A INFLUÊNCIA DA TROCA
ELETRÔNICA DE INFORMAÇÕES NA
GESTÃO LOGÍSTICA: ANÁLISE DA
UTILIZAÇÃO DO EDI EM UMA
TRANSPORTADORA
CLAUDIANE FERNANDES DA SILVA
(CENTRO UNIVERSITÁRIO ESTÁCIO FIC)
ROSÂNGELA VENÂNCIO NUNES
(CENTRO UNIVERSITÁRIO ESTÁCIO FIC/FATE)
CHARLES WASHINGTON COSTA DE ASSIS
(FATE)
GREYCIANE PASSOS DOS SANTOS
(UFC)
Resumo A Tecnologia da Informação aliada à Logística é imprescindível para
que as empresas alcancem posição de destaque no mercado
competitivo no que se refere ao atendimento das necessidades dos
clientes de forma rápida, customizada e econômica, tornando-se uma
coligação essencial para a continuidade do negócio. No intuito de
eliminar barreiras na comunicação, reduzir gastos e flexibilizar meios
de serviços, surge o Intercâmbio Eletrônico de Dados (Eletronic Data
Interchange - EDI), uma ferramenta de gerenciamento de dados capaz
de possibilitar a integração dinâmica entre os agentes da cadeia de
suprimento dentro da empresa e nas interrelações da empresa com
seus fornecedores e clientes. Neste sentido, o objetivo deste trabalho é
analisar a influência da troca eletrônica de informações na gestão
logística por meio da utilização do EDI em uma transportadora. A
pesquisa realizada caracteriza-se por ser bibliográfica, visando à
análise do sistema logístico e seus componentes, sistema de informação
e EDI, bem como analisa, de forma prática, a influência que o EDI
possui na Gestão Logística de Transporte, na integração das
informações, na otimização dos fluxos, no serviço ao cliente e na
tomada de decisão.
Palavras-chaves: Tecnologia da Informação; Logística; EDI;
Transportadora.
20, 21 e 22 de junho de 2013
ISSN 1984-9354
IX CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 20, 21 e 22 de junho de 2013
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1 Introdução
O desenvolvimento acelerado e a utilização do conhecimento nas organizações estão
associados à palavra “mudança”. Não é possível falar sobre essa transição, que determina
novos valores, sem levar ao pensamento a necessidade de abandonar antigos paradigmas.
Vivemos no mundo das transformações, onde a Era Industrial perdeu espaço para o
dinamismo da informação e da tecnologia.
No atual cenário competitivo, as informações rápidas e precisas são fundamentais para
eficácia de sistemas logísticos. Diante dessas exigências que englobam vários fatores, as
empresas sentem a necessidade de atualização constante a fim de sobreviver e crescer no
mercado em que atuam.
A troca rápida de informações é indispensável para que a empresa passe a ganhar
eficiência. Assim, este estudo busca responder à seguinte indagação: “Qual a influência que a
troca eletrônica de informações, por meio do EDI, exerce na gestão logística de uma
transportadora?”. Assim, o objetivo desse artigo é analisar como a influência da troca
eletrônica de informações interfere na gestão logística, realizando um estudo de caso para
verificar as aplicações da utilização do EDI em uma transportadora. Do objetivo geral
apresentado, têm-se os seguintes objetivos específicos: conceituar e identificar o sistema
logístico bem como as atividades logísticas; discorrer sobre sistema de informação e
tecnologia da informação, ressaltando o EDI; identificar os benefícios alcançados bem como
as dificuldades e barreiras na implantação do EDI; investigar a influência que o EDI exerce
sobre a gestão logística na atividade de transporte, na integração de informações, na
otimização de fluxos, no serviço ao cliente e na tomada de decisão em uma transportadora.
No que se refere aos aspectos metodológicos aplicados para realização da pesquisa,
utilizou-se primeiramente uma pesquisa bibliográfica sobre os temas: Logística, Sistemas de
Informação e Sistemas de Informação Logística em livros, artigos, teses e dissertações. Em
seguida, abordaram-se de forma aplicada os assuntos analisados até então de forma teórica,
por meio da realização de um estudo de caso em uma transportadora.
A pesquisa é classificada como qualitativa e de nível descritivo, pois os fatos foram
observados, registrados, analisados e interpretados sem a interferência do pesquisador.
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Andrade (2007, p.114) destaca que na pesquisa descritiva “os fatos são observados,
registrados, analisados, classificados e interpretados, sem que o pesquisador interfira neles”.
O presente artigo encontra-se estruturado inicialmente a partir do referencial teórico
que aborda o Sistema Logístico; Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação;
Sistema de Informação Logística e suas aplicabilidades; e Eletronic Data Interchange (EDI).
Em seguida, apresenta-se um estudo de caso, onde se demonstram a implantação, as
vantagens e desvantagens do EDI no contexto de transportadora e, por fim, as devidas
conclusões da pesquisa.
2 O Sistema Logístico e as Atividades Logísticas
Para Ferraes Neto (2000), a Logística pode ser entendida como a gestão de fluxos. O
sistema logístico é composto pelos fluxos físico, das informações e financeiro. A partir disso,
observa-se que a Logística existe para satisfazer as necessidades do cliente e ajudar a criar
valor ao menor custo possível por meio da gestão de um sistema que envolve a gestão de
materiais (fluxo físico), de informações (fluxo virtual) e de recursos financeiros (gestão de
prazos do fluxo de dinheiro).
É oportuno comentar que no sistema logístico os três fluxos acontecem de forma direta
e reversa. Estes fluxos funcionam de forma interdependente, de modo que a gestão de um
influencia de forma direta o desempenho dos outros dois fluxos.
Segundo Ferraes Neto (2000), durante muito tempo a importância do fluxo de
informação foi subestimada, pois as empresas possuíam recursos financeiros abundantes e
baratos, não se preocupavam com a gestão da informação e preferiam formar grandes
estoques para se proteger de incertezas e erros de previsões.
Quando os produtos certos são colocados nos locais certos, no momento certo e nas
condições desejadas, o que, segundo Ballou (2006), é a meta do profissional de logística, um
terceiro fluxo é favorecido: o financeiro. Ou seja, conforme Ferraes Neto (2000), o financeiro
é aquele fluxo que faz com que os valores pagos pelos clientes retornem aos elos da cadeia.
Assim, ao se obter maior acerto na realização do fluxo físico, o volume de vendas, o giro de
estoques e a disponibilidade de produtos ao cliente serão majorados. Estes fatores permitem
aumentar o valor da receita e o lucro no período.
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São necessárias muitas atividades logísticas para se atender os objetivos acima. Vale
salientar que estas atividades dividem-se em atividades primárias e de apoio, em que as
atividades primárias são: Transportes (movimentar produtos e insumos), Manutenção de
Estoques (ter o menor nível de estoque possível sem prejudicar o nível de serviço ao cliente) e
Processamento de Pedidos (nível de serviço ofertado ao cliente).
As atividades de apoio são: Armazenagem (administrar espaço para manter os
materiais estocados), Manuseio de Materiais (movimentação de produtos no local da
armazenagem), Embalagem de Proteção (proteção dos produtos e mercadorias) e várias outras
que, juntas, fazem toda diferença no desempenho de um processo logístico independente da
organização.
Um dos fatores mais relevantes ao desenvolvimento dos processos administrativos é a
aplicação de Tecnologia de Informação, proporcionando um grande aumento de eficiência.
Tais sistemas abrangem todas as ferramentas que a tecnologia disponibiliza para o controle e
gerenciamento do fluxo de informação de uma organização.
3 Sistemas de Informação e Tecnologia da Informação
A Tecnologia da Informação e os Sistemas de Informação têm contribuído para
grandes transformações em nossa sociedade, pois encurtam distâncias e permitem que
máquinas assumam e executem com competência tarefas que até certo tempo atrás exigiam
muito esforço e tempo humano.
O impacto de sua utilização no modo de vida das pessoas, na forma como as empresas
trabalham e relacionam-se uma com as outras e no mundo, de forma geral, tem sido tão
marcante que podemos considerar que estamos vivendo a “Era da Informação”.
Tecnologia da Informação é um componente do Sistema de Informação como
informação, ferramentas, políticas de trabalho e recursos humanos. Spinola et al. (1998, p.98)
afirmam que a Tecnologia da Informação reúne as contribuições da Tecnologia e da
Administração, estabelecendo, assim, uma estratégia integrada, permitindo projetar e
instalar sistemas de informação e as coerentes mudanças organizacionais, ou ainda,
pode ser definida como a adequada utilização de ferramentas de informática,
comunicação e automação, juntamente com as técnicas de organização e gestão, alinhadas
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com a estratégia de negócios, com o objetivo de aumentar a competitividade da empresa
(CRUZ, 2000, p. 48).
A Tecnologia da Informação trata-se, portanto, de uma fonte de melhoria de
produtividade e competitividade, pois aumenta a capacidade e a velocidade das informações,
diminuindo seu custo.
Na década de 1980, com a relação entre a evolução da Logística e do desenvolvimento
da Informática, surgiam os primeiros comentários referentes à introdução do Eletronic Data
Interchange (Intercâmbio Eletrônico de Dados), mais conhecido pela sigla EDI. Uma
ferramenta com foco em agilizar operações e implementar processos ao menor custo possível.
4 Eletronic Data Interchange - EDI
Segundo Bowersox e Closs (2001), o EDI é um meio de intercâmbio de
documentos e informações entre empresas, de computador para computador, em formatos-
padrão. A capacitação proporcionada por esta tecnologia é a comunicação eletrônica entre
organizações.
De acordo com Mendes et al. (1997), o EDI é o intercâmbio de informação entre
parceiros autônomos que se associam, computador a computador, de todo o tipo de
documentos comerciais formatados, segundo padrões ou normas. Este processo é, ao
mesmo tempo, técnico e organizacional, uma vez que consiste na transformação de dados
estruturados entre empresas através de meios eletrônicos e protocolos que obedecem
mensagens normalizadas e estabelecidas por organismos internacionais.
Nas últimas décadas a ferramenta EDI tem apresentado grandes crescimentos, devido
à redução em custos como hardware, software e telecomunicações, levando em consideração
a utilização da Internet, que permite um meio alternativo para o envio das mensagens.
Atualmente, o EDI tem sido utilizado como uma ferramenta estratégica pelas
empresas, principalmente na relação cliente-fornecedor, podendo ser definido como o
movimento eletrônico de informações entre o comprador e o vendedor com o propósito de
facilitar uma transação de negócios (SILVEIRA, 1997).
Por meio do exposto, conclui-se que as técnicas de EDI auxiliam e melhoram a
comunicação entre parceiros sejam eles comerciantes, fornecedores e clientes, eliminando
qualquer dificuldade que possa restringir a forma de fazer negócio uns com os outros.
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O EDI auxilia na formação de relacionamentos sem fronteiras, onde se permite que
documentos estruturados sejam trocados entre aplicações de software com o objetivo de
processar uma transação de negócio.
Além de servir de meio de troca de transações eletrônicas, o EDI prevê segurança,
recuperação de informações, registro de erros, serviços de auditoria e serviços de apoio aos
clientes (NOVAES, 2001, p.81).
Uma característica relevante é que o retorno dos investimentos está relacionado com a
quantidade de transações que são efetuadas por este meio, havendo necessidade de volume
razoável de transações efetuadas via EDI (BUENO, 2002, p. 5).
Segundo a EAN Brasil (2003), atualmente, o EDI divide-se em duas categorias: o EDI
puro ou tradicional, que compõe as mensagens padronizadas e utiliza os serviços da VAN ou
Rede de Valor Agregado, que provêm o meio para o transporte. É um cenário em que há
vários tipos de mensagens sendo trocadas pelas partes (parceiros comerciais). A segunda
categoria é a Web EDI, que integra as empresas menores ao sistema, em que o formulário
com os dados da mensagem é acessível através da Internet. Esse serviço também é suportado
pelas VAN's.
Desta forma, observa-se que os benefícios desta ferramenta advêm principalmente da
economia de custo e de tempo, pela eliminação de qualquer retrabalho devido à interferência
humana.
4.1 Benefícios Alcançados com o Uso do EDI
Segundo Porto et al. (2000a), o EDI oferece algumas vantagens, cujos impactos
costumam ser maiores do ponto de vista estratégico em detrimento do operacional. Os
benefícios tangíveis do EDI advêm da economia de custo e de tempo pela eliminação de
redigitação, diminuição de ocorrência e erros, criação de conhecimento de recebimento de
dados etc. O EDI, quando utilizado de forma adequada, pode proporcionar vários benefícios
na realização das operações logísticas. Dentre as quais, destacam-se as áreas de transporte,
estoque, serviço ao cliente e finalmente sua utilização no gerenciamento na cadeia de
suprimentos (FERREIRA, 2003).
Chopra e Meindl (2003), Lambert et al. (1998) e Gallina (2001) afirmam que o EDI e
outros meios eletrônicos de comunicação podem ser utilizados para reduzir significativamente
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o lead time associado à emissão de pedido e à transferência de informações, reduzindo assim,
o seu ciclo, diminuindo os custos associados ao atendimento e, consequentemente,
melhorando o serviço ao cliente Essa tecnologia melhora a eficiência operacional da
organização. A seguir, apresenta-se no quadro 1 uma síntese dos benefícios que o EDI
proporciona às empresa, com base nos trabalhos da EAN Brasil (1995), Pizysiemig Filho
(1997), Hill (1989), Lummus (1997), Tsai et al. (1994), Martinez et al. (1997), Porto et al.
(2000a), Agra (1996).
Quadro 1 – Vantagens do EDI.
Fonte: Pesquisa direta (2012)
Com base no quadro 1, se percebe que o EDI, se for bem utilizado, traz diversos
benefícios às empresas, como por exemplo a adição de valor ao negócio, melhorias na área de
operações e logística, melhorias nos controles, otimização dos fluxos e melhoria na tomada de
decisões. No entanto, vale salientar que em meio a tantos benefícios também existem
dificuldades e barreiras a serem vencidas.
4.2 Dificuldades e Barreiras na Implantação do EDI
BENEFÍCIOS
RESULTADOS
Adição de Valor ao Negócio
Negociação mais eficiente, desenvolvendo parcerias estratégicas entre
cliente e fornecedores.
Melhorias nas Áreas de
Operações e Logística
Possibilita melhor sincronia entre clientes e fornecedores, garantindo, do
lado do cliente, o recebimento de produtos no tempo requerido.
Melhoria nos Controles
Garante uma maior confiabilidade no processamento das informações.
Otimização dos Fluxos
Elimina a troca de documentos comerciais em papel, contribuindo assim
para uma melhor administração e planejamento estratégico.
Intensificação da Vantagem de
Tempo
Reduz do tempo de correção dos erros das transações, conferindo maior
qualidade às informações trocadas, o que permite tomar os processos
empresariais mais eficientes.
Tomada de Decisão
Possibilita aos executivos tomarem decisões rápidas, permitindo assim
reagirem prontamente às ameaças e às oportunidades do mercado.
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A implantação do EDI não acontece de forma contínua, pelo seu próprio caráter
inovador costuma oferecer alguns obstáculos. Primeiramente, como ocorre na grande maioria
das implementações, por ser algo novo, os funcionários sentem-se limitados por não terem
ainda informações o suficiente sobre o uso da ferramenta.
Complementando, Tsai et al. (1994) afirmam que as dificuldades são devido às
barreiras culturais, problemas de conscientização da alta administração sobre a utilização
do EDI, a falta de pessoal qualificado para as operações demandando emprego do EDI,
bem como a falta de serviços de apoio dos fornecedores de tecnologia de informação.
Quadro 2 – Dificuldades na Implantação do EDI.
Fonte: Adaptado de Silva (2009).
A ferramenta requer uma estrutura adequada da empresa devido a toda padronização
exigida na implementação do EDI, pois caso contrário isso criará uma incompatibilidade com
os sistemas existentes e com as interfaces com o consumidor. Vale ressaltar que o uso do EDI
com múltiplos consumidores pode acarretar a perda ou atraso de documentos durante a
transmissão, uma vez que cada consumidor tem diferentes tipos de requisições (PORTO et al.,
2000a).
Podem ocorrer erros por parte dos parceiros, causando o chamado “efeito dominó” ou
falhas de segurança do sistema, comprometendo a integridade dos sistemas de outros
parceiros, bem como riscos de interconexão nas redes de trabalho, registros inadequados e
alterações introduzidas nas mensagens (PORTO et al., 2000a). Ocorrem também restrições
por parte da Legislação Governamental e dificuldade de acesso aos fornecedores
DIFICULDADES NO EDI
RESULTADOS
Necessidade de Padronização
Porque exige da empresa estrutura adequada, pois caso contrário criará
incompatibilidade com os outros sistemas envolvidos.
Altos Custos de Implementação
Devido aos softwares adquiridos e investimento no quesito tecnológico.
Treinamentos Extras para os
Funcionários
.
Tempo e valor gasto para treinamentos.
Resistência às Mudanças
Devido às barreiras culturais.
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internacionais (MARCOVITCH, 1997). Assim, o êxito na utilização do EDI está associado à
consistência da sua aplicação com as estratégias tecnológicas e de negócios da empresa; para
tanto, torna-se necessário que seus usuários passem a aceitá-lo e comprometam-se com os
resultados a serem atingidos, buscando, além do domínio de sua aplicação, um claro
entendimento dos seus objetivos.
5 A Influência da Troca Eletrônica de Informações na Gestão Logística
Quando as tecnologias EDI e Internet são utilizadas de forma adequada, há maior
probabilidade de oportunidades de melhoria de desempenho nas operações logísticas.
Segundo Lambert et al. (1998), as tecnologias impactam vários aspectos da empresa,
com destaque para a logística, principalmente em transporte, armazenagem, processamento de
pedidos, gestão de estoques, afetando significativamente as áreas de suprimentos /compras e
distribuição.
O uso de tecnologias de informação e telecomunicação (TI) impacta a eficiência do
sistema logístico, pois agiliza seu fluxo de informação e oferece capacidade de resposta ao seu
fluxo físico. O fluxo físico representa a movimentação e armazenagem de produtos, desde
matérias-primas, insumos ou materiais componentes até produtos acabados, desde o
fornecedor até o consumidor final.
A agilidade na troca de informação com o uso da ferramenta EDI e da Internet
possibilita visibilidade no fluxo logístico, podendo permitir a redução nos níveis de estoque,
sem comprometer o atendimento à demanda.
Segundo a EAN Brasil (2003), o EDI permite às empresas melhor gestão e controle da
produção, utilizando reposição contínua conforme as necessidades.
A eficiente utilização dos recursos de bens para atender à demanda exige
planejamento, programação e controle de uma gama de atividades logísticas. A gestão destas
atividades varia de empresa para empresa, dependendo da estrutura organizacional em
particular e da importância destas atividades para suas operações (GALLINA, 2001).
A troca eletrônica de dados torna o fluxo físico prático e agrega valor aos processos
logísticos. No transporte possibilita uma movimentação de materiais de forma ágil e segura.
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Segundo Zardo et al. (1996), para o setor de transporte ou empresas
transportadoras, que normalmente são os responsáveis pela movimentação de mercadorias, o
EDI é usado para agilizar as transações comerciais e processos burocráticos, gerando um
diferencial competitivo de alto valor, uma vez que permite reduzir tempos ociosos, ou seja,
tempos em que não se está transportando devido à realização de tarefas de apoio como a
carga, descarga e emissão de documentos.
O sistema de informação no processo de armazenagem refere-se à tecnologia aplicada
para o gerenciamento operação, ou seja, operar com sistemas de TI que melhor se modelar
para a atividade desenvolvida, primando por eficiência em controles de recebimento e
expedição, localização de itens. A armazenagem possui ainda um aspecto de elevada
consideração que é a capacidade de causar impacto direto nos custos do negócio como um
todo.
Quanto ao processamento de pedidos é esta a atividade que a empresa mais faz com
uso da Internet. O EDI reduz o tempo de processamento dos pedidos e consequentemente o
custo desse processamento, aumentando a produtividade dos funcionários nesta atividade.
Percebe-se então, a importância da troca eletrônica de dados no processamento de
pedidos em uma empresa. Quanto mais rápido os pedidos chegam ao departamento de
produção, mais produtos são fabricados de acordo com as especificações dos clientes, e as
empresas podem, assim, através do EDI, atender mais rapidamente as mudanças e exigências
de seus consumidores (FERREIRA, 2003).
Segundo Hutt et al. (2001), há mais facilidades para conhecer as necessidades dos
recursos e gerenciar os processos logísticos entre os elos da cadeia de suprimentos.
Lambert et al. (1998) afirmam que essas tecnologias causam impacto em vários
aspectos da empresa, destacando a logística como a que sofre impacto significativo.
Por isso, o EDI, quando utilizado de forma adequada, pode proporcionar vários
benefícios na realização das operações logísticas. Dentre as áreas da logística nas quais são
observados maiores benefícios, destacam-se as áreas de transporte, estoque, serviço ao cliente
e finalmente sua utilização no gerenciamento na cadeia de suprimentos (FERREIRA, 2004).
Na gestão de estoque o foco é automação, pois o uso de equipamentos e softwares
(impressoras de barras, scanners, computadores e programas de controle), tem sido primordial
para que empresas consigam atingir resultados positivos, tornando-se cada vez mais
competitivas no mercado nacional e mundial.
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A gestão de estoque suscita importantes ganhos como a eficiência, redução de falhas e
custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade, além de melhoria do serviço
ao cliente proporcionando aos mesmos, disponibilidade de produto e acesso à informações
sobre pedidos pendentes, exatidão das faturas, menores níveis de estoque de segurança e seus
custos correspondentes.
Nesse sentido, as tecnologias existentes, em particular o EDI, possibilitam o
gerenciamento dos sistemas logísticos em tempo real, ou próximo do real. Assim, é possível
enxergar sistematicamente o fluxo logístico e, ao fazer isso, pode-se reduzir
consideravelmente o estoque (FEREIRA, 2003).
Gallina (2001) afirma que o EDI é capaz de reduzir o tempo e o custo de
processamento de pedidos, consequentemente.
O EDI é essencial também para que a cadeia de suprimentos atue de forma otimizada e
integrada. Através da interligação entre empresas e do fluxo de informações entre seus
sistemas de gestão é possível que o balanceamento de todas as relações
cliente/fornecedor sejam atingidas, uma vez que cada elo só compra, manufatura e vende
aquilo que os elos anteriores e posteriores necessitam. Dessa forma, as perdas são reduzidas
e os custos minimizados até o cliente final (FERREIRA, 2003).
A partir do exposto, se compreende que o EDI possibilita melhorias em três situações:
empresas, fornecedores e cliente final. Além disso, essa ferramenta pode ser um forte
incentivo para a mudança baseada em novas formas de gestão de cadeia de suprimentos.
6 Metodologia
O desenvolvimento do presente trabalho obedeceu a uma série de passos
metodológicos que vai desde o planejamento, passando pela coleta de informações, até a
realização de um estudo de caso, com base numa entrevista não estruturada.
A pesquisa foi desenvolvida primeiramente com fundamentação teórica, ou seja, um
levantamento bibliográfico envolvendo diversas fontes de pesquisas, como artigos, revistas,
livros e dissertações com o objetivo de se aprofundar no assunto que está sendo exposto.
A parte bibliográfica enfatizou o conceito de EDI, mencionando os benefícios, as
barreiras, os resultados alcançados com a ferramenta e a influência do EDI na gestão logística
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e em seguida um estudo de caso em caráter descritivo, procurando identificar no interior de
uma transportadora os impactos causados pela implantação e utilização do EDI na logística.
O estudo de caso foi feito por um colaborador da própria empresa com base numa
entrevista não estruturada. Analisou-se de forma prática a influência que o EDI teve na Gestão
Logística de Transporte, na integração das informações, na otimização dos fluxos, no serviço
ao cliente e na tomada de decisão. A opção por estas atividades partiu do contato direto com o
processo logístico de distribuição.
No estudo de caso apresentam-se às mudanças ocorridas nas atividades operacionais
de uma transportadora após a utilização do EDI, quais os motivos que levaram a empresa a
usá-la e quais foram as contribuições da utilização desta ferramenta na logística da empresa.
Observou-se se houve no setor de transporte uma redução dos tempos ociosos das
transações comerciais referentes à carga e descarga, emissão de documentos, entre outros.
Analisou-se, também, se houve redução de erros, burocracia e melhorias referentes à
ordenação, envio e recebimento das informações, com a eliminação da troca de documentos
em papel, sempre observando o resultado após a adesão ao intercâmbio eletrônico.
7 Estudo de Caso
A Empresa analisada pertence ao grupo BMS Logística Ltda e Elbert Participações
Ltda. iniciou suas atividades em 2001, com menos de 15 colaboradores e apenas um
caminhão toco, na cidade de Fortaleza, estado do Ceará. Considerada uma empresa
promissora e com grande credibilidade junto ao seu cliente. Fundada com o intuito de atender
exclusivamente à Honda, a empresa atua no segmento de transporte, logística e distribuição de
motocicletas, peças, motores, permitindo assim que o cliente possa se concentrar nas suas
atividades-fim. Para tanto, conta com infraestrutura, equipamentos e profissionais capacitados
na área de logística, manuseando os materiais conforme requisitos definidos pelo cliente,
adequando-se às necessidades e peculiaridades de cada serviço.
A empresa X é gerenciada de acordo com os critérios da norma NBR ISO 9001:2008 e
NBR ISO 14001-2004.te, possui a visão de tornar-se referência para a Honda como a melhor
empresa de Logística e Distribuição de Motocicletas e Peças do Norte e Nordeste e a missão
de facilitar a distribuição e a logística de motocicletas e peças Honda com qualidade e
responsabilidade socioambiental, de forma rentável, eficiência e eficácia operacional,
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atendendo às necessidades dos clientes e acionistas, contribuindo para o desenvolvimento dos
colaboradores e da sociedade.
A Empresa hoje é composta por seis unidades, apresentando em sua matriz a
quantidade de 238 colaboradores. Possui uma frota própria de 100 caminhões e também conta
com o serviço terceirizado para fazer a distribuição no Norte e Nordeste, tendo suas filiais nos
seguintes estados: Amazonas, Rondônia, Pará, Recife, João Pessoa e Ceará.
Por uma exigência do cliente e com o objetivo de aumentar a eficiência nas operações
logísticas, a empresa passou a focar tecnologia e aderiu a troca eletrônica de dados.
7.1 A Logística na Empresa Pesquisada
A empresa atua no segmento de transporte no setor logístico com a distribuição de
motocicletas, peças e motores da marca Honda. São três modalidades logísticas: Transporte
Primário, Transporte Secundário e Transporte de Peças.
No Transporte Primário, que é caracterizado pela saída das mercadorias Honda da
fábrica em Manaus para os PAD´s – Pontos de Apoio e Distribuição, as motos são carregadas
numa balsa SW e seguem em direção ao porto de Belém, embaladas em racks. Chegando ao
porto, inicia-se o descarregamento das balsas e, logo em seguida, o carregamento direto nas
carretas que é executado através de empilhadeiras. Feito o carregamento, a carreta é
direcionada ao PAD Belém e aciona a segunda modalidade denominada secundário.
O Transporte Secundário ocorre quando a distribuição acontece partindo dos PAD’s
para os concessionários, utilizando o modal rodoviário. Ao chegar ao PAD, a mercadoria é
descarregada, conferida e transferida para a carreta que fará a logística, concluindo o processo
secundário.
A última modalidade é o Transporte de Peças, que se responsabiliza pela distribuição
de peças da marca Honda, sejam elas para carro ou moto até os concessionários.
Com o intuito de melhorar o transporte de motocicletas a empresa X desenvolveu dois
projetos, um chamado de Sapoti, que consiste na instalação do Double Deck, que permite
transportar o dobro de mercadoria, composta por elevadores dentro dos caminhões para
agilizar o carregamento e melhorar a performance das frotas, e o projeto Siriguela, que
consiste no sistema de fixação que permite que as motocicletas de vários modelos sejam
transportadas montadas, dando maior agilidade das entregas destas ao cliente final.
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O principal processo logístico da empresa é distribuição, pois o foco é realizar a
entrega nos concessionários dentro do prazo determinado pela Honda. O gargalo que a
empresa apresenta no que diz respeito a controles, operações e fluxo de informações acontece
devido à interferência humana que ainda prevalece em alguns processos da empresa, como
por exemplo, o fluxo alto de papéis e a falha na comunicação referente aos motoristas que
viajam para entregar a mercadoria e o funcionário que aguarda as informações no centro de
distribuição (PAD).
7.2 A TI na Empresa Pesquisada
A equipe de tecnologia conta com quatro profissionais na matriz, uma coordenadora,
um analista e dois assistentes. O grupo possui diretoria e equipe centralizada pela BMS
logística, que se localiza no Estado de São Paulo. No entanto, os processos são executados em
Fortaleza, mas as decisões partem diretamente da BMS.
Atualmente a empresa trabalha com a TOTVS, que é uma empresa multinacional de
software sediada no Brasil. Controladora das marcas Microsiga, Datasul, RM Sistemas, Logo
Center e Midbyte.
A equipe de trabalho da empresa X está sempre se aprimorando, investindo em
processos que possam impactar diretamente na boa utilização de recursos, custos, qualidade,
agilidade. O objetivo maior é se atualizar e aderir às novas tendências.
Com base nesse contexto, a empresa X, impulsionada pelo o próprio cliente, adotou o
EDI, a troca eletrônica de dados. Com esta atitude a empresa atende as exigências do mercado
e reduz custos.
O EDI passou a ser prioridade quando o assunto é credibilidade junto aos clientes e
fornecedores devido à transação que acontece entre equipamentos de forma rápida e segura.
A integração entre os equipamentos acontece por meio de softwares, que inserem de
forma automática as informações no sistema da empresa, são eles DI2S, E-MESSENGER e
AUTOTRAC. O valor investido para aderir à ferramenta EDI não foi divulgado por questões
de sigilo solicitado pela empresa.
7.3 Motivos para Adoção do EDI e o Processo de Implantação
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A empresa atende os padrões internacionais por ser administrada por acionistas
europeus. As empresas que prestavam serviço à Honda necessitavam se atualizarem caso
quisessem prosseguir com a parceria.
Dentro do contexto contemporâneo de relacionamento cliente-fornecedor, a Honda
passou a exigir a comunicação eletrônica de forma eficaz e eficiente. Diante dessas
exigências, procedimentos que até então eram executados via telefone, e-mail, fax e até
mesmo controlados por meio do físico (papel), passaram a aderir o EDI, como ferramenta que
permite esta troca de dados de forma a atender suas necessidades.
O processo de implantação aconteceu no ano de 2003. As carretas da empresa
possuem um sistema de gerenciamento de frota chamado AUTOTRAC. Para acontecer essa
operação do Autotrac Carreta, o cliente utiliza o software Supervisor Web, que é compatível
com todos os produtos Autotrac, reduzindo assim a necessidade de investimentos em
informática.
O supervisor Web é a plataforma de operação onde a empresa tem acesso às
funcionalidades de todos os produtos Autotrac, tais como: envio e recebimento de mensagens,
localização dos veículos através de mapas digitalizados, envio de comandos e recebimento de
alerta dos veículos através de mapas gerenciais e diversas outras funcionalidades que
permitem ao transportador o completo gerenciamento da frota.
Dentre as funcionalidades do sistema, a que mais chama atenção, por estar diretamente
ligada ao processo de transações eletrônicas, é o envio das mensagens, onde o próprio
motorista aciona botões na carreta para informar que a entrega foi feita no concessionário,
independente de onde ele esteja.
A informação passa por outro software chamado Log Center que é o responsável pela
integração das informações via Autotrac para o sistema da empresa.
Numa parceria com o prestador de serviço indicado pelo próprio cliente, a Data
Interchange Center-DI2S, fez com que a empresa X aderisse a transferência de mensagens e a
transformação dos dados de maneira eletrônica, permitindo assim o envio e a recepção de
arquivos em qualquer formato (EDI - Email - Flat File - XML) para qualquer destino (PC -
Mainframe - FAX - WAP - Postal) e a qualquer hora.
Hoje a empresa dispõe desse prestador de serviço DI2S, onde o mesmo através de um
software de comunicação denominado e - Messenger permite a troca de informações
eletrônicas (EDI) entre a empresa e o seu respectivo cliente, transferindo informações de txt.
para um tipo de layout específico. Para que se entenda o processo, segue o passo a passo:
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O processo se inicia com o recebimento do arquivo chamado NOTFIS, no sistema da
empresa. O mesmo traz consigo a numeração e todas as informações contidas na nota fiscal
do cliente. Com a importação desse arquivo eletrônico no sistema, o passo seguinte é a
emissão do CTRC ou Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga, que acontece de
forma automática.
Em seguida, a nota fiscal, a mercadoria e o CTRC são direcionados para entrega no
concessionário. O cliente exige nesse processo um prazo de D+1, ou seja, o transportador tem
no máximo um dia após a entrega para enviar o arquivo dentro do prazo.
Só após a entrega inicia o processo do EDI. Lembrando que a informação de entrega
foi transferida para o sistema da empresa pelo motorista dentro da própria carreta,
independente de onde ele esteja. Com as informações disponíveis, o operador acessa o sistema
e inicia a geração do arquivo chamado de CONEMB, selecionando o número da viagem.
De acordo com o layout dos arquivos as informações contidas no CONEMB são:
CNPJ, Inscrição Estadual, endereço completo do remetente e do destinatário, valor da
mercadoria, alíquota de ISS e ICMS, tipo de frete, número do conhecimento, da nota fiscal,
quantidade de notas, peso, volume, modal de transporte, data de entrega da mercadoria,
quantidade total de conhecimentos, hora da emissão e é concluído com uma numeração
chamado de terminador, que apresenta o valor total referente a todos os conhecimentos que
fazem parte do arquivo.
Com o arquivo gerado, o passo seguinte é o envio direto para o DI2S, que só acontece
através do e - Messenger durante dois segundos no máximo. O arquivo ao ser transferido é
gravado no diretório configurado como saída no sistema correspondente no e - Messenger. Os
que são enviados com sucesso são movidos para o diretório de “Enviados”.
Quanto ao recebimento, nenhuma ação é necessária para receber o arquivo de EDI. A
cada conexão do e – Messenger haverá uma autenticação e uma busca por arquivos
disponíveis na rede. Então os arquivos são recebidos no diretório de entrada. Uma cópia é
recebida no diretório de “Recebidos”, como backup e assim o processo é concluído, de forma
simples e ágil, permitindo que em dois segundos o arquivo já esteja disponível no
equipamento do cliente, evitando assim interferência humana e a utilização em demasia de
papéis. Financeiramente falando, o transportador paga a DI2S por cada caractere apresentado
dentro de um arquivo de conhecimento (CONEMB) e a Honda (cliente) paga ao transportador
pelo serviço prestado.
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A empresa trabalha com o EDI não somente voltado para os conhecimentos, para
entrega propriamente dita, mas para todo o faturamento também é feito através de
informações enviadas eletronicamente, que facilitam o processo e agregam credibilidade às
informações.
7.4 Benefícios e dificuldades com a utilização do EDI e a sua influência na
Gestão Logística
A utilização do EDI na empresa X está ligada diretamente ao setor de logística e
operação. Todo o processo, desde o recebimento das notas fiscais, acontece por meio da troca
eletrônica de dados. Abaixo o quadro apresenta a relação entre a gestão logística e a
influência que o EDI representa nessas atividades.
O quadro 3 enfatiza a importância da utilização das transações eletrônicas nas
atividades logísticas, priorizando a certeza de que o EDI trouxe ganhos para as organizações
dentro dos quesitos mencionados acima, com foco na segurança e precisão das informações e
na satisfação do cliente.
ITEM DA GESTÃO
LOGÍSTICA
INFLUÊNCIA DO EDI
Transporte
Possibilita melhor planejamento de entrega de produtos, eliminando a
necessidade de fretes adicionais. A empresa sabe em tempo real as
informações sobre o momento exato em que os produtos estão sendo entregues
aos clientes. Através dos softwares utilizados não existem mais falhas na
comunicação entre os motoristas e os funcionários nos PAD’s.
Integração das
Informações
Reduz os erros e possibilita o envio de mensagens mais precisas, seguras e
com maior rapidez, evitando conflitos na comunicação.
Otimização dos Fluxos
Elimina a transação de documentos em papel com foco numa melhor
administração.
Serviço ao Cliente
Atende a exigência do cliente com credibilidade, precisão e segurança nas
informações.
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Quadro 3 – Influência do EDI na Gestão Logística.
Fonte: Adaptado de Porto et al. (2000a).
O maior desafio de um sistema é atender às regras de negócio e características de cada
cliente que possui uma forma diferente de se relacionar entre si. Com a popularização da
Internet, as aplicações de EDI (Eletronic Data Interchange) tiveram seus custos de
implementação reduzidos significativamente.
O relacionamento com fornecedores e clientes ganhou maior credibilidade e as
transações maior segurança. O EDI tem o poder de reduzir custos e aumentar a produtividade
mediante a transmissão mais rápida de informações.
Um dos fatores primordiais para aderir a troca eletrônica de dados trata-se de
credibilidade e agilidade nas transações. O gestor da empresa preferiu não mencionar valores,
mas deixou claro o quanto conseguiu obter vantagens.
O fluxo de informações via papéis foi substituído por completo por
comunicação eletrônica (EDI);
A iniciativa de aderir softwares com o intuito de automatizar todo o processo
trouxe vantagens competitivas para a organização como redução nos custos gerais (frete,
telefone, impressão);
Eliminação da digitação, diminuição de erros em processamento, fácil
interação com clientes e fornecedores e maior organização;
Maior facilidade de entrega dos serviços a tempo;
Exatidão dos dados e potencialidade rápida da resposta;
Redução do fluxo de papéis; melhoramento do gerenciamento logístico e
segurança das transações; e
Transparência nas informações e os resultados obtidos são indiscutíveis, a
empresa apresentava percentuais de até 70% de atrasos nos envios dos arquivos e hoje o
índice muito menor, um percentual de 2%.
No início o processo de envio dos arquivos de EDI apresentava falhas e inconsistência
nos dados, mas hoje a realidade é bem distinta diante de um acompanhamento diário, semanal
e mensal, onde as análises feitas por um operador apresentam o percentual de atraso referente
ao envio dos arquivos de EDI. Portanto, essas considerações demonstram que o EDI
Tomada de Decisão
Informação rápida e precisa, garantindo segurança aos gestores no momento de
reagirem às ameaças do mercado, que é tão competitivo.
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proporciona melhoria junto aos clientes, principalmente no quesito segurança das
informações, sem falar que leva uma imagem positiva da empresa e ganha valor nesse
ambiente totalmente competitivo. Assim, houve dificuldades no início, mesmo porque era um
processo de implantação que até então não fazia parte da cultura da empresa. As resistências
internas foram alvo na organização. As mudanças na estrutura também tiveram impacto direto
sendo um fator responsável por retardar a adoção do EDI, mas, ainda assim, como o EDI foi
uma exigência do cliente, a empresa X não hesitou em atender, mesmo porque o custo não se
comparava às vantagens que o EDI iria proporcionar. Tudo foi pensando de forma estratégica.
8 Considerações Finais
As tecnologias existentes, em particular o EDI, possibilitam o gerenciamento dos
sistemas logísticos em tempo real, ou próximo do real. Assim, é possível enxergar
sistematicamente o fluxo logístico.
Por meio deste estudo, pôde-se verificar que o EDI cria um relacionamento mais
sólido entre cliente e transportadora. Através de sua utilização, a empresa estudada pôde gerir
melhor a sua logística.
Assim, o estudo responde ao problema proposta, já que se pode observar que a troca
eletrônica de informações, por meio do EDI, exerce uma influência positiva na gestão
logística da transportadora analisada. Dessa forma, todos os objetivos desse artigo foram
atingidos na medida em que o estudo conceituou e identificou o sistema logístico, bem como
as atividades logísticas; discorreu sobre Sistema de Informação e Tecnologia da Informação,
ressaltando o EDI; identificou os benefícios alcançados, bem como as dificuldades e barreiras
na implantação do EDI; investigou a influência que o EDI exerce sobre a gestão logística na
atividade de transporte, na integração de informações, na otimização de fluxos, no serviço ao
cliente e na tomada de decisão na transportadora X.
Ressalta-se também que a hipóteses levantadas de que o EDI seria um tipo de
tecnologia da informação capaz de influenciar as operações das empresas, permitindo
melhorar a gestão logística de uma empresa foi confirmada. E a hipótese de que o EDI
proporcionaria uma significativa economia de recursos ao simplificar os procedimentos de
intercâmbio de dados também foi confirmada.
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Neste artigo, verificou-se a importância do EDI como uma ferramenta que permite
melhorar a coordenação das funções logísticas. Através do estudo de caso, observou-se que o
principal motivo para adoção do EDI foi reduzir o tempo na operação logística de
motocicletas e peças garantindo os cumprimentos dos prazos na entrega e no envio das
informações, tanto de entrega como referente ao faturamento. O EDI hoje faz parte de todo o
processo operacional da empresa, desde o recebimento do arquivo de notas fiscais - NOTFIS,
até o envio das mensagens para o cliente.
Portanto, os resultados do presente estudo afirmam que a empresa está satisfeita com o
EDI, pois, de fato, a ferramenta garantiu a credibilidade junto ao cliente, precisão e segurança
nas informações e, frente aos concorrentes, aumentou a competitividade, saindo de transações
via papéis, fax, telefone para a troca eletrônica de dados.
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