O Essencial na Gestão de Projetos
Paulo Santos - Lisboa
10 de Maio de 2012
Gestão de Projetos
Âmbito Visão Objetivos
Âmbito
ÂmbitoDelimitar o que é para fazer
• Requisitos• Para cada requisito serão criadas especificações
técnicas com as funções a serem alcançadas e testadas e o que deverá ser entregue como resultado do projeto.
• Requisitos funcionais são o que deve permitir efetuar.• Requisitos não funcionais não estão explícitos no
projeto mas no entanto se pretende que sejam alcançados e podem ser a nível de desempenho, facilidade de uso, robustez, segurança, legais, operacionais ou outros.
Gestão de Projetos
Rastreabilidade
• Como é que da especificação se passou para o:– Desenho
– Desenvolvimento
– Teste
– Lançamento.
• Comprovar que o requisito inicial foi satisfeito.
Visão
Visão
Objetivo da Gestão de Projetos
• Conseguir alcançar a realização das tarefas no âmbito de um projeto dentro do tempo e custos previstos.
Objetivos SMART
• Specific
• Measurable
• Achievable
• Relevant
• Time terminated
Pontos importantes para o sucesso de um projeto
Fases
• Início
• Planeamento
• Execução
• Controlo
• Fecho
Início
• Preparação da proposta com indicação dos objetivos e de como vai ser conduzido o projeto
• Justificação financeira e técnica
Planeamento
• Planeamento e definição de âmbito• Definição das atividades, sequência e duração• Calendarização e planeamento e escalonamento do projeto com
indicação de fases e entregas• Planeamento da comunicação• Estimativa dos recursos necessários e cálculo de custos e
orçamentos• Planeamento da organização e pessoal:
Orçamento, disponibilidade, treino e formação• Planeamento da qualidade• Planeamento da gestão de risco, identificação do risco e das
respostas aos riscos.
Planeamento atividades
• Partir um processo complexo em vários componentes mais simples
• Tornar visíveis tarefas obscuras ou ambíguas• Fornecer um único ponto de referência para todos• Assegurar que sejam previstas as sequências e a natureza
dos eventos. • Fornecer uma linha de base contra a qual o projeto pode
ser avaliado• Antecipar acontecimentos prováveis e ter planos de
contingência para os evitar ou minorar
Princípios do Planeamento
• Dar datas quando se tiver tempo para avaliar todos os factores
• Eliminar a incerteza sempre que possível. No entanto evitar detalhar exaustivamente tarefas que não são críticas para o projecto.
• Colocar vários planos de contigência para lidar com variações e considerar tempo para atrasos e imprevistos
• Escolher o nivel ideal de granularidade. Quanto maior detalhe melhor controlo se tem mas mais tempo se gasta no controlo.
• Planear o inesperado
Dicas sobre o Planeamento
• 80% dos custos definidos na fase de planeamento
• A comunicação pode ser 50% a 80% do tempo do gestor de projeto.
Planeamento PERT
• PERT - método criado em 1958.
• Analisa as tarefas dum projeto e o tempo necessário de cada de modo a prever o tempo mínimo necessário para executar um projeto.
• Definir atividades e a sua sequência.
• Estimativa da duração de uma atividade em 3 cenários: normal, pessimista e otimista.
• Duração provável : DP = (O + 4N + P) ÷ 6
Caminho crítico
• Sequência de atividades onde o atraso em qualquer uma delas implica atraso no projeto.
• Para reduzir o tempo de um projeto é necessário reduzir a duração de atividades que estejam no caminho crítico.
• A redução acentuada do tempo de uma atividade pode fazer que saia do caminho crítico.
Gráfico de GANTT
• Representação visual do calendário das várias tarefas.
• A duração das tarefas é representada por barras horizontais.
• As dependências entre tarefas são mostradas como setas.
• São mostradas as tarefas e sub-tarefas.• As marcas que representam as várias fases são
identificadas por pontos ou por diamantes.
Desdobrar o trabalho
• Regra dos 100%
• Planear Resultados e não acções
• Nível de detalhe
• Decomposição
Execução
• Execução do plano planeado
• Garantir a qualidade
• Desenvolvimento da equipa
• Distribuição da informação
• Solicitação, seleção de fornecedores e gestão dos contractos
• Gestão e resolução de questões
• Manutenção - requisitos, custos e esforço
Triângulo do projeto
Reduzir o tempo do projeto
• Usando mais recursos (por exemplo, horas extra ou mais pessoas)
• Usando recursos mais eficientes
• Sobrepor tarefas em simultâneo.
• Remover tarefas
Cumprir o orçamento do projeto
• Reduzir o âmbito do projeto
• Usar recursos mais eficientes
• Diminuir a qualidade do que é entregue
• Alargar o tempo das tarefas que fiquem mais baratas usando mais tempo
Qualidade
Controlo
• Controlar alterações• Verificar o âmbito• Controlar alterações de âmbito• Controlo do calendário• Controlo de custos• Controlo de qualidade• Preparação de relatórios de progresso e apresentações
concisas e coerentes • Controlo e monitorização do risco• Prever tendências futuras no projecto.• Validação - Como se valida que as várias fases estão feitas
Princípios contabilísticos custos
• O princípio de prudência - Não antecipar lucros e esperar todas as perdas possíveis
• O princípio de atualidade - As receitas e os custos devem ser considerados na altura em que ocorrem e não deferidos no tempo.
• O princípio da consistência - Os dados sobre o andamento do projeto num determinado período devem ser baseados no mesmo tipo de informação de base a fim de poderem ser comparáveis.
Gestão de risco
• Estabelecer o contexto• Identificar os riscos• Avaliação dos riscos em termos de probabilidade de
acontecerem e de impacto • Tratamento de riscos potenciais: pesquisar as
consequências possíveis, aceitar o risco, reduzir o risco ou eliminar o risco
• Plano de gestão do risco• Implementação• Revisão e avaliação do plano
Gestão da mudança
• É normal haver uma mudança de 1 a 2% dos requisitos por mês. Este valor varia com o ramo de atividade e com o dinamismo do mercado.
• Um projeto que demore um ano pode ter facilmente 25% dos seus requisitos iniciais alterados.
Processo de mudança
• Quais as mudanças que devem ser controladas ?• Como é feito o pedido de alterações ?• Quem tem autoridade para aprovar ou rejeitar as
mudanças ?• Após aprovação ou rejeição como são as decisões
documentadas e distribuídas ?• Como são implementadas as mudanças e como é
registada a implementação ?• O escalamento de situações relacionadas com
mudanças também deve estar pensado.
Negociação - Pessoas
• Compreensão - É necessário compreender a proposta em discussão e as opções disponíveis. É preciso perceber o que cada grupo pretende ganhar e quais os objetivos de cada grupo e de cada pessoa. Por fim, é preciso compreender o que se traz para a mesa de negociações e quais as cedências que se podem fazer.
• Empatia - Percebendo as emoções das pessoas envolvidas é possível comunicar com as pessoas num nível além da lógica
• Confiança - As negociações com sucesso são baseadas na confiança. O gestor de projeto deverá ter a iniciativa em estabelecer uma base de confiança entre as partes envolvidas.
• Contribuição - Todas as partes devem contribuir para se chegar a uma solução dos problemas que forem surgindo. Se alguma parte for deixada de fora pode ficar desencantada ou sentir-se excluída do processo.
• Consenso - Todas as partes devem assinalar a aceitação dos compromissos assumidos
Construção da Equipa
• Confiança - Deverá ser-se aberto e honesto quanto possível. Se se pretende ter estimativas e informação o mais corretas possíveis deve-se transmitir essa informação de igual forma.
• Equitativo - Não se deverão efetuar críticas em público. As questões devem ser colocadas ao grupo para serem tomadas como responsabilidade do grupo e resolvidas no grupo.
• Lealdade - Proteger o grupo e não mostrar questões internas diante do cliente externo.
• Delegar - Facilitar a compreensão das tarefas em mãos, definir objetivos alcançáveis, dar suporte para efetuarem as tarefas e deixar espaço suficiente para fazerem o que é preciso.
Fecho
• Fecho administrativo do projeto
• Fecho dos contratos
• Analisar os resultados com base nas metas alcançadas.
Atividades no fecho
• Testes de aceitação
• Controlo de lançamentos
• Perceção positiva
• Manutenção e atualizações
• Formação
Questões ?
Imagens
• http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/72848.aspx
• http://rbd.doingbusiness.ro/ro/8/articole-recente/1/506/execution-excellence-a-straight-answer-to-strategy-implementation-problems
• http://stream.goodwin.drexel.edu/womenincoaching/2012/02/17/coaching-with-vision/
• http://www.nf5.com/blog_entries/view/6-critical-sales-project-success-factors
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