Arquivos e Gestão das Organizações: um recurso imprescindível

Paulo Leitão

Fundação Calouste Gulbenkian

Seminário SIAMEI. Lisboa, 12/12/2011 1

UMA QUESTÃO DE EFICÁCIA….

1. Acesso à informação pela sociedade:

1.1. Uma questão de cidania numa sociedade democrática

“São tarefas fundamentais do Estado:c) Defender a democracia política,

assegurar e incentivar a participação democrática dos cidadãos na resolução dos problemas nacionais”

Constituição da República Portuguesa, artº 9º

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UMA QUESTÃO DE EFICÁCIA….

“Todos os cidadãos têm o direito de seresclarecidos objectivamente sobre os actosdo Estado e demais entidades públicas e deser informados pelo Governo e outrasautoridades acerca da gestão dos assuntospúblicos”

Constituição da República Portuguesa, artº 48º, nº2

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UMA QUESTÃO DE EFICÁCIA….

1.2. Uma questão económica: um mercado de 32 biliões de euros na

Europa (estudo da EU)

Novembro de 2011 – Open Data Strategy

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UMA QUESTÃO DE EFICÁCIA….

2. Prestação de contas

“The backbone of Open Government”

Barack Obama

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UMA QUESTÃO DE EFICÁCIA….

3. Aumento da “performance” das organizações

4. Uma questão de futuro:

“Future generations will understand and learn from our actions and decisions”

Barack Obama

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UMA QUESTÃO DE EFICIÊNCIA….

1. Gestão da Informação

1.1. Gerir o crescimento

1.2. Assegurar um acesso eficiente

“The surge of information could overwhelm agency systems leading to higher cots and lost records”

Barack Obama7

UMA QUESTÃO DE EFICIÊNCIA….

2. Partilha de conhecimento e culturaorganizacional

[Organizações que aprendem?]

3. Avaliação do impacto das acções organizacionais

4. Redução de custos

5. Redução de esforços redundantes

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UMA QUESTÃO RECENTE E PROBLEMÁTICA….

A Web 2.0 e os Arquivos

3.Um problema de definição: o que constitui informação arquivistica neste contexto?

1.1. Sugestões de critérios a seguir:

NARA – Guidance on managing records in Web 2.0 / Social Media plataforms

NAA (National Archives of Australia) – Social media: another type of commonwealth record

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UMA QUESTÃO RECENTE E PROBLEMÁTICA….

1.2. Um exemplo (talvez) paradigmático das dificuldades

2010: Doação de todos os tweets públicos à Biblioteca do Congresso desde 2006 até 2010 e daqui em diante

Volume de informação (2006/2010): 5 TB.

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UMA QUESTÃO RECENTE E PROBLEMÁTICA….

QUESTÕES:

- Recolher/Preservar TUDO?

- Como Preservar?

- Acesso

- Copyright

- Preservação da vida privada

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UMA QUESTÃO RECENTE E PROBLEMÁTICA….MAIS QUESTÕES:

- Gestão da informação em ambiente interactivo e colaborativo (Autenticidade/ Informação Original / Informação derivada / Completude)

- Propriedade e controle dos dados

- Captura de informação frequentemente actualizada

- Que práticas de gestão da informação?

- Dificuldade de identificação de séries 12

REFERÊNCIAS

NAA -Social media: another type of Commonwealth record.http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/socialmedia/index.aspx

NARA – Guidance on managing records in Web 2.0/Social Media Plataforms. Nara Bulletin, 2011-02, October 2011http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html

NARA – A report on federal Web 2.0 use and record value. 2010.http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf

OBAMA, Barack - Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies: Managing Government Records. 28/11/2011http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records

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OBRIGADO!

pjleitao@gulbenkian.pt

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