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FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CONTROLE DO FLUXO DE HOSPEDAGEM EM UMA POUSADA NO
INTERIOR DE SÃO PAULO
CRISTINA APARECIDA AVONA BRIZOLA
SOCORRO 2012
FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA CONTROLE DO FLUXO DE HOSPEDAGEM EM UMA POUSADA NO
INTERIOR DE SÃO PAULO
Aluno: CRISTINA APARECIDA AVONA BRIZOLA Orientadores: Profª. Ms. Claudia Cobêro Prof. Ms. Laszlo Peter Andras Urmenyi
SOCORRO 2012
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade XV de Agosto como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração.
Dedico este trabalho a Deus, a toda minha família e a todas as pessoas que fazem parte da
minha vida e em especial àquelas que tenho certeza que me querem bem!
AGRADECIMENTO
Primeiramente agradeço a Deus por ter me dado saúde, persistência e sabedoria
para que pudesse conclui assim, com muita satisfação, este trabalho e o curso de
administração de empresas.
Agradeço também a todos os professores da instituição onde consegui absorver
um imenso conteúdo didático que só poderia ter resultado do esforço e dedicação de todos
estes profissionais. De modo muito especial, quero agradecer a Professora Ms. Cláudia
Cobêro, que se mostrou mais do que uma professora, logo uma grande amiga que me orientou
e me mostrou não o que eu queria ouvir, mas sim o que era necessário ouvir contribuindo
assim, para o meu desenvolvimento pessoal, sem falar que, ela não mediu esforços para a
contribuição do trabalho realizado.
Uma pessoa que conquistou minha amizade e admiração e, não posso deixar de
agradecer, é o Mestre e Professor Laszlo Peter Andras Urmenyi, onde contribuiu demais para
o desenvolvimento acadêmico e realização deste trabalho. É, e será sempre, um grande Amigo
e exemplo de pessoa e de profissional que acreditou em mim e esteve ao meu lado durante
todo o curso, onde o meu crescimento resultou também dos ensinamentos e das orientações
deste grande profissional.
Por fim, quero agradecer ainda, a todos que estiveram comigo nesses anos, se
mostrando parceiros e amigos em que, de alguma forma, contribuíram para a realização deste
trabalho.
RESUMO
O presente trabalho trata de métodos e ferramentas necessárias no desenvolvimento e implantação do Sistema de Informações para o controle do fluxo de hospedagens efetuadas em uma empresa do ramo hoteleiro. A empresa está sediada no interior de São Paulo, cujo trabalho abrange desde os cadastros básicos de referência até a contabilidade de serviços como: CheckIn e CheckOut que são visualizados através da emissão de relatórios. O objetivo deste trabalho foi desenvolver um sistema de informação que servisse de apoio administrativo às atividades rotineiras do hotel analisado. Para tanto, no desenvolvimento do sistema foi preciso conhecer a política de serviços da empresa e realizar a coleta de informações necessárias a respeito do ambiente que recebeu o sistema. Tendo em mãos todos os elementos solicitados foi possível recorrer aos recursos benéficos da Modelagem de Dados apoiada em técnicas atuais de Integridade Relacional que fornece um modelo gráfico mostrando a amplitude e complexidade do sistema. Após a implantação, os colaboradores passaram por um adequado treinamento para utilização do sistema. Além de conferir maior agilidade no atendimento aos hóspedes, o sistema proporcionou confiabilidade e segurança nas informações obtidas, sem falar que, ele se tornou um forte auxiliador nas atividades de gerenciamento estratégico.
SUMÁRIO 1- INTRODUÇÃO ---------------------------------------------------------- 07
1.1- Empresa Analisada ----------------------------------------------------- 08
2- REFERENCIAL TEÓRICO ------------------------------------------ 09
2.1- Conceitos de sistema --------------------------------------------------- 09
2.2- Conceitos de Informação ---------------------------------------------- 10
2.3- Conceitos de Sistemas de Informações Gerenciais ----------------- 11
2.4- Componentes e Recursos do Sistema de Informação Gerencial -- 12
2.5- Conceitos de Modelagem de Dados ---------------------------------- 14
2.6- Conceitos de Banco de Dados ----------------------------------------- 15
2.7- Desenvolvimento de Sistemas de informações -----------------------16
2.8- Ferramenta de Desenvolvimento ------------------------------------- 18
3- METODOLOGIA ------------------------------------------------------- 19
3.1- Desenvolvimento de Sistema ------------------------------------------ 19
3.2- Implantação do Sistema ------------------------------------------------ 23
4- RESULTADOS E ANÁLISE DOS RESULTADOS -------------- 25
5- CONSIDERAÇÕES FINAIS ------------------------------------------ 33
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ---------------------------------- 34
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1 - INTRODUÇÃO
A expansão mundial da economia trouxe como resultado o fenômeno hoje bastante conhecido por globalização, que nada mais é de que um universo de diversidades, onde tem sido cada vez mais integrado pela agilidade dos avanços tecnológicos, cujos promovem a chegada da informação até as Organizações. Hoje o que mais importa não é a quantidade de dados que a Organização detém, e sim, a rapidez com que esses dados cheguem juntamente com a rapidez em convertê-los em informações objetivas e eficientes.
É neste cenário que as Organizações devem estar alinhadas para atender e
responder prontamente aos clientes e fornecedores, aonde a área de TI vem ao encontro disto,
com todos os seus recursos e atributos, de maneira a atender o que é solicitado, com isso,
garantirá credibilidade, transparência, vantagens competitivas e o alcance de metas.
No âmbito das organizações do ramo hoteleiro a incorporação de software na
execução de suas tarefas vem crescendo a cada ano, afinal tais organizações estão percebendo
que suas atividades realmente precisam ser mais velozes a fim de atender seus clientes e seus
fornecedores. Todavia, uma maneira de organizar e agilizar estas atividades é necessário
recorrer a ferramentas destinadas justamente a este fim. Em virtude disso, a criação de
software consegue suprir essa necessidade, mostrando assim, que é possível proporcionar um
ambiente que organize os dados e que acelere as atividades o que aperfeiçoa todo o processo.
Alem do mais, convém dissertar que a importância de software nos hotéis
encontra-se na segurança dos dados armazenados e na capacidade de processá-los
simultaneamente, resultando na disponibilidade das informações demandadas. Assegurando,
antes de tudo, a qualidade, a competitividade, redução de custos e, inclusive, a satisfação dos
desejos dos clientes, que são a verdadeira razão dos hotéis.
Partindo deste quadro de necessidades, foi realizado um estudo para o
desenvolvimento e implantação de um sistema de informação em uma pousada. O presente
trabalho teve a finalidade de analisar o seguinte problema de pesquisa: Quais as possíveis
ferramentas para obter o controle do fluxo de hospedagem na pousada analisada?
E teve por objetivo desenvolver um sistema de informação para controle do fluxo
de hospedagem, onde forneça informações em tempo real o que facilita a administração dos
dados desde as entrada (check-in) até a saída (check-out) dos hóspedes, visando assim, maior
agilidade, confiabilidade, padronização e segurança no controle de fluxo de hóspedes.
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1.1 – Empresa Analisada
A empresa analisada é uma pousada, de pequeno porte e localizada no interior do
Estado de São Paulo. Inaugurada há poucos meses, mais precisamente, no início do mês de
março deste ano. Com somente um proprietário e com quatro colaboradores, além de outros
funcionários contratados temporariamente. Possui 12 chalés e com capacidade de receber 46
hospedes.
O marketing desta empresa prestadora de serviços é promovido por diversas
mídias tais como: internet, radio, jornais da cidade e em pontos de referência de pousadas
presentes na região.
O objetivo da empresa é satisfazer sempre os hospedes, promovendo assim, o bem
estar tanto dos hospedes como, e inclusive, dos colaboradores que são à base da empresa e,
que precisam de todo respaldo para exercer suas tarefas com eficácia.
Com isso, percebendo, já de início, uma deficiência no processo de hospedagem e
uma nítida dificuldade em organizar, e armazenar com segurança, todos os dados necessários
para o processo de hospedagem. O proprietário viu que a solução estava nos recursos e
benefícios oferecidos pela tecnologia da informação.
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2 - REFERENCIAL TEÓRICO
Este capítulo irá abordar as teorias e conceitos relevantes, baseados em pesquisas
de autores e obras referentes ao tema, utilizados no desenvolvimento deste estudo.
2.1 - Conceitos de Sistema
Conforme Oliveira D. (2004), o sistema pode ser definido como um conjunto de
partes interagentes e interdependentes que, em conjunto, formam um todo unitário com
determinado objetivo e efetuam determinada função. Assim sendo, na próxima figura são
visualizados os componentes de um sistema e, em seguida, a explicação de cada um deles.
Figura1: Componentes de um sistema Fonte: Oliveira, D (2004, p.24)
Objetivos: se referem tanto do usuário como do próprio sistema, ou seja, é a finalidade
para qual o sistema foi criado;
Entradas: é a informação bruta (os dados) que o sistema precisará no processamento em
si, atingindo assim a sua função pré-determinada;
Processamento: é o processo de transformação, tem a colocação de transformar um dado
(entradas) em um produto, serviço ou resultado (saída);
Saídas: são os resultados do processamento, isto é, aquilo que o usuário solicitou do
sistema;
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Controle de avaliação: como o nome já diz, é onde verifica se as saídas estão coerentes
com os objetivos estabelecidos e;
Retroalimentação: é a forma de controlar os resultados da saída através de um retorno e
uma modificação da entrada, dessa forma, quando for necessário obter uma nova
informação na saída basta modificar os dados que alimentam a entrada, reduzindo assim
ao mínimo as discrepâncias e tornando o sistema cada vez mais regulador daquilo que
solicita.
Já para Bio (2008), a palavra sistema envolve diversos tipos de ideias, em que se
pode pensar em sistema solar ou ainda, ver o corpo humano como um sistema. Também é
citado que, diariamente depara-se com sistemas como, o de transporte, de comunicação, o
sistema econômico etc. Em fim, é considerado sistema para ele, um conjunto de elementos
interdependentes ou partes que interagem formando assim, um todo organizado. Todavia
existem dois tipos de sistema: sistema fechados, como relógio e, sistema abertos, como
sistemas biológicos - homem.
É de suma importância apresentar ainda, que os sistemas dependem de recursos e
tecnologia para o seu desempenho. Sendo assim, é um conjunto organizado de pessoas,
hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados onde coleta, transforma e
distribui as informações pelos departamentos da organização. (O’ BRIEN, 2004).
2.2 - Conceitos de Informação
Inicialmente, torna-se essencial conceituar os elementos que conduzem as
empresas nos seus negócios. De acordo com Bazzotti e Garcia (2012), existem dois elementos
fundamentais para a tomada de decisões: os canais de informação e as redes de comunicação,
ou seja, é através dos canais de informação que as organizações definem de onde serão
adquiridos os dados, e serão as redes de comunicação que definirão para onde os dados serão
encaminhados.
Conforme a abordagem de Cassarro (1999), a informação é a matéria prima e
produto acabado da atividade de sistemas, onde ela sendo adequadamente estruturada
contribui, significativamente, para o bom comportamento nas tomadas de decisões da
empresa. Cassarro mostra ainda, o conceito genérico da informação, onde pode ser entendida
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como: atos ou fatos, no entanto a informação só se torna válida se estes atos ou fatos forem
comunicado.
Para melhor compreensão é necessário explanar outro conceito: a informação,
como um todo, é um recurso vital da empresa quando devidamente estruturada entre os
departamentos administrativos. A informação não pode ser confundida com dado, pois o dado
é qualquer elemento identificado, onde isolado não conduz a compreensão de certa situação.
Todavia a informação é considerada um dado trabalhado, ou melhor, dizendo, é o resultado da
análise desses dados que, por sua vez, influencia no comportamento da empresa. (OLIVEIRA
D. 2004).
2.3 - Sistemas de Informações Gerenciais
Para Melo (2006), sistema de informação nada mais é do que todo e qualquer
sistema que tem informações como entrada – recursos lógicos, visando gerar outras
informações de saída, lembrando que, há expectativa de se obter tais informações corresponde
ao objetivo geral do sistema e, ainda, tem que satisfaz determinadas necessidades do usuário,
orientando assim as suas futuras decisões.
Segundo a abordagem de Cassarro (1999, p. 52), “um sistema de informação é
composto por um conjunto de dados que entram no sistema e outros conjunto de dados
mantidos em tabelas e sobre os quais se aplica uma rotina de trabalho, um programa, um
processamento de modo a obtermos informações de saída”.
É considerado sistema de informação gerencial um conjunto de pessoas,
equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa
operações, transforma, armazena, recupera e mostra informações para serem utilizadas e
usadas no planejamento, orçamento, contabilidade e em outros processos gerenciais, o que
garante a tomada da empresa (SCHWARTZ, 1970, apud OLIVEIRA D. 2004).
Oliveira D. ainda frisa que, Sistema de Informações Gerenciais (SIG) é todo
processo de transformação de dados em informações que, posteriormente, terão influência na
estrutura decisória da empresa, promovendo assim, a sustentação administrativa a fim de
aperfeiçoar e otimizar os resultados esperados. Ressalvando que, o objetivo é fornecer suporte
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para as funções de planejamento, controle e operação da organização, através da
disponibilidade de informações no tempo adequado para orientar o tomador de decisões.
Muitas organizações veem o sucesso dos sistemas de informações na eficiência da
redução de custos, no menor tempo utilizado e no uso dos recursos da informação. Contudo,
O’ Brien (2004) afirma que, o seu bom desempenho deve ser medido pela eficácia da
tecnologia da informação no apoio às estratégias administrativas, na capacidade de seus
processos empreendedores, no reforço das operações organizacionais e na ampliação do valor
comercial da empresa.
Os profissionais de TI (Tecnologia da Informação) juntamente com os Sistemas
de Informações Gerenciais são de grande importância para as organizações, no que diz
respeito às mudanças da economia global e das empresas comerciais, afinal proporcionam o
impulso das atividades diárias e fundamentam os novos produtos e serviços baseados em
economias de conhecimento. Portanto, as organizações tornam-se cada vez mais competitivas
e eficientes, transformando-se em empresas digitais, em que quase todos os processos de
negócios e relacionamentos com clientes, fornecedores e colaborados são habilitados
digitalmente (LAUDON e LAUDON, 2004).
E, o conceito de Bazzotti e Garcia (2012), as diversas formas de atuação dos
sistemas de informação permitem que as empresas conheçam o seu potencial interno, e
fiquem preparadas para atuar no meio externo e sobreviver aos incessantes ataques do
mercado competitivo.
2.4 - Componentes e Recursos do Sistema de Informação Gerencial
Para ajudar a compreender melhor como funciona um sistema de informação
gerencial é preciso saber quais são os componentes e recursos que ele necessita para a sua
execução. Para tanto, figura 2 ilustra um modelo de sistema de informação, onde destaca as
relações entre os seus componentes e as suas atividades em concordância com seus recursos
principais.
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Figura 2: Componentes e recursos do sistema de informação gerencia
Fonte: O’ Brien (2004, p.20)
Como mostra a imagem, O’ Brien (2004) explica que todos os sistemas de
informação utilizam recursos humanos, de hardware, software, dados e rede para executar
atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle que transformam os
recursos de dados em produtos de informação.
Recursos Humanos: Especialistas (analistas de sistemas, programadores, operadores de
computadores) e Usuários (todos os demais que utilizam o sistema);
Recursos de Hardware: Máquinas (computadores, monitores de vídeo, unidades de
disco magnético, impressoras, scanners óticos) e Mídias (CD, DVD, pen drives, cartões
de plásticos, formulários de papel);
Recursos de Softwares: Programas (sistemas operacionais, planilhas eletrônicas,
programas de processamento de textos e folhas de pagamentos) e Procedimentos
(entrada de dados, correção de erros e distribuição de contracheques);
Recursos de Dados: Descrição de produtos, cadastro de clientes, arquivos de
colaboradores e banco de dados;
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Recursos de Rede: Meios de comunicação (internet, intranets e extranets);
2.5 - Conceitos de Modelagem de Dados
De acordo com Laudon e Laudon (2004), para criar um banco de dados há
necessidade, antes de tudo, o desenvolvimento de um projeto de bancos de dados, em outras
palavras modelagem de dados, em que se divide em dois tipos de exercício: um projeto
conceitual e um projeto físico. Na perspectiva empresarial o projeto conceitual ou lógico é um
modelo abstrato do banco de dados, onde requer uma descrição detalhada das informações
que o usuário final precisará para realização de suas atividades. Já, o projeto físico apresenta a
forma física como os dados que são armazenados.
O projeto conceitual do banco de dados descreve como os elementos deverão ser
agrupados, os quais são organizados, refinados e simplificados até surgir uma visão lógica das
relações entre todos os elementos do banco de dados. Para isso, os projetistas utilizam o
Diagrama de Entidade de Relacionamento (DER) que é a representação gráfica do banco de
dados, onde ilustra as tabelas (grupo de elementos) e as suas relações internas.
As tabelas internas dos sistemas de gerenciamento de dados além de serem
classificadas por assunto, devem ser projetadas de maneira específica e pré-determinada a fim
de fornecer aos usuários finais o fácil e rápido acesso, otimizando assim, o uso da
disponibilidade de informações no banco de dados. (BEAL, 2004).
Com relação ao ponto de vista de O’ Brien (2004), a estrutura de dados se
estrutura nas relações que existem entre muitos registros individuais do banco de dados que
são baseados em diversos modelos lógicos.
Por ser um modelo orientado ao objeto, existe a possibilidade de serem
automaticamente criados novos objetos (tabelas filho) mediante a herança de algumas ou
todas as informações obtidas do objeto pai (tabelas pai), isso se dá através da presença de
chaves de relacionamento entre tabelas (chaves indexadoras). Por exemplo: para a tabela de
conta corrente (tabela filho) mostrar o extrato mensal precisa herdar alguns atributos
(informações) da tabela de conta bancária (tabela pai), como: de qual cliente se trata, quais
operações foram efetuadas em determinado período, o saldo, juros etc.
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Além disso, Oliveira D. (2004) considera modelagem de dados sendo um modelo
de representação abstrata e simplificada do sistema, cuja função é explicar e testar o
comportamento do mesmo, em seu todo ou em partes. Tendo como objetivo básico obter uma
ideia preliminar e geral do volume e da complexidade do projeto em desenvolvimento e da
implementação do sistema de informação gerencial na empresa.
2.6 - Conceitos de Banco de Dados
Um banco de dados é visto como um repositório digital de dados, onde os
aplicativos podem consultar e moldar informações através de chaves indexadoras e
relacionamentos entre tabelas internas. Os dados armazenados no banco de dados são
independentes dos programas aplicativos que os utilizam e também do tipo de dispositivos de
armazenamento secundário nos quais são armazenados. (O’ BRIEN, 2004).
“Banco de dados é uma coleção organizada de dados e informações que pode
atender as necessidades de muitos sistemas, com um mínimo de duplicação, que estabelece
relações naturais entre dados e informações” (OLIVEIRA D. 2004, p. 57).
Para Cassarro (1999), o conceito banco de dados é como uma reunião, um
agrupamento de dados inter-relacionados, baseados em uma estrutura lógica previamente
definida, facilitando assim, o acesso às informações por parte um ou vários sistemas,
simultaneamente. Os bancos de dados podem ser organizados em duas formas:
hierarquicamente ou relacionalmente.
Os bancos de dados hierárquicos mantém uma estrutura de dados organizados
conforme uma hierarquia da empresa cuja consulta de informações apenas ocorrerá descendo
(de cima para baixo) ou subindo (de baixo para cima) a hierarquia. Teoricamente se consegue
armazenar mais dados neste tipo de banco de dados, no entanto, o tempo de acesso às
informações é consideravelmente mais demorado. Já os bancos de dados relacionais,
permitem acessos mais rápidos e com maior facilidade, por sua vez são os que mais atendem
o mercado.
Com base na teoria de Bio (2008), a moderna tecnologia da informação permite os
bancos de dados nas empresas arquivarem dados sobre diversas operações em grande volume,
alta velocidade de atualização e recuperação e por meio de acesso aleatório. Em síntese, o
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banco de dados, pode ser entendido também como uma coleção de arquivos estruturados, e
não redundantes que proporciona uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações.
Além disso, os Softwares de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) contemplam
funções que visam garantir a segurança e recuperação de dados.
Um SGBD, como o próprio nome diz, auxilia o usuário a gerenciar o banco de
dados através de ferramentas para o conjunto de dados que constitui e preenche a base de
dados, bem como a manipulação de seu conteúdo através de consultas, a atualização de dados
e a geração de relatórios, que se dá pela padronização de banco de dados (SQL – Structured
Query Language), em outros termos, SGDB servem como interface entre o usuário e o banco
de dados.
Outra tarefa do SGBD é permitir apenas acesso autorizado aos dados, onde os
usuários são cadastrados junto ao SGBD e têm acesso protegido por senhas, em que certos
dados são acessíveis somente a determinada categoria de usuários, enquanto outros, a outra
categoria. Além disso, o SGBD promovem recursos para backup da base de dados em meio
magnético off-line, assim como sua recuperação posterior. (GUIMARÃES, 2003).
2.7 - Desenvolvimento de Sistemas de Informações
Quando os sistemas são projetados com base na análise de requisitos de
informação de uma organização, é chamado de desenvolvimento de sistemas ou
desenvolvimento de aplicações.
Para o desenvolvimento de um sistema de informação é fundamental o
mapeamento das necessidades e requisitos de informação, ou seja, identificar e coletar dados a
respeito das necessidades dos grupos e indivíduos que integram a organização para que
possam ser desenvolvidos produtos orientados especificamente para cada grupo e
necessidade. Este mapeamento de necessidades permite planejar com mais eficácia o
desenvolvimento de sistemas e garante a resolução do problema certo (BEAL, 2004).
Outro conceito envolvido é apresentado por Melo (2006), após a etapa de
planejamento, deverão ser realizados testes para cada sub-rotina informatizada, a partir de
massas de dados coletados, onde devem ser projetadas saídas correspondentes, a fim de
compará-las ao resultado do processamento, assegurando dessa forma a validade do sistema.
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Além disso, devem-se desenvolver especificações para os recursos de hardware, software,
pessoal, rede e dados e os produtos de informação que atendem os requisitos funcionais do
sistema proposto (O’ BRIEN, 2004).
A etapa da implantação é o período de maior movimentação e requer a maior
atenção. Na ocorrência de uma falha qualquer, em um dos passos da implantação, deve-se
examinar qual é a extensão do problema, para que não se deixe de tomar providências com
relação aos reflexos causados no ambiente (MELO, 2006).
No contexto da implantação é preciso dar ênfase ao treinamento dos
colaboradores, onde são emitidos e divulgados normas de procedimentos para cada área e
nível de responsabilidade e, também, são executadas simulações de atividades operacionais, a
fim consolidar o treinamento. Já com o sistema implantado e com o pessoal utilizando-o
devidamente na execução de suas tarefas, devem ser emitidos manuais de procedimentos, em
sua versão final, e toda a responsabilidade pela execução do sistema passará para as
respectivas áreas usuárias, pois o computador é apenas um meio que serve a empresa para
solução de seus sistemas, cabendo às áreas à responsabilidade pela a execução dos mesmos.
Cassaro (1999), conclui dizendo que quanto melhor tiver sido o plano elaborado
para execução da implantação e o treinamento dos colaboradores melhores serão os resultados
da implantação e menor será o trabalho de acerto e concretização de procedimento.
Tento o sistema implantado e funcionando normalmente, é preciso utilizar um
processo de revisão pós-implantação para minitorar, avaliar e modificar o sistema conforme
for necessário promovendo assim, melhorias no mesmo. Dessa forma, os objetivos da
manutenção do sistema de informações são: comprovar a veracidade das informações e
prevenir fraudes, localizar e corrigir erros e desperdícios brotados das mudanças do ambiente
- mercado (BIO, 2008).
Os frutos do desenvolvimento de sistemas podem ser extraordinariamente
abundantes e variados. Acontece que, na maioria das vezes, esses frutos são avaliados
somente no aspecto de redução de custos. Todavia sua avaliação deve ser completa, que
abranja a melhoria da qualidade das informações, o aumento da eficiência da organização e no
aperfeiçoamento dos mecanismos de controle e da imagem da empresa.
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2.8 - Ferramenta de Desenvolvimento
Segundo O’ Brien (2004), as ferramentas de desenvolvimento de sistemas
permitem que o programador encontre possíveis falhas no período de desenvolvimento, alem
disso, essas ferramentas proporcionam um ambiente de desenvolvimento assistido pelo
computador, onde seu objetivo é abrandar os esforços de programar e aumentar a
produtividade do programador.
Para o desenvolvimento do presente sistema foi empregado a ferramenta de
desenvolvimento Clarion 5.5 Enterprise Edition, que pertence a classe de linguagens
orientada ao objeto, reforçando o que foi textualizado anteriormente, tal linguagem apresenta
maior facilidade no seu uso e eficiência nos resustados, além de promover a reutilização de
objetos que é considerado um dos principais benefícios da programação orientada a objetos
(CLARION 5.5, 2004).
Clarion é uma ferramenta CASE/RAD (Rapid ApplicationDevelopment) da
SoftVelocity, a qual sendo uma grande e poderosa ferramenta no desenvolvimento de
aplicações clássicas do banco de dados. Suas aplicações são produzidas em 16 ou 32 bits, para
Windows e suas versões, onde é tolerado pelo mesmo código fonte, e que ainda, pode acessar
qualquer base de dados. Sem falar que é um ambiente de múltiplas linguagens que suporta
C/C++, Módula-2, Clarion e Assembler (CLARION, 2012).
Com o Clarion é possível distribuir a aplicação com um enxuto e simples
executável já preparado para qualquer tipo de rede. Outro diferencial é o modo como favorece
a produtividade do desenvolvedor, o que evita ao máximo a necessidade de codificação.
Devido à tecnologia de teamplates programáveis, o Clarion permite que o
desenvolvedor crie ao mesmo tempo, a inteface gráfica e a funcionalidade de sua aplicação.
Explanando que os templates são uma série de modelos prontos e pré-testados que definem o
código-fonte a ser gerado para programar as mais diversas funcionalidades que são requeridas
por uma aplicação típica de acesso a bancos de dados.
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3 – METODOLOGIA
A pesquisa realizada para executar este trabalho foi a Pesquisa exploratória, que
segundo Oliveira S. (2004): “é a ênfase dada à descoberta de praticas ou diretrizes que
precisam modificar-se na elaboração de alternativas que possam ser substituídas”.
3.1- Desenvolvimentos do sistema
Para o desenvolvimento do sistema foram efetuadas reuniões com o proprietário,
coletando, dessa maneira, informações necessárias sobre as rotinas de funcionamento e sobre
as dificuldades vivenciadas pela empresa, tendo por finalidade obter o cadastro de hospedes
e o cadastro das reservas de hospedagem realizados pela empresa.
A partir dessas informações foi feita a modelagem de dados, que nada mais é do
que uma forma ilustrativa do projeto a ser desenvolvido, com o propósito de estabelecer
regras de reacionamentos e definir o seu conteúdo informacional. Ressalvando que
modelagem de dados é a criação do Diagrama Entidade Relacionamento, onde podemos
visualizar as tabelas, seus respectivos campos, relacionamentos e índices.
O Diagrama Entidade Relacionamento – DER, foi desenvolvido com o apoio de
uma ferramenta de modelagem - o software Dia Portable, é um programa com download
gratuito compatível com o Sistema Operacional Windows, e que permite a criação de
diagramas e fluxogramas. Com ele foi possível obter uma visão espacial das tabelas, seus
respectivos campos e relacionamentos, conforme mostra a figura 3 abaixo:
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Figura 3: Diagrama Entidade Relacionamento. Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor.
Após a criação do Diagrama Entidade Relacionamento, foi adotado um driver de
dados do tipo ISAM (Indexed Sequential Access Method), e TopSpeed Database file system,
um driver de dados de alta performance e alta segurança, compatível com o Clarion,
ferramenta escolhida para o desenvolvimento da aplicação.
A linguagem Clarion 5.5 Interprise Edition distribuída pela empresa Soft
Velocity, foi escolhida por ter sido utilizada no curso de graduação. Trata-se de uma
linguagem de desenvolvimento de sistemas que emprega tecnologia de ponta. Criado em
1983, seu mérito atual principal é a capacidade de criar executáveis compilados
extremamente pequenos e velozes, pois o compilador converte a peça final C++, onde é uma
das linguagens mais velozes e eficientes que se conhecem atualmente.
Por ser uma linguagem Orientada ao Objeto, as peças do programa criado são
obtidas e combinadas na forma de edição de imagens. Essas imagens geram
automaticamente o código analítico responsável pela existência da aplicação, onde vale a
reciprocidade de montar objetos para obter códigos, ou escrever códigos de programação
para obter objetos funcionais.
Sem falar que, o Clarion é um software totalmente profissional, capaz de
produzir executáveis autônomos mediante a compilação dos objetos, isto é, tanto em redes
locais como em grandes aglomerados de redes a execução do aplicativo ocorre normalmente,
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portanto, não há necessidade de recorrer a nenhum interprete (programa específico do
Clarion).
Além disso, ele tem uma curva de aprendizado extremamente breve, pois integra
a classe de ferramentas de criação de sistemas conhecida por RAD – Rapid Application
Developer, que pode ser traduzido de forma livre como Desenvolvedor Rápido de
Aplicações. O Claron é composto em dois repositórios, o Dicionário de Dados (DCT) e o
modelo de Aplicação (APP). Manter as aplicações em repositórios traz benefícios de
padronização e facilidade de documentação.
DCT é a sigla americana utilizada para abreviar a palavra Data Dictionary que
contem o detalhamento completo de todos os campos informacionais, suas relações e seus
ordenamentos. Enfim é a base de dados de qualquer sistema Contudo se a modelagem de
dados for modificada, o programador Clarion precisará somente corrigir o Dicionário de
Dados sincronizar o Modelo de Aplicação e, automaticamente, o novo código é gerado.
A seguir, a figura 4, ilustra a visão parcial do DCT com as tabelas montadas e os
relacionamentos indicados.
Figura 4: Desenvolvimento do dicionário de dados Fonte: Clarion 5.5 (2004)
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Com a base de dados construída, o próximo passo é o desenvolvimento da
aplicação, onde foi realizada juntamente com a base de dados, que também é instruída pelo
Clarion 5.5. Como mostra a figura 5 abaixo:
Figura 5: Desenvolvimento do formulário de hospedagem no APP Fonte: Clarion 5.5 (2004)
Tendo a base de dados e a aplicação funcionando, o último passo foi à criação do
relatório, o qual foi desenvolvido partindo do Repot Writer que é uma ferramenta nativa do
software Clarion 5.5, esta ferramenta trabalha em conjunto com a base de dados (DCT) e
rapidamente gera relatórios. Entretanto, o seu funcionamento ocorre, somente, se o Clarion
5.5 Report Writer Engine esteja acompanhando o executável gerado pelo Clarion 5.5. A
figura 6 ilustra a montagem do relatório correspondente:
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Figura 6: Desenvolvimento do relatório de hóspedes Fonte: Report Writer Engine (2004)
3.2 - Implantação do sistema
Com o sistema desenvolvido falta agora apenas implantá-lo. Para isso foi preciso
gravá-lo em uma mídia, onde o seu tamanho é de 3.25 MB, isto é, um executável certamente
pequeno que é de fácil manuseio e que não ocupa muito espaço no computador da empresa.
Antes de tudo, teve a necessidade de uma análise dos computadores hospedeiros
do sistema, cujos devem operar com sistema operacional Windows 32 bits, pois é um pré-
requisito dessa linguagem de programação. Feito isto, o próximo passo foi implantar o
sistema.
Com o sistema implantado no computador da pousada, foi feito um treinamento
junto com os colaboradores, mostrando dessa forma, todos os serviços sistema e foi
disponibilizado para cada funcionário um pequeno manual contendo as funcionalidades do
sistema. Durante o treinamento foram feitas simulações utilizando todas as tabelas como as
de: cadastro de hospedes, movimentações de reservas, cadastro de veículos e de telefones.
Por motivo de segurança, foi criada uma janela de login de senha, onde cada
colaborador possui o seu respectivo nível que é determinado pelo seu grau de
responsabilidade, além de impedir o acesso de pessoas indevidas no software.
Após este treinamento, começou a serem registrados no sistema os dados de
todos os hospedes que estavam escritos em fichas e as reservas que estavam pendentes no
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caderno de hospedagem. A partir disso, os novos hóspedes e suas respectivas resevas já
seriam inseridas diretamente no sistema conforme fosse solicitado.
De fato a implantação é a etapa de maior movimentação, pois foram encontrados
alguns erros ou inconformidades em relação às necessidades específicas ou eventuais. No
entanto, isto é visto de maneira positiva, afinal são esses erros que venham a serem os
maiores incentivadores para melhorias, adequações e a eficiência funcional de qualquer
sistema.
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4 - RESULTADOS E ANÁLISES
Neste item, serão apresentados os resultados obtidos com a implantação do
sistema e os impactos no acompanhamento das reservas na pousada analisada.
Primeiramente a figura 7 apresenta a tela principal do sistema da pousada
analisada já em funcionamento.
Figura 7: Tela principal Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
E, é através dela que o usuário pode utilizar as tabelas que o sistema possui aonde
a maioria delas serão demonstrada, em detalhes, nas próximas figuras.
Para sanar a deficiência existente no registro de hóspede e, bem como, o seu
armazenamento que, até então, eram efetuados manualmente em um livro de registro.
Lembrando que, este meio de manutenção de hóspedes pode ocasionar em perdas de dados
e/ou em constantes desatualizações. Todavia, a nova forma informatizada de cadastros de
hóspedes é configurada de maneira simples e objetiva como mostra a próxima figura:
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Figura 8: Cadastro de hóspedes Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
A figura 8 exibe a janela em que se inserem todo o dado solicitado referente ao
hóspede, ressalvando que todos os campos foram criados de acordo com as exigências do
administrador da pousada. Além de manter os cadastros sempre atualizados, organizados de
maneira simples e fácil de manipular o que torna o processo de cadastro bem mais rápido, isto
não é apenas aceitável aos usuários do sistema, mas e, inclusive, aos hóspedes que se mostram
cada vez mais satisfeitos com a presteza e agilidade na coleta de informações.
É notável o sincronismo que existe entre as tabelas múltiplas, isto é, a de
hóspedes, de telefones e a de veículos, possibilitando dessa maneira a visualização de várias
informações ao mesmo tempo. E, é claro, que as alterações de dados podem ser feitas em uma
mesma janela de manutenção. Esta é uma das vantagens poderosas em termos de recursos
oferecidos pelo Clarion 5.5.
Já na figura 9 exibe a tabela de Lista de apartamento/chalés juntamente com o seu
respectivo formulário:
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Figura 10: Lista de apartamentos / chalés Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
A figura acima mostra como é a rotina de cadastro de apartamentos ou chalés
existentes na empresa analisada, percebe-se que no preenchimento do formulário, as
especificações de cada apartamento ou chalé já foram pré-definidas, onde consiste em apenas
assinalar suas correspondentes características individuais.
É importante dizer ainda, que cada acomodação apresenta uma propriedade que se
sobressai na tabela, onde mostra se o quarto encontra-se ocupado ou não. Caso esteja
ocupado, o usuário fica impedido de lançar uma nova ocupação neste quarto até o momento
da efetivação do check-out.
Para garantir que as atividades funcionais fiquem ainda mais agilizadas, foi criado
uma tabela de apoio justamente para o colaborador responsável pela frota de carros
pertencentes aos hóspedes, a qual é visualizada na próxima figura:
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Figura 11: Lista de veículos Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
Sem este apoio seria necessário à utilização da tabela de cadastro de veículos para
possíveis consultas, isto não é interessante, pois a tabela de cadastro deve ser destinada
somente aos colaboradores responsáveis, evitando assim transtornos operacionais, como
erros, exclusões ou alterações de dados pelo fato de muitas pessoas acessarem a mesma
tabela. Portanto, esta tabela é um atalho da lista de veículos sendo útil e muito prático, uma
vez que tendo em mãos apenas a placa já se consegue identificar o proprietário de tal veículo.
A figura 12 mostra a tabela de cadastro de reservas, que foi elaborada de acordo
com as solicitações do corpo administrativo da empresa:
Figura 12: Cadastro de reservas
Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
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Na figura acima consta apenas em cadastro básico de hóspedes, ou seja, é aonde
são coletadas algumas informações necessárias para se obtiver um apartamento ou chalé
reservado em determinado dia, a qual pode ser feita por telefone ou e-mail.
Através desta tabela a acomodação já se apresenta como reservada, não
permitindo assim, outra reserva no mesmo local até a data de check-in. Se por acaso, o
hóspede não comparecer no dia estabelecido para o check-in, a reserva será cancelada ou
então, haverá a possibilidade de entrar em contato com ele para devidos esclarecimentos.
A próxima figura mostra o formulário de check-in:
Figura 13: Formulário de check-in Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
Para a construção do formulário de check-in foi preciso, antes de tudo, ter um
relacionamento com a tabela de Reservas, a fim de obter dados como: o nome de quem
solicitou a reserva, a acomodação, as datas e horas correspondentes o que avança bastante o
preenchimento do check-in. Convêm dizer também, que clientes individuais chegam em
horários diferentes evitando-se reter o hóspede por muito tempo na recepção.
Esta tabela também se relaciona com a de Cadastro de hóspedes, afinal é a
fundamental o cadastro completo de qualquer hóspede para a efetivação da hospedagem,
lembrando que se o mesmo já for cadastrado no sistema, basta somente selecioná-lo na Lista
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de cadastro que, automaticamente, aparece no formulário de check-in. Então, todas as
transferências internas de dados que existe entre uma tabela e outra garantem a integridade
relacional que sustenta todos os sistemas.
Figura 14: Formulário de check-out Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
No check-out é o fechamento da conta do hóspede, ou seja, é neste momento que
são contabilizadas as diárias, todavia para evitar que tempo ocioso, foi feito um
relacionamento com a tabela check-in, onde os dados necessários são filtrados para possíveis
esclarecimentos de dúvidas. A partir do momento que o cliente realiza o pagamento e em
seguida, o usuário salva o check-out, a acomodação ficará livre para novo registro de
ocupação.
E, concluindo o sistema de forma concreta, a figura 15 apresenta o relatório de
controle de hospedagens efetuadas, onde mostram os hóspedes e as correspondentes
acomodações juntamente com as datas de check-in e check-out. Outro dado importante
indicado é o dependente do hóspede para ter ser conhecimento de todas as pessoas que
circulam na pousada e, inclusive, se houver alguma danificação de elementos da pousada por
alguma pessoa não cadastrada a responsabilidade fica por conta do hóspede que a trouxe
junto.
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Figura 14: Relatório de controle de hospedagens Fonte: Dados de pesquisa elaborados pelo autor
Para melhor visualização e análise dos resultados obtidos com a implantação do
sistema de informação foi elaborado um comparativo entre o antes e o depois que é
apresentado no quadro 1 a seguir.
4.1- Quadro Comparativo do Antes e Depois
Antes Depois
Processo Manual Processo Informatizado
Arquivamento registrado em fichas manuais, contendo erros, rasuras e com riscos de extravios.
Arquivamento seguro em banco de dados.
Registros para reservas em mapas de ocupação de forma manual, podendo assim haver reservas duplicas devidos a esquecimento da marcação do mapa.
Confiabilidade a partir de dados coletados no ato da reserva evitando assim, a duplicidade de reservas.
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Dificuldade do colaborador para fornecer informações e demora no preenchimento de fichas cadastrais.
Praticidade ao colaborador ao ofertar a reserva, proporcionando agilidade e eficácia nas informações.
Dados de clientes incompletos com deficiência no acesso de informações básicas.
Padronização no cadastro de clientes e com facilidade em acessá-lo para futuras solicitações .
Atraso na saída do cliente gerando desconforto e má impressão do local frequentado.
Agilidade no check-out mostrando dessa forma, respeito e atenção com o cliente tendo como consequência uma boa impressão da pousada visitada.
Quadro 1: Comparativo entre o sistema antigo e o sistema atual Fonte: Dados elaborados pela autora
De acordo com os resultados apresentados, fica claro que a empresa ganhou
agilidade, controle e segurança no processo de hospedagem, o que torna a prestação de
serviços mais acolhedora em termos de agilidade, confiabilidade e satisfação no bom
atendimento dos hóspedes.
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5 - CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para a implantação de qualquer sistema, diversos obstáculos são encontrados,
logo é fundamental que as empresas desenvolvam estratégias de introdução do sistema no
ambiente com cautela e planejamento.
Com a implantação do sistema de informação, a empresas teve a oportunidade de
explorar um novo modo de processamento de dados e de rotinas virtuais, o que possibilitou
uma melhora significativa tanto no seu atendimento com os clientes como na realização das
atividades funcionais pelos colaboradores, devido à agilidade, organização e padronização de
informações.
Outro fator crucial que deve ser explanado a respeito, é sobre segurança de dados
e confiabilidade das informações que os sistemas proporcionam. As informações para as
empresas hoje, representam o seu maior patrimônio, afinal tendo em mãos informações com
credibilidade e agilidade resultará na melhor tomada de decisão, por apresentar tamanha
importância, fica evidente a necessidade do emprego de tecnologias virtuais para o seu
armazenamento e o seu processamento.
Por isso é essencial que as empresas estejam sempre atualizadas com as inovações
tecnológicas, onde possibilita a estabilidade no mercado atual, favorece a descobrimento de
rumos alternativos, promove a quebra de velhos paradigmas e ainda, derruba as barreiras de
negociação entre clientes, empresas e fornecedores.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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