GP – 20 –

Portfolio e

PMO

São Luis - MA

GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO E

PMO

ACTION

CONSULT

A ACTION

CONSULT É UMA

EMPRESA COM

MAIS DE 10

ANOS NO

MERCADO E

CONTA COM UMA

VASTA GAMA DE

PROJETOS EM

SEU PORTFÓLIO.

TEM AMPLA

ESPERIÊNCIA NA

IMPLANTAÇÃO

DE PMO’S EM

EMPRESAS DO

SETOR PÚBLICO,

E UTILIZA DE

METODOLOGIAS

ADEQUADAS

PARA

IMPLEMENTAR

UM PROJECT

OFFICE NA

MEDIDA IDEAL

PARA AS SUAS

NECESSIDADES.

ACTION

CONSULT

Carla Cristina Clemente da Silva

Eduardo Jorge Lins

Igor Carvalho

Marcos de Freitas Júnior

Rodrigo Lamounier Teixeira

EQUIPE

ACTION

CONSULT

Temos como objetivo deste projeto a consultoria

na implementação de um PMO no país LISARB,

trabalhando diretamente com o Ministério do

Planejamento do país;

Tal proposta está fundamentada nos objetivos

estratégicos que o país LISARB nos forneceu,

onde foi identificado previamente a maturidade,

modelo e métricas de sucesso a serem

implantadas;

A PROPOSTA

ACTION

CONSULT

O LOGOTIPO

P M O

LISARB

O logotipo do projeto

representa o

compromisso

“infinito¨do governo

e do povo para

mudanças rumo a

uma Lisarb melhor.

ACTION

CONSULT

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Com base na pesquisa de maturidade em gerenciamento de projeto feito no Ministério do Planejamento e fornecida pelo Presidente da Lisarb, determinou-se o nível de maturidade em projeto. Esta pesquisa foi composta por um questionário de 40 quesitos de avaliação com os seguintes critérios de pontuação: 0 -> Questão sem marcação (não aplicável) 1 -> Quase nunca (aplicável para até 10% dos projetos) 2 -> Às vezes (aplicável para mais de 10% e menos de 50% dos projetos) 3 -> 50% das ocasiões (aplicável para 50% dos projetos) 4 -> A maioria das ocasiões (aplicável para mais de 50% e menos de 80% dos projetos) 5 -> Em quase todas as ocasiões (aplicável para mais de 80% dos projetos) Após análise do questionário e somados os pontos, chegou-se ao valor de 110 pontos; De acordo com o sistema de classificação abaixo: • Acima de 160 pontos: Nível 5 • Entre 121 e 160 pontos: Nível 4 • Entre 81 e 120 pontos: Nível 3 • Entre 41 e 80 pontos: Nível 2 • Entre 10 e 41 pontos: Nível 1 Podemos verificar que LISARB encontra-se no NÍVEL 3 de maturidade.

NÍVEL DA MATURIDADE

ACTION

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P M O LISARB

BENEFÍCIOS

Para conseguirmos os resultados esperados em LISARB, será fundamental a

aplicaçã das melhores práticas de implantação de projetos.

Sendo assim a implantação de um escritório de projetos será fundamental

para orientar e dar suporte aos gerentes de projetos, permitindo o

desenvolvimento dos projetos em Lisarb da forma mais eficiente e eficaz

Com a implantação de projetos da forma mais eficiente e eficaz, a LISARB se

tornará um país moderno, com desenvolvimento sustentável e igualdade social.

ACTION

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P M O LISARB

BENEFÍCIOS

Algumas funções desempenhadas pelo PMO:

• Suporte Administrativo;

• Métodos e padrões;

• Consultoria e aconselhamento;

• Treinamento; e,

• Acompanhamento doa profissionais em Gerência de Projetos,

Principais benefícios com a implantação do PMO:

• Aumento na Transparência

• Melhoria de processo

• Aumento do controle

• Melhoria nas comunicações

• Elevação da capacidade empreendedora

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P M O LISARB

NÍVEL HIERÁRQUICO ADOTADO

O Escritório de Projetos deve ser uma estrutura que favoreça ao plano estratégico da organização e

torne possível maximizar o cumprimento de seus objetivos, que aproxime a concepção da estratégia,

desenvolvida pela alta administração, de seu braço executor (DINSMORE, 2003).

Devido a alta complexidade dos Projeto Lisarb, o PMO mais adequado a função, é o PMO nível 3 - foco

na estratégia - que visa a organização como um todo.

Caracteísticas do nível 3 :

TIPO DE CARTEIRA - Portfólio de projetos da organização

DEMANDAS ORGANIZACIONAIS PARA PROJETOS:

Ser um centro de excelência em GP

Fornecer uma visão integrada dos projetos do negócio

Promover o alinhamento dos projetos com o plano estratégico da organização

POSICIONAMENTO HIERÁQUICO-FUNCIONAL - Diretoria

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P M O LISARB

FUNÇÃO ADOTADA

Integração com o Negócio

Acreditamos que o Gerenciamento de Portfólio em Lisarb será um grande desafio

devido a complexidade dos projetos e as diferentes áres de atuação.

Deverá haver uma grande integração entre a máquina pública e a população por isso

demandará uma forte atuação em gerenciamento de conflitos e metodologias de

comunicação buscando a transparência e a credibilidade da população no governo do

país.

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P M O LISARB

MODELO ADOTADO

Torres de Controle

O modelo a ser adotado é o de torre de controle que permitirá o gerenciamento dos

projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido

Este modelo possibilitará termos padrões estabelecidos para gerênciamento de

projetos, uma boa gestão do conhecimento em gerenciamento de projeto, sistemas

definidos, padronizados, controlados e auditados, focando na melhoria continua.

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MÉTRICAS DE SUCESSO

As métricas a serem adotadas deverão ser relevantes, simples e de

fácil percepção e divulgação.

Podemos adotar métricas genéricas ou métricas específicas.

Mostramos abaixo alguns dos indicadores específicos que

pretendemos utilizar:

1. Cumprimento de custo;

2. Cumprimento de prazo;

3. Análise de Valor Agregado;

4. Satisfação da população;

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ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO

Podemos planejar a sua implantação da seguinte forma:

Vender o conceito de um PMO para a administração

Avaliar os custos envolvidos

Apresentar uma proposta inicial de trabalho

Montar equipe

Desenvolver metodologia

Selecionar funções e aplicar em um “piloto”

Avaliar o processo – o que deu certo e o que não funcionou

Efetuar correções

Ampliar a utilização

Fazer divulgação

Todos os projetos foram identificados a partir dos

objetivos do planejamento estratégico de LISARB

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

Viva Educação

Política aberta

Fora corrupção

Lugar de criança é na escola

Gestão participativa

Austeridade e desenvolvimento

Desenvolvimento sustentável

Segurança para todos

Cultura é vida

Juntos podemos mais

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Justiça para todos

A cultura no meio de nós

O sonho da casa própria

Info jovens

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

Inclusão Digital

Pró-saúde Educação no trânsito

Informática nas escolas

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Foram 18 projetos l istados, que foram agrupados e categorizados

para possíveis formação de Programas.

Classificados em 3 grupos:

Melhoria da qualidade de vida;

Melhoria da gestão político-social;

Controle e Eficiência na Gestão das Contas Públicas .

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETOS

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Id Projeto

1 Cultura é vida

2 Cultura no meio de nós

3 Viva Educação

4 Lugar de criança é na escola

5 Informática nas escolas

6 O sonho da casa própria

7 Inclusão digital

8 Educação no trânsito

9 Info jovem

10 Pró saúde

MELHORIA DA QUALIDADE DE

VIDA

Tais projetos são

focados na melhoria

da qualidade de vida

do povo de Lisarb,

com projetos que

gerem a inclusão

social através de uma

educação de

qualidade para todos,

moradia e esporte e

cultura.

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CONSULT

P M O LISARB

Id Projeto

11 Fora Corrupção

12 Justiça para Todos

13 Política Aberta

14 Segurança para Todos

MELHORIA DA QUESTÃO

POLITICO-SOCIAL

Tais projetos são focados no combate a corrupçao, na garantia de

uma gestão política aberta e transparente, bem como no aumento

da segurança pública;

P M O LISARB

ACTION

CONSULT

Id Projeto

15 Austeridade e Desenvolvimento

16 Desenvolvimento Sustentável

17 Juntos podemos muito mais

18 Gestão participativa

CONTROLE E EFICIÊNCIA NA

GESTÃO DAS CONTAS PÚBLICAS

Tais projetos são focados na valorização de atividades

sustentáveis e projetos de integração de pessoas, valorizando o

trabalho coletivo e ações sustentáveis;

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CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO E PESOS

Os critérios de avaliação foram elencados conforme tabela abaixo

para priorizar os programas l istados.

Critério Peso Justificativa

Nivel de Maturidade 20 O nível de maturidade exigido para o projeto

determinará toda a infraestrutura exigida pelo

projeto.

VPL/VPI Maior que 1 20 Garantir o retorno do investimento.

Eliminação de risco potencial 30 Projetos que irão eliminar risco para o processo

de crescimento e progresso de Lisab.

Custo 10 Os custos dos projetos deverão estar conforme o

orçamento aprovado pelo governo.

Prazo 20 Os projetos deverão estar implantados no período

de gestão do governo atual.

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P M O LISARB

As notas foram distribuídas considerando os valores 0, 5 e 10 onde:

10 : Projeto atende bem o critério julgado;

5 : Projeto atende parcialmente o critério julgado;

0 : Projeto não atende o critério julgado;

CRITÉRIOS DE ATRIBUIÇÃO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Critérios Peso P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10

Maturid. 20 0 5 5 10 10 10 0 0 10 10

VPL 20 0 0 10 0 10 10 10 0 5 10

Risco 30 10 10 10 0 10 0 0 0 5 0

Custo 10 10 0 10 0 0 10 0 10 0 5

Prazo 20 0 0 5 10 0 0 0 10 5 0

TOTAL - 400 400 750 400 700 500 200 300 550 450

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Critérios Peso P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18

Maturid. 20 0 5 10 10 10 5 10 0

VPL 20 0 0 10 0 0 0 0 0

Risco 30 5 10 10 10 10 0 5 10

Custo 10 10 0 5 0 10 10 5 10

Prazo 20 0 0 5 5 10 0 10 0

TOTAL - 250 400 850 600 800 200 600 400

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Posição Projeto Descriçãp Grupo

Etratégico

Pontuação

1 P13 Política Aberta Político-Social 850

2 P15 Austeridade e

desenvolvimento

Gestão Contas

Públ.l

800

3 P03 Viva educação Qual. De vida 750

4 P05 Informática nas

escolas

Qual. De vida 700

RESULTADO DA AVALIAÇÃO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Os programas foram priorizados de acordo com a ordem.

Esta priorização também servirá de base para verificação se

os projetos estão balanceados levando em consideração

todas as variáveis.

BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

No gráf ico de bo lhas, temos uma v isual ização de como estão os

pro jetos do por t fól io, aux i l iando na tomada de dec isão quanto a

esco lha dos pro jetos e a locação de recursos.

Podemos ver que no caso da L isarb, o pro jeto V IVA EDUCAÇÃO,

deverá ser subst i tuido por out ro po is o seu tempo para

implementação u l t rapassa o per íodo de gestão do Governo atual .

Obser vamos também que somente estão sendo atendidos 3 dos

objet ivos requer idos

NÍVEL DE COMPLEXIDADE: Muito Complexo Média complexidade Baixa complexidade CUSTO: Baixo custo Médio custo Alto custo

LEGENDAS Tempo (Anos)

> 4

2 a 4

Até 2

Categoria

Qualidade de

Vida

Gestão

Político-social

Gestão Contas

Públ.

P3

P5

P15

P13

03

03

09 04

OBJETIVOS REQUERIDOS: 1) Justiça; 2) Política cidadã; 3) Educação; 4) Economia; 5) Prot. Social; 6) Qualidade de vida; 7) Cultura/Diversidade; 8) Política Externa; 9) Combate à Corrupção.

Posição Projeto

Descrição Grupo Etratégico Pontuação

1 P13 Política Aberta Político-Social 850

2 P15 Austeridade e

desenvolvimento

Político-Social 800

3 P05

Informática nas escolas Qual. De vida 700

4 P17 Juntos podemos muito

mais

Controle e efic.

Contas públ.

600

5 P14 Segurança para Todos Político-Social

600

RESULTADO DA AVALIAÇÃO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Após pr imeira anál ise , ver i f icou -se a necess idade de subst i tui r pro jetos que não ser iam

v iáveis . Fo i ut i l i zado o mesmo cr i tér io anter ior – Maior pontuação na aval iação.

BALANCEAMENTO DO PORTFÓLIO

ACTION

CONSULT

P M O LISARB

Podemos ver agora um maior equi l íbr io na car te i ra de pro jetos,

pro jetos nas t rês categor ias e atendendo 05 (c inco) dos objet ivos

requer idos.

NÍVEL DE COMPLEXIDADE: Muito Complexo Média complexidade Baixa complexidade CUSTO: Baixo custo Médio custo Alto custo

LEGENDAS Tempo (Anos)

> 4

2 a 4

Até 2

Categoria

Qualidade de

Vida

Gestão

Político-social

Gestão Contas

Públ.

P5

P15 P13

03

09 04

P14 P17

01 02

OBJETIVOS REQUERIDOS: 1) Justiça; 2) Política cidadã; 3) Educação; 4) Economia; 5) Prot. Social; 6) Qualidade de vida; 7) Cultura/Diversidade; 8) Política Externa; 9) Combate à Corrupção.

GP – 20 –

Portfolio e

PMO

São Luis - MA

ACTION

CONSULT

P M O LISARB