ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
A GENTE MAL NASCE...COMEÇA A MORRER
HÁ OS QUE SE QUEIXAM DO VENTO. OS QUE ESPERAM QUE ELE MUDE E OS QUE PROCURAM AJUSTAR SUAS VELAS.
William Ward, Teólogo inglês
DIAGNÓSTICO DO TEMPO
Faça uma lista das suas atividades diárias, incluindo o final de semana. Acrescente o tempo real que você dedica a elas e quantas vezes na semana. Registre só o tempo real e não o ideal.
ATIVIDADE QUANTAS HORAS POR DIAS QUANTAS VEZES NA SEMANA
SONO
TRABALHO
TRANSPORTE
ALIMENTAÇÃO
LAZER
DIAGNÓSTICO DO TEMPO RELFEXÕES
1-Quais atividades consomem mais tempo? Porque? 2-Como elas se distribuem ao longo das 24 horas do dia? 3-Quais as que afetam os resultados que você deve atingir?
DIAGNÓSTICO DO TEMPO REFLEXÕES
E se o dia tivesse 36 horas?
Para quais atividades você dedicaria mais tempo?
Que outras atividades você acrescentaria?
COMO VOCÊ QUER SEU TEMPO?
Após este exercício reflita o que você precisa mudar na forma como você se relaciona e na obtenção de resultados.
“Na verdade o desafio não é administrar o tempo, mas administrar a pessoa”.
Stephen Covey
OS DESPERDIÇADORES DO TEMPO
Informações incompletas Falta de concentração Não saber dizer “NÃO” Fazer serviço dos outros Falta de disciplina Reuniões improdutivas
OS DESPERDIÇADORES DO TEMPO
Responsabilizar-se por muitas coisas ao mesmo tempo Adiamento Má utilização da agenda Não saber priorizar Estimativas não realistas de tempo Tarefas incompletas Interrupções desnecessárias
REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO
DESPERDIÇADORES (Desperdiçam)
LADRÕES (Lesam)
VAMPIROS (Tiram a vitalidade)
Filas Reuniões improdutivas Falta de concentração
Atrasos Não saber dizer “NÃO” Adiamento
Informações incompletas Responsabilizar-se por muitas coisas ao mesmo tempo
Falta de disciplina
Má utilização da agenda Não saber priorizar Preocupações
REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO
Para que eu estou aqui? Quais meus objetivos?
Quais as minhas prioridades?
ORGANIZE-SE!
REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO
1-Faça uma lista de suas atividades
Tarefas Ativas Positivas 2-Divida as tarefas em:
(Os objetivos do seu trabalho)
Tarefas Reativas (Secundárias, rotineiras)
REFLEXÕES SOBRE A PERDA DE TEMPO
IMPORTÂNCIA 3-Estabeleça prioridades em relação a:
(Quanto tempo vai gastar?)
URGÊNCIA (Com que velocidade deve resolvê-la?)
PROGRAME SEU TEMPO ENTRE TAREFAS ATIVAS E AS REATIVAS
FERRAMENTAS PRÁTICAS
1-AGENDA DO DIA SEGUINTE: Faça uma lista no final do expediente, definindo prioridades e programando as principais atividades. Avalie ao final do dia.
2-FAZER LISTA DE PENDÊNCIAS: Anote tudo o for que solicitado para não esquecer e mantenha o foco nas prioridades.
FERRAMENTAS PRÁTICAS
3-PROGRAMAR A SEMANA: No final da semana revise o plano, comparando o previsto com o realizado. Reflita: estou conseguindo dar o tempo certo para as coisas realmente importantes?
4-ALGUNS CUIDADOS COM E MAILS: •Coloque no assunto que tipo de ação que é necessário. Ex: Responder até amanhã. •Seja objetivo e conciso quando redigir sua mensagem. •Envie somente para quem realmente está envolvido no assunto. Evite cópias desnecessárias. •Estabeleça um horário para ler e responder e mails.
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MATRIZ DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
STEPHEN COVEY
URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE I-ATIVIDADES Crises, problemas urgentes, projetos ou tarefas com data marcada
II-ATIVIDADES Prevenção, atividades CP(Capacidade de produção), Desenvolvimento do relacionamento
NÃO IMPORTANTE III-ATIVIDADES Interrupções, rotina, telefone, correspondência e relatórios, atividades populares
IV-ATIVIDADES Detalhes, pequenas tarefas, correspondência, “atividades agradáveis”
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“Pois se não podemos mudar o curso do tempo, dispomos de um trunfo capital: graças ao nosso cérebro, podemos andar mais rápido que ele”.
Jean-Louis Servan Schreiber
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