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AVISO: Os exemplos contidos no HELP ONLINE são meramente ilustrativos e têm como objetivo principal
ensinar o usuário a utilizar o sistema. Os casos não refletem casos reais e não devem ser utilizados como
modelos.
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Criação da Contratação – Página 3
Preenchimento dos Dados Gerais – Página 4
Definição de Itens e Classificação de Despesas – Página 8
Programação de Entrega – Página 10 Anexação de Minuta ou Anexos (etapa opcional) – Página 13 Solicitação de Parecer Jurídico (etapa opcional) – Página 14
Emissão de Parecer Jurídico de Contratação (etapa que só é necessária em caso de ter ocorrido solicitação de parecer) – Página 17 Envio da Contratação para Aprovação – Página 21 Aprovação/Liberação da Contratação – Página 23 Criação da NAD – Página 27 Envio da NAD para Aprovação – Página 31 Aprovação da NAD – Página 32
Empenho no SIAFE-RIO – Página 35 Mensagem de Erro na Integração - Página 35 Mensagem do SIAFE-RIO Registrando o Empenho com Sucesso – Página 35 Termo de Alteração – Página 36
Aditivo de Prazo – Página 38 Aditivo de Quantidade/Valor Unitário e Alteração nos Itens e Classificação de Despesas – Página 40 Alteração da Programação de Entrega – Página 41 Exclusão da Programação de Entrega – Página 43 Aditivo de Escopo/Minuta – Página 44
Exclusão do Termo de Alteração – Página 46
Realização do Recebimento (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado) – Página 48 Realização do Recebimento de Serviços (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado) – Página 51 Encerramento da Contratação – Página 55 Interrupção da Contratação – Página 57 Contratação nos casos de Processos de compras (exceto os do Tipo SC) do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação – Página 60
Contratação – Item com Unidade Temporal – Página 65 Relatório da NAD – Página 66
Avaliação do Fornecimento – Página 68
Registro de Ocorrências – Página 70
Envio da Ocorrência para Efetivação – Página 73
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Cancelamento da Ocorrência – Página 74
Consulta de Ocorrências – Página 76
Criação da Contratação:
Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.
Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma contratação . Se o objetivo
for consulta a uma contratação, selecionar/preencher um ou mais filtros de consulta
disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.
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Passo 3: Preencher os campos da tela abaixo e clicar no botão CRIAR.
Preenchimento dos Dados Gerais:
Passo 4: Clicar no botão DADOS GERAIS para iniciar o preenchimento da Contratação.
ATENÇÃO: Após a criação de uma Contratação, as informações Unidade, Tipo de Aquisição, Número da Aquisição, Fornecedor e
Chave SIGA não poderão ser alteradas.
Clicando
sobre esta
frase aparece
o campo
PROCESSOS
VINCULADOS
(tela abaixo).
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Clicando-se sobre o processo desejado, consegue-se visualizar os Dados Gerais do Processo de Compra (tela abaixo).
O campo PENDÊNCIAS DA CONTRATAÇÃO exibe as etapas obrigatórias (tabela de pendências) para
ativação (aprovação) da Contratação. Para as etapas que não forem concluídas será exibido o ícone
e para as concluídas, o ícone .
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Passo 5: Preencher os Dados Gerais e clicar no botão GRAVAR.
Dicas de preenchimento: Tipo de Contratação - Selecionar uma das opções: Material, Serviços, Material e Serviços ou Obras de Engenharia. Número da Contratação - fica a critério do usuário e do seu órgão e serve para controle interno da Unidade. Data de Vigência - não é obrigatório seu preenchimento nesta etapa. Porém, sua definição será necessária para a liberação da contratação (passo que será mostrado mais a frente).
Preenchimento Opcional
O(s) Gestor(es) da Contratação deve(m) ser selecionado(s) neste momento. A seleção é feita pela escolha de um ou mais Gestores da Contratação (dentre os que aparecem no campo Disponíveis) e pela posterior transferência destes
(por meio do ícone ) para o campo Selecionados. .
Neste campo, aparecem os usuários com perfil Contratação.
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Definição de Itens e Classificação de Despesas: Passo 6: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESA.
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Passo 7: Selecionar os itens a serem incluídos na Contratação através da marcação dos checkboxes referentes a eles e selecionar o Elemento e o Sub-elemento de Despesa correspondentes. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.
Passo 8: Clicar no botão RETORNAR.
ATENÇÃO: Se aparecer algum item com a legenda ITEM JÁ ESTÁ ATIVO NA CONTRATAÇÃO e o número da contratação localizado abaixo desta frase, sua seleção não será possível uma vez que o mesmo já está incluído em outra Contratação.
Usar se for
necessária a
inserção de
observação.
Quando houver mais de um item, é possível replicar o elemento e sub-elemento de despesa de um item para outros itens, através das setas: > : usada para replicar o elemento e sub-elemento de despesa escolhidos de um item para o item posterior. >> : usada para replicar o elemento e sub-elemento de despesa inicialmente escolhidos para os demais itens.
ATENÇÃO: Não se esqueça de classificar/incluir todos os itens que desejar na Contratação porque, após a sua ativação
(aprovação), não será mais possível classificar/incluir nenhum item a ela. Antes de enviar a Contratação para aprovação, verifique
se todos os itens desejados foram classificados/inclusos. Os itens não incluídos ficam disponíveis para novas contratações.
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Programação de Entrega: Passo 9: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.
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Passo 10: Marcar o checkbox correspondente ao item desejado e clicar no botão CRIAR.
Passo 11: Marcar o checkbox correspondente ao item desejado, preencher sua Quantidade, a Data/Hora Prevista de Recebimento e o Almoxarifado correspondente para entrega. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.
ATENÇÃO: Não será possível o envio da contratação para aprovação se não tiverem sido criadas entregas
programadas para o consumo de todo o saldo de todos os itens.
ATENÇÃO: Durante a execução da contratação, inclusive após a sua liberação (Status Ativo), as entregas programadas
poderão ser editadas/excluídas/copiadas.
Para acontecer o recebimento, é preciso haver uma entrega programada no sistema, seja de material ou serviço, sendo
que só será possível receber quantidades iguais ou inferiores à programada.
ATENÇÃO: Podem ser criadas várias ou somente uma entrega (para todos os itens da contratação ou para cada um individualmente), conforme a marcação do checkbox à esquerda do(s) item(ns).
Neste campo,
seleciona-se o
Almoxarifado
correspondente
para entrega.
Após toda programação de entrega de um item ter sido realizada, a quantidade do mesmo fica zerada.
Caso o usuário não utilize o módulo de almoxarifado do SIGA, deverá preencher o local da entrega do material no
campo Local de Entrega.
Caso a programação de entrega corresponda à serviço, só aparecerão para preenchimento os campos
Quantidade e Data Prevista Recebimento.
No SIGA, não é possível, no campo Data Prevista de Recebimento, o preenchimento com data fora do prazo de
vigência da Contratação no SIGA.
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Passo 12: Clicar no botão RETORNAR.
Legenda dos Botões: EDITAR- serve para alterar a Quantidade e a Data Prevista de Recebimento. EXCLUIR - exclui a programação de entrega do item desejado. COPIAR- repete determinada entrega programada. Passo 13: Clicar no botão RETORNAR.
As opções de edição/exclusão/cópia da programação de entrega ficarão disponíveis após a criação da programação de entrega. O acesso a estas opções pode também ocorrer pelos seus gestores a partir da tela inicial da Contratação através da seguinte forma: Menu Contratação>> Submenu Contratar>> botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA>> botão EXIBIR.
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Anexação de Minuta ou Anexos (etapa opcional):
Passo 14: Clicar nos clipes ao lado da Minuta ou dos Anexos (onde houver necessidade de anexar arquivos).
14.1- Selecionar o arquivo por meio do botão PROCURAR e, em seguida, clicar no botão ENVIAR.
ATENÇÃO: Inserir todos os documentos pertinentes à Contratação permite que fiscais, gestores e interessados possam
consultar informações, no decorrer do contrato, dentro do próprio sistema.
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Solicitação de Parecer Jurídico (etapa opcional):
Passo 15- Clicar no botão SOLICITAR PARECER JURÍDICO.
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Passo 16: Preencher a solicitação de parecer jurídico e clicar no botão GRAVAR.
ATENÇÃO: Uma vez que se opta por solicitar parecer jurídico, o usuário deve aguardar o mesmo para poder ativar a contratação. Caso contrário, ele não consegue enviar a contratação para aprovação.
Os responsáveis pela emissão do parecer deverão ter perfil Parecer Jurídico.
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Quando se solicita parecer, o
item “Não possuir pendência
de parecer jurídico’’ fica como
pendente.
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Emissão de parecer jurídico de Contratação (etapa que só é necessária em caso de ter ocorrido solicitação de parecer): Passo 17: Clicar na frase Contratações com Pareceres Jurídicos Pendentes da Caixa de Entrada dos usuários com perfil Parecer Jurídico.
Passo 18: Clicar sobre a contratação (Chave) ou marcar o checkbox referente a mesma e clicar no botão EDITAR.
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Passo 19: Clicar no botão RESPONDER PARECER JURÍDICO.
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Passo 20: Preencher o campo Parecer e clicar no botão FINALIZAR.
É possível anexar arquivo do parecer através de clique no botão em formato de clipe.
Após esta ação deve-se: selecionar o arquivo por meio do botão PROCURAR e clicar
no botão ENVIAR.
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O SIGA através deste botão
exibe todas as
informações/alterações
realizadas na Contratação
desde a sua criação até o
seu encerramento.
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Envio de Contratação para aprovação: Passo 21: Após a conferência das informações, clicar no botão P/APROVAÇÃO do Workflow de Aprovação.
Caso o acionamento deste botão não esteja
disponível, é necessário checar se algum dado
obrigatório deixou de ser preenchido (se existe
algum item com bolinha vermelha nas Pendências
da Contratação).
ATENÇÃO: É fundamental completar todos os passos da Contratação, até torná-la ativa (Status Ativo).
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Passo 22: Selecionar um Aprovador dentre os Aprovadores Disponíveis e clicar em ENVIAR.
Observar que a aprovação
fica pendente após o envio
para aprovação.
ATENÇÃO: O Usuário Master (Gerenciador do SIGA) poderá cancelar a solicitação de aprovação, se
necessário.
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Aprovação/Liberação da Contratação:
Passo 23: Clicar na frase Contratações pendentes de aprovação da Caixa de Entrada do
aprovador selecionado.
Passo 24: Selecionar a contratação que irá ser aprovada ou rejeitada (marcando-se o checkbox
ao lado da Contratação e clicando-se no botão EDITAR ou clicando-se sobre o número da
Chave.
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Passo 25: Clicar na opção Aprovado ou Rejeitado do Workflow de Aprovação.
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Passo 26: Clicar no botão LIBERAR CONTRATAÇÃO.
A liberação da Contratação é a
última etapa antes de ela tornar-se
ativa (status Ativo).
Após a realização da liberação da contratação no SIGA, ela passa a ter status Ativo, possibilitando o recebimento dos materiais ou
serviços de acordo com a programação de entrega, consultas e, eventualmente, a alteração de algum dado originalmente gravado.
ATENÇÃO: Se a data de vigência ainda não tiver ser sido preenchida,
deve-se, antes da liberação da contratação, clicar no botão DADOS
GERAIS, preencher a data de vigência e clicar no botão GRAVAR.
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Após a liberação da contratação, aparecerá a tela abaixo:
ATENÇÃO: O Usuário Master (Gerenciador
do SIGA) poderá alterar o Gestor da
Contratação com status Ativo através do
botão DADOS GERAIS.
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Criação da NAD: Passo 27: Clicar no botão NAD.
Passo 28: Clicar no botão CRIAR, para criação de uma nova NAD.
ATENÇÃO: Os usuários podem, no SIGA, criar quantas NADs forem necessárias, desde que se atente para que o valor do
somatório das mesmas não ultrapasse o valor da contratação.
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Passo 29: Preencher os campos da NAD e clicar no botão GRAVAR.
Este campo
corresponde à
Data que a
Nota de
Empenho será gerada no
SIAFE-RIO.
Com a digitação da Chave SIGA
da NAD no SIAFE-RIO, o SIAFE-RIO
importará os dados previamente
preenchidos na NAD para a Nota
de Empenho.
ATENÇÃO: Ao marcar o código 3, todas
as informações do favorecido são
apagadas ficando disponível apenas o
campo número, que deverá ser preenchido com a Inscrição Genérica do
favorecido.
Aqui, seleciona-se Célula de Crédito. Se a
opção Nova Célula for marcada, os campos
Prog. de Trabalho, PT Resumido, Unid.
Orçamentária, Fonte de Recurso e
Modalidade, Identificador de Uso e Área
Geográfica, deverão ser preenchidos.
ATENÇÃO: As células de crédito e as naturezas de despesa disponíveis no SIGA são provenientes da integração SIGA-
SIAFEM. As informações presentes no SIGA vindas dessa integração referem-se aos dados do dia anterior. Após a
integração, as células de crédito e outros dados orçamentários ficam disponíveis para seleção no SIGA.
ATENÇÃO: Se a opção Utilizar outra célula de crédito tiver sido utilizada no planejamento de despesa, no momento
de criação da NAD, no bloco 2, no campo Célula de Crédito só aparecerá para o usuário como opção para ser
selecionada a opção Nova Célula.
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Bloco 1 – Onde o número do processo deve ser selecionado e onde o usuário deve preencher a
data referente ao empenho. O campo Chave SIGA não é editável.
Bloco 2 – Onde o usuário preenche a Unidade Gestora, a Especificação do Evento e a Célula de crédito.
Bloco 3 – No bloco 3 da NAD, os dados do fornecedor vêm preenchidos automaticamente. Entretanto, se o fornecedor desejado for diferente do exibido na tela, o usuário deve marcar o
checkbox Outro fornecedor e, através do botão , pesquisar o fornecedor desejado.
Estas são as possíveis especificações dos eventos que
podem ser selecionadas. Nos casos de Reforço e
Anulação de Empenho, é necessário o preenchimento
do campo Empenho Original. Nos casos de Estorno de
Anulação de Empenho e Anulação de Empenho sem
Lastro Financeiro, é necessário o preenchimento do
campo Empenho de Anulação.
Quando o CNPJ do fornecedor é definido na Pesquisa e
ocorre o clique no botão , os DADOS DE
IDENTIFICAÇÃO DO FAVORECIDO são alterados.
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Bloco 4 – Neste bloco, o usuário seleciona os campos Espécie, Origem do Material , Elemento de Despesa e Sub Elemento Despesa(campo aberto automaticamente quando seleciona-se o Elemento de Despesa) . Neste bloco, o usuário preenche também os campos Valor e Descrição da Despesa.
Bloco 5 – O Cronograma de desembolso deve ser preenchido de modo que a soma dos valores nos meses em que há desembolso totalize o valor do empenho preenchido no campo Valor.
Bloco 6 - Neste bloco, o usuário deve preencher os dados da licitação. O campo Data da Licitação não é obrigatório para compra direta e inexigibilidade.
Bloco 7 - Este bloco é o único de preenchimento opcional na NAD. O campo ratificação pode ser preenchido pelo aprovador da NAD ou por algum membro do órgão que realize esse tipo de função.
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Envio da NAD para Aprovação:
Passo 30: Marcar o checkbox referente à NAD desejada (ou clicar sobre a mesma) e clicar sobre o botão P/APROVAÇÃO
Passo 31: Selecionar o aprovador da NAD e, em seguida, clicar no botão ENVIAR.
Só após a
marcação do
checkbox,
aparecerá o
Workflow de
Aprovação da
NAD.
Atenção: A exibição da Chave SIGA da NAD
só acontece após a NAD estar aprovada.
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Após o envio da NAD para aprovação, aparecerá a tela abaixo:
Aprovação da NAD:
Passo 32: Clicar na mensagem NADs pendentes de aprovação da Caixa de Entrada do aprovador selecionado.
Este botão serve para modificar os dados desejados, após a criação da NAD.
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Passo 33: Marcar o checkbox ao lado da Contratação que possui a NAD que se deseja aprovar e clicar no botão EDITAR.
Passo 34: Clicar no botão NAD.
Há a opção de acesso à Contratação através do Menu Contratação Submenu Contratar.
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Passo 35: Marcar o checkbox referente a NAD que se deseja aprovar (ou clicar sobre a mesma) e clicar na opção APROVADO ou REJEITADO do Workflow de Aprovação.
ATENÇÃO: O aprovador
poderá solicitar retificação da
NAD através desta opção do
WORKFLOW DE APROVAÇÃO.
ATENÇÃO: A NAD reaberta para retificação volta à Situação Em Elaboração. ATENÇÃO: Este botão só esta
disponível para os usuários
aprovadores de NAD e, caso
seu uso ocorra, a informação
sobre o cancelamento ficará no
histórico e a Situação da NAD
ficará como Cancelado.
ATENÇÃO: As NADs que possuem empenhos, liquidações e pagamentos associados NÃO PODERÃO ser
canceladas.
Caso exista
alguma
diferença
entre dados
do SIGA e
dados do
SIAFEM, a
bolinha ficará
vermelha.
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Empenho no SIAFE-RIO:
Com base nas informações da NAD SIGA, é possível a realização do empenho no SIAFE-RJ.
Mensagem de Erro na Integração :
ATENÇÃO: Para as contratações realizadas pelo SIGA, é obrigatório inserir o número da CHAVE SIGA na tela de Empenho do SIAFE-RIO.
Mensagem do SIAFE-RIO Registrando o Empenho com Sucesso :
ATENÇÃO: Para as contratações realizadas pelo SIGA, é obrigatório inserir o número da CHAVE SIGA na tela de Empenho do SIAFE-RIO.
ATENÇÃO: Quando ocorrer Erro na integração, o SIAFE-RIO enviará Mensagem informando o tipo de Erro para
que o usuário realize correção.
ATENÇÃO: Mensagem enviada pelo SIAFE-RIO, informando o registro do Empenho.
Quando o SIAFE-
RIO efetiva o
empenho, o
mesmo remove
as mensagens
anteriores.
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Termo de Alteração:
Passo 1: Clicar no botão TERMO DE ALTERAÇÃO para realizar: Aditivo de Contratação
(Contratos Formais) e Alteração da Contratação (Ordem de Compra ou Serviço).
ATENÇÃO: As etapas para criação de aditivos, supressões e/ou alterações de programação seguem as mesmas da
criação de contrato, permanecendo inalterados: a UGR, o Tipo de Aquisição, o Número de Aquisição, o
Fornecedor e o Número do contrato.
ATENÇÃO: Somente o usuário selecionado como gestor da contratação consegue realizar alterações. As alterações possíveis são: prazos de entrega, quantidade/valores unitários dos itens da contratação e a minuta do contrato, quando aplicável.
ATENÇÃO: Após a criação do Termo de Alteração, é preciso enviar novamente a contratação para aprovação. A contratação só ficará novamente com Status Ativo após a aprovação e liberação pelo responsável. Para tanto, deve-se seguir o mesmo procedimento de aprovação da contratação inicial.
Os itens daquele contrato ficam à disposição para
inclusão em uma nova contratação. Utilizado por
exemplo para convocar o próximo colocado no
certame. É importante o usuário antes de
interromper a contratação observar se há alguma
pendência na mesma.
Com o uso deste botão, a
Contratação passa para o Status
Encerrada. É possível realizar a
Avaliação do Fornecimento. Não é
possível fazer qualquer alteração no
processo vinculado.
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Quando se clica no botão TERMO DE ALTERAÇÃO, a Contratação fica com o Status Em
Alteração.
Utilizando-se a opção INTERROMPER CONTRATAÇÃO, o contrato desvincula-se do processo. Se todos os contratos
vinculados a um processo forem interrompidos, será possível reabrir o processo (compra direta/outras compras)
ou reabrir fase da licitação.
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Aditivo de Prazo (Prorrogação da Vigência):
Passo 1: Clicar no botão DADOS GERAIS.
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Passo 2: Alterar o campo conveniente dentre os possíveis e clicar no botão GRAVAR.
Neste campo, pode-se incluir alguma
observação sobre o aditivo da contratação.
As possíveis alterações (nos Dados Gerais) são Data de Vigência e o Gestor da Contratação. O Gestor da Contratação
também poderá ser alterado pelo Usuário Master sem que haja necessidade de se criar um Termo de Alteração.
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Aditivo de Quantidade/Valor Unitário e Alteração nos Itens e Classificação de Despesas: Passo 1: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS.
Passo 2: Alterar um ou mais campos dentre os possíveis e clicar no botão GRAVAR.
Neste campo, o
usuário poderá
colocar alguma
observação sobre o
aditivo/supressão
da contratação.
ATENÇÃO: Através deste botão, descarta-se o
Elemento e Sub-elemento de Despesa.
Este campo pode ser
preenchido com até
seis casas decimais.
ATENÇÃO: No SIGA, só é possível gravar o preenchimento de valor negativo no campo Quantidade Alterada (supressão de
quantidade) quando o campo Saldo a Programar tiver saldo igual ou maior que o valor a ser preenchido no campo Quantidade
Alterada. Ou seja, o Saldo a Programar sempre terá que ser maior ou igual a zero. Caso o usuário pretenda suprimir
quantidade de um item já programado, terá que excluir as programações de entrega correspondentes.
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VALOR TOTAL ORIGINAL - é o valor da Contratação sem o aditivo.
VALOR TOTAL RECEBIDO - é a soma dos valores das quantidades já recebidas (quantidade
recebida X preço unitário).
VALOR TOTAL CORRENTE - é o valor da contratação com o aditivo/supressão, ou seja, o valor
total original (quantidades do contrato original X valor unitário do contrato original) somado /
subtraído o valor das quantidades alteradas no termo aditivo (quantidade X valor unitário do
aditivo).
Alteração da Programação de Entrega:
Passo 1: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.
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Passo 2: Clicar no botão EXIBIR.
Passo 3: Clicar no botão EDITAR.
Passo 4: Alterar o campo conveniente dentre os campos possíveis e clicar no botão GRAVAR.
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Exclusão da Programação de Entrega: Passo 1: Clicar no botão PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA.
Passo 2: Clicar no botão EXIBIR.
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Passo 3: Clicar no botão EXCLUIR.
Aditivo de Escopo/Minuta: Passo 1: Clicar no clipe ao lado da palavra Minuta.
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Passo 2: Selecionar o arquivo e clicar no botão ENVIAR.
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Exclusão do Termo de Alteração: Passo 1: Clicar no botão EXCLUIR TERMO DE ALTERAÇÃO.
Antes do envio da contratação para
aprovação, é possível a exclusão do
Termo de Alteração.
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Realização do Recebimento de Materiais (no caso do órgão não utilizar o módulo almoxarifado):
ATENÇÃO: Se o
órgão não
utilizar
almoxarifado, o
Local de
Entrega terá
que ser inserido
manualmente
(como
demonstrado).
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Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Recebimento de Materiais e Serviços.
Passo 2: Selecionar/preencher um ou mais campos de consulta dentre os disponíveis e, em
seguida, clicar no botão CONSULTAR.
Passo 3: Clicar sobre a Chave da Contratação desejada ou marcar o checkbox referente à
mesma e, em seguida, clicar no botão RECEBIMENTO.
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Passo 4: Preencher os campos: Data de Recebimento e Quantidade Recebida. Em seguida, clicar no botão RECEBER OU CANCELAR.
Passo 5: Clicar no botão ACEITAR (neste caso será necessário preencher a Observação e clicar no botão GRAVAR) ou CANCELAR ACEITE.
Através deste botão, consegue-se cancelar o recebimento do item. Caso este botão seja
acionado, deve-se justificar o não recebimento.
Caso o recebimento seja anterior à
data de recebimento pré-acordada
na programação de entrega.
Quando a data prevista para
recebimento é ultrapassada e o
item não é recebido.
Quando ocorre o cancelamento do recebimento (através do botão CANCELAR), a referida entrega some e o saldo
retorna para ser reprogramado.
Se o botão CANCELAR ACEITE for acionado, ocorre o retorno para a fase de recebimento dos itens.
ATENÇÃO: O recebimento acontece na chegada da mercadoria, e o aceite, após a conferência da
mesma.
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Realização do Recebimento de Serviços : Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Recebimento de Materiais e Serviços.
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Passo 2: Selecionar/Preencher um ou mais campos de consulta dentre os disponíveis e, em seguida, clicar no botão CONSULTAR.
Passo 3: Clicar sobre a Chave da Contratação desejada ou marcar o checkbox referente à mesma e, em seguida, clicar no botão RECEBIMENTO.
O recebimento e o aceite acontecem após a entrega do serviço.
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Passo 4: Preencher os campos: Data de Recebimento e Quantidade Recebida. Em seguida, clicar no botão RECEBER OU CANCELAR.
Passo 5: Clicar no botão ACEITAR (neste caso será necessário preencher a Observação e clicar no botão GRAVAR) ou CANCELAR ACEITE.
A Quantidade Recebida pode
ser representada por número
decimal.
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Encerramento da Contratação: Passo 1: Clicar no botão ENCERRAR, para finalizar a contratação.
O encerramento da Contratação se dá quando ela atinge o fim de sua vigência, quando todas as entregas são
realizadas ou por discricionariedade do seu gestor.
ATENÇÃO: O Usuário Master poderá reativar Contratações com Status Cancelado e Encerrado através do botão
REATIVAR, caso o gestor tenha efetuado ação equivocada de cancelar/encerrar a Contratação.
Exceto se os processos vinculados estiverem nos status de Cancelado ou Excluído ou se houver qualquer alteração nos
itens e valores constantes nos processos vinculados, no fornecedor ou no Planejamento.
MUITA ATENÇÃO: O SIGA só irá permitir Interromper Contratação ou Encerramento de uma contratação senão houver
pendências no recebimento de materiais.
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Observe que o Status da Contratação passou a
ser Encerrado.
Mensagem
Informando
sobre a
existência de
pendências no
recebimento de
materiais.
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Interrupção da Contratação: Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.
Passo 2: Clicar no botão INTERROMPER CONTRATAÇÃO.
Depois do uso deste botão, os itens da
contratação ficam à disposição para inclusão em
uma nova contratação e o Status da Contratação
fica Cancelado.
Esta opção deve ser usada no caso de haver necessidade de convocação
do próximo colocado no certame, por exemplo.
ATENÇÃO: Antes de interromper a Contratação é importante fazer o recebimento de todos os materiais/serviços
já entregues.
ATENÇÃO: O usuário antes de interromper a contratação deverá verificar se há necessidade de realizar ações na
mesma, como por exemplo, a de criar NADs de Anulação de Empenho.
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Ao clicar no botão Interromper Contratação habilitará o campo justificativa. Esta
justificativa irá compor as informações contidas no histórico da contratação
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Contratação nos casos de Processos de compras (exceto os do Tipo SC) do Tipo Menor Preço
por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/
Menor Preço por Taxa de Transação:
Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Contratar.
Passo 2: Clicar no botão CRIAR, se o objetivo for a criação de uma contratação . Se o objetivo
for consulta a uma contratação, selecionar/preencher um ou mais filtros de consulta
disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.
MUITA ATENÇÃO: O Usuário Master poderá reativar Contratações com Status Cancelado e Encerrado através do botão
REATIVAR.
As contratações nos casos dos processos de compras (com exceção dos processos do Tipo SC) Tipo Menor Preço por
Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de
Transação terão todas as etapas semelhantes à contratação de um Processo Padrão. As diferenças ocorrerão apenas
no momento da definição dos itens e classificação de despesas. Maiores informações sobre as outras etapas da
Contratação poderão ser vistas nos demais tópicos presentes neste módulo.
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Passo 3: Preencher os campos da tela de criação da contratação e clicar no botão CRIAR.
Passo 4: Clicar no botão ITENS E CLASSIFICAÇÃO DE DESPESAS.
No caso de processos de compra do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por Menor
Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação, as opções a serem selecionadas no campo
Tipo de Aquisição, no momento de criação da contratação, são: Pregão Eletrônico, Pregão Presencial ou Solicitação
de Compra (no caso de consumo de atas dos tipos Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por
Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação).
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Passo 5: Clicar no botão INCLUIR NOVOS ITENS para inclusão de novos itens à contratação.
Passo 6: Localizar o item desejado (através da seleção dos filtros de consulta disponíveis ou
através da seleção do Tipo de Pesquisa associado ao preenchimento do Parâmetro a
Pesquisar) e clicar no botão CONSULTAR.
Observe que o item que aparece inicialmente na tela Itens e Classificação de Despesas é o item que estava
presente no processo que está vinculado à contratação em questão (aparece como ITEM PRINCIPAL). Os itens
que serão incluídos no momento da contratação aparecerão representados como ITEM INCLUÍDO NESTA
CONTRATAÇÃO VINCULADO AO ITEM PRINCIPAL.
ATENÇÃO: Só é possível a inclusão de novos itens enquanto a
contratação estiver com Status Em Aberto.
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Passo 7: Marcar os checkboxs referentes aos itens desejados, selecionar a qual Item Principal
da Contratação cada item ficará vinculado e clicar no botão INCLUIR.
É necessária a seleção do Item Principal da
Contratação ao qual determinado item
incluído ficará vinculado.
Poderão ser incluídos itens nas Contratações do Tipo Menor Preço por Maior Desconto Percentual/ Menor Preço por
Menor Taxa Administrativa Percentual/ Menor Preço por Taxa de Transação até que o Valor Homologado do pregão
(a qual se refere à contratação) seja atingido. A partir deste valor, o SIGA emite uma mensagem para o usuário para
verificar o valor.
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Contratação – Item com Unidade Temporal
Tela Itens e Classificação de Despesas:
A informação no caso de
contrato por tempo de serviço
(com item de Unidade
Temporal) será Sim.
A Unidade Temporal já vem
definida conforme preenchimento
da mesma no Plano de
Suprimentos.
O VALOR TOTAL CORRENTE nesse tipo de Contratação será: quantidade X valor unitário
homologado X quantidade temporal.
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Relatório da NAD:
É o relatório de NADs aprovadas (sem empenhos) e que fica disponível para os respectivos
aprovadores.
Passo 1: Acessar Menu Contratação Submenu Relatório NAD.
Apenas o Aprovador de NADs visualiza este relatório.
Quando da realização de Termo de Alteração a quantidade temporal deverá ficar disponível
para ser aditivada ou suprimida.
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Passo 2: Preencher um ou mais filtros de consulta disponíveis e clicar no botão CONSULTAR.
Passo 3: Clicar sobre a NAD desejada ( para consultá-la) ou marcar o seu checkbox e clicar no
botão CANCELAR( para cancelamento da mesma).
Aparecem as NADs aprovadas pelo usuário, referentes
aos filtros de consulta definidos, que não possuam
empenhos realizados.
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Avaliação do Fornecimento:
Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Avaliação do Fornecimento.
Passo 2: Selecionar/ preencher um ou mais campos de consulta disponíveis e clicar no botão
CONSULTAR.
O sistema disponibilizará para a consulta somente os contratos com o status Encerrado.
A avaliação só pode ser feita para os contratos que foram encerrados e não cancelados (interrompidos).
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Passo 3: Clicar no botão AVALIAR.
Passo 4: Atribuir notas para os 3 quesitos (Prazo, Qualidade e Cumprimento da Contratação)
através da marcação do checkbox referente à nota. Em seguida, clicar no botão GRAVAR.
Prazo – refere-se ao prazo de entrega. Uma entrega antes do prazo nem sempre reflete um
bom nível de serviço. Exemplo: fornecedor entregou uma semana antes do previsto e o
estoque não possui espaço para receber os materiais recém-chegados.
Qualidade – refere-se ao produto comprado e suas especificações, funcionalidades, percentual defeituoso, entre outros. Cumprimento da Contratação – refere-se ao fornecedor num âmbito geral do contrato realizado. Se o mesmo não causou algum tipo de problema ao comprador, se foi fiel aos requisitos acordados, etc.
A nota 0 é a pior e a nota 5 é a melhor.
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Registro de Ocorrências:
Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.
Passo 2: Selecionar a empresa e a Aplicação.
Resumo da
avaliação, cujos
dados ficam
armazenados no
SIGA para fins de
consulta.
O gerenciador do SIGA possui
perfil para fazer o registro de
ocorrências.
ATENÇÃO: O registro de ocorrências (penalizações ao
fornecedor) só deve ser feito no SIGA após a conclusão
do devido Processo Administrativo.
MUITA ATENÇÃO: Antes do preenchimento, é essencial a
leitura do art. 22 do Decreto nº 42.301/2010 e da
Resolução SEPLAG nº 842/2012, que o regulamentou.
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Passo 3: Preencher os novos campos que surgiram após a seleção da Aplicação e clicar no
botão GRAVAR.
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Após a gravação da ocorrência, aparecerá a tela abaixo:
ATENÇÃO: Existem determinadas penalidades que precisam ser efetivadas pelo responsável pelo Setor de Cadastro de
Fornecedores da SEPLAG. Neste caso, após a gravação, a penalidade fica com o Status Em Análise conforme segunda tela do
tópico Envio da Ocorrência para Efetivação.
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Envio da Ocorrência para Efetivação (conforme RESOLUÇÃO SEPLAG Nº 842/2012): Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.
Passo 2: Selecionar a empresa, clicar no checkbox da ocorrência desejada (com Status Em
Análise) e clicar no botão P/ EFETIVAÇÃO do Workflow de Ocorrências.
As penalidades que precisam ser efetivadas pelo
responsável pelo Setor de Cadastro de Fornecedores
da SEPLAG aparecerão, após a gravação, com Status
Em Análise e com a frase ‘’ É necessário solicitar
efetivação’’ em vermelho ao lado do Status.
ATENÇÃO: Ocorrência com Status Em Análise só pode ser cancelada pelo usuário que a criou.
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Passo 3: Clicar no Efetivador desejado e clicar no botão ENVIAR.
Cancelamento da Ocorrência:
Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.
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Passo 2: Selecionar uma das empresas da Lista de Empresas Fornecedoras, clicar no checkbox
da ocorrência desejada e clicar no botão CANCELAR do Workflow de Ocorrências.
ATENÇÃO: Ocorrência com Status Em Análise só pode ser cancelada pelo usuário que a criou.
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Passo 3: Preencher a Justificativa para o Cancelamento da Ocorrência e clicar no botão
GRAVAR.
Consulta de ocorrências:
Passo 1: Acessar o Menu Contratação Submenu Registro de Ocorrências.
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Passo 2: Selecionar uma das empresas da Lista de Empresas Fornecedoras e clicar no botão
CONSULTAR.
Lista do Registro de Ocorrências aplicadas
a fornecedores.
Quando se clica no botão , é
possível a realização de uma
pesquisa. Para isto, deve-se
preencher o campo Pesquisa e,
em seguida, clicar no botão
.