Arquivo
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Escola Secundaria de Paos de Ferreira
Arquivo
2008/2009
Trabalho realizado por:
Mafalda Neves
11S
Discp: Tcnicas de Secretariado
Prof.: Adelina Silva
Modulo 15
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ndice ndice.3
Introduo..4
Noo e classificao de documento.5
Normalizao e impressos.6
Arquivo e sua classificao...7
Organizao de arquivos...8
Posio dos documentos9
Funes do arquivo..10
Fichas e ficheiros.11
Eficcia do arquivo..12
Classificao alfabtica...13
Classificao numrica14
Classificao ideolgica..15
Classificaes derivadas ou mistas..16
Codificao e indexao..17
Concluso....18
Bibliografia..19
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Introduo Este trabalho foi sugerido pela professora Adelina Silva, na disciplina Tcnicas
de Secretariado, no mdulo 15.
Entre outros tem os seguintes temas: noo e classificao de documento;
normalizao e impressos; normas Portuguesas; arquivo e sua classificao;
organizao de arquivos; posio dos documentos; funes do arquivo; fichas e
ficheiros; eficcia do arquivo; condicionantes ergonmicas na organizao do arquivo;
classificao alfabtica; classificao numrica; classificao ideolgica; classificaes
derivadas ou mistas; codificao; indexao; ficheiros electrnicos e base de dados e
microfilmagem.
Para concluir espero que este trabalho seja til para quem o ler.
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Noo e classificao de
documento Um documento uma finalidade que representa um facto, uma coisa ou uma
pessoa, podendo ser de auxlio de meio de prova ou de confirmao de um
acontecimento, situao ou ocorrncia. Frequentemente escrito, pode tambm ter outro
suporte material alm do papel, e ser constitudo por um registo em disco, fita gravada,
microfilme ou outro meio tcnico.
Transmisso Informao a transmitir Documentos
Posio Informao a conservar
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Normalizao e impressos As normas so um conjunto de regras referentes aos vrios sectores de uma
sociedade organizada.
A normalizao, no arquivo particularmente importante, no s no que se
refere s dimenses do equipamento e acessrios, mas sobretudo aos documentos a
arquivar donde o recurso divulgado aos impressos.
Os impressos so documentos normalizados, dispostos a ser directamente
preenchidos, permitindo um arquivo fcil e uma consulta e leitura rpida.
mbito de
aplicao
Uso geral
Uso especifico
Uso pontual
Impressos
Natureza Estticos
Dinmicos ou de circulao
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Arquivo e sua classificao
A palavra arquivo resulta do grego archeion, que designava o lugar onde os
magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado.
O arquivo na empresa
Significa vrias coisas:
O conjunto de tarefas que a nvel individual, de grupo ou de sector, certificam a organizao sistematizada da informao/ documentao, a sua conservao e o seu
acesso a consulta;
O conjunto de documentos que so preservados pela empresa segundo mtodos de classificao e durante perodos de tempo pr-determinados pela lei ou pelas suas
vantagens;
O local onde estes documentos so conservados.
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Organizao de arquivos
O planeamento e a organizao do arquivo devem ser feitos segundo:
O numero de utilizadores e o pessoal disponvel; O volume da documentao e o tipo de utilizao previsvel; O espao fsico e a localizao estratgica.
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Posio dos documentos
Horizontais: So arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armrios com prateleiras. Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em
arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que tem como inconveniente o difcil acesso
aos documentos, sendo necessrio deslocar todos os dossiers para tirar aquele que se
deseja.
Verticais: Os documentos so colocados verticalmente uns aps os outros, fazendo-se a
ordenao da esquerda para a direita e de cima para baixo. Usam-se para volumes
encadernados dossiers e caixas de carto, vdeos, etc.
Suspensos: A documentao colocada em pastas ou bolsas de papel kraft continuo,
dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que
deslizam numa estrutura lateral, ou encontrarem-se colocadas em gaveta. So muito
usados para arquivos de processos.
Rotativos: Os documentos so presos a um sistema que roda em torno de um eixo. Pode
ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armrio prprio.
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Funes do arquivo
As funes do arquivo consistem na recolha, conservao e criao de condies
de segurana e fcil consulta dos documentos.
O arquivista deve:
Seleccionar a documentao recebida e emitida; Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar; Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a
sua preservao;
Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados; Actualizar e apurar o arquivo
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Fichas e ficheiros As fichas so documentos sintticos, normalmente dez formato e disposio
grfica normalizados e em material consistente, que permitem a recolha organizada e
sistematizada da informao essencial e a sua distribuio grfica, de forma a facilitar a
sua utilizao e consulta.
Um ficheiro um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de
informao, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou
mvel prprio.
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Eficcia do arquivo
A eficcia deste vista pela:
- Rapidez e segurana com que os processos chegam s mos dos requisitantes;
- Frequncia com que so feitos os pedido
ndices desta eficcia
- O movimento do arquivo, que se define pela relao entre o nmero de
documentos requisitados por um ano e o nmero de documentos arquivados,
Nmero de documentos requisitados por ano
Nmero de documentos arquivados
- A organizao do arquivo, que encontrada, confrontando o nmero de
documentos procurados com o nmero de documentos no encontrados.
Nmero de documentos no encontrados
Nmero de documentos procurados
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Classificao alfabtica
Baseia-se numa sucesso de letras do alfabtico, e usada como classificao de
base ou complemento de outras classificaes.
Critrios de ordenao:
Nome a nome ou palavra a palavra; Por apelido; Letra a letra
Vantagens e desvantagens
Possibilidade de confuso Dificuldades de expanso Regras Fixas e critrios de orientao
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Classificao numrica muita utilizada para a ordenao de documentao comercial, atribui-se um
nmero aos documentos que so recebidos e aos que so despachados.
Este processo feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador.
Vantagens e desvantagens:
* Codificao demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um
documento
* Fcil leitura e aplicao, fcil controlo e deteco do extravio de um
documento
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Classificao ideolgica
Esta tambm se pode chamar metdica ou analtica, trata-se de uma classificao
por assuntos, temas ou ideias.
Vantagens e desvantagens
Tem possibilidade de intercalamento e de extenso
Difcil execuo
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Classificaes derivadas ou mistas
So sistemas de conjugao de duas ou mais ordenaes, utilizando-as
conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitrios ou combinados.
Alfanumrico Combina as vantagens da ordenao alfabtica e numrica,
utilizando normalmente a ordem a alfabtica para a classificao e a ordem numrica
para a busca.
Geogrfico um sistema que apresenta uma grande utilidade para as empresas
com vrias filiais ou grande nmero de clientes dispersos por varias zonas geogrficas.
Cronolgico feito com base em datas de emisso, de recepo, de
vencimento, de aquisio, de vendas, etc.
Decimal tambm conhecido por sistema de Dewey, classificao decimal
universal, constitui uma variante do sistema ideolgico, mtodo ou analtico.
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Codificao e Indexao
Codificar significa atribuir um cdigo, ou seja, identificar atravs de um sistema
de smbolos que permita a representao da informao, permitindo a sua transposio
sem alterar o significado da informao a que se refere.
Indexar significa estabelecer o ndice, ou seja, a relao ordenada e metdica de
uma matria.
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Concluso Este trabalho foi um pouco complicado faze-lo por ser complexo.
No entanto foi muito interessante e enriquecedor ter estes conhecimentos.
Espero que tenham adquirido todos estes conhecimentos.
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Bibliografia Nota: folhas entregues pela professora.