XIV Congresso Paulista de Medicina do SonoA Associação Paulista de Medicina dispõe de um elevador...

XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono

Manual do Expositor 13 e 14 de maio 2016

Apoio: Realização:

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MANUAL DO EXPOSITOR

Prezado Expositor,

É com grande satisfação que damos boas-vindas a sua empresa como expositora do XIV

Congresso Paulista de Medicina do Sono.

Para facilitar a participação da sua empresa no XIV Congresso Paulista de Medicina do

Sono, você está recebendo o Manual do Expositor que é parte integrante do Contrato de

Locação e contém informações importantes.

O Manual do Expositor possui detalhes referentes à montagem e decoração dos

estandes, normas de funcionamento, dados administrativos e formulários específicos para

cálculos de todos os serviços essenciais que serão prestados.

Esperando que sua empresa realize um excelente evento, solicitamos a sua atenção

quanto ao cumprimento do cronograma de montagem. Os prazos e horários deverão ser

obedecidos para o bom andamento das atividades comerciais e científicas.

Até lá e bons negócios.

Comissões

Presidente do Congresso

Dra. Rosana Cardoso Alves

Presidente do Comitê Científico do Sono da APM

Dr. Maurício Bagnato

Comissão Organizadora

Dra. Fernanda Haddad

Dr. Luciano Ribeiro Pinto Jr.

Dr. Maurício Bagnato

Dra. Rosa Hasan

Dra. Sonia Togeiro

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MANUAL DO EXPOSITOR

Apresentação ..................................................................................................................... 2

Localização, promotores e fornecedores oficiais .......................................................... 4

1. INFORMAÇÕES GERAIS

1.1 Cronograma................................................................................................................. 5

1.2 Datas e Horários ........................................................................................................... 5

1.3 ANVISA .......................................................................................................................... 5

1.4 Intransferibilidade ........................................................................................................ 6

1.5 Responsabilidade de vendas .................................................................................... 6

1.6 Brindes ........................................................................................................................... 6

1.7 Montagem e Desmontagem ..................................................................................... 6

1.8 Segurança Geral ......................................................................................................... 7

1.9 Expositores ...................................................................................................................... 7

1.9.1 Termo de Responsabilidade ............................................................................. 7

1.9.2 Encargos do Expositor ........................................................................................ 7

1.9.3 Acesso dos Expositores ...................................................................................... 8

1.9.4 Uso do crachá ................................................................................................... 8

1.9.5 Estandes ............................................................................................................... 8

1.9.6 Croqui do estande – Montagem Básica ........................................................ 9

1.9.7 Depósito ............................................................................................................... 9

1.9.8 Elevadores ........................................................................................................... 9

1.9.9 Área de Exposição da APM............................................................................ 10

1.9.10 Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais ......................................... 10

1.9.11 Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos......................................... 10

2. Formulários ..................................................................................................................... 12

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PROMOTORES E FORNECEDORES OFICIAIS

LOCAL E REALIZAÇÃO:

COMITÊ MULTIDISCIPLINAR DO SONO

Associação Paulista de Medicina

Av. Brig. Luis Antônio, 278 – Bela Vista

CEP 01318-901 – São Paulo – SP

Tel.: (11) 3188 – 4243

E-mail: [email protected]

www.apm.org.br

ORGANIZAÇÃO:

Associação Paulista de Medicina

Av. Brigadeiro Luís Antônio, 278 – Bela Vista.

CEP: 01318-901 - São Paulo – SP

Tel.: (11) 3188-4250 Fax: (11) 3188-4255

Coordenadora de Eventos da Associação Paulista de Medicina:

Andréa Z. Novo


Tel.: (11) 3188-4253

COMERCIAL - MARKETING

Malu Ferreira


Tel.: (11) 3188-4298

João Vita


Tel.: (11) 3188-4382

COORDENAÇÃO TÉCNICA E MONTAGEM OFICIAL:

LUPATELLI

Rua Dr. Euclides da Cunha, 118/126

Socorro - São Paulo – SP

Contato: Paulo Cirilo

Tel.: (11) 3567-5540


AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL

Mello Faro Turismo

Avenida São Luis, 165, 1ºandar – Conj. 01A - Centro.

CEP: 01046-001 – São Paulo - SP

Tel.: (11) 3155-4040 Fax.: (11) 3155-4049


www.mellofaro.com.br

LOCAL DO EVENTO:

APM – Associação Paulista de Medicina

Avenida Brigadeiro Luís Antônio, 278

CEP: 01318-901 – São Paulo – SP

Tel.: (11) 3188-4281

http://www.mellofaro.com.br/

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XIV CONGRESSO PAULISTA DE MEDICINA DO SONO

1. INFORMAÇÕES GERAIS

1.1 CRONOGRAMA

Cronograma - XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono

Atividades Data Horário

Entrega do Formulário de Opção de Montagem 13/04/2016 -

Entrega do Formulário de Consumo de Energia 13/04/2016 -

Entrega do Formulário de Autorização para Outras

Montadoras 13/04/2016 -

Entrega do Formulário do Termo de

Responsabilidade 13/04/2016 -

Entrega da Relação de Pessoal para Montagem e

Desmontagem 06/05/2016 -

Formulário Crachá de Expositor 02/05/2016 -

Montagem dos estandes 12/05/2016 11h00 - 22h00

Decoração 13/05/2016 07h00 - 08h00

Realização do Evento 13 e

14/05/16

13/05: 08h15 – 18h10

14/04: 08h15 – 13h30

Retirada de material dos estandes 14/05/2016 18h15 - 19h15

Desmontagem 16/05/2016 9h00 – 22h00

*ATENÇÃO: ATRASO NA DESMONTAGEM IMPLICARA EM MULTA – VIDE ITEM 1.7

1.2 - DATAS E HORÁRIOS

Dias 13 e 14 de maio de 2016

Inicio do Congresso: 08h15

Termino do Congresso: 18h10

O horário de chegada do pessoal do estande deverá anteceder 30 minutos à abertura

do evento, todos os dias. O estande deve estar aberto e pronto para receber os visitantes

desde o primeiro momento de funcionamento da Feira até o final do evento.

1.3 - ANVISA – AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA

Nos termos da Lei Federal no 6.360/76, do Decreto Federal nº 79.094/77, da Lei Estadual

nº 10.083/98, da Lei Municipal nº 13.725/04 e da Portaria Municipal nº 1.293/07, a empresa

é obrigada a providenciar registro dos produtos nacionais e importados que pretenda

expor ou comercializar junto à Anvisa - Agência Nacional de Vigilância Sanitária, órgão

vinculado ao Ministério da Saúde.

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É de exclusiva e única responsabilidade da empresa o cumprimento de todas as normas

estabelecidas pelas legislações supracitadas, bem como pela obrigatoriedade de

apresentação da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de

funcionamento e ou cadastro municipal de vigilância sanitária junto à Covisa -

Coordenação de Vigilância Sanitária, órgão da Secretaria de Saúde do Município de

São Paulo.

A empresa deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o

período da exposição, toda a documentação que comprove sua situação regular

perante os órgãos competentes da Vigilância Sanitária. A organização do evento, a

qualquer momento, poderá solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes

mencionados nesta cláusula.

1.4 – INTRANSFERIBILIDADE

O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou

responsabilidade com relação à Promotora, nem sublocar total ou parcialmente a área

que lhe foi alocada ou cedida como item de patrocínio.

1.5 – RESPONSABILIDADES SOBRE VENDAS

A Promotora não se responsabiliza pela realização de negócios entre expositores e

congressistas/compradores. A responsabilidade da Promotora atém-se à organização,

promoção e divulgação do evento junto a profissionais de categoria nacional e

internacional.

1.6 – BRINDES

O Expositor poderá, exclusivamente, dentro dos limites da área alocada, distribuir brindes

ou lembranças aos congressistas, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/

ou respectivos produtos, desde que estes produtos não sejam medicamentos. Esta

promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a

evitar formação de filas ou aglomerações. Não serão permitidas ações promocionais nos

corredores e áreas comuns (corredores, entrada e saída, hall dos elevadores).

1.7 – MONTAGEM E DESMONTAGEM

A montagem e desmontagem dos estandes por montadoras que não seja a montadora

oficial deve seguir o cronograma inserido neste manual. Atrasos ou descumprimento

deste cronograma implicará na cobrança de multa no valor de R$ 5.220,00 referente à

diária do espaço de exposição.

1.8 – SEGURANÇA GERAL

A organização do evento não se responsabilizará por nenhum material/equipamento tais

como, celulares, notebooks, IPads, malas, carteiras e bolsas que estiverem na área de

Exposição.

O espaço de exposição é trancado às 18h30 e aberto as 7h00.

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1.9 Expositores

1.9.1– Termo de Responsabilidade

É imprescindível o preenchimento do termo de responsabilidade. Prazo para o envio

13/04/2016. (Formulário 4)

1.9.2 – Encargos do Expositor

• Contratar Montadora para montagem especial de seu estande, se assim optar,

dentro dos prazos e disposições estabelecidas pela Promotora, até 30 dias antes da data

do evento;

• Enviar projeto de montagem para aprovação da Montadora Oficial com ART /RRT do

responsável pelo projeto até o dia 13/04/2016 impreterivelmente, através do e-mail

[email protected] – Nome: Paulo Cirilo - Tel.: (11) 5541-5540.

• Participar do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono durante o período de

funcionamento, mantendo o seu estande em perfeitas condições, desde a abertura até

o encerramento do evento. Fica, portanto, entendido que é absolutamente vetada a

retirada de material de exposição, bem como de objetos de decoração do estande

antes do encerramento do XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono;

• Divulgar, sempre que possível, sua participação no evento, em material promocional,

em especial no período que antecede o XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono;

• Deverá ser mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de materiais

usados, sendo expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comuns;

• Desmontar e retirar material do seu estande após o encerramento do XIV Congresso

Paulista de Medicina do Sono, de acordo com as normas já estabelecidas e

mencionadas no presente Manual/Regulamento;

• Responsabilizar-se operacional e financeiramente pela desmontagem e remoção de

produtos, material e estande, bem como do lixo disto resultante;

• Respeitar e fazer respeitar, em sua íntegra, todas as cláusulas e dispositivos do

presente Regulamento, bem como outros que sejam estabelecidos pela Promotora;

• Providenciar devolução do contrato de participação assinado até 15 dias

antecedentes ao evento;

• Manter informada a Promotora sobre eventuais alterações sofridas pela empresa, tais

como: razão social, endereço, telefone, diretoria, linhas de produto, CNPJ/MF, inscrição

estadual;

• Estar em dia com toda parte fiscal, fazendária, alfandegária, tributos federais,

estaduais e municipais;

1.9.3 – Acesso dos expositores

A entrada de expositores para montagem final e decoração dos estandes será no dia

13/05/16 das 07h00 às 08h00, e a retirada dos materiais no dia 14/05/16, das 18h15h às

19h15. Favor seguir rigorosamente o cronograma de desmontagem do XIV Congresso

Paulista de Medicina do Sono, não deixando nenhum objeto e não permanecendo no

local após o horário determinado.

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1.9.4 – Uso do crachá

Será obrigatório o uso do crachá durante todo o período de montagem e realização do

evento. A solicitação dos crachás das pessoas que trabalharão no estande deverá ser

feita para o Departamento de Eventos no e-mail [email protected] com quinze dias de

antecedência do início do evento. Prazo para o envio do formulário 06/05/2016.

(Formulário 3)

1.9.5 – Estandes

Todos os estandes terão montagem básica composta por:

Piso O piso dos estandes será revestido com carpete tipo forração cinza aplicado com fitas dupla-

face diretamente sobre o piso existente no local.

Paredes Divisórias As paredes divisórias serão montadas com painéis TS brancos, formicalizados, instalados em

colunas e travessas de alumínio natural anodizado elevadas a 2,20m de altura.

Testeira A testeira será curva, com 1,07m de largura X 0,45m de altura, em painel TS branco estruturado

em perfis de alumínio, para aplicação da identificação padrão do expositor em letras pretas,

uma por módulo de estande.

As identificações dos estandes serão impressas e aplicadas pela Lupatelli.

Teto O teto será pergolado com travessas Z-500 de alumínio natural anodizado, sem forro.

Mobiliário Incluído por módulo de estande básico:

1 mesa retangular preta (1,10 x 0,60) sem gavetas;

3 cadeiras fixas estofadas grafite ou pretas;

1 balcão vitrine padrão com porta de correr;

1 porta folders;

1 lixeira baixa preta.

Observações: Itens adicionais tais como, inserção de logomarca na testeira/balcão,

aquisição de outros mobiliários devem ser tratados com a Organização Lupatelli

através do email: [email protected] - Contato: Paulo – Telefone: 11 5541-5540.

mailto:[email protected]


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1.9.6 – Croqui do Estande – Montagem Básica

Importante: Os complementos (adesivação, aplicação de logomarcas, etc) dos estandes

estão a cargo exclusivamente da Montadora Oficial. Qualquer alteração no estande

deverá ter a aprovação da mesma por escrito com antecedência mínima de 15 dias da

data do evento. Não será permitida a construção no local do evento.

1.9.7- Depósito

A Associação Paulista de Medicina não dispõe de local para armazenamento de

materiais e brindes. Os mesmos deverão ser enviados diretamente para o estande para

ser recebido por responsável da própria empresa. A APM não se responsabiliza pelo

recebimento ou guarda do material.

1.9.8 - Elevadores

A Associação Paulista de Medicina dispõe de um elevador de serviços com as seguintes

dimensões:

Altura 2,10m - largura 1,50m - comprimento 1,10m

Importante: Todos os equipamentos e materiais deverão ser transportados única e

exclusivamente pelo elevador de serviços

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1.9.9 – Área de Exposição da APM

Os hidrantes e extintores deverão ser totalmente livres de qualquer montagem ou

similares;

É proibido amarrar ou pendurar qualquer material ou produto nas estruturas dos

estandes e de outras áreas da Área de Exposição.

A limpeza interna dos estandes durante a montagem, desmontagem e período de

realização do evento é de responsabilidade da APM. É proibido colocar o lixo para

fora do estande, o mesmo deverá ser recolhido pelo expositor e descartado em local

próprio disponível na área da exposição.

É proibido o uso de máquinas elétricas, que produzam faíscas, ruídos ou vibrações

(serras, furadeiras, etc.). É vedado o trabalho com solda elétrica ou mesmo o uso de

extensões onde estiverem sendo utilizadas colas ou resinas inflamáveis para fixação

de carpetes ou revestimento de qualquer tipo. Traga seu cenário, display, estande,

etc., já pré-acabados (pintado, furado, etc.).

Para o transporte de materiais e produtos, será permitida a utilização de carrinhos com

rodas de borracha, que não comprometam ou danifiquem o piso e dependências da

APM.

Todas as operações com eventos devem se restringir ao horário e à área locada.

Os toaletes da área de eventos estão à disposição dos participantes dos eventos.

Importante: É expressamente proibido o uso destes toaletes para a limpeza de panos

de chão, pincéis, ferramentas, etc., não podendo ser usado pelos prestadores de

serviços.

1.9.10 – Remessa de Materiais e Procedimentos Fiscais.

A nota fiscal deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento. No corpo

da nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para

demonstração, citando também a data de realização, o nome e a localização do

evento, no caso, Associação Paulista de Medicina.

Devem ser discriminadas, nos espaços próprios, a quantidade das mercadorias e os

respectivos valores unitários e totais.

Importante: APM não emitirá notas de devolução nem conferência de materiais enviados

e não é permitida a entrada de equipamentos e/ou produtos sem notas fiscais.

1.9.11 – Acesso de Veículos, Equipamentos e Produtos:

A APM dispõe de estacionamento apenas para carga e descarga de mercadorias com

entrada pela Rua Francisca Miquelina nº 67.

O estacionamento é de uso exclusivo para os associados da APM.

Importante: Fornecedores, montadores e outros que necessitem utilizar o estacionamento

poderão permanecer no local somente pelo tempo necessário para a descarga de

mercadorias, para isso devem enviar para [email protected] a relação com nomes, RG,


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veículos e placa para acesso ao estacionamento com antecedência de 24 horas. Para

estacionamento dos veículos poderão ser utilizados estacionamentos próximos a APM.

Indicações de estacionamentos próximos:

- Paulipark: Rua Francisca Miquelina, 103/111

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2. – Formulários

FORMULÁRIO 1:

OPÇÃO DE MONTAGEM

A Organização Lupatelli

Ref.: XIV Congresso Paulista de Medicina do Sono

Rua Euclides da Cunha, 118-126


Fone/Fax: (11) 5541-5540


Contato: Paulo

Site: www.lupatelli.com.br

Expositor:_____________________________________________________Estande nº: ______

Todos os expositores deverão assinalar abaixo, o tipo de montagem que utilizarão:

( ) Utilizaremos a montagem básica completa.

IDENTIFICAÇÃO PADRÃO PARA A TESTEIRA:

( ) Gostaria de incluir logotipo no estande num custo adicional de R$120,00

( ) Gostaria de solicitar à Organização Lupatelli, projeto de decoração.

( ) Gostaria de locar móveis da Organização Lupatelli.

( ) Não utilizaremos a montagem básica fornecida pelo promotor. (não propicia descontos no

pacote do Expositor)

____ / ____ / ____ _______________________________________ ____________________

Data Nome legível do Responsável Telefone

Enviar este formulário para o email [email protected] até dia 13/04/16 para Organização

Lupatelli

DATA LIMITE 13/04/2016

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FORMULÁRIO 2:

CONSUMO DE ENERGIA A Organização Lupatelli



CEP: 04765-000 – Socorro - São Paulo – SP

Fone/Fax: (11) 5541-5540


Contato: Paulo


RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: __________________________________________________

Estande nº: ________________

A Energia Elétrica será fornecida em 220V trifásico e 127V monofásico, 60 HZ.

Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os

equipamentos elétricos e descrevendo a voltagem de cada um deles, para que

a MONTADORA OFICIAL possa realizar o trabalho de rede elétrica no evento.

EQUIPAMENTO KVAs

___ /___ / ___ _____________________________________ _____________________



Lupatelli


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FORMULÁRIO 3:

AUTORIZAÇÃO PARA OUTRAS MONTADORAS




CEP: 04765-000 – Socorro - São Paulo – SP

Fone/Fax: (11) 5541-5540 / (11) 3567-5540


Contato: Paulo


Expositor:____________________________________________________________________

Estande: __________________

Para fins de cumprimento das normas técnicas estabelecidas para a montagem dos estandes

especiais para o Medicina do Sono 2016, informamos que a montagem/decoração especial de

nosso estande será feita pela empresa:

Montadora:

_______________________________________________________________________________

Pessoa para contato:

_______________________________________________________________________________

Endereço:

_______________________________________________________________________________

CEP.: __________________ Cidade: ____________________________________UF: _______

Telefone: ________________________ E-mail: ____________________________________

CNPJ: ____________________________________ Insc. Estadual: _____________________

Assumimos, CIVIL E CRIMINALMENTE, junto com a montadora autorizada a

responsabilidade solidária perante a Promotora pelo cumprimento dos prazos deste

manual e por todos os danos eventualmente ocasionados pela montadora, visto termos

lido, compreendido e aceito todas as instruções e regras contidas neste manual.

IMPORTANTE: ANEXAR O PROJETO COM COTAS PARA APROVAÇÃO

___ / ___ / ___ _______________________________________ ___________________________ Data Nome legível do Responsável Telefone


Lupatelli



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FORMULÁRIO 4:

TERMO DE RESPONSABILIDADE (A ser preenchido pela Montadora Contratada)



Rua Dr. Euclides da Cunha, 118-126


Fone/Fax: (11) 5541-5540


Contato: Paulo


Montadora Contratada

Nossa empresa, ______________________________________________________________________

assume todas as responsabilidades de montagem do estande abaixo listado, no

Medicina do Sono 2016 a ser realizado nos dias 13 e 14 de Maio de 2016 na APM, em

São Paulo.

Somos responsáveis pela montagem e desmontagem do seguinte estande:

Expositor:___________________________________________________ Estande: _____________

Responsável pelo estande no local:

______________________________________________________________________________________

Telefone de contato:_______________________________ Celular: _________________________

Responsabilizamo-nos, CIVIL E CRIMINALMENTE, por qualquer dano que venha a ser

causado por nosso material, pessoas ou veículos, às instalações da APM, assim como ao

material da montadora oficial e ao material dos demais expositores, do início da

montagem até o final da desmontagem. Comprometemo-nos a cumprir os prazos de

montagem e desmontagem estabelecidos neste manual, o qual foi lido e

compreendido e obedecido todas as instruções. Concordamos que em caso de danos

ou atraso na liberação do Pavilhão pela não desmontagem do estande acima, nossa

empresa sujeita-se às multas aplicadas pela direção do Medicina do Sono 2016 e pelos

promotores do evento pelo atraso na entrega ou retirada.

Local _______________________________________ Data ____ / ____ / ____

Enviar este formulário para o email [email protected] até dia 13/04/15 para

Organização Lupatelli


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FORMULÁRIO 5:

RELAÇÃO DE PESSOAL PARA

MONTAGEM/DESMONTAGEM (A ser preenchido pela Montadora Contratada)

A APM – Associação Paulista de Medicina




Tel.: (11) 3188-4250


Contato: Paloma

Site: www.apm.org.br

RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: _______________________________________________________

Estande nº: ________________

Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os NOMES E

NÚMERO DOS RGs da equipe de trabalho (montadores, segurança, limpeza,

manutenção, etc) para que a MONTADORA OFICIAL possa encaminhar à APM

NOME COMPLETO RG ORGÃO

EXPEDITOR

____ / ____ /____ _______________________________________ ___________________________


Enviar este formulário para o email [email protected] até dia 06/05/16 para

Organização Lupatelli


17

FORMULÁRIO 6:

CRACHÁ EXPOSITOR

A APM – Associação Paulista de Medicina




Tel.: (11) 3188-4250


Contato: Paloma

Site: www.apm.org.br

RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA: _______________________________________________________

Estande nº: ________________

Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os NOMES E

NÚMERO DOS RGs da equipe que fará atendimento nos estandes, para confecção dos

crachás de expositor.

NOME COMPLETO RG ORGÃO

EXPEDITOR

____ / ____ /____ _______________________________________ ___________________________


Enviar este formulário para o email [email protected] até dia 02/05/16.


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