คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป .................

การจดการความรของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

จดทาโดย สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

กรกฎาคม ๒๕๕๗

๒คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป

**************** ๑. เรองมาตรฐานงานดานงานสารบรรณ สาหรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การรบหนงสอ

๑. เมอมหนงสอเขา เจาพนกงานธรการสานกฯ ลงทะเบยนรบหนงสอจากนนนาเขาหนงสอและ

เอกสารแนบทกแผนใหเปนในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกสไฟลนามสกล .pdf ยกเวน : กรณเรงดวน และทราบภารกจนน ๆ วามผรบผดชอบชดเจนใหสงเรองในระบบใหเจา

พนกงานกลมงานฯ หลงจากนน ดาเนนการสงหนงสอ ดงน

๑.๑ นาสงเรองในระบบ และพมพเอกสารใหผอานวยการสานกฯ ลงนามมอบหมายงานและใหกลมงานดาเนนการ แลว Scan ใบทผอานวยการสานกฯ ลงนามเขาจดเกบในระบบเพมในเรองเดม พรอมทงนาสงเรองในระบบใหกลมงานฯ ทรบผดชอบดาเนนการ สวนเอกสารฉบบจรงนาสงใหภายหลงเมอผอานวยการสานกลงนามแลว

๑.๒ กรณเปนหนงสอเชญประชมรายบคคล ใหนาสงเขากลมงานฯ ทสงกด แลวกลมงานฯ สงใหผปฏบตตอไป

๑.๓ กรณเปนหนงสอรบจากภายนอกทรบจากสานกบรหารงานกลาง ใหเจาพนกงานธรการสานกฯ Scan เขาเอกสารทกแผน เนองจากสานกบรหารงานกลางจะนาเขา แคหนงสอใบแรกเทานน และตรวจสอบความถกตองครบถวน

๓๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน รบหนงสอเขาในระบบและลงทะเบยนรบกลมงาน จากนนนา

หนงสอสงผบงคบบญชากลมงานพจารณามอบหมายงานใหผปฏบตงานดาเนนการ พรอมเซนชอลงนาม

การสงหนงสอ

๑. เมอผปฏบตงานจดทาบนทก/หนงสอ ทมเอกสารแนบ สงผบงคบบญชากลมงาน ตรวจสอบความถกตองของบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ แลวลงนาม สงใหเจาพนกงานธรการกลมงาน ลงทะเบยนสงหนงสอกลมงาน

๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน นาสงเอกสารฉบบจรงใหผอานวยการสานกฯ ลงนาม เจาพนกงานธรการสานกฯ ออกเลขทะเบยนหนงสอสงของสานกฯ Scan เขาระบบนาเขาหนงสอทผอานวยการสานกฯ ลงนามแลว

๓. ระบบเปนเอกสารอเลกทรอนกส มบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ ทกแผน และตองใสชอเจาของเรองทในชองหมายเหต ตามรปแบบ ในชองหมายเหต “เจาของเรอง : ชอ-นามสกล ชอกลมงาน เบอรโทร ๔ หลก” เชน เจาของเรอง : นายสมชาย ชยเชษฐดารงกล กลมงานวทยาการคอมพวเตอร โทร.๙๒๗๑ พรอมทงตรวจสอบความครบถวนของเอกสาร แลวนาสงเรองในระบบใหสานกฯ ทตองการสงตามเอกสาร

กรณทตองสงฉบบจรง ตองจดเกบเปนเอกสารอเลกทรอนกสทกแผนเชนเดยวกน เชนเอกสารสาคญสงสานกการคลงและงบประมาณ หนงสอสงหนวยงานภายนอก หรอเรองอน ๆ ทเจาของเรองระบ

๔๒. มาตรฐานการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ๒.๑ ตงชอเอกสารแนบใหสอถงเนอหาทชดเจน

๒.๒ ไฟลตองเปนนามสกล .pdf ๒.๓ ความละเอยดในการจดเกบ ขาว-ดา ๒๐๐ dpi ส ๓๒๐ dpi ๒.๔ กรณทตองการแนบรปภาพเปนเอกสารแนบ ใหแปลงไฟลรปภาพเปน PDF กอนนามาแนบ

เนองจากถา scan จะทาใหภาพไมชด ๒.๕ พจารณาความเหมาะสมในการแยกเอกสารแนบทมมากกวา ๑ เอกสาร หรอเอกสารทม

จานวนหลายหนา เชนเอกสารรายงานตวชวดทมเอกสารมาก เพอลดการโหลดขอมลของระบบจากฐานขอมล ๒.๖ การวางแนวเอกสาร ใหเรยงตามเอกสารตนฉบบ

๒.๗ พจารณาการ Scan ใหเปนภาพส หรอขาวดา โดยคานงถงความจาเปน เชน แผนผงการไหลของขอมลทมการใชเสนเปนสตาง ๆ กควร Scan เกบเปนเอกสารส บนทก/หนงสอ ภายในสานกงานฯ ใหจดเกบเปนขาว-ดา

๒.๘ เอกสารทมความสาคญทางดานการเงนตองมการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเพอเกบเปนหลกฐานการเงน

๓. การเขาสระบบ e-office ๓.๑ การเขาส e – office ผานทาง Smartphone (สาหรบผใชงานทวไป สามารถเปดอานไดอยาง

เดยว ไมสามารถลงรบหนงสอได) smtp.senate.go.th/sarabun/

๕

๓.๒ เขาสระบบ e – office ทาง Web (สาหรบผใชทกระดบ สามารถลงรบหนงสอและใชงานระบบงานอน ๆ ได)

- URL Address http://eoffice.senate.go.th:38080/workflow/web/ - Click ทเมน e – office ทางหนาเวบไซต http://www.senate.go.th

๖๔. คมอการรบ-สง หนงสอภายใน ของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office)

การลงทะเบยนรบหนงสอ ของกลมงานบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ม ๒ วธ คอ การลงทะเบยนรบหนงสอผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) และการลงทะเบยนรบหนงสอทางสมดลงรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

๔.๑. การลงทะเบยนรบหนงสอ ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) มขนตอน ดงน ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการวฒสภา ๒. ใสชอผใชงานพรอมรหสผาน เพอเขาใชงานระบบ ๓. คลกไปทเมน “ขอมลเขา” เพอเขาสจะมรายการขอมลเขาทเจาหนาทธรการกลมงานบรหารทวไป ตองลงทะเบยนรบในระบบ

คลกขอมลเขา 1 ครง

ชอผใชงานและรหสผาน

๗ ๔. เลอกเรองเขา “กลมงานบรหารทวไป (สนส)”

รปซองจดหมายทเปดแลว หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอไดเปดอานหนงสอ ฉบบนนแลว รปซองจดหมายทปด หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอยงไมไดเปดอานหนงสอ ฉบบนน

๕. คลกไปทหนงสอฉบบทยงไมไดเปดอาน จะปรากฏดงภาพ

เลอกเรองเขา“กลมงานบรหารทวไป (สนส)”

รปซองจดหมายทเปดแลว

๘๖. คลก “ลงทะเบยน” หนงสอ

๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน ๘. คลก คาวา “ตกลง” ๙. ดเวลาทลงทะเบยนหนงสอรบ เพอนาไปใสในสมดทะเบยนหนงสอรบ (ลงดวยมอ) แลวคลกตกลง

๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน

๖. คลกท ลงทะเบยน 1 ครง

๘. คลกตกลง

คลก “ตกลง”

ดเวลาลงทะเบยนรบ

๙ ๑๐. พจารณาวาหนงสอทไดลงทะเบยนรบแลว ตนเรองตองการสงหนงสอใหกบกลมงานใด ๑๑. เจาพนกงานธรการ (เวรประจาวน) ดาเนนการสงหนงสอใหผอานวยการสานก เพอทราบ ๑๒. กลบมาคลกทเลขหนงสอทตองการสงอกครง เพอสงใหกบกลมงานทตนเรองตองการสง ๑๓. คลกททะเบยนหนงสอรบภายใน

๑๔. เลอกหนงสอทตองการจะสง โดยคลกทหนงสอฉบบนน

คลกท “ทะเบยนหนงสอรบภายใน”

คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “ผอานวยการสานก” ทราบ

๑๐ ๑๕. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๑๖. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๑๗. เลอกชอ นายคณวฒน วงศแกว ผอานวยการสานก (ชอบคคลทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๑๘. คลกท 1 ครง ๑๙. เลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงใหผอานวยการสานกฯ ทราบ

1.18 เลอกในหวขอทตองการเลอก

คลก “สงหนงสอ”

๑๕ ๑๖

๑๗

ชอทเลอกจะปรากฏอยดานซาย

๑๘

๑๙ เลอกขอความ

๑๑ ๒๐ คลก ตกลง

๒๑. คลกทหนงสอทตองการจะสง(อกครง) เพอสงใหกบ กลมงาน/บคคลทรบผดชอบ ทตองดาเนนการตามคาสงในหนงสอฉบบนน

หวขอทเลอกสง

คลกตกลง

คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “กลมงาน/บคคล ”

๑๒ ๒๒. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๒๓. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๒๔. เลอกชอ กลมงานทตองการสงหนงสอ (ชอทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๒๕. คลกท “เพม” ๒๖ . คลกท 1 ครง และเลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงให กลมงานนนฯ ทราบ ๒๗. คลก ตกลง

คลก “สงหนงสอ”

๒๔ ๒๕

๒๗ คลก ตกลง

กลมงานทเลอกจะปรากฏอยดานซาย

๒๖ เลอกขอความ

๒๓

๑๓ ๒๘. พมพหนงสอทลงรบเพอลงในเลมของทะเบยนหนงสอรบ (ดวยมอ)

เสรจขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

๔.๒ การสงหนงสอของสานกเทคโนโลยฯ ไปยงสานกตางๆ ภายในสานกงานเลขาธการวฒสภา ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการ และเขาสระบบฯ

๒. เลอกท “ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)” ๓. เลอกท “สรางหนงสอ”

คลก ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)

คลก สรางหนงสอ

๑๔ ๔. ใสรายละเอยดตางๆ ลงในชองทมเครองหมาย (**) ดงทปรากฏ

เมอใสขอมลครบถวนแลว จะปรากฏดงภาพ คลกท “บนทก” หนงสอ

คลกท “เอกสารแนบ” เพอใสเอกทตองการสง ๕. เลอกท “นาเขา” เพอใสเอกสารทตองการสง (เอกสารทสแกนไวแลว) ๖. คลกท “บนทก” ๗. คลกท “เลขหนงสอ” อกครง

ใสรายละเอยดในชอง ใหครบถวน

รายละเอยดทใสครบแลว

คลก เอกสารแนบ

๑๕

๘. เลอก สงหนงสอ ๙. เลอก สานกการคลงและงบประมาณ กลมงานบรหารทวไป ๑๐. เลอก เพม ๑๑. กลมงานทเลอก จะไปปรากฏดานซายมอ ๑๓. เลอก ขอความทตองการสงหนงสอใหสานกฯ ดาเนนการ ๑๔. คลก ตกลง

๕ นาเขา

เลอกเอกสารทตองการสง (โดยวธสแกน)

๗ คลก เลขทหนงสอ

๖ บนทก

๙. คลกสงหนงสอ

เลอก กลมงานบรหารทวไป

๑๑ เลอก

๑๓ เลอก ขอความทตองการใหทราบ

๑๒

๑๔ เลอก

๑๐ คลกเครองหมาย +

๑๖๔.๓. การสแกนเอกสาร (เพอนาเขาในหนงสอสง) ของสานกฯ เปดโปรแกรม

๒. เลอก “From Scanner”

๑. คลกปม “Create PDF”

๓. เลอก “เครองสแกน”

๔. เลอก “Scan”

๕. เลอก “Scan”

๑๗ เมอคลกปม Scan แลว เครองจะทาการสแกน หลงจากนนจะม Pop-up ขนมา ดงภาพ ใหคลกทปม “Done” ถาเครองประมวลผลออกมาแลวเอกสารตะแครง ใหทาดงน

1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวาเอกสาร เลอก “Rotate Pages…” เพอปรบตาแหนงเอกสาร

6. เลอก “Done”

1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวา “Rotate Pages…”

คลกเพอปรบตาแหนงเอกสาร

คลก “OK”

๑๘

คลกเลอก “File”

คลกเลอก “Save As…”

ตงชอเอกสารทสแกน

คลก“Save”

๑๙ ๔.๔. การลงทะเบยนรบหนงสอ ทางสมดลงรบของสานกเทคโนโลยสารสนเทศ หลงจากทพมพหนงสอออกจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) เรยบรอย

แลว นาเอกสารลงทะเบยนหนงสอรบในสมดลงรบ ดงน ๑. ประทบตราลงทะเบยนรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร

บรเวณมมดานบน (ขวา) ของกระดาษ พรอมระบ เลขรบหนงสอตามทลงทะเบยนในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (เลขรนโดยอตโนมต) วน เดอน ป และเวลาลงรบ ตามตวอยาง และพจารณาวาหนงสอทไดรบตองการสงใหกลมงานใดในสานก

- เลขรบท ใหลงเลขทรบ ตามเลขทรบในทะเบยนรบ - วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอฉบบนน - เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

๒. เกษยนหนงสอพรอมระบรายละเอยด เพอใหผอานวยการสานกลงนาม

“ปม” ลงทะเบยนรบหนงสอ ของสานกเทคโนโลยฯ

เลขรบหนงสอ วน/เดอน/ป ทลงทะเบยนรบ

เวลาทลงทะเบยนรบทางระบบฯ

กลมงานทจะตองดาเนนการในหนงสอตอไป

เกษยนหนงสอ เพอใหผอานวยการสานกลงนาม

๒๐๓. ลงทะเบยนรบหนงสอทสมดลงทะเบยนรบของกลมงานบรหารทวไป โดยกรอก

รายละเอยด ดงน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป

เลขทะเบยน

รบ ท ลงวนท จาก ถง เรอง การ

ปฏบต หมายเหต

๑ สว 0002.02/ว

822

6 ก.ย. 55 ผอ.สานกประชาสมพนธ

ผอ.สานกเทคโนโลยฯ

ขอเชญรวมบรจาคเงน โดยเสดจพระราชกศลถวายผาพระกฐนพระราชทานวดเบญจมบพตรดสตวนาราม

ก.บรหารทวไป

- เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขตามลาดบของทะเบยนหนงสอรบโดยเรมนบ ๑ ตดตอกนไปตลอดปปฏทน และเมอขนปปฏทนใหมกจะเรมนบ ๑ใหม เลขทะเบยนรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ

- ท ใหลงเลขทหนงสอของสวนราชการเจาของหนงสอนน - ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา - จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล

ในกรณทไมมตาแหนง - ถง ใหลงตาแหนงของผทมหนงสอมาถง - เรอง บนทกชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมช อเรองใหสรป

เรองยอ - การปฏบต บนทกชอผปฏบตงานของเรองนน ๆ หรอชอผท ผบ. กลมงาน

มอบหมายใหรบผดชอบ - หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

๓. เสนอผบงคบบญชากลมงานบรหารทวไป และเสนอผอานวยการสานก ตามลาดบชน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป