FUNÇÕES DA

ADMINISTRAÇÃO

Planejar

Organizar

Dirigir

Controlar

Planejamento

Planejamento é a função administrativa que estabelece os

objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los. A noção

mais simples de planejamento é a “não improvisação”. Uma ação

planejada é uma ação não improvisada.

Planejar é escolher direções para se alcançar resultados desejados.

Planejamento é a escolha racional de cursos de ação, com base

em objetivos, em fatos e na estimativa do que poderá ocorrer em

cada alternativa disponível.

O Processo de planejamento:

1. Definir objetivos: O que queremos?

2. Verificar a situação atual: Onde estamos?

3. Desenvolver premissas em relação ao futuro: O que temos pela frente?

4. Analisar as alternativas de ação: Quais os caminhos possíveis?

5. Escolher a melhor alternativa: Qual o melhor caminho?

6. Implementar o plano escolhido e avaliar os Resultados.

Níveis (tipos) de planejamento

Planejamento estratégico

Planejamento tático

Planejamento operacional

Estratégico

Tático

Operacional

Tipo de

Nível planejamento Quem Faz Porque Faz

EstratégicoAlta

administração

Estabelecer

Diretrizes para

empresa

TáticoPessoal de nível

Médio

Estabelecer

Diretrizes para

unidades

OperacionalPessoal do nível

Operacional

Estabelecer

Diretrizes para

grupos ou indivíduos

Estratégico

Tático

Operacional

Planejamento estratégico

É um processo administrativo unificado e integrador, voltado para o estudo de

alternativas e escolha de caminhos, de responsabilidade da alta administração,

mas que gera reflexos em todos os níveis da instituição.

Missão Oportunidades

Valores Ameaças

Cenários Pontos fortes

Visão Pontos fracos

Estratégias Objetivos/metas

Cenários

Compreende a identificação das mudanças que estão acontecendo externamente à

instituição. Significa identificar e dimensionar mudanças e avaliar os impactos na

instituição.

Valores:

São elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na instituição,

contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho.

Missão:

Representa o que a instituição é no presente. É o motivo da existência da instituição. É o

papel desempenhado pela instituição na atualidade.

A missão deve responder a estas perguntas:

Por que a instituição existe?

O que a instituição faz?

Para quem?

Exemplos de Missão estratégica:

McDonald’s – “Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, em um

ambiente limpo e agradável.”.

SEBRAE – “Educação, negócios e informações para o desenvolvimento de uma

sociedade empreendedora, ética e integrativa.”.

Visão:

É como a instituição quer ser vista pela sociedade no futuro. A visão descreve as

aspirações para o futuro sem especificar os meios para alcançá-las.

Exemplos de visão estratégica:

TAM - “Um dia seremos a maior companhia de aviação brasileira e estenderemos um tapete

vermelho para receber nossos clientes”.

DISNEY - “Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças”.

Oportunidades:

São fatos ou situações que ocorrem fora da instituição e que a favorecem especialmente se forem

identificadas e aproveitadas a tempo.

Ameaças:

São fatos, situações ou fenômenos, atuais ou futuros, no contexto externo da instituição, que se não

forem eliminados, minimizados ou evitados, podem dificultar o alcance dos objetivos.

Pontos Fortes:

São características internas à instituição, que podem ser potencializadas para aperfeiçoar seu

desempenho.

Pontos Fracos:

São características internas à instituição que devem ser minimizadas para evitar influência negativa

sobre o seu desempenho.

Objetivos:

Correspondem a alvos que a instituição deverá alcançar. Determinam para onde os esforços serão

direcionados.

Metas:

Quantificam os objetivos e definem suas etapas. Também são entendidas como os passos

intermediários para se alcançar um determinado objetivo.

Exemplo de meta:

Reduzir em 1/3 os acidentes de trânsito, até Dezembro/2011.

Estratégias:

São políticas e formas de alocação de recursos (Financeiros, Pessoas e de Tecnologia), selecionadas

por uma instituição, visando atingir objetivos específicos.

Planejamento Tático

Adapta-se às restrições determinadas pelos métodos e

procedimentos, às restrições do orçamento e às restrições de tempos

para a execução.

Envolve um ou apenas alguns departamentos da instituição. É

elaborado pela administração média.

Planejamento Operacional

Abrange projetos para serem executados no curto prazo. Envolve

um ou apenas algumas áreas da instituição, se refere as atividades

e tarefas que geram resultados imediatos.

Organizar

Organizar é procurar a melhor forma para executar o que foi

planejado, a melhor forma de agir. Seu foco é a eficiência das

operações; racionaliza o trabalho visando reduzir desperdícios e

aumentar os índices de produtividade para alcançar os resultados

previstos.

Organizar é determinar as atividades específicas necessárias ao

alcance dos Objetivos planejados (Especialização); Agrupar as

atividades em uma estrutura lógica (Departamentalização);

Designar as atividades às específicas posições e pessoas (Cargos

e tarefas).

Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional é detalhada no organograma, que

define a divisão de trabalho, da autoridade e da comunicação da

organização, com foco nos processos necessários para alcançar os

objetivos e metas.

A seguir Iremos mostrar um Exemplo de um Organograma

Empresarial

Presidência

Vice-Presidência

Diretoria de

projetos

Diretoria de

Qualidade

Diretoria de

MarketingDiretoria de RH

Diretoria de

Jurídico-

Financeiro

MembrosMembrosMembrosMembros Membros

Conceito e finalidades da Organização

A estrutura é composta por três componentes básicos inter-

relacionados:

Sistema de atividade,

Sistema de autoridade e

Sistema de comunicação.

O sistema de atividade é o resultado da alocação de atividades entre os

integrantes de uma organização. Refere-se à estrutura dos departamentos

(departamentalização), à especificação das atividades de linha e de assessoria; e

determinação do nível adequado de especialização do trabalho.

O sistema de autoridade define os poderes para tomar decisões e comando de

pessoas. Os principais aspectos são: amplitude administrativa e níveis

hierárquicos, a determinação do nível de descentralização administrativa e as

normas de delegação de autoridade.

O sistema de comunicação é a rede através da qual fluem as informações que

orientam o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.

Com relação aos tipos de estrutura, as instituições podem ser verticais se forem

constituídas por muitos níveis hierárquicos. São horizontais (achatadas) quando

apresentam poucos níveis hierárquicos.

Dirigir

Direção é a função administrativa que conduz e coordena pessoas na

execução das atividades planejadas e organizadas.

Conceitos de Direção

Dirigir significa conduzir, orientar e coordenar a equipe de

colaboradores, decidir, emitir ordens, orientar os esforços dos

subordinados visando o cumprimento dos objetivos e dos planos de

ação e dar as instruções de como executá-los.

A Direção é a terceira etapa do processo administrativo, depois do

Planejamento e da Organização.

O Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos

trabalhos; a Direção é a etapa simultânea à execução.

Controle

Controle é a quarta função administrativa. O Controle acompanha

todas as etapas do processo administrativo. O Administrador

planeja, organiza e dirige simultaneamente, e também desenvolve

ações de controle.

Finalidades da função Controle

A função Controle mede e corrige o desempenho dos

colaboradores e das atividades para assegurar que os objetivos da

instituição venham a ser atendidos.

A essência do Controle é a “Ação Corretiva”, que consiste na tomada de decisões

no sentido de corrigir os possíveis desvios ocorridos.

Controlar é estabelecer uma comparação entre o que foi planejado e o que

efetivamente está sendo ou foi executado.

A função Controle tem dois objetivos:

Identificar e propor a correção de falhas ou erros – O controle detecta falhas

ou erros no Planejamento, na Organização ou na Direção e aponta as medidas

corretivas.

Prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros – Ao identificar e propor a

correção de falhas ou erros, o Controle aponta os meios de evitá-los no futuro.

Fases do controle

Fase 1: Fixação de padrões de desempenho.

Fase 2: Observação do desempenho.

Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado.

Fase 4: Ação corretiva.

Trabalho Apresentado ao Curso de Administração da Faculdade

Integrada de Araguatins com pré-requisito para obtenção de nota

na disciplina de Introdução a Administração Sobe orientação do

professor Remy Barbosa.

Acadêmicos: Divino Fredson, Isleinaria Lopes, Rodrigo Morais,

Evan Janine, Vinicius Dias, Betania dos Santos.