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Fusion ECM SuiteCase – Fluxo de Cotações

Por Rodrigo Diniz Meyer AbrantesExecutivo de Contas

Sumário

Contexto ECM Projeto - Objetivos Projeto - Premissas Situação Inicial Situação Final A Solução Fatores importantes Perguntas

Contexto ECM

Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:

40% do tempo perdido na busca;

70% dos casos a informação é simplesmente recriada;

60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

Sobre a Empresa e suas necessidades

A Tuper é uma empresa de destaque no setor em que atua, com produtos e serviços em aço, nos seguintes segmentos:

A Tuper se posiciona como parceira preferencial e confiável de seus clientes, pela agilidade e flexibilidade no fornecimento e qualidade de seus produtos e serviços.

A empresa atua em parceria com as engenharias de desenvolvimento dos clientes, para fornecer itens específicos de maior complexidade e com exigências e requisitos técnicos próprios.

Necessidade

Projeto Fluxo de Cotações- Objetivos

As principais necessidades da Tuper com a estruturação e efetivação destes processos foram:

  Realizar um monitoramento efetivo sobre o ciclo de cotação da unidade

de Tubos Especiais e Componentes; Controlar os prazos e obter e rastreabilidade das solicitações; Monitorar o tempo total das cotações e o tempo por área. Identificar atividades críticas, gargalos ou retrabalhos no processo. Organizar e controlar os documentos de apoio envolvidos no processo; Controlar prazos de aprovações/reprovações do processo ; Buscar subsídios para melhoria do processo e gestão de cotação, por

área e total;

Buscar subsídios para melhorias do desempenho do processo de cotação.

Projeto - Premissas

Controle efetivo de prazos e disparo de alertas para força-tarefa quando necessário

Situação InicialEm função do Fluxo de Cotações ser um dos fatores críticos do negócio (fator de sucesso do negócio), elegeu esse Fluxo como prioritário para a implementação do ECM Fusion Neomind, com o objetivo de resolver a seguinte situação inicial:

Processo de cotações, realizado totalmente em papel, através de formulários entre as áreas – não estruturado no ERP;Ausência de rastreabilidade/monitoramento do processo independente do status;Desconhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo Falta de previsibilidade do prazo de finalização, em decorrência múltiplos participantes no processo e processo em papel.Levantamentos de tempo individuais e pontuais, realizados manualmente quando necessário, ocupando muito tempo dos profissionais.Ausência de rastreabilidade dos documentos de apoio ao processoFalta de monitoramento e controle do processoDesconhecimento de perdas e desperdícios de tempo no processoFalta de gerenciamento dos gargalos e prazos – ainda temos dificuldade.Dificuldade de melhorias dos processos por falta da sistematização e controle.

Abordagem do Projeto

Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão

Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas

Ferramental: Workflow/BPM, GED Desenvolvimento/Qualidade: Indicadores em tempo real para definição de

metas e monitoramento da qualidade Realizar homologação/piloto: Profissonais envolvidos e gerente de projeto de

ECM.

SOLUÇÃO - ModelagemO Fluxo de Cotações envolveu8 áreas distintas para a execuçãodo processo, com 9 participantes:

1.Área Comercial – Gerente de Vendas e Vendedor

2.Engenharia de Produtos e Processos;3.Engenharia de Sistemas;4.Engenharia Industrial;5.Engenharia de Materiais;6.Projetos Ferramentaria;7.Qualidade;8.Produção.

Num total de 3 Fluxos correlacionados:

-Solicitação de Cotação Técnica (principal)-Cotação por Engenharia (subfluxo)-Cotação por Orçamento (subfluxo)

Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxo

SOLUÇÃO - Os três Fluxos Correlacionados

a) Cotação por Orçamento

1. Solicitação de Cotação Técnica – Macro Fluxob) Cotação por Engenharia

Situação Final Após a Implantação dos Fusion, com um profissional de TI, responsável pelo gerenciamento interno a Tuper conseguiu alcançar o seguinte:

Sistematização completa do Fluxo de cotações, com a extinção do uso de formulários em papel, com aproveitamento das informações do ERPRastreabilidade/monitoramento do processo em qualquer etapa do processo ou participanteEstabelecimento de níveis de alçada e aprovações fases do processoConhecimento do tempo decorrido, antes, durante ou depois da finalização do processo de cotaçõesMonitoramento do tempo decorrido das cotações, individual, por área e total das , em tempo real, em qualquer fase do orçamento.Controle, visualização, versionamento, aprovação dos documentos de apoio das cotações.Controle das aprovações das cotações e respectivos motivos da não aprovação das cotações. Possibilitando melhorias do processo e desempenho de aprovações.Identificação das fases críticas do processo de cotações.Gerenciamento em tempo real das cotações.

Implentação - fatores de sucessoAlgumas ações foram importantes para o sucesso do projeto:

Definição de processo prioritário ou crítico;Definição de resultados desejados;

Gerenciamento do projeto internamente – por um profissional de TI, apoiado pelas gerências das áreas envolvidas e diretoria;Conhecimento dos processos pela equipe interna – com participação efetiva dos profissionais envolvidos;Facilitação pela área de TI e apoio dos consultores da Neomind e equipe de suporte;Facilidade de alteração do processo, através da ferramenta ECM Fusion Neomind;Possibilidade de integração às informações existentes;Facilidade de conectividade dos usuários;Disposição dos profissionais em afinar os processos, efetuando correções e melhorias.

Resultados Alcançados

Sistematização de processos que antes era em papel Controle de todas as fases do processo de cotações Identificação de processos via orçamento e via engenharia Controle de tempo individual e total das cotações Identificação de etapas críticas do processo e estabelecimento de prazos

realistas Integração das informações entre as áreas Gerenciamento e controle do processo Indicadores de prazos, processo e qualidade

Perguntas

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