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Administrando projetos com MS Project – Unidade VI

Uma visão prática

Helene Kleinberger Salim

helene@inf.puc-rio.br

Alocação de recursos às tarefas

Colocar gente para trabalhar, usar os materiais, passagens aéreas, diárias de hotéis...

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Atribuição de recursos às tarefas

Planilha de Recursos – Resource Sheet no Team Planner da aba Resources

Nome do recurso Tipo (trabalho, ou material e nesse caso, unidades,

custo)Iniciais Grupo (para filtro e totais)Unidades máximas (quantos ou % podem ser

usados ao mesmo tempo para trabalho ou disponíveis, para material)

Taxas – custos de uso (por hora, extra, contrato...)Calendário (quando essa pessoa trabalha, suas férias...)

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Recursos podem ser pessoas, materiais, equipamentos, contratos.• Tem como atributos a disponibilidade em

quantidade e calendário, bem como taxas (custos ou preços) e forma de apropriação dos mesmos (fixo, por uso, horas extras etc)

• Para o exercício, criar uma planilha de recursos com as pessoas para executar o projeto da rede e os demais serviços...

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Recursos para atribuição às tarefasNome ou Categoria

Gerente Projeto

Analista Suporte

Analista Sistemas

Comprador Técnico

Programador

Eletricista

Mestre Instalação

Técnico Suporte

Contrato Engenharia

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Recursos para atribuição às tarefasID Nome Iniciais Qtde Taxa hora

1. Gerente Projeto GP 1 R$90

2. Analista Suporte SU 1 R$70

3. Analista Sistemas AS 1 R$70

4. Comprador TécnicoCT 1 R$55

5. Programador PR 2 R$45

6. Eletricista EL 2 R$25 + 15

7. Mestre Instalação MI 1 R$75

8. Técnico Suporte TS 1 R$55

9. Contrato Engenharia EN 1 R$9.000 (uso)

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Estabelecimento de recursos

Aqui se especifica sob qual calendário o recurso trabalha.

Quando paga

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Atribuição de recursos às tarefas

• Sabemos que um projeto consiste na realização de um conjunto de tarefas num período de tempo.

• Para completar uma tarefa com uma determinada duração, é preciso fazer algum trabalho, utilizando um conjunto de recursos.

• Os cálculos sobre esses valores levam em conta o quantitativo do trabalho, o tipo e a sua característica quanto ao efeito esperado quando se aloca recursos à tarefa (pode ajudar, não fazer diferença ou significar que era necessário e foi mal dimensionado no início) .

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Tipo de tarefa - o que fixar - duração, recursos ou trabalho?

• A forma como o MS Project reage à inclusão e remoção de recursos é definida pelo tipo da tarefa.

• O padrão é considerar correta a avaliação da carga de trabalho para a realização da tarefa - se precisa de 100 horas, o que pode variar é a rapidez em que é feita, considerando a alocação de recursos (pode cair para a metade quando dobram os recursos ou ir mais rápido, se alongar as horas por dia de trabalho).

• Este dimensionamento é assumido aquele informado pela primeira vez para a tarefa.

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Tarefa controlada pelo empenho (Effort Driven) significa que se incluir mais uma pessoa para realizar o trabalho a duração pode diminuir, ou seja, ela ajuda.

Desmarcar essa opção para novas tarefas incluídas, deixe a definição a seu cargo, quando for verdade.

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Cálculo da duração das tarefas em função do tipo

• Em todas as tarefas, depois que se atribui um recurso, ela é agendada com base na fórmula Duração = Trabalho / Unidades.

• Em qualquer tarefa, pode ser escolhida qual parte da equação o MS Project vai calcular, definindo o tipo de tarefa.

• A Duração em dias respeita feriados,

fins-de-semana e variações de horas por dia.• Os cálculos são feitos em horas.

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Tarefa de duração fixa

• Tarefa em que a duração é um valor fixo (Fixed Duration) e quaisquer alterações no trabalho ou nas unidades atribuídas (isto é, recursos) não têm impacto sobre a duração da tarefa.

• Duração (horas) = Trabalho / Unidades• Exemplo – o tempo de vôo entre Rio de Janeiro

e Recife não muda se colocarmos 2 ou 3 pilotos na aeronave! Só o custo aumenta.

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Tarefa de unidade fixa (Fixed Units)

• Tarefa em que as unidades atribuídas (ou recursos) são um valor fixo e quaisquer alterações no trabalho ou na duração da tarefa não têm impacto sobre sua quantidade alocada.

• Unidades = Trabalho / Duração

• Exemplo – Uma mulher fará um bebê em 9 meses, não adiantará colocar mais duas para ajudar e tentar completar em 3 meses!

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Tarefa de trabalho (work) fixo• Tarefa em que o trabalho é um valor fixo e

quaisquer alterações na duração da tarefa ou no número de unidades atribuídas (ou recursos) não têm impacto sobre o trabalho da tarefa. Não tem escolha para Effort Driven.

• Trabalho: para cada recurso atribuído a uma tarefa, o trabalho da atribuição é o número de horas por pessoa necessárias para concluir a atribuição de cada recurso. O trabalho total para uma tarefa é a soma do trabalho de todas as suas atribuições.

• Trabalho = Duração × Unidades

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Temos tarefas a realizar e gente disposta a trabalhar...

• Dividir (Split), clique direito no mouse, na área do gráfico, escolha Show Split, obtendo um formulário associado, onde se pode ver e lançar os recursos escolhidos na coluna Resource Names

• Descubra as diversas outras maneiras...• Até agora, o uso da opção “Auto schedule” para as

tarefas pareceu normal o ajuste das datas das tarefas conforme a regra das predecessoras.

• Essa diferença para a alocação e ajuste para os recursos também existe e é menos óbvia.

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Resultado do Split, formulário associado.

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O Analista de sistemas só vai entrar na próxima tarefa, então será retirado

As opções definem o tipo de tarefa e como a mudança nos recursos afeta a duração e o custo.

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Colocar recursos no projeto da rede

• Para as atividades Início do projeto e Definição dos requisitos técnicos, atribua 100% do tempo do Gerente;

• Para o Projeto funcional, meio tempo de gerente e meio de analista de suporte;

• Na Descrição dos aspectos técnicos, coloque o analista de sistema, em tempo integral;

• Para a Revisão e aprovação do Projeto, basta o gerente.

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Continuando as atribuições de pessoas às atividades

• Aquisição dos equipamentos é tarefa do Depto

de Compras.

• Prototipação será feita por um Programador

• Pré-configurar e testar é tarefa para o Mestre

Instalação com um Contrato de Engenharia.

• Já a Preparação é feita só com outro Contrato de

Engenharia de mesmo valor.

Concluindo as atribuições de pessoas às atividades• Instalação Física, usa o Mestre Instalação com

os Contratados e a Documentação – para o Técnico de Suporte.

• A Revisão pós instalação fica com o Gerente e o Analista de Suporte, a Aceitação com o Gerente e a Entrega para operação será feita pelo Técnico de Suporte.

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Conferindo as alocaçõesInício do projeto / Gerente Projeto

Definição dos requisitos técnicos / Gerente Projeto

Projeto funcional / Gerente Projeto (0,5), Analista Suporte (0,5)

Descrição dos aspectos técnicos / Analista Sistemas

Revisão e aprovação do Projeto / Gerente Projeto

Aquisição dos equipamentos / Depto Compras

Prototipação do sistema / Programador

Pré-configuração e teste / Contrato Engenharia, Mestre Instalação

Preparação do local da rede / Contrato Engenharia

Instalação física do local da rede / Contrato Engenharia, Mestre Instalação

Documentação das ligações / Técnico Suporte

Orientação usuário e suporte inicial / Analista Suporte

Revisão pós-instalação / Gerente Projeto, Analista Suporte

Aceitação formal do sistema / Gerente Projeto

Entrega para operação da rede / Técnico Suporte

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Atribuições efetuadas

Viu a pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa?

• Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha?

• Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido?

• Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

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Consequencias da alocação dos recursos – apuração de custos do projeto!• Veja estatísticas em Project

Project Information

Sem o custo dos micros

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Veja outros conjuntos de dados em View Tables

• Escolher Cost

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Orçar os micros em R$25.000,00 com pagamento na entrega

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Sugestão• Estabeleça um padrão para seu uso – por exemplo,

as atividades serão tipo Unidade Fixa em recursos (é serviço para UMA pessoa, só muda duração se colocar mais gente e mesmo assim, se for “Controlada pelo Empenho”) ou Trabalho Fixo.

• Procure estabelecer apenas um responsável pela tarefa (detalhe mais a tarefa se ainda houver mais de uma pessoa ou defina uma equipe como um recurso).

• Varie tipos e esforços somente quando tiver necessidade e prática nessas opções.

• Ou continue a testar as variações, associando com casos reais visando efetuar sua escolha.

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Alocação dos recursos – compartilhar?Quando um gerente tem mais de um projeto e pessoas que podem ser alocadas neles, simultaneamente ou não, a planilha de recursos pode ser definida em separado e compartilhada pelos diversos projetos.

Neste caso, os arquivos devem estar simultaneamente abertos.

Deixa comigo!!

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Indicar que usa recursos de outro arquivo (tem que estar aberto para ser escolhido)

Resource Pool– nesse caso ambas planilhas de recursos podem ser designadas – melhor fazer um projeto sem atividades só com recursos disponíveis.

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O “pool” de recursos ficará atualizado com as alocações deste projeto

Escolhe o que ver nas linhas

Visão Task Usage – quem trabalha na tarefa

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Troque de formulário pelo botão direito do mouse ou...

Usando Split (Dividir), pode ver a distribuição do trabalho da tarefa marcada

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Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos

Arquivo novo (pode partir do guardado com seus parâmetros).

Inserir para visualizar as colunas Type e Effort Driven

Criar 5 atividades, de mesma duração 4 dias e tipos diferentes, variando “Controlado pelo empenho” para as de duração e unidades fixas.

Mantenha as novas tarefas em programação automática.

Trabalho fixo é sempre Controlada pelo Empenho

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Exercício – tarefas conforme tipo e alocação de recursos

Escreva na planilha de recursos ou direto na coluna Resource Name

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Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações...

Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão;

Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.

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Atribuindo uma pessoa por tarefa... nada mudou nas durações...

Coloque o Quinto para ajudar o Primeiro na tarefa Ativ Trab fixo Com Empenho – vai perguntar a razão;

Escolha reduzir, a pessoa ajuda, o tamanho do trabalho é o mesmo, eles dividem a tarefa.

Em compensação, Quinto vai ter de trabalhar mais nos dois primeiros dias!! Ele fica “overalocated” e vermelho na planilha.

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Resolver a superalocação agora!

A quinta atividade foi postergada para que Quinto possa trabalhar na primeira...

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Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces

• Note o cálculo do valor do recurso na tarefa – custo por hora R$50,00 X quantidade de horas em 4 dias:

• 50 X 8 X 4 = 1.600

Individualizando como chegou a R$960

Outra forma de atribuir recursos a uma tarefa – Aba Resouce, por Assign Resouces

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Ver recursos atribuídos – Aba View, por Task Usage

“Time-sheet” previsto para a tarefa – há um semelhante para o recurso, em que tarefas ele está alocado, dia a dia.

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Ver tarefas atribuídas – Aba View, por Resource Usage

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Note que as tarefas foram reagendadas por que a opção de cálculo das alocações era Automático – se estivesse em Manual e adicionando Sexto, nada acontece, mas a superalocação é apontada na coluna de indicadores.

Mudar o comportamento da alocação automática de pessoal

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Nivelamento de alocação automática

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A pergunta que surge a respeito do que se queria ao colocar mais uma pessoa na tarefa não aparece na opção Manual

• Mudar o tipo da tarefa, pois a pessoa foi adicionada por que a primeira não daria conta do serviço sozinha?

• Mudar a duração, pois a pessoa foi adicionada para andar mais rápido?

• Note que a ação tomada pelo programa dependerá do objetivo ali declarado, sem admitir estorno, então salve o arquivo!

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Continue a experimentar atribuições nos diversos tipos...

E se puder, mantenha

Uma Tarefa, Um Recurso,

caso não vá usar a redistribuição automática do Project