Post on 16-Apr-2015
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Controladoria e Controles Internos
Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria
X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino- Uberlândia – MG - 19/11/2009 -
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Agenda
• Objetivos da palestra
• A Controladoria e as necessidades de controle
• Momentos do controle interno
• Implantação de sistemas ERP
• Fechamentos mensais
• Cartas de controle interno
• Considerações finais
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Objetivos da palestra
1 – contribuir para o sucesso do X
Prolatino
2 – debater temas relevantes sobre
organização, controladoria e controle interno
3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da
Controladoria para os controles internos
4 – interagir e aprender com os
colegas da mesa de trabalhos
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A Controladoria e as necessidades de controle
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Definições operacionais adotadas
•Controladoria:
• área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008)
•Controle interno:
• Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003)
•Sistema de controle interno:
• Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)
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Identificação das demandas de controle
•Há duas necessidades de controle no cenário de negócios:
• controle de gestão;
• garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento;
• controle interno:
• garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.
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Controle da gestão
•Deve fornecer informações para avaliar:
• o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade:
• identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa;
• o resultado de produtos e serviços:
• identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado;
• evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.
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Controle interno
• Objetivo:
• garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa.
• Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados.
• Uma forma de garantir o adequado controle interno é:
• ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los;
• usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.
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Integrando as necessidades de controle
•É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle.
Integração ecompatibilização
gestão operação
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Porque integrar e compatibilizar as necessidades
•Não há um adequado ambiente de controle se a organização
não possui um sistema de controle interno confiável.
•Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre
os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.
•Não há controle de gestão quando as operações ocorrem
em níveis inadequados de eficiência operacional.
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• Os componentes de um sistema de controle interno são:
• estrutura organizacional;
• delegação de autoridade;
• instruções escritas;
• ambiente operacional;
• ambiente de informática;
• sistema contábil.
Controlesadministrativos
Controlescontábeis
Componentes do sistema de controle interno
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Momentos do controle interno
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Porque adotar momentos para a discussão
•Obter um cenário referencial para expor e debater o tema.
•O cenário referencial adotado considera:
• A implantação de sistemas integrados ERP;
• Os fechamentos contábeis mensais;
• A correção de problemas apontados pelos auditores
independentes na carta de controle interno.
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1º momentoImplantação de sistemas integrados ERP
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O que é um sistema integrado
• Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas.
• Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas:
• MRP: Materials Requirements Planning;
• MRPII: Manufacturing Resources Planning.
• A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.
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Representação gráfica de um sistema integrado
ContabilidadeContabilidade
Contas aContas aReceberReceber
ComprasCompras
TesourariaTesouraria
CusteioCusteio
Controle deControle deEstoquesEstoques
VendasVendas
ManutençãoManutençãoIndustrialIndustrial
ProduçãoProdução
Folha deFolha dePagamentoPagamento
Controle doControle doImobilizadoImobilizado
•linguagem única de programação•ambiente cliente-servidor
•base única de dados•integração entre os vários módulos, e destes com a
contabilidade
ContasContasa Pagara Pagar
ControleControledede
ProjetosProjetos
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Fases de um projeto de implantação
• Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador.
• As grandes fases são:
• avaliação da situação atual;
• desenho detalhado da situação atual;
• desenho da situação futura;
• prototipação ou modelagem;
• início da operação;
• estabilização.
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Avaliação da situação atual
• Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações;
• analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes;
• uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa;
• avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.
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Desenho detalhado da situação atual
• Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática;
• analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP;
• estrutura organizacional;• delegação de autoridade;• instruções escritas;• ambiente operacional e de informática;• sistema contábil.
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Desenho da situação futura - 1 de 2
• Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”.
• Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP;
• identificar e propor alterações na estrutura organizacional;
• fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;
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Desenho da situação futura - 2 de 2
• É necessário - continuação ...
• rever os níveis de delegação de autoridade;
• revisar ou redigir novas instruções escritas;
• redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP;
• definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal);
• desenhar e implantar o novo sistema contábil.
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Prototipação ou modelagem - 1 de 2
• Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto.
• Do ponto de vista de controle interno, é preciso:
• verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado;
• estrutura organizacional;• delegação de autoridade;• instruções escritas;• ambiente operacional e de informática;• sistema contábil;
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Prototipação ou modelagem - 2 de 2
• É preciso - continuação ...
• definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema;
• escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema;
• ter certeza de que os principais usuários foram treinados;
• verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”;
• avaliar a condição de segurança da estrutura de informática;
• testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.
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Início da operação
• É o momento de colocar o sistema “no ar”.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários;
• desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”;
• acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação;
• verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.
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Estabilização
• É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• acompanhar o comportamento do sistema de controle interno;
• atualizar ou redigir novas instruções de operação;
• acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados;
• tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.
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2º momentoFechamentos mensais
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Definição
• É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.
• A freqüência de ocorrência pode ser:
•mensal;
•semestral;
•anual.
• É de responsabilidade de todos na empresa.
• Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.
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• obter as demonstrações contábeis;
• integrar os sistemas auxiliares à contabilidade;
• cumprir obrigações tributárias;
• atender determinações dos órgãos regulamentadores;
Objetivos
• obter informações -
planejado x realizado;
• avaliar a eficácia do sistema
controle interno;
• preparar o trabalho dos
auditores independentes;
• atender todos os usuários
da Contabilidade.
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Vantagens
• Define a data de apuração dos resultados da empresa;
• atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito;
• compromete a empresa no fechamento;
• ordena o trabalho das áreas e da Controladoria;
• “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão;
• avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados;
• otimiza os recursos de T. I.;
• permite identificar problemas operacionais;
• garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.
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• As operações são realizadas pelas várias áreas:
• dentro de ciclos de transações;
• com base em políticas, normas e procedimentos e instruções
operacionais;
• usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil;
• de acordo com as determinações legais e reguladoras;
• como parte do processo de gestão.
Como funciona
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• Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil.
• São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano).
• É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade.
• Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados.
Como ocorre na prática
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3º momentoCartas de controle interno
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• “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”:
• documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer.
• Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução.
• Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados.
definição
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• Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e /
ou ciclos de transações da empresa.
• Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os
problemas de controle interno identificados durante seus
trabalhos.
• Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo
formalmente que a administração posicione em relação à
solução dos problemas reportados.
Conteúdo da carta
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• Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso:
• Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados;
• Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva;
• Reportar à administração o andamento dos trabalhos.
• As melhorias podem ser em:
• áreas;• processos;• pessoal;• sistemas.
O que fazer com a carta – 1 de 2
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• É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores.
• O melhor dos mundos é que:
• Não haja reincidência de problemas de controle interno;• Que os pontos apontados diminuam.
• O ambiente de negócios é dinâmico.
• A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.
O que fazer com a carta – 2 de 2
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Considerações finais
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• A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno.
• O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições.
• Em outras circunstâncias é preciso:
• Avaliar a situação atual;• Determinar as intervenções necessárias;• Avaliar a relação custo-benefício;• Selecionar as atividades a serem realizadas;• Acompanhar os resultados ao longo do tempo.
Considerações finais
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Análise da agenda proposta
• Objetivos da palestra
• A Controladoria e as necessidades de controle
• Momentos do controle interno
• Implantação de sistemas ERP
• Fechamentos mensais
• Cartas de controle interno
• Considerações finais
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E agora ...
Muito obrigado pela atenção
Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois
conversaremos sobre o quanto apresentado
ivamrp@fecap.br / ivamrp@irpe.com.br