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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
PRÁTICAS TÉCNICO-COMERCIAIS
Data de Inicio: 29 de Outubro de 2010
Data de Fim: 26 de Outubro 2012
Formador (a): Filipa Joaquim
Localidade: Torres Vedras
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
INDICE
INDICE.................................................................................................................2
OBJECTIVOS GERAIS.............................................................................................2
OBJECTIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................4
BENEFÍCIOS E CONDIÇÃO DE UTILIZAÇÃO DOS MESMOS.....................................4
PUBLICO ALVO OU DESTINATÁRIOS DA FORMAÇÃO.............................................4INTRODUÇÃO.......................................................................................................5
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS..........................................................................64
OBJECTIVOS GERAIS
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
Certificação Escolar e Profissional - 9º ano de escolaridade + Qualificaçãode nível 2.
Os formandos no final do curso deverão estar aptos a aplicar
correctamente os conhecimentos e as competências adquiridas ao longodo curso e, no âmbito do Estágio em Contexto de Trabalho, as competências
profissionais.
O/A Empregado/a Comercial é o/a profissional que executa tarefas
relacionadas com a venda de produtos e/ou serviços, em estabelecimentos
comerciais, de acordo com os procedimentos pré-estabelecidos, tendo em vista
a satisfação dos clientes.
Actividades Principais
• Participar no controlo quantitativo e qualitativo de produtos, e proceder à sua
armazenagem no estabelecimento comercial.
• Arrumar o espaço de venda, expondo e repondo os produtos/informação, e
mantendo as condições ambientais adequadas, de acordo com critérios pré-
estabelecidos.
• Acolher clientes, diagnosticar as suas necessidades, indicar a localização dosprodutos/serviços comercializados no ponto de venda, apresentar os mesmos
tendo em conta as suas características, condições de venda e serviços pós-
venda.
• Processar a venda de produtos/serviços, calculando o valor da venda, cobrando
a despesa ao cliente e zelando pelo seu acondicionamento/transporte.
• Receber e tratar/encaminhar reclamações, bem como outras situações
posteriores à venda, actuando de acordo com critérios pré-estabelecidos.
• Executar operações de controlo de caixa - abertura e fecho.• Cumprir os procedimentos administrativos referentes à actividade comercial.
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OBJECTIVOS ESPECÍFICOSComo objectivos específicos foram identificados os seguintes:
Descrever as funções e os requisitos da gestão de arquivo
BENEFÍCIOS E CONDIÇÃO DE UTILIZAÇÃO DOSMESMOS
Este manual esta elaborado com base numa linguagem técnica e combase teórica ao que será apresentado em contexto de sala de aula.
Os formandos poderão ter neste manual um apoio teórico-prático para odesenvolvimento da sua futura actividade como Empregado/a Comercial . Omanual deverá ser utilizado como suporte das sessões teórico práticas aministrar na sala de formação. Todas as definições, rácios e conclusõesestarão presentes neste manual
PUBLICO ALVO OU DESTINATÁRIOS DAFORMAÇÃO
Idade: 15-23 anos;
Habilitações: com o 6º ano de escolaridade, 7º ou frequência do 8º ano;
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INTRODUÇÃO1 CONCEITO DE ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de suaacumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).
Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidose recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suasactividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros”.1
Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:
a) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição.Não se considera arquivo uma colecção de manuscritos históricos, reunidospor uma pessoa.
b) Origem no curso de suas actividades. Os documentos devem servir de provade transacções passadas.
c) Carácter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um
documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significamuito menos do que quando em conjunto.
O termo arquivo pode também ser usado para designar:
* Conjunto de documentos.
* Móvel para guarda de documentos.
* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.
* Órgão governamental ou institucional cujo objectivo seja o de guardar e
conservar a documentação.
* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetesou em grandes sistemas automatizados.
Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentaçãoresultante dos departamentos, sectores ou órgãos de uma entidade pública ou
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privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação paraadministrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de umgoverno, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto paraconduta das transacções rotineiras, diárias, como para a formulação de
programas de largo alcance - directrizes, procedimentos, planos, programas. Umgoverno depende literalmente de seus arquivos. Como memória, os arquivoscontêm informação sobre todos os aspectos das actividades governamentais,que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos sãoacumulados e preservados.
1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS:
1a Finalidade = Servir à administração.
2a Finalidade = Servir à história.
Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural).Observa-se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas daDocumentação. 2 Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro àadministração que o criou, depois é que serve à história - após o esgotamento daactividade administrativa.
O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dosdocumentos.
1.2 CLASSIFICAÇÃO
Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos:
- As entidades manejadoras.
- Os estágios de sua evolução.
- A extensão de sua actuação.
- A natureza dos documentos.
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1.2.1 Entidades Manejadoras (características das organizações).
Federal
Públicas Estadual
Municipal
Sindicatos
Colégios
Institucionais Igrejas
ONGs
Sociedades, Associações, Conselhos
Empresas
Indústrias
Comerciais Companhias
Pequenas e médias empresas
Escritórios
Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.
.1.2.2 Estágios de sua evolução.
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Tendo como objectivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensávelque os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuáriocom precisão e rapidez. A metodologia a ser adoptada deverá atender àsnecessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo qual
passam os arquivos.
Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes1 como as três idades dosarquivos: corrente, intermediária e permanente.
* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ouconsultados frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ourecebeu.
* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir defonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dosdocumentos é transitória.
* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos queperderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face aovalor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamenteditos.
A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneiradiferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.
1.2.3 Extensão de sua actuação.
Quanto à abrangência de sua actuação, os arquivos podem ser sectoriais, geraisou centrais.
Os arquivos sectoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,cumprindo funções de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram aestrutura de uma instituição, centralizando, portanto, após um período asactividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos produzidos pelaspenitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivossectoriais. Após um determinado período e análise, essa documentação passarápara o arquivo intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo
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Público Estadual de Pernambuco é o arquivo central do Estado, com legislaçãoespecífica para administrar e guardar a documentação produzida pelo Estado dePernambuco.
1.2.4 Natureza dos documentos.
Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivoespecial e arquivo especializado.
* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas:fotografias, discos, fita, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecemtratamento especial não apenas quanto ao armazenamento, mas tambémquanto ao registo, acondicionamento, controle e conservação.
* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiênciahumana num campo específico - independente da forma física que apresentam.Por exemplo: arquivos médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa,arquivos de engenharia.
1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
Estudos desenvolvidos pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pelaAssociação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação daterminologia arquivística existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciadapelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.
2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
2.1 QUANTO AO GÊNERO:
- Textuais: manuscritos, dactilografados ou impressos.
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- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitasmagnéticas.
- Cartográficos: mapas, atlas, plantas.
- Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.
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2.2 QUANTO À ESPÉCIE:
Mensagem - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo,Legislativo e Judiciário).
Ofício - correspondência de carácter oficial, equivalente à carta trocada entreautoridades no exercício da função.
Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, microgravados enviados,simultaneamente, a vários destinatários.
Relatório - documenta em que se expõe à autoridade superior, odesenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais.
Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido oupedidos à autoridade competente.
Despachos - manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de suacompetência, submetidos à sua apreciação em autos ou papéisadministrativos.
Exposição de motivos - documenta em que os ministros de Estado e Dirigentesde órgãos directamente subordinados ao Presidente da República, a ele sedirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas.
Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores deEstados.
Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores eas representações diplomáticas.
Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc., sedirigem aos particulares em geral.
Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.
Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.
Certidão - documenta emanada de autoridade pública mediante o qual se atestaque algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registado emalgum documento ou registo.
Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.
Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo defuncionamento interno de cada repartição.
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Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução deuma lei.
Ordem de serviço - documenta autorizado à execução de algum serviço.
Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com carácter deobrigatoriedade - cria, extingue ou modifica direito.
Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme ascircunstâncias e o objecto, pelo Judiciário, pelo Executivo ou peloLegislativo.
Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agentegraduado do Poder Público, determina providências de carácteradministrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço,nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em falta.
Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, degoverno é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suasmãos o Poder Legislativo, então suspenso.
2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:
- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais adivulgação não prejudica a administração.
- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem serde conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais parasalvaguardar sua custódia e divulgação.
- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular,ainda existem os graus de sigilo:
* Ultra-secreto: excepcional segurança, planos, projectos de guerra oucientíficos, negociações militares e políticas.
* Secreto: planos de operações militares, planos de operações económicas.* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer
a sociedade.
* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público emgeral.
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LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas
nacionais e internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista,consulte:
CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C..Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p.39-45.
3 ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilizaçãoconstante, para a tomada de decisões das administrações.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase semprerespondem ainda pelas actividades de recebimento, registo, distribuição,movimentação e expedição dos documentos correntes. Razão porque,frequentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições adesignação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outradenominação similar, informa Paes.1
Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro sectores asactividades dos Arquivos Correntes:
- Protocolo (recebimento, classificação, registo e movimentação).
- Expedição.
- Arquivamento (o processo de arquivar).
- Empréstimo e consulta.
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3.1 PROTOCOLO
As rotinas que se referem ao sector podem ser assim discriminadas:
Recebimento e classificação
PASSOS
ROTINAS
1 Receber a correspondência.
2 Separar a correspondência oficial da particular.
3 Distribuir a correspondência particular.
4 Separar a correspondência oficial de carácter ostensivo da de
carácter sigiloso.
5 Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.
6 Abrir a correspondência ostensiva.
7 Interpretar e classificar com base no código de assuntoadoptado.
8 Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (cantosuperior direito do documento). Figura 1.
9 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha deprotocolo.
10 Encaminhar os papéis ao sector de registo e movimentação.
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FIGURA 1
CARIMBO DE PROTOCOLO
3.1.1 Registo e movimentação
Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.
PASSOS
ROTINAS
1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).
2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha
de procedência e assunto (quando for o caso).4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
5 Receber dos vários setores os documentos a seremredistribuídos, anotar nas respectivas fichas numéricas o novodestino.
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.
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DATA NÚMERO
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FIGURA 2
FICHA DE PROTOCOLO
No do Protocolo Código
Assunto
Data
Entrada
Espécie
PROCEDÊNCIA
Data
Documento
No de
Origem
ASSUNTO
DISTRIBUIÇÃO DATA RECEBIDO DATA
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FIGURA 3
FICHA DE PROCEDÊNCIA
PROCEDÊNCIA:
DOCUMENTO
ESP E No DATA ASSUNTO No PROTOCOLO
FIGURA 4
FICHA DE ASSUNT
CÓDIGO
DOCUMENTOESP E No DATA PROCEDÊNCIA No PROTOCOLO
FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.
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3.2 EXPEDIÇÃO
ROTINA DE EXPEDIÇÃO
PASSO
S
ROTINAS
1 Receber a correspondência (original, envelope e cópias em corese quantidades a determinar).
2 Verificar se não faltam folhas em anexo.
3 Numerar e completar a data no original e nas cópias.
4 Separar o original das cópias.
5 Expedir o original, com os anexos se for o caso.
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes quelhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivopropriamente dito.
Fonte: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.
3.3 ARQUIVAMENTO
A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aosenfoques sobre a classificação dos arquivos.
Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos,subgrupos - entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.
As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devemser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si ediferentes daqueles incluídos nas demais classes. O que evitará ambiguidadesno momento da classificação e da procura - ou da reclassificação. Assim, asclasses subdividem-se em subclasses, contendo certo número de gruposhomogéneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se dasoutras subclasses.
M - classe
Ma - subclasse
Mv - subclasse.
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De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formandopara cada subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assimsucessivamente. E, claro, essa subdivisão não se levará mais além doestritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar todos os casosapresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custosdo arquivamento.
Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas astarefas complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muitoonerosa. Para ordenar os elementos em uma classificação dada, são possíveisduas ordens de classificação:
a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinadalíngua).
b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.
As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordemnumérica e suas derivações. As classificações também chamadas métodos dearquivamento se dividem em básicas e padronizadas.
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Alfabético
Geográfico
Básicos Numéricos Simples
Cronológico
Dígito-Terminal
Assunto Alfabético Dicionário
Enciclopédico
Numérico Duplex
Decimal
Padronizados Variadex
Automático
Soundex
Rôneo
Mnemônico
Tais métodos integram dois grandes sistemas: directo e indirecto.
O sistema directo é aquele cuja busca do documento é realizada directamenteno arquivo.
O sistema indirecto é aquele em que, para se localizar o documento, é precisoconsultar um índice.
O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos epadronizados, consiste numa combinação de letras e números, é consideradoum sistema semi-indireto.
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Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são:
* Nome
* Local
* Data
* Assunto.
Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:
* Ordem alfabética
* Ordem geográfica
* Ordem cronológica
* Ordem de assunto.
3.3.1 Métodos básicos de arquivamento
3.3.1.1 Método alfabético
É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser consideradoseja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusivecom as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são realizadas em rigorosa ordemalfabética. As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas.
Características: busca directa
Elemento considerado: NOME
Nome: Milton da Cunha
Sobrenome: Cunha
Prenome: Milton da
Notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...
Notação composta/fechada: Aa-Ab...
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Am-Az...
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo
Paulino Andrade Andrade, Paulino
Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas
* Arranjo em ordem alfabética
2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.
João Antunes Antunes, Aníbal.
Aníbal Antunes Antunes, João.
Paulo Antunes Antunes, Paulo.
Waldemar Antunes Antunes, Waldemar
* Arranjo em ordem alfabética
3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjectiva, ou ligados porhífen, não se separam.
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
Humberto Castelo-Branco
Castelo-Branco, Humberto
Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano
* Arranjo em ordem alfabética
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4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomescompostos por um adjectivo e um substantivo.
Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo
Maria Santa Rita Santa Rita, Maria
Luís São Paulo São Paulo, Luís
* Arranjo em ordem alfabética
5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação denomes iguais.
J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas
Jonas Pereira Pereira José.
* Arranjo em ordem alfabética
6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.
Paula d’Alencar Alencar, Paula d’
Luíza da Câmara Câmara, Luíza da
José de Oliveira Oliveira, José de.
Mário do Couto Couto, Mário do
* Arranjo em ordem alfabética
7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome - mas nãosão considerados na ordenação alfabética.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.
Sebastião de PáduaSobrinho
Pádua Sobrinho, Sebastião de.
Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de
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8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.
Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).
Professor PauloRamalho
Ramalho, Paulo (Professor).
General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).
Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.).
* Arranjo em ordem alfabética
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9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.
Winston Churchill Churchill, Winston
Charles de Gaulle Gaulle, Charles de
John Kennedy Kennedy, John
Paul Schmidt Schmidt, Paul
* Arranjo em ordem alfabética
10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.
John Mac Adam Mac Adam, John.
Paul MacCarthey MacCarthey, Paul.
Gordon O’Brien O’Brien, Gordon
Giulio di Capri Capri, Giulio di.
* Arranjo em ordem alfabética
11) Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo sobrenome, quecorresponde ao sobrenome de família do pai.
José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José de
Francisco Pina de Mello Pina de Mello, Francisco
Angel del Arco yMolinero
Arco y Molinero, Angel del.
Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los
* Arranjo em ordem alfabética
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12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registados como seapresentam.
Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Anuar el Sadat Anuar el Sadat
* Arranjo em ordem alfabética
13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devemser transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação osartigos, preposições que compõem os nomes.
Banco Real S.A. Banco do Brasil
A Insinuante Banco Real S.A.Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)
EMBRATEL Colegial (A)
Banco do Brasil EMBRATEL
The Library of Congress Fundação Joaquim Nabuco
A Colegial Insinuante (A)
The Bank of Boston Library of Congress (The)
Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia
* Arranjo em ordem alfabética
14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeirosdevem ser precedidos pelo nome do país.
The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)
The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)
The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress (The)
* arranjo em ordem alfabética
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembleias, etc., osnúmeros arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer nofim, entre parênteses.
II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)
Quarto Encontro de Ecoturismo Encontro de Ecoturismo (Quarto)
3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3 o)
II Feira de PequenosEmpreendedores
Feira de Pequenos Empreendedores(II)
* Arranjo em ordem alfabética
EXERCÍCIO1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos já colocados. Observe
as regras de alfabetização.
2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:
5 o Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto
VIII Congresso Brasileiro de Mastologia
Margareth di Biase
Sir Laurence Olivier
Dr. José Augusto Oliveira
Marie Dupont
Janice Monte-Mor
José Peregrino da Silva Sobrinho
Joan Mac Donald
Antonio de los Rios
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
3.3.1.2 Método geográfico
O método geográfico é do sistema directo. Aconselhado para serviços que
utilizam pesquisas por áreas geográficas. Deve ser complementado por umíndice com o nome das pessoas e respectiva localização. O elementoconsiderado é o local. As melhores ordenações geográficas são:
a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
São Paulo São José dos Campos Silva, Paulo
São Paulo Lorena Vitório, João (Dr.)
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, José(General)
Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.)
Pernambuco Recife Dantas, Maria
Pernambuco Caruaru Lima, Alfredo
* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética dascidades. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dosnomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.
FIGURA 5
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São Paulo
Rio de Janeiro
Pernambuco
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordemalfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, semdestaque.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
São Paulo São Paulo Correa, Carlos
Santos São Paulo Nava, Pedro
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Silva, José (Dr.)
Rio de Janeiro Campos Gondim, Pedro
Recife Pernambuco Correa, Isac
Lorena São Paulo Ivo, Pedro (Juiz)
Itambé Paraíba Rabelo, Paulo
Brasília Minas Gerais Bonfim, Tiago
Brasília Distrito Federal Souza, Renato
* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes dascidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.
FIGURA 6Co-financiado pelo FSE e Estado Português
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c) Outros países
Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido dacapital e do correspondente.
PAÍS CAPITAL CORRESPONDENTE
Rússia Moscovo Gagarin, Yuri
Portugal Porto Guimarães, Pedro
Portugal Coimbra Rocha, João
Portugal Lisboa Dias, Fernando
Inglaterra Liverpool Star, Ringo
Inglaterra Londres Smith, Paul
França Rennes Bardin, Pierre
França Lorena Bardot, Brigite
França Paris Vadin, Roger
FIGURA 7
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Lorena - São Paulo
Limeira - São Paulo
Itambé - Paraíba
Inglaterra - Leverpool
Inglaterra - Londres
França - Rennes
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
EXERCÍCIO
1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório deEngenharia X:
Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco.
Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.
Rios de Caruaru.
Rodovias de Garanhuns.
Planta baixa de Salvador - Bahia.
Porto do Recife - Pernambuco.
Porto de Suape - Pernambuco.
Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA.
Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE.
Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.
3.3.2 Métodos numéricos
Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
Os métodos numéricos são indirectos, uma vez que, para se localizar umdocumento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético,em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foiarquivado. A numeração é sequencial.
Os métodos numéricos são:
a) Simples
b) Cronológico
c) Digito-terminal.
3.3.2.1 Simples
O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cadacorrespondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação coma ordem alfabética.
Além do registo das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índicealfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar osdocumentos.
Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizadopara reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria aabertura de pastas individuais.
O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos
especiais (discos, fitas, vídeos, etc.) e especializados (projectos de engenharia,prontuários médicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc.).
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FIGURA 8
GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES
Registo em pasta Índice alfabético(fichas)
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E 10 Oswaldo Paes
E 3 Lúcia Villa-Verde
E 2 Carlos São Pedro
E 1 Pedro Nava Filho
Correspondentes
Eventuais
6 Fundação GetúlioVargas
5 Oswaldo Peixoto
4 Banco do Brasil
3 Luis Carlos Ribeiro
2 Walter Rodrigues
1 Paulo de Castro
Correspondentes
Efetivos
Villa Verde - Lúcia - E 3
São Paulo, Carlos - E 2
Rodrigues, Walter - 2
Ribeiro, Luis Carlos - 3
Peixoto, Oswaldo - 5
Paes, Oswaldo - E 10
Fundação Getúlio Vargas -
6
Nava Filho, Pedro - E 1
Castro, Paulo de - 1
Banco do Brasil - 4
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FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática
3.3.2.2 Método Numérico Cronológico
Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse métodoé adoptado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe umnúmero (protocolo) e a data.
O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além donúmero e da data, estão contidas informações úteis em geral é chamadoprocesso, a partir daí.
A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos,inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de
arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cadadocumento recebe o seu próprio número de registo, constituindo-se numprocesso único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem omaior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indirectoexige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo,automatizado ou não.
3.3.2.3 Método Digito-terminal
Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamentode grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além
de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número dedocumentos - esse método é ideal para instituições que precisam arquivar umcrescente número de documentos: Caixa Económica/BNH, INSS, hospitais,bancos, etc.
De acordo com Paes, os documentos são numerados sequencialmente e sualeitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números,dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para aesquerda formando pares.
Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a
leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.
O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados noespaço destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida
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documentos terminados em 53 (valor secundário); e finalmente documentoscom valor terciário, armazenados com finais de números 94.
Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos,considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansãoequilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e osdocumentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesmaordem da leitura.
3.3.3 Métodos por assunto
Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos quedevem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto deque trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do
indivíduo ou da entidade.
Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento,determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”.3
A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução,depende da correcta interpretação dos documentos sob análise, além de amploconhecimento das actividades institucionais. É o método mais aconselhado noscasos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos.
No arquivamento por assunto, podem ser adoptados:
- Método alfabético
- Método numérico
3.3.3.1 Método alfabético
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivadaé pequena, deve-se adoptar um método alfabético que pode obedecer duasordens: ordem dicionário ou ordem enciclopédica.
3.3.3.2 Ordem dicionário
Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se àsequência das letras.
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Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionário, doDepartamento de Pessoal de uma instituição pública.
FIGURA 9
ORDEM DICIONÁRIA
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Verbas
Transferências
Promoções
Máquinas
Fichas Pessoais
Férias
Dotações
Diárias
Demisões
Créditos
Ajuda de custo
Admissão
Departamento
de Pessoal
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EXERCÍCIO
1. Organize os assuntos em ordem dicionário:
Treino de pessoal
Aperfeiçoamento de pessoal
Assistência técnica
Material permanente
Aquisição de material de consumo
Previdência e assistência social
Recrutamento de pessoal (selecção)
Quadros e tabelas de pessoal
Relações públicas
Publicidade
Exposições
Relatórios
Correspondência particular do director
Estatutos
Assembleia Geral
Conselho Director
Outros assuntos
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Férias
Pagamento
Salário-família
Assistência psicológica
Conservação e recuperação
Inventários
Operações bancárias
Património
Comunicações
3.3.3.3 Ordem enciclopédica
Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordemalfabética.
Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.
FIGURA 10
ORDEM ENCICLOPÉDICA
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Impressão
Exposição
Distribuição
Publicações
Aplicada ao trabalho
Aplicada à educação
Psicologia
Economia
Ciência Política
Administração
Pesquisas
Mestrado
Formação
Departamento deeducação
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EXERCÍCIO
1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adoptando comoclasses principais:Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Património.
Prédios e salas
Regulamentos
Organogramas
Admissão
Aluguer de salas
Receita
Correios
Condomínio
Telex
Gratificação de funções
Aquisição de material
Limpeza e conservação de prédios
Salários
Baixas de material
Mudanças
Concorrências
Licitações
Casa de empregadosCo-financiado pelo FSE e Estado Português
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Doutorado
Cursos
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Recrutamento de pessoal
Terrenos
Despesa
Dispensa de pessoal
Telégrafos
Férias
Gratificação por tempo de serviço
Rádio
Previdência social
Licenças
Satélite
3.3.4 Método numérico de assunto
O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações,pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o localexacto onde o documento deverá ser arquivado.
Usando-se métodos numéricos é indispensável:
1) Um índice alfabético.
2) Um código de classificação.
A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):
* Organização
* Documentação
* Necessidade do usuário.
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Utiliza-se neste sistema os métodos:
- Método duplex
- Método decimal
3.3.4.1 Método duplex
Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo dogénero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do género). Este métodonão possui a dificuldade apresentada pelo método decimal, onde se tem queprever antecipadamente todas as classes. Se, por um lado, o método permite aabertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenhacuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos, jáincluídos em subclasses.
No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.
Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorarcontabilmente empresas e indústrias, em dado momento passou a trabalharpara postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classesprincipais:
01 CONTABILIDADE 07 METAIS
02 EMPREGADOS 08 FERRAGENS
03 MÓVEIS 09 TINTAS
04 IMÓVEIS 10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES
05 SEGUROS 11 FERRAMENTAS
06 TRANSPORTES 12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO
Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material eléctrico. Oarquivista terá que abrir outra classe em seu código que reflectirá mais estanovidade:
13 MATERIAL ELÉTRICO
14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relaçãoentre as partes através de um traço-de-união.
1. CONTABILIDADE
1-1 CONTAS A RECEBER
1-1-1 CONTAS DO GOVERNO
1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA
1-2 CONTAS A PAGAR
1-2-1 BANCOS
1-2-1-1 ULTRAMARINO
1-2-1-2 FRANCÊS
1-2-1-3 ALEMÃO
1-2-1-4 DO BRASIL
..........
..........
10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES
10-1 ÓLEOS
10-1-1 ISOLANTES
10-1-2 LUBRIFICANTES
..........
..........
13. MATERIAL ELÉTRICO
13-1 FIOS
13-1-1 FITAS ISOLANTES
13-1-2 OUTROS CONDUTORES
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3.3.4.2 Método decimal
Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey(bibliotecário norte-americano).
Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos,denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápidalocalização. Tal classificação distribuí os assuntos em nove classes. A décimaclasse é reservada para os assuntos de carácter muito genérico, que não devemser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.
Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima parageneralidades e assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões,grupos, subgrupos, etc.
A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão
separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes.Portanto, a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos. Aparte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três ou maisalgarismos.”3
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. Atábua, tabela ou esquema, com a classificação adoptada tem o nome declassificador ou código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe umaclassificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua classificaçãoparticular.
Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo domecanismo da classificação decimal.
Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação deDewey - nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivistainiciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todosos assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão - se asclasses não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam domesmo assunto arquivados em locais diferentes.
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TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:
CLASSES
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
.....
SUBDIVISÃO DA CLASSE 6
600 - Ciências Aplicadas
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Domésticas
650 - Serviços Gerências
660 - Indústrias Químicas
670 - Manufacturas - miscelânea
690 - Construção
.....
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SUBDIVISÃO DA CLASSE 610
610 - Medicina
611 - Anatomia
612 - Fisiologia Humana
616 - Clínica Médica
616-1 - Cardiologia
616-2 - Sistema respiratório
À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo,partindo-se sempre do geral para o particular.
EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO
000 - Administração geral
100 - Pesquisas
110 - Psicologia
111 - Aplicada ao trabalho
112 - Aplicada à educação
.....
200 - Cursos
210 - Formação
220 - Especialização
230 - Pós-Graduação
231 - Mestrado
232 - Doutorado
.....
500 - Documentação e Informação
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PROGRAMA OPERACIONAL POTENCIAL HUMANO
510 - Sistema de bibliotecas
520 - Sistema de arquivos
530 - Automação e processamento de dados
531 - Sistemas
532 - Redes
ÍNDICE ALFABÉTICO
Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano declassificação, deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará comoinstrumento auxiliar na recuperação da informação.
FIGURA 11
ÍNDICE ALFABÉTICO
ASSUNTO
MÉTODO
DUPLEXDECIMAL
Administração Geral 0 000
Arquivos (Sistemas) 5-2 520Assistência Técnica 4 400
Biblioteca (Sistemas) 5-1 510
......
Cursos 2 200
Especialização 2-2 220
Mestrado 2-3-1 231
Doutorado 2-3-2 232
Processamento de dados 5-3 530
Psicologia (Pesquisas) 1-1 110
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Aplicada à Educação 1-1-2 112
Sistema
de arquivos 5-2 520
de bibliotecas 5-1 510
Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe3.
Duplex Decimal
PUBLICAÇÕES
Permuta de publicações
Exposição e feira de livros
Postos de vendas. Representantes
no país
no estrangeiro
Direitos autoraisENSINO
Cursos
Recrutamento
Alunos
Matrículas
Trancamento
Taxas. Anuidades. Mensalidades.
Bolsas de Estudo
ASSISTÊNCIA TÉCNICA
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Intercâmbio cultural
Acordos. Convênios.
SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Congressos
Aulas inaugurais. Discursos.
Visitas, visitantes.
3.3.5 Métodos padronizados
Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos comfinalidades comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento àsorganizações e fogem ao objetivo da disciplina. Comentários e observaçõessobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia. Entre estes métodospadronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automaçãopossibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento àsnecessidades da clientela.
3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA
Esta é uma das mais importantes actividades dos arquivos, uma vez que
corresponde à própria essência de sua formação: servir à administração e àhistória.
Todas as operações efectuadas no curso do trabalho arquivístico devemconsiderar a utilização racional das informações.
Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devemser cedidos. Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios sectores queproduziram, ou receberam, desde que autoridades, na mesma linha hierárquicaencarregadas façam a solicitação.
Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não
sejam retirados das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicaçõeséticas e os riscos que acompanham os empréstimos de documentos - éindispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a integridadedo acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.
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1 Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.
2 Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.
3 Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.
4 Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário delembretes (em ordem cronológica para poder ser feito controlede prazos).
5 Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê(quando a pasta não tiver sido restituída no prazo).
6 Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.
7 Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo
requisitante e devolvê-la.
Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.
4. PLANEAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE
Antes de planear um sistema de arquivo corrente, é preciso conhecerprofundamente a instituição para a qual os arquivos irão servir. Depois doconhecimento da realidade é que o projecto poderá ser elaborado.
Elementos que deverão ser levados em consideração para elaborar o projecto:
* a estrutura e organização da instituição (seus objectivos, suas actividades epara qual usuário se destinará o arquivo).
* as normas da instituição/empresa.
* a característica dos documentos, a frequência de uso, estado de conservação,número/quantidade dos documentos.
* o pessoal disponível para desenvolver as actividades do arquivo.
* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.
* previsão de desenvolvimento futuro.
* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço etempo.
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4.1 PROJETO
O projecto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situaçãoem que se encontra a documentação que será trabalhada. Assim como osprocedimentos até então adoptados de recebimento, registo, controle detramitação, expedição de correspondência, bem como o arquivamentopropriamente dito e o empréstimo.
Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados,ou características encontradas na instituição que não favorecem a administraçãodo arquivo (se for o caso).
Na segunda parte, o projecto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê daadopção de determinado método de arquivamento e controle de documentos.
Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao
arquivamento em questão.
O arquivista deverá incluir no projecto, cronograma de actividades, recursosnecessários e programa de treinamento.
4.2 EXEMPLOS:
4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria
A empresa Mercatto presta serviços de consultoria em quatro grandes áreas:
planejamento, organização, informática e treinamento.
No Serviço de Documentação existem diversos materiais e pela peculiaridade daempresa, com valores hierárquicos diferentes.
A memória como é denominado o arquivo técnico - é a documentação maisimportante, observe a ordem:
1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pelaconsultoria para os clientes (produção intelectual sobre determinadoassunto).
2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de actuação, além derelatórios, estudos, manuais, projectos, etc.
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3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programa, modelos remetidospela clientela. Esta documentação subsidia, na área documental, ostrabalhos da consultoria para a própria clientela.
Como exemplo, parte da memória referente a treinamento. O ciclo da“memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresae o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. Apartir daí as letras acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisãodo código inicial. O código é o referencial para a localização fixa - o arquivo éarranjado sequencialmente, pela ordem cronológica dos números (códigos). Ocódigo identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com ocliente, em questão, recebe o código
14.
CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/
ARQUIVO
14 Prefeitura da Cidade do Recife 14
14A Proposta
14A
Doc.1
Proposta de contrato 14A
14A
Doc. 2
Adendo ao contrato 14A
........
14C Treinamento
14C
Doc. 1
Texto básico: Por que treinar. 14C
14C
Doc. 2
Texto básico: O poder das organizações. 14C
14C
Doc. 3
Caderno de informações básicas. 14C
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14C
Doc. 4
Texto básico: A informática na organização. 14C
........
14F Seminários 14F
CÓDIGO CLIENTE MEMÓRIA/
ARQUIVO
23 Secretaria Estadual de Planejamento 23
23A Proposta
23ADoc.1
Proposta de contrato 23A
23A
Doc.2
Adendo ao contrato 23A
........
23C Treinamento
23C
Doc.1
Texto básico: Planejamento estratégico de
ações governamentais.
23C
23C
Doc. 3
Organograma da Secretaria dePlanejamento
23C
Mapoteca
23C
Doc.4
Caderno de textos básicos com exercícios. 23C
23G Sistema de automação 23G
Exemplo de outro cliente.
FIGURA 12
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ÍNDICE DE ASSUNTO
FIGURA 13
ÍNDICE DE CÓDIGOS
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Por que treinar 14C
Poder das organizações 14C
Planeamento estratégico dasacções... 23C
Informática nas organizações 14C
Importância do plane .na Adm.Púb.23C
Cadernos de textos básicos 23C
Cadernos de informações básicas14C
TRENAMENTOS
TEXTOS BÁSICOS
ÍNDICE DE ASSUNTO
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4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa
Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funçõesadministrativas, contáveis e de pessoal estão todas localizadas noDepartamento Administrativo. Adopta-se o método duplex, cujas novasclasses vão sendo abertas à medida da necessidade. Observando-se,antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se já não existe o assuntotratado no arquivo.
FIGURA 14
DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS
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Planeamento
14 - Prefeitura da Cidade do Recife
CLIENTESÍNDICE DE CÓDIGOS
6 DIVERSOS
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5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
4 MATERIAL
3 RECURSOS HUMANOS
2 INFORMÁTICA
1 ORGANIZAÇÃO
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
ÍNDICE
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Relação dos assuntos para arquivamento:
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
0-1 Orçamento
0-1-1 Contas a receber
0-1-2 Contas a pagar
0-1-3 Empréstimos
0-1-4 Impostos
1 ORGANIZAÇÃO
1-1 Regimento interno
1-2 Regimento - Bancos - Instruções
1-3 Organograma
1-4 Plano Director
2 INFORMÁTICA
2-1 Automação - Equipamentos
2-2 Prestação de serviços
2-3 Contratos
2-4 Programa de treinamento
3 RECURSOS HUMANOS
3-1 Relação de funcionários
3-2 Selecção (currículos)
3-3 Admissão
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3-4 Gratificações (distribuição de chefias)
3-5 Férias
4 MATERIAL
4-1 Relação de material de consumo (controle de stock)
4-2 Fornecedores
4-3 Compras
5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA
5-1 Contratos
5-2 Fornecedores
5-3 Técnicos
6 DIVERSOS
6-1 Aluguer
6-2 Terrenos
6-3 Directoria
6-4 Contrato
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FIGURA 15
ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS
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3 - 4 Gratificações
3 - 3 Admissão
3 - 2 Seleção (Currículos)
3 - 1 Relação dos funcionários
3 RECURSOS HUMANOS
2 INFORMÁTICA
1 - 4 Plano Diretor
1 - 3 Organograma
1 - 2 Regimento - bancos - instruções
1 - 1 Regimento interno
1 ORGANIZAÇÃO
0 - 1 - 4 Imposto
0 - 1 - 3 Empréstimo
0 - 1 - 2 Contas a pagar
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
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5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis econtrovertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização paraselecção dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos,atribuindo-se prazos de validade, considerando :
* prazo administrativo
* prazo legal
* prazo contável
* prazo permanente
Após a observação dos prazos há recomendações para elaboração dosinstrumentos de avaliação:
* tabela de temporalidade
* plano para destruição e/ou
* microfilmagem
5.1 CRITÉRIO PARA AVALIAÇÃO
• Se o arquivista elaborou um código de assuntos para os documentos doórgão, de instituição, terá menos dificuldade para acompanhar o plano dedestinação dos documentos, porque já conhece os assuntos• a avaliação não é feita por espécie de documento é feita por assunto;• a avaliação é feita por partes, em cada sector do órgão é realizadaanálise e levantamento de todos os grupos documentais do sector;• após a análise, cada sector faz sua proposta sobre prazo administrativode cada grupo de documento;• para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurídico queexaminará os códigos sobre Prescrição, Caducidade e Decadência;• os documentos de Direito Penal ainda são susceptíveis da pergunta : osdireitos do indivíduo, em causa, estão protegidos?3
Depois dos estudos, o arquivista propõe sua Tabela de Temporalidade. Éconstituída então uma comissão da qual fazem parte: a pessoa - chave doórgão dos documentos em pauta; o assessor jurídico; uma pessoa da
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0 - 1 Orçamento
0 FINANÇAS E CONTABILIDADE
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administração central do órgão, ou instituição, um historiador e o arquivista.Assim, a tabela de temporalidade construída, é examinada em várias sessões,até que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-seque a aplicação da tabela de temporalidade exige a autorização e aceite da
autoridade competente.
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5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS
Administrativo
Jurídico
Fiscal
PRIMÁRIOS Atos normativos
Histórico Programas de
trabalho
Relatório
Probatório Propostas orçamentárias
Exemplos
VALORES quanto aodocumento
DOS Histórico Princípio (cópias)
DOCUMENTOS Informativo de
Obs.: O grande unicidade quanto àinformação
recurso - identificar(recapitulativos)
SECUNDÁRIOS documentos
recapitulativo quanto aodocumento
Princípios (condição física)
de
forma quanto àinformação
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(grau deconcentração)
Os documentos públicos oferecem géneros de valores:
a) valores primários - para a própria Repartição;
b) valores secundários - para outras repartição e para pesquisadores
1) para a própria repartição - valor primário : administrativo, jurídico e fiscal:
2) para outras repartições e pesquisadores : valor secundário - para a história- valor cultural.
5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE
ASSESSORIA... SUBGRUPO...
ASSUNTO AC AG AI AN OBS.:
1. Projeto Bilateral de
Pesquisa
vigênci
a
5 anos 5
anos
recolh
e2. Projeto Multilateral dePesquisa
vigência
5 anos 5anos
recolhe
3. Intercâmbio dePesquisadores
vigência
5 anos 3anos
recolhe
4. Seminário, Congressos,Simpósios, Cursos rápidos,Reuniões Técnicas
vigência
3 anos
5 Expedições Científicas vigência 20anos 5anos
6. Vistos para PesquisadoresEstrangeiros
1 ano 2 anoselimina
r
Quando vinculado aum processo, fazerreferência quanto á
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eliminação
7. Reunião de ComissãoMista
2 anos 5 anos 5anos
recolhe
8. Bolsistas
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AC - Arquivo Corrente
AG - Arquivo Geral
AI - Arquivo IntermediárioFederal
AN - Ar uivo Nacional
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
OBRAS CITADAS
1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986.161p.
2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças ediferenças.Revista de Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17,
jan./jun. 1988
3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica;Arquivologia = ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.
OBRAS CONSULTADAS
1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: daconvergência de objetivos à diversidade da documentação e doprocessamento técnico. Revista Brasileira de biblioteconomia edocumentação, São Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978.
2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação dedocumentos e fichas para organização dos serviços de arquivos. Lisboa :Editorial Pórtico, 1975.
3 FEIJO, V. de M. Documentação e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre :SAGRA, 1988.
4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentação. 2. ed. Rio de Janeiro : Interciência, 1976.
5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2.
ed. São Paulo : Atlas, 1979.Página 64 de 65
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6 PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985
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