A21 e A22 Tecnologia da Informação

Sistema da Informação – Continuação

1 - Classificação de Sistemas de Informação

Existem diversas maneiras de classificar sistemas de informação porque existem aspectos diferentes que podem ser levados em consideração no momento de classificá-los. Cada usuário, empresa usuária, empresa fabricante pode fazer uso de aspectos diferentes para a classificação dos sistemas de informação, possibilitando inclusive, um mesmo sistema de informação ser classificado de maneiras diferentes. Para nosso curso a classificação geral mais adequada e que utilizaremos é a que se concentra numa visão administrativo-gerencial.

Então, podemos classificar sistemas de informação inicialmente em dois tipos: sistemas de informação operacional e sistemas de informação administrativa. Os sistemas de informação operacional são todos os que apóiam as operações e transações empresariais, enquanto que os sistemas de informação administrativa são todos os que apóiam o nível gerencial e estratégico das organizações.

Quadro: Classificação de sistemas de informação:

Os sistemas de informação operacional são subdivididos nos seguintes sistemas de informação:

Sistemas de Transação – são os sistemas de informação responsáveis pelo processamento das transações e operações empresariais. Ou seja, eles registram e processam dados resultantes de transações empresariais (vendas, compras, alterações de estoque etc.). Seu processamento pode ser em lote, quando os dados das transações são acumulados durante um tempo e posteriormente processados, como também em tempo real, quando os dados são processados imediatamente após a efetivação de uma transação;

Sistemas de Escritório – são os sistemas de informação que utilizam diversos recursos tecnológicos no intuito de aumentar o rendimento do trabalho nos escritórios de uma organização através de automatizações. Eles possibilitam a colaboração, comunicação, compartilhamento de recursos e coordenação dos esforços de trabalho cooperativo. Sua meta é a utilização da tecnologia da informação para aumentar a

produtividade e criatividade de equipes e grupos de trabalho nas organizações modernas;

Sistemas de Indústria – são os sistemas de informação que automatizam e controlam processos produtivos no setor industrial. Eles utilizam computadores para o controle de processos físicos contínuos, como também, para tomar automaticamente decisões que ajustam o processo de produção físico. Por exemplo, os sistemas de automação do processo de refinarias de petróleo e fábricas de automóveis modernas.

Já os sistemas de informação administrativa são subdivididos nos seguintes sistemas de informação:

Sistemas Gerenciais – conhecidos também como sistemas de informação gerencial (SIG), são sistemas que fornecem uma diversidade de informações pré-especificadas (ou estruturadas) em relatórios impressos e/ou consultas em vídeo para a administração, podendo ser utilizadas para melhor ajudá-los a tomar tipos estruturados de decisões diárias;

Sistemas de Apoio à Decisão – são sistemas de informação que fornecem informações aos usuários gerenciais em uma seção interativa, criando as informações que necessitam para tipos mais desestruturados de decisões, ou seja, utilizam modelos de decisão e bancos de dados especializados para auxiliar os processos de tomada de decisão;

Sistemas Executivos – são os sistemas de informação que fornecem a todos os executivos acesso imediato e fácil a informações seletivas sobre fatores que são críticos para o alcance dos objetivos estratégicos de uma organização.

2 - Sistemas de Informação Funcionais

Os sistemas de informação aplicados nas organizações são geralmente soluções que integram diversas funções administrativas. Porém, sistemas que automatizam pelo menos uma dessas funções podem ser chamados de sistemas funcionais. As áreas ou funções organizacionais das quais estamos falando são:

Contábil-financeira; Marketing; Produção/materiais; e Recursos humanos.

Como um futuro analista de tecnologia da informação e de negócios, é importante que você compreenda de forma específica como os sistemas de informação afetam uma determinada função organizacional que se relacione diretamente aos seus objetivos de carreira. Os sistemas de informação que serão descritos agora foram arrumados de acordo com a função empresarial a que dão apoio, a fim de permitir que você tenha uma idéia da variedade dos sistemas funcionais que as pequenas e grandes empresas podem utilizar (O’Brien, 2004).

2.1 Sistemas de Informação de Marketing

A função de marketing diz respeito em geral à administração, preços, promoção, vendas e distribuição de produtos em mercados existentes e ao desenvolvimento de novos produtos e mercados para melhor atender e satisfazer os clientes atuais e potenciais.

Os sistemas de informação de marketing integram fluxos de informações necessários em muitas atividades de marketing. Eles permitem:

Um processo de marketing interativo onde os clientes podem se tornar parceiros na criação, comercialização, compra e melhoria de produtos e serviços. Normalmente, fazendo uso de Websites e serviços de Internet;

A automação da força de vendas que através da utilização de tecnologias móveis de computação e Internet agilizam muitas atividades de processamento de informações para apoio e administração de vendas;

Auxílio aos gerentes de marketing no que se refere ao planejamento, precificação e outras decisões de administração do produto, estratégias de promoção de vendas/propaganda e pesquisa de mercado e previsão.

Marketing Interativo

O marketing interativo está baseado hoje no uso da Internet, Extranets e Intranets (estes conceitos são descritos no início do próximo tema) para estabelecer uma interação bilateral entre uma empresa e seus clientes. O objetivo é possibilitar que uma empresa utilize lucrativamente essas redes para atrair e manter clientes que venham a se tornar parceiros da empresa na criação, aquisição e aperfeiçoamento de produtos e serviços.

São características do marketing interativo:

Os clientes não são participantes passivos, mas são ativamente envolvidos em processos interativos e preventivos disponibilizados pela rede;

Encoraja o envolvimento dos clientes em questões de desenvolvimento do produto, entrega e atendimento;

É possibilitado pelas diversos serviços da Internet, incluindo os grupos de discussão e bate-papo, formulários e questionários na web e correio eletrônico.

Automação da força de Vendas

Na busca de maiores vantagens, as empresas estão cada vez mais investindo em computadores e redes para fornecerem a base necessária a uma verdadeira automação da força de vendas. A força de vendas está sendo equipados com computadores (em geral, notebooks e/ou handhelds), navegadores de rede e softwares de gerenciamento de contatos de vendas que a conectam a sites de marketing na Internet, Extranets e Intranets de suas empresas.

São características da automação da força de vendas:

Aumenta a produtividade pessoal dos vendedores; Agiliza a captação e a análise de dados de venda, do campo para os gerentes de

marketing na sede da empresa; Permite à administração de marketing e vendas melhorar a prestação de informações e

o suporte que oferecem aos seus vendedores;

Muitas empresas consideram a automação da força de vendas como uma maneira de conquistar uma vantagem estratégica na produtividade de vendas e na capacidade de respostas de marketing.

Marketing direcionado

Segundo O’Brien (2004, p. 223), “o marketing direcionado tornou-se uma importante ferramenta do desenvolvimento de estratégias de propaganda e promoção para os sites de comércio eletrônico de uma empresa”. O marketing direcionado é um conceito de administração de propaganda e promoção que engloba cinco componentes:

Comunidade – as empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda e seus métodos de promoção na rede para atrair pessoas de comunidades específicas. Estas podem ser comunidades de interesse, tais como as comunidades virtuais on-line de entusiastas de esportes ou comunidades geográficas formadas por sites de uma cidade.

Conteúdo – propaganda como cartazes eletrônicos ou banners pode ser veiculado em vários sites na Internet, além do site da própria empresa. Essas mensagens atingem o público-alvo desejado.

Contexto – a propaganda figura apenas em páginas da Internet que sejam relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. Por isso, a propaganda é dirigida apenas a pessoas que já estejam procurando informações sobre um assunto relacionado aos produtos de uma empresa.

Aspectos demográficos e psicológicos – os esforços de marketing podem ser dirigidos apenas a tipos específicos ou classes da população, por exemplo, solteiros, vinte e poucos anos, renda mediana, estudantes universitários, etc.

Comportamento On-line – as campanhas de propaganda e promoção podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. Esta estratégia pode se basear em arquivos “cookies” gravados na unidade de disco do visitante a partir de visitas anteriores ou em consultas on-line periódicas sobre as preferências dos visitantes. Dessa maneira é possível que uma empresa levante e acompanhe o comportamento on-line de uma pessoa em seu site para que os esforços de marketing possam ser rapidamente desenvolvidos e direcionados para esse indivíduo em cada uma de suas visitas ao site.

2.2 Sistemas de Informação de Produção

Esses sistemas apóiam a função de produção/materiais, a qual inclui todas as atividades relativas ao planejamento e controle dos processos de produção de bens ou serviços. Os sistemas de informação utilizados para a administração de operações e processamento de transações apóiam todas as empresas que precisam gerenciar estoques, compras e o fluxo de bens e serviços.

Os sistemas de informação de produção apoiada em computador utilizam importantes técnicas para dar apoio à Manufatura Integrada por Computador (CIM). Este conceito enfatiza que os objetivos do uso do computador na automação da produção devem ser:

Simplificar – os processos de produção, projetos de produtos, e a organização fabril como pré-requisito para a automação e a integração;

Automatizar – os processos de produção e as funções organizacionais que os apóiam com computadores, máquinas e robôs;

Integrar – todos os processos de produção e apoio utilizando computadores, redes e outras tecnologias da informação.

O intuito é criar processos flexíveis e ágeis de produção que fabriquem de modo eficiente os produtos da mais alta qualidade. Pois assim, uma empresa poderá responder rapidamente e atender necessidades de clientes com produtos e serviços de alta qualidade.

Entre os usos de computadores na manufatura temos:

Engenharia e projeto com auxílio do computador; Planejamento das necessidades de materiais; Planejamento de recursos de manufatura; Gerenciamento Logístico; Manufatura auxiliada por computador.

Rodando sistemas para:

Programação e controle do chão-de-fábrica; Controle de máquinas; Controle robótico; Controle de processo.

Gerando os seguintes benefícios:

Aumento da eficiência no planejamento da programação da produção; Melhor utilização de instalações, maior produtividade e melhor controle de qualidade; Menores investimentos nos estoques de produção e em instalações; Melhor atendimento ao cliente final no que diz respeito a tempo, preço, quantidade e

qualidade dos produtos entregue.

Esses sistemas envolvem o uso da Internet, Extranets e Intranets para conectar:

Funcionários dentro de uma empresa; Vendedores dos fornecedores de uma empresa; Clientes.

Os computadores dotados desses sistemas controlam processos físicos em áreas como:

Refinarias de petróleo; Fábricas de produtos alimentícios; Fábricas de cimento; Usinas de papel e celulose; Usinas siderúrgicas; Usinas de energia elétrica; Fábricas de produtos químicos.

2.3 Sistemas de Informação de Recursos Humanos

A função de recursos humanos envolve o recrutamento, colocação, avaliação, remuneração e desenvolvimento dos funcionários de uma organização. A meta da administração de recursos humanos é o uso eficaz e eficiente dos recursos humanos de uma empresa.

Segundo O’Brien (2004), os sistemas de recursos humanos são projetados para apoiar:

O planejamento para atender às necessidades de pessoal da empresa; O desenvolvimento do pleno potencial de seus funcionários; O controle de todas as políticas e programas de pessoal.

Inicialmente, esses sistemas de informação são utilizados para:

Produzir contracheques e relatórios de folha de pagamento; Manter registros de pessoal; Analisar o emprego de pessoal em suas operações.

Mas, indo além dessas funções tradicionais, esses sistemas de informação de recursos humanos apóiam também:

Recrutamento, seleção e contratação; Remanejamento de cargos; Avaliações de desempenho; Análise de benefícios dos funcionários; Treinamento e desenvolvimento; Saúde, e segurança do trabalho.

A Internet e Intranet tornaram-se os principais fatores para a mudança na administração de recursos humanos. Por exemplo, as empresas estão:

Recrutando funcionários por meio de seções de seus websites; Utilizando serviços comerciais de recrutamento e bancos de dados da Internet; Enviando mensagens a grupos de notícias selecionados da Internet; Comunicando-se por e-mail pela Internet com candidatos a vagas. Possibilitando, através da Intranet, que o departamento de recursos humanos forneça

serviços em tempo integral para os seus funcionários; Disseminando, através da Intranet, informações úteis com maior rapidez do que pelos

canais tradicionais de comunicação; Coletando informações on-line dos funcionários para a entrada em seus arquivos de

administração de recursos humanos; Utilizando a Internet ou as suas Intranets como ferramentas superiores de treinamento; Possibilitando aos funcionários a produção automatizada de folhas de ponto (a

alternativa on-line ao cartão de ponto).

Além disso, os sistemas de recursos humanos no que diz respeito a treinamento e desenvolvimento de pessoal ajudam a:

Planejar e monitorar o recrutamento e o treinamento de funcionários, avaliações de desempenho e desenvolvimento da carreira por meio da análise da história de sucesso dos programas em curso;

Analisar a situação do desenvolvimento da carreira de cada funcionário para determinar se deveriam ser recomendados métodos de desenvolvimento, como programas de treinamento e avaliações periódicas.

2.4 Sistemas de Informação Contábil-Financeira

Os sistemas de informação contábeis foram os primeiros sistemas empresariais a serem desenvolvidos utilizando recursos computacionais. Eles normalmente:

Registram e relatam os movimentos de fundos em uma organização em termos históricos, produzindo importantes demonstrativos financeiros como balancetes e declarações de renda;

Produzem previsões de condições futuras como os projetos de demonstrativos e de orçamentos financeiros;

Já os sistemas de informação financeira apóiam os gerentes financeiros nas decisões relativas ao:

Financiamento de uma empresa; Alocação e controle de recursos financeiros dentro de uma empresa.

O gerenciamento dos sistemas contábeis está focalizado no controle e no planejamento das operações das empresas, enfatizando:

Relatórios contábeis de custo; Emissão de orçamentos financeiros e demonstrativos financeiros projetados; Relatórios analíticos comparando o desempenho real com o previsto.

Geralmente, os sistemas contábil-financeiros incluem:

Processamento de pedidos; Controle de estoques; Contas a receber; Contas a pagar; Folha de pagamentos; Sistemas de livros contábeis; Administração de caixa e investimentos; Orçamentos de capital; Previsão financeira; Planejamento financeiro.

Segundo O’Brien (2004), utilizar a Internet, Extranets e Intranet altera o modo como os sistemas de informações contábil-financeiras monitoram e acompanham as atividades das empresas. A natureza on-line e interativa de tais redes exige novas formas de documentos, procedimentos e controles de transações.

Muitas organizações estão utilizando ou desenvolvendo ligações de rede com seus parceiros comerciais por meio da Internet ou de outras redes para aplicações como processamento de pedidos, controle de estoques, contas a receber e contas a pagar.