UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
SUB-REITORIA DE GRADUAÇÃO DEPARTAMENTO DE ORIENTAÇÃO E SUPERVISÃO PEDAGÓGICA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Última Atualização: Junho/2013
SUMÁRIO
I. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................................. 2
II. DIRIGENTES E MEMBROS DA EQUIPE DEP ......................................................................................... 3
III. PROCEDIMENTOS .............................................................................................................................. 4
1. CRIAÇÃO/ALTERAÇÃO CURRICULAR .................................................................................................. 4
1.1 FICHA SÍNTESE DE ANÁLISE DE PROCESSOS* (MODELO) ..................................................................... 7 1.2 ROTEIRO PARA ANÁLISE DE PROCESSOS DE CRIAÇÃO / ALTERAÇÃO DE CURRÍCULOS ........................ 8
2. CRIAÇÃO DE DISCIPLINA ELETIVA ..................................................................................................... 12
2.1 FORMULÁRIO DE CADASTRO DE DISCIPLINAS* (MODELO) ............................................................... 15
3. ALTERAÇÃO NO(S) REQUISITO(S) DE UMA DISCIPLINA .................................................................... 16
4. REVISÃO DE FLUXOGRAMA............................................................................................................18
5. REMATRÍCULA ................................................................................................................................. 21
6. PRORROGAÇÃO DO PRAZO DE INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR ....................................................... 23
6.1 FORMULÁRIO PARA INDEFERIMENTO DE REMATRÍCULA E INTEGRALIZAÇÃO* (MODELO) .............. 24
7. ENCONTRO COM CALOUROS ........................................................................................................... 25
7.1 SUGESTÃO DE APRESENTAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS” * ........................................ 26 7.2 SUGESTÃO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS” .................. 31
8. TRANFERÊNCIA EX-OFFICIO .............................................................................................................. 32
9. TRANFERÊNCIA EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS .......................................................... 33
9.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSF. EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS ............. 35
10. TRANFERÊNCIA INTERNA ................................................................................................................. 41
10.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSFERÊNCIA INTERNA ........................................................ 43
11. ALTERAÇÃO ESPECIAL - AE ............................................................................................................... 47
11.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO* (MODELO – ANVERSO) ..... 50 11.2 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO (MODELO – VERSO) ............ 51
12. RAIS ................................................................................................................................................. 52
13. FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR (FAHE) ....................................................... 53
13.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR* (MODELO) ........................................... 54
14. COLAÇÃO DE GRAU .......................................................................................................................... 55
14.1 COLAÇÃO DE GRAU ANTECIPADA ................................................................................................. 56 14.2 COLAÇÃO DE GRAU FORA DE PRAZO ............................................................................................ 60
Manual de Procedimentos
I. APRESENTAÇÃO
Este manual é resultado de um minucioso e perseverante trabalho da
equipe de pedagogos do Departamento de Orientação e Supervisão Pedagógica
(DEP). Em reuniões semanais foram apresentadas sugestões para que este
compêndio apontasse os principais passos de nossas rotinas, respeitando
especialmente, as diretrizes contidas nas Deliberações que regem a Graduação.
Nosso objetivo é que essas rotinas, expressas de forma clara, propiciem um
trabalho integrado, minimizando possíveis equívocos e injustiças decorrentes de
comportamentos e de interpretações ambíguos.
Por tratar-se de um indicador de procedimentos, é oportuno sinalizar que
além de assessorar o Sub-reitor de Graduação, o DEP tem como missão orientar
os alunos da Graduação em suas questões pedagógicas e acadêmico-
administrativas, numa visão de formação cidadã. Frizar, também, a importância
de nossa atuação como educadores, cujo exemplo é primordial; da busca
constante do melhor atendimento e encaminhamento de questões a nós
apresentadas; e do permanente aprimoramento de nossas ações.
Que a interação, cooperação, espírito de equipe e de luta, harmonia,
respeito à opinião do outro, resistência a frustrações, responsabilidade e
comprometimento para com a instituição, demonstrados desde a criação do DEP,
mormente na elaboração deste manual, estejam sempre presentes, para o nosso
próprio bem e da comunidade a que nós servimos e que nos mantém. Por fim,
que a paixão jamais deixe de permear os nossos propósitos.
Departamento de Orientação e Supervisão Pedagógica - DEP
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II. DIRIGENTES E MEMBROS DA EQUIPE DEP UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Reitor: Prof. Ricardo Vieira Alves Vice-reitor: Prof. Paulo Roberto Volpato Dias Sub-reitor de Graduação: Prof.ª Lená Medeiros de Menezes DEPARTAMENTO DE ORIENTAÇÃO E SUPERVISÃO PEDAGÓGICA Direção: Ulisses Carramaschi Cavalcanti COSEAD – Coordenação de Suporte Acadêmico Administrativo Coordenadora: Rozaly Ferreira Lopes COAPE - Coordenação de Articulação de Ações Pedagógicas Coordenadora: Marcela Costa Soares Pedagogos: Ana Carolina de Farias Miranda Ana Maria Delduque Vieira Machado Angela Maria Ribeiro Freitas Bárbara Hilda Torres Ferreira Caren Victorino Regis Catiana Fernandes de Oliveira Elizabeth França Ribeiro Costa Flávia Roza Nobre Perdigão Giselle da Conceição Silva Helaine Cristine Silva David Helaine Graciella da Silva Gomes José Ricardo Pereira Santiago Junior Marcela Costa Soares Marcia Ferreira Simões Maria Aparecida Salgado Reis Peçanha Michele Ribeiro de Carvalho Priscila de Araújo Garcez Raphael Wasserman Paes de Figueiredo Rejane de Oliveira Freitas Rozaly Ferreira Lopes Tania Balsam Niskier Ulisses Carramaschi Cavalcanti Vera Regina Sampaio Penna Viviane Fiorentini Pacheco
SETEC - Serviço de Tecnologia da Informação Chefe: José Maurício de Oliveira Marins
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SAFE - Seção de Apoio Financeiro ao Estudante Chefe: Maria Bernadeth de Jesus Pereira SAA - Seção de Apoio Administrativo Chefe: Natália Figueiredo Guimarães Eros Alexandre Peixoto Santos Ricardo da Castro Speroto
III. PROCEDIMENTOS
1. CRIAÇÃO/ALTERAÇÃO CURRICULAR
� O QUE É?
A Criação Curricular é uma estruturação processual que abrange a
organização de disciplinas obrigatórias e eletivas - novas ou já existentes – num
plano de periodização previamente sugerido, incluindo o tempo mínimo e máximo
necessários à integralização curricular, bem como a delimitação de carga horária,
o número de créditos, as Atividades Complementares e as Atividades Acadêmico-
Científico-Culturais (AACC).
Alteração curricular é a mudança que afeta uma estrutura curricular já
existente.
O parágrafo 1º do Art. 55 da Del. 33/95 afirma que: “O Currículo aprovado
pelo Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão, somente poderá ser
alterado, pela primeira vez, após 4 (quatro) anos de vigência, salvo por legislação
superior”.
� PROCEDIMENTOS
1. Conhecer a proposta, contribuindo com a Unidade Acadêmica nas discussões
pertinentes, desde aspectos relacionados à importância de se conceber o
novo currículo levando-se em conta o perfil do egresso que desejamos formar
aos aspectos de caráter mais técnico, tendo como um dos referenciais a
legislação pertinente (inclusive as Diretrizes Curriculares Nacionais – DCN).
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2. Orientar a Unidade Acadêmica quanto aos documentos necessários para
formalização da proposta (consultar ficha síntese anexa e, caso necessário,
consultar roteiro anexo).
3. Informar a UA da necessidade de encaminhar a proposta à SR-1 que, em
seguida, encaminhará ao DEP com vistas à autuação no DAA/SPAT e
posterior retorno.
4. Ao receber o processo, proceder à verificação/análise técnico-pedagógica,
com base na ficha síntese.
5. Encaminhar o processo à Unidade Acadêmica para ajustes, se necessário.
6. Feita a revisão final, encaminhar o processo, contendo ficha síntese detalhada
pelo Pedagogo, à Direção do DEP para envio ao Gabinete da Sr-1 com vistas
à Comissão Permanente de Graduação - CPG. A seguir deverá ser submetido
ao Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão - CSEPE.
7. Após aprovação do CSEPE, havendo exigências, verificar se as mesmas
foram atendidas, bem como atualizados os anexos (fluxograma, ementas e a
minuta da deliberação) e remeter à Direção do DEP para envio ao Gabinete da
Sr-1 que fará o encaminhamento à Secretaria dos Conselhos* - SECON.
*CONSUN e CSEPE
8. Após assinatura da Reitoria, preencher formulários próprios para o
cadastramento no SAG:
- Cadastro de disciplinas;
- Cadastro de ramificação;
- Trava em número de créditos;
- Exigência em disciplinas eletivas definidas e/ou universais; Exigência em
Atividades Acadêmico-Científico-Culturais e/ou em Atividades
Complementares;
- Correspondência de disciplinas entre cursos/versões.
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9. Realizar a conferência após cadastramento, atualizando o material relacionado
à divulgação da alteração/criação curricular: Fluxograma e Descrição dos
Cursos (http://www.dep.uerj.br/).
Com relação ao Fluxograma, este deve contemplar:
� Prazo para Integralização: mínimo e máximo
� Disciplinas Obrigatórias: carga horária e número de créditos
� Disciplinas eletivas: carga horária e número de créditos em
Restritas, Definidas e Universais
� Número da Deliberação e Número da Versão
� Carga horária em Atividades Acadêmico-Científico-Culturais ou
similares
� Pré-requisitos: disciplinas ou trava de créditos
10. Enviar o processo ao COAPE/DEP para que seja arquivado, após acrescentar
a ele os formulários já preenchidos, listados no item 8 e a versão impressa do
novo currículo.
Obs: Nos casos de ampliação de status de disciplina, não é necessária abertura
de processo, aceitando-se apenas memorando que ao final da operacionalização
deverá ser arquivado no COAPE/DEP. São casos de ampliação de status de
disciplina:
a) disciplina obrigatória que passe também a ser oferecida como restrita,
definida ou universal;
b) disciplina que tenha seu status de eletiva ampliado.
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1.1 FICHA SÍNTESE DE ANÁLISE DE PROCESSOS* (MODELO)
(*Disponível na Intranet)
Centro: __________
Unidade: ____________________________________________________________
Curso: _______________________________________ Versão: ________
Habilitação: __________________________________________________________
Ênfase: ______________________________________________________________
Itens a Serem Observados Folha (s) 1. Justificativa
2. Documentação Oficial anexada ao processo
3. Projeto Pedagógico
4. Ata do Conselho Departamental
5. Declaração de existência ou não de ônus para Universidade
6. Estrutura do curso
7. Plano de Periodização
8. Fluxograma
9. Ementário
• Disciplinas de versões anteriores
• Disciplinas novas
10. Totalizadores do curso
• Tempo mínimo e máximo de totalização
• Carga horária total e número de créditos
• Carga horária de disciplinas obrigatórias e exigência de eletivas, caso houver
11. Quadro de equivalências
12. Possibilidade de migração
13. Projeto final
14. Estágio
15. Atividades Complementares /AACC
16. Viabilidade de implantação no SAG
17. Minuta de Deliberação
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18. Anexo em meio eletrônico (Minuta/Fluxograma/ementas)
19. Titulação
20. Necessidade de reconhecimento do curso
21. Outros 1.2 ROTEIRO PARA ANÁLISE DE PROCESSOS DE CRIAÇÃO / ALTERAÇÃO
DE CURRÍCULOS
I - Identificação da Proposta
1 criação de um novo curso
2 criação de uma nova habilitação / ênfase
3 criação de nova versão de um curso
4 alteração na estrutura do curso que não implique na criação de uma nova
versão
5 alterações em disciplinas que não alterem a estrutura da versão de um curso
II - Justificativa (s) apresentada (s) para a criação / alteração curricular
1 Atender ao Projeto Pedagógico da unidade / curso
2 Adequar o curso a demandas contemporâneas
3 Incorporar atividades que desenvolvam o espírito científico
4 Introduzir mecanismos que propiciem a flexibilização curricular
5 Introduzir atividades complementares
6 Integrar ensino/pesquisa/extensão - cultura
7 Lançar Tópicos Especiais com conteúdos programáticos que possam ser
reprogramados
8 Adequar-se às normas estabelecidas pelo MEC
9 Propiciar a inter e a transdisciplinaridade
10 Facilitar a incorporação de novos enfoques metodológicos
11 Evitar a fragmentação de conteúdos
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12 Aproximar o mundo acadêmico ao mundo do trabalho, atendendo às
exigências do mercado
13 Favorecer a autonomia no desenho da própria formação acadêmica
14 Incluir disciplinas eletivas para tornar o currículo mais flexível e atraente
15 Outros
III - Necessidades de custos apontadas para a implantação do novo
currículo ou das alterações propostas:
1 Não haverá aumento de custos para a Unidade
2 Mencionar o aumento de custos relacionados a:
2.1 Ampliação do quadro docente
2.2 Aquisição de equipamentos
2.3 Expansão do espaço físico
2.4 Alteração na estrutura administrativa
2.5 Previsão de distribuir o custo durante a implantação do curso
2.6 Outros: _____________________________________________
IV - O que também deve constar da proposta
1- Cópia da ata do Conselho Departamental da Unidade que menciona a
aprovação da proposta
2- Relação de professores/Quadro de docentes com respectivas disciplinas
3- Em caso de alterações curriculares (opções 3, 4 e 5 do item I), deverão ser
mencionadas, sempre que houver, as mudanças que ocorrerão na estrutura
curricular vigente quanto a:
3.1 redução de carga horária
3.2 aumento de carga horária
3.3 inclusão de disciplinas eletivas
3.4 aumento de pré / co-requisitos
3.5 diminuição de pré / co-requisitos
3.6 alteração na posição de disciplinas no plano de periodização
3.7 inclusão de disciplinas obrigatórias
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3.8 alteração no tempo mínimo e / ou máximo para integralização
Obs.: Levar em consideração o tempo médio de integralização curricular e a
legislação vigente.
4 - Em relação às estruturas curriculares criadas ou alteradas deve ser
apresentado/citado:
4.1 tabela geral de disciplinas do currículo por ramificação
4.2 plano de periodização constando (dados correspondentes aos
apresentados no fluxograma a nas ementas):
4.2.1 disciplinas organizadas por período
4.2.2 n.º de créditos e/ou carga horária de cada disciplina
4.2.3 somatório de créditos e carga horária do período/ano
4.2.4 somatório de créditos e carga horária do curso
4.3 Fluxograma do curso com carga horária, pré-requisito, co-requisito e
n.º de créditos das disciplinas (dados correspondentes às informações contidas
nas ementas e no plano de periodização).
4.3.1 Exigência, se houver, de disciplinas eletivas (n.º de créditos
exigidos e relação das disciplinas a serem oferecidas):
4.3.1.1 Restritas
4.3.1.2 Definidas
4.3.1.3 Universais
4.4 Formulário de identificação de disciplina contendo: objetivos, ementa,
contemplando também atividades de campo (se houver), bibliografia atualizada,
carga horária (divisão das aulas teóricas, práticas, laboratório, estágio), n.º de
créditos, pré-requisitos, trava de créditos, carga horária (total e semanal) e
assinaturas
4.5 Exigência, se houver, de n.º de créditos para cumprir alguma
disciplina /ênfase/ ramificação / atividade
4.6 Possibilidade de cursar mais de uma habilitação do curso
concomitantemente ou não
4.7 Exigência, se houver, de monografia ou projeto final
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4.8 Exigência, se houver, de atividades complementares e/ou atividades-
acadêmico-científico-culturais
4.9 Exigência, se houver, de atividades de campo (ver maiores
informações na página do DEP, na opção Auxílio Financeiro).
Obs: Quando se tratar de alteração curricular, dependendo da proposta, alguns
itens apresentados poderão ser suprimidos, constando apenas as informações
importantes que caracterizem as mudanças ocorridas nos cursos / versões /
disciplinas / atividades.
5 - Em caso de existirem equivalências entre as disciplinas criadas e as já
existentes no currículo, deve ser anexado quadro comparativo.
6 - Em casos de alteração curricular e/ou criação de nova versão, a Unidade
deverá definir se os alunos que ainda não concluíram o curso:
- poderão optar pela nova estrutura ou deverão permanecer na antiga;
- deverão mudar para a nova estrutura, por força de legislação.
7 - A minuta da deliberação deve ser incluída e os dados nela registrados devem
corresponder aos apresentados na proposta.
7.1 - A minuta da deliberação e seus anexos (fluxograma e plano de
periodização, se necessários) devem ser incluídos em CD-Rom, que deverá ser
anexado ao processo.
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2. CRIAÇÃO DE DISCIPLINA ELETIVA
� O QUE É...
DISCIPLINA ELETIVA? Disciplina que visa à complementação ou ao
aprofundamento de conhecimentos. Pode ser de três tipos:
• Eletiva Restrita - É aquela que propicia maior profundidade ou
diversidade na abordagem de assuntos específicos. Integra um rol de
disciplinas vinculadas a uma determinada ramificação, dentre as
quais o aluno escolhe a(s) que cursará, para cumprir uma exigência
curricular quanto a número de créditos desse tipo.
• Eletiva Definida - É aquela que aborda temática complementar à
formação acadêmica, levando-se em conta o curso no qual o aluno
está inserido. Integra um rol de disciplinas oferecidas em uma
determinada versão do curso, independentemente de ramificação,
dentre as quais o aluno pode escolher a(s) que cursará, havendo ou
não* uma exigência quanto a número de créditos desse tipo.
• Eletiva Universal - é aquela que permite ao aluno “circular
academicamente” por diversas áreas de conhecimento, de acordo
com seus interesses mais gerais. Integra um rol de disciplinas
oferecidas por diferentes Unidades Acadêmicas, nas quais o aluno
pode se inscrever, qualquer que seja seu curso, havendo ou não*
exigência curricular quanto a número de créditos desse tipo.
*Neste caso, a disciplina será registrada no Histórico Escolar e entrará nos
cálculos de Coeficiente de Rendimento (CR), apesar de não se
contabilizarem créditos para efeito de integralização do curso.
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� PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAÇÃO NO SAG
1. Orientar a Unidade Acadêmica quanto à necessidade de encaminhar ao
Protocolo/DAA para autuação como processo o memorando à Sr-1/DEP
solicitando a criação da disciplina eletiva, anexando este à seguinte
documentação:
1.1. Justificativa para criação, informando se trará ônus para a UERJ
(laboratório, contratação de professores, entre outros);
1.2. Ata do Conselho Departamental na qual conste a aprovação da criação
da disciplina;
1.3. Caso a disciplina a ser criada tenha previsão de oferecimento como eletiva
restrita ou definida para curso não ministrado pela Unidade Acadêmica
que solicita a criação, anexar ata do Conselho Departamental em que a
UA responsável pelo curso para o qual a disciplina será oferecida se
posicione e aprove a sua inclusão no currículo;
1.4. Formulário de Identificação da disciplina - ementa da disciplina (disponível
na página do DEP) devidamente preenchido e assinado e em CD-Rom;
1.5. Minuta de deliberação impressa e em CD-Rom.
OBS: A criação de disciplina obrigatória implica em alteração curricular que
modifica a estrutura da versão de um curso.
2. Ao receber o processo do DAA, o(a) Pedagogo(a) precisa verificar se:
2.1. Constam no mesmo os documentos listados no item 1;
2.2. O Formulário de Identificação da disciplina é o atual e se está preenchido
e assinado corretamente;
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2.3. As informações do CD-Rom estão corretas.
3. Caso haja pendência/necessidade de correção nos quesitos exigidos, o(a)
Pedagogo(a) encaminha o processo à UA com solicitação de ajustes.
3.1. Quando o processo retornar da UA, o(a) Pedagogo(a) verifica se as
solicitações foram atendidas, inclusive com atualização no CD-Rom.
4. Feitos todos os ajustes, o(a) Pedagogo(a) encaminha o processo, com análise
técnica, à Direção do DEP para envio ao Gabinete/SR-1 com vistas à CPG. A
seguir será submetido ao CSEPE.
5. Caso seja aprovado, após a assinatura da Deliberação pela Reitoria, o(a)
Pedagogo(a) providencia e acrescenta ao processo o Formulário de Cadastro
de Disciplinas (disponível na Intranet) para o SETEC/DEP para implementação
no SAG e comunica à Unidade Acadêmica.
6. Após implantação da disciplina no módulo Controle Curricular do SAG, o(a)
Pedagogo(a) confere se todos os dados estão corretos. Caso haja erro nas
informações registradas, solicita ajustes necessários, imprime o Relatório de
Requisito Curricular da disciplina, anexa este ao processo e despacha à
COAPE/DEP, solicitando arquivar.
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2.1 FORMULÁRIO DE CADASTRO DE DISCIPLINAS* (MODELO)
(*Disponível na Intranet)
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3. ALTERAÇÃO NO(S) REQUISITO(S) DE UMA DISCIPLINA
� O QUE É? Trata-se de alteração curricular que não altera a estrutura da versão de um curso.
Esta alteração pode se ocorrer de três maneiras diferentes: extinção de pré, co-
requisito ou trava de crédito; criação de pré, co-requisito ou trava de crédito;
alteração de pré, co-requisito ou trava de crédito.
� PROCEDIMENTOS 1. Unidade Acadêmica encaminha memorando ao DEP com os seguintes
anexos: 1.1. Justificativa para alteração;
1.2. Ata do Conselho Departamental na qual conste a aprovação da alteração
na disciplina;
1.3. Minuta da deliberação impressa e em CD-Rom;
1.4. Formulário de Identificação da Disciplina devidamente preenchido e
assinado (disponível na página do DEP) e em CD-Rom;
1.5. Fluxograma atualizado e em CD-Rom.
2. Ao receber o processo do DAA, o(a) Pedagogo(a) precisa verificar se:
2.1. Constam no mesmo os documentos listados no item 1;
2.2. O Formulário de Identificação da disciplina é o atual e se está
preenchido e assinado corretamente;
2.3. As informações do CD-Rom estão corretas.
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3. Caso haja pendência/necessidade de correção nos quesitos exigidos, o(a)
Pedagogo(a) encaminha o processo à UA com solicitação de ajustes.
3.1. Quando o processo retornar da UA, o(a) Pedagogo(a) verifica se as
solicitações foram atendidas, inclusive com atualização no CD-Rom.
4. Feitos todos os ajustes, o(a) Pedagogo(a) encaminha o processo, com análise
técnica, à Direção do DEP para envio ao Gabinete/SR-1 com vistas à CPG. A
seguir será submetido ao CSEPE.
5. Caso seja aprovado, após a assinatura da Deliberação pela Reitoria, o(a)
Pedagogo(a) providencia e acrescenta ao processo o Formulário de Cadastro
de Disciplinas (disponível na Intranet) para o SETEC/DEP para implementação
no SAG e comunica à Unidade Acadêmica.
6. Após implantação da disciplina no módulo Controle Curricular do SAG, o(a)
Pedagogo(a) confere se todos os dados estão corretos. Caso haja erro nas
informações registradas, solicita ajustes necessários, imprime o Relatório de
Requisito Curricular da disciplina, anexa este ao processo e despacha à
COAPE/DEP, solicitando arquivar.
7. Atualizar o fluxograma na página do DEP e no Plano de Periodização.
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4. REVISÃO DE FLUXOGRAMA
� O QUE É...
Atualização das informações do fluxograma do curso, de acordo com os dados
oficialmente cadastrados no Controle Curricular - CC do Sistema Acadêmico
da Graduação - SAG para disponibilização da informação correta na página do
DEP e preenchimento do Data UERJ.
� PROCEDIMENTOS
7. Semestralmente, ao receber o Fluxograma do curso, o Pedagogo do curso
deve conferir os dados verificando as seguintes informações oficialmente
cadastradas no Controle Curricular - CC do Sistema Acadêmico da Graduação
- SAG:
7.1. Após acessar a aba “Versão Curricular/Apenas as disciplinas ativas”,
encontre “Unidade Acadêmica/Versão” e “Curso”, clique e aperte “ok”,
confira se a versão do curso está correta no fluxograma. No mesmo
relatório confira se o código, o nome, o quantitativo de créditos e a carga
horária de cada uma das disciplinas obrigatórias do curso estão corretos
no fluxograma, assinalando as correções necessárias. Ainda, neste
relatório, verifique:
� Tempo mínimo e máximo para integralização curricular;
� Quantitativo de créditos exigidos - obrigatórios, restritos, definidos e
universais.
7.2. Após acessar a aba “Relatórios/Diagramas”, encontre a “Unidade
Acadêmica/Curso/Versão”, clique e aperte o “ok”, confira se os pré-
requisitos do fluxograma conferem com os do diagrama apresentado,
assinalando as correções necessárias.
7.3. Caso o fluxograma contemple a relação de disciplinas eletivas definidas,
acesse, ainda no CC, a aba “Relatórios/Disciplina/Relações de Eletivas
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Definidas/Eletivas Definidas por Curso/Versão” e confira se o rol de
disciplinas eletivas definidas oferecidas para o curso/versão está correto,
corrigindo-a, se necessário.
8. Na intranet http://www.dep.uerj.br/intranet/, acesse a aba “documento dos
cursos”, localize “Unidade Acadêmica/curso” e a última versão do curso e
verifique o número da Deliberação/Resolução que o aprovou. Verifique se o
número da Deliberação/Resolução registrado no fluxograma e na Intranet está
correto, corrigindo-o no fluxograma e/ou solicitando correção na Intranet, se for
o caso.
8.1. Verifique se a carga horária total do curso prevista na
Deliberação/Resolução está corretamente informada no fluxograma,
corrigindo-a, se necessário.
9. Caso sinta necessidade de uma informação ainda não contemplada no
fluxograma, registre-a.
10. Após todas as conferências, assine o fluxograma se não houver necessidade
de alteração e entregue-o ao estagiário COSAD.
11. Caso haja alteração ou inclusão de informação, realize-a com um dos
estagiários da Coordenação de Suporte Acadêmico Administrativo - COSAD,
confira, assine e entregue o fluxograma ao estagiário.
12. O fluxograma assinado será incluído no caderno Fluxogramas do ano/período,
servindo ao Departamento para consultas futuras.
13. O fluxograma assinado será disponibilizado na página do DEP pelo Serviço de
Tecnologia da Informação - SETEC.
14. Caso o Pedagogo deseje a reprodução do fluxograma deverá solicitá-la com
pelo menos 15 dias da data prevista para a distribuição aos calouros.
15. Atentar que o resumo dos dados do fluxograma deve ser apresentado
preferencialmente no formato:
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Total de horas do curso: Total de créditos do curso: Créditos obrigatórios: Créditos em eletivas - restritas, definidas e universais Atividades Acadêmico-Científico-Culturais:
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5. REMATRÍCULA
� O QUE É? É a reintegração ao corpo discente da UERJ concedida uma única vez ao ex-
aluno do curso de graduação que teve sua matrícula cancelada antes da
conclusão do mesmo.
� PROCEDIMENTOS
1. Após analisar a solicitação de rematrícula, preencher a “Ficha de
Informação/DEP” com dados contidos no Boletim de Aproveitamento
Acadêmico – BAA e redigir síntese do que foi apresentado pelo aluno como
justificativa do abandono e possibilidade de conclusão de curso, caso seja
necessário.
2. Utilizar o campo de informações complementares para observações relevantes
sobre a vida acadêmica do aluno. Destacar, por exemplo, a necessidade de
pronunciamento da Unidade Acadêmica quanto à mudança de versão
curricular, se for o caso.
3. Caso o aluno atenda as condições previstas no artigo 5º da Deliberação
04/2011:
a) não ter havido, por parte do aluno, solicitação anterior de integralização ou
de rematrícula;
b) ter cumprido 50% de seu curso;
c) não estar com a matrícula excluída do cadastro por mais de três anos;
d) apresentar solicitação contendo exposição de motivos que justifiquem o
abandono do curso, com comprovante sempre que couber, e com informação
sobre as efetivas possibilidades de retornar ao curso;
e) encaminhar solicitação à Direção da Unidade Acadêmica para análise de
mérito e parecer.
4. Caso o aluno não atenda as exigências do artigo 5º da Deliberação 04/2011,
anular as folhas de divulgação do parecer da Unidade Acadêmica e incluir
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folha de encaminhamento à Coordenação de Articulação de Ações
Pedagógicas – COAPE/DEP informando esse fato.
5. Quando a solicitação retornar da Unidade Acadêmica, preencher o campo de
informação e encaminhar ao COAPE/DEP para divulgação.
� IMPORTANTE: PRORROGAÇÃO DE REMATRÍCULA
A partir da Deliberação 04/2011, o(a) Pedagogo(a) deve observar se o(a)
aluno(a) se encontra no último período vigente de Rematrícula. Em caso
afirmativo, encaminhar solicitação para parecer da UA, informando o número
máximo de períodos que poderão ser concedidos (dois períodos), conforme
estabelece o art. 7º da referida Deliberação.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 23
6. PRORROGAÇÃO DO PRAZO DE INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR
� O QUE É? Solicitação de extensão de prazo para integralização curricular, feita pelo aluno,
no último período do tempo máximo estabelecido para a conclusão do curso.
� PROCEDIMENTOS
1. Após analisar a solicitação de prorrogação do prazo de integralização
curricular, preencher a “Ficha de Informação/DEP” com dados contidos no
Boletim Acadêmico e no SAG.
2. Utilizar o quadro de informações complementares, caso haja informações
relevantes sobre a vida acadêmica do aluno.
3. Caso o aluno atenda as condições previstas no artigo 2º da Deliberação
04/2011:
a) não ter havido, por parte do aluno, solicitação anterior de igual teor ou de
rematrícula;
b) estar inscrito em disciplinas;
c) apresentar solicitação, contendo exposição de motivos que justifiquem a
necessidade de prorrogação do prazo para a conclusão do curso e o
respectivo plano de estudos;
d) ter cumprido 50% do currículo pleno do curso.
e) encaminhar solicitação à Direção da Unidade Acadêmica para análise de
mérito e parecer.
4. Caso o aluno não atenda as exigências do artigo 2º da Deliberação 04/2011,
anular as folhas de encaminhamento e divulgação do parecer da Unidade
Acadêmica e incluir folha de encaminhamento à Coordenação de Articulação
de Ações Pedagógicas – COAPE/DEP informando esse fato.
5. Quando a solicitação retornar da Unidade Acadêmica, preencher o campo de
informação e encaminhar ao COAPE/DEP para divulgação.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 24
6.1 FORMULÁRIO PARA INDEFERIMENTO DE REMATRÍCULA E INTEGRALIZAÇÃO* (MODELO)
(*Disponível na Intranet)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 25
7. ENCONTRO COM CALOUROS
� O QUE É?
Informações gerais sobre questões acadêmicas fornecidas pelo(a) Pedagogo(a)
da Coordenação de Articulação de Ações Pedagógicas – COAPE/DEP - aos
alunos UERJ.
� PROCEDIMENTOS
I. PLANEJAMENTO
1. Estabelecer contatos com os parceiros no evento (UAs, CAs, entre outros)
para definição de datas, horários e distribuição do tempo disponível.
2. Preparar/atualizar/providenciar material necessário ao desenvolvimento do
trabalho.
3. Adequar o roteiro de orientações às características do evento.
II. ENCONTRO
1. No encontro, ressaltar o papel do DEP como espaço de acolhimento aos
alunos.
2. Apresentar a estrutura da Universidade, em particular da Sr-1, ressaltando
o papel do DEP.
3. Distribuir material informativo (Manual do aluno e fluxograma do curso) e,
com base nele, abordar aspectos mais relevantes necessários à trajetória
acadêmica.
4. Prestar esclarecimentos quanto às dúvidas expostas pelos calouros.
III. AVALIAÇÃO
1. Promover o levantamento de apreciações dos parceiros quanto aos
pontos positivos e negativos do encontro, se necessário.
2. Se aplicado o questionário de avaliação, analisar criticamente a
reação dos alunos e dos parceiros em conjunto com a equipe do
DEP.
3. Registrar os itens a serem reformulados para o próximo evento.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 26
4. Socializar com a equipe do DEP inovações quanto ao planejamento do
encontro.
Observações:
� Recomenda-se que o encontro se realize até 30 dias após o início do
período letivo.
� Em anexo, sugestão de roteiro.
� É importante, caso não seja realizado no dia da inscrição em disciplinas,
ter registro da presença dos alunos.
7.1 SUGESTÃO DE APRESENTAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM
CALOUROS” *
(*Versão atualizada disponível na Intranet)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 27
Manual de Procedimentos P á g i n a | 28
OBS: O slide abaixo é oculto.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 29
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7.2 SUGESTÃO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO PARA O “ENCONTRO COM CALOUROS”
Manual de Procedimentos P á g i n a | 32
8. TRANFERÊNCIA EX-OFFICIO
� O QUE É?
Transferência ex-officio é a forma de ingresso em um curso de graduação
da UERJ de aluno de Instituição de Ensino Superior congênere, assim entendida
como pública, matriculado em mesmo curso/habilitação de duração plena, quando
se tratar de servidor público da administração direta, civil ou militar da ativa, ou
seu dependente estudante, que a tenha requerido em razão de comprovada
remoção ou transferência de ofício, por interesse da Administração Pública, de
fora da Região Metropolitana do Rio de Janeiro e que acarrete mudança de
residência para esta Região. (Deliberação UERJ 28/2000).
� PROCEDIMENTOS
1. Receber processo encaminhado pela DINORM.
2. Consultar documentação apresentada pelo aluno e quadro de isenções
anexado ao processo visando preenchimento dos campos relativos ao
DEP.
3. Caso o quadro de isenções esteja incompleto prejudicando o
preenchimento dos campos relativos ao DEP, devolver o processo ao DAA
para que seja dado prosseguimento a análise de isenções.
4. Caso necessário, registrar observações no verso do formulário.
5. Após datar e assinar, encaminhar processo para direção do DEP
assinalando se o aluno ultrapassa ou não o prazo máximo de
integralização.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 33
9. TRANFERÊNCIA EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
� O QUE SÃO?
São formas de ingresso que independem do vestibular UERJ.
Aproveitamento de Estudos (AE) - facultada ao graduado em curso superior de
duração plena.
Transferência Externa (TE) - facultada ao aluno egresso de outra IES, no
mesmo curso pleiteado.
� PROCEDIMENTOS 1. Ao receber o Ato Executivo de Decisão Administrativa - AEDA, referente a
TE/TI e AE, verificar se as exigências para os inscritos continuam sendo as
mesmas dos formulários em anexo.
2. Nos anexos ao AEDA, atentar para o número de vagas para cada modalidade
de ingresso - TE/TI e AE, bem como para o calendário de atividades.
3. Tomar ciência das Normas Complementares fornecidas pela UA (caso haja).
4. Ao receber os processos, juntamente com a relação dos aprovados no
processo seletivo, verificar se corresponde à oferta de vagas do Ato Executivo.
Se o número exceder, entrar em contato com a Unidade Acadêmica para que
esta reencaminhe relação que corresponda ao número de vagas disponíveis.
5. Cada processo referente a TE e AE deve conter os documentos listados
abaixo:
a) Requerimento do Candidato
b) Cópia da Carteira de Identidade
c) Comprovante de pagamento da taxa de inscrição
d) Histórico Escolar
e) Diploma/Certidão de Conclusão (AE)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 34
f) Quadro de confronto (Isenção de Disciplinas) preenchido pelo candidato
sob orientação da Unidade Acadêmica
g) Declaração de candidato
h) Folha de informação referente à AE e TE
i) Programa das disciplinas, caso necessário
6. Realizar análise técnica do processo de acordo com o AEDA (formulários em
anexo) e Normas Complementares (caso haja).
7. Encaminhar processo:
AE - Caso a documentação atenda ao AEDA, preencher folha de
informação e enviar processo para:
• Câmara de Isenções, se necessário;
• Direção do DAA, se não houver disciplinas para isenção.
TE - Caso documentação atenda ao AEDA, encaminhar para
Câmara de Isenções sem preencher folha de informação. Após
Câmara de Isenções, verificar se o candidato alcançou entre 20%
e 70% de créditos do curso pretendido. Preencher e assinar folha
de informação, bem como encaminhar processo de acordo com
calendário estabelecido.
OBS: Em caso de indeferimento, se possível, comunicar ao candidato.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 35
9.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSF. EXTERNA E APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
� CHECKLIST (TRANSFERÊNCIA EXTERNA)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 36
� CHECKLIST (APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 37
� REQUERIMENTO (TE, TI e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 38
� FORMULÁRIO PARA ISENÇÃO DE DISCIPLINAS (TE e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 39
� DECLARAÇÃO DO ALUNO (TE, TI e APROVEITAMENTO DE
ESTUDOS)*
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 40
� FOLHA DE INFORMAÇÃO (TE e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)*
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 41
10. TRANFERÊNCIA INTERNA
� O QUE É?
Mudança de curso, modalidade, habilitação ou ênfase facultada ao aluno
de graduação da UERJ que esteja regularmente matriculado.
� PROCEDIMENTOS
1. Tomar ciência das resoluções do Ato Executivo.
2. Caso não tenha recebido, solicitar à Unidade Acadêmica uma cópia do
quadro de classificação de todos os participantes do processo seletivo,
para consulta em caso de desistência de candidato aprovado ou
indeferimento da solicitação.
OBS: Recomendar à UA o devido destaque à data de divulgação dos resultados
finais pelo DAA, ou seja, posteriores à análise da documentação dos candidatos
pelo DEP.
3. Analisar os processos dos aprovados no processo seletivo da Unidade,
encaminhados ao DEP, para verificação do cumprimento das seguintes
condições:
a) ingresso por vestibular;
b) inexistência de TI anterior;
c) RID ou trancamento de matrícula no período;
d) somatório de créditos/carga horária das disciplinas cursadas na UERJ
(aprovação ou reprovação por nota), no mínimo, igual a 20% do total de
créditos/carga horária do curso de origem;
e) possibilidade de integralizar o novo curso dentro do prazo máximo
previsto para isso, considerando-se o tempo decorrido desde o
vestibular ou a quantidade de períodos autorizada em rematrícula;
f) obtenção de equivalência nas disciplinas estabelecidas como requisitos
básicos pela Unidade Acadêmica (quando for o caso);
g) exigências contidas nas Normas Complementares, se houver.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 42
4. Despachar para a Direção do DAA.
5. No retorno, em caso de indeferimento, se possível, dar ciência ao aluno,
por telefone, e encaminhar o processo para o ARQUI.
6. Confirmado o deferimento pela Direção do DAA, imprimir o Boletim
Acadêmico do aluno e, a seguir, proceder à transferência no módulo
CA/SAG.
7. Após o processamento automático das correspondências entre as
disciplinas, verificar no Boletim Acadêmico atual, se, dentre as disciplinas
que obtiveram aproveitamento, há alguma que pertença a outra
ramificação que ainda necessite ser aberta (este procedimento poderá ser
realizado no módulo ID/SAG).
8. Após realizar a TI, verificar se todas as correspondências pertinentes foram
processadas pelo SAG e tomar as devidas providências para os devidos
ajustes no sistema, se necessários.
9. Se ainda houver equivalência(s) a digitar, encaminhar para o DAA/SEOSA,
caso contrário, encaminhar diretamente para o DAA/ARQUI.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 43
10.1 MODELOS DE FORMULÁRIOS PARA TRANSFERÊNCIA INTERNA
� CHECKLIST (TRANSFERÊNCIA INTERNA)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 44
� QUADRO DE CORRESPONDÊNCIA DE DISCIPLINAS* (TI e MUDANÇA DE VERSÃO)
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 45
� DECLARAÇÃO DO ALUNO* (TE, TI e APROVEITAMENTO DE ESTUDOS)
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 46
� FOLHA DE INFORMAÇÃO* (TRANSFERÊNCIA INTERNA)
(*Disponíveis na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 47
11. ALTERAÇÃO ESPECIAL - AE
� O QUE É?
� Função disponível no SAG (Módulo AE) para realizar ajustes excepcionais
nas inscrições em disciplinas realizadas pelos alunos. As ações disponíveis
são: incluir, cancelar, remanejar, reativar e excluir inscrição em disciplina.
� Qualquer ALTERAÇÃO ESPECIAL deve ser solicitada pela UA e
encaminhada ao DEP através do Formulário de Alteração Especial para
Turmas em Curso, após terem sido esgotadas as possibilidades durante o
SAID.
� Pode ser realizada até as vésperas da emissão do RFN.
IMPORTANTE: NÃO CABE AO DEP ABRIR VAGA EM TURMA. É PRECISO
AUTORIZAÇÃO DA UNIDADE QUE OFERECE A DISCIPLINA.
� PROCEDIMENTOS
a) Quebra de pré-requisito
1. Observar se está anexada ao Memorando uma cópia da Ata de Reunião do
Conselho Departamental ou Corpo Deliberativo em que a quebra foi
autorizada.
2. Confirmar, no Histórico de Inscrição em Disciplinas, a “FALTA DE
REQUISITO”.
3. Atentar para a existência de mais de um pré-requisito quando a Unidade
Acadêmica indicar qual está sendo quebrado.
4. Consultar a Unidade, por escrito, se além da quebra houver conflito de
horário.
5. Em caso de outro tipo de dúvida, solicitar esclarecimentos à Unidade
Acadêmica.
6. Ao final do semestre, devolver à Unidade Acadêmica os Formulários de
Alteração Especial para Turmas em Curso.
7. Arquivar os memorandos recebidos no DEP.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 48
b) Conflito de horário
1. Executar, de acordo com Memorando da Unidade Acadêmica, após
observar se está anexada cópia de Ata da Reunião em que o conflito foi
autorizado e verificar se a disciplina possui pré-requisito(s) já cumprido(s).
Obs.: Informação de choque de horário não aparece no Histórico de Inscrição
em Disciplinas.
2. Ao final do semestre, devolver à Unidade Acadêmica os Formulários de
Alteração Especial para Turmas em Curso.
3. Arquivar os memorandos recebidos no DEP.
c) Inscrição em nova disciplina
1. Analisar a solicitação (Formulário de Alteração Especial para Turmas em
Curso ou MM da Unidade Acadêmica).
2. Consultar o Colegiado do DEP sempre que a Unidade Acadêmica / o SAG
não for responsável pela situação.
3. Ao final, solicitar que o documento seja arquivado na Unidade Acadêmica.
4. Arquivar os memorandos recebidos no DEP.
d) FIO fora de prazo
1. Realizar as inclusões que o SEOSA não tenha feito, de acordo com o
Formulário de Alteração Especial para Turmas em Curso ou MM da
Unidade Acadêmica. Em caso de falta de requisito, choque de horário ou
falta de vaga, mantêm-se as exigências de praxe.
2. Ao final, solicitar que o FIO seja arquivado na Unidade Acadêmica.
e) Cancelamento de disciplina 1. Após os 45 dias do início do período letivo vigente, as solicitações de
cancelamento excepcionais, encaminhadas pela Unidade Acadêmica,
deverão ser relatadas na Comissão de Alteração Especial do DEP, que
ocorre durante as reuniões semanais (verificar Roteiro para Análise de
Cancelamentos Fora do Prazo, na Intranet).
Manual de Procedimentos P á g i n a | 49
OBS: Cancelamento X Exclusão – O cancelamento fica registrado no Histórico
Escolar do aluno. A exclusão eliminará a disciplina do Histórico Escolar.
Situações passíveis de exclusão: exclusão de disciplinas para alunos
concluintes; exclusão em caso de isenção obtida e/ou RAIS digitada
tardiamente.
f) Outras alterações
1. Analisar a solicitação (Formulário de Alteração Especial para Turmas em
Curso ou MM da Unidade Acadêmica): remanejamento de turma e
reativação de inscrição cancelada durante o SAID.
OBS: Em outras situações, consultar a Comissão de Alteração Especial do
DEP.
ATENÇÃO: Não existe a figura substituir no Módulo AE.
2. Ao final, solicitar que o documento seja arquivado na Unidade Acadêmica.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 50
11.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO* (MODELO – ANVERSO)
(*Disponível na página do DEP)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 51
11.2 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO ESPECIAL PARA TURMAS EM CURSO (MODELO – VERSO)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 52
12. RAIS
� O QUE É?
Documento de EXCEÇÃO em que o professor tem a possibilidade de
retificar ou incluir nota e/ou freqüência do aluno. Após a impressão da RAIS e
assinaturas do(a) professor(a) e do(a) diretor(a) da Unidade Acadêmica, a
secretaria da UA encaminha ao DEP (quando tratar de “inclusão”) ou diretamente
ao SEOSA/DAA (quando tratar de “alteração”) as informações que não foram
devidamente lançadas no RFN.
Só há exigência de visto do DEP quando se tratar de inclusão de nota e/ou
freqüência de aluno que não estava inscrito na disciplina no período em questão.
� PROCEDIMENTOS
1. Orientar a Unidade quanto a justificativas consistentes para emissão de
RAIS “de inclusão” (Ex. Rematrícula ou Integralização Curricular não
registradas no sistema em tempo hábil). De preferência, solicitar que a
justificativa siga via MM.
2. Verificar PT do período, se necessário, para confirmar a existência da
turma.
3. Descartar, por meio de consultas ao SAG, impedimentos como falta de pré-
requisito e choque de horário.
4. Solicitar esclarecimentos à Unidade Acadêmica, sempre que necessário.
5. Colocar data junto à rubrica.
6. Encaminhar ao DAA/SEOSA.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 53
13. FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR (FAHE)
� O QUE É?
Formulário de encaminhamento ao DAA/SEOSA para acertos excepcionais
nos históricos escolares: inclusão ou exclusão de disciplina, mudança de status,
ramificação ou ano/período de uma disciplina, dentre outros.
� PROCEDIMENTOS
1. Receber solicitação da UA ou constatar necessidade de mudança(s) no
BA.
2. Preencher formulário específico (em anexo) e encaminhar ao SEOSA/DAA.
3. Acompanhar, no SAG, a operacionalização da solicitação.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 54
13.1 FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO EM HISTÓRICO ESCOLAR* (MODELO)
(*Disponível na Intranet)
Manual de Procedimentos P á g i n a | 55
14. COLAÇÃO DE GRAU
� O QUE É?
É o ato oficial e obrigatório de imposição do Grau aos alunos dos cursos de
Graduação, sendo realizado pelo Diretor da Unidade Acadêmica, ou seu
respectivo representante legal, preferencialmente durante a cerimônia de Colação
de Grau.
� PROCEDIMENTOS
1. A cada término de período, enviar à Unidade Acadêmica por memorando a
Relação de alunos com titulação concluída no período dos alunos que não
tenham pendência em relação ao módulo SAG/ENADE, arquivando uma
cópia no DEP.
2. Registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de
Colação de Grau, a data da solenidade e o número de tal MM na cópia da
Relação arquivada no DEP.
3. Realizar revisão do Termo (com assinaturas da Direção da Unidade
Acadêmica, chefia de Secretaria e dois docentes efetivos) e da Relação
assinada pelo aluno antes de despachar a documentação para o
DAA/RECON.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 56
14.1 COLAÇÃO DE GRAU ANTECIPADA
� O QUE É?
Colação de grau realizada antes da solenidade prevista em calendário
interno da Unidade Acadêmica (de acordo com o Calendário Acadêmico-
Administrativo), em virtude de necessidade particular do estudante, relativa à
convocação para posse em concurso público, efetivação em emprego,
prosseguimento dos estudos, regresso ao país de origem (convênio).
IMPORTANTE: CASOS NÃO PREVISTOS SERÃO ANALISADOS PELA
DIREÇÃO DO DEP.
� PROCEDIMENTOS PARA O PERÍODO COMPREENDIDO ENTRE OS
75% DO PERÍODO LETIVO E O FECHAMENTO DO PERÍODO
1. Orientar o aluno a preencher um requerimento no protocolo do DAA,
anexando uma das opções abaixo:
a. cópia de documento que comprove a convocação para posse em
concurso com a respectiva carta/telegrama de convocação;
b. carta de efetivação em emprego;
c. documento que comprove prosseguimento de estudos;
d. documento que informe necessidade de retorno ao país de origem
(PEC-G).
2. Imprimir documentos do SAG que confirmem a integralização ao final do
período e encaminhar à Unidade Acadêmica para que esta anexe:
a. declarações dos professores responsáveis por cada disciplina informando
média final e frequência até a presente data;
b. ata do Conselho Departamental aprovando o procedimento e validando as
declarações;
c. declaração do Coordenador de graduação atestando que o aluno está em
situação regular com o ENADE (para cursos que já tiveram avaliação).
Manual de Procedimentos P á g i n a | 57
3. Conferir a documentação encaminhada pela Unidade Acadêmica e, caso o
solicitado tenha sido atendido, providenciar duas cópias da Ata de Colação
de Grau manual (solicitar confecção na Secretaria do DEP), carimbá-las e
assiná-las.
4. Encaminhar o requerimento do aluno à UA, juntamente com uma das
cópias da Ata de Colação de Grau manual e MM padrão (confeccionado
pela Secretaria do DEP e assinado pela Direção), informando que o aluno
está apto a colar grau.
5. Quando do retorno do Termo de Colação de Grau, realizar revisão do
mesmo (com assinaturas da Direção da Unidade Acadêmica, chefia de
Secretaria e dois docentes efetivos) e da Ata de Colação de Grau assinada
pelo(a) aluno(a).
6. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau manual que permaneceu no
DEP e nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o
Termo de Colação de Grau, a data da solenidade e o número do respectivo
MM. Após, despachar a documentação enviada pela UA ao DAA/RECON.
IMPORTANTE:
1. Visto que o Parágrafo 2º do artigo 47 da Lei 9394/96 ainda não está
regulamentado na UERJ, casos excepcionais devem ser analisados com a
Direção do DEP.
2. Não poderá acontecer colação de grau antecipada antes de alcançados 75%
do semestre letivo ou após o envio para a Unidade Acadêmica da “Relação de
alunos com titulação concluída no período” (com memorando da Direção do
DEP). Nesta, é preciso anotar as solicitações de colação antecipada.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 58
� PROCEDIMENTOS PARA O PERÍODO COMPREENDIDO ENTRE O
FECHAMENTO DO PERÍODO LETIVO E A DATA DA COLAÇÃO OFICIAL
DA UNIDADE ACADÊMICA
1. Orientar o aluno a preencher um requerimento no protocolo do DAA,
anexando uma das opções abaixo:
a. cópia de documento que comprove a convocação para posse em
concurso com a respectiva carta/telegrama de convocação;
b. carta de efetivação em emprego;
c. documento que comprove prosseguimento de estudos;
d. documento que informe necessidade de retorno ao país de origem
(PEC-G).
2. Confirmar, por meio de consulta ao SAG, as informações que constam do
requerimento do aluno (DAA): tipo de conclusão (parcial ou final) e período
em que ocorreu.
3. Verificar se o nome do aluno consta da Relação de Alunos com Titulação
Concluída no Período, no módulo CA/SAG.
ATENÇÃO: Se a conclusão ainda não estiver registrada no Boletim de
Aproveitamento Acadêmico, apesar da integralização curricular, solicitar ao
DAA/SEOSA que o aluno seja excluído por conclusão.
4. Providenciar duas cópias da Ata de Colação de Grau, carimbando-as e
assinando-as. Se o aluno estiver com registro no SAG de pendência junto
ao ENADE, a impressão da Ata de Colação de Grau estará
automaticamente bloqueada. Neste caso, encaminhar o requerimento do
aluno à UA para que a situação do aluno junto ao INEP/ENADE seja
verificada e, se for o caso, regularizada no módulo SAG pelo coordenador
do curso.
DICA: Utilizar carimbo padrão, à disposição no DEP, para despachar o
requerimento do aluno com pendência no módulo SAG/ENADE.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 59
7. Encaminhar o requerimento do aluno à UA, juntamente com uma das
cópias da Ata de Colação de Grau, informando que o aluno está apto a
colar grau.
8. Quando do retorno do Termo de Colação de Grau, realizar revisão do
mesmo (com assinaturas da Direção da Unidade Acadêmica, chefia de
Secretaria e dois docentes efetivos) e da Ata de Colação de Grau assinada
pelo(a) aluno(a).
9. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau que permaneceu no DEP e
nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de
Colação de Grau, a data da solenidade e o número do respectivo MM.
Após, despachar a documentação enviada pela UA ao DAA/RECON.
Manual de Procedimentos P á g i n a | 60
14.2 COLAÇÃO DE GRAU FORA DE PRAZO
� O QUE É?
Colação de grau realizada após a solenidade prevista em calendário
interno da Unidade Acadêmica (de acordo com o Calendário Acadêmico-
Administrativo).
� PROCEDIMENTOS
1. Confirmar, por meio de consulta ao SAG, as informações que constam do
requerimento do aluno (DAA): tipo de conclusão (parcial ou final) e período
em que ocorreu.
2. Verificar se o nome do aluno consta da Relação de Alunos com Titulação
Concluída no Período, arquivada no DEP, com a informação de que faltou
à solenidade já realizada. Em caso positivo, pode ser registrada nela
mesma o envio de nova Ata de Colação de Grau para a Unidade
Acadêmica.
3. Providenciar a Ata de Colação de Grau, carimbá-la e assiná-la. Caso o
nome do aluno não conste da Relação de Alunos com Titulação Concluída
no Período, arquivada no DEP, é indispensável anexar a esta uma cópia da
Ata de Colação de Grau que será encaminhada à Unidade Acadêmica.
ATENÇÃO: Se a conclusão ainda não estiver registrada no Boletim de
Aproveitamento Acadêmico, apesar da integralização curricular, solicitar ao
DAA/SEOSA que o aluno seja excluído por conclusão.
4. Encaminhar à Unidade Acadêmica o requerimento do aluno e a Relação de
Alunos para Colação de Grau ou Ata de Colação de Grau.
5. Quando do retorno do Termo de Colação de Grau, realizar revisão do
mesmo (com assinaturas da Direção da Unidade Acadêmica, chefia de
Secretaria e dois docentes efetivos) e da Ata de Colação de Grau assinada
pelo(a) aluno(a).
Manual de Procedimentos P á g i n a | 61
6. Arquivar a cópia da Ata de Colação de Grau que permanecerá no DEP e
nela registrar, ao receber o MM da Unidade Acadêmica com o Termo de
Colação de Grau, a data da solenidade e o número de tal MM. Após,
despachar a documentação ao DAA/RECON.
LEMBRETE:
75% do Período Letivo
Fechamento do Período
Colação Oficial da UA.
Colação de Grau Antecipada
Colação de Grau Fora de Prazo
Manual de Procedimentos P á g i n a | 62
ANOTAÇÕES _________________________________________________________________
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