Workshop BPM 3 - Brodbeck Tecnologia da Informação · 2019. 5. 18. · Ativ. 4 Ativ. 3 Ativ. 5...
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Workshop BPM 3Melhorar e gerenciar processos administrativos
Ângela F. Brodbeck
Henrique J. Brodbeck
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2
Agenda
Comandos Avançados
(cont.), Melhores
Práticas
Simulando,
Melhorando e
Otimizando Processos
Medindo Processos
com Indicadores de
Processo (KPIs)
01 02 03
-
3
Comandos Avançados (cont.),
Melhores Práticas01
Comandos Avançados
Melhores práticas
Dicas
Erros Comuns
-
4
Documentação e compartilhamento de
processos
4
-
5
Dicas - 1
5
Formas equivalentes de modelagem. A utilização de uma ou de outra depende se precisamos gerenciar as atividades de outro pool
-
6
Dicas - 2
6
Subprocessospodem ser apresentados no modo expandido
-
7
Representar loops no processo com desvios
Dicas - 3
7
ou com múltiplas instâncias
-
8
Dicas - 4
8
Distribuir os elementos na horizontal, da esquerda
para a direita e não na vertical
-
9
Dicas - 5
9
Um gateway pode ser divergente (desvio) ou
convergente (junção), nunca os dois
Convergente
Junção
Divergente
Desvio
-
10
Dicas - 6
10
Sempre que possível, fazer o caminho feliz na parte de
cima do diagrama
-
11
Erros Comuns - 1
11
Nomes de áreas ou substantivos nas atividades
-
12
Erros Comuns - 2
12
Descontinuidade no diagrama (“enviar para Depto. X”)
-
13
Erros Comuns - 3
13
Diagrama com visão
departamental e
não de todo o
processo
Direção
Depto A Depto B Depto C
Direção
Depto A Depto B Depto C
Ativ. 1
Ativ. 2 Ativ. 3 Ativ. 4
Ativ. 5Ativ. 6
Ativ. 7
Ativ. 8
Ativ. 1 Ativ. 2
Ativ. 3Ativ. 4
Ativ. 5 Ativ. 6
Ativ. 7Ativ. 8
Ativ. 3
Ativ. 6
Ativ. 7
Ativ. 8
Ativ. 1
Ativ. 6
Ativ. 7
Início
Fim
-
14
Erros Comuns - 4
14
Diagrama não homogêneo
Neste caso, utilizar subprocessos
ou a descrição da atividade
-
15
Erros Comuns - 5
15
Excesso ou falta de detalhamento
Os detalhes devem estar descritos nos procedimentos ou
instruções de trabalho
-
16
Erros Comuns - 6
16
Sobreposição de processos (dois em um)
-
17
Melhorando, Simulando e
Otimizando Processos02
Melhoria de processos
Simulação e otimização do processo
Exercício aplicado – Bizagi
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Aspectos a revisar por processo
• Sequenciamento das atividades: ordem correta, alocação no ator correto (departamento, função, etc.)
• Descrição das atividades: definição e explicação correta, documentos e telas de sistemas
Estas revisões são importantes, uma vez que elas
representam o processo e de como ele funciona ou
funcionará
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19
Pontos críticos para promoção de melhorias
nas atividades do processo
• Pontos de atraso e paradas (gargalos)
• Pontos sujeitos a falhas
• Pontos de reconferência/retrabalho
• Consultas não necessárias
• Informações necessárias para controle da atividade/ processo
• Dependências entre atores (departamentos, setores, etc.) – impactos críticos
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20
Exemplo de melhoria no processo
Recebimento
PedidoDigitação
do Pedido
10 min 3 min
Envio do
Pedido para
Almoxarifado
4 horas
Separação
dos itens
8 horas
Emissão
da NF
2 horas
Embalagem
2 horas
Carga na
Transportadora
Transporte
24 horas
Tempo Total do Processo:
43 horas e 11 min
O que pode ser melhorado
aqui se o cliente digitar (o
tempo passa a ser do cliente
e não mais deste Processo)?
Tempo: 10 min
META: 0 min
Esta tarefa/
atividade pode
desaparecer se
o pedido entrar
pela Internet,
indo direto
para a seção de
separação.
Tempo: 3 horas
META: 0 horas
O que acontece na
separação?
A lista de itens não
está ordenada
como o item
estocado?
O código do item
não confere
com o do item
estocado?
Tempo: 4 horas
META: 2 horas
PROCESSO ATUAL:
Recebimento do Pedido
Porque 8 horas?
Porque não fazer
automático do
pedido, integrando
com sistema
governo, incluindo
o envio ao cliente
Tempo: 8 horas
META: 1 hora
1 min
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21
Monitorando o processo atual
Semana 1 Semana 2
Atividade/TarefaPedido
1Pedido
2Pedido
3Pedido
4Pedido
5 MédiaPedido
21Pedido
22Pedido
23Pedido
24Pedido
25 Média
A1 Recebimento Pedido 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
A2 Digitação do Pedido 11 12 10 9 8 10 10 9 11 10 10 10,7
A3Envio Pedido Almoxarifado 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
A4 Separação dos itens 4 5 3 4 4 4 4 5 5 3 3 4
A5 Emissão nota fiscal 8 7 7 10 8 8 6 6 10 10 8 8
A6 Embalagem 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
A7Carga na Transportadora 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
A8 Transporte 24 20 24 26 22 23,5 26 24 26 20 20 24
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22
Melhorando o processo
Recebimento
PedidoDigitação
do Pedido
10 min 3 min
Envio do
Pedido para
Almoxarifado
4 horas
Separação
dos itens
8 horas
Emissão
da NF
2 horas
Embalagem
2 horas
Carga na
Transportadora
Transporte
24 horas
Tempo Total do Processo:
43 horas e 11 min
O que pode ser melhorado
aqui se o cliente digitar (o
tempo passa a ser do cliente
e não mais deste Processo)?
Tempo: 10 min
META: 0 min
Esta tarefa/
atividade pode
desaparecer se
o pedido entrar
pela Internet,
indo direto
para a seção de
separação.
Tempo: 3 horas
META: 0 horas
O que acontece na
separação?
A lista de itens não
está ordenada
como o item
estocado?
O código do item
não confere
com o do item
estocado?
Tempo: 4 horas
META: 2 horas
PROCESSO ATUAL:
Recebimento do Pedido
Porque 8 horas?
Porque não fazer
automático do
pedido, integrando
com sistema
governo, incluindo
o envio ao cliente
Tempo: 8 horas
META: 1 hora
1 min
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23
Redesenhando o processo melhorado
Recebimento
Pedido
2 horas
Separação
dos itens
1 hora
Emissão
da NF
2 horas
Embalagem
2 horas
Carga na
Transportadora
Transporte
24 horas
NOVO Tempo Total do Processo:
31 horas
CLIENTE
DIGITA
PEDIDO
PROCESSO MELHORADO:
Recebimento do Pedido
TEMPODE
EMISSÃO NFe
1 hora
1 min
TEMPO DE
SEPARAÇÃO
2 horas
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Monitorando o processo melhorado
Semana 1 Semana 2
Atividade/TarefaPedido
1Pedido
2Pedido
3Pedido
4Pedido
5 MédiaPedido
21Pedido
22Pedido
23Pedido
24Pedido
25 Média
A1 Recebimento Pedido 1 1 1 1 1 1 0,5 0,5 1 1 1 0,8
A2
A3
A4 Separação dos itens 3 2,5 3 3 2 2,7 2,5 2,5 2 2 2 2,2
A5 Emissão nota fiscal 2 2 2 2 2 2 2 1,5 1,5 1,5 1 1,5
A6 Embalagem 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
A7Carga na Transportadora 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
A8 Transporte 24 20 24 26 22 23,5 24 24 24 20 20
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Preparando um processo para
simulação no Bizagi
No menu principal
• Diagramar o processo como é (as is)
• Validar o processo até não ter mais erros
• Inserir recursos (engenheiro, analista, estagiário, etc.)
• Inserir custos dos recursos (por hora)
No menu Visualização da Simulação
• Inserir tempos do processo e atividades
• Inserir quantidade de recursos em cada atividade
• Inserir regras (condições)
• Inserir probabilidades nos desvios
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26
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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27
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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28
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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29
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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30
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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31
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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32
Preparando um processo para
simulação no Bizagi
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33
Simulando um processo no Bizagi
Ao executar o processo observe:
• tempos de processamento, espera e quantidades em cada atividade
• gráfico com o uso dos recursos
• As quantidades de instâncias do processo desviadas, conforme regras
definidas
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34
Analisando recursos utilizados
Nesta tabela você obterá:
• % utilizado de cada recurso pelo processo
• valor total do processo somando custos por hora e custos fixos, se houver
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Analisando atividades e tempos
Nesta tabela você obterá:
• quantidade de instâncias executadas do processo, por atividade
• tempos mínimos, máximos e médios, por atividade
• tempo total (em dias) que o processo poderia ser executado sequencialmente
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Medindo Processos com KPIs
(indicadores)03
Indicadores ou KPIs
Exemplos
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37
Indicador chave do processo
ou KPI (key process indicator)
37
Um indicador é uma métrica que tem
como finalidade básica possibilitar a
avaliação de um processo (plano de
ação de um objetivo organizacional) e
de seu resultado (atingimento),
comparando-o com um parâmetro
estabelecido teoricamente (meta).
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38
Tipo de indicador do processo
38
Indicadores de Processo
(eficiência)
Avaliam se as características do
processo atendem as
necessidades do cliente.
Exemplos de indicadores
• Capacidade do processo
• Tempo do processo
• Custo do processo
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Monitoramento – meta de melhoria
Metas são temporais e, no caso dos processos,
podem estar ligadas a prazos, custos ou capacidades.
Ponto inicial
MetaIndicador
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40
Exemplos de indicador e monitoração
40
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41
Exemplo de indicadores e monitoração
41
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42
Exemplo de indicador e monitoração
Indicador de desempenho (KPI: key performance indicator)
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Organização do Processo
Simulação e Melhoria do
Processo
Exercícios Aplicados