BRAVAJaneiro/2011

By You ECM TOTVS para Gestão da Qualidade

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Agenda

I) BY You ECM TOTVSI) Gestão de DocumentosII) Workflow/BPMIII) Qualidade

ECM TOTVS

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By You ECM TOTVS

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A TOTVS possui solução completa

para Gestão de Documentos e

Processos no ECM

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A solução TOTVS By You ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício

de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis.

Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management

uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro

aliando tecnologia a facilidade de implantação.

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Gestão de Documentos

(GED/CM)

Gestão da Qualidade

Portais Corporativos

Workflow/BPM

By You ECM TOTVS

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O By You ECM TOTVS reúne em uma única solução

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By You ECM TOTVS

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Gestão de Documentos

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• Colaboração na Web– Múltiplos tipos de conteúdo– Indicação de Leitura– Upload e Download– Anexos– Propriedades do Documento

• Edição– Versões e revisões – Validade– Aprovação– Check-in e check-out– Envio de e-mail– Lixeira inteligente

Principais Características

By You ECM – Gestão de Documentos

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• Publicação– Documento individual– Múltipla (lote)– Captura– Integração Office– Drag-and-drop

• Recuperação– Categorização em pastas– Busca de documentos avançada– Perfil de usuário e segurança– Navegação pelo histórico– Navegação por favoritos

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Álbum de Fotos

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Interface 100% WEB

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Área de Trabalho

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Categorização em Pastas

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Publicação de Documentos com upload

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Publicação de Documentos com drag-and-drop

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Visualização de Desenhos

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Visualização de Documentos

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Versionamento e Aprovação

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Editor de Conteúdo

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Editor de Formulários

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Navegação no Histórico de Acessos

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Mecanismo de busca por conteúdo

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Documentos Favoritos

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Lixeira

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Integração com Office

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Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

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• Notificação por e-mail de publicações;• Indicação de Leitura;• Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas;• Atualização de variáveis do documento;• Notificações de documentos expirados;• Relacionamento de documentos;• Histórico e rastreabilidade de aprovação.

Outras Características

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• Maior velocidade e precisão na localização de documentos;• Melhor qualidade no atendimento ao cliente; • Melhoria no processo de tomada de decisões;• Obtenção de vantagem competitiva sustentável;• Redução de custos com cópias;• Melhor aproveitamento de espaço físico;• Disponibilização instantânea de documentos;• Evita extravio ou falsificação de documentos;• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o

cumprimento de prazos;• Continuidade de negócios;• Facilitação às atividades que envolvem colaboração.

Vantagens e Benefícios

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Workflow/BPM

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Workflow/BPM

• Motor de Processos

– Editor gráfico de processos– Notação BPMN e Swim Lanes– Configurações no fluxo– Mecanismos de atribuição– Inclusão de instruções– Controle de versões– Exportação e importação– Validações lógicas– Regras de automáticas– Definição de segurança– Integrações (SOA)– Anexação de formulários

• Execução

– Notificação por e-mail– Indicação de etapa do processo– Preenchimento do formulário– Histórico de movimentações– Anexos integrados ao GED– Encaminhamento de atividades– Observações relevantes– Execução de aplicativos– Timeout de atividade– Gestor de Processo– Transferência de Pendências

Principais Características

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Álbum de Fotos

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Desenho gráfico de processos com notação BPMN

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Fluxo automático (timeout)

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Central de Tarefas

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Categorização de Processos

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Ambiente de trabalho

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Consulta de solicitações

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Consulta de solicitações

By You ECM – Workflow/BPM

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CAP - Central de Análise de Processos

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Extração de relatórios com BIRT

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Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

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• Notificação por e-mail de evoluções e atrasos• Atividades paralelas• Apontamento de horas para custeio• Mecanismos de atribuição automática• Scripts para validação de dados• Datasets e SOA para customizações e integração• Extração de relatórios com BIRT• Criação de Portlets para Portais

Outras Características

By You ECM – Workflow/BPM

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• Maior transparência em processos;• Combate a fraudes;• Rastreabilidade das atividades;• Aumento de produtividade e eficiência;• Melhor visão organizacional;• Maior velocidade na implementação de mudanças em processos;• Redução da curva de aprendizado de colaboradores;• Preservação do capital intelectual da organização;• Redução de retrabalho e processos perdidos;• Kits de Implantação Rápida que aceleram o processo de

implantação

Vantagens e Benefícios

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Qualidade

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By You ECM – Qualidade

• O By You ECM Qualidade aproveita todo potencial da gestão de documentos

integrada a Workflow/BPM para permitir que a gestão da qualidade vá além

do controle de normas e procedimentos e faça com que os processos

descritos transcendam o papel e se tornem vivos.

• Assim para Qualidade são agregadas features adicionais sobre o robusto

motor de ECM garantindo o investimento em uma plataforma consistente e

que agrega mais valor a solução da Qualidade

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Álbum de Fotos

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Emissão de Lista Mestra

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Emissão de Cópia Controlada

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Kit Qualidade BRAVA ECM

• Kit BRAVA ECM para Gestão da Qualidade, reúne em um único projeto as

principais disciplinas necessárias à implementação e manutenção de

programas da qualidade (ISO), contemplando o ciclo completo dos processos

de gestão:

o Gestão Documental

o Gestão de Ocorrências

o Gestão de Auditorias

o Gestão de Ações

o Gestão de Indicadores

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Kit BRAVA ECM Qualidade

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Registro de Ocorrências

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Registro de Ocorrência

Fluxograma do processo de Registro de Ocorrência

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Atividade Registrar Ocorrência

Neste campo o usuário informará a data da ocorrência

Nesta seção o usuário informará os detalhes da ocorrência: tipo de ação, tipo de ocorrência, origem, criticidade, se precisa de conteção e o assunto relacionado

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Atividade Aprovar Solicitação

O usuário poderá escolher entre aprovar a ocorrrência ou reprova-la.

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Atividade Executar Contenção

Como este campo está preenchido o processo entrou na atividade automática “Precisa de Contenção”, sendo enviado automaticamente para a atividade “Executar Contenção”

Na atividade Executar Contenção o campo “Descrição da contenção” é o único que deverá ser preenchido.

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Atividade Analisar Causa - Ishikawa

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Na atividade Analisar Causa o usuário poderá ainda utilizar o diagrama de Ishikawa para auxiliar na análise de causa da ocorrência.

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Atividade Analisar Causa

Nesta atividade o usuário deverá preencher este campo para descrever a análise da causa.

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Atividade Aprovar Análise da Causa

O usuário poderá escolher entre registrar um plano ou reprovar a análise da causa e refaze-la.

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Atividade Registrar Plano de Ação

O usuário poderá escolher entre criar um Plano de Ação como subprocesso ou enviar o processo para a atividade Verificar Eficácia

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Atividade Verificar Eficácia

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O usuário poderá escolher entre enviar para a atividade de notificação ou rejeitar, repetindo ciclo.

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Plano de Ação

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Plano de Ação

Fluxograma do Processo do Plano de Ação

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A atividade Registrar Plano de Ação é o ponto inicial do processo.

Nesta atividade o usuário responsável deve preencher os dados do formulário de plano de ação e também definir as atividades do plano, assim como os responsáveis pela execução.

• processo Plano de Ação pode ser iniciado por um usuário ou então pelo processo de Registro de Ocorrência.

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Atividade Registrar Plano de Ação

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Atividade Registrar Plano de Ação

Ao enviar a atividade Registrar Plano de Ação, serão criadas as atividades com o prazos e os responsáveis definidos no formulário.

Ao iniciar o Plano de Ação pelo processo de Registro de Ocorrência, é possível consultar os dados da solicitação clicando no link Visualizar Ocorrência

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Na atividade Registrar Plano de Ação o usuário poderá definir atividades a

serem executadas, com prazos e responsáveis. Para cada atividade, será

inicializado o processo Atividade do Plano de Ação, no qual o usuário

responsável irá receber as instruções e poderá descrever o que foi executado

durante a tarefa.

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Atividade Registrar Plano de Ação – Definir Atividades

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Atividade do Plano de Ação

Fluxograma do processo Atividade do Plano de Ação

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Formulário de Atividade do Plano de Ação

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Ao receber uma atividade, pode-se visualizar as instruções entre outras informações na seção Dados da Atividade

Ao tomar conhecimento de uma atividade, é possível consultar à qual plano de ação esta se refere, através do link Visualizar Plano de Ação

No campo descrição deve-se informar os procedimento executados durante a execução da atividade

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Atividade Verificar Eficácia

Na atividade Verificar Eficácia é possível escolher entre finalizar o plano de ação ou enviar novamente para o início do processo.

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Auditorias

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Gestão de Auditoria

Fluxograma do Processo de Gestão de Auditoria

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Atividade Solicitar Auditoria

A atividade Solicitar Auditoria é ponto inicial do processo de Auditoria.Nesta seção deve-se preencher os dados iniciais para solicitação da auditoria, como área, comunicado, tipo de auditoria, período da auditoria e áreas notificadas.

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Atividade Solicitar Auditoria

Na atividade de solicitação, no formulário de Gestão de Auditoria, é necessário preencher os dados área, comunicado, tipo de auditoria e período de auditoria

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Atividade Solicitar Auditoria

Ainda na atividade Solicitar Auditoria é necessário informar ás áreas que serão notificadas sobre a auditoria que será realizada. Será enviada uma notificação para cada responsável das áreas selecionadas

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Na atividade Determinar Objetivos o usuário preencherá o campo Objetivo da Auditoria

Atividade Determinar Objetivos

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Atividade Análise do Auditor Líder

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Na atividade Análise do Auditor Líder o usuário poderá enviar a atividade para Avaliação da Qualidade ou então replanejar a auditoria

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Atividade Avaliação Qualidade

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Na atividade Avaliação Qualidade o usuário responsável informará suas considerações sobre a auditoria realizada no campo Observações

O usuário poderá enviar para a atividade Convocação para Reunião ou finalizar o processo

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Registro de Documentos

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Registro de Documento

Fluxograma do Processo de Registro de Documento

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Atividade Solicitar Registro

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A atividade Solicitar Registro é o ponto

inicial do processo, sendo que o

usuário solicitante deve preencher os

seguintes campos: Tipo de Solicitação,

Motivo, Documento, Versão e se

necessita contenção ou se é

necessário distribuir cópia controlada.

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Atividade Solicitar Registro

Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento

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Atividade Fazer Triagem

O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.

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Atividade ElaborarNa elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização

Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo

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Atividade Aprovar Alterações

O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar

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Atividade Necessita Capacitação

Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.

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Atividade Distribuir Cópias Controladas

Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.

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Kit BRAVA ECM Qualidade

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Painéis de Gestão da Qualidade

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Painel de Ocorrências

O Painel de Ocorrências é uma área de trabalho no qual é possível visualizar

diversas informações consolidadas sobre as ocorrências

No painel é possível visualizar:

• Dados das Solicitações – detalhes sobre as ocorrências

• Gráfico de Evolução – número de ocorrências por mês

• Gráfico por Área – número de ocorrências por área

• Gráfico por Solicitante – número de ocorrências por solicitante

• Gráfico por Ocorrência – número de ocorrências por tipo de ocorrência

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Painel de Ocorrências - Visualização

Visualização do Painel de Ocorrências

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Painel de Ocorrências - Filtros

No Painel de Ocorrências é possível filtrar os dados da área de trabalho.

Estão disponíveis os filtros por:• Tipo de Ocorrência• Período• Criticidade• Status

Para cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

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Painel de Ações

O Painel de Ações é uma área de trabalho no qual é possível visualizar diversas

informações consolidadas sobre os Planos de Ação

No painel é possível visualizar:

• Planos e suas medidas;

• Gráfico de Assunto – Participação %

• Gráfico por Status – Participação %

• Gráfico por Solicitante – Participação %

• Gráfico por Andamento – Em dia vs Atrasados

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Painel de Ações - Visualização

Visualização do Painel de Ações

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Painel de Ações - Filtros

É possível filtrar os dados da área de trabalho.

Estão disponíveis os filtros por:• Assunto•Período• Status

Para cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

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Kit BRAVA ECM Qualidade

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Gestão de Indicadores

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Indicadores

O módulo de Indicadores é composto pelo processo e pelo painel de indicadores.

No processo o usuário define o indicador e realiza a apuração de dados e no painel é possível visualizar o resultado das medições através de gráficos

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Indicadores

Processo de Indicadores

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Painel de Indicadores

No painel de indicadores é possível visualizar os dados de um indicador, assim como a meta definida. Para isso é necessário clicar no botão adicionar gráfico, localizado no canto superior direito do painel

Botão Adicionar Gráfico

Ao clicar no botão adicionar gráfico, o usuário poderá escolher o indicador e o tipo de gráfico para visualizar os dados

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Painel de Indicadores

Visualização do Painel de Indicadores

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• Integração nativa com Gestão de Documentos e Workflow/BPM;• Possibilidade de extração de relatórios e indicadores que

retroalimentam os sistemas de gestão;• Possibilidade de transformar os processos estáticos descritos em

normas e procedimentos em processos efetivamente “vivos” com o engine de Workflow/BPM;

• Kits com os principais processos relacionados a gestão da qualidade que permitem a aceleração do processo de implantação;

• Plataforma Web para colaboração de documentos e processos.

Vantagens e Benefícios

By You ECM – Qualidade

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Kit BRAVA ECM Intranet

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Intranet Corporativa

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Intranet Corporativa

Kit BRAVA ECM - Intranet

•O Kit BRAVA ECM para Intranet Corporativa permite a implantação rápida e

facilitada de uma Intranet ou Extranet na Web cujo o conteúdo pode ser

mantido de forma distribuída nas áreas de negócio da sua organização

•Na Gestão da Qualidade tem papel fundamental na colaboração e

disseminação de informações corporativas dando muito mais transparência,

flexibilidade e velocidade ao fluxo de informações

•Ela permite ainda a criação de áreas para colaboração de documentos e

processos, imagens, notícias e até cardápios de forma ágil e simplificada

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Intranet Corporativa

Kit BRAVA ECM - Intranet

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Intranet Corporativa – Notícias e Comunicados

Kit BRAVA ECM - Intranet

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Intranet Corporativa - Aniversariantes

Kit BRAVA ECM - Intranet

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Intranet Corporativa – Documentos e Álbum de Fotos

Kit BRAVA ECM - Intranet

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103

Intranet Corporativa – Busca e Cardápio da Semana

Kit BRAVA ECM - Intranet

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• Criação simplificada de portais• Adaptação de portais já existentes• Integração com as demais funcionalidades do produto• Permite adicionar vídeos, imagens etc.• Vasta documentação para utilização de funções da

solução ECM TOTVS

Principais Vantagens da Gestão de Portais

Portais

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Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM

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Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM

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Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM

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Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio.

www.bravaecm.com.br/kits

Muito obrigado!

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