9) o e-ARQ Brasil é definido como:

Especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/

recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos

próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade, autenticidade e

acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a

identificação de documentos arquivísticos digitais.

Após a 2ª Guerra Mundial, a tecnologia produzida pelo computador deixou de ser

usada só pela força militar e se expandiu para as instituições públicas e privadas. Entretanto

até os anos 70, eram poucos os profissionais capacitados que dominavam os programas de

hardware e software dos computadores. Na década seguinte, surgiram dois grandes avanços:

os computadores pessoais e as redes de trabalho (dando ênfase ao último item, pois com a

evolução tecnológica, potencializou o uso da internet). Nos anos 90, devido as inovações e

mudanças na tecnologia, os meios para disseminar os registros e a comunicação nas

instituições (CONARQ, 2011).

Os documentos dessas entidades que até o momento eram produzidos manualmente,

passam a ser produzidos em formato eletrônico e armazenados digitalmente. Com essas novas

características, as entidades físicas se tornam lógicas. E assim começam a gerenciar os

documentos físicos e digitais por meio de um sistema informatizado, denominado

gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens no que se refere à

produção, transmissão, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretam

alguns problemas. A simplicidade de criação e transmissão de documentos

traz como consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos

administrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. A

facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autorizadas que

podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011,

p.16).

O texto apresentado destaca que apesar das novas possibilidades conquistadas com os

arquivos digitais, é necessário estar atento a diversos fatores que podem ameaçar a

autenticidade, a preservação e o acesso.

32

4 ANÁLISE DO SISTEMA SPF DA EMPRESA XYZ

Este capítulo baseia-se em breve estudo de caso onde analisa um setor regional de uma

empresa estatal ligada ao ramo petrolífero para a qual será usado o nome fictício de XYZ, em

virtude da impossibilidade de utilizar o nome real da empresa. E essa regional utiliza o

sistema SPF para a organização de arquivos.

O capítulo apresenta um breve histórico da empresa XYZ, seu arquivo e o sistema de

gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Pretende-se realizar uma análise

comparativa a fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados do sistema de

gerenciamento utilizado pela empresa estão de acordo com as orientações da publicação do

CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos nomeados como “Modelos de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ

Brasil.

4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO

A empresa XYZ foi no ano de 1954, com sede localizada no centro do Rio de Janeiro

e possui filiais espalhadas pelo estado do Rio de Janeiro, em outros estados do País e pelo

mundo. É uma entidade mista e que atua no ramo de pesquisa, refino, transporte,

comercialização e distribuição de petróleo. Sendo uma das maiores empresas petrolíferas do

mundo.

A missão da empresa XYZ é atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura

e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às

necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde

atua. Seus valores são de ética, transparência, credibilidade e combate a corrupção.

Os setores da empresa XYZ possui vários setores que abrangem diversos

departamentos das áreas administrativa; jurídica e especializada. O sistema SmartPlant

Foundation é utilizado nas unidades que possuem o setor de arquivo especializado (técnicos).

A regional onde será analisado o sistema, fica localizada na Ilha do Fundão, denominada

Regional Baía de Guanabara ou RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO.

33

4.1.1 Arquivo da regional RBG//COMPARTILHADO/SAO/PPCO

A Regional RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO até o ano de 2012, não possuía

um setor arquivo, para a guarda de seus documentos produzidos ou recebidos. A

documentação era arquivada pelos funcionários de maneira descentralizada. No decorrer

desse ano, foi compreendida a necessidade de criar um local onde concentra-se seus arquivos,

com profissionais ligados à área.

Foram contratados dois profissionais da Ciência da Informação. Uma bibliotecária e

um arquivista, que ficaram responsáveis por estruturar o setor de Arquivo Técnico da RBG.

Desde então, eles pesquisaram e contrataram o sistema aqui já citado, além da contratação de

estagiários dos cursos de Graduação em Arquivologia para organizar a documentação

recebida.

O setor de Arquivo Técnico é responsável por alimentar as informações contidas nos

documentos ao sistema, assim como a inserção dos arquivos referente a reformas e novas

construções dos projetos formulados pelos técnicos. O programa SPF foi adaptado para

atender a todos os funcionários da regional que integram a equipe e que possuam acesso à

interface.

O arquivo é constituído com documentos desde a construção do Centro de Pesquisas e

Desenvolvimento (Cenpes), no final dos anos 60. E da construção da Ampliação do Cenpes,

nos anos 2000, assim como a documentação recebida da reforma no Conjunto do Caju.

Contabilizando em torno de 123732 documentos, sendo que 90% desse total são digitais, que

anteriormente estavam armazenados em outro sistema, o Sistema Integrado de Gerenciamento

de Empreendimento – SIGEM, e esse sistema de gestão de documentos pertence ao Setor de

Engenharia. Estima-se que 17% desses documentos foram migrados para o sistema

SmartPlant Foundation.

Existe uma outra parte da documentação (tratada pelo Arquivo Técnico) que está em

outra ferramenta de GED denominada AIM Directa. Essa ferramenta era utilizada na regional

até o ano de 2011. Os documentos armazenados nessa base estão, gradativamente, sendo

migrados ao SmartPlant Foundation, pois muitos arquivos possuem inconsistência em seus

dados ou sem arquivos no formato digital.

O critério para enviar as cópias em formato físico para a empresa de guarda

permanente. A cópia em formato digital gravada em CD fica no setor de Arquivo Técnico,

contendo todas as suas especificações. Sendo produzido pelos responsáveis do Arquivo

Técnico.

34

4.2 O SISTEMA SPF

O sistema SPF é um programa de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos,

desenvolvido para armazenar, conservar e preservar documentos técnicos e teve sua licença

comprada para se utilizar ao arquivo técnico de um setor específico da empresa XYZ. Esse

sistema também foi responsável pela migração do sistema mais antigo, mantendo os

documentos organizados e sem perda de conteúdo.

Quadro 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo sistema de

gerenciamento de documentos da empresa XYZ

1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos

1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD

Item 1.1.1: Um SIGAD tem que incluir e ser

compatível com o plano de classificação

do órgão ou entidade.

O plano de classificação dos integrantes do SINAR

deve estar de acordo com a legislação e ser

aprovado pela instituição arquivística na esfera de

competência específica.

A empresa não possui plano de classificação logo, os

outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados

Item 1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a criação de

classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do

plano de classificação de acordo com o método de

codificação adotado.

Por exemplo, quando se adotar o método decimal

para codificação, cada classe pode ter no máximo

dez subordinações, e assim sucessivamente.

A empresa não possui plano de classificação logo os

outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.

Item 1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a usuários

autorizados acrescentar novas classes sempre que se

fizer necessário.


outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados

Item 1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data de

abertura de uma nova classe no respectivo metadado.



Item 1.1.5: Um SIGAD tem que registrar a mudança

de nome de uma classe já existente no respectivo

metadado.



tem 1.1.10: Um SIGAD tem que permitir a

associação de metadados às classes, conforme

estabelecido no padrão de metadados, e deve

restringir a inclusão e alteração desses mesmos

metadados somente a usuários autorizados.



Item 1.1.17: Um SIGAD tem que prover

funcionalidades para elaboração de relatórios de

apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a

capacidade de: gerar relatório completo do plano de

classificação; gerar relatório parcial do plano de

classificação a partir de um ponto determinado na

hierarquia; gerar relatório dos documentos ou

dossiês/processos classificados em uma ou mais

classes do plano de classificação; gerar relatório de

documentos classificados por unidade administrativa.

.



35

1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento

Item 1.2.4: Um SIGAD tem que permitir a associação

de metadados às unidades de arquivamento e deve

restringir a inclusão e alteração desses mesmos

metadados somente a usuários autorizados

Não há , mão tem prevista no sistema o plano de

classificação.

1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos

Item 1.3.1: Um SIGAD tem que registrar nos

metadados a data de abertura e de encerramento do

dossiê/processo.

Essa data pode se constituir em parâmetro para

aplicação dos prazos de guarda e destinação do

dossiê/processo.

A abertura do documento é registrada no metadado

com a data de abertura, após seu cadastro e

salvamento no sistema. O encerramento só é feito por

usuário autorizado

Item 1.3.2: Um SIGAD tem que permitir que um

dossiê/processo seja encerrado através de

procedimentos regulamentares e somente por

usuários autorizados

Como foi dito no item anterior, o encerramento é

feito por usuários autorizados.

Item 1.3.3: Um SIGAD tem que permitir a consulta

aos dossiês/processos já encerrados por usuários

autorizados.

O sistema permite consultar documentos

considerados inativos por qualquer usuário que

necessite realizar pesquisa.

Item 1.3.4: Um SIGAD tem que impedir o acréscimo

de novos documentos a dossiês/processos já

encerrados.

Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos

para receber novos documentos.

No sistema SmartPlant Foundation, é permitido a

inserção de novos documentos nas pastas inativas

somente por usuários autorizados.

3. Captura

3.1 Procedimentos Gerais

Item 3.1.1: A captura tem que garantir a execução das

seguintes funções: registrar e gerenciar todos os

documentos convencionais;

Registrar e gerenciar todos os documentos digitais,

independentemente do contexto tecnológico;

classificar todos os documentos de acordo com o

plano ou código de classificação; controlar e validar a

introdução de metadados.

A captura garante a execução de registro e

gerenciamento dos documentos digitais. Permite

validar a inserção de metadados através, do número

do identificador, pelo nome do beneficiário.

Item 3.1.2: Um SIGAD tem que ser capaz de capturar

documentos digitais das formas a seguir: captura de

documentos produzidos dentro do SIGAD; captura de

documento individual produzido em arquivo digital

fora do SIGAD; captura de documento individual

produzido em workflow ou em outros sistemas

integrados ao SIGAD; captura de documentos em

lote.

O sistema permite a captura de documentos

digitalizados em formato JPEG, DWG, Autocad,

EXCEL e WORD e documentos digitalizados

convertidos para o formato PDF.

Item 3.1.4: Um SIGAD tem que aceitar o conteúdo

do documento, bem como as informações que

definem sua aparência, mantendo as associações

entre os vários objetos digitais que compõem o

documento, isto é, anexos e links de hipertexto.

O sistema aceita todos os formatos ditos acima: PDF,

JPEG, DWG, Autocad, EXCEL e WORD.

Item 3.1.5: Um SIGAD tem que permitir a inserção

de todos os metadados obrigatórios e opcionais

definidos na sua configuração e garantir que se

mantenham associados ao documento. Os metadados

obrigatórios são:

• nome do arquivo digital;

• número identificador atribuído pelo sistema;

• data de produção

• data e hora da captura;

• data e hora de transmissão e recebimento;

Algun metadados não foram previstos como por

exemplo:

• Classificação de acordo com o plano ou código de

classificação.

36

• data e hora da captura;

• título ou descrição abreviada;

• classificação de acordo com o plano ou código de

classificação;

• prazos de guarda;

• autor (pessoa física ou jurídica);

• redator (se diferente do autor);

• originador;

• destinatário (e respectivo cargo);

• nome do setor responsável pela execução da ação

contida no documento;

• indicação de anotação;

• indicação de anexos;

• indicação de versão;

• restrição de acesso;

• registro das migrações e data em que ocorreram.

Os metadados opcionais se referem a informações

mais detalhadas sobre o documento, tais como:

• espécie/tipo/gênero documental

• associações a documentos diferentes que podem

estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma

atividade ou se referirem à mesma pessoa ou

situação;

• formato e software (nome e versão) em que o

documento foi produzido ou capturado;

• máscaras de formatação (templates) necessárias

para

interpretar a estrutura do documento;

•assunto/descritor (diferentes do já estabelecido no

código de classificação);

• localização física; e

• outros que se julgarem necessários.

Item 3.1.6: Um SIGAD tem que prever a inserção

dos metadados obrigatórios, previstos em legislação

específica na devida esfera e âmbito de competência,

no momento da captura de processos.

Algun metadados não foram previstos como por

exemplo:

• Classificação de acordo com o plano ou código de

classificação.

Item 3.1.7: Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir

um número identificador a cada dossiê/processo e

documento capturado, que serve para identificá-lo

desde o momento da captura até sua destinação final

dentro do SIGAD.

Cada dossiê possui um numero único identificador,

facilitando ao gerenciamento.

Item 3.1.8: O formato do número identificador

atribuído pelo sistema deve ser definido no momento

da configuração do SIGAD.

O identificador pode ser numérico ou alfanumérico,

ou pode incluir os identificadores encadeados das

entidades superiores no ramo apropriado da

hierarquia.

O identificador é alfanumérico não há encadeamento

com órgão superior.

Item 3.1.9: Num SIGAD o número identificador

atribuído pelo sistema tem que:

- ser gerado automaticamente, sendo vedada sua

introdução manual e alteração posterior; ou

- ser atribuído pelo usuário e validado pelo sistema

antes de ser aceito.

Uma opção seria gerar o número identificador

automaticamente, mas nesse caso, ocultá-lo do

usuário, permitindo a este introduzir uma sequência

não necessariamente única como um “identificador”.

O usuário empregaria essa sequência como um

Automaticamente é gerado um número identificador.

Podendo ser modificado por um usuário autorizado.

37

identificador, mas o SIGAD a consideraria como

metadado pesquisável, definido pelo usuário.

Item 3.1.10: Um SIGAD tem que prever a adoção da

numeração única de processos e/ou documentos

oficiais de acordo com a legislação específica a fim

de garantir a integridade do número atribuído ao

processo e/ou documento na unidade protocolizadora

de origem.

Não se aplica a realidade da empresa XYZ.

Item 3.1.12: Um SIGAD tem que garantir que os

metadados associados a um documento sejam

inseridos somente por usuários autorizados.

Só pode ser feito por usuário autorizado.

Item 3.1.13: Um SIGAD tem que garantir que os

metadados associados a um documento sejam

alterados somente por administradores e usuários

autorizados e devidamente registrados em trilhas de

auditoria.

Inclusão ou inserção somente é feita por usuários

autorizados.

Item 3.1.16: Um SIGAD tem que garantir a

visualização do registro de entrada do documento no

sistema com todos os metadados inseridos

automaticamente e os demais a serem atribuídos pelo

usuário.

Por exemplo, o sistema pode atribuir,

automaticamente, o número identificador, a data de

captura, o título, o originador, e requerer que o

usuário preencha os demais metadados.

O sistema atribui automaticamente o numero

identificador, titulo, o originador e o usuário

autorizado precisa preencher manualmente os demais

metadados.

Item 3.1.17: Um SIGAD tem que garantir a inserção

de outros metadados após a captura.

Por exemplo, data e hora de alteração e mudança de

suporte..

A inserção de metadados é realizada pelo usuário

autorizado a qualquer momento. Até mesmo após a

captura do documento.

Item 3.1.18: Sempre que um documento tiver mais de

uma versão, o SIGAD tem que permitir que os

usuários selecionem pelo menos uma das seguintes

ações:

• registrar todas as versões do documento como um

só documento arquivístico;

• registrar uma única versão do documento como um

documento arquivístico;

• registrar cada uma das versões do documento,

separadamente, como um documento arquivístico.

O sistema controla somente formatos nos padrões

eletrônicos.

Item 3.1.21: No caso de documentos ou

dossiês/processos constituídos por mais de um objeto

digital, o SIGAD tem que:

• tratar o documento como uma unidade indivisível,

assegurando a relação entre os objetos digitais;

• preservar a integridade do documento, mantendo a

relação entre os objetos digitais;

• garantir a integridade do documento quando de sua

recuperação, visualização e gestão posteriores;

• gerenciar a destinação de todos os objetos digitais

que compõem o documento como uma unidade

indivisível.

Não foi informado pelo entrevistado da empresa.

Item 3.1.22: Um SIGAD tem que emitir um aviso

caso o usuário tente registrar um documento que já

tenha sido registrado no mesmo dossiê/processo.

O sistema alerta e não permite o registro.

4 Avaliação e destinação

4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos.


funcionalidades para definição e manutenção

de tabela de temporalidade e destinação de

O sistema da empresa XYZ não possui a finalidade

pra definição e tabela de temporalidade e destinação.

38

documentos, associada ao plano de classificação do

órgão ou entidade.

Item 4.1.2: Um SIGAD tem que associar,

automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a

destinação previstos na classe em que o documento

foi inserido.

Os pontos 4.2 a 4.11 Não se aplica na empresa . Não

tem tabela de temporalidade incluída no sistema.

Item 4.1.3: Um SIGAD tem que manter tabela de

temporalidade e destinação de documentos com as

seguintes informações:

• identificador do órgão ou entidade;

• identificador da classe;

• prazo de guarda na fase corrente;

• prazo de guarda na fase intermediária;

• destinação final;

• observações;

• evento que determina o início da contagem do prazo

de retenção na fase corrente e na fase intermediária.

A tabela de temporalidade e destinação de

documentos dos integrantes do SINAR deve estar de

acordo com a legislação e ser aprovada pela

instituição arquivística na específica esfera de

competência.

Não se aplica na empresa. Não tem tabela de

temporalidade incluída no sistema.

Item 4.1.4: Um SIGAD tem que prever, pelo menos,

as seguintes situações para destinação:

•apresentação dos documentos para reavaliação em

data futura;

• eliminação;

• exportação para transferência;

•exportação para recolhimento (guarda permanente).



Item 4.1.5: Um SIGAD tem que prever a iniciação

automática da contagem dos prazos de guarda

referenciados na tabela de temporalidade e destinação

de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes

eventos:

Abertura de dossiê; arquivamento de dossiê/processo;

desarquivamento de dossiê/processo; inclusão de

documento em um dossiê/processo. Acontecimentos

específicos, descritos na tabela de temporalidade e

destinação, como, por exemplo, “cinco anos a contar

da data de aprovação das contas”, quando não

puderem ser detectados automaticamente pelo

sistema, deverão ser informados ao SIGAD por

usuário autorizado.



Item 4.1.7: Um SIGAD tem que limitar a definição e

a manutenção (alteração, inclusão e exclusão) da

tabela de temporalidade e destinação de documentos

a usuários autorizados

A tabela de temporalidade não incluída no sistema.

Logo não é realizada a manutenção da tabela no

sistema.


funcionalidades para elaboração de relatórios que

apóiem a gestão da tabela de temporalidade e

destinação, incluindo a capacidade de:

_ gerar relatório completo da tabela de temporalidade

e destinação de documentos;

_ gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e

destinação de documentos a partir de um ponto

determinado na hierarquia do plano de classificação;

_ gerar relatório dos documentos ou

dossiês/processos

aos quais está atribuído um determinado prazo de

guarda;

O sistema não realiza tais funções devido a não

inserção da tabela de temporalidade no sistema.

39

_ identificar as inconsistências existentes entre a

tabela de temporalidade e destinação de documentos

e o plano de classificação.

4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos

Item 4.2.1: Um SIGAD tem que fornecer recursos

integrados à tabela de temporalidade e destinação de

documentos para implementar as ações de destinação.

O sistema não realiza tais ações por não ter inserido

em seu sistema a tabela de temporalidade.


funcionalidades para informar ao usuário autorizado

sobre os documentos ou dossiês/processos que já

cumpriram ou estão para cumprir o prazo de guarda

previsto

O sistema utilizado não possibilita a contagem

automática do prazo de guarda.

Item 4.2.4: Um SIGAD deve prover funcionalidades

para gerenciar o processo de destinação, que deve ser

iniciado por usuário autorizado e cumprir os

seguintes passos:

_ identificar automaticamente os documentos ou

dossiês/processos que atingiram os prazos de guarda

previstos;

_ informar o usuário autorizado sobre todos os

documentos ou dossiês/processos que foram

identificados no passo anterior;

_ possibilitar a alteração do prazo ou destinação

previstos para aqueles documentos ou

dossiês/processos, caso necessário;

_ proceder à ação de destinação quando confirmado

pelo usuário autorizado.

O sistema possibilita somente alteração manual do

prazo de guarda e destinação. Realizado por usuário

autorizado.

Este trabalho buscou demonstrar as condições para implementação do SIGAD, através de suas

funcionalidades e requisitos para a empresa XYZ.

1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e

manutenção dos documentos.

A empresa XYZ não possui plano de classificação, sendo assim se torna

prejudicada a manutenção dos arquivos.

2. Captura

A captura garante o armazenamento do registro e gerenciamento dos

documentos físicos e digitais. Permite validar a inserção de dados. Permite a

captura dos documentos digitalizados em vários formatos como: Word; Excel:

DWG: Autocad: JPEG e documentos digitalizados convertido no formato PDF.

3. Avaliação e Destinação

O sistema não possui tabela de temporalidade, por isso não realiza a ação de

avaliação e destinação. O procedimento de avaliação é realizado por um

40

usuário autorizado e de acordo com as necessidades da gerência. Entretanto

todos os documentos são enviados para a guarda permanente.

Após a análise do sistema, conclui-se que o sistema não apresentou os requisitos

obrigatórios para um sistema de gerenciamento de documentos arquivísticos estabelecidos no

e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009.)

Ao comparar os requisistos preconizados pelo e-ARQ Brasil com as funcionalidades

do sistema implantado na empresa XYZ, verificou que algumas das funcionalidades

consideradas como obrigatórias, foram vistas no sistema informatizado SPF, entretanto outros

requisitos não foram implementados no sistema como a inclusão da tabela de temporalidade,

o plano de classificação e a atividade de eliminação de documentos que são itens essenciais

para o gerenciamento de documentos arquivisiticos, de tal forma se conclui que o sistema não

possui elementos necessários para ser considerado como um SIGAD.

A empresa XYZ possui um sistema de armazenamento que possibilita um papel essencial nas

atividades administrativas priorizando a eficiência na recuperação e das atividades

desenvolvidas pela empresa.

Este sistema permite o registro, armazenamento, recuperação e o acesso. Porém devido à

ausência do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação dos documentos,

o envio da documentação para a guarda permanente só é feita por usuários autorizados.

Verificasse que o sistema precisa de aperfeiçoamento para satisfazer as funções arquivísticas

de avaliação e destinação final para o controle de vida dos documentos arquivísticos. Por isso

o sistema não pode ser considerado como um SIGAD, pode ser considerado como um sistema

de armazenamento e acesso aos documentos da empresa XYZ pois um SIGAD deve gerenciar

os arquivos digitais e físicos, controlar o ciclo de vida documental, manter a relação orgânica

entre os documentos e garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso ao longo dos

tempos para garantir o valor como fonte de prova das atividades do órgão que produziu os

documentos.

41

5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este trabalho teve como um dos objetivos amostrar o levantamento bibliográfico e

apurar as visões dos teóricos da área sobre arquivos e sobre a gestão de documentos. Sendo

verificado que ainda há dificuldades em traduzir os termos utilizados na literatura americana

para a literatura brasileira, devido a diferença cultural.

Após a leitura do material utilizado nesta pesquisa, nos leva a conclusão de que as

instituições precisam gerenciar a gestão documental e o gerenciamento dos documentos

arquivísticos digitais, com políticas estabelecidas pelas normas vigentes.

A Gestão Documental tem como objetivo auxiliar a administração dos documentos de

uma Instituição, No Brasil, possibilita a gestão das massas documentais brasileiras. Se não

utilizar os métodos implantados pela Gestão Documental, acarreta problemas relacionados à

perda das características dos documentos arquivísticos, tais como organicidade e respeito aos

fundos.

No gerenciamento de Documentos Arquivístico, destaca-se a autenticidade e

integridade dos documentos, a partir do momento da criação até a destinação final.

Existem vários tipos de sistemas informatizados: sistema de informação, GED,

SIGAD e Soluções de armazenamento. Esses sistemas devem assegurar que os documentos

arquivísticos digitais permaneçam confiáveis e autênticos, independente de sua movimentação

digital pelo sistema. Para isso a instituição que gerencia e controla os documentos, deve

estabelecer e procurar no programa de gestão documental, a ferramenta que habilite a tratar

tanto dos documentos de formato físico ou digital.

No Brasil, a gestão de Documentos Digitais ainda precisa enfrentar alguns desafios.

Tais como: Adequar os sistemas utilizados nas instituições com os parâmetros estabelecidos

pelo Conarq, com a eficácia de um SIGAD.

Pode-se perceber que a maioria dos dos sistemas utilizados possuem o formato dos

sistemas de informação onde se armazena os dados contidos nos documentos, mas outros

requisitos presentes no e-ARQ Brasil, são ignorados para a preservação digital. Como

podemos observar na análise do sistema SPF adquirido pela empresa XYZ.

42

6 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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