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Serviços Partilhados do MS BI CSP

Formulários de suporte à monitorização

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30/07/2020

1 de 40 SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, EPE . Av. da República n.º 61 | 1050-189 Lisboa | Tel.: 211 545 600 | Fax: 211 545 649

Portal BI CSP- Relatórios de Atividades

Guia de utilização dos formulários de suporte à monitorização das áreas: Serviços,

Qualidade organizacional, Formação profissional.

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Controlo

Versão Data Autores Alterações

1.0 2018 SPMS Versão inicial

1.1 29/05/2019 SPMS Funcionalidade de pré-preenchimento dos dados do PAUF

Área das atividades nos formulários da qualidade organizacional

1.2 30/07/2020 SPMS Alteração na área das atividades dos formulários de qualidade organizacional Adição da área das auditorias nos mesmos formulários.

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Índice

1. ACERCA ...................................................................................................................................................... 4

2. SIGLAS E ACRÓNIMOS .......................................................................................................................................... 5

3. ACESSO AOS FORMULÁRIOS ................................................................................................................................. 6

4. PÁGINA DOS FORMULÁRIOS ................................................................................................................................ 7

5. EDIÇÃO DOS FORMULÁRIOS ......................................................................................................................... 10

5.1. Perfis de Acesso ......................................................................................................................................................... 10

5.2. Registo de dados nos formulários ............................................................................................................................. 10

Pré-preenchimento com os dados do PAUF .................................................................................... 12

5.2.1. Formulário: Serviços > Serviços de carácter assistencial > serviços de carácter assistencial ................................... 14

5.2.1.1 – Edição do formulário pela UF ............................................................................................. 15

Carregar documentos: ..................................................................................................................................... 19

Gravar o formulário: ........................................................................................................................................ 25

5.2.1.2 Validação do Conselho Clínico e de Saúde (CCS) .................................................................. 26

5.2.2. Formulário: Serviços > serviços de caráter não assistencial > Atividades de Governação Clínica do ACES. ............ 27

5.2.3. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Acesso ............................................... 30

5.2.4. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Programas de melhoria contínua de

qualidade e processos assistenciais integrados ........................................................................................................................ 33

5.2.5 Formulário: Formação profissional > Formação Interna > Formação da equipa multiprofissional .......................... 36

5.2.6. Formulário - Formação profissional > Formação Interna > Formação de internos e alunos .................................... 39

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1. Acerca Este manual tem como objetivo auxiliar na utilização dos formulários para a monitorização das áreas Serviços,

Qualidade Organizacional, Formação. Encontra-se organizado da seguinte forma:

• Acerca, que descreve a organização deste guião;

• Siglas e Acrónimos, que contém as siglas e acrónimos usados ao longo do documento;

• Formulários para a Monitorização, onde são descritos os diferentes campos presentes nos formulários

e respetivas funcionalidades.

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2. Siglas e Acrónimos

A tabela seguinte contém a descrição de siglas e acrónimos usados ao longo do documento.

Sigla/Acrónimo Designação

ACES Agrupamento de Centros de Saúde

ARS Administração Regional de Saúde

IDS Índice de desempenho setorial

UF Unidade Funcional

CCS Conselho Clínico de Saúde

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3. Acesso aos Formulários

Para aceder aos formulários o utilizador deve efetuar login na área autenticada do Portal BI CSP

(https://bicsp.min-saude.pt), com o sua conta Office 365. Após autenticação deve selecionar o menu

Contratualização > Relatórios de Atividade.

Será apresentada no canto superior direito a opção serviços, qualidade organizacional, formação profissional

que encaminhará o utilizador para a página dos formulários.

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4. Página dos formulários

Após selecionar a opção serviços, qualidade organizacional, formação profissional a primeira página

apresentada ao utilizador é a seguinte:

3 4 5 6 8 9

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Na parte superior surge:

• (1) ano dos dados do formulário;

• (2) A hierarquia ARS, ACES e UF - vêm pré-preenchidos de acordo com o perfil e local CSP do utilizador

autenticado.

De acordo com o local CSP é apresentada uma listagem com os formulários aos quais o utilizador tem acesso.

A listagem apresenta os seguintes atributos:

• (3) O código do indicador;

• (4) A área, subárea e dimensão da matriz;

• (5) O nome da Unidade Funcional;

• (6) Período, representado pelo último mês do trimestre ao qual correspondem o dados inseridos.

• (7) O valor do IDS calculado no formulário de acordo com os dados inseridos pela Unidade

Funcional;

• (8) O valor do IDS após validação do CCS;

• (9) O estado do formulário.

Cada formulário tem num determinado momento um estado.

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Estados possíveis:

• Não iniciado pela UF: A UF ainda não fez qualquer edição no formulário.

• Iniciada pela UF: O formulário já foi editado pela UF, mas não foi ainda alvo de validação por

parte do CCS.

• Não contratualizado-UF: O formulário foi editado pela UF, sendo assinalado pela mesma que

a dimensão não foi contratualizada. A Informação do formulário ainda não foi alvo de

validação por parte do CCS.

• Não contratualizado - Validação do CCS: O formulário foi validado pelo CCS que confirmou

que a UF não contratualizou a dimensão. Neste caso não existe resultado do IDS da dimensão.

Após a atribuição pelo CCS deste estado o formulário fica bloqueado para edição da UF.

• Validado -Validação do CCS: Os valores inseridos pela UF e resultado do IDS da dimensão

foram validados pelo CCS. Após a atribuição pelo CCS deste estado o formulário fica bloqueado

para edição da UF.

• Não validado - Validação do CCS: O CCS registou que não confirma os valores inseridos pela

UF e resultado do IDS da dimensão. O CCS regista obrigatoriamente as razões da não validação

e o resultado do IDS da dimensão passa a ser zero. Após a atribuição pelo CCS deste estado o

formulário fica bloqueado para edição da UF.

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5. Edição dos formulários

5.1. Perfis de Acesso

Existem dois níveis de acessos aos formulários:

• As UF’s que são os editores dos formulários

• Os ACES’s que são os aprovadores dos resultados das UF e desbloqueadores dos formulários.

Para poder preencher ou aprovar os formulários, existem os seguintes pressupostos:

• Editores – Estar associado a uma UF e perfil de editor no PAUF. Ter perfil de editor portal para

conseguir carregar documentos.

• Aprovadores – Estar associado a um ACES e possuir umas das seguintes funções:

o Diretor Executivo

o Presidente do Conselho Clínico

o Vogal do Conselho Clínico

5.2. Registo de dados nos formulários

Para o aceder aos formulários o utilizador deverá selecionar o ícone do “olho” posicionado no canto direito de

cada formulário.

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Para escolher outro formulário o utilizador poderá alterar as caixas de texto da área, subárea e dimensão (1)

ou carregar no botão “Limpar Filtros” (2), posicionado na parte superior da página, voltando à página inicial e

podendo selecionar o formulário pretendido.

Existem duas opções de registo de dados no formulário:

• Preenchimento da totalidade dos campos pela UF;

• Pré-preenchimento de forma automática, dos campos assinados em tooltip, com os dados do PAUF.

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Pré-preenchimento com os dados do PAUF

Ao entrar, pela primeira vez em cada um dos formulários, será apresentada à UF a mensagem representada

na imagem seguinte. A UF poderá escolher se pretende pré-carregar os dados do PAUF ou não.

Caso a UF selecione o botão Confirmar, os dados do PAUF serão imediatamente carregados no formulário. No

caso da UF selecionar o botão Cancelar os dados não serão pré-carregados. Depois desta primeira ação e

tendo a UF gravado o formulário, a mensagem não voltará a aparecer.

Todos os campos possíveis de serem pré-carregados do PAUF estão devidamente assinalados em tooltip.

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Durante o período em que os formulários estiverem disponíveis para edição é sempre possível pré-carregar os

dados do PAUF, e para o efeito, no canto superior direito de cada formulário, fica disponível um botão “Pré-

preencher”.

Deverá ter em atenção que ao selecionar a opção pré-preencher, e na janela da mensagem selecionar o botão

Confirmar o formulário voltará ao seu estado inicial, ou seja, os dados inseridos até ao momento no

formulário serão todos apagados, e nos campos assinalados como possíveis de pré-preenchimento serão pré-

carregados com os dados presentes há data atual no PAUF. Ao clicar no botão Gravar os novos dados do

formulário serão armazenados. Caso a UF não pretenda guardar os novos dados deve sair do formulário sem

efetuar a gravação.

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5.2.1. Formulário: Serviços > Serviços de carácter assistencial > serviços de carácter assistencial

Para o formulário 389- “Serviços de Caráter Assistencial” poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF

os seguintes campos:

- Número de meses contratualizados

- Mês de início de contratualização

- Número de profissionais

- Tipologia de serviço

- Descrição do serviço

- Quantidade de horas contratualizadas com a equipa para o ano de contratualização (C), para

médicos, Enfermeiros, Secretários Clínicos, outros profissionais.

- Opção “Não contratualizado”

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5.2.1.1 – Edição do formulário pela UF Após a seleção da dimensão é apresentado ao utilizador o formulário e respetivo nome do indicador associado

(1) com hiperligação ao Bilhete de Identidade do Indicador.

No canto superior direito é apresentado o estado do formulário (2).

Área do período dos dados

Área dos profissionais

Área do IDS

Área dos serviços

Área Edição/validação

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Área Edição/Validação

A tabela seguinte contém, para cada período de dados, a data início e a data fim em que o formulário estará

disponível para a edição e validação.

Área do período dos dados

• (1) Número de meses contratualizados: corresponde ao período anual de contratualização. O

utilizador deve selecionar o número de meses contratualizados;

• (2) Mês de início da contratualização: corresponde ao início do período de contratualização UF. O

utilizador deve selecionar o mês de início da contratualização;

• (3) Período dos dados: é um campo não editável e corresponde ao período dos dados registados. Os

valores registados para um determinado trimestre são cumulativos com os trimestres anteriores do

• (4) Ao passar o rato sobre o (i) é apresentado ao utilizador texto complementar de ajuda daquele

campo.

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Área dos Profissionais

A tabela dos profissionais apresenta 3 colunas: grupo profissional, número de profissionais e número de horas

máximas a contratualizar. A coluna Nº de profissionais (1) é o único campo a ser preenchido pelo utilizador e

corresponde ao número de profissionais à data da contratualização refletida na carta de compromisso.

O nº de horas máximo a contratualizar é calculado automaticamente pelo sistema segundo a regra: duas

horas por profissional (pertencente à equipa) por semana. O número de horas máximas, calculado

automaticamente pelo sistema, é o somatório das horas dos profissionais.

Passando o rato sobre a opção (i) (2), é apresentado ao utilizador texto complementar de ajuda daquele

campo.

Área dos serviços

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Na tabela da tipologia de serviços os utilizadores vão registar aos dados das atividades realizadas. A descrição

detalhada de cada um dos campos é apresentada seguidamente:

• A coluna da Tipologia de serviço (1) vem pré-preenchidas com os tipos possíveis para a dimensão.

É possível adicionar novas linhas com tipologias de serviço (3).

• Para adicionar uma nova linha à tabela deverá selecionar a opção + adicionar linha (3),

selecionando depois a tipologia que pretende adicionar. Para eliminar uma linha deve selecionar

o x no canto esquerdo de cada tipologia de serviço (2).

• A coluna com variável C (4) corresponde à quantidade de horas contratualizadas com a equipa

para o ano de contratualização. Nesta coluna devem ser introduzidas as horas contratualizadas

pela unidade para os serviços assistenciais. O valor total nunca deve ultrapassar o número de

horas máximas a contratualizar por cada grupo profissional.

• A variável F (5) corresponde à quantidade de horas contratualizadas com a equipa para o período

em análise, não realizadas por falta dos respetivos elementos. Devem ser inseridas as faltas

correspondentes ao período dos dados identificado no canto superior direito do formulário.

• Em cada linha é ainda possível fazer uma descrição do serviço através de texto livre nos campos

da coluna da descrição do serviço.

Área do IDS

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Na parte inferior do formulário:

• (1) Valor do IDS da dimensão, cálculo automático de acordo com os dados inseridos pelo UF;

• (2) Caixa de texto para inserir observações;

• (3) Checkbox para registar a opção de não contratualizado pela UF;

• (4) Carregar documentos;

• (5) Gravar;

• 6) A fórmula aplicada para o cálculo do IDS está de acordo com o especificado no Bilhete de

identidade.

• Carregar documentos: Para inserir documentos, o utilizador deve selecionar, no respetivo formulário, a opção carregar documentos.

De seguida clicar sobre o campo carregar

Escolher o ficheiro que pretende adicionar na opção escolher ficheiro.

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Após selecionar na lista o documento pretendido clicar em ok.

Na nova janela apresentada o utilizador deve classificar o documento. Os campos Nome, título, Data de

referência, Autor, Categoria e Subcategoria são campos obrigatórios. Os restantes campos são opcionais.

Quando a edição do documento estiver concluída selecionar Dar entrada.

Inserir a data de referência

do documento.

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O documento será carregado e ficará disponível para consulta.

Aparecerá na listagem de documentos anexados, identificado pelo título e ano de referência.

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o Carregar documentos pelo método “drag and drop”

1- O utilizador deve arrastar o ficheiro que pretende e largar no local assinalado para o efeito.

2- Depois de carregado o ficheiro é necessário editar as propriedades do mesmo. Para isso o utilizador

deve clicar sobre o visto no canto esquerdo e de seguida selecionar “editar propriedades”

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3- Os campos Nome, título, Data de referência, Autor, Categoria e Subcategoria são campos

obrigatórios. Os restantes campos são opcionais. Quando a edição do documento estiver concluída

selecionar Guardar.

4- Dar entrada do documento para que este fique visível para os outros utilizadores.

Inserir a data de referência

do documento.

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5- Depois de dar entrada do documento selecionar o x no canto superior direito para voltar à página do

formulário.

É possível eliminar documentos através do botão direito do rato no documento que pretende eliminar.

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Para sair da opção de carregar documento, fechar a janela selecionando o x no canto superior direito.

• Gravar o formulário: Para que as inserções e alterações efetuadas nos formulários fiquem guardadas o utilizador deve sempre selecionar o botão gravar .

a. Selecionar a opção gravar.

b. Selecionar a opção confirmar.

c. No canto superior direito deverá aparecer a seguinte mensagem a verde, no caso da

informação ter sido gravada com sucesso.

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5.2.1.2 Validação do Conselho Clínico e de Saúde (CCS)

Estes campos não são editáveis para a UF. A informação é preenchida pelo perfil do ACES.

O ACES seleciona um dos 3 estados disponíveis (Não Contratualizado - Validação do CCS, Validado -Validação

do CCS, Não Validado - Validação do CCS) e sustenta o registo do estado no campo “Notas do conselho Clínico

e de saúde”.

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5.2.2. Formulário: Serviços > serviços de caráter não assistencial > Atividades de Governação Clínica do ACES.

Para o formulário 390- “Atividades de Governação Clínica do ACES” poderão ser pré-preenchidos com os dados

do PAUF os seguintes campos:

- N.º meses contratualizados

- Mês de início da contratualização

- Nº Profissionais

-Tipologia de serviço

- Descrição do serviço

- Número de horas contratualizadas (C)

- Opção “Não Contratualizado”

As áreas assinaladas no formulário são comuns ao formulário anterior.

Área dos

profissionais

Área dos serviços

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Área dos profissionais

Na tabela dos profissionais, o Nº de profissionais (1) é o único campo editável, sendo partilhado com a tabela

dos serviços assistenciais. O número de horas obrigatórias a contratualizar é calculado automaticamente

sendo o valor obrigatório de horas a contratualizar com cada unidade funcional de 0,8 horas por profissional

(pertencente à equipa) por mês.

Área dos serviços

Na tabela da tipologia de serviços é apresentada a seguinte informação:

• As linhas da coluna Tipologia de serviço (1) vêm pré-preenchidas. Ao inserir o formulário tem de

existir pelo menos uma linha de cada tipologia. É possível adicionar novas linhas com tipologias de

serviço.

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• Para adicionar uma nova linha à tabela deverá selecionar a opção + adicionar linha (2). Para eliminar

selecionar o x no canto esquerdo, atrás de cada tipologia de serviço (3). Apaga a linha a que se refere.

• Na coluna com a letra C (4) deverá colocar as horas anuais contratualizadas, para cada tipologia de

serviço, para o período total de contratualização desse ano.

• Ao longo do ano deverá inserir as horas realizadas pela equipa (R) (5) para cada tipologia de serviço,

para o período em análise.

• Por cada uma das atividades contratualizadas com a unidade funcional, a mesma deve referir também

a existência de um plano de ação (PA) e a existência de um relatório de atividades (RA). Nessas duas

colunas deverá selecionar a opção sim ou não, conforme tenha ou não feito o plano de ação e relatório

de atividade.

• Os campos participação (P), cumprimento (D), ponderação, pontuação PA e RA e Resultados Parciais

são calculados automaticamente pelo sistema.

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5.2.3. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Acesso Para o formulário 391- “Melhoria Contínua da qualidade na dimensão Acesso” poderão ser pré-preenchidos

com os dados do PAUF os seguintes campos:

- Nome da auditoria

- Data fim planeada do ciclo

Os campos assinalados no formulário são comuns aos formulários anteriores.

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Área das fases

Na tabela das fases a coluna da Fase, Nome e Descrição são campos não editáveis. Apenas a coluna Cumprido?

é editável. Em cumprido? deverá selecionar a opção sim ou não. Na fase 5 será feito o cálculo percentual

automático de acordo com as atividades presentes na listagem de atividades em baixo.

Área das auditorias

Na tabela das auditorias, neste formulário, apenas é possível ao utilizador inserir uma auditoria. A informação

dessa auditoria pode ser pré-carregada do PAUF ou inserida manualmente pelo utilizador no portal.

Área das atividades

Na tabela das atividades/estratégias o utilizador deve inserir as estratégias que se propôs a implementar no

ano de contratualização e que vão entrar para o cálculo da percentagem da fase 5 da tabela das fases.

Esta tabela é preenchida diretamente no formulário.

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Para inserir atividades o utilizador deve carregar no campo “adicionar linha”:

Será acrescentada uma nova linha à tabela onde no campo “nome da atividade” deverá ser inserido o nome

da respetiva atividade. Deverá selecionar o mês planeado para o fim daquela atividade e quando esta for

executada selecionar o respetivo mês.

A data de execução das atividades aqui inseridas terá impacto no cálculo da fase 5 - Introdução das mudanças-

da tabela das fases.

Aqui só é possível selecionar o mês de execução das atividades cuja data fim planeada se encontre dentro do

período dos dados.

Para eliminar uma atividade deverá carregar sobre o x no canto esquerdo da tabela.

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5.2.4. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Programas de melhoria contínua de qualidade e processos assistenciais integrados

Para o formulário 391- “Programas de Melhoria Contínua de Qualidade e Processos Assistenciais Integrados”

poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF os seguintes campos:

- Nome da atividade e a data fim planeada na lista de atividades.

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Área das fases

Na tabela presente neste formulário os campos da Fase, Nome e Descrição não são editáveis. Na coluna

Cumprido? escolher a opção sim ou não, para cada uma das linhas da tabela. Na fase 5 será feito

automaticamente o cálculo percentual de acordo com as atividades presentes na listagem de atividades em

baixo.

Área das auditorias

Na tabela das auditorias, neste formulário, o utilizador pode inserir mais do que uma auditoria. A informação

das auditorias pode ser pré-carregada do PAUF ou inserida manualmente pelo utilizador no portal.

Por cada auditoria inserida na tabela é gerado um formulário. Através do ícone do olho no canto superior

direito o utilizador pode visualizar e editar a informação relativa aquela auditoria.

Área das atividades

Na tabela das atividades/estratégias o utilizador deve inserir as estratégias que se propôs a implementar no

ano de contratualização e que vão entrar para o cálculo da percentagem da fase 5 da tabela das fases.

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Esta tabela é preenchida diretamente no formulário.

Para inserir atividades o utilizador deve carregar no campo “adicionar linha”:

Será acrescentada uma nova linha à tabela onde no campo “nome da atividade” deverá ser inserido o nome

da respetiva atividade. Deverá selecionar o mês planeado para o fim daquela atividade e quando esta for

executada selecionar o respetivo mês.

A data de execução das atividades aqui inseridas terá impacto no cálculo da fase 5 - Introdução das mudanças-

da tabela das fases. Aqui só é possível selecionar o mês de execução das atividades cuja data fim planeada se

encontre dentro do período dos dados.

Para eliminar uma atividade deverá carregar sobre o x no canto esquerdo da tabela.

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5.2.5 Formulário: Formação profissional > Formação Interna > Formação da equipa multiprofissional

No formulário 393- “Formação da equipa multiprofissional” poderá ser pré-preenchido com os dados do PAUF

os seguintes campos:

- Campo Meta Contratualizada (%) na área das métricas das formações.

Área dos

requisitos

Área das

métricas das

formações

Área das

métricas dos

profissionais

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Área dos requisitos

Na tabela das métricas das formações os campos da coluna Requisito e Descrição-Plano de formação não são

editáveis. Selecionar a opção sim ou não para cada linha da tabela, na coluna cumprido?

Área das métricas das formações

Nesta tabela a coluna dos itens não é editável. A Meta Contratualizada (%), numerador e Denominador, são

campos editáveis. O utilizador deve preencher cada linha destas colunas com um valor numérico.

A coluna resultado e cumpre? São calculados automaticamente pelo sistema com base nos valores inseridos

pelo utilizador.

Área das métricas dos profissionais

Esta tabela corresponde à % profissionais envolvidos por cada grupo profissional (enquanto formandos).

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Por grupo profissional, o utilizador deve inserir valores para o Nº médio de profissionais em que (n.º de

profissionais de equipa no último dia do mês de Janeiro + n.º de profissionais de equipa no último dia do mês

de Fevereiro + n.º de profissionais de equipa no último dia do mês de Março + …) /12, devendo incluir os

profissionais em férias ou em formação, Meta contratualizada (%), o Nº total de presenças (A) para o período

em análise (o período em análise corresponde ao campo referido acima com a designação período do registo

de dados) e Nº Reuniões Formativas (B).

Os campos Resultado = A / (B x C), CP e CF são calculados automaticamente pelo sistema com base na

informação inserida pelo utilizador.

O campo % de execução dos itens do requisito 4 é calculado automaticamente pelo sistema com base na

informação inserida nas duas tabelas anteriores.

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5.2.6. Formulário - Formação profissional > Formação Interna > Formação de internos e alunos

No formulário 393- formação de internos e alunos, poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF os

seguintes campos:

5.2.7.

Área dos

requisitos

Área da

descrição

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Área dos requisitos

Esta tabela divide-se em Requisito, Descrição-Manual de Acolhimento e Cumprido?. Os únicos campos

editáveis da tabela pertencem à coluna cumprido?, onde o utilizador deve selecionar a opção sim ou não para

cada requisito. O sistema calcula automaticamente se foram cumpridos os três requisitos.

Área da descrição

Nesta tabela o utilizador deve indicar se o Manual de Acolhimento foi formalmente cumprido com todos os

internos, selecionando a opção Sim/Não na coluna cumprido a 100%?.

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