Noções de Arquivologia para o Ministério da Integração Teoria e exercícios comentados
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AULA 03 - 3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 4 Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo. 5 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
SUMÁRIO PÁGINA
Sumário 4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo e 5
Preservação e conservação de documentos de arquivo. ........................................... 1
3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. ........................... 9
(Off topic) Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem .......... 30
(Off topic) Automação .................................................................................... 36
Exercícios Comentados ................................................................................. 39
Questões sem Comentários .......................................................................... 54
E aqui estamos na última aula do curso (isso se a banca não resolver fazer
nenhuma peripécia). Mas se fizer, teremos aulas extras para cobrir o estrago. Mãos
a obra.
4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo e 5 Preservação e conservação de documentos de arquivo.
Este tópico é um desdobramento das atividades típicas do Arquivo
Permanente, visto na aula passada. E é perfeitamente natural, já que são os
documentos do Arquivo Permanente aqueles que normalmente já sofreram ação
prolongada de diversos agentes deteriorantes (justamente pelo seu tempo de
existência), demandando maiores cuidados.
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As atividades de um arquivo não compreendem tão somente a guarda e
acumulação de documentos. Muito embora a informação, enquanto bem intangível,
não seja passível de perecimento, o suporte em que se encontra gravada a
informação não segue a mesma sorte :P.
E todas as coisas, enquanto dotadas de existência material, tendem a se
deteriorar. O seu arquivo não será diferente, e uma vez deteriorado o suporte, a
informação “se perde”.
Assim sendo, o arquivo deve se preocupar com a preservação e
conservação dos documentos, estendendo a vida útil dos mesmos e procurando
mantê-los o mais próximo possível de seu estado físico original(ou seja, tanto
quanto possível, do mesmo jeito em que estavam quando foram criados).
Isto envolve a tomada de cuidados, alguns mais simples, outros bastante
mais complexos. Comecemos pelos mais simples: o acondicionamento e o
armazenamento.
Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a
fim de preservá-los.
O armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a
colocação do documento no arquivo.
Veremos mais a frente que questões referentes a estes temas são bastante
simples de serem resolvidas.
Agora, porque é tão difícil conservar os documentos?
Por conta da existência de agentes físicos, químicose biológicos, que
comprometem a integridade dos documentos.
Vamos conhecer os principais problemas com os quais teremos de lidar:
Agente Físicos:
- Luminosidade: A luminosidade é um dos fatores mais agrava o processo de degradação dos documentos, em especial, os que se encontrem em suporte
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em papel, pois é uma das principais responsáveis pelo envelhecimentodeste
material. Não me refiro tão somente à luz solar, mas também à luz da fotocopiadora
(quando vamos reproduzir um documento, a máquina emite luz para captar a
própria luz refletida pelo documento, o que permite a obtenção da cópia).
- Temperatura: Temperaturas muito altas ou muito baixas também
contribuem para a degradação do papel, acelerando o envelhecimento. Os corpos
físicos se expandem a medida que a temperatura aumenta, e se contraem a medida que a temperatura diminui, o que provoca desgaste inevitável no papel.
- Umidade: Umidade é a concentração de vapor d’água presente no ar atmosférico, por fatores diretamente relacionados à temperatura do ambiente.
Devo lembra-lo que o papel é um material higroscópico(tenso hein? :P). Isto
significa dizer que o papel absorve água e perde água de acordo com a
concentração da umidade no ambiente em que se encontre (tendendo a manter a
mesma concentração de vapor d’agua que o ambiente externo apresente).
E adivinha: isto provoca dilatação e contração das fibras, do mesmo jeito que
ocorreria se a temperatura subisse ou descesse. Já viu o desastre né?
Quanto aos agentes químicos, os mais estudados são os seguintes:
- Poluição Atmosférica: Costuma-se referir aqui à fumaçados grandes
centros urbanos e à poeiraigualmente inevitável por se morar na cidade grande. Os
componentes da poluição podem reagir com o papel, gerando reações que
aceleram a degradação do suporte.
- Tintas: Este aqui é o ápice da ironia. A tinta impressa no papel colabora para a deterioração do mesmo (assim como o seu sangue é o principal agente
causador do envelhecimento das células :P). Não que haja muita defesa, mas você
precisa saber que a tinta também é um problema. Tintas a base de óxido de ferro,
por exemplo, aumentam a acidez do papel, acelerando sua deterioração.
- Gordura (oleosidade): Que Deus o perdoe por entrar com aquele sanduba
de banha de porco com molho rosê dentro do arquivo. Contudo, não é essa a
oleosidade imaginada pelos doutrinadores. Fala-se aqui do manuseio dos
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documentos pelas suas mãozinhas, que são, naturalmente, oleosas. Documentos
mais sensíveis a este fator (como negativos e fotografias) normalmente requerem o
manuseio com luvas de algodão, para impedir o contato direto da pele.
- Objetos Metálicos: Que atire a primeira pedra aquele que nunca utilizou
clipes de metal para marcar páginas e depois retomar os estudos. Todavia, os
processos que vão ser arquivados devem se encontrar livres deste material, e tanto
quanto possível, deve se evitar o contato do papel com objetos metálicos de
qualquer natureza, optando-se por clipes de plástico.
Não que você precise saber disso, mas os metais mais de aplicação
comercial mais comuns (ferro, cobre, estanho, entre outros) encontram-se na forma
de íons positivos na natureza, tendendo a se unir a átomos de oxigênio para adquirir
estabilidade molecular. Isto se chama oxidação (e se fosse ferro, falaríamos de
ferrugem :P), que embora gere um composto estável, em nada colabora para
manutenção do seu arquivo.
E para terminar esta parte introdutória, faltou falar dos agentes biológicos, que são representados pelos organismos vivos que atacam o papel. Traças, fungos,
ratos e insetos são bons exemplos, embora o sujeito lá em cima com o sanduíche
de banha de porco com molho rosê também seja um fator biológico que merecia ser
exterminado :P; Brincadeiras a parte, o ser humano por vezes é incluído como fator
biológico de degradação dos documentos, e as vezes é incluído em categoria
separada, como “fator humano”.
Já conhecemos os fatores que degradam os documentos. Pequenos
cuidados são suficientes para mantê-lo a salvo (mencionarei uma série deles para
cada tipo de suporte) mas o que seu examinador realmente deseja aqui é que você
conheça as técnicas de conservação preventiva dos documentos (não é
restauração!!!). Conservação preventiva diz respeito a ações diretas, com a
finalidade de resguardar o objeto (especialmente os documentos), consistindo assim
em ações de prevenção contra possíveis danos ao referido objeto. Repare que o
dano ainda não ocorreu, e assim, buscamos evitá-lo. Restauração, como veremos
mais a frente, é procedimento com objetivo de reverter o dano já existente ou fazer
cessar seu avanço.
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Vou mencionar as técnicas de conservação preventiva mais solicitadas em
prova, e, logo na sequência explicar a você no que consiste cada uma:
- Desinfestação
- Limpeza (ou Higienização)
- Alisamento
A Desinfestação é um processo que busca atacar especialmente os insetos que degradam os documentos.
O mais exigido em provas é a fumigação. Consiste em colocar os
documentos em um câmara própria, produzindo-se logo em seguida vácuo, com a
retirada de todo o ar da câmara.
Passa-se então à aplicação de produtos químicos (timol, DDT, fluoreto de
sódio entre outros possíveis) e deixamos o documento sob a ação deste produto por
aproximadamente 72 horas..
Após, devolvemos o ar à câmara e retiramos os documentos. Qualquer
inseto, em qualquer fase de desenvolvimento, não é capaz de suportar estas
condições, sendo completamente destruídos.
E se não tivermos câmaras de fumigação, podemos simplesmente calafetar o
próprio local onde os documentos estão acondicionados e introduzir gás no
ambiente através de mangueiras (usando máscaras para proteção).
Limpeza: Tenha em mente que a limpeza é uma operação física. Significa
que há necessidade de contato de objetos com o suporte do documento. Desta
forma, é um procedimento que deve ser efetuado de maneira delicada. O uso de
pano macio, escova ou aspirador de pó é recomendável.
O termo limpeza também pode ser utilizado para designar a fase posterior à fumigação.
Alisamento: Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável, e submetê-los à ação do ar com grande percentual de umidade (algo
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entre 90% e 95%, por aproximadamente uma hora, em câmara própria. Depois,
cada uma das folhas será passada a ferro, por meio de máquinas elétricas.
Estas são as principais técnicas. Falemos um pouquinho sobre a
preservação. Preservação são cuidados de natureza mais simples, que buscam
evitar a degradação dos documentos. Veja alguns exemplos, retirados tanto das
recomendações do CONARQ quanto na doutrina (para você ter uma ideia):
Objetos em papel
Não dobrar canto da página.
Não umedecer os dedos com saliva.
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Recomenda-se o uso
de materiais de plástico ao invés de metálicos.
Evite a reprodução dos documentos. A fotocopiadora também é um emissor
de luz, que acelera o envelhecimento do papel.
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Manuseie os documentos com as mãos limpas.
Não use fitas adesivas ou cola. Além de haver a possibilidade de um pedaço
do documento ficar colado no material, a acidez da fita durex mancha o papel.
Ao fazer observações no papel, prefira o uso de lápis
Fotografias
Manusear com luvas de algodão, para evitar a oleosidade das mãos
Não forçar a separação de uma fotografia da outra
Caso seja necessário fazer anotações, utilize um lápis
Slides (diapositivos)
Produzir duplicatas para projeções frequentes
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Utilizar materiais de acondicionamento próprios
Microfilmes
Armazená-los em cofres ou armários a prova de fogo (o material que
chamamos de “filme” é altamente inflamável)
Caso seja necessário efetuar limpeza, recomenda-se o uso de um pano limpo
Caixas Arquivo
Utilizar caixas de papelão ao invés de caixas de plástico. Em caso de
elevação da temperatura, as caixas de papelão tendem a “transpirar” mais,
facilitando a perda de parte deste calor, que poderia danificar os documentos.
Passamos agora aos tópicos de Restauração de Documentos. Neste ponto,
os documentos já sofreram os efeitos de alguns dos agentes listados anteriormente,
encontrando-se deteriorados.
Doutrinariamente falando, a restauração é o conjunto de métodos que
objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
Logo, o objetivo da restauração é reverter os danos ou evitar que avancem
ainda mais, mas sem que com isso desnaturemos o documento.
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e
flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e
você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a
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atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do
documento.
Silking: É basicamente o método anterior, mas o tecido é específico:
crepeline ou musseline de seda. Este tecido apresenta durabilidade excelente, mas
a maldita pasta de amido afetará as propriedades permanentes do documento (de
novo). A matéria prima utilizada é de alto custo também.
Laminação: vou explicar do jeito fácil e do jeito certo :P. O jeito fácil de
entender a laminação é pensar no processo de plastificação de documento. Nos
bons tempos em que isso era autorizado por lei (meu RG ainda é plastificado),
pegamos o documento, e colocamos entre duas tiras de plastico. Utilizamos uma
máquina que prensa tudo isso, ao mesmo tempo em que aquece as bordas,
“prendendo o documento” no meio do plástico.
Agora que você entendeu a ideia, vamos explicar bonitinho:
O documento será envolvido de um lado em uma folha de papel seda e do
outro lado, em um material chamado acetato de celulose. Esse sanduiche será
colocado em uma prensa hidráulica sob uma temperatura de em torno de 150ºC.
O acetato de celulose é um material, quando aquecido e prensado, vai aderir
ao documento e à folha de papel seda, vedando completamente o documento.
Agora a durabilidade do papel e suas qualidades permanentes ficam
asseguradas, tudo isso sem perda da legibilidade do documento. E ainda ficará
imune à ação de insetos e fungos. Embora o peso do documento duplique, seu
volume ficará reduzido.
A matéria prima aplicada ao processo é de fácil obtenção e o próprio
processo é de rápida execução. Por todos estes motivos, a laminação é tida como o
processo de restauração mais próximo do ideal.
Laminação manual: A mesma ideia do processo anterior, mas sem a
utilização de calor ou pressão. Ao invés disso, utilizaremos acetona, que ao entrar
em contato com o acetato de celulose, formarão uma camada semiplástica. Quando
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essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também
conhecida como laminação com solvente.
Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas
coisas :P. Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).
O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para
fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará
solto dentro das duas lâminas.
Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode
parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem).
Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche :P.
Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço.
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de
maneira a recompor a estrutura da folha.
3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo.
Como prometido na última aula, este tópico é uma exposição detalhada do
tópico “Ordenação”, da fase de arquivamento dos documentos (em especial, na fase
corrente e intermediária).
Ele é tão específico e detalhado que, embora tivesse de ser tratado na Aula
02, você simplesmente perderia a noção do todo se eu fizesse isso. Optei por
separá-lo e coloca-lo em uma aula mais curta, para que você possa apreciar em
todo seu esplendor este tema tão próprio :P.
Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente
consultados no futuro. Comecemos.
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Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois
grandes sistemas:
Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua
guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de
consulta;
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos
consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.
Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, e possibilitar expansões futuras.
Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de
arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:
Métodos Básicos:
- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o
nome;
- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a
procedência do documento (local);
- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do
documento ou então, da pasta onde está arquivado;
- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.
Métodos Padronizados:
- Variadex
- Automático
- Soundex
- Mnemônico
- Rôneo
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Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em nos
itens próprios.
Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental.
Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados
em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por
conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena.
Método Alfabético
Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no
documento para organizá-lo em ordem alfabética.
É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.
Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos
diante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples
identificar um erro no padrão de organização.
Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P.
Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem
“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a
ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do
jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por
diante.
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam
nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras
de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida,
verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e
tortuosa jornada pela ABNT :P.
Comecemos:
1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois o prenome.
Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.
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Deverão ser arquivados como:
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de
Moreira, Pedro
Silva, Flávio
Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final,
será o prenome a definir a ordem:
Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva
Deverão ser arquivados como:
Silva, João
Silva, Paulo
Silva, Pedro
O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome
herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas
simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que
indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e
existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que
torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo.
2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hífen não se separam, quando passamos o sobrenome para o início:.
Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos
Deverão ser arquivados como:
Castelo Branco, Camilo
Torre Cinza, Ferdinando
Villa-Lobos, Heitor
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3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o início,
devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo: João do Santo Cristo, Pedro São Paulo, Emanuelle Santa Rita
Ricardo Santa Rita, João do Santo Cristo, José Carlos São Paulo
Deverão ser arquivados como:
Santa Rita, Paulo
Santo Cristo, João do
São Paulo, José Carlos
4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na
classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem
as letras nas regras de alfabetação:
Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim
Arquivam-se:
F. Petrachini
Felipe Petrachini
Fernando Zuquim
5ª Regra: Os artigos e preposições, como por exemplo "a", "o", "de", "d’",
"da", "do", "e", "um", "uma", não são considerados.
Exemplo:
João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva,
José dos Santos Silva
Deverão ser arquivados como:
Anvasso, Rogério d'
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Caprio, Leonardo de
Silva, José Ferreira
Silva, José dos Santos
Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser
ignorada. Se fosse levada em consideração, este nome não seria o último da lista
("d" vem antes de "F"), mas como não a levamos em consideração, o nome José
Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").
Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo
que considerasse artigos na organização, pois a maioria dos itens acabaria
entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher,
Uma Babá Quase Perfeita, Uma Família da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,
Os Jetsons, Os Trapalhões. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O"
quando podiam muito bem estar dispersos. Além do que, você, quando lembra do
nome do filme, não fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?
6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior,
Neto, Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome,
mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem
ser levados ao início do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho
Deverão ser arquivados como:
Amauri Sobrinho, Ferdinando
Fonseca Neto, Olavo
Fonseca Júnior, Pedro
Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação,
o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior.
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MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de
elemento de distinção, como por exemplo:
João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho
Deverão ser arquivados como:
Silva Junior, João da
Silva Neto, João da
Silva Sobrinho, João da
7ª Regra. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados
após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Joaquim Barbosa, Professor José Bedaque, Coronel Ricardo
Nascimento, Doutor Ferdinando Silva
Deverão ser arquivados como:
Barbosa, Joaquim (Ministro)
Bedaque, José (Professor)
Nascimento, Ricardo (Coronel)
Silva, Ferdinando (Doutor)
Lembre-se: título, do que quer que seja, NÃO É NOME.
8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,
salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. É igualzinho o que já estudamos:
Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler
Deverão ser arquivados como:
Bush, George Walker
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Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
MAS... as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas
parte do nome. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula.
Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac
Adam
Deverão ser arquivados como:
Capri, Giulio di (partícula em letra minúscula)
De Penedo, Esteban (partícula em letra maíuscula)
Du Pont, Charles (partícula em letra maíuscula)
Mac Adam, John (partícula em letra maíuscula)
9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados
pelo penúltimo sobrenome, que, pela tradição do país, corresponde ao sobrenome
de família do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes
Hernandez.
Deverão ser arquivados como:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10ª Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiáticos, como japoneses,
chineses ou coreanos, como os vinculados a países do Oriente Médio, a exemplo
dos árabes, são registrados tais como se apresentam.
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Exemplo:
Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto
Deverão ser arquivados como:
Kenshin Mikamoto
Li Su Yang
Osama Bin Laden
Casca de banana clássica, então, atente-se à origem dos nomes que está
tendo que organizar.
11ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, não se deve
considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome.
Repare que não é de todo uma regra nova. Artigos e preposições não devem
ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos.
E para ficar mais fácil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposições
entre parênteses:
Exemplo:
El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Itaú S.A, Itaú Seguradora
S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo
Deverão ser arquivados como:
Banco Itaú
Eletropaulo
Itaú Seguradora S.A.
Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)
Pais (El)
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Washington Post (The)
12ª Regra: Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembléias e em
qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim, entre
parênteses, sejam eles arábicos, romanos ou escritos por extenso
Exemplo:
V Seminário de Práticas Tributárias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto
Congresso de Ornitologia, 2º Curso do Ministério da Integração de Arquivologia.
Deverão ser arquivados como:
Congresso de Ornitologia (Quarto)
Congresso de Ornitologia (Sexto)
Curso do Ministério da Integração de Arquivologia (2º)
Seminário de Práticas Tributárias (V)
Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham
ocorrido em série. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente, os
"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho
dos interessados no assunto, já que é muito provável que busque as informações
em ambos os documentos.
Você pode estar pensando: é muita regra, como é que vou memorizar isto.
Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem
uma razão de ser. Arquivologia é uma ciência teórica, mas voltada a uma
necessidade prática. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos
interessados na informação, e não dificultá-la.
Sugiro que faça um exercício de consciência, para entender de que maneira
as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu já fiz isto em alguns itens, dando
pistas, mas para a informação fixar na sua cabeça, você também vai ter de fazer um
esforço :P. Precisando, estamos aí.
Método Geográfico
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Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a
recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado).
Pois bem, existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos
segundo este método:
- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos serão organizados
alfabeticamente pelo estado de procedência. Documentos da Bahia estarão juntos,
assim como os de São Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os
mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de
procedência. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em
contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabética.
EXCETO... No método geográfico, as cidades que sejam capitais de estado
devem figurar no começo da lista, independentemente da ordem alfabética. Veja o
exemplo:
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
São Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
São Paulo - Nazaré Paulista - CARDOSO, Fernando
São Paulo - Nazaré Paulista - DINAMARCO, José
Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. Desta
forma, esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização. Por
isso, Salvador veio antes de Ilhéus, sem nos atentarmos à ordem alfabética.
Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municípios devem ser
colocados em ordem alfabética. Não vá se esquecer que a ordem alfabética de
nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome.
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Se quer uma mãozinha para lembra deste método, lembre-se que a maior
parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzido na capital do estado
onde ela se situa. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um
estado ocorre na capital, o que implica um maior número de acontecimentos
passíveis de registro e documentação.
- Cidade - Estado - Correspondente
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência,
seguimos rigorosamente a ordem alfabética, sem qualquer exceção. Isso quer dizer
que as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética, sem
qualquer preferência no método. Isto ocorre pois, caso quiséssemos dar alguma
relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaríamos o
método anterior. Como optamos pelas cidades, não há qualquer razão para dar
preferência para as capitais.
Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:
Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo
Ilhéus - Bahia - SILVA, Fausto
Nazaré Paulista - São Paulo - CARDOSO, Fernando
Nazaré Paulista - São Paulo - DINAMARCO, José
Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
- País - Cidade - Correspondente
Mesma ideia do primeiro método, só que agora, o país é o nosso critério de
organização. E, novamente, por darmos importância à nacionalidade do documento,
as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. Veja o
exemplo:
França - Paris - FRANÇOIS, Jacque
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França - Lorena - SILVA, Pierre
Brasil - Brasília - INACIO, Lula
Brasil - Americana - SILVA, Nicole
Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro, as capitais dos países
listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. Segundo, e mais
importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País, Cidade, Correspondente). Assim, embora Brasília esteja no topo da lista das
cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), São Paulo, que é a capital do
estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente.
Método Numérico
Este método, ao contrário dos anteriores, pertence ao sistema indireto de
arquivamento. Será necessário, portanto, fazer uma consulta prévia a um índice
alfabético remissivo, a fim de que busquemos a informação de onde está localizado
o documento. Normalmente, este índice recebe o nome de índice onomástico (não
entre em pânico :P).
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente
ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde
constará o seu número de matrícula. Com o número de matrícula em mãos
(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as
manterá organizadas segundo o padrão numérico.
Este método é subdividido em:
- Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou
produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial
(correspondente à ordem de entrada). E as pastas estarão dispostas segundo seu
número: 1,2,3,4 e assim por diante. E não há qualquer problema na utilização de
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pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela
mesma localização.
- Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as
repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus
processos).
Numeraremos não a pasta, mas o próprio documento arquivado. Assim
sendo, cada documento receberá um número único de registro. Os documentos
serão arquivados, primeiramente, por sua ordem cronológica de produção ou
recebimento, e após, pela própria ordem numérica. Só poderemos reaproveitar
números não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas
datas.
- Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento digito-terminal
utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente, mas
a leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em
grupos de dois dígitos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos
56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura é feita sempre da direita para a esquerda,
sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário, 34 o grupo secundário e o 12
terciário.
GP - 56
GS - 34
GT - 12
Pois bem, todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos em
uma única gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos
documentos final 56, e lá dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o
documento 12 dentro desta pasta.
Método Ideográfico
Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. Mas se
fosse tão simples assim, não precisaríamos estudá-lo :P
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Pois bem, o método ideográfico pode operar de duas maneiras:
- Através do método alfabético, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"dicionário" e "enciclopédico";
- Através do método numérico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"duplex", "decimal" e "unitermo".
Falemos de cada um deles:
Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em
ordem alfabética, sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e
outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro,
faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra, individualmente:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Documentos Consultado de Maneira Frequente
Purgatório
Valor Histórico
Valor Informativo
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha
reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. O método enciclopédico
procura tirar vantagem desta situação, relacionando estes assuntos. Entretanto,
dentro de um mesmo tópico, os documentos seguem a ordem alfabética:
- Arquivo Corrente
- Documentos Consultados de Maneira Frequente
- Arquivo Intermediário
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- Purgatório
- Arquivo Permanente
- Valor Histórico
- Valor Informativo
Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método de
construção do método Enciclopédico, com a diferença de que adicionaremos um
número antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos
capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante
flexível. O único cuidado que devemos é o de utilizar classes muito bem definidas,
sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em mais de
um lugar.
1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermediário
2.1 Purgatório
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histórico
3.2 Valor Informativo
Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do
método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O método original era
aplicável na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente número
de publicações e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas
encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes.
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Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organização,
dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima
classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construção, o método decimal
permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto, além de ser fácil
de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem é que não há como
expandir este método para além de dez assuntos.
Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto, sendo a
classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".
A cada três algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os números.
Acompanhe:
Classes:
0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanças
Agora veja como ficaria a classe 1
100 - Departamento Pessoal
110 - Admissão
111 - Exame Médico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
112.1 - Documentos Recebidos
112.2 - Documentos Não Recebidos
113 - Contratos
120 - Férias
200 - Finanças ...
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Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de
indexação coordenada. É, de longe, o método menos solicitado em concurso,
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer
parecer simples :P.
Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento, o primeiro passo a
se tomar é identificar o assunto do documento. Os documentos são numerados
conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez
numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)
em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Veja o
exemplo:
(fonte:http://www.rccg.vo6.net)
O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012,
intitulado "Assembléia Extraordinária". Faz um breve resumo do conteúdo do
documento e registra as palavras-chave do documento.
Mas não acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como
descritores em todas as fichas índice, e faremos um outra ficha, dividida em 10
colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada à palavra chave selecionada:
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Para cada documento novo, será atribuído um número (isso nós já vimos), e
este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem
algum dos descritores. O número do documento deve ser inserido na coluna
correspondente a seu dígito final. O documento 0012, que ainda não foi
acrescentado à lista, deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.
Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que
não vimos ainda na prática :P). Vamos experimentar agora o método.
Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre
as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Pois bem, eu, na
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e
"Metalúrgicos" ao mesmo tempo.
Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento
0530 são aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o número de documento
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalúrgicos".
Sim meu caro, isso aqui é a versão manual braçal do Google :P. Talvez seja
por isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P).
Métodos Padronizados:
Método Variadex: É uma variação do método alfabético, com uma diferença:
é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. Costuma-se
trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra
do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compõe a abreviatura. E por que
justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar
alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um
engano comum, que você, até esta data, já deve ter cometido alguma vez na vida).
Dessa forma, não precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas
sim para a segunda
O método também evita o arquivamento inadequado, já que, caso você tenha
um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos
de pasta verde, provavelmente notará o equívoco que está cometendo. E mesmo
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que isso não seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente
vai notar algo errado.
O modelo utilizado por Remington Rand (autor do método), utiliza a seguinte
chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre constou na
prova quando este conhecimento foi exigido):
A, B, C, D e abreviações com estas letras - Cor Ouro
E, F,G, H e abreviações com estas letras - Cor Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações com estas letras - Cor Verde
O, P, Q e abreviações com estas letras - Cor Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações com estas letras - Cor Palha
Os demais métodos serão abordados brevemente.
Método Automático: Utiliza combinações de letras, números e cores, com o
fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais.
Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Serão
agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja
parecida. Desta forma, não se assuste se ver isto:
SOUSA, Fernando
SOUZA, Hélio
Pelo critério alfabético, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a
pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante, estes documentos
serão agrupados próximos uns dos outros.
Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. As letras
que compõem as palavras serão consideradas como símbolos, facilitando a
recuperação da informação através da própria memória do arquivista.
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Método Rôneo: Completamente obsoleto. Tanto que a única coisa que você
vai precisar saber (até porque, é a única coisa mencionada nos livros) é que era um
método que se servia de letras, números e cores para organizar os documentos.
Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um método de arquivamento,
entretanto, ele não é classificado nem como básico, nem como padronizado.
Método Alfanumérico:
É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização.
Entretanto, também é um método com grandes possibilidades de arquivamente
errôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuem
pronúncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das
pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento
(acabam fixadas apenas na primeira letra).
O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros, como já
vimos, através da utilização de cores. O método alfanumérico busca o mesmo
objetivo, só que através de números.
Por exemplo:
Aa - Af = 1
Ag- Al = 2
Am - As = 3
[...]
Za - Zz = 90
Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um
documento específico, pois só teremos de consultar a pasta que compreende o
intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria
armazenado na pasta 1, pois:
AFONSO, Paulo
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E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.
(Off topic) Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem
Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01:
Documentos Definição
Escritos ou textuais
São documentos no qual a informação se manifesta na
forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais
comum atualmente, cujos exemplos compreendem os
contratos, relatórios, certidões e o que mais você
conseguir imaginar :P
Iconográficos
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra
"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta
forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja
informação se manifeste através de uma imagem
estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.
Sonoros
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão
armazenadas na forma de áudio. São raros os
exemplos ultimamente de documentos puramente
sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Filmográficos
Falamos de documentos na forma de "imagem em
movimento", independentemente de apresentarem
áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de
documento.
Digitais
Gravados em meio digital, demandando, em função
desta característica, equipamentos eletrônicos para
sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento
digital :P
Cartográficos
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas
arquitetônicas são documentos cartográficos. Através
do uso de escala, representam grandes áreas através
de imagens reduzidas.
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Micrográficos
Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego.
A microfilmagem é um processo que será visto
posteriormente no curso, sendo o microfilme e a
microficha exemplos deste tipo.
Como vimos na Aula 01, o suporte é o meio físico através do qual a
informação se manifesta. Esta aula por exemplo, compõe um conjunto de
informações (que espero sejam informações úteis). Entretanto, como a informação
em si é apenas uma ideia, ela precisa de algo material para ser fixada.
Pois bem, qualquer meio utilizado para se gravar uma informação pode ser
chamado de suporte. Na tabela acima, enquanto eu explicava os tipos de
documentos existentes atualmente, acabei por dar exemplos justamente dos
suportes nos quais a informação é fixada. O que significa que você já viu toda a
introdução sobre o assunto já na Aula 01. Maravilhoso, não?
Quase. Seu examinador está atrás de um tipo de suporte bastante específico
neste tópico: o microfilme.
Mas porque este suporte é tão especial?
Comecemos pela definição de microfilme. E como vocês sabem, adoro
recorrer à legislação para definir as coisas:
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios
fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Este é o artigo 3º do Decreto 1.799 de janeiro de 1996, o qual regulamenta a
utilização do processo de microfilmagem em todo o território nacional, para todos os
poderes da República.
E o próprio artigo 3º nos dá uma pista do primeiro objetivo da utilização
damicrofilmagem: a redução dos espaços utilizados pelos documentos ("diferentes
graus de redução").
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Não sei se você já chegou a ver um microfilme na vida (são objetos que, até
hoje, só encontro em repartições públicas), mas sou capaz de apostar que você, por
mais novo que seja, já tenha visto um filme de câmera fotográfica 35 mm. Preste
atenção no tamanho no filme e na fotografia que pode ser feita a partir dele. O filme
é até 100 vezes menor do que a maior fotografia que pode ser feita a partir dele.
Mas de nada adiantaria o microfilme ser tão reduzido, se ainda nos víssemos
forçados a armazenar o original da documentação (aquele calhamaço de papel
ocupando espaço). Não estaríamos reduzindo volume de documentos ocupados no
arquivo, e sim aumentando (agora teremos de guardar o microfilme e o original do
documento).
Por conta desta indagação, chamo a atenção ao artigo 1º, parágrafo 1º da Lei
5.433 de 1968:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.
Segundo ponto importantíssimo da aula: os microfilmes apresentam o mesmo
valor legal dos documentos dos quais foram convertidos. A microfilmagem é
processo reprográfico autorizado por lei (lembro a vocês que a digitalização de
documentos não possui a mesma autorização). Desta forma, as informações
contidas na microfilmagem se reputam tão autênticas quanto aquelas constantes do
original do documento.
Assim o sendo, com a devida autorização da unidade interessada, uma vez
microfilmados os documentos, os originais podem, em tese, ser destruídos. Neste
caso, estamos diante da Microfilmagem de Substituição. A microfilmagem de
substituição é utilizada em documentos sem valor permanente (secundário), por
razões óbvias: economia de espaço. Preservamos as informações (que talvez
possam ser úteis em um momento posterior), mas o documento em si não
apresenta qualquer valor secundário que justifique a manutenção do próprio suporte
(normalmente papel).
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Por outro lado, a microfilmagem também pode ser utilizada em documentos
que a unidade não pretende destruir. Usemos a imaginação por um minuto: pense
em um documento de valor histórico inestimável, que já conte com
aproximadamente 500 anos de existência.
Embora seja um documento do arquivo permanente, com interesse histórico
do qual dezenas de pesquisadores gostariam de tomar conhecimento na íntegra de
suas informações, o manuseio do referido documento terminará por destruí-lo. Por
outro lado, já dissemos que os documentos do arquivo permanente não sofrem a
imposição de sigilo, já que a informação neles constante é de interesse geral.
Como conciliar a difusão da informação com a preservação do documento?
Microfilmagem nele. Este documento inestimável pode ser microfilmado, de maneira
que suas informações seja preservadas, reproduzindo na íntegra o seu conteúdo.
Pesquisadores interessados nas informações constantes no documento
poderão acessar o microfilme, enquanto o original fica distante de dedos gordurosos
:P. Nestes casos, estaremos diante da Microfilmagem de Preservação. O
documento com valor permanente nunca será eliminado, servindo o microfilme
respectivo como forma de consulta.
Feitas estas considerações de caráter específico, iremos listar agora as
vantagens e desvantagens do uso da microfilmagem:
- Validade legal (o documento do microfilme possui o mesmo valor legal que
seu original);
- Economia de espaço, com a consequente redução do volume documental;
- Durabilidade do suporte (os microfilmes tem expectativa de vida de
aproximadamente de 500 anos, mas podem atingir um período indeterminado de
existência, desde que respeitadas as regras de conservação e acondicionamento);
- Facilidade no acesso à informação: as dimensões reduzidas do
microfilme permitem seu manuseio, catalogação e indexação mais eficiente.
Imagine-se organizando 5000 documentos em papel e a mesma quantidade de
microfilmes e pense no que seria mais fácil :P;
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- Segurança na conservação do suporte: o tamanho reduzido do
microfilme permite que o coloquemos, por exemplo, em um cofre de segurança, à
salvo de toda sorte de sinistros;
- Segurança na preservação do sigilo do documento: é simplesmente
impossível visualizar um microfilme sem o auxílio de equipamento próprio, dada a
redução da própria imagem gerada do original. Quem quiser acessar a informação
precisará retirar o microfilme de seu local de acondicionamento e levá-lo até a
máquina própria, o que dificulta bastante o acesso não autorizado às informações;
Reforço que, por mais vantajoso que seja o processo de microfilmagem, cada
instituição é que deve decidir pela pertinência ou não de realizar o procedimento em
seus documentos. Marilena é bastante enfática neste aspecto: a instituição não
deve se basear somente na análise de custos decorrentes da implementação do
sistema (por sinal, o alto custo do processo de microfilmagem é sua desvantagem
mais apontada na doutrina), mas deve ter em mente as vantagens que adoção dos
microfilmes podem trazer à mesma.
Se tais vantagens, no contexto da instituição, compensarem os custos de
implementação, maravilha. Se não, paciência :P.
Espero não estar cansando vocês com a estrutura da aula em degraus (cada
parágrafo apresenta a premissa do parágrafo seguinte). Embora percamos um
pouco de fluidez, ganhamos em questões :P. Sugestões são sempre bem vindas.
Pois bem, você já sabe porque e para que serve a microfilmagem. Aqui vai
uma breve abordagem do como :P. A microfilmagem compreende quatro etapas
principais, a saber:
- Preparo: queremos microfilmar apenas o documento, não os grampos que
o seguram, nem as dobras das folhas, nem aquele "post it" com anotações de
trabalho. Só o documento. Desta forma, a fase de preparo compreende a retirada de
grampos, clipes, desamassar o papel entre outras atividades mundanas, por assim
dizer. Também será nesta fase que definiremos o arranjo da documentação.
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- Microfilmagem: é o processo de conversão do suporte em microfilme. As
especificações técnicas do procedimento fogem à exigência do edital. Entretanto,
tenha em mente que a escolha do equipamento para microfilmagem deverá levar
em consideração os tipos de documentos existentes, seu tamanho e o estado de
conservação do mesmo.
- Processamento: eu sou fotógrafo nos fins de semana (to falando sério :D).
Quando iniciei minhas atividades, a máquina digital já era razoavelmente popular,
mas os filmes ainda eram utilizados. A película do filme, embora sensível a luz,
precisa de um tratamento químico (revelação) para que a imagem nela gravada se
torna visível. Mesma idéia aqui. O processamento do microfilme permitirá que a
imagem nele gravada se torne visível ao olho humano.
- Duplicação: Faremos duas cópias de cada documento. A microforma
original será acondicionada em local diferente, com finalidade de segurança. A
cópia, por outro lado, poderá ser acessada por quem quer que tenha interesse (e
autorização, nos casos de sigilo) nas informações ali constantes.
E as tipologias documentais professor? Aqui confesso a vocês que temos um
pequeno problema :P. Como já disse a vocês, utilizo livros de doutrina para fazer o
curso. E cada um deles opta por abordar o tema "tipologia documental" de um
desses dois jeitos:
- "Tipologia Documental" diria respeito às diferentes classificações em que
um documento pode ser enquadrado. Por exemplo: documento do gênero textual,
documento de instituição pública, documento em suporte em papel. Todas estas
classificações foram vistas na Aula 01 e dada a estrutura do edital, parece ser o
desejado pelo seu estimado avaliador;
- "Tipologia Documental" é utilizado como sinônimo de "tipo", e assim,
estaríamos fazendo referência às diversas subclassificações das espécies de
documentos, tais como certidões, contratos, atas, editais. Este assunto foi tratado
quando falamos das correspondências na Aula 01.
Ou seja, qualquer que seja a abordagem utilizada pela CESPE, VOCÊ JÁ
SABE O QUE FAZER :P.
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(Off topic) Automação
Informática meu caro, informática em todo lugar... Este tópico é bastante
curto. Não por não ser importante, mas por não haver muito o que falar sobre ele.
A finalidade da Automação é otimizar os trabalhos da gestão documental. E
até onde se conhece, isto é feito através de hardwares (máquinas) e softwares
(programas de computador) direcionados especialmente aos arquivos, atendendo a
alguma de suas dificuldades.
E o maior orgulho da Arquivologia, em termos de automação, é o GED
(Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas, no que consiste?
O GED é, antes de tudo, um processo de digitalização de documentos. Assim
o sendo, sua primeira etapa é justamente a conversão dos documentos em papel ou
microfilme para um formato eletrônico, através de um aparelho com o qual acredito
todos estejam familiarizados: o scanner.
Mas se fosse só isso, não teria graça. A palavra “gerenciamento” está ali por
um motivo. E aí é que está a maravilha do negócio. Acabada a digitalização do
documento, podemos nomeá-lo e indexá-lo com suas próprias informações. Data de
criação, nome do arquivo, usuário criador, basicamente de tudo (e qualquer
semelhança com as pastas do Windows, NÃO É mera coincidência).
A partir do momento que estes metadados são incluídos no arquivo
digitalizado, torna-se muito mais fácil localizá-lo dentro do arquivo digital. De novo,
remeto você ao Windows: quando lembram o nome de um arquivo, mas não sabem
onde o guardaram, acredito que utilizem a ferramenta de pesquisa disponibilizada
gentilmente pelo tio Gates. Alias, pensar no Windows e nas tarefas que você realiza
através dele será muito útil quando tiver de responder questões sobre GED.
Os documentos digitalizados não passam de meras imagens dos papéis que
serviram para sua formação. Dessa forma, não é possível pesquisar palavras dentro
do próprio documento (a princípio).
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Entretanto, ainda é possível utilizar um OCR (programa dedicado ao
reconhecimento de caracteres em uma imagem) para tornar o próprio conteúdo do
documento pesquisável. Simplesmente incrível.
Mas, para que tudo isto seja possível, existem ainda outras tecnologias
associadas ao GED:
- Gerenciamento de Documentos (Document Management): trouxe grandes
avanços para o setor de protocolo. Esta tecnologia permite o gerenciamento da
produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos, tal como o
setor de protocolo o faria quando recebesse os documentos em papel (por favor, a
eliminação aqui corresponderia ao não recebimento do documento pelo setor, e não
pela destruição física do mesmo).
- Gerencimaneto da Imagem do Documento (DocumentImaging): é a
nossa digitalização, já explicada. Ou quase :P. Existem duas definições de
digitalização, ambas passíveis de cobrança em prova. Embora não sejam
excludentes, elas mostram enfoques diferentes do termo:
“Reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta
densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão
em papel.” Essa definição já foi cobrada em prova, como veremos na parte de
exercícios.
“Processo de conversão de um documento documento para o formato
formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.” Essa é a
definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do qual saem a
maior parte das questões sobre terminologias arquivísticas.
- RecordandInformation Management – Esta tecnologia está associada ao
gerenciamento do ciclo vital do documento.
- Gestão do Fluxo de Trabalho (Workflow): Tecnologia diretamente ligada
ao controle e gerenciamento de processos (esta palavra processo significa
atividade, e não documento) garantindo que as tarefas sejam executadas dentro do
prazo previsto, e corretamente.
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E para finalizar o tópico, vejamos as vantagens e desvantagens dos
documentos digitais:
Vantagens:
- Economia de espaço físico
- Ganho de produtividade (uma máquina é capaz de realizar as tarefas
muito mais rápido do que o homem)
- Facilidade de acesso aos documentos (eles estão todos à disposição do
usuário,na frente do seu nariz, por mais numerosos que sejam)
Desvantagens:
- O documento eletrônico ainda é muito sensível à manipulação de suas
informações e está sujeito à obsolecência.
- Esta forma de conversão de suporte (digitalização) ainda não é regulada por lei, o que significa que, em caso de repartições públicas, os originais ainda
precisam ser preservados (por enquanto).
Agora sim terminou. Eu sei que não foi muito divertido, mas agora você pode
dizer, sem dúvida alguma, que conhece todos os assuntos que serão cobrados na
prova. Foi um enorme prazer tê-lo como meu aluno e só posso desejar que alcance
os seus objetivos pretendidos.
Lembre-se: você só precisa fazer uma prova direito. E mais nada. Mas com o
esforço adequado, talvez você só precise fazer esta prova, e mais nenhuma :P
Estarei disponível no fórum para dúvidas, até o dia da prova. Aceito
sugestões de melhoramentos no curso, afinal, o maior interessado na aprovação é
você. Se algum tema foi sacrificado em demasia em prol da didática (isto pode
acontecer), ou se você acredita que falei uma bobagem monumental, ou deixei de
dizer algo crucial para a aprovação dos alunos, por favor, me passe um email que
corrigimos isso para ontem.
Apos exercícios agora. Forte abraço.
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Exercícios Comentados
CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em relação à
microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o
item subsequente.
1. Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados
ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do
órgão.
Comentário: Questão traiçoeira. Ainda bem que você está aqui comigo :P.
Pois bem, a microfilmagem de documentos possui validade legal, tendo sido
regulamentada através do Decreto 1.799/1996, que inclusive teve a bondade de
definir o termo:
"Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de
documentos dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes
graus de redução".
Assim sendo, um documento microfilmado poderia ser destruído, já que seu
correspondente microfilme possui o mesmo valor do documento original.
O problema está nos documentos digitalizados. Estes ainda não possuem o
reconhecimento merecido pelas leis de nosso país, havendo a necessidade de
manter os originais em papel até o fim do decurso de seu prazo prescricional, ou
ainda pior, caso possuam valor secundário quando esgotado seu valor primário
(administrativo), devem ser armazenados para sempre, mesmo que digitalizados.
Quer um detalhe ainda pior: nunca, mas nunca mesmo, devemos distruir
documentos permanentes, ainda que microfilmados (digitalizados nem se fale :P).
Conforme estudamos em aula, existe a microfilmagem de preservação,
justamente para os casos de documentos permanentes. O documento será
microfilmado para facilitar seu acesso e consulta, mas dado o valor histórico
(principalmente) do documento, seu original não pode ser eliminado.
Item Errado
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CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo Os documentos
chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns
são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum
tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por
meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho
organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de
orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses
documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo
morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
2. As mensagens e documentos resultantes de transmissão por meio de
aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de processo.
Comentário: Questão anulada. Vejamos a justificativa da banca:
ITEM 65 (Alfa)/66 (Beta)/67 (Gama) – anulado. Diante da situação hipotética
apresentada, a redação do item permite mais de uma interpretação.
E não vai mais longe que isso :P. Vamos desenvolver a ideia. Para constituir
uma peça de um processo, o documento precisa ser original (autêntico). Quando o
Sr. servidor público permite que nós apresentemos cópias para serem juntadas a
um processo, isso só é possível porque o nobre servidor (ou então o cartório,
dotado de fé pública) atesta que aquele documento confere com o original.
Pois bem, desde que o documento encaminhado por fax seja autenticável (que seja
possível verificar que corresponde a um outro documento original, ou que possamos
nos assegurar de sua origem), não há problema algum em que constitua uma peça
em um processo. Talvez seja esta a ambiguidade que guiou à anulação da questão.
Veja: segundo a justificativa da banca, foi a situação hipotética quem gerou a
dupla interpretação. Documentos de fax podem sim, constituir peças de um
processo, mas os documentos de fax DA SITUAÇÃO HIPOTÉTICA, por padecerem
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de um critério mínimo de organização (olha a zona que é aquele órgão público)
provavelmente não poderiam compor o dito processo, vez que, aparentemente,
ninguém se ocupou de autenticá-los.
Questão Anulada
3. CESPE - 2004 - ANATEL - Técnico Administrativo No que se refere à
arquivologia, julgue o item seguinte.
Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica
em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do
documento em terminal ou sua impressão em papel.
Comentário: A questão está correta, mas a curiosidade fica em saber de
onde a CESPE tirou este conceito (reforço que a banca não é criativa :P). Veja o
que diz o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística sobre o verbete:
"Processo de conversão de um documento documento para o formato
formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner"
Entretanto, quando consultamos os manuais dos arquivos públicos dos
estados, a definição dada pelo enunciado aparece com mais frequencia.
Em todo caso, ambas as definições de digitalização estão corretas, razão
pela qual eu sugeriria a você que conhecesse as duas.
Item Certo.
4. CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em
relação à microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos,
julgue o item subsequente.
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das
massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um
documento oficial não é reconhecida legalmente.
Comentário: Questão que exige o conhecimento da Lei 5.433/1968 e de seu
Decreto regulamentador 1.799/1996.
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Pois bem, vamos desmascarar a questão, reproduzindo o artigo 1º, parágrafo
1º da Lei 5.433/1968:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. (grifo nosso)
Não precisa mais nada né? :P
Item errado
5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Julgue o seguinte item, que
trata de políticas, planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro
local é vedada por lei.
Comentário: Mais uma questão que exige do aluno apenas o conhecimento
da Lei 5.433/1968. Desta vez, podemos ir direto no artigo 1º, parágrafo 3º:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. [...] § 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.
Se a lei autoriza, e indo mais longe, especifica a maneira através da qual o
documento poderá ser incinerado, é porque o procedimento é possível, não é
mesmo? :P
Item errado.
6. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 - Julgue o item, referente a
preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos.
Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são fontes potenciais de falha
para um meio de fita magnética.
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Comentário: Você talvez queira xingar seu professor agora. A melhor
maneira de aprender sobre os suportes é resolvendo questões, razão pela qual
sugiro que preste bastante atenção nas questões com este tema.
Fitas magnéticas (igualzinho àquele VHS da sua festa de aniversário ou
casamento de dez anos atrás) são compostas de três elementos: as partículas
magnéticas, o aglutinante e o suporte. Qualquer destas partes, se não estiver
operando adequadamente, propiciarão a falha deste suporte.
E o que raios são estas partes? A fita magnética é uma camada fina de filme
montada sobre uma mais espessa. Esta camada mais fina é formada por um
pigmento magnético que fica suspenso em um aglutinante de polímero. Abstraindo
toda a parte química do negócio, o aglutinante é o responsável por manter as
partículas magnéticas unidas entre si e presas ao suporte da fita. E a informação é
gravada conforme o sinal magnético é emitido.
Item certo.
7. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 No que concerne à preservação
e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item.
O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de
deterioração.
Comentário: Esta talvez seja a maior ironia dentro da arquivologia: a luz
enquanto fator de deterioração. É irônico pois só podemos visualizar o que está
escrito no documento fazendo uso de luz (pelo menos é assim que o olho humano
trabalha :P) mas a exposição à luz provoca deterioração do papel.
Vencidas as questões de cunho filosófico, vamos à matéria: o amarelamento
do papel é um dos primeiros sintomas de envelhecimento do papel. Você já deve ter
visto publicações mais antigas na vida (bibliotecas costumam estar assoberbadas
de volumes com esta característica), e com certeza notou que o papel, além de
encontrar-se quebradiço, também apresenta coloração levemente amarelada. Isto é
sinal de que o suporte está em processo de deterioração.
Item certo
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8. CESPE - TRE RJ/ Administrativa - 2012 As condições de
armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos
fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças
de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.
Comentário: Você provavelmente sabia a resposta deste item
instintivamente. Ora, cada suporte, por possuir propriedades físicas diferentes das
de outros suportes, demanda cuidados específicos para sua preservação. Como
vimos em aula, cada suporte encontra-se suscetível a determinados tipos de
agentes químicos, físicos e biológicos de acordo com a sua própria composição.
Com papéis (compostos essencialmente de fibras de celulose) e negativos
(normalmente de triacetato de celulose) não seria diferente.
Item certo.
9. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 A acidez do papel, condição
que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento,
como grampos, bailarinas e clipes.
Comentário: Pegadinha meu filho. Só sendo estudante de química para não
cair sem ter visto a aula. Como falamos lá na aula, a acidez do papel tem como
seus principais colaboradores a tinta nele impressa e o uso de fitas durex. Não nos
esqueçamos também da saliva que você usa para virar a página quando molha o
dedo.
A doutrina costuma relacionar a acidez do papel também ao processo de
fabricação e pela combinação de dióxido de enxofre existente no ar com outras
moléculas formando nosso querido ácido sulfúrico.
Os metais, por sua vez, são responsáveis por manchas no papel, decorrentes
do processo de oxidação de metais de transição (quando este processo ocorre com
o ferro, você costuma chamar isto de "ferrugem", mas este processo também é
verificado em outros metais).
Item errado.
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10. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
Comentário: Vamos revisitar os dois processos vistos em aula
Banho de Gelatina: O documento será mergulhado em uma espécie de
gelatina, ou mesmo em cola, o que, ao final, aumentará sua resistência e
flexibilidade, além de não prejudicar a visibilidade. Mas tem uma pegadinha: o
documento ficará suscetível ao ataque de insetos e fungos, fora o fato de demandar
uma habilidade tremenda do restaurador, para que o documento não se perca
definitivamente.
Tecido: Nesta técnica, serão utilizadas folhas de tecido bastante fino,
aplicadas com pasta de amido (pegue um pouco de farinha e misture com água, e
você terá uma ideia do que estou falando). Embora a durabilidade do papel vá
aumentar sensivelmente, novamente, insetos e fungos se sentirão convidados a
atacar o documento (tal como a gelatina, essa mistura fornece nutrientes aos
visitantes indesejados), e ainda por cima, reduzirá a legibilidade e flexibilidade do
documento.
O enunciado embaralhou os dois processos de restauração, então, tome
cuidado.
Item errado.
11. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Definir e utilizar formatos
padronizados na elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas
de preservação digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.
Comentário: Vamos lá caro aluno, pensemos um pouquinho de novo.
Lembra daquela sua cópia do Windows 95 que você ainda tem na estante? Aposto
que ela ainda funciona. Ou deve funcionar, se você instalar naquele seu computador
cinza com HD de 2GB de espaço total, que, sejamos sinceros, esta totalmente
funcional. Esqueça o tablet meu filho :P.
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Veja que, embora os suportes, formatos e padrões que utilizávamos em 1995
para desempenhar nossas tarefas, e, mais importante para esta questão, as
informações que gerávamos e armazenávamos neles, fossem invulneráveis ao
tempo (está tudo funcionando perfeitamente), nem por isso esses suportes são
eternos.
Perene quer dizer exatamente isto: qualidade daquilo que permanece no
tempo. Utilizar formatos padronizados facilita bastante nossa vida, conforme
afirmado pelo enunciado, e realmente há redução de custo, uma vez que podemos
integrar diversos sistemas através de uma única plataforma, mas os padrões
utilizados provavelmente não durarão para sempre, face à modernização
tecnológica.
Item Certo.
12. CESPE - Polícia Federal - 2012 A organização de documentos, atividade
cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e
o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
O acondicionamento − que consiste na guarda dos documentos nos locais a
eles designados − e o armazenamento − que se refere à embalagem do documento
com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio − são procedimentos
fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.
Comentário: Outra questão que inverte conceitos. Você deveria ter
memorizado? NÃO! Você deve compreender e associar os conceitos com as
palavras que melhor definem os termos.
Acondicionamento diz respeito à embalagem que guarda os documentos, a
fim de preservá-los.
Armazenamento refere-se à guarda do próprio documento. É a
colocação do documento no arquivo.
Item errado.
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13. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de
separá-los de acordo com o seu suporte.
Comentário: Questão dada de graça. O armazenamento sem qualquer
consideração a respeito da conservação dos documentos é impensável. Como já
dissemos, cada suporte possui sua peculiaridade, e se isto não for levado em
consideração por ocasião da guarda dos documentos, provavelmente colaborará
para sua deterioração acelerada.
Item errado.
14. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.
Comentário: Tive a oportunidade de ver algumas destas na Prefeitura,
servindo para guarda das plantas que utilizamos para a cobrança do IPTU. A gaveta
horizontal permite que o mapa seja guardado aberto, sem a necessidade de o
enrolarmos (o que acabaria deformando o suporte do mapa). Os envelopes de papel
neutro ou poliéster evitam o contato da superfície do mapa com o ambiente,
colaborando para sua conservação.
Item Certo.
15. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 Uma das medidas que se
destaca como sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de
arquivos é:
a) restauração
b) higienização
c) laminação
d) laminação manual
e) encapsulação
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Comentário: Variando um pouquinho de banca. Nós já vimos na aula que a
laminação, a laminação manual e a encapsulação são processos de restauração de
documento, logo, não podem ser considerados métodos de conservação preventiva.
A restauração é o conjunto de métodos que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo
do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e
seu caráter histórico. Restauração é gênero do qual a laminação, a laminação
natural e a encapsulação são espécies.
Só nos restou a alternativa correta. A higienização é a simples limpeza do
documento do arquivo, conforme visto em aula.
Letra b)
16. CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo Acerca de
documentos de arquivo, julgue o item que se segue.
A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem, em um
primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.
Comentário: Esta questão envolve os conhecimentos adquiridos na Aula 01
do curso. É também a prova de que a matéria está toda interligada. Pois bem,
alguém se lembra dos valores primários e secundários dos arquivos? Em primeiro
lugar, os documentos que formam os arquivos buscam servir de fonte de informação
para tomada de decisões. Ou seja, estão diretamente relacionados às atividades da
instituição que os produziu ou recebeu.
Logo, a conservação e manutenção destes documentos possui justamente a
mesma finalidade (manter a informação disponível): atender a um critério funcional
ou administrativo.
Item errado.
17. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 A encapsulação é um
método de restauração que consiste em envolver com uma folha de papel de seda e
outra de acetato de celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma
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prensa hidráulica, sob pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC
a 155 ºC.
Comentário: Explicação perfeita... Para o processo de laminação :P. A
riqueza de detalhes pode assustar um pouco, mas você não precisa ficar
preocupado com os índices de pressão aplicada ou a temperatura exata da prensa.
Apenas tenha em mente o método.
Item errado.
18. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 Dentre as técnicas
de restauração, a reenfibragem é a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
Comentário: Conforme visto em aula, a reenfibragem é o processo de
preenchimento das falhas dos documentos com polpa de papel, recuperando sua
estrutura.
Item a)
19. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 No método dígito-
terminal,
a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.
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b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.
c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,
distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.
d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em
pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localização física.
e) as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-
se os números às suas subdivisões temáticas.
Comentário: Sem segredo né? Como dito na aula, o método dígito-terminal
consiste justamente na decomposição do número atribuído ao documento, de
maneira a facilitar sua localização. Por consequencia, ao decompormos o número,
cada grupo passa a consistir em uma chave de pesquisa para consulta do
documento.
Letra d)
20. FCC - TJ TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012 A fim de
facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são
armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere
os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que
devem ficar seus respectivos prontuários.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. José de Morais Filho
IV. Antônio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
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VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
Comentário: Hora de testar tudo que vimos sobre regras de alfabetação.
Vamos procurar o primeiro nome de nossa lista.
Como vimos em aula, a organização é feita primeiramente através do último
sobrenome. Assim, é melhor nós escreveremos os nomes na ordem em que iremos
organizá-los:
I. Moraes Neto, Jair de
II. Morais, Odair de
III. Morais Filho, José de
IV. Carvalho, Antônio de Moraes
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
VII. Moreira, Beatriz
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
Lembrando sempre que os sobrenomes que indicarem parentesco são
considerados parte integrante dos nomes, mas não são considerados pela
alfabetação. Pois bem, aquele Sr. Carvalho (IV) está implorando para ser colocado
em primeiro na lista:
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Carvalho, Antônio de Moraes
Só isso já nos dá a resposta correta da questão: letra b). Mas como não
estamos no dia da prova ainda, vamos acabar de resolver tudo.
Os sobrenomes restantes são Moraes, Morais, Moreira e Moura.
Moraes
Morais
Moreira
Moura
Olha que legal. Moraes vem antes de todos, seguido de Morais, e, por fim,
Moreira. Tudo isso pela ordem alfabética que você já conhece desde o prézinho.
Vamos organizar:
IV Carvalho, Antônio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
Com isso, encerramos o Moraes. O sobrenome seguinte na lista é o Morais.
Destes, nós temos vários. Devemos, então, organizá-los pelo prenome, e, se ainda
assim os nomes forem iguais, utilizaremos o sobrenome indicativo de parentesco
(tudo isso conforme visto em aula):
IV Carvalho, Antônio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, José de
II. Morais, Odair de
Passando aos Moreira, e já vamos arrematar com o último Moura:
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IV Carvalho, Antônio de Moraes
I Moraes Neto, Jair de
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de
III. Morais Filho, José de
II. Morais, Odair de
VII. Moreira, Beatriz
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
Resposta b)
21. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 O Banco Sudeste Brasil
necessitava urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam
localizadas no Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou
pelo método alfabético. O arquivamento das pastas dos funcionários: (1) Ana
Barbosa Pereira, (2) Gustavo Guimarães Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima,
(4) Professor Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de
alfabetação, deve ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2
Comentário: Mais uma, para encerrar seu curso.
Escrevamos como iremos organizá-los:
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(1) Pereira, Ana Barbosa
(2) Alves Neto, Gustavo Guimarães
(3) Lima, Helena Campos de
(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos Lucas
Lembrai-vos dos sobrenomes indicativos de parentesco, dos títulos (no caso
da questão, Professor) e dos sobrenomes ligados por hífen.
Quando escrevemos da maneira correta, fica extremamente simples
organizar os nomes:
(2) Alves Neto, Gustavo Guimarães
(3) Lima, Helena Campos de
(1) Pereira, Ana Barbosa
(4) Silva, Marcos Abreu (Professor)
(5) Villa-Lobos, Lucas
Letra b)
Questões sem Comentários
CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em relação à
microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos, julgue o
item subsequente.
1. Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados
ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do
órgão.
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CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo Os documentos
chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns
são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum
tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por
meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho
organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de
orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses
documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo
morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue o item subsequente, acerca
das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
2. As mensagens e documentos resultantes de transmissão por meio de
aparelho de fac-símile (fax) podem constituir peças de processo.
3. CESPE - 2004 - ANATEL - Técnico Administrativo No que se refere à
arquivologia, julgue o item seguinte.
Digitalização pode ser definida como a reprodução por varredura eletrônica
em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do
documento em terminal ou sua impressão em papel.
4. CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Em
relação à microfilmagem, automação, preservação e conservação de documentos,
julgue o item subsequente.
Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das
massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um
documento oficial não é reconhecida legalmente.
5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Julgue o seguinte item, que
trata de políticas, planejamento e técnicas de microfilmagem aplicadas aos arquivos.
A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro
local é vedada por lei.
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5. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 - Julgue o item, referente a
preservação, conservação e restauração de documentos arquivísticos.
Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são fontes potenciais de falha
para um meio de fita magnética.
6. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 No que concerne à preservação
e conservação de documentos de arquivo, julgue o próximo item.
O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de
deterioração.
7. CESPE - TRE RJ/ Administrativa - 2012 As condições de
armazenamento de documentos em papel distinguem-se das de documentos
fotográficos, como o eslaide, o negativo e o papel fotográfico, dadas as diferenças
de suporte, em especial as relativas às propriedades físicas dos materiais.
8. CESPE - TRE RJ - Administrativa - 2012 A acidez do papel, condição
que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos metálicos no documento,
como grampos, bailarinas e clipes.
9. CESPE - ANATEL - 2012 O banho de gelatina, um componente da
restauração de documentos, é um processo de reparação em que se utilizam folhas
de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
10. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 Definir e utilizar formatos
padronizados na elaboração de documentos digitais facilita a definição de técnicas
de preservação digital e reduz custos, embora esses padrões não sejam perenes.
11. CESPE - Polícia Federal - 2012 A organização de documentos, atividade
cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e
o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,
julgue o próximo item, referente a arquivologia.
12. CESPE - TRE ES - 2012 - Os documentos, nas áreas de depósito, devem
ser armazenados de maneira a utilizar melhor o espaço, sem a preocupação de
separá-los de acordo com o seu suporte.
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13. CESPE - TRE ES - 2012 Os mapas devem ser mantidos em gavetas
horizontais, acondicionados em envelopes de papel neutro ou poliéster.
14. CESGRANRIO - Tec Arq (BNDES)/2011 Uma das medidas que se
destaca como sendo de excelência na conservação preventiva de documentos de
arquivos é:
a) restauração
b) higienização
c) laminação
d) laminação manual
e) encapsulação
15. CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo Acerca de
documentos de arquivo, julgue o item que se segue.
A conservação e a manutenção de documentos de arquivo ocorrem, em um
primeiro momento, para resguardar a memória da instituição.
16. CESPE - OTI (ABIN) - Arquivologia -2010 A encapsulação é um
método de restauração que consiste em envolver com uma folha de papel de seda e
outra de acetato de celulose as duas faces do documento, e colocá-lo em uma
prensa hidráulica, sob pressão média de 7 kg/cm a 8 kg/cm e temperatura de 145 ºC
a 155 ºC.
17. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 Dentre as técnicas
de restauração, a reenfibragem é a que
a) preenche as falhas dos documentos com polpa de papel.
b) emite raios ultravioletas para facilitar a leitura de documentos danificados.
c) reforça os bordos do documento por meio de papel ou material similar.
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d) elimina as manchas marrons que aparecem no papel pela ação da
umidade e da ferrugem.
e) aplica reforço, por meio de velatura, a qualquer face de uma folha de
papel.
18. FCC - Ana MPU/Documentação/Arquivologia/2007 No método dígito-
terminal,
a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classes temáticas
numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas
mediante o uso de números justapostos aos dos assuntos principais.
b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com
sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores
ou palavras-chave a ele relacionados.
c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,
distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto.
d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em
pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda,
passam a constituir chaves para sua localização física.
e) as letras correspondem às classes principais dos documentos, reservando-
se os números às suas subdivisões temáticas.
19. FCC - TJ TRE SP/Administrativa/"Sem Especialidade"/2012 A fim de
facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são
armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere
os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que
devem ficar seus respectivos prontuários.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. José de Morais Filho
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IV. Antônio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
a - VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
b - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
c - VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
d - II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
e - I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
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necessitava urgentemente organizar as pastas funcionais, que se encontravam
localizadas no Departamento de Pessoal. Dentre as formas de arquivamento, optou
pelo método alfabético. O arquivamento das pastas dos funcionários: (1) Ana
Barbosa Pereira, (2) Gustavo Guimarães Alves Neto, (3) Helena Campos de Lima,
(4) Professor Marcos Abreu Silva, (5) Lucas Villa-Lobos, seguindo as regras de
alfabetação, deve ser na ordem:
a) 1 ; 3 ; 2 ; 5 ; 4
b) 2 ; 3 ; 1 ; 4 ; 5
c) 2 ; 5 ; 3 ; 4 ; 1
d) 4 ; 2 ; 5 ; 3 ; 1
e) 5 ; 4 ; 3 ; 1 ; 2
Gabarito:
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1 E 11 C 21 B
2 Anulada 12 E
3 C 13 E
4 E 14 C
5 E 15 B
6 C 16 E
7 C 17 E
8 C 18 A
9 E 19 D
10 E 20 B
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