Os Esforços e Avanços da Sefaz na Gestão Documental
Alexandre MendonçaSecretaria da Fazenda
Departamento de Tecnologia da Informação28/03/2013
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Gestão de Conteúdo Digital - ECM
GED/ECM é um conjunto de tecnologias, ferramentase metodologias que provê um meio para capturar,gerenciar, armazenar,distribuir e preservar conteúdoem uma organização.
Publicar
Criar
Indexar
Armazenar
Descartar
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
Permite:• Incremento à produtividade;• Melhor controle da informação;• Acesso imediato a qualquer
documento;• Precisão e velocidade na localização
de documentos;• Maior controle das versões dos
documentos gerados;• Integração com outros programas
geradores de documentos.
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Aspectos Tecnológicos
• Repositórios seguros e auditáveis, promovendo a continuidade de negócios
• Workflows orientados em documentos
• Captura e transformação de imagens
• Controle de versões
• Renderização
• Taxonomia, temporalidade
• Indexação, gravação e visualização de documentos textuais e não textuais
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Histórico na Secretaria da Fazenda
• Final dos anos 90: criação de sistema de protocolo GDOC
• 2000: Criação da CADA na Sefaz
• 2001: Aquisição do Unisys InfoImage para gestão de documentos corporativa
• 2004: Publicação dos PCD e TTD-Meio
• 2005/06: Fim do suporte e manutenção do InfoImage
• 2008: Aquisição do Microsoft SharePoint 2007 com foco em portais, intranet e colaboração
• 2010: Oracle UCM como parte de suite de produtos para projeto RH-Folha
• 2010: Publicação dos PCD e TTD-Fim da Sefaz
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Projeto PROFISCO 9.7
• Implantação de ambiente para gestão corporativa de conteúdo e documentos eletrônicos
• Objetivos:
• Oferecer infraestrutura tecnológica corporativa
• Definir estratégia de gestão de conteúdo digital no âmbito fazendário
• Oferecer padrões e guias para novos projetos fazendários que envolvam conteúdo digital
• Promover a disseminação de conhecimento em gestão de conteúdo digital
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Estratégia de ECM para Sefaz
* Melhorar a eficiência e eficácia no manuseio dos documentos
* Reduzir o risco de perda e não localização de informações baseadas em documentos
* Reduzir o trabalho manual com documento físico
* Racionalizar procedimentos inerentes à gestão documental
Não considerar apenas tecnologia
Oferecer soluções de modernização de
processos de negócio, com apoio jurídico, tecnológico
e processualAlinhamento ao planejamento
estratégico
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
EAP do projetoImplantação de ambiente coorporativo para Gestão
Corporativa de Conteúdo (ECM) e Documentos (GED)
Ferramenta de ECM /GED implantada
Levantamento das iniciativas e demandas em ECM/GED
Elaboração dos requisitos da ferramenta a serem adquiridas
Compra da ferramenta
Implantação da ferramenta de ECM/GED
Guia para projetos ECM/GED elaborado e divulgado
Definição da estratégia de ECM/GED
Elaboração da guia para projetos ECM/GED, incluindo
templates para levantamento de requisitos e memorial descritivo
Divulgação da Estratégia e Guia
Comitê inter-departamental de gestão de documentos criado
Definição do escopo do comitê
Institucionalização e Formalização do Comitê
Escolha e convocação dos membros
Reuniões com participação da consultoria
Equipe de disseminadores (externa ao DTI) treinados na
ferramenta
Treinamento das equipes na ferramenta e no guia para
projetos ECM/GED
Disseminação do conhecimento da ferramenta por equipe de
disseminadores para os funcionários da SEFAZ em
geral
Equipe de desenvolvedores DTI treinada na ferramenta
Treinamento da equipe de desenvolvedores
2º Trim2013
Minuta Res. SF
A ser analisado por Comitê de TI
1ª reunião
realizada
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Produtos da Consultoria
• Geração de lista curta para soluções de ECM e apoio na RFP
• Estratégia de ECM da Sefaz
• Governança para Gestão de Conteúdo Digital
• Gerenciamento de demandas e guia para projetos ECM
• Próximos produtos:
• Validação de conformidade da solução adquirida (após aquisição)
• Treinamento de visão geral em ECM (após aquisição)
• Coaching do Comitê de Gestão Documental (primeiras reuniões)
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
Estratégia por tipos de ECM
• Gestão de Conteúdo Transacional: soluções de ECM com foco em automatizar e gerenciar documentos para atender às transações de negócios da empresa, muitas vezes com automação de processos e/ou integrados aos sistemas de gestão da empresa
• Gestão de Conteúdo Social: soluções de ECM com foco em compartilhamento e colaboração de documentos e tarefas, muitas vezes incluindo wikis, blogs, vídeos, monitoramento de tarefas e visualização através de browser ou portais
• Otimização de Canais Online: soluções de ECM com foco em portais, formulários eletrônicos e transações online.
• Gestão de Conteúdo como Infraestrutura: soluções de ECM com foco em criar uma arquitetura corporativa de gestão de documentos nas empresas e que façam parte de suas aplicações de negócios.
SharePoint 2010Ferramenta em
Licitação
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Governança de Gestão Documental
• Coordenar a implantação da prática de gestão de documentos digitais
• Manter um programa de gestão de documentos digitais contínua, e nãoapenas como implantação de software de gestão de documentos eletrônicos
• Ser o fórum para definições institucionais e priorização de projetosreferentes à gestão e automação de documentos da Sefaz
• Ser o fórum para encaminhamento de mudanças de normas internas e nalegislação para permitir a modernização do manuseio dos documentos daSefaz
Comitê de Gestão de Conteúdo Digital
Grupo de Gestão de Conteúdo
Digital
DTI DPG CADA
Portfolio de projetos
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Governança de Gestão Documental
• Implantar a prática de gestão de documentos digitais
• Responsável pelo programa de gestão documental, através da implantaçãoestratégica e avaliação da implantação de projetos de ECM
• Auxiliar áreas de negócio da Sefaz sobre como a tecnologia e gestãodocumental podem trazer benefícios, incentivando-as a gerar demandas
• Reportar ao Comitê sobre o andamento do programa
• Validar e manter a arquitetura técnica de ECM
Comitê de Gestão de Conteúdo Digital
Grupo de Gestão de Conteúdo
Digital
DTI DPG CADA
Portfolio de projetos
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Iniciativas de ECM na Sefaz
Amostragem feita em levantamento pela consultoria – projetos que podem fazer parte do programa de gestão de documentos digitais:
Projetos em execução:• Entidades Extintas – NAA• Cadastro de Fornecedores – CCF• Entidades Descentralizadas – GED• Fluxo de Processo Judiciário – DIJ• Ambiente Virtual de Aprendizado• Folha de Pagamento
Serviços no ar:• e-PAT• Regime Especial• Consulta Tributária – e-CT• Ouvidoria
Possíveis projetos a envolver:• GDOC/SPDoc• Acervo Fotográfico – FAZESP• Arquivo da SEFAZ-SP• GED-RH• Processos Administrativos• RH – Alteração de Férias• Incorporação de Décimos ou
Gratificação• Licença Prêmio• Manutenção Predial• Controle de Viatura/Transporte• Almoxarifado/Suprimentos• Controle de Patrimônio• Gestão de Licitações
Os Esforços e Avanços da SEFAZ na Gestão Documental
SPdoc?
• Soluções adquiridas de ECM complementam gestão documental do GDOC e SPDoc
• Aquisições não exigiram atendimento à IN APE/SAESP 01 de 2009, que trata de normas para gerenciamento de documentos digitais
• Expectativa que boa parte dos projetos de gestão de conteúdo digital possam ser migrados pro SPDoc com características de ECM
• Expectativa de migração no futuro do GDOC para SPDoc
• Instruções do SAESP são complementares à governança de gestão de conteúdo digital
Alexandre Mendonç[email protected] – 3243-2243
Secretaria da FazendaDepartamento de Tecnologia da Informação
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