Trabalho Realizado Por:

Fábio Neno

Rúben Lopes

RECEPÇÃODIRETOR GERAL

GERENTEADMINISTRATIVO

GERENTE DEHOSPEDAGEM

GERENTE DE A&B

GERENTE DESERVIÇOS GERAIS

GERENTE DERECEPÇÃO

RESERVAS

RECEPÇÃO CONCIERGE CAIXAS TELEFONIA

LÍDERES DE TURNODA RECEP.

RECEPCIONISTAS PORTEIROS

PESSOALUNIFORMIZADO

MENSAGEIROS

ORGANOGRAMA

LOCALIZAÇÃO:

Localiza-se no lobby do hotel e que permite o acesso aos elevadores para os quartos dos hóspedes, aos restaurantes, bares, lojas e outras instalações do hotel.

PREÇOS

Devem estar sempre expressos em moeda nacional e devem estar claramente afixados na

recepção/portaria.

IMPORTÂNCIA

Primeiro sector que entra em contato com os hóspedes que chegam;

Centro de informações durante a permanência do hóspede no hotel;

Último ponto de contato na saída.

CARGOS DA RECEPÇÃO

- Gerente ou chefe de recepção; - Recepcionista;

- Capitão porteiro;- Porteiro social;- Mensageiros;

- Concierge- Manobristas/garagista

CARACTERÍSTICAS DO RECEPCIONISTA

Vocação para servir;Bons modos;

Bom administrador de seu trabalho ;Simpatia e Cortesia;

Diplomacia;Honestidade, lealdade e responsabilidade;

Entusiasta;Respeitoso;

Raciocínio rápido;Pontual;

Cuidadoso quanto à sua aparência; Cultivar seu intelecto;

Cooperação;

DURANTE O PROCESSO DE CHECK-IN

Actualizar a situação dos quartos no rack (sistema manual ou informatizado);

Verificar a disponibilidade;Receber o hóspede com ou sem reserva;Receber hóspedes individuais e em grupos;Controlar os vouchers;Verificar a reserva;Oferecer opções de quartos;Aplicar descontos especiais;

Oferecer outros serviços;Registrar o hóspede em ficha individual;Controlar documentos de identidade;Garantir a estada;Destinar o(s) quarto(s);Registrar o hóspede no livro de entradas e saídas;Dar instruções ao pessoal uniformizado;Acomodar o hóspede;Comunicar o check-in a todos os setores

envolvidos; Intervir em situações especiais.

DURANTE A ESTADA DO HÓSPEDE

Promover a venda dos serviços que o hotel oferece;Proporcionar ao hóspede toda informação solicitada,

tanto do hotel, como da cidade, dos país e da região;Receber e distribuir a correspondência do hotel e dos

hóspedes;Receber e entregar telegramas, mensagens escritas,

telefônicas e fax;Receber e entregar pacotes;Atender as solicitações dos hóspedes;

Elaborar os relatórios de avarias;Coordenação com todos os setores do hotel;Controlar os cofres e caixas comuns;Guardar, entregar e receber chaves;Efetuar trocas de quarto;Controlar chamadas telefônicas recebidas e

efetuadas; Intervir em situações especiais.

CONTROLE DE CONTAS E CAIXA

Registrar entradas e saídas;Abrir e manter contas individuais e grupais;Realizar os controles necessários (por exemplo,

boletins de caixa);Câmbio;Realizar funções de auditoria noturna;Coordenação com todos os setores do hotel;Atuar em situações especiais.

DURANTE O PROCESSO DE CHECK-OUT

Verificar a existência de consumo extra nos diferentes pontos-de-venda;

Solicitar a revisão dos quartos;Fechar e cobrar as contas individuais e grupais;Solicitar assinaturas no caso de uma conta-corrente;Controlar as chaves do quarto e do cofre de segurança;Agradecer e despedir-se do hóspede;Atualizar o rack de apartamentos;Registrar saídas no livro e na planilha de entradas e

saídas;Coordenação com todos os serviços do hotel;Atuar em situações especiais.

CHECK IN

Receber o hóspede com cordiais boas vindas;Durante esse processo o hóspede formará sua

primeira impressão do hotel;Demonstrar eficiência nesse processo;Hora mínima para o processo de check-in: 12 ou 14

horas;Os hóspedes podem chegar ao hotel com ou sem

reserva

TIPOS DE QUARTOS

Os hotéis oferecem diferentes tipos de quartos que acompanham sua categoria e as

necessidades de sua clientela. Os tipos diferenciam-se por:

Capacidade de acomodação:

SimplesDuploTriplo

Quádruplo

Quartos especiais:

Os hotéis apresentam determinados quartos especiais, adaptados às necessidades sociais e às solicitação de sua

clientela.

REGISTO DE HÓSPEDES

Nenhum hóspede deve ser acomodado sem antes estar devidamente registado excepto se ele já tenha

estado hospedado antes. Nesse caso já existem os dados correspondentes para que o hóspede apenas

os reveja e assine.

Os hóspedes devem fornecer os seguintes dados:

NOME COMPLETO NACIONALIDADE DATA DE NASCIMENTO ESTADO CIVIL PROFISSÃO ENDEREÇO TELEFONE TIPO E NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDADE PROCEDÊNCIA DATA DO CHECK OUT FORMA DE PAGAMENTO MARCA E PLACA DO AUTOMÓVEL

SITUAÇÃO DOS QUARTOS:

Estas devem estar sempre actualizadas, mediante a perfeita coordenação com os departamentos de andares e a

manutenção.

OCUPADOBLOQUEADOSAÍDA (CHECK OUT) OU EM LIMPEZADISPONÍVEL OU PRONTO E LIVRERESERVADO

CARTÃO DE BOAS VINDAS

É entregue ao hóspede durante o processo de check in, com os seguintes dados: nome e endereço do

hotel, informações como o horário do check out, do serviço de café da manhã, etc. e um pequeno mapa

com a localização do hotel na cidade.

Deve-se informar ao hóspede sobre todos os serviços que o hotel oferece e, como último passo, entregar a

ele a chave do quarto, desejando-lhe uma feliz estada.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Após os hóspedes ocuparem os quartos designados, deve-se realizar uma série de tarefas

administrativas básicas: completar a ficha de registro, inserir dados no computador e/ou no

livro de recepção e utilizar o livro e/ou planilhas policiais.

ABERTURA DE CONTAS

Para esse processo , deve-se saber:Tipo de quarto escolhidoNúmero de hóspedesTarifa do quartoDescontos a serem aplicados e sobre o quêPlano de hospedagemHora de entradaQuem paga a conta e o que paga: acomodação e extras,

somente acomodações ou apenas extras.

CONTAS INDIVIDUAIS

contas de serviços por um quarto;quando o hóspede vem por meio de um intermediário,

deve-se abrir duas contas: uma para a empresa, para a qual será faturada a hospedagem; e outra para o hóspede, para quem serão faturados os extras.

Hóspedes de um mesmo quarto pedem contas separadas. Nesse caso, o hotel abrirá contas individuais para eles.

CONTAS MESTRAS (MASTER)

Contas de muitos quartos, por exemplo, para grupo de turistas de 20 quartos cuja hospedagem será paga por um agente de viagens, será aberta uma conta-mestra em factura única para os 20 quartos onde se colocará o valor de acomodação e 20 contas individuais para os extras, cada uma com sua respectiva fatura.

Check in de hóspedes VIPs

É comum estar presente o gerente geral do hotel ou o gerente de operação, para demonstrar como o hóspede é importante para o hotel;

No acompanhamento ao quarto, participam mais funcionários que o normal, no demais, o processo segue os passos analisados.

Check in de grupos

Deve-se planejar as tarefas para conseguir a devida eficiência. Desse modo, deve ser realizada uma série de adaptações

ao processo habitual, detalhada a seguir:

DURANTE O CHECK INDar as boas vindas ao grupoComunicar-se com o responsável ou coordenadorRegistar todos os clientes ou completar o pré-registro;Designar os quartos correspondentes;Solicitar os vouchers (no caso de grupo turístico);Ordenar a lista de hóspedes pelo tipo de quarto a ocupar e

enviar o pessoal que acompanhará os hóspedes;Distribuir a bagagem correspondente;Abrir as contas correspondentes (mestra e individuais).

COMUNICAÇÃO E COORDENAÇÃO COM OS OUTROS SERVIÇOS DO HOTEL

Deve-se transmitir todas as informações necessárias e indispensáveis para que o serviço seja eficiente. Os

sistemas informatizados, que permitem o processo e o ordenamento das informações, contribuem de maneira importantíssima para se conseguir tal

eficiência.

DURANTE A ESTADA

CONCIERGERIE

Surgiu nos hotéis europeus de alto luxo durante o século XIX e se estende internacionalmente a todos os estabelecimentos sofisticados.

Funcionário com conhecimentos técnicos e idiomáticos, gentil em seu trato e especialista em atenção personalizada.

Lugar de informação, no qual o hóspede pode comunicar-se pessoalmente ou por telefone;

Ligação de todos os serviços que o hotel oferece, antes que o hóspede os solicite;

COMO FORNECER INFORMAÇÕES AOS HÓSPEDES

Todos os recepcionistas e/ou concierges devem conhecer plenamente o hotel, bem como a

área/cidade/região envolvente.

MANUTENÇÃO DE CONTAS

Após concluído o processo de check in, o hóspede pode utilizar todos ou quase todos os serviços que o hotel oferece. Para a contabilização dos gastos resultantes

dos serviços, são preenchidos (sistema manual ou informatizado) vales de consumo (comprovantes

internos), cujos gastos são debitados nas respectivas contas e somados ao da hospedagem, cobrado,

automaticamente, dia a dia.

RECLAMAÇÕES

Escutar com atenção o motivo da reclamação ou da queixa;Tomar nota de tudo o que se escuta;Desculpar-se com o hóspede em nome da empresa,

procurando a melhor solução para o problema;Comprometer-se a tomar uma atitude;Transmitir o problema ao departamento apropriado;Dar o prosseguimento correto.

SOLICITAÇÕES ESPECIAIS

Muitas vezes, são recebidas solicitações especiais que implicam, por exemplo, que um funcionário tenha que se

ausentar do hotel; evidentemente deve-se agradar o hóspede em tudo o que esteja ao alcance da empresa. Para

esse tipo de solicitação, que implica sair do hotel para buscar correspondência, levar recados, realizar compras,

etc., deve-se obter a autorização do superior correspondente. As solicitação que atentem contra a moral

e os bons costumes do hotel, deverão ser negadas explicando os motivos aos hóspedes.

SITUAÇÕES ESPECIAIS

HÓSPEDE COM POUCA OU SEM BAGAGEM:

Caso tenha reserva ou voucher, adotar os procedimentos normais da recepção e solicitar a governança para ter atenção maior no apartamento;

Caso o hóspede tenha reserva e pague em dinheiro, solicitar o pagamento do depósito (01 diária);

Acompanhar com cuidado a evolução da conta corrente do hóspede.

HÓSPEDE PASSANTE (WALK IN)

Solicitar maior atenção da governança;Comunicar a segurança.