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5/17/2018 Apostila de Ms-Project - slidepdf.com
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TREINAMENTO BÁSICODE
MS – PROJECT
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Apostila de Treinamento Interno de Ms- Project Básico.Elaborado por: Marcio Cirilo – Técnico de Planejamento – marcio.cirilo@rdenge.com.br - 55 92 9902-3105
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O Que é um Projeto?
De acordo com Casarotto "define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e não repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e orçamento preestabelecido.."
Para Valeriano projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado.
Um projeto requer planejamento!
Exemplos de projeto:
• Construir uma casa • Realizar a mudança para uma nova fábrica • Desenvolver um novo produto • Escrever um livro • Planejar um curso
Definindo os Objetivos do Projeto
O primeiro passo na organização do projeto é definir clara e especificamente osseus objetivos. Para isso é fundamental que se tenha em mente acomplexidade e as restrições do futuro projeto, ou seja, os recursos envolvidos,
os prazos, etc.
Alguns passos que podem ajudar na definição dos objetivos do projeto:
1. O projeto é complexo e requer muito planejamento? 2. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso
de custos, muitas variáveis, etapas que dependem de outras etapas ouvárias fases que requerem coordenação?
3. Quais os parâmetros ou restrições dentro dos quais você precisatrabalhar para que o projeto seja bem sucedido?
Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas pessoasserão afetadas, e o cronograma. Considere a possibilidade de identificarcritérios que determinarão quando o projeto esta completo.
Partes do Projeto
Para o MS-Project Um projeto típico possui três componentes básicos quedefinirão as suas fases:
• Tarefas • Marcos • Recursos
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Tarefas
As etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. Astarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza doprojeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao
passo que outras podem ocorrer paralelamente.
Exemplos de tarefas:
Categoria do projeto Tarefas
Construção Fazer a terraplanagem no local
Entregar os materiais para a construção dotelhado
Instalar sistema de segurança
Colocar asfalto no estacionamento
Planejamento de eventos Contratar empresas que forneçam refeições
Embalar computadores
Instalar prateleiras
Pintar faixas indicando o caminho a seguir Desenvolvimento de produto Desenvolver especificações para os usuários
Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado
Marcos
Um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um
grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quandovocê completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.
Exemplos de marcos:
Categoria do projeto Exemplos de marcos
Construção Canteiro de obras pronto,Telhado pronto , Sistemade segurança ligado , Estacionamento asfaltado
Planejamento de eventos Prestadores de serviços contratados,
Equipamentos de escritório embalados,Inventárioarmazenado, Rota de maratona definida
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Desenvolvimento de produtos Testes do produto
Especificações terminadas
Receita para fabricação
Recursos
Para executar uma tarefa, você precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução datarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas pordia, sete dias por semana, freqüentemente você terá de levar em conta a suadisponibilidade. Não deixe de levar em conta as variáveis, tais comoprogramação de férias, duração da jornada de trabalho e acesso a prédios e
equipamentos.
Tipo de recurso Exemplos
Pessoas Vice-presidente
Carpinteiros
Fornecedores de refeições
Programadores
Redatores
Nomes de determinados indivíduos
Equipamentos Computadores
Impressoras Copiadoras
Máquinas de terraplanagem
Caminhões de mudança
Veículos da frota
Instalações Salas de reunião
Centros de processamento de dados
Salas de inspeção ou seleção
Depósitos
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Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MSProject serão alocados as atividades. Pelo calculo da formula do cronogramade recursos o MS Project utilizará o custo do recurso associado a tarefa paradefinir o custo da tarefa.
Exemplos de recursos:
Conhec endo o MS- Projec t
Porque usar o MS Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetosdeve poder controlar todos os estágios do projeto desde o planejamento até a
conclusão e a criação de relatórios para análise. O MS-Project 98 vempreencher este espaço atuando como ferramenta de trabalho possibilitandoque o gerente consiga planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar deforma rápida e eficiente.
Para Casarotto "um sistema de informações a projetos deve possuir as seguintes características básicas:
• Interligação das informações da WBS, Pert/CPM, cronograma e orçamentos, de modo que a alteração de determinada informação por meio de uma das ferramentas citadas seja mantida também nas demais...
• Sumarização das informações do nível operacional para os níveis superiores, gerando relatórios de controle com detalhamento compatível com os níveis de decisão a que se destinam
• Armazenamento das informações referentes aos documentos do projeto.. "
O MS Project 2000 é uma ferramenta de planejamento e organização paragerentes de projetos , ele possui numeras ferramentas de uso fácil, mas,também possui inúmeras ferramentas para ajudá-lo nas suas tarefas
complexas. O MS Project é uma ferramenta de planejamento para:
• Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem serfeitos;
• Agendar metas que devem ser alcançadas; • Agendar as tarefas nas seqüências corretas; • Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre
alocá-los; • Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento; • Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores
e fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajudá-lo em:
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• Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado"para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;
• Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas; • Testar diversos cenários antes de mudar o plano; • Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto
e solicitar feed-back sobre os seus progressos; • Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou Intranet;
Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venhamafetando o mesmo.
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1. INÍCIO DE UM NOVO PROJETO
Iniciando o Ms- Project
Clicar na área detrabalho para abriro MS-Project
Abrindo o MS-PROJECTpelo Menu INICIAR doWINDOWS
Figura 1 Item 1
Figura 2 Item 1
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Principais Ferramentas do MS-PROJECT.
1 – Barra de Menus
2 – Barra de Ferramentas
3 – Nome da Tarefa
4 – Duraçãog
5 – Início
6 – Término
7 – Nome das Predecessoras
8 – Nome dos Recursos
9 – Área do Gráfico de Grantt
10 – Barra de Modos.
8
1
2
3 4 5 6 7
9
10
Figura 3 Item 1
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2. DEFINIÇÃO DE UM NOVO CALENDÁRIO
Para alterar o calendário ou criar um novo calendário vá para a Barra de Menus e clicarem Alterar o Período de Trabalho.
Ao Clicar em Alterar o Período de Trabalho, iniciará uma nova tela e clicar no botãoNOVO .
Figura 1 Item 2
Figura 2 Item 2
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Marque a opção Criar um Novo Calendário Base e renomeie o calendário Exemplo:Teste e confirme em OK.
Alterando o Horário de Trabalho Exemplo:
De: 9:00 hs altere para ás 08:00 hs.Até: 13:00 hs altere para ás 12:00 hs.De: 13:00 hs manter.Até: 18:00 hs altere para ás 17:00 hs.
Figura 3 Item 2
Figura 4 Item 2
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Marcando dadas como feriados Exemplo clicar no dias que serão feriados e marquecomo Período de Folga ( dia 2 e 15 de novembro, feriados nacionais )
Marcando dias de folga, vamos programar dias de trabalho não padrão. Selecione dois
sábados alternados e marque como Período de Trabalho não Padrão.
Altere os horários de sábado e programe as horas extras até ás 12:00 hs.
Figura 5 Item 2
Figura 6 Item 2
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Feito as alterações de dias e haras de trabalho clicar em Opções e altere os seguintescampos:A Semana inicia no(a): ( domingo) mude para ( segunda-feira ).O ano Fiscal inicia em: ( Janeiro ) manter.Hora de Início padrão: ( 9:00 ) mude para ( 8:00 )Hora do Término Padrão: (18:00 ) mude para ( 17:00 )Horas por dia: ( 8:00 ) manterHoras por semana: ( 40:00 ) mude para (44:00 ).Dias por mês: ( 20 ) mude para ( 22 )
Feito todas as alterações clicar em Definir como padrão, clicar em OK, voltando para atela anterior clicar em OK novamente . Quando for definido como padrão todos osprojetos abrirão como este calendário definido.
Figura 7 Item 2
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3. DEFININDO DADOS DO PROJETO
Abra na Barra de Menus PROJETO e depois INFORMAÇÕES SOBRE OPROJETO.
Ao clicar em Informações sobre o projeto, vamos fazer o seguinte procedimento:
. Data de Início: ( Definir a data que o projeto se iniciará.
. Data de Término ( Definir a data que o projeto terá seu término.
. Agendar a Partir de: ( Data de Início do Projeto ) ou ( Data término do projeto ).
. Data atual : ( Manter ).
. Data de status: ( Manter ).
. Calendário: ( Padrão ) alterar para o calendário criado.
. Prioridade: ( De O a 1000 ) – Manter o 500 ( define o grau para o cálculo doCAMINHO CRÍTICO .
Figura 1 Item 3
Figura 1 Item 3
Figura 2 Item 3
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4. ELABORANDO A E.A.P. ( Estrutura Analítica de Projeto ).
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Logo que for definido a data de início do projeto ou término do mesmo vamos montarna coluna NOME DA TAREFA o modelo de E.A.P. acima descrito.
Figura 3 Item 4
Figura 4 Item 4
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5. MONTANDO A INTERMITIZAÇÃO DO PROJETO ( NÍVEIS E SUB-NÍVEIS).
Figura 1.Item 5
Figura 2.Item 5
Figura 3.Item 5
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Logo após ter montado a E.A.P . na selecione todas as atividades a partir do id 2 até aultima atividade do projeto. ( Ver Figura 1 Item 5 ).Após a seleção das atividades ao clicar na seta indicativa para a direita será dado umavanços nas atividades a partir do Id 2 para a direita. Portanto a atividade de numero 1passa a ser uma TAREFA SUMÁRIO . ( Ver figura 2 Item 5 ).Agora faça com as demais atividades conforme exemplos na figura 3 e 4 do item 5.
6. ADICIONANDO ESTRUTURA DE TÓPICOS
Figura 4.Item 5
Figura 1.Item 6
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Para adicionar Estrutura de Tópicos ao clicar na Barra de Menus vá Ferramentas eOpções ( Ver figura 1 item 6 ) .
Selecione a orelha Modo de Exibição e marque Mostrar número de Estrutura deTópicos e de um OK.
Assim a EAP aparecerá numerada conforme intermetização das atividades. ( Ver figura3 item 6 ).
Figura 2.Item 6
Figura 3.Item 6
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7. PREDECESSORAS E SUCESSORAS.
A única atividade a não ter predecessora e sucessora é atividade que for adotada como
início do projeto que está sendo desenvolvido.
a. TI – Término – Início
Quando eu Termino uma tarefa inicio esta tarefa. A atividade 3 do Projeto estásem predecessora ou sucessora, sendo esta atividade o início de meu projeto.Portanto a atividade 4 a predecessora dela é atividade 3 e ficou com a seguinteforma de vínculo 3TI-2d. Ou seja quando eu terminar a minha atividade 3 commenos 2 dias eu início a minha atividade 2. Poderia ter feito o seguinte vínculono início da atividade 3 inicio com mais 3 dias a minha atividade 4 ( 3ii+3).
b. II – Início – Início
No Início de uma atividade eu início esta atividade. No Id 6 temos o seguinte
vínculo 4ii+2d ou seja quando eu iniciar a minha atividade 4 com mais 2 dias eu
Figura 1.Item 7
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inicio a minha atividade 6. Poderia colocar de outra forma 4 TT + 6 ( faça oteste que a data de início da atividade se manterá a mesma .
c. IT – Início – Término
No Início de uma atividade eu termino esta atividade. No Id 7 temos o seguintevínculo na coluna predecessoras 6IT+7d ou seja, no início da atividade 6 euTermino a minha atividade 7 com mais 7 dias. Poderíamos colocar assim comoexemplo 6IT.
d. TT – Término – Término. Termino quando esta Terminar. No ID 5 temos o seguinte vínculo na colunapredecessoras 6TT ou seja, quando se Terminar a atividade 6 também Termino aatividade 5. Coloque como exemplo o seguinte campo 6TT+1d.
Vamos exercitar monte todas as predecessoras e sucessoras de seu projeto.
Considerando os seguintes pontos:
• Prazo de Execução do Projeto é de 210 dias corridos.• Data Início do Projeto será de 06/02/2006• Data máxima para Término de meu Projeto 25/08/2006
OBS: Você pode colocar várias Predecessoras e Sucessoras na mesma atividade:Exemplo: 2ii+5d;3ti-3;6tt+2 ( digamos que seja no ID 8 de meu projeto estasPredecessoras e Sucessoras ). Porém ela vai considerar a Data de Início daminha atividade a DATA MAIS TARDE. Use como separador das
Predecessoras e Sucessoras a tecla Ponto Vírgula (;) .
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8. ADICIONANDO RECURSOS
Atribuir nomes ouFunções de Recursos
Calendário em que osRecursos estãotrabalhando
Custo Unitário HoraUnidades de Recursos
Selecionar Tipo deRecurso se Trabalho ouMaterial
Definir custo unitário doRecurso
Definir o Calendário doRecurso
Figura 1.Item 8
Figura 2.Item 8
Tabela Planilha deRecursos
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9. ALOCANDO RECURSOS
Neste exercício vá em Janela e Selecione Divisão conforme Figura 1 do Item 9 e surgiráuma nova Janela onde iremos alocar os recursos do projeto desenvolvido.
Figura 1.Item 9
Figura 2.Item 9
Tabela Planilha deRecursos
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Selecione os recursos Humanos e logo após os recursos Materiais,conforme Figura 3 doItem 9.Feito a seleção dos coloque a quantidade de recursos na coluna unidade e confirme natecla OK.
Figura 3.Item 9
Figura 4.Item 9
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Logo que alocar o Recurso em uma ativade clic em próxima.OBS: Quanto a alocação de Mão-de-Obra Indireta, recomendo alocar nasATIVIDADES SUMÀRIOS
Figura 5.Item 9
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10. ALOCANDO CUSTOS.
Para mudar de tabela selecione na barra de Menus em Exibir > Tabela > Custo,conforme Figura 1 do Item 10.Na coluna Custo Fixo digite todos os valores em todas as Atividades com menos as
atividade sumários. Figura 2 Item 10.Concluída a alocação de todos os custos do Cronograma volte para a Tabela Entrada.
Figura 1.Item 10
Figura 2.Item 10
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11. CRIANDO FÓRMULAS NO MS-PROJECT
Para Personalizar fórmulas no MSP, temos que inserir algumas colunas . selecione nacoluna Predecessoras e com o botão direito do mouse clic 1 vez e selecione inserir
Figura 1.Item 11
Figura 2.Item 11.
Figura 3.Item 11.
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coluna ou também selecione pela barra de menus INSERIR > Coluna ( Figura 1 item11 ).Primeiro seleciona a coluna Texto 30 ( Figura 2 Item 11 ), a seguir o título será Unid. (
Unidade de Medida ).Segundo Inserir as colunas Numero 20 ( Qtd ), Numero 19 ( Qtd Exc ), Número 18 (
Saldo Exc ) e por fim a Número 17 ( % Exc.).
Figura 4.Item 11.
Figura 5.Item 11.
Figura 6.Item 11.
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Selecione a Coluna Saldo Exc. (Conforme Figura 4 Item 11) e marque na opçãoPersonalizar Campo.Feito está operação se abrirá uma tela onde terá a opção Fórmula (Conforme Figura 5
Item 11). Após está operação surgirá uma tela onde iremos personalizar a fórmula.(Conforme Figura 6 Item 11 ). Selecione o coluna pelo seguinte caminho Número >Número Personalizado > Número 20, na tela selecione tela da fórmula selecione aoperação Menos (-), e novamente selecione Número > Número personalizado > Número19, confirme em OK.Concluído a operação confirme em OK, até se fechar a tela e voltar para a tela da figura5 item 11.Na tela da Figura 5 item 11 selecione Número 17 e marque fórmula novamente. Masneste antes de personalizar a Fórmula abra um Parêntese, onde a fórmula com o formatoda figura abaixo descrita.
Figura 7.Item 11.
Figura 8.Item 11.
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12. TRAVANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO.
Após ter definido todas as etapas do planejamento (Definição de Calendário,EAP,Predecessoras e Sucessoras, Recursos, Custos e por fim Campos personalizados ),
podemos travar o projeto para controle.
Figura 1.Item 12.
Figura 2.Item 12.
Figura 3.Item 12.
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Figura 4.Item 12.
Figura 5.Item 12.
Figura 6.Item 12.
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Configurando a Linha de Base:• Selecione na Barra de Menus Formatar e Assistente de Gráficos de Grantt (
Figura 1 Item 12 );• Selecione Avançar (Figura 2 Item 12 );• Selecione a opção Outra e Linha de Base 3. ( Figura 3 Item 12 );• Na figura 4 Item 12, você pode selecionar as informações que irão aparecer
no Gráfico de Grantt,neste caso marque a opção Datas e avance.• Quando aparece a tele com o Botão Formatar (Figura 5 Item 12), selecione o
mesmo;• Por final ire surgir a tela Sair do Assistente (Figura 6 Item 12 ).• Para efetiva a Linha de Base selecione na Barra de Menus os seguintes
passos Figura 6 Item12 ):Ferramentas;Controle;Salvar Linha de Base.
Figura 7.Item 12.
Figura 8.
Item 12.
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• Por final irá aparecer no Gráfico a Linha de Base, onde a mesma nas tarefassumários irar ficar branco. Algumas atividade ficarão em Azul, as quetiverem em vermelho serão as atividades sem folga ou seja as Tarefas Críticas
13. CONTROLANDO O AVANÇO NO PROJECT.
Figura 2.Item 13.
Figura 1.Item 13.
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Figura 3.Item 13.
Figura 4.Item 13.
Figura 5.Item 13.
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Figura 8.Item 13.
Figura 6.Item 13.
Figura 7.Item 13.
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Para se fazer o avanço físico no MSP temos os seguintes passos:
• Primeiramente vamos inserir duas colunas na tabela entra que são as colunas% Concluída (Avanço em relação ao tempo consumido ) e % TrabalhoConcluído ( Avanço em relação ao H/H Consumido ). Ver Figuras 1,2,3 e 4
do Item 13;• Fazer a alimentação conforme exemplo Figura 5 item 13. Observe que na
tarefa sumário do projeto tem diferenças de avanço pois o mesmo temcritérios diferente acima citados.
• A outra de ver o acompanha resumidamente é inserir a Barra de Ferramentasde controle. Conforme figuras 6,7 e 8.
14. PRÍNCIPAIS RELATÓRIOS DO MS-PROJECT.
Figura 1.Item 14.
Figura 2.Item 14.
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Figura 3.Item 14.
Figura 4.Item 14.
Figura 5.Item 14.
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Figura 6.Item 14.
Figura 7.Item 14.
Figura 8.Item 14.
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Figura 9.Item 14.
Figura 10.Item 14.
Figura 11.Item 14.
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O MSP tem vários relatórios para controle do Projeto, mas vou exemplificar 3 dos maisimportantes:
Primeiro vá na Barra de Menus>Exibir>Relatórios>Personalizados, conforme Figura 1e 2 do Item 14.
Histograma de Mão-de-Obra
Selecione o Relatório Funções e Prazos e clic no botão editar, Marque coluna 1 eMensal, e Unidades de Pico e desmarque E atribuições de Tarefas. Conforme figura3,4,5,6 e 7 do Item 14.
Fluxo , de Caixa
Selecione o relatório Fluxo de Caixa e faça o mesmo procedimento acima doHistograma de Mão-de-Obra. Figura 8 e 9 do Item 14.
Programação Semanal
Selecione o Relatório Programação Semanal e faça o mesmo procedimento doHistograma de Mão-de-Obra. Conforme figura 10 e 11.
Lembro que o uso do MSP é um aprendizado constante, e se não houver a prática logotodo o uso de uma poderosa ferramenta de controle ficará no esquecimento.
BIBLIOGRAFIA
1. VARGAS, Ricardo Viana.Gerenciamento de Projetos com MS-Project 2000:
estratégia, planejamento e controle.Rio de Janeiro: Brasport, 20002. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerência de Projetos/ engenharia simultânea.
Nelson Casarotto Filho, Severino Fávero, João Ernesto Escosteguy Castro. – SãoPaulo: Atlas. 1999.
3. VALERIANO, Dalton L. Gerência em Projetos – Pesquisa, Desenvolvimento e
Engenharia. Dalton l .Valeriano – São Paulo: Makron Books, 19984. CATAPULT , INC. Microsoft Project 4 for Windows: passo a passo.São Paulo:
Makron Books, 19955. PYRON, Tim. Special Edition Using Microsoft Project 2000. QUE, 20006. VIEIRA, Newton Lemos. PERT-CPM . Rio de Janeiro: Manuais CNI, 1984