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Microsoft Access
Carlos Sebastião
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O Access permite ...
• Armazenar informação
• Organizar a informação
• Obter informação tendo em conta critérios de selecção (Consultas)
• Criar formulários
• Gerar relatórios
...
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Iniciar o Microsoft Access
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ABRIR UMA BASE DE DADOS ACCESS(Exemplo de utilização)
Abrir ficheiro da base de dados
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Escolher a base de dados que pretende abrir
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Base de dados aberta
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ELEMENTOS DA JANELA DO ACCESS
Janela da base de
dados
Barra de estado
Barra de ferramentas da base de dados
BarraDe
Menus
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JANELA DA BASE DE DADOS
Barra
de
objectos
Barra de
ferramentas
da janela base
de dados
Lista de objectosdo tipo seleccionado na barra de objectos
Barra degrupos
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OBJECTOS DE BASE DE DADOS
• Tabelas – Quadros ou grelhas que armazenam dados relacionados
• Consultas - Perguntas à base de dados• Formulários – Menus para introduzir dados• Relatórios – Apresentar informação• Páginas – Páginas Web para aceder à base de
dados• Macros – Sequência de comandos para
executarem determinadas acções• Módulos – Programação em VB
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CRIAR TABELAS (vista de estrutura) 2
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1 – Na barra de objectos escolher “tabelas”.
2 – Na barra de ferramentas escolher “novo” ou a opção “criar tabela na vista de estrutura” situado na janela da lista de objectos .
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CRIAR TABELAS (vista de estrutura)
1 – Introduzir os nomes dos campos da tabela a criar.
2 – Definir qual o tipo de dados mais indicado para cada um dos campos.
3 – Breve descrição acerca de cada um dos campos.
4 – Propriedades dos campos.
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CRIAR TABELAS (vista de estrutura - tipos de dados)
Dados alfanuméricos (Texto ou combinações de texto e números – até 255 caracteres).
Dados Alfanuméricos:Frases e parágrafos (Grande quantidade de texto, caracteres e números – até 65535 caracteres).
Dados numéricos.
Valores de datas e horas.
Números com a indicação da unidade monetária.
Número sequencial único gerado pelo Access (incremento de 1 em 1por ex).
Valores binários:Sim e Não, ou verdadeiro e falso
Objecto tal como ficheiros de Imagem, Vídeos, Sons, e outro tipo de ficheiros.
Ligação a documentos exteriores ou à Web.
Dados obtidos a partir de outras tabelas.
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CRIAR TABELAS (vista de estrutura - chave primária)
CHAVE
PRIMÁRIA
A chave primária permite que não possa haver registos duplicados, situação fundamental quando se relacionam tabelas.
Menu Editar opção Chave primária
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Dimensão do Tipo de dados atribuído a um determinado
campo/atributo da tabela
Definir um formato de apresentação do campo
Definir o número de casas
decimais num campo do tipo
número ou moeda
Definir uma mascara de
introdução com caracteres e
espaços em branco por preencher
Valor por nós definido e que será automaticamente
atribuído ao campo ao adicionar um
novo registo
Limitar os dados a atribuir a um determinado
campo
Mensagem que será mostrada no caso dos dados introduzidos
quebrarem a regra de validação.
Indicar se é obrigatório
preencher o campo a que se refere
estas propriedades
CRIAR TABELAS (vista de estrutura -
propriedades dos campos)
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Relacionar TABELAS (introdução)
Um caso extremo: Todos os produtos poderiam ser fornecidos pelo mesmo fornecedor.
Neste exemplo, verifica-se que com uma única tabela existe a repetição de alguns dados, nomeadamente nas colunas dos campos relacionados com o fornecedor.
Tabela PRODUTOS (1) (exemplo de uma única tabela)
A situação ideal seria dividir a tabela em duas. Uma para registar a informação dos produtos e outra para registar a informação dos fornecedores.
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Relacionar TABELAS (introdução)
Tabela PRODUTOS (2)
Tabela FORNECEDORES
Uma tabela regista a informação dos produtos e outra regista a informação dos fornecedores.
PARA CONSEGUIR RETIRAR DADOS DE AMBAS AS TABELAS (CONSULTAS COM BASE NAS TABELAS), SERÁ NECESSÁRIO FAZER O PROCESSO DE RELACIONAMENTO ENTRE ELAS.
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O processo de relacionamento de tabelas é feito (normalmente) através de dois campos, com o mesmo nome e mesmo tipo de dados. Estabelece-se entre o campo que é chave primária e outro da outra tabela (chave estrangeira).
Relacionar TABELAS (introdução)
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Relacionar TABELAS (Access)
(1º) Menu Ferramentas opção Relações
(2º) Menu Relações opção Mostrar Tabela
(3º) Adicionar as tabelas Produtos e Fornecedores
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(4º) Colocar o ponteiro do rato sobre o campo Código do Fornecedor (chave primária) da tabela Fornecedores e clicar e arrastar e sobrepor sobre o campo Código Fornecedor da tabela Produtos.
(5º) Criar Relação
(6º) Relação resultante representada desta forma
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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS
1 – Na barra de objectos escolher “Consultas”.
2 – Na barra de ferramentas escolher “novo” ou a opção “criar consulta na vista de estrutura” situado na janela da lista de objectos .
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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS
Seleccionar e adicionar a tabela ou as
tabelas que se desejem
consultar.
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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS
Com uma consulta pretende-se mostrar os registos da tabela(s) cujos campos (um ou mais campos) cumpram determinadas condições ou critérios.
Neste caso pretende-se mostrar todos os produtos do armazém cuja data de validade expirou (o critério para que seja feita a selecção do registo é: Se a data de validade do produto é menor que a data actual, < Data(), então o registo é escolhido).
Campos das consultas
Campos das consultas
Indicar se se pretende mostrar ou não este campo na consulta
Campos da tabela produto
Campos da tabela produto
Critérios de selecção ou procuraCritérios de selecção ou procura
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Criar CONSULTAS SOBRE TABELAS
Neste caso pretende-se mostrar todos os
produtos do armazém e o
fornecedor de cada produto.
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Criar FORMULÁRIOS (com assistente)
(4) Escolher os campos a
incluir no formulário
(3) Escolher a(s) tabela(s) (ou consultas)
a incluir no formulário
(1) Na barra de objectos escolher “Formulários”.
(2) Na barra de ferramentas escolher
“novo” ou a opção “criar formulário utilizando o assistente” situado na
janela da lista de objectos .
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Criar FORMULÁRIOS (com assistente)
(5) Formulário criado.
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Criar RELATÓRIOS (com assistente)
(1) Na janela de base de dados,
clique em Relatórios na
barra Objectos
(3) Escolher a(s) tabela(s) a incluir no
relatório
(2) Na barra de ferramentas escolher
“novo” ou a opção “criar relatório utilizando o assistente” situado na
janela da lista de objectos .
(4) Escolher os campos a
incluir no relatório
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Criar RELATÓRIOS (com assistente)
(5) Relatório criado.
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