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MANUAL DE USO DO SGM
SISTEMA DE GESTÃO DE MUDANÇAS
INDÍCE FLUXO DO SGM ........................................................................................................................................ 2
RESPONSABILIDADES DO GEM ................................................................................................................. 3
FORMAS DE ACESSO AO AMBIENTE EAD .................................................................................................. 3
INICIANDO UM GEM ................................................................................................................................ 4
ACEITANDO OU DEVOLVENDO UM GEM .................................................................................................. 6
INSERINDO A DOCUMENTAÇÃO DO GEM ................................................................................................. 8
SOLICITANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR ............................................................................................... 9
REALIZANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR ...............................................................................................10
DEFININDO A MATRIZ DE IMPACTO E REVISORES REQUERIDOS...............................................................11
DEFININDO REVISORES ADICIONAIS ........................................................................................................12
INFORMADO OS REVISORES ....................................................................................................................13
INCLUÍNDO SUGESTÕES ..........................................................................................................................14
INFORMANDO O DONO SOBRE A CONCLUSÃO DA REVISÃO ....................................................................16
DEFININDO O PLANO DE AÇÃO...............................................................................................................16
INFORMANDO RESPONSÁVEIS SOBRE O PLANO DE AÇÃO .......................................................................19
SUBSTIUINDO RESPONSÁVEIS NO PLANO AÇÃO ......................................................................................19
CONCLUINDO AÇÕES ..............................................................................................................................20
INFORMANDO O APROVADOR SOBRE A CONCLUSÃO DAS AÇÕES ...........................................................21
REALIZANDO A APROVAÇÃO FINAL .........................................................................................................22
REALIZANDO O PROCEDIMENTO DE PRÉ-PARTIDA ..................................................................................23
INFORMANDO AS PESSOAS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM ................................................................24
REALIZANDO FEEDBACK DE CONHECIMENTO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM .....................................25
FECHANDO E ARQUIVANDO O GEM ........................................................................................................26
CONSULTANDO O GEM ...........................................................................................................................27
CANCELANDO O GEM .............................................................................................................................28
CONSULTADO O HISTÓRICO DO GEM ......................................................................................................29
INCLUINDO UM HISTÓRICO AVULSO .......................................................................................................29
SUBSTITUINDO REVISORES DO GEM .......................................................................................................29
IMPRIMINDO GEMS ................................................................................................................................31
EXPORTANDO DADOS DO RELATÓRIO .....................................................................................................31
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FLUXO DO SGM
Para entender a movimentação de um GEM (um registro de uma mudança) é necessário que você assimile
o fluxograma a seguir que contempla todas as suas etapas desde a abertura até o seu fechamento.
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RESPONSABILIDADES DO GEM
Para que o andamento do GEM ocorra de forma eficiente existem as responsabilidades que serão atribuídas a cada uma das pessoas que participará do GEM, são elas: PERFIL PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Originador Tem como único objetivo abrir um GEM. Geralmente este originado será o Dono do GEM.
Dono do GEM Responsável por gerenciar o GEM desde sua abertura até o fechamento, ele define os dados iniciais do GEM, como escopo, justificativa, documentação, matriz de impacto e revisores, assim como o Plano de Ação.
Aprovador Aprova o GEM em duas etapas: Preliminar e Final. É o único que pode Cancelar um GEM, depois da sua aprovação preliminar.
Revisor do GEM O seu trabalho é analisar o GEM e responder as perguntas pertinentes a sua Disciplina, identificando problemas em potenciais e sugerindo ações que evitaram que os problemas ocorram.
Responsável por executar a Ação
Deve tomar as ações necessárias conforme sugestões dos Revisores e do Dono.
Pessoa Notificada Pessoa que deverá tomar conhecimento sobre as mudanças que o GEM se propõe. Cabe a ele dar o feedback da sua ciência para o Dono do GEM.
Contato Corporativo No instante da abertura do GEM essa pessoa receberá um e-mail com todas as características iniciais do GEM. Não participará do Fluxo do GEM, mas poderá procurar o Dono para contribuir com a implantação do GEM de forma eficiente e segura.
FORMAS DE ACESSO AO AMBIENTE EAD
Para utilizar o SGM da sua empresa você deve acessar o portal e localizar o link ACESSO SGM. Caso tenha dificuldade em encontrar o link se informe com a Área de Treinamento. Em seguida será carregada a tela de acesso aos SGM. Você deverá digitar o seu login e senha que você recebeu por carta ou por e-mail. Depois clique no botão OK.
Na tela inicial do sistema você terá acesso aos seus GEM’s pendentes, assim como, a documentação de
apoio cadastrada, tais como: procedimentos, manuais, checklist, etc. Para baixar um documento clique no
ícone de download (seta verde - ).
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INICIANDO UM GEM
Para iniciar um novo GEM você deve acessar o menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS.
Em seguida será carregada a tela com todos os seus GEMS pendentes. Clique no botão INCLUIR.
A tela de cadastro do GEM será carregada. Os campos destacados em vermelho são de preenchimento
obrigatório.
1 – Acesse o menu
MEUS GEMS
3 – Preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais quando
necessário.
2 – Clique no botão INCLUIR
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Preencha todos os campos obrigatórios e os opcionais quando necessário. Observe que alguns campos não
podem ser alterados, pois, serão preenchidos automaticamente pelo sistema. São eles:
CAMPOS PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO
Nº do GEM Este número será formado pela seguinte regra: Código da Localização + Código da Unidade + Ano + Mês + Número Sequencial. Exemplo: 381 0120 2014 09 001
Localização Será o Código da Localização da abertura que o GEM estiver vinculado.
Status O sistema gera o status do GEM conforme a etapa atual do fluxograma.
Data da Abertura Data atual. Esta data é adquirida diretamente do servidor onde está instalado o SGM.
Originador É o usuário que está logado no sistema no momento da abertura do GEM.
Após o preenchimento dos campos clique no botão SALVAR.
IMPORTANTE! Existem três campos com um preenchimento especial são eles:
Criticidade
Este campo deve ser definido após o preenchimento da planilha CHECKLIST DE CRITICIDADE. Esta planilha irá te informar qual a criticidade deve ser aplicada ao GEM. Para baixar a planilha você pode
clicar no ícone de download (contornado em vermelho).
Temporalidade
Para o preenchimento deste campo existem as duas opções abaixo:
Caso seja escolhida a opção Temporário, surgirá o campo Data Temporária que será de
preenchimento obrigatório. Após o fechamento do GEM o sistema irá verificar periodicamente quais GEMs estão com a data temporária vencida e avisará ao Dono do GEM para que ele tome ação.
Você é o Dono da Mudança
Este campo influenciará no fluxo do GEM. Caso seja confirmado que você é o Dono, o GEM será encaminhado diretamente para Aprovação Preliminar*. Caso contrário você deve definir quem será o Dono e o GEM será encaminhado para esta pessoa que poderá aceitar ou não, para qualquer resposta
você receberá uma notificação.
* Aprovação Preliminar: Esta aprovação é controlada por um parâmetro no sistema que indica se uma empresa terá este tipo de aprovação ou não. Caso a empresa opte por NÃO ter esta aprovação preliminar, o GEM terá o seu fluxo modificado. Ao invés de ser enviado para o APROVADO da empresa, ficará com o DONO para
definir a Matriz de Impacto e informar os Revisores.
4 – Após o preenchimento clique
no botão SALVAR.
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ACEITANDO OU DEVOLVENDO UM GEM
Caso o originador, opte por definir outro Dono para o GEM, este novo Dono deverá informar se aceita ou
não a responsabilidade de gerir o GEM. Para isso a pessoa será informada pelo e-mail abaixo:
Acesse o sistema e em seguida clique no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS. Na tela MEUS
GEMS realize uma pesquisa nos seus GEMs Pendentes pelos seguintes filtros:
FILTRO COMO FUNCIONA
Número do GEM Este filtro só funcionará se for digitado todo número. Você pode copiar este número do e-mail que você recebeu e colar no respectivo filtro do SGM.
Título Você poderá digitar qualquer informação que faça parte do título. No exemplo abaixo, se você digitasse a palavra “refrigeração” o SGM retornaria além do registro exemplificado, todos os demais registros que tivessem a palavra ou frase digitada no seu título.
Envolvidos Funciona de forma idêntica ao filtro Título. Ao digitar um nome ou sobrenome o SGM retornará todos os DONOS e ORIGINADORES que tenham o nome ou sobrenome informados.
Status Você poderá escolher na lista um status para ser pesquisado. QUALQUER retornará todos os status.
Após preencher os filtros desejados clique no botão INICIAR BUSCA . No exemplo a pesquisa foi
realizada utilizando o filtro Número.
Ainda podemos filtrar os GEM pelos botões de pesquisa pré formatados. São eles:
Ao clicar retornará todos os seus GEMs Pendentes.
Ao clicar retornará os GEMs nos quais você tem revisões pendentes.
Ao clicar retornará os GEMs nos quais você tem ações pendentes.
Ao clicar retornará os GEMs nos quais você ainda não confirmou que tomou conhecimento das mudanças implantadas.
ATENÇÃO!!! Estas pesquisas, seja pelos filtros ou pelos botões pré-formatados serão realizadas da mesma
forma toda vez que você deseje localizar um GEM, independente da etapa do fluxo que o GEM estiver.
1 – Digite os filtros desejados.
2 – Clique em INICIAR BUSCA.
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Após localizar o GEM, abra o mesmo clicando no ícone EDITAR (lápis amarelo ).
Em seguida a tela do GEM será aberta com as informações que foram cadastradas e você poderá ACEITAR
ou DEVOLVER o GEM para o Originador. Em ambos os casos o funcionamento será o mesmo, o que mudará
é para onde o GEM será encaminhado. Caso opte por DEVOLVER ele voltará para o originador com os
devidos comentários, além do registro no sistema, também será enviado um e-mail.
Se optar em ACEITAR, o GEM ficará sob a sua responsabilidade e o Originador também ficará sabendo de
sua opção pelo sistema e por e-mail.
2 – Clique no
botão ACEITAR.
4 – Clique no botão CONFIRMAR.
2 – Clique no
botão EDITAR.
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INSERINDO A DOCUMENTAÇÃO DO GEM Após o aceite o Dono terá acesso a incluir a documentação do GEM. Primeiramente clique na ficha
DOCUMENTOS. Em seguida preencha a Descrição, Tipo e anexe o Arquivo.
O campo Tipo tem as seguintes opções de preenchimento:
TIPO USADO PARA INCLUIR IMPACTO NO SISTEMA
ACR Formulário de Análise Causa Raiz Somente armazenamento.
ATA Atas das reuniões Somente armazenamento.
CHECKLIST PRÉ-PARTIDA
Planilha com o CheckList de Pré-Partida
Após a Aprovação Final, caso a questão “A mudança requereu
uma revisão de pré-partida?” seja positiva o GEM só poderá ser fechado se um documento do Tipo CHECKLIST PRÉ-PARTIDA for carregado.
CHECKLIST CRITICIDADE
Planilha contendo a analise do Nível de Risco que cálcula a criticidade do GEM.
Caso não este documento do Tipo CHECKLIST CRITICIDADE não seja carregado o GEM não poderá ser fechado.
DADOS TÉCNICOS Documentação Técnica do GEM caso exista.
Somente armazenamento.
PROCEDIMENTO Procedimentos Novos ou Alterados
Após a Aprovação Final, caso a questão “Procedimentos novos
ou modificados foram avaliados para identificar e eliminar
potenciais Perigos e Riscos a Saúde, Segurança e Meio
Ambiente?” seja positiva o GEM só poderá ser fechado se um documento do Tipo PROCEDIMENTO for carregado.
ORÇAMENTO Orçamentos Somente armazenamento.
OUTROS Qualquer documentação do GEM Somente armazenamento.
O SGM aceitará qualquer formato de documento: DOC, XLS, JPG, PPT, PDF, etc. O que garantirá a exibição
do documento é se no computador da pessoa tenha o respctivo software instalado.
Após salvar, o registro será salvo e o upload realizado. Dependendo do tamanho do arquivo esta operação
poderá ser demorada. Aguarde até receber a mensagem informando que o arquivo foi salvo com sucesso.
Após ser salvo o documento aparecerá na lista de documentos e você poderá Editar (lápis amarelo ),
Excluir (xis vermelho ) e Visualizar/Baixar (seta verde )
Um documento pode ser carregado pelo Dono do GEM em qualquer etapa do processo, exceto após o seu
fechamento.
1 – Preencha as
informações.
3 – Clique neste
botão SALVAR.
Clique em ícone para realizar a operação desejada:
- Editar - Excluir
- Ver / Baixar
2 – Clique em procurar para
anexar o arquivo.
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SOLICITANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR Após a inclusão da documentação você deve solicitar Aprovação Preliminar clicando no notão SOLICITAR
APROVAÇÃO. Insira seus comentários e confirme. O GEM será encaminhado para o Aprovador da empresa
que receberá um e-mail informando-o sobre esta nova pendência.
Lembrando!!! Esta etapa só aparecerá para as empresas que parametrizar o SGM para solicitar a
Aprovação Preliminar.
Surgirá a tela para você realizar os comentários e confirmar a sua solicitação.
1 – Clique no botão SOLICITAR
APROVAÇÃO.
2 – Insira seus comentários.
3 – Clique no botão CONFIRMAR
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REALIZANDO A APROVAÇÃO PRELIMINAR O Aprovador da empresa receberá um e-mail informando que existe um novo GEM para sua aprovação. Ele
poderá APROVAR ou DEVOLVER, ambos os procedimentos são os mesmos e o Dono ficará sabendo o
resultado pelo sistema e por e-mail.
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
2 – Clique em EDITAR.
3 – Clique em APROVAR.
4 – Digite seus COMENTÁRIOS.
.
5 – Clique em CONFIRMAR.
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DEFININDO A MATRIZ DE IMPACTO E REVISORES REQUERIDOS Após a aprovação, o Dono será avisado através do e-mail que o GEM está disponível para definir a Matriz
de Impacto e comunicar os Revisores. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e
localize GEM utilizando os filtros conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR
(lápis amarelo ).
A tela do GEM será carregada com todos os dados informados. Clique na ficha REVISORES.
Defina a Matriz de Impacto, selecionando primeiramente o Nível 1, em seguida o Nível 2 e por fim o Nível
3. Os níveis estão vinculados através de uma estrutura hierarquíca, para escolher o Nível 3, antes é preciso
o Nível 2 que por sua vez precisa do Nível 1 preenchido. Caso deseje visualizar a MATRIZ DE IMPACTO
completa acesso o menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MATRIZ DE IMPACTO. Também é obrigatório que seja
informado um prazo para os Revisores darem as Sugestões para implantação adequada do GEM.
Após definir a Matriz de Impacto, clique no botão INCLUIR REQUERIDOS. Esta ação incluirá todos os
Revisores das Disciplinas associadas a Matriz de Impacto escolhida.
1 – Clique no ícone EDITAR.
2 – Clique na ficha REVISORES.
3 – Defina a Matriz de Impacto
do Nível 1 ao
Nível 3 e o Prazo.
4 – Clique no botão INCLUIR REQUERIDOS.
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Observe que os Revisores Requeridos foram incluídos e que foi disponibilizada a opção de incluir Revisores
Adicionais. Caso deseje alterar a Matriz de Impacto informada é necessário excluir todos os Revisores para
isso clique no botão EXCLUIR TODOS REVISORES, só depois desta ação ser realizada com sucesso é que os
campos de seleção da Matriz de Impacto serão liberados.
Também é possível excluir um ou mais Revisor. Imagine que a Matriz de Impacto selecionada está vinculda
a quatro Revisores, após sua análise você identificou que só serão necessários dois Revisores. Basta clicar
no ícone EXCLUIR (xis vermelho ) ao lado do Revisor a ser excluído e confirmar a exclusão.
DEFININDO REVISORES ADICIONAIS Somente após a inclusão dos Revisores Requeridos é que o SGM libera a inclusão de Revisores Adicionais.
Para isso selecione a Disciplina, posteriormente o Revisor e por fim clique no botão INCLUIR ADICIONAL.
Para escolher uma nova Matriz é necessário excluir
todos os Revisores.
Caso deseje excluir um Revisor específico clique no
ícone EXCLUIR.
1 - Selecione a Disciplina e em seguida o Revisor Adicional.
2 –Clique no botão INCLUIR ADICIONAL.
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INFORMADO OS REVISORES Depois de definir os Revisores é hora de informar aos mesmos sobre suas responsabilidades na análise do
GEM onde deverão detectar possíveis problemas e incluir uma ou mais sugestões para cada um dos
problemas detectados. Para realizar esta ação clique no botão INFORMAR REVISORES.
Digite os seus comentários para os Revisores e clique no botão CONFIRMAR.
O status do GEM será alterado para AGUARDANDO REVISORES e e-mails serão enviados para cada um dos
Revisores selecionados.
1 –Clique no botão INFORMAR REVISORES.
2 – Digite os seus comentários.
3 – Clique em CONFIRMAR.
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INCLUÍNDO SUGESTÕES A inclusão de Sugestões para os problemas detectados compete exclusivamente aos Revisores. Quando existir revisões pendentes para um Revisor o mesmo será avisado através de e-mails como o exemplo abaixo:
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
Na tela do GEM, clique na ficha REVISORES
1 – Clique no ícone EDITAR.
1 – Clique na ficha REVISORES
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Observe a estrutura desta tela, na parte destacada em VERDE o Revisor visualizará a Matriz de Impacto,
seus dados e o prazo para concluir a sua análise.
Na parte AMARELA serão exibidas todas as perguntas que o revisor deverá “responder” para identificar se
há um ou mais problemas em potencial relacionados à pergunta. É de responsabilidade do Revisor ler todas
as perguntas. Observe que a coluna Problema? traz o NÃO para todas as perguntas exibidas, caso você
identifique um problema para uma pergunta você deverá selecionar a pergunta clicando no ícone de
seleção (seta verde ), ao clicar toda a linha ficará com a cor LILÁS isso indica que a seleção foi feita com
sucesso.
Na parte VERMELHA você descreverá o(s) problema(s) encontrado(s) para a pergunta selecionada e clicar
no botão SALVAR (disquete preto )
Repita estes passos para todas as perguntas que ao “respondidas” gerarão problemas em potenciais.
Isolar a área conforme o procedimento de trabalho em altura.
2 – Digite a sua SUGESTÃO.
3 – Clique no ícone SALVAR.
1 – Selecione a pergunta que gera algum problema.
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Após salvar a sugestão, observe que a coluna PROBLEMA? passou a ter o valor SIM. E o registro foi salvo na
lista de sugestões com isso você poderá Editar (lápis amarelo ) ou Excluir (xis vermelho ) a sugestão.
INFORMANDO O DONO SOBRE A CONCLUSÃO DA REVISÃO Após o Revisor concluir toda a sua análise, identificar os problemas em potenciais e definir suas sugestões
para impedir que os problemas ocorram, ele deve avisar o Dono do GEM clicando no botão ENCAMINHAR
PARA O DONO, realizando seus comentários e confirmando o envio.
SIM
Clique em ícone para realizar a operação desejada:
- Editar - Excluir
1 - Clique no botão ENCAMINHAR PARA O DONO.
2 – Digite seus
comentários.
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DEFININDO O PLANO DE AÇÃO Após o Revisor concluir a sua análise, o Dono será informado através de e-mail que o GEM está disponível
para montagem do Plano de Ação.
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
Aguarde carregar o GEM e em seguida clique na ficha AÇÕES.
1 – Clique no ícone EDITAR.
2 – Clique ficha AÇÕES.
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Na ficha AÇÕES serão listadas todas as sugestões dadas pelos Revisores.
Abrindo um pequeno parêntesis: Se alguma sugestão não for pertinente à mesma poderá ser excluída
clicando no ícone EXCLUIR (xis vermelho ), informe o motivo e confirme a exclusão clicando no botão
EXCLUIR REVISÃO. O Revisor receberá um e-mail informando o motivo da não aceitação de sua Sugestão.
Voltando para o Plano de Ação: Para incluir uma ação clique no ícone ADICIONAR AÇÃO (seta verde ), a
sugestão ficará destacada na cor LILÁS e surgirão os campos para montagem do Plano de Ação. Preencha os
campos Descrição da Ação, Responsável, Prazo e Status e clique no ícone SALVAR.
O campo STATUS DA AÇÃO tem uma função diferenciada no fluxo do GEM dependendo de seu
preenchimento conforme descrito a seguir:
STATUS COMO INCLUENCIA NO FLUXO
PENDENTE
Enquanto houver Ações com o status Pendente o GEM não poderá ser enviado para a Aprovação Final e sua consequente Implantação não ocorrerá. Cabe ao Dono cobrar dos Responsáveis pela Ação a conclusão das mesmas. O Responsável será alertado por e-mail que existem GEM com ações pendentes sob sua responsabilidade.
CONCLUÍDO Este Status indica que a ação foi concluída. Somente com todas as Ações concluídas é que o GEM poderá ser aprovado, implantado e fechado. Durante a inclusão da Ação o status CONCLUÍDO só será visualizado se o responsável da Ação for o próprio Dono do GEM.
CONCLUIR DEPOIS
É possível implantar um GEM com Ações cujo status esteja como CONCLUIR DEPOIS. Este status é para ser utilizado quando a Ação poderá ser executada depois da implantação do GEM. Porém, apesar de IMPLANTADO o GEM não poderá ser FECHADO até que a ação seja concluída. O Responsável pela ação será relembrado periodicamente por e-mail que existem ações com o status CONCLUIR DEPOIS sob a sua responsabilidade.
3 – Clique em ADICIONAR AÇÃO.
4 – Preencha os campos.
5 – Clique em SALVAR.
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INFORMANDO RESPONSÁVEIS SOBRE O PLANO DE AÇÃO Depois que o Plano de Ação for montado é a hora de informar os Responsáveis pela ação sobre a existência
do mesmo. Clique no botão INFORMAR RESPONSÁVEIS, digite seus comentários e clique no botão
CONFIRMAR.
O status deste GEM será alterado para AGUARDANDO AÇÃO DOS RESPONSÁVEIS. Caso deseje informar os
responsáveis individualmente com o objetivo de relembrá-lo da sua pendência clique no ícone ENVIAR
AVISO (envelope branco ). Independentemente, o SGM lembrará por e-mail e de forma periódica os
responsáveis que tenham ações pendentes.
SUBSTIUINDO RESPONSÁVEIS NO PLANO AÇÃO Após informar os responsáveis, você poderá alterar o responsável pela ação, clicando do ícone EDITAR
(lápis amarelo ), em seguida você deve alterar o Responsável no campo adequado e para confirma clique
no ícone SALVAR (disquete preto ). Como os responsáveis já foram informados anteriormente por e-mail
você deverá informar esta mudança individualmente pelo ícone ENVIAR AVISO (envelope branco ).
1 – Clique em INFORMAR
RESPONSÁVEIS.
1 – Clique em INFORMAR
RESPONSÁVEIS.
2 – Insira seus
comentários.
3 – Clique em CONFIRMAR.
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CONCLUINDO AÇÕES Cada um dos responsáveis por uma Ação receberá um e-mail informando-o que existem ações que devem
ser realizadas para a implantação do GEM conforme o exemplo a seguir:
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
Clique na ficha AÇÕES, observe que o Plano de Ação será exibido completamente com todas as ações a
serem executadas, independente do responsável, porém, você só poderá alterar uma ação pertencente a
sua pessoa. Na coluna Responsável, você identificará o seu nome e mais, todas as suas ações virão com o
ícone EDITAR (lápis amarelo ) ativo conforme destacado em vermelho na imagem abaixo.
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Para editar a ação e informar o que foi feito e em qual data foi concluída, clique no botão EDITAR, preencha
os campos O QUE FOI FEITO e CONCLUSÃO e por fim clique no ícone SALVAR (disquete preto ).
Automaticamente o campo STATUS será alterado para concluído.
INFORMANDO O APROVADOR SOBRE A CONCLUSÃO DAS AÇÕES Quando o responsável concluir todas as suas ações pendentes ele deve informar ao Aprovador e ao Dono
para que este por sua vez possa dar respectivos prosseguimentos: aprovação final e implantação do GEM.
Clique no botão INFORMAR CONCLUSÃO DAS AÇÕES, insira os comentários e clique no botão CONFIRMAR.
O Status do GEM será alterado para AGUARDANDO APROVAÇÃO FINAL e enviado para o Aprovador,
somente quando todas as ações pendentes estiverem com o Status CONCLUIR ou CONCLUIR DEPOIS.
Enquanto existirem ações pendentes o Status não será alterado e a cada ação concluída o Dono será
avisado por e-mail.
1 – Clique em EDITAR.
2 – Digite o que foi feito e a data
de conclusão.
3 – Clique em SALVAR.
4 – Status muda automaticamente
para CONCLUÍDO.
INICIO
1 – Clique INFORMAR CONCLUSÃO DAS
AÇÕES.
2 – Insira seus comentários.
3 – Clique em CONFIRMA.
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REALIZANDO A APROVAÇÃO FINAL O Aprovador da empresa receberá um e-mail informando que existe um novo GEM para sua aprovação
final. Ele poderá APROVAR ou DEVOLVER, ambos os procedimentos são os mesmos e o Dono ficará
sabendo o resultado pelo sistema e por e-mail.
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
O Status será alterado para APROVADO DEFINITIVAMENTE e o Dono receberá a notificação por e-mail.
1 – Clique
em EDITAR.
2 – Clique em
APROVAR.
3 – Insira seus comentários.
4 – Clique em CONFIRMAR.
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REALIZANDO O PROCEDIMENTO DE PRÉ-PARTIDA
Após a Aprovação Final o Dono do GEM receberá um e-mail contendo a informação abaixo:
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
O procedimento de Pré-Partida será realizado pelo Dono do GEM, nesta etapa ele deve se certificar que
tudo está devidamente cadastrado respondendo as seguintes perguntas?
PERGUNTA O QUE IMPLICA SE RESPOTA POSITIVA
Todos os itens de Ação foram completados conforme as revisões?
Esta pergunta será preenchida automaticamente pelo sistema, pois, para chegar a esta etapa é necessário que não existam ações pendentes.
Toda a documentação aplicável foi criada/atualizada e em seu devido lugar?
Pelo ao menos um arquivo deve ser carregado na ficha de Documentos do GEM em questão. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.
A mudança requereu uma revisão de pré-partida?
Deve-se carregar o arquivo contendo o CheckList de Pré-Partida na ficha de DOCUMENTOS, escolhendo o Tipo de documento CHECKLIST PRÉ-PARTIDA. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.
Procedimentos novos ou modificados foram avaliados para identificar e eliminar potenciais Perigos e Riscos a Saúde, Segurança e Meio Ambiente?
Deve-se carregar o arquivo contendo o Procedimento novo ou alterado na ficha de DOCUMENTOS, escolhendo o Tipo de documento PROCEDIMENTO. Caso contrário o GEM não poderá ser implantado.
O treinamento sobre a mudança, caso necessário, foi realizado para os funcionários envolvidos?
Implica apenas na informação se houve a necessidade ou não da realização de treinamentos.
1 – Clique em EDITAR.
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INFORMANDO AS PESSOAS SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM
Para que o GEM seja IMPLANTADO é necessário comunicar a todas as pessoas que de alguma forma serão
impactadas pela implantação deste GEM. Na própria ficha de Pré-Partida, você deve adicionar a(s)
pessoa(s) desejada(s) na lista de distribuição. Você pode adicionar pessoa por pessoa, ou um grupo de
pessoas de uma mesma área por exemplo.
Para adicionar uma pessoa por vez, primeiramente você deve localizar a pessoa digitando o nome ou
sobrenome da pessoa no campo Nome ou pelo Grupo e em seguida clicar no ícone INICIAR BUSCA (pagina
com lupa ),destacados na parte VERMELHA. Caso a pessoa esteja apta a receber uma notificação pelo
SGM, ela aparecerá na LISTA DE PESSOAS parte AMARELA e você deve clicar no ícone ADICIONAR PESSOA
(seta verde ) para adicionar a pessoa à lista de distribuição de PESSOA NOTIFICADAS, parte VERDE, repita
este processo para todas as pessoas que também devem ser notificadas. Para enviar de fato a comunicação
clique no botão ENVIAR NOTIFICAÇÕES.
Se desejar incluir todas as pessoas de um GRUPO, selecione o grupo no e clicar no ícone INCLUIR GRUPO
No exemplo acima todas as pessoas vinculadas ao SSMA, seriam incluídas na lista de distribuição.
2 – Clique na ficha PRÉ-PARTIDA.
3 – Marque as perguntas cujas repostas forem
positivas.
4 – Clique em
SALVAR.
1 – Digite o Nome e/ou selecione o GRUPO e clique no ícone
INICIAR BUSCA .
2 – As pessoas que atenderem o critério de busca serão exibidas,
clique no ícone ADCIONAR .
3 – Para enviar a notificação para as pessoas selecionadas clique
no botão ENVIAR NOTIFICAÇÕES. Se desejar excluir a pessoa da
lista clique no ícone EXCLUIR . Para as pessoas que não tem e-
mail pode ser anexada um documento com assinaturas
através do ícone ANEXAR .
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REALIZANDO FEEDBACK DE CONHECIMENTO SOBRE A IMPLANTAÇÃO DO GEM
Todas as pessoas incluídas na lista de distribuição serão notificadas por e-mail.
A confirmação do conhecimento pode ser feito de duas formas:
1 – Clicando no link que veio com e-mail (CLIQUE AQUI PARA CONFIRMAR O SEU CONHECIMENTO)
2 –Acessando o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
1B – Clique em EDITAR.
1A – Clique no LINK.
2 – Clique em FEEDBACK DE CONNECIMENTO.
3 – A confirmação foi enviada, clique em OK.
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FECHANDO E ARQUIVANDO O GEM
Quando todas as pessoas notificadas derem o retorno que estão cientes da implantação do GEM. O GEM
automaticamente terá o seu Status alterado para IMPLANTADO E AGUARDANDO FECHAMENTO. Que é a
última ação a ser realizada pelo Dono do GEM para o Fechamento do GEM e seu imediato arquivamento.
O GEM só poderá ser se os requisitos a seguir tiverem sido atendidos:
1 – Todas as ações estiverem com concluídas, inclusive as que possuírem o Status CONCLUIR DEPOIS.
2 - Todas as pessoas notificadas derem o retorno que estão cientes da implantação do GEM.
3 – Ter a confirmação da Efetividade da Mudança.
O Dono do GEM receberá um e-mail informado que a última pessoa notificada está ciente das mudanças
implantadas.
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
O GEM foi IMPLANTADO e ARQUIVADO para consultas e geração de relatórios.
1 – Clique
em EDITAR.
2 – Clique na ficha FECHAMENTO.
3 – Confirme a efetividade da
implantação do
GEM.
5 – Clique em CONCLUIR GEM.
4 – A data é
automática.
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CONSULTANDO O GEM
Após o fechamento do GEM o mesmo só poderá ser visualizado através do menu : GESTÃO DE MUDANÇAS – CONSULTAR GEMS.
Na tela CONSULTAR GEMS realize uma pesquisa por um GEM fechado ou qualquer outro status GEM. Aqui
você poderá consultar não somente os GEMS que você participou como qualquer GEM iniciado na sua
empresa. Para facilitar a localização de um GEM o sistema permite a utilização dos seguintes filtros:
FILTRO COMO FUNCIONA
Número do GEM Este filtro só funcionará se for digitado todo número. Você pode copiar este número do e-mail que você recebeu e colar no respectivo filtro do SGM.
Título Você poderá digitar qualquer informação que faça parte do título. No exemplo abaixo, se você digitasse a palavra “refrigeração” o SGM retornaria além do registro exemplificado, todos os demais registros que tivessem a palavra ou frase digitada no seu título.
Envolvidos Funciona de forma idêntica ao filtro Título. Ao digitar um nome ou sobrenome o SGM retornará todos os DONOS e ORIGINADORES que tenham o nome ou sobrenome informados.
Status Você poderá escolher na lista um status para ser pesquisado. QUALQUER retornará todos os status.
Após preencher os filtros desejados clique no botão INICIAR BUSCA . No exemplo a pesquisa foi realizada utilizando o filtro Status. Abra o GEM desejado através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
ATENÇÃO!!! Na tela de CONSULTAR GEMS nenhum GEM poderá ser alterado, mesmo que ele esteja ativo e você seja o Dono, Revisor, Responsável ou Aprovado. Para realizar alterações acesso à tela MEUS GEMS.
1 – Clique no menu GESTÃO DE MUDANÇA
> CONSULTAR GEMS
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CANCELANDO O GEM
O GEM só poderá ser cancelado em qualquer parte do Fluxo, exceto depois de IMPLANTADO. Somente o perfil de APROVADOR da empresa poderá cancelar o GEM.
Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ).
Todas as pessoas envolvidas até a etapa em que o GEM foi cancelado serão notificadas sobre o seu cancelamento e motivos informados por e-mail. IMPORTANTE! Uma vez cancelado não será possível reabrir um GEM. Porém, você poderá consulta-lo pelo menu GESTÃO DE MUDANÇAS – CONSULTAR GEMS.
1 – Clique no ícone EDITAR.
2 – Clique em CANCELAR GEM.
3 – Informe os motivos.
4 –Clique em CONFIRMA.
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CONSULTADO O HISTÓRICO DO GEM
Toda intervenção no GEM que influencie no seu fluxo de andamento ou cancelamento de ações, revisões,
além do envio de e-mails para as pessoas que fazem parte do GEM em questão, também é gravada no
histórico do GEM para visualizar o histórico basta editar o GEM conforme descrito anteriormente e clicar na
ficha HISTÓRICO. Você poderá ver qual ação foi realizada, quem realizou, quando realizou e com que estar
o GEM no momento.
INCLUINDO UM HISTÓRICO AVULSO
Em algumas etapas do Fluxo do GEM você poderá incluir um Histórico Avulso que tem a função de
REGISTRAR INFORMAÇÕES e AVISAR POR E-MAIL as pessoas envolvidas, porém não alterando nem o
Status e nem o Fluxo do GEM. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize
GEM utilizando os filtros conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis
amarelo ).
1 – Clique em INCLUIR HISTÓRICO.
2 – Digite as informações desejadas.
3 – Clique em CONFIRMAR.
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SUBSTITUINDO REVISORES DO GEM
Imagine que um GEM tem três Revisores e um deles entrou de férias sem realizar a revisão necessária para a continuidade do fluxo do GEM. O que aconteceria? Neste caso o GEM ficaria parado até que o Revisor voltasse ao trabalho. E se o Revisor deixasse de fazer parte do quando de funcionário da empresa? Neste caso o GEM nunca seria implantado. Por isso existe um mecanismo de substituição do Revisor em um GEM. Acesse o SGM, no menu GESTÃO DE MUDANÇAS – MEUS GEMS e localize GEM utilizando os filtros
conforme descrito anteriormente. Abra o GEM através do ícone EDITAR (lápis amarelo ). Em seguida
clique no ícone MUDAR REVISOR (duas setas ).
O campo REVISOR ficará editável. Selecione o novo Revisor e clique no ícone SALVAR (disquete preto ). Se
desistir da modificação clique no botão Cancelar (ícone proíbido ).
O novo Revisor receberá um e-mail informado que ele estará substituindo o Revisor antigo no GEM
específico.
1 – Clique em MUDAR
REVISOR.
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IMPRIMINDO GEMS A impressão dos GEMS é feita através do menu RELATÓRIOS – LASTAGEM GEMS. Você poderá visualizar os
GEMS que serão impressos através de diversos filtros: Nº do GEM, Período de Abertura, Status, Dono,
Unidade, Criticidade, Temporalidade e ainda escolher o modo como às informações serão visualizadas:
LISTA ou FICHA. Após preencher os filtros desejados. Clique no botão VISUALIZAR RELATÓRIO.
EXPORTANDO DADOS DO RELATÓRIO Para exportar os GEMS exibidos no relatório para Excel, PDF ou Word você deve clicar no ícone EXPORTAR
e depois escolha o formato desejado.
2 – Preencha os FILTROS.
3 – Clique em VISUALIZAR RELATÓRIO.
RELATÓRIO
FICHA
RELATÓRIO LISTA
Clique em EXPORTAR e escolha o formato: Excel,
PDF ou Word.
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