Controle: Aprendendo e Mudando

Controle Gerencial

1. Controle – qualquer processo que conduza as atividades de

indivíduos em direção à obtenção das metas da

organização.

Controle é essencial para alcançar qualquer objetivo gerencial.

Três estratégias gerais para alcançar o controle organizacional:

controle burocrático, controle de mercado e controle de clã.

Controle burocrático – o uso de regras, regulamentos e autoridade

formal para direcionar o desempenho.

Controle de mercado – controles baseados no uso de mecanismos

de preços e informações econômicas para regular as

atividades dentro da organização.

Controle de clã – controle baseado em normas, valores, objetivos

compartilhados e confiança entre os membros do grupo.

2. Sistema de controle burocrático

2.1 O ciclo de controle

1º passo: Determinação de padrões de desempenho

Padrões de desempenho podem ser determinados com relação a:

(1) quantidade, (2) qualidade,

(3) tempo utilizado e (4) custo.

Padrão – desempenho esperado para um objetivo determinado.

Uma meta que estabelece um nível de desempenho desejado, motiva o

desempenho e serve como referência para avaliar o

desempenho real.

2º passo: Mensuração de desempenho

Unidades produzidas, dias de ausência, relatórios preenchidos, amostras distribuídas, dinheiro

ganho.

Os dados de desempenho são normalmente obtidos de 3 fontes:

relatórios escritos, relatórios verbais e observações pessoais.

3º passo: Comparação do desempenho com o padrão

Princípio da exceção – princípio gerencial que afirma que o controle é otimizado quando é concentrado

sobre as exceções ou sobre os desvios significativos em relação

aos resultados esperados ou padrões.

4º passo: Adoção de medidas corretivas

As operações serão ajustadas onde for necessário para se alcançar os resultados inicialmente planejados.

2.2 Abordagens para o Controle Burocrático – preliminar, simultâneo

e por feedback.

Controle preliminar – o processo de controle utilizado antes do início

das operações e que inclui políticas, procedimentos e regras estabelecidas para assegurar a

adequada execução das atividades planejadas.

Controle simultâneo – o processo de controle usado enquanto os

planos são executados, incluindo direcionamento, monitoramento e o

ajuste preciso das atividades no momento em que elas ocorrem.

Controle por feedback – o processo de controle que focaliza na

utilização de informações sobre os resultados anteriores para corrigir

desvios em relação a padrões aceitáveis.

2.3 Auditorias de gestão – uma avaliação da eficácia e da eficiência de vários sistemas dentro de uma

organização.

Auditoria externa – uma avaliação conduzida por uma organização, como uma empresa de auditoria independente, acerca de outra.

Auditoria interna – uma avaliação periódica de planejamento,

organização, liderança e processos de controle da própria companhia.

2.4 Controles orçamentários

Orçamento – processo de identificação do que vem sendo

feito e a comparação dos resultados com os dados

orçamentários correspondentes, visando verificar as realizações e

corrigir as diferenças.

Auditorias contábeis – procedimentos utilizados para

verificar os registros e demonstrações contábeis.

Custeio baseado em atividades (ABC – activity-based costing) – um método de contabilização de custos desenhado para identificar os fluxos das atividades e, então, realizar a alocação de custos ao longo dos

processos específicos dos negócios de acordo com a quantidade de

tempo que os empregados dedicam a uma atividade particular.

2.5 Controles financeiros

Balanço patrimonial – um relatório que mostra a situação financeira de uma companhia em dado momento

e compreende três itens: ativos, passivos e patrimônio líquido dos

acionistas/proprietários.

Ativos – o valor do conjunto dos vários itens que uma corporação

possui.

Passivos – a soma das obrigações de uma corporação junto a seus

diversos credores.

Patrimônio líquido dos acionistas/proprietários – o

patrimônio líquido dos acionistas/proprietários é o valor

incorrido aos proprietários da corporação.

Demonstrativo de resultados (lucros e perdas) – demonstrativo

financeiro detalhado das receitas e despesas decorrentes das

operações de uma companhia.

Índice de liquidez corrente – a extensão segundo a qual o ativo circulante de curto prazo pode

declinar de forma que ainda seja suficiente para quitar os

compromissos do passivo circulante.

Grau de alavancagem financeira – uma relação que indica a

capacidade de uma companhia para cumprir com suas obrigações

financeiras de longo prazo.

Retorno sobre o investimento (ROI – return on investment) – refere-se à relação entre o lucro e o capital

utilizado ou à taxa de retorno sobre o capital investido.

Miopia gerencial – os gerentes passam a enfocar as receitas e os

lucros de curto prazo em detrimento das obrigações estratégicas de

longo prazo.

2.6 Aspectos negativos do controle burocrático

A abordagem sobre controles não pode ser unicamente mecanicista,

já que as empresas são compostas por pessoas.

Os sistemas de controle são usados para restringir o

comportamento humano e torná-lo previsível no futuro, porém as

pessoas não são máquinas que se ajustam automaticamente.

Um sistema de controle não pode ser eficiente sem considerar como

os indivíduos reagirão a ele.

Três tipos de respostas ao controle:

(1)Comportamento burocrático rígido - o sistema de controle

não é mais visto como ferramenta para gestão do

negócio, mas como regra para ditar um comportamento rígido;

(2) Comportamento tático - funcionários adotam táticas com o objetivo de enganar o sistema; e

(3) Resistência - sistemas de controle aumentam a acuidade dos

indicadores de desempenho.

2.7 Elaborando sistemas de controle eficazes

Os sistemas de controle eficazes maximizam os potenciais benefícios

e minimizam os comportamentos disfuncionais.

Para alcançar isto a empresa precisa ter sistemas de controle que

(1) são baseados em padrões de desempenho válidos (quantitativos e não qualitativos, objetivos e

não subjetivos; balanceados (volume de vendas versus lucratividade);

(2) comunicam informações adequadas aos empregados (feedback);

(3) são aceitáveis pelos empregados (estabeleça padrões de desempenho úteis, possíveis de serem

alcançados); (4) utilizem abordagens múltiplas (diferentes formas

de controle); e (5) reconheçam o relacionamento existente entre

empowerment e controle.

3. Os outros controles: mercados e clãs

3.1 Controles de mercado

Preço de transferência – preço cobrado por uma unidade, por um

produto ou serviço fornecido a outra unidade dentro da organização.

3.2 Controle de clã – o papel do empowerment e da cultura

O controle de clã envolve a criação de relacionamentos construídos

sobre uma base de respeito mútuo e o encorajamento para que cada

indivíduo assuma as responsabilidades por suas ações.

Os empregados trabalham dentro de uma estrutura de valores de

conduta (cultura) e espera-se que utilizem o bom senso.

A ênfase de uma organização dotada de empowerment é a

satisfação de seus clientes, não de seu chefe.

Os erros são tolerados como a conseqüência inevitável de lidar com mudanças e incertezas e

também são vistos como oportunidades para o aprendizado.

E os membros de uma equipe aprendem juntos.