V.1 – 07/12/2013...MAXIFROTA GESTÃO DE MANUTENÇÃO V.1 – 07/12/2013 4 1. INTRODUÇÃO 1.1...

MANUAL DO GESTORMAXIFROTA GESTÃO DE MANUTENÇÃOV.1 – 07/12/2013

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Apresentação

Olá! Este é o Manual do Gestor do produto MaxiFrota Gestão de Manutenção. Umdocumento que foi cuidadosamente elaborado para lhe auxiliar na navegação donosso sistema da forma mais prática e simples. Seguindo atentamente todo o passo apasso detalhado nesse guia, você poderá navegar naturalmente em nosso sistema eexplorar todos os benefícios que o MaxiFrota Gestão de Manutenção proporcionapara a sua empresa e o seu dia a dia.

Para facilitar a sua experiência no sistema, procuramos adotar uma linguagem clara eobjetiva do conteúdo que permita a assimilação das informações essenciais semprejuízo na sua compreensão. Contudo, por ser um sistema rico em funcionalidades, énatural que algumas dúvidas ainda permaneçam, principalmente nos primeirosacessos. Com a prática, você irá desenvolver habilidade na navegação em nossaferramenta. Ainda assim, permanecendo dúvidas, dispomos de canais de atendimento24 horas por dia, 07 dias por semana, para lhe auxiliar quando você mais precisar. Nãohesite em entrar em contato.

Aproveite ao máximo este manual e boa navegação!


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Sumário

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 4

1.1 Objetivos ............................................................................................................................. 4

1.2 Organização e uso do manual ............................................................................................. 41.3 Dúvidas e canais de atendimento ....................................................................................... 4

2. O PRODUTO............................................................................................................................... 53. VISÃO GERAL DO SISTEMA ........................................................................................................ 5

3.1 Conceito .............................................................................................................................. 53.2 Privacidade e segurança...................................................................................................... 6

3.3 Requisitos ............................................................................................................................ 63.4 Navegabilidade.................................................................................................................... 6

4. CONCEITOS................................................................................................................................ 7

5. COMO TER ACESSO AO SISTEMA .............................................................................................. 85.1 Página de acesso ................................................................................................................. 8

5.2 Login e senha....................................................................................................................... 95.3 Permissões de acesso.......................................................................................................... 9

6. CONHECENDO O MENU ............................................................................................................ 96.1 Ordem de Serviço.............................................................................................................. 10

6.2 Peça ................................................................................................................................... 11

6.3 Plano Manutenção ............................................................................................................ 116.4 Pneu................................................................................................................................... 11

6.5 Estoque.............................................................................................................................. 116.6 Orçamento ........................................................................................................................ 11

6.7 Código Transação .............................................................................................................. 116.8 Planejamento OS*............................................................................................................. 11

6.9 Movimentação .................................................................................................................. 126.10 Manutenção Vencida ...................................................................................................... 12

7. MÓDULO DE MANUTENÇÃO................................................................................................... 12

7.1 Fluxo das atividades .......................................................................................................... 127.1.1 Manutenção preventiva ............................................................................................. 12

7.1.2 Realização do serviço ................................................................................................. 137.1.3 Realização da transação ............................................................................................. 13


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7.2 Configurações gerais do sistema....................................................................................... 137.2.1 Parâmetros da operação............................................................................................ 13

7.2.2 Cadastro de veículos .................................................................................................. 147.2.3 Delimitação de preços................................................................................................ 15

7.3 Como criar um plano de manutenção preventiva ............................................................ 167.3.1 Cadastrar novo plano ................................................................................................. 16

7.3.2 Consultar planos......................................................................................................... 17

7.3.3 Associar serviços e veículos ao plano......................................................................... 187.3.4 Identificar veículos com a manutenção preventiva vencida...................................... 20

7.3.5 Informar a realização da manutenção preventiva ..................................................... 217.4 Como fazer orçamento com oficinas ................................................................................ 23

7.4.1 Abertura de orçamento.............................................................................................. 237.4.2 Análise de orçamento ................................................................................................ 28

7.4.3 Comparação entre oficinas ........................................................................................ 31

7.4.4 Negociação com oficinas............................................................................................ 347.4.5 Acompanhamento do orçamento.............................................................................. 36

7.5 Como comprar peças e serviços........................................................................................ 377.5.1 Aquisição de peças e serviços .................................................................................... 37

7.5.2 Alçadas ....................................................................................................................... 397.6 Como efetuar o pagamento à oficina................................................................................ 41

08. ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO ................................................................................... 43

8.1 Relatórios .......................................................................................................................... 438.2 Consultas ........................................................................................................................... 44

8.2.1 Mapa Financeiro......................................................................................................... 448.2.2 Controle de Manutenção ........................................................................................... 44


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1. INTRODUÇÃO

1.1 Objetivos

O presente manual visa apresentar o sistema MaxiFrota Gestão de Manutenção. Esteinstrumento serve como fonte de consulta para os gestores de frota, auxiliando-os nosprocedimentos operacionais e de gestão que serão realizados pela empresa nosistema.

1.2 Organização e uso do manual

Este manual está organizado em itens com títulos numerados a fim de facilitar aorganização e localização dos conteúdos. Possui itens gerais, como esta introdução,Apresentação do Produto, Visão Geral do Sistema, e como ter Acesso ao Sistema. Háainda, os itens que correspondem às funções do Sistema e Dúvidas Frequentes.

Os itens correspondentes às funções do sistema são apresentados no manual naordem em que aparecem visualmente nas telas do sistema, desviando-se, quandonecessário, a fim de respeitar a sequência lógica das operações.

1.3 Dúvidas e canais de atendimento

As dúvidas e sugestões sobre o presente Manual e sobre o MaxiFrota Gestão deManutenção podem ser direcionadas para os seguintes canais de atendimento:

Plataforma de Atendimento MaxiFrota4002.2020 (Capitais)

0800 284 8500 (Demais localidades)

E-mail institucional: [email protected] institucional: www.nutricash.com.brSite do produto: www.maxifrota.com.br

Você tem ainda à disposição, o atendimento do consultor técnico MaxiFrota,profissional da Nutricash responsável por prestar serviço de consultoria à sua empresaem relação ao sistema. Via de regra, o consultor técnico é quem apresenta e entregaeste presente manual ao gestor.


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2. O PRODUTO

O MaxiFrota Gestão de Manutenção é uma solução direcionada às empresas quepossuem frotas de veículos independentemente do seu tamanho ou porte. Através dosistema desenvolvido pela Nutricash, as empresas podem fazer uma gestão completada manutenção dos seus veículos, possibilitando a redução de custos aliada a umamaior eficiência e praticidade nas operações.

Através do acesso ao sistema online, o gestor da frota tem à sua disposição umaferramenta dotada de uma série de funcionalidades que lhe auxiliarão na gestão demanutenção dos veículos em todas as suas etapas. Dentre as principais atividades, oMaxiFrota Gestão de Manutenção garante ao gestor a criação de planos demanutenção, cotação e compra de peças e serviços, transação financeira, além doacompanhamento e controle da frota através de relatórios detalhados.

A Nutricash mantém uma ampla rede credenciada de oficinas distribuídas por todas asregiões do país que garantem o pleno atendimento e a diversidade de opções aosclientes. A relação completa de estabelecimentos credenciados pode ser consultada nosite institucional www.nutricash.com.br ou no site do produto www.maxifrota.com.br.Além disso, a Nutricash investe ainda em constantes melhorias no sistema a fim deaprimorar a experiência do gestor e oferecer cada vez mais diferenciais na sua gestão.

3. VISÃO GERAL DO SISTEMA

3.1 Conceito

O Sistema Integrado Nutricash (SIN) é a aplicação web desenvolvida pela Nutricashpara a gestão de todos os seus produtos e compartilhada pelos seus públicos deinteresse. Dessa forma, o ambiente virtual do SIN é comum a clientes, credenciados ecolaboradores da empresa, sendo personalizado a partir dos parâmetros definidos noperfil de acesso.

Dessa forma, a partir da configuração do cadastro do cliente na base de dados daNutricash, o usuário terá acesso apenas às funcionalidades associadas aos produtosvinculados ao seu contrato. Para tanto, a permissão de acesso ao sistema é restrita,sendo feita apenas mediante a digitação de login e senha.


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3.2 Privacidade e segurança

O Sistema Integrado Nutricash é uma aplicação voltada para a internet hospedada emambiente seguro, dispondo de servidores redundantes, backup e tráfego deinformações criptografadas. O sistema utiliza-se do protocolo HTTPS que oferece umacamada adicional de segurança uma vez que utiliza o protocolo SSL/TLS. Essa camadaadicional permite que os dados dos nossos clientes sejam transmitidos por meio deuma conexão criptografada pela qual é verificada a autenticidade do servidor e docliente por meio de certificados digitais.

A Nutricash armazena os dados dos clientes apenas para fins operacionais, nãocomercializando, sobre qualquer hipótese, as suas informações. Os dados sãoconsiderados sigilosos e protegidos sobre respaldo das principais normas e padrõesdisseminados de segurança digital.

3.3 Requisitos

Por se tratar de um sistema via web, não é necessária a instalação de qualquer tipo desoftware para acesso ao sistema. Recomendamos, no entanto, que a utilização dosistema seja feita em um computador com os requisitos mínimos de configuraçãolistados abaixo para melhor desempenho na navegação:

• Sistema operacional: Microsoft Windows XP, 2000, Vista ou versões superiores;• Processador: 1.3 GHz ou superior;• Memória: 2 GB de RAM ou superior;• Disco Rígido: 160 GB ou superior;• Navegador: Internet Explorer ou Google Chrome.• Resolução de tela: 1024 x 768 px (widescreen)• Acesso à Internet com conexão banda larga de 1 mb ou superior;

Verifique também se o seu navegador está habilitado para o bloqueio de pop-ups.Permanecendo nessa configuração, o navegador poderá bloquear a visualização dealgumas janelas do sistema.

3.4 Navegabilidade

A navegação no sistema é baseada na apresentação de uma tela com um campo depesquisa inicial em todas as opções do menu que possibilita a busca por registrosconforme parâmetros definidos na pesquisa. Caso não seja preenchido nenhumcampo, ao clicar no botão “Pesquisar”, serão trazidos todos os registros. Em cima docampo de pesquisa, são apresentados ícones, quando for o caso, que dão o acesso adiferentes funcionalidades relacionadas àquela seção.


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Exemplo: campo de pesquisa e ícone superior

Além disso, em alguns campos que oferecem mais de uma opção para seleção, osistema possui um recurso que localiza as opções que apresentam parte do texto namedida em que vai sendo digitado. Essa funcionalidade é de grande valia para garantirmaior agilidade no processo operacional.

Exemplo: sugestões de busca durante a digitação

4. CONCEITOS

Para facilitar a sua operação no sistema, apresentaremos a seguir alguns conceitoscuja familiarização se faz necessária previamente. A compreensão de determinadostermos adotados na navegação do sistema irá contribuir para a sua operação de formamais prática e ágil.

CONCEITO DEFINIÇÃOAprovador Perfil de acesso com poder de decisão final

sobre o orçamento.Centralizador Contrato majoritário que tem o poder de


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centralizar as decisões sobre outros contratos.Aplica-se aos casos de clientes que possuemmais de um contrato de gestão por motivoscomo controle independente por CNPJ ouCentro de Custo.

CESVI Centro de Experimentação e Segurança Viária.Principal centro de pesquisa do país dedicadoao estudo da reparação automotiva.

Código Autorizador Código que deve ser gerado após finalização dacompra/serviço, e repassado ao credenciadopara a consolidação da transação financeira.

Manutenção Corretiva É aquela realizada após a ocorrência de umafalha ou dano, visando restaurar a condiçãonormal do veículo.

Manutenção Preventiva É aquela realizada em antecipação a umaocorrência de falha ou dano, visando reduzirou mesmo impedir a sua aparição.

Ordem de Serviço Área do sistema para confirmação damanutenção preventiva realizada.

Pedido de Compra Formalização da aprovação que autoriza ocredenciado a prestar o serviço.

Preço referencial O preço referencial é um serviço disponívelpara contratação que informa o valor médio depeças e serviços para fins de comparação comos orçamentos recebidos. Utiliza a base dedados do CESVI.

Sistema Integrado Nutricash (SIN) O SIN é o ambiente virtual desenvolvido pelaNutricash para a gestão de seus produtos pelosclientes, credenciados e funcionários.

Vistoriador Perfil de acesso que possui o domínio técnicopara analisar o orçamento proposto pelaoficina.

5. COMO TER ACESSO AO SISTEMA

5.1 Página de acesso

O acesso ao Sistema Integrado Nutricash é realizado através da digitação do endereçowww.nutricash.com.br/sin. Também disponibilizamos links rápidos de acesso no siteinstitucional www.nutricash.com.br ou no site do produto www.maxifrota.com.br. Emambos, o acesso ao sistema pode ser feito através de link indicado na própria páginainicial ou na seção Empresas > Acesso ao SIN.


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5.2 Login e senha

O acesso ao SIN é feito através de login e senha. Ambos são de uso pessoal eintransferível, criados no momento de implantação do contrato pelo consultor técnicoda Nutricash. Em caso de esquecimento da senha, o usuário tem a possibilidade deresgatá-la através do e-mail informado no cadastro.

5.3 Permissões de acesso

O gestor principal da frota poderá solicitar a criação de diferentes perfis de acesso paracontemplar outros funcionários, conforme necessidades da sua operação. Para tanto, asolicitação da criação dos novos acessos deverá ser passada para o consultor técnicoatravés do preenchimento de planilha padrão disponibilizada no momento dotreinamento, que criará os logins de acordo com as permissões de acesso solicitadas.

6. CONHECENDO O MENU

Ao entrar no sistema, o gestor vai encontrar ao lado esquerdo, logo abaixo dalogomarca da Nutricash, o menu vertical de navegação que contempla, dentre opçõesprincipais e secundárias, as perspectivas de Cadastro, Movimentação, Relatório,Manutenção, Consulta e Alçadas. Dentro de cada uma dessas funcionalidades do menuestarão todas as ferramentas do sistema necessárias para a gestão da manutenção.


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Tela inicial do sistema

O menu principal da operação do produto MaxiFrota Gestão de Manutenção éacessado através da opção “Manutenção”. É subdividido em 10 seções pelas quais ogestor desenvolve as operações de gerenciamento da manutenção do veículo dos trêsmódulos que compõem o produto: Manutenção, Pneus e Estoque e compras.

O menu acima se refere a clientes que possuem contratado os três módulos doproduto. A depender da negociação que foi firmada em sua empresa, algumas opçõesdo menu poderão estar desabilitadas.

6.1 Ordem de Serviço

Seção para os clientes que realizam serviços de manutenção em oficina interna e parao reinício do plano de manutenção. O cliente alimenta os campos com as informaçõesdo veículo e serviços a serem executados.


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6.2 Peça

Esta seção é destinada ao cadastro das peças adquiridas pelo cliente que irão comporo estoque criado previamente. Ao realizar o cadastro, o cliente deverá detalhar qual ogrupo, tipo, fabricante, bem como a quantidade mínima e ideal desta em seu estoque.

6.3 Plano Manutenção

Para a realização de manutenção preventiva, o cliente deverá criar os planos demanutenção nesta seção. Para isso, deverá criar um plano informando os dadospreventivos e de alerta. Em seguida, deve-se inserir os carros e serviços específicos doplano em questão.

6.4 Pneu

Seção correspondente à gestão do módulo de pneus. Nela, o cliente cadastra pneus erealiza movimentações como: encaminhamento para instalação, reforma, conserto,descarte etc.

6.5 Estoque

Nesta seção, o cliente pode criar estoques específicos por categoria e realizar ocontrole da entrada e saída de peças destes.

6.6 Orçamento

Seção pela qual é realizado todo o processo de cotação e negociação com um ou maisfornecedores para a aquisição de peças e/ou realização de serviços no veículo.

6.7 Código Transação

Após a finalização de um serviço e/ou compra, o cliente deverá acessar esta seção parageração de um código de transação. Apenas após a geração desse código, ocredenciado poderá realizar a transação.

6.8 Planejamento OS*

Esta opção do menu tem funcionalidade apenas para clientes que contrataram oproduto até setembro de 2013. Com melhorias aplicadas no sistema nesse mesmomês, a lógica do operação foi simplificada para novos clientes, tornando desnecessáriaesta opção.


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6.9 Movimentação

Nesta seção, o cliente consegue visualizar todas as transações que já foram realizadas.Para realizar a busca, é preciso selecionar um período de consulta, podendo aindafiltrar por credenciado.

6.10 Manutenção Vencida

Seção que visualiza os veículos com manutenção preventiva pendente e reinicia oplano de manutenção reincluindo o veículo no processo de chamado.

7. MÓDULO DE MANUTENÇÃO

7.1 Fluxo das atividades

As principais atividades do gerenciamento da manutenção de veículos se concentramno processo de relacionamento com as oficinas. O processo pode ser iniciado emvirtude de alertas emitidos por planejamentos de manutenção preventiva ouocorrências de manutenção corretiva não planejadas. Veja a seguir uma representaçãosintética de como ocorre o fluxo de atividades dentro do sistema.

7.1.1 Manutenção preventiva


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7.1.2 Realização do serviço

7.1.3 Realização da transação

7.2 Configurações gerais do sistema

7.2.1 Parâmetros da operação

Na opção do menu lateral MOVIMENTAÇÃO > PARÂMETROS OPERAÇÃO, você tem aautonomia de decidir algumas regras de utilização do sistema. Para o produtoMaxiFrota estão de Manutenção, o gestor tem a possibilidade de configurar osseguintes parâmetros:

Permitir fluxo vistoriador – Nesse parâmetro, o gestor define se algum dos contatoscadastrados será o vistoriador do orçamento. Caso sim, o orçamento encaminhadopelo credenciado será recebido, primeiramente, pelo perfil do vistoriador para suaaprovação técnica.


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Exibir preço de referência CESVI – Os clientes que contratarem o serviço de preçoreferencial, podem optar neste parâmetro pela visualização ou não do valor dereferência na tabela comparativa de orçamentos.

Permitir placa de veículos duplicadas – Essa função permite que sejam cadastradosveículos com a mesma placa de veículo para operações específicas.

Prazo de resposta do credenciado – Esta configuração possibilita que o gestor definaum tempo de resposta máximo para o retorno dos orçamentos solicitados.

Intervalo de tempo entre as manutenções – Este parâmetro permite que o gestordefina um intervalo mínimo de tempo entre uma manutenção e outra no veículo.

7.2.2 Cadastro de veículos

Você deve realizar também o cadastro dos veículos de sua frota no sistema. Esta etapaé feita na opção CADASTRO > VEÍCULO do menu lateral. Ao acessar esta seção,aparecerá como padrão um campo de pesquisa. Clique no ícone NOVO na partesuperior.

Os dados para cadastro são bastante simples e intuitivos. As informações obrigatóriasestão sinalizadas em negrito.


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7.2.3 Delimitação de preços

Dentre as configurações gerais do sistema, o gestor pode parametrizar os valoresmáximos de preço que está disposto a pagar por peça ou serviço. A configuração éfeita acessando a opção do menu lateral CADASTRO > CLIENTE.

Nesta tela são apresentados os dados gerais do cliente. A configuração é feita atravésde dois ícones: PREÇO PEÇA e HH SERVIÇO.

Determina o preço máx. porquantidade de serviçoDetermina o preço

mín. e máx. o por peça


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Ao clicar no ícone PREÇO PEÇA, por exemplo, abrirá uma tela em que o gestor deveráclicar no ícone NOVO para incluir uma nova delimitação de preços.

O gestor poderá determinar a faixa de valor permitida para um grupo de peça, umapeça específica, um tipo de veículo ou um determinado credenciado. Caso não sejampreenchidos os campos, a regra valerá para todas as peças, automóveis ecredenciados. No exemplo abaixo, a regra foi determinada para um grupo de peça.

Caso um orçamento seja respondido com um valores que fujam aos parâmetrosestabelecidos, na tabela do orçamento irá aparecer o ícone de um CARRINHO DECOMPRAS com uma exclamação de alerta . Além disso, o item em questão estarásinalizado na cor vermelha.

A mesma lógica de parametrização é aplicada no ícone HH SERVIÇO que determina opreço máximo por quantidade de serviço.

7.3 Como criar um plano de manutenção preventiva

7.3.1 Cadastrar novo plano

Para criar um novo plano de manutenção preventiva, acesse a opção MANUTENÇÃO >PLANO MANUTENÇÃO do menu lateral.Em seguida, clique no ícone NOVO na parte superior ao campo de pesquisa.


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Preencha os campos da tela abaixo, seguindo as seguintes orientações:

Descrição: título para o plano de manutenção preventiva (Ex: Revisão 10.000 km)Km Preventivo: Km em que o veículo deverá fazer a manutenção (Ex: 10.000 km)Km Alerta: Km para envio de um e-mail de alerta em virtude da proximidade daquilometragem para manutenção (Ex: 9.500 km)Dia preventivo: Período de dias em que o veículo deverá a fazer manutenção (Ex: 180dias)Dia Alerta: Período de dias para envio de um e-mail de alerta em virtude daproximidade de dias para manutenção (Ex: 150 dias)Status: Se o plano está vigente (ativo) ou não (inativo)Tipo KM: “Hodômetro” se for considerada a quilometragem de momento do veículoou “KM percorrida”, se for considerado um ciclo de quilometragem. Nesse caso, deve-se definir se o chamado é periódico e qual a referência de quilometragem (inicial ouatual).Observações: campo em aberto para detalhamento de alguma especificidade do plano

7.3.2 Consultar planos

Para consultar o plano, basta utilizar o campo de pesquisa, conforme orientações denavegabilidade do item 3.4. A busca pode ser feita utilizando os campos para filtros ou,simplesmente, clicando no botão PESQUISAR que serão listados todos os planoscriados.


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Para acessar o plano, basta clicar sobre o seu nome. Ao entrar no plano, você poderáalterar seu cadastro inicial, como também continuar a configuração definindo serviçose veículos atrelados ao plano.

7.3.3 Associar serviços e veículos ao plano

Nesta etapa, você irá definir quais veículos que irão fazer parte deste plano demanutenção preventiva e, em seguida, quais os serviços de manutenção que esteplano contempla.

Feito o cadastro dos veículos, você pode agora inserir aqueles que irão integrar o planode manutenção criado. Volte à tela do plano criado e clique no ícone veículos.


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Em seguida, clique no botão NOVO para inserir veículos. Na nova tela, você poderábuscar um veículo específico cadastrado usando o campo de pesquisa ou clicar nobotão PESQUISAR que serão listados todos os veículos cadastrados.

Selecione na coluna CÓDIGO os veículos que irão integrar o plano e determine qual oseu período de vigência. Caso o período seja padrão para todos os veículos, preencha ocampo da parte superior que irá valer para todos os veículos selecionados. Ao final,clique no botão INCLUIR localizado na parte inferior, ao final da listagem.

Para a associação de serviços, volte à tela do plano de manutenção em questão eclique no ícone SERVIÇOS.


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Clique no ícone NOVO e selecione o grupo que engloba o serviço necessário. Apósescolha do grupo, pesquise pela peça no nosso banco de dados, clicando na lupa. Porfim, defina qual a ação que será feita com a peça selecionada. Ao concluir, clique emincluir. Posteriormente, você poderá incluir novos serviços repetindo o processo.

No exemplo abaixo, definimos que o plano irá realizar a troca do hidrovácuo, peçaassociada ao grupo freio.

Após esta etapa, o processo de criação do plano de manutenção preventiva estáconcluído.

7.3.4 Identificar veículos com a manutenção preventiva vencida

Na medida em que os alertas começam a ser emitidos informando a necessidade demanutenção preventiva, os veículos em questão passam a ser visualizados na opçãoMANUTENÇÃO > MANUTENÇÃO VENCIDA do menu lateral.


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7.3.5 Informar a realização da manutenção preventiva

Para avisar ao sistema que uma manutenção preventiva foi concluída, você deveacessar a opção MANUTENÇÃO > MANUTENÇÃO VENCIDA, onde são apresentados osveículos com manutenção pendente. Em seguida, selecione o veículo e clique emGERAR OS (Ordem de Serviço).

Ao clicar em GERAR OS, o sistema irá criar automaticamente uma ordem de serviçopara o veículo em questão. Para visualizá-la, você deve acessar a opção MANUTENÇÃO> ORDEM DE SERVIÇO do menu lateral e utilizar o campo de pesquisar para localizar aordem de serviço criada.


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Na tela da Ordem de serviço, você deverá informar a “Km Atual” o “período” em quefoi realizada e, por fim, alterar o status para “Fechada”. Além disso, você podetambém inserir observações.


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7.4 Como fazer orçamento com oficinas

7.4.1 Abertura de orçamento

7.4.1.1 Criação de orçamento pelo gestor

Para situações de manutenção preventiva ou corretiva, o fluxo para fazer umorçamento é o mesmo. A opção do menu lateral destinado ao relacionamento com oscredenciados é MANUTENÇÃO > ORÇAMENTO.

O sistema dá a autonomia para o gestor criar uma solicitação de orçamento eencaminhar para diferentes oficinas. Nesse caso, a abertura de um novo orçamento éfeita clicando no botão NOVO.

Na nova tela, você deverá preencher os campos em branco com as informaçõesrelacionadas ao veículo, conforme modelo abaixo. Os campos em cinza preenchidosautomaticamente após a inserção da placa do veículo com permissão paramanutenção.


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Após informar os dados do veículo, o próximo passo é dizer o que precisa ser feito.Para incluir peças e serviços no orçamento, você deverá voltar à tela inicial da opçãoMANUTENÇÃO > ORÇAMENTO e utilizar o campo de pesquisa para localizar oorçamento criado. Encontrado o orçamento, clique sobre o código.

Revisão freios


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Em seguida, clique no ícone ITENS para iniciar a inclusão de peças e serviços.

Preencha os campos em questão com a informação das peças e serviços. Asinformações a serem inseridas são bastante simples e intuitivas. A seguir, clique emADICIONAR. Você poderá inserir mais peças e serviços, bastando repetir o processo.

Após essa etapa, o orçamento estará finalizado. Para encaminhá-lo a um ou maiscredenciados, você deverá voltar para a tela do orçamento. Perceba que o itemadicionado aparece listado e que o ícone CREDENCIADO surgiu na parte superior.Clique nele para poder selecionar o(s) credenciado(s) para quem você desejaencaminhar o orçamento.


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Utilize o campo de pesquisa para localizar o(s) credenciado(s) para o envio. Vocêpoderá selecionar mais de uma oficina ao mesmo tempo. Clique em ADICIONAR.


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Os credenciados aparecerão listados abaixo. Nesse momento, você pode ainda optarpor excluir algum cliente selecionado. Em seguida, clique em FINALIZAR. Após essaetapa, a oficina receberá um e-mail com a solicitação do orçamento.

7.4.1.2 Criação do orçamento pelo credenciado

Via de regra, os orçamentos são abertos pela oficina para qual o veículo é direcionado,que irá fazer a avaliação da manutenção necessária. O gestor da frota receberá umaviso por e-mail informando que há um novo orçamento aberto. Para esse caso, ogestor deverá usar os campos de pesquisa da opção MANUTENÇÃO > ORÇAMENTOpara localizar o orçamento recebido. No e-mail é informado o número do orçamentoque simplifica a busca pelo mesmo. Ao encontrá-lo, clique sobre o código paravisualizar o orçamento criado pelo credenciado.


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No caso de orçamentos criados pelo gestor e encaminhados para a(s) oficina(s), aemissão de respostas pelo(s) credenciado(s) serão avisadas por e-mail e então seguirãoo mesmo fluxo demonstrado nesse tópico.

7.4.2 Análise de orçamento

Após o recebimento de uma ou mais respostas de orçamento, esse é o momento deanalisar as propostas e iniciar, de fato, o processo de decisão pelo fornecedor. Na telado orçamento, você encontrará os seguintes ÍCONES na parte superior:

Entrada: Informações do veículo em orçamentoItens: Campo para inclusão de novos itens para orçamento, se necessárioAnexo: Possibilidade de anexar algum arquivo para visualização do credenciadoCredenciado: Possibilidade de encaminhar o orçamento para um ou mais credenciados(mesmo processo descrito em 7.4.1.1)


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A tela de orçamento é dividida nas seguintes partes:

Itens de orçamento – Nessa seção são apresentados todos os detalhes dos itens que estão sendo orçados, seus serviços atrelados e ainda osdados do veículo correspondente.

Credenciados participantes – Listagem dos credenciados que receberam o orçamento. Na tabela, é possível determinar uma data limite para aresposta do credenciado, verificar o valor total do orçamento, bem como acompanhar a quantidade absoluta e relativa dos itens que foramrespondidos. É possível saber também a quantidade de itens não atendidos que são aqueles que o credenciado não tem capacidade defornecer, por exemplo, devido à ausência no estoque.


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Pedidos de compra emitidos – Nesta seção, são listados um ou mais credenciados que tiverem itens selecionados dentre as opções oferecidaspelas oficinas participantes da cotação. Observe que há uma coluna que sinaliza o status em questão do pedido. No exemplo abaixo, o pedidoestá aguardando a aprovação, que é feita clicando no botão logo abaixo.

Aprovações – Neste campo, aparecem os registros das aprovações/reprovações dos pedidos, informando qual foi o usuário, a data, hora e aobservação redigida pelo mesmo. O sistema possibilita a determinação de uma quantidade mínima necessária de usuários aprovadores dospedidos, a ser explicada no tópico 7.5.


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Na tela de visão do orçamento, o gestor irá se deparar ainda com botões que lhepermitem executar determinadas ações, a saber:

Comparar – Botão que acessa a visualização dos itens orçados, possibilitando acomparação das respostas dos credenciados participantes da cotação. Através dessatela, é possível iniciar negociações com os fornecedores, bem como determinar quaisos itens que serão adquiridos. A explicação detalhada das funcionalidades dessa seçãoé apresentada no tópico a seguir.

Aprovar Pedido Compra – Este botão aparece quando for selecionado um item da(s)proposta(s) apresentada(s) pelo(s) fornecedor(es), para a aprovação do pedido.

Reprovar Pedido Compra – Este botão aparece quando for selecionado um item da(s)proposta(s) apresentada(s) pelo(s) fornecedor(es), possibilitando a reprovação dopedido.

Devolver – Caso seja necessário retornar o orçamento para o credenciado que ogerou, em caso de necessidades de ajustes, inclusões ou retificações.

Cancelar orçamento – Caso haja desistência do orçamento em questão.

7.4.3 Comparação entre oficinas

Ao clicar no botão COMPARAR, o gestor irá se deparar com uma das telas maisimportantes do sistema. Este ambiente é rico em funcionalidades para auxiliar atomada de decisão mais eficiente a partir da análise comparativa entre orçamentos eprocessos de negociação com as oficinas.

A tela está subdividida em 05 seções com funcionalidades distintas, a saber:

Filtros – Este campo possibilita que você realize pesquisas no orçamento utilizando asopções de filtros apresentadas.


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Colunas a serem visualizadas – Nesta seção você pode determinar qual a riqueza dedetalhes a serem apresentados na tabela conforme os seus interesses de comparação.

Critério – Esta seção possibilita que você destaque na tabela na cor verde, os itens queapresentam a melhor opção de compra conforme o critério selecionado. O carrinho decompras no canto superior direito possibilita que você realize automaticamente acompra dos itens de acordo com o critério escolhido.

Análise Resumo – Nesta tabela, você tem uma visão resumida dos preços praticadospor cada um dos fornecedores. Na última coluna, é possível visualizar se o preço emquestão refere-se ao atendimento integral dos itens solicitados no orçamento ou não.


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Tabela com orçamentos – Os itens que compõem o orçamento e todos os seus detalhes são apresentados em linhas, enquanto que oscredenciados participantes são apresentados nas colunas, diferenciando-se por cores. Quanto maior o número de respostas de oficinas ecolunas selecionadas para visualização, mais extensa será a tabela horizontalmente. Contudo, basta colocar o mouse sobre o dado que abriráuma caixa com o nome do item correspondente.

Exemplo – Comparativo entre duas oficinas

*Serviço contratado à parte

Relação das peças eserviços orçados

PreçoReferencial*

Orçamento doCredenciado 01

Orçamento doCredenciado 02


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7.4.4 Negociação com oficinas

O sistema MaxiFrota possibilita que o gestor possa negociar o orçamento recebido docredenciado, buscando melhores alternativas de preços. Para tanto, acesse a tela comos orçamentos através do botão COMPARAR e, em seguida, clique no ícone CIFRÃO,localizado abaixo do carrinho de compras. Você pode negociar qualquer item listadono orçamento.

Ao clicar no cifrão, aparecerá uma caixa de texto onde o gestor poderá redigir seumotivo de negociação. Ao clicar no botão NEGOCIAR, sua mensagem seráencaminhada ao credenciado que receberá um aviso por e-mail.

Ao abrir uma primeira negociação, no campo de “Credenciados Participantes”, iráaparecer o ícone CIFRÃO na coluna “Negociação” central. Além disso, o status danegociação também passará a ser informado na última coluna. Novas negociaçõespoderão ser realizadas, clicando no ícone CIFRÃO e preenchendo a caixa de texto.

Negocia ositens


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Você poderá acompanhar o histórico das negociações acessando a tabela comparativade orçamentos pelo botão COMPARAR. Abaixo dos carrinhos de compras, irá aparecerum ícone de um RELÓGIO.

Clicando nele, abrirá uma janela com o registro de toda a negociação.

7.4.4.1 Preço referencial

O MaxiFrota Gestão de Manutenção, em parceria com o CESVI, oferece aos seusclientes a possibilidade de contratação do serviço de preço referencial. Esta

Status danegociação

Abertura de novanegociação

14


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ferramenta possibilita ao gestor um importante argumento para a negociação com asoficinas e, consequentemente, a redução de custos com a manutenção de veículos.

Na tabela do preço referencial, o cliente consegue visualizar a faixa de preço praticadano mercado da peça em questão e ter a noção se os valores dos orçamentos estãocondizentes com a realidade. Da mesma forma, é informado o homem/horanecessário para cada serviço, possibilitando a comparação com os preços passados.

Outra informação importante trazida pelo banco de dados do CESVI é o Partnumber,código identificador da peça em questão junto às montadoras.

7.4.5 Acompanhamento do orçamento

Você poderá acompanhar o status dos seus orçamentos através do campo de pesquisaacessado pela opção do menu lateral MANUTENÇÃO > ORÇAMENTO. Utilize as opçõesde busca para localizar um orçamento que você deseja acompanhar. Clicando emPESQUISAR sem preencher nenhum campo, todos os orçamentos serão trazidos nabusca.


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Na coluna “Posse”, é apresentada de quem é a responsabilidade para fazeratualizações. Já na coluna “Status”, é apresentada a posição momentânea doorçamento, que poderá ser uma das opções listadas a seguir:

STATUS DESCRIÇÃOAguardando

vistoriaO orçamento está aguardando aprovação técnica do perfilvistoriador.

Aprovação depedidos

O orçamento está pendente da aprovação de pelo menos um dosperfis de aprovadores.

Concluído O orçamento foi finalizado.Cancelado Houve desistência do orçamento.

Em andamento O orçamento foi criado e se encontra disponível para a análise.

Em orçamento O orçamento se encontra em processo de cotação com outroscredenciados.

Em pedido Foi emitido pedido de compra de peças e serviços (aprovado oorçamento).

7.5 Como comprar peças e serviços

7.5.1 Aquisição de peças e serviços

Após analisar o orçamento, comparar com outras oficinas e negociar as condiçõescomerciais, é chegado o momento de efetuar o pedido de compra.

Clicando no botão COMPARAR, você terá a visualização comparativa de todos os itense peças disponíveis para aquisição. A seleção dos itens desejados é feita pelo íconeCARRINHO DE COMPRAS. Você pode selecionar todos os itens de um fornecedor ou


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itens aleatórios de diferentes credenciados. Neste último caso, será gerado um pedidode compra para cada fornecedor.

Como apresentado no tópico 7.4.3, o sistema lhe apresenta as melhores alternativasde compras sinalizando-as na cor verde, a partir da escolha de um critério no campoespecífico. Você poderá selecionar automaticamente as melhores opções clicando noícone CARRINHO DE COMPRAS apresentado na tabela “Critério”.

A cada escolha de item a ser adquirido, o mesmo será listado logo abaixo da tabela naseção “Itens Selecionados”. Para gerar o pedido de compra, basta clicar no botãoSOLICITAR PEDIDO COMPRA.

Aquisição de todos ositens do fornecedorAquisição de todas as

peças do fornecedor

Aquisição depeça específica

Aquisição de peça +serviço específico


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Automaticamente, o pedido de compra gerado aparecerá na seção “Pedidos deCompras Emitidos” na tela de resumo do orçamento. Para confirmar a solicitação decompra, é preciso clicar no botão APROVAR PEDIDO COMPRA.

Na seção “Aprovações”, os registros das aprovações são guardados em um históricopara acompanhamento pelo gestor. O sistema possibilita que o gestor determine umaquantidade mínima de usuários aprovadores para poder efetivar a aprovação dopedido. A configuração da quantidade de aprovadores será apresentada no tópico aseguir.

7.5.2 Alçadas

As aprovações de pedidos de compra seguem as configurações de alçadasdeterminadas previamente na opção do menu lateral ALÇADAS > ALÇADAMANUTENÇÃO. Clique em NOVO para criar um novo grupo.


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Você poderá parametrizar quantas alçadas forem necessárias para a operação, bemcomo a faixa de valor de aprovação permitida para determinado grupo. Preencha oscampos em questão e em seguida clique em INCLUIR.

Para determinar quais os usuários que irão compor o grupo de alçada criado, vocêdeverá utilizar o campo de pesquisa da seção e localizar a alçada gerada. Clique sobreo número da alçada.

Na nova tela, clique no ícone CONTATO.


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Clique no ícone NOVO e em seguida selecione os contatos previamente cadastradosque você deseja inserir. Por fim, clique em INCLUIR.

De acordo com o valor do pedido de compra, será necessária a aprovação da alçadacorrespondente à faixa de valor e da respectiva quantidade de aprovadoresdeterminada no cadastro.

7.6 Como efetuar o pagamento à oficina

Após aprovação do pedido de compra, o credenciado receberá um e-mail informandoque está autorizada a execução do serviço. Quando a oficina informar a finalização doserviço no sistema, o cliente será avisado por e-mail.

Para firmar a transação financeira, o gestor deverá acessar a opção do menu lateralMANUTENÇÃO > CÓDIGO TRANSAÇÃO


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Nesta tela, o gestor deve localizar o pedido de compra através da lupa.

Clique em PESQUISAR ou, se souber, digite diretamente o número do pedido decompra. Em seguida, clique sobre o número do pedido de compra.

Os campos de “Credenciado”, “Número Pedido Compra” e “Valor” serãoautomaticamente preenchidos. Você deverá clicar no botão GERAR para criar o códigoautorizador. Em seguida, digitar a sua senha Do sistema e, por fim, clicar em ENVIAR.

Uma mensagem será exibida na sua tela informando o sucesso do envio do código detransação ao credenciado que, de posse dele, finalizará o processo de transação.

1º

2º

3º


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08. ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO

8.1 Relatórios

O sistema disponibiliza diferentes relatórios para o gerenciamento da manutenção desua frota. Os relatórios podem ser acessados através da opção RELATÓRIO >MAXIFROTA > MANUTENÇÃO.

Alguns relatórios oferecem a possibilidade de seleção do formato em que será gerado(XLS ou PDF). Há ainda opções de pesquisa e filtros para a visualização do relatórioconforme a sua necessidade.

Confira abaixo um breve descritivo sobre o que corresponde cada relatório.

RELATÓRIO DESCRIÇÃOOrçamento Este relatório apresenta as informações dos credenciados

participantes da cotação.Fechamento Peça Relatório informa todas as peças adquiridas no fechamento.Fechamento Serv. Relatório informa todos os serviços realizados no

fechamento.Manutenção Fech. Relatório traz todas as informações do fechamento de lote.Planejamento OS Relatório com as informações das manutenções realizadas

pelo planejamento.Resumo Manut. Relatório em gráfico que traz indicadores da operação.Serviços Forne. Informa os serviços realizados dentro do período consultado.Peças Adquiridas Traz as peças adquiridas no período consultado.Serviços Tempo Relatório apresenta as peças e tempo informado para a

substituição.Gastos Cred. Este relatório apresenta histórico de negociação com os

credenciados.Gastos G. Peça Este relatório apresenta histórico de negociação das peças

adquiridas.Hist. Financeiro Histórico de gastos com peças e serviços realizados dentro do

período informado.Mapa Financeiro Traz as informações apresentadas em CONSULTAS > MAPA

FIN.


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8.2 Consultas

8.2.1 Mapa Financeiro

Acessado pela opção do menu lateral CONSULTA > MAPA FIN, o mapa financeiropossibilita que o gestor tenha uma visão geral da operação de sua empresa comrelação ao consumo do limite de crédito disponível para o seu contrato. Estaferramenta é de grande valia, sobretudo, para contratos centralizadores, que podemacompanhar e gerenciar o consumo do limite distribuído aos demais contratosvinculados.

Na tabela do mapa financeiro, o gestor visualiza a relação entre o crédito disponívelpara manutenção e o que foi consumido até então, sendo sinalizado quanto à situaçãomomentânea com as possíveis mensagens: Normal, Atenção, Crítico e Esgotado. Alémda distribuição do limite para o contrato, o gestor pode definir ainda limites paraconsumo dentro do ciclo.

8.2.2 Controle de Manutenção

Acessado pela opção do menu lateral CONSULTA > CONTROLE MANUTENÇÃO, estatela exibe o histórico de peças que foram adquiridas por placa, permitindo ao gestorter uma ideia de quais tem sido as principais manutenções realizadas em cada veículo.O campo de pesquisa possibilita a análise em períodos delimitados.


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CONTATOS:

PLATAFORMA DE ATENDIMENTO MAXIFROTA

4002.2020 (Capitais)0800 284 8500 (Demais localidades)

[email protected] institucional: www.nutricash.com.brSite do produto: www.maxifrota.com.br

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