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AS AUDITORIAS INTERNAS
�Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas
�Objectivos Específicos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias
Identificar os intervenientes – Auditor e Auditado
Execução de auditorias
“Auditorias Internas”
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Um Sistema de Gestão
FASES
Decisão da Gerência
1. Diagnóstico
2. Desenvolvimento dadocumentação de suporte
3. Implementação do Sistema
4. Auditorias
Porquê Auditar?
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Para Ter:
A Confiança na Sua Organização (em si)
A Confiança dos outros
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Para Dar:
A Confiança aos outros
Verificar!
Provar!
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Objectivos de Auditoria
Determinar a conformidade dos elementos do sistema com os requisitos especificados;
Promover melhorias no sistema (dar oportunidades de melhoria);
Satisfazer exigências regulamentares;
Avaliar a eficácia do SGA;
Verificar se o sistema de gestão cumpre eficazmente a política e os objectivos e metas definidos pela organização
Permitir o reconhecimento de um sistema.
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Ferramenta essencial de gestão para o cumprimento de objectivos
AuditoriaA
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Auditoria é:- Uma Inspecção ?
- Uma reflexão ?
- Uma verificação ?
Conceito de Auditoria
Processo sistemático, independente e documentado, realizado com o propósito de obter evidência de auditoriae avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos utilizados como referencia (critérios de auditoria).
De acordo com as referências:
ISO 19011: 2003
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Processo sistemático, documentado e independente
Evidências Objectivas: Informação verificável, registos ou
constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do
SGA
Critérios de Auditorias: Política, práticas, procedimentos,
comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com
os quais o auditor compara as evidências objectivas acerca da
matéria auditada.
Para que os resultados sejam credíveis devem
ser obtidos por pessoas que não estejam
directamente envolvidos no trabalho auditado.
Auditorias internas: Auto avaliação periódica, visando obter informações
relativas à gestão ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou
desempenho ambiental da organização.
A satisfação de um Requisito
= Conformidade
A NÃO satisfação de um Requisito
NÃO Conformidade
=
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Não Conformidade - Não satisfação de um requisito
Defeito - Não satisfação de um requisito relacionado com uma utilização pretendida ou especificada
Não conformidade = Defeito
Tipos de Auditoria
Relações
Finalidade … Produto
… Processo… Sistema
… Internas
… Externas
Profundidade
… Mini auditoria… Faseada… Parcial … Total … Seguimento
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Auditoria a:
Produto ou Serviço
Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser cumpridos.
Processo
Verifica se os requisitos do processo (métodos, Procedimentos, IT’s) estão a ser cumpridos.
Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, política, normas, regulamentos) estão a ser cumpridos.
Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que
geram um produto/serviço.
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AUDITORIA
de Seguimento
Total
Parcial
Faseada
Mini auditoria
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� Mini Auditoria
Aplica-se a uma área especifica ou delimitada.
P.e. posto de Trabalho
� Faseada
Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou produto à medida que evoluem.
� Parcial
É executada apenas a uma área funcional.
P.e. Departamento ou secção
� Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito.
� Seguimento
Permite observar se as acções correctivas solicitadas por uma auditoria anterior, foram implementadas e se são satisfatórias face ao sistema.
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CLIENTE
FORNECEDOR
2ª Parte
EXTERNA
O cliente audita a nossa Organização
2ª ParteNós auditamos um
Fornecedor
INTERNA1ª Parte
Organização
Auditamos a nossa Organização
3ª Parte
Auditoria por uma entidade (parte) Independente
(p.e. Certificação)
EXTERNA
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Auditorias de 3ª parte
De Concessão
Auditoria realizada para efeitos de concessão da certificação / acreditação na sequência da análise do processo de candidatura.
De Acompanhamento
Auditoria realizada para efeitos de manutenção da certificação / acreditação.
De Renovação
Auditoria realizada para efeitos de renovação da certificação / acreditação.
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De Seguimento
Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados das medidas correctivas decorrentes de não conformidades verificadas em auditorias anteriores.
De Extensão
Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem definidos, não abrangidos anteriormente.
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Quem são os Actores deste processo?!
Cliente de Auditoria Pessoa ou organização que requer a Auditoria
AuditadoOrganização a ser auditada
Equipa Auditora
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Auditor
� Coordenador
� Técnico
� Perito
� Observador
AUDITORIA
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Os Auditores O
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Auditor
Pessoa que possui qualificação para realizar auditorias.
Auditor Coordenador
Auditor responsável pela condução da Auditoria.
Auditor Técnico
Especialista no domínio do sector em apreciação, com conhecimentos da norma de referência.
Auditor Observador
Técnico que, não tem responsabilidade directa na realização da auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa Auditora.
Perito Técnico
Especialista no domínio do sector em apreciação, sem conhecimentos, específicos da norma de referência.
O P
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A confiança e a fiabilidade do processo de auditorias depende da competência da Equipa
Auditora.
A competência baseia-se em:
Aptidão para aplicar conhecimentos;
Atributos Pessoais
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O P
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Au
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O auditor deve assegurar :
�Uma avaliação executada com isenção;
�Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor;
�Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos
objectivos;
�Reacções com sensibilidade aos hábitos locais;
�Que audita sem se distrair;
�Reacções eficazes em situações difíceis;
�Que chega a conclusões baseadas em factos;
�Que as suas conclusões são verdadeiras e não foram baseadas em
preconceitos
Referências: * Código de Ética do Auditor
Atributos Pessoais
O P
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Au
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� Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto.
� Espírito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista
alternativos.
� Diplomático - ter tacto ao lidar com os outros.
� Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades à
sua volta.
� Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender
situações.
� Versátil - ajusta-se rapidamente a diferentes situações.
� Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos.
� Concludente - chega a conclusões atempadas baseadas em
pensamento e análise lógicas.
� Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage
com outras pessoas.
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Quais as situações que podem afectar a
independência do Auditor?
O P
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Au
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A independência do Auditor
Existem conflitos de interesse que podem afectar a independência
do auditor …
� Emprego anterior na empresa auditada;
� Ser ou ter sido fornecedor do auditado;
� Ter sido consultor do auditado;
� Contactos em concursos para ser contratado para colaborador;
� Amizade com os colaboradores do Auditado;
� Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado;
� Outras actividades que possam o desempenho do auditor.
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� NP EN 3011:1993
� ISO 19011:2003
Norma de referênciaR
efer
enci
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Referencial para a programação, planeamento e execução de Auditorias.
Aplicável a auditorias Internas e externas
Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGA
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento
Conclusões da Auditoria
Eta
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Programa de Auditorias
Pro
gra
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São definidos: Os Processos
Os Departamentos
As Secções
Os Produtos / Serviços
A serem auditados ao longo de um ano.
Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas
Definam um Programa o mais completo possível e recorram às várias tipologias de Auditoria
Plano de Auditorias
Pla
no
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Au
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ori
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Define:
Tipo de Auditoria
Data (s) da Auditoria
Equipa Auditora
Processos a auditar
Departamentos a auditar
Horas e Etapas
Comunicação interna
Afixado para conhecimento de todos
os intervenientes
Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
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Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGQ
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento
Conclusões da Auditoria
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Execução da Auditoria
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Fontes de Informação
�Entrevista
(Observação de actividades, envolvente, condições de trabalho)
�Documentação
(do sistema implementado, regulamentos e legislação aplicável)
�Registos
(recolha de evidências objectivas)
“A auditoria é sempre uma actividade baseada no conceito de amostragem”
Para Auditorias Internas e externas
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Téc
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Questões Habituais em Auditoria
� COMO? PORQUÊ?, O QUÊ? QUANDO? OMDE? QUEM?
� Mostre-me por favor…
� Posso ver…
� Pergunta hipotética: O que sucederia….? ou Vamos supor que …?
� Desculpe mas não percebi, pode repetir por favor?
� Isso significa que …?
� Em situações de dúvida: SIM? ou NÃO?
En
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ista
Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada;
Conduzidas no local de trabalho, sempre que possível;
Na Entrevista:
� Fazer o possível para que todos os intervenientes se sintam à vontade;
� Tomar notas das constatações da Auditoria, explicitar essa necessidade;
� Cooperar;
� Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas;
� Efectuar uma pergunta de cada vez;
� Pedir comprovativos;
� Analisar documentos e registos.
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A utilização das listas de verificação (check lists), permite:
� Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da Auditoria foram verificados;
� Fornecer a base para a reunião final e para o relatório da auditoria;
� Fornecer evidência objectiva de que a auditoria foi realizada;
� Evidenciar ordem e organização.
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ação
Porquê a utilização das listas de verificação?
Lista de Verificação
Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGQ
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria/Encerramento
Conclusões da Auditoria
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Relatório de Auditoria
Pla
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Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
� Identificação do auditado
� Objectivo e âmbito
� Documento de referência
� Data e duração
� Equipa Auditora
� Pessoas contactadas
�Lista de distribuição do Relatório
� Quaisquer divergências não resolvidas
� Conclusões
Relatório de Auditoria Interna
E as Não Conformidades?
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Constatações de Auditoria
Não Conformidades
Oportunidades de melhoria
Co
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ões
Todas as constatações têm de ser suportadas em evidências objectivas
Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos
Acções correctivas e de Seguimento
Planear
Executar
Verificar a eficácia
Pó
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ud
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ria
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“Diferentes auditores, a trabalhar de forma independente, chegam às
mesmas conclusões, em circunstâncias semelhantes”
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