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Administrando projetos com MS Project – Unidade VI
Uma visão prática
Helene Kleinberger Salim
Alocação de recursos às tarefas
Colocar gente para trabalhar, usar os materiais, passagens aéreas, diárias de hotéis...
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Atribuição de recursos às tarefas
Planilha de Recursos – Resource Sheet no Team Planner da aba Resources
Nome do recurso Tipo (trabalho, ou material e nesse caso, unidades,
custo)Iniciais Grupo (para filtro e totais)Unidades máximas (quantos ou % podem ser
usados ao mesmo tempo para trabalho ou disponíveis, para material)
Taxas – custos de uso (por hora, extra, contrato...)Calendário (quando essa pessoa trabalha, suas férias...)
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Recursos podem ser pessoas, materiais, equipamentos, contratos.• Tem como atributos a disponibilidade em
quantidade e calendário, bem como taxas (custos ou preços) e forma de apropriação dos mesmos (fixo, por uso, horas extras etc)
• Para o exercício, criar uma planilha de recursos com as pessoas para executar o projeto da rede e os demais serviços...
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Recursos para atribuição às tarefasNome ou Categoria
Gerente Projeto
Analista Suporte
Analista Sistemas
Comprador Técnico
Programador
Eletricista
Mestre Instalação
Técnico Suporte
Contrato Engenharia
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Recursos para atribuição às tarefasID Nome Iniciais Qtde Taxa hora
1. Gerente Projeto GP 1 R$90
2. Analista Suporte SU 1 R$70
3. Analista Sistemas AS 1 R$70
4. Comprador TécnicoCT 1 R$55
5. Programador PR 2 R$45
6. Eletricista EL 2 R$25 + 15
7. Mestre Instalação MI 1 R$75
8. Técnico Suporte TS 1 R$55
9. Contrato Engenharia EN 1 R$9.000 (uso)
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Estabelecimento de recursos
Aqui se especifica sob qual calendário o recurso trabalha.
Quando paga
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Atribuição de recursos às tarefas
• Sabemos que um projeto consiste na realização de um conjunto de tarefas num período de tempo.
• Para completar uma tarefa com uma determinada duração, é preciso fazer algum trabalho, utilizando um conjunto de recursos.
• Os cálculos sobre esses valores levam em conta o quantitativo do trabalho, o tipo e a sua característica quanto ao efeito esperado quando se aloca recursos à tarefa (pode ajudar, não fazer diferença ou significar que era necessário e foi mal dimensionado no início) .
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Tipo de tarefa - o que fixar - duração, recursos ou trabalho?
• A forma como o MS Project reage à inclusão e remoção de recursos é definida pelo tipo da tarefa.
• O padrão é considerar correta a avaliação da carga de trabalho para a realização da tarefa - se precisa de 100 horas, o que pode variar é a rapidez em que é feita, considerando a alocação de recursos (pode cair para a metade quando dobram os recursos ou ir mais rápido, se alongar as horas por dia de trabalho).
• Este dimensionamento é assumido aquele informado pela primeira vez para a tarefa.
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Tarefa controlada pelo empenho (Effort Driven) significa que se incluir mais uma pessoa para realizar o trabalho a duração pode diminuir, ou seja, ela ajuda.
Desmarcar essa opção para novas tarefas incluídas, deixe a definição a seu cargo, quando for verdade.
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Cálculo da duração das tarefas em função do tipo
• Em todas as tarefas, depois que se atribui um recurso, ela é agendada com base na fórmula Duração = Trabalho / Unidades.
• Em qualquer tarefa, pode ser escolhida qual parte da equação o MS Project vai calcular, definindo o tipo de tarefa.
• A Duração em dias respeita feriados,
fins-de-semana e variações de horas por dia.• Os cálculos são feitos em horas.
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Tarefa de duração fixa
• Tarefa em que a duração é um valor fixo (Fixed Duration) e quaisquer alterações no trabalho ou nas unidades atribuídas (isto é, recursos) não têm impacto sobre a duração da tarefa.
• Duração (horas) = Trabalho / Unidades• Exemplo – o tempo de vôo entre Rio de Janeiro
e Recife não muda se colocarmos 2 ou 3 pilotos na aeronave! Só o custo aumenta.
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Tarefa de unidade fixa (Fixed Units)
• Tarefa em que as unidades atribuídas (ou recursos) são um valor fixo e quaisquer alterações no trabalho ou na duração da tarefa não têm impacto sobre sua quantidade alocada.
• Unidades = Trabalho / Duração
• Exemplo – Uma mulher fará um bebê em 9 meses, não adiantará colocar mais duas para ajudar e tentar completar em 3 meses!
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Tarefa de trabalho (work) fixo• Tarefa em que o trabalho é um valor fixo e
quaisquer alterações na duração da tarefa ou no número de unidades atribuídas (ou recursos) não têm impacto sobre o trabalho da tarefa. Não tem escolha para Effort Driven.
• Trabalho: para cada recurso atribuído a uma tarefa, o trabalho da atribuição é o número de horas por pessoa necessárias para concluir a atribuição de cada recurso. O trabalho total para uma tarefa é a soma do trabalho de todas as suas atribuições.
• Trabalho = Duração × Unidades
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Temos tarefas a realizar e gente disposta a trabalhar...
• Dividir (Split), clique direito no mouse, na área do gráfico, escolha Show Split, obtendo um formulário associado, onde se pode ver e lançar os recursos escolhidos na coluna Resource Names
• Descubra as diversas outras maneiras...• Até agora, o uso da opção “Auto schedule” para as
tarefas pareceu normal o ajuste das datas das tarefas conforme a regra das predecessoras.
• Essa diferença para a alocação e ajuste para os recursos também existe e é menos óbvia.
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Resultado do Split, formulário associado.
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O Analista de sistemas só vai entrar na próxima tarefa, então será retirado
As opções definem o tipo de tarefa e como a mudança nos recursos afeta a duração e o custo.
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Colocar recursos no projeto da rede
• Para as atividades Início do projeto e Definição dos requisitos técnicos, atribua 100% do tempo do Gerente;
• Para o Projeto funcional, meio tempo de gerente e meio de analista de suporte;
• Na Descrição dos aspectos técnicos, coloque o analista de sistema, em tempo integral;
• Para a Revisão e aprovação do Projeto, basta o gerente.
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Continuando as atribuições de pessoas às atividades
• Aquisição dos equipamentos é tarefa do Depto
de Compras.
• Prototipação será feita por um Programador
• Pré-configurar e testar é tarefa para o Mestre
Instalação com um Contrato de Engenharia.
• Já a Preparação é feita só com outro Contrato de
Engenharia de mesmo valor.
Concluindo as atribuições de pessoas às atividades• Instalação Física, usa o Mestre Instalação com
os Contratados e a Documentação – para o Técnico de Suporte.
• A Revisão pós instalação fica com o Gerente e o Analista de Suporte, a Aceitação com o Gerente e a Entrega para operação será feita pelo Técnico de Suporte.
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Conferindo as alocaçõesInício do projeto / Gerente Projeto
Definição dos requisitos técnicos / Gerente Projeto
Projeto funcional / Gerente Projeto (0,5), Analista Suporte (0,5)
Descrição dos aspectos técnicos / Analista Sistemas
Revisão e aprovação do Projeto / Gerente Projeto
Aquisição dos equipamentos / Depto Compras
Prototipação do sistema / Programador
Pré-configuração e teste / Contrato Engenharia, Mestre Instalação
Preparação do local da rede / Contrato Engenharia
Instalação física do local da rede / Contrato Engenharia, Mestre Instalação
Documentação das ligações / Técnico Suporte
Orientação usuário e suporte inicial / Analista Suporte
Revisão pós-instalação / Gerente Projeto, Analista Suporte
Aceitação formal do sistema / Gerente Projeto
Entrega para operação da rede / Técnico Suporte
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Atribuições efetuadas
Viu a pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa?
• Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha?
• Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido?
• Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!
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Consequencias da alocação dos recursos – apuração de custos do projeto!• Veja estatísticas em Project
Project Information
Sem o custo dos micros
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Veja outros conjuntos de dados em View Tables
• Escolher Cost
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Orçar os micros em R$25.000,00 com pagamento na entrega
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Sugestão• Estabeleça um padrão para seu uso – por exemplo,
as atividades serão tipo Unidade Fixa em recursos (é serviço para UMA pessoa, só muda duração se colocar mais gente e mesmo assim, se for “Controlada pelo Empenho”) ou Trabalho Fixo.
• Procure estabelecer apenas um responsável pela tarefa (detalhe mais a tarefa se ainda houver mais de uma pessoa ou defina uma equipe como um recurso).
• Varie tipos e esforços somente quando tiver necessidade e prática nessas opções.
• Ou continue a testar as variações, associando com casos reais visando efetuar sua escolha.
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Alocação dos recursos – compartilhar?Quando um gerente tem mais de um projeto e pessoas que podem ser alocadas neles, simultaneamente ou não, a planilha de recursos pode ser definida em separado e compartilhada pelos diversos projetos.
Neste caso, os arquivos devem estar simultaneamente abertos.
Deixa comigo!!
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Indicar que usa recursos de outro arquivo (tem que estar aberto para ser escolhido)
Resource Pool– nesse caso ambas planilhas de recursos podem ser designadas – melhor fazer um projeto sem atividades só com recursos disponíveis.
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O “pool” de recursos ficará atualizado com as alocações deste projeto
Escolhe o que ver nas linhas
Visão Task Usage – quem trabalha na tarefa
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Troque de formulário pelo botão direito do mouse ou...
Usando Split (Dividir), pode ver a distribuição do trabalho da tarefa marcada
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Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos
Arquivo novo (pode partir do guardado com seus parâmetros).
Inserir para visualizar as colunas Type e Effort Driven
Criar 5 atividades, de mesma duração 4 dias e tipos diferentes, variando “Controlado pelo empenho” para as de duração e unidades fixas.
Mantenha as novas tarefas em programação automática.
Trabalho fixo é sempre Controlada pelo Empenho
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Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos
Escreva na planilha de recursos ou direto na coluna Resource Name
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Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações...
Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão;
Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.
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Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações...
Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão;
Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.
Em compensação, Quinto vai ter de trabalhar mais nos dois primeiros dias!! Ele fica “overalocated” e vermelho na planilha.
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Resolver a superalocação agora!
A quinta atividade foi postergada para que Quinto possa trabalhar na primeira...
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Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces
• Note o cálculo do valor do recurso na tarefa – custo por hora R$50,00 X quantidade de horas em 4 dias:
• 50 X 8 X 4 = 1.600
Individualizando como chegou a R$960
Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces
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Ver recursos atribuídos – Aba View, por Task Usage
“Time-sheet” previsto para a tarefa – há um semelhante para o recurso, em que tarefas ele está alocado, dia a dia.
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Ver tarefas atribuídas – Aba View, por Resource Usage
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Note que as tarefas foram reagendadas por que a opção de cálculo das alocações era Automático – se estivesse em Manual e adicionando Sexto, nada acontece, mas a superalocação é apontada na coluna de indicadores.
Mudar o comportamento da alocação automática de pessoal
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Nivelamento de alocação automática
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A pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa não aparece na opção Manual
• Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha?
• Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido?
• Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!
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Continue a experimentar atribuições nos diversos tipos...
E se puder, mantenha
Uma Tarefa, Um Recurso,
caso não vá usar a redistribuição automática do Project
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