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Fusion ECM SuiteSolicitação de viagem Nacional e Internacional

Agenda

Projeto - Objetivos Projeto - Premissas Contexto ECM Abordagem do projeto Padrão utilizado interfaces A SOLUÇÃO Conclusão Perguntas

Projeto - Objetivos

Realizar a automação do processo de Solicitação de Viagem, englobando o tratamento das viagens tanto nacionais como internacionais;

Disponibilização dos fluxos de viagens a todos os colaboradores da empresa, tanto diretos quando indiretos.

Plataforma única para tratamento de fluxos de processo e aprovações baseadas em SDA (Fluxo Solicitação de Alçada)

Evitar perdas de informações e de montantes financeiros com falta de gerenciamento sobre as prestações de contas pendentes

Projeto - Premissas Utilização das melhores práticas de mercado na automação de fluxos

de trabalho com foco na confiabilidade e produtividade dos usuários envolvidos;

Nos pontos adequados, realizar integração com os

sistemas legados (ERP Datasul EMS) mantendo o investimento já realizado válido;

Utilização dos mecanismos de alçadas atualmente existentes para os fluxos modelados no Fusion no contexto da AkzoNobel

Contexto ECM

Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:

40% do tempo perdido na busca;

70% dos casos a informação é simplesmente recriada;

60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

Abordagem do Projeto

Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão

Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas

Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos e documentos do Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos fluxos de negócio, neste caso, solicitação de vaigem.

Desenvolvimento/Qualidade: Realizar o desenvolvimento das funcionalidades de acordo com os fluxos de trabalho definidos e as interfaces devidamente estabelecidas

Realizar homologação/piloto: Realizar a homologação das

funcionalidades geradas durante a fase de desenvolvimento Realizar Roll-Out: Entrar com o uso efetivo da solução

SOLUÇÃO - Modelagem

Aprovação baseada em alçada,chegando, caso necessário, até o presidente (SDA) via mecanismode alçada

SOLUÇÃO - Início Solicitação

Tratamento de viagem nacional ou internacional

Favorecido pode ser um colaborador ou um enteexterno

Informações Adicionais

SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA

Aprovação de acordo com alçada e valor. Cada fluxo pode utilizar um tipo diferente de alçada

Alçada pode ter delegações

SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA

Busca de alçada de acordo com estruturaHierárquica configurada formulário de funcionários.independente de alçada, no caso da SV, o superior mediato e imediato sempre serão sensibilizados

SOLUÇÃO - Estrutura Aprovação

Aprovação do superior Imediato

Resultado do consenso

SOLUÇÃO - Término Solicitação

Retorna ao solicitante

Histórico do consenso, Incluindo a aprovação do presidente

Caso tenha um adiantamento, inicia uma pendência para prestação de contas

Ao avançar, é gerado um Título no ERP para pagamento

Conclusões

Utilização de uma interface unificada para todas as solicitações Padronização no tratamento das solicitações de viagem Iniciativa orientada a processo, o que permite total gestão dos

fluxos, seus gargalos, e principais agentes causadores de atrasos

Reaproveitamento da estrutura de aprovação atualmente existente para outros fluxos, gerando economia e alto nível de padronização

Transparência e confiabilidade das informações através do uso de integração com o ERP e geração de títulos no contas a pagar

Possibilidade de aprovação diretamente por um dispositivo móvel

Perguntas

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Obrigado!rodrigo.abrantes@neomind.com.br