Seminário Compras

Semináriode Compras

Arte e NegociaçãoRoberto Flavio

robertoflavio@superig.com.br

Você e sua equipe pode fazer esse seminário sem sair de sua Empresa ou ResidênciaParticipe, Totalmente virtual, para mais informações passe um e-mail para mim

Como Fazer...

Como fazer do Processo de Negociação um instrumento para

melhorar a qualidade das relações inter-pessoais, seja no ambiente de

trabalho, na família, em parcerias efetivas e em comunidade?

Uma Visão

Afirmamos que Negociação é um Instrumento de Vida e a Vida é uma

grande mesa de Negociação. Afirmamos a importância de mobilizar

seres humanos para resultados.A negociação é uma arte e técnica

importantes, a serem utilizadas nesse sentido.

Nosso Encontro

Tudo isso num encontro motivador e objetivo que gera desdobramentos

e benefícios para o crescimento pessoal dos participantes. Afirmamos que o Valor

Humano é mostrado nos relacionamentos e atitudes.

Conceitos de NegociaçãoProcesso dinâmico de busca de acordos

mutuamente satisfatórios para resolver diferenças latentes, onde cada um pode

obter um grau ótimo de satisfação.

Processo de construção do acordo final sobre preço e outras condições, de modo que a transferência de propriedade possa ser

efetivada

ObjetivosDesenvolver a competência dos participantes em

obter condições e resultados satisfatórios para as partes envolvidas num processo de

negociação.

Desenvolver a capacidade de empatia para identificar os reais interesses da outra parte e

saber comunicar oportunamente os seus, estabelecendo acordos de benefício mútuo.

Objetivos

Capacitar os participantes a promover processos de negociação, focando a obtenção de

resultados, mediante o Mapeamento das Variáveis de Interesse dos Stakeholders

envolvidos em quaisquer situações.

Público Alvo

Diretores, Gerentes, Supervisores, líderes de equipes e profissionais cujas atividades tenham

um elevado conteúdo de interdependência interna e externa com Clientes, Parceiros e

Fornecedores.

Temas AbordadosImportância do Departamento de Compras

no Atual Contexto Empresarial A Evolução da Área de Compras

Objetivos da Área de Compras A Organização da Área de Compras

Avaliando a Área de ComprasEstruturando o Processo de Compras

Acompanhando o Processo – Cronograma

Temas AbordadosEstilos de Negociação: Negociação

ganha-ganhaTécnicas de Negociação: Etapas da Negociação e Expectativas do Cliente

Planejamento da NegociaçãoComportamentos na Negociação

O uso de ferramentas virtuais ( salas virtuais para os processos de

compras)

Carga horária e Agenda

8 horas em 8 momentos de 1 hora

Programação

A programação foi elaborada para desenvolver um evento motivador e dinâmico com foco na formação de uma Comunidade de Resultados.

Programação Manhã

Momento 1Dinâmica de Formação da Comunidade de Resultados

Momento 2O Papel de Compras na Organização – serviços,

materiais, equipamentos, infra-estrutura, pessoal – A Negociação como a busca de

acordos satisfatórios. Compras Presenciais e Virtuais Momento 3

A Estrutura do Negociador – Percepção, Conhecimento, Criatividade, Planejamento, Decisão , Ação e Controle

de Tempo.

Programação

Momento 4A Lógica da Negociação:

Etapas do processo de busca do acordoMomento 5

Construindo o Perfil do Negociador Dinâmica de Grupo

Programação Momento 6

Aplicando as Técnicas em situações reais da Organizações – Trabalho de Grupo

Momento 7Apresentação dos trabalhos com orientação do professor

Momento 8Avaliação e Final do Workshop

Dinâmica de Formação da Comunidade de Resultados

Somos uma Comunidade de ResultadosNosso Tema é Compras.

Quais os valores que devem reger nosso trabalho? Qual a nossa Identidade?

O que devemos cuidar em nossa atividade de compradores?

Qual deve ser nossa prioridade?

Trabalhando em equipeCada vez mais o mercado de trabalho exige dos

profissionais excelência em comunicação e facilidade para trabalhar em equipe. Ocorre que em boa parte dos casos, o sucesso esbarra na

falta de bom-senso e de limites entre o que pode ou não ser feito e dito para os colegas da

organização.Quais as atitudes imperdoáveis no

relacionamento diário de uma equipe? Evitá-las poderá ajudá-lo a não sofrer as

conseqüências.

Dinâmica de Formação da Comunidade de ResultadosSomos uma Comunidade de Resultados

Comunidade é uma unidade feita pela integração ou participação de muitos .

Família é a comunidade básica na formação do Cidadão e compromete todo o nosso ser . A Comunidade tem sempre interesses

convergentes voltados para a obra em comum, da qual todos participam com toda sua

racionalidade, sensibilidade e liberdade.

Dinâmica de Formação da Comunidade de Resultados

Nosso Tema é Compras.Quais os valores devem reger nosso trabalho?

Visualizando a Organização

Cliente

Sócios e Leis Informações Externas

Fontesde

Insumos

Mercado de Infra Fontes de RH Mercado $$$

Cliente

Fontesde

Insumos

Gestão InformaçãoMarketing

Cliente

Fontesde

Insumos

Gestão Informação

Produto Transformação Insumos

Infra RH $$$$$

Produto: Bens

e Serviços

Insumotudo que incorpora

no produto

Marketing

Pontos de Compras

Cliente

Fontesde

Insumos

Gestão Informação

Produto Transformação Insumos

Infra RH $$$$$

Pontos de Compras

NecessidadeCompras

OrçamentosE

Pagamentos

Marketing

Detalhando os Pontos de Compras

Materiais

Pessoal,Informações

Equipamentos

Infra-estrutura

Dinheiro

Serviços

O Comprador e o Empreendedor23

Necessidade/Cliente

É a Necessidade que caracteriza o Cliente e o Empreendedor trabalha e elabora o

projeto para atender a cada necessidade .

Necessidade/Clientepesquisa

Empreendedor

O Empreendedor pesquisa, levanta e organiza informações sobre a

Necessidade, nos mínimos detalhes.

ValoresNecessidade/Clientepesquisa

Empreendedor

Projeto

Com todas as informações pesquisadas e levantadas, o Empreendedor elabora o Projeto orientado para o atendimento.

Informação

Empreendedor

Projeto

Para fortalecer o Projeto, o Empreendedor busca Informações relevantes para o êxito

do Empreendimento

Informação

Investidor

Empreendedor

Projeto

Com o projeto fortalecido o Empreendedor contata os Investidores e busca recursos

para financiar o projeto.

Informação

Investidor

Empreendedor

Organização Projeto

O Projeto se transforma numa Organização que em sua operação vai atender a

Necessidade.

Informação

Investidor

Insumos

Infraestrutura

Recursos Humanos

Finanças

Informações

Empreendedor

Transformando todas as Entradas que devem ser de qualidade, de menor custo e

no menor tempo.

Informação

Investidor

Insumos

Infraestrutura

Recursos Humanos

Finanças

Informações

Produto: Bens ou Serviços

atendimentoEmpreendedor

E consegue cumprir o objetivo e missão do Empreendedor que é atender a necessidade

percebida no tempo e com qualidade

Informação

Investidor

Insumos

Infraestrutura

Recursos Humanos

Finanças

Informações

Produto: Bens ou Serviços

atendimentoEmpreendedor

Lógica do Empreendedor aplicada a atividade do

Comprador

O Papel de Compras na Organização

Tudo inicia com uma necessidade. Quem tem necessidade deve ser atendido.

Quais as necessidades que devemos atender?O Comprador atende necessidades e para isso

define os valores que devem reger sua atividade, elaborando um projeto de

atendimento.Parte,então,para negociar as melhores condições

para que as necessidades sejam atendidas. Tudo isso é mostrado na lógica do empreendedor

A Estrutura do Negociador

Controle de Tempo.Ação

DecisãoPlanejamentoCriatividade

ConhecimentoPercepção,

AvaliaçãoCapacidades do Comprador

Ambiente Interno

1 -Nossa Dinâmica começa pelo Ambiente Interno, com seus:

• Propulsores: Ideais e sonhos - pontos fortes

•Vulnerabilidades: medos, bloqueios e preconceitos

Ambiente Interno Ambiente Externo

2 - Continua com o Ambiente Externo, com suas: # Oportunidades e pontos fortes

# Riscos e Ameaças Tendências

3 - Para neutralizar as vulnerabilidades

e ameaças e potencializar as oportunidades e

propulsores , surge o SER

HUMANO com seus 7 processos, que

vamos analisar em sua dinâmica da

4 - Para captar todas as informações dos dois Ambientes pelo entendimento, compreensão e interpretação e seleção de informações, imagens e sentimentos, temos o processo de ...

PERCEPÇÃO

5 - Toda a realidade percebida deve ser registrada de maneira que possa ser recuperada para ser utilizada quando necessário.

Isso é conseguido por nosso Banco de Dados gerado pelo o processo de . . .

CONHECIMENTO

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

6 - A partir de nosso Conhecimento partimos para a geração do novo , do “deveria ser”, do melhor, do mais adequado e isso é conseguido por nossa usina de idéias chamada de . . .

CRIATIVIDADE

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

CRIATIVIDADE

7 - A diferença entre o conhecimento ( É) e o imaginado ( DS - deveria ser) caracteriza um problema a ser resolvido e isso é conseguido com alternativas de soluções geradas pelo processo de...

PLANEJAMENTO

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

CRIATIVIDADE PLANEJAMENTO

8 - Agora é a hora de escolher a melhor e mais adequada alternativa em função dos recursos e da realidade.

É o momento do difícil processo da ...

DECISÃO

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

DECISÃO

9 - Finalizando o processo , devemos atuar nos dois ambientes neutralizando-o ( - ) e potencializando-o ( + ) e isso é conseguido realizando a alternativa escolhida e aí temos a ...

AÇÃO

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

DECISÃO

AÇÃO...T EMP O...

10 - Todos os dias ganhamos um tesouro que devemos bem utilizar. Ganhamos 1440 moedas que somente param de cair em nossas mãos quando morremos. Quem gerencia esse tesouro é o Processo do . . .

PERCEPÇÃO

CONHECIMENTO

CRIATIVIDADE

AÇÃO

DECISÃO

PLANEJAMENTO

T EMP O......

A Lógica da Negociação

Etapas do processo de busca do acordo

“Na Lógica a seguir mostra a metodologia para uma boa negociação.

É uma lógica que pode ser aplicada em qualquer relacionamento , tanto familiar,

social ou profissional.

A Lógica da Negociação Negociação ou Diálogo Objetivado é a busca

do acordo e do reconhecimento.É uma estratégia de: Posicionamento

pessoal,Potencialização das oportunidades e Neutralização das ameaças e riscos.

Como todos, você tem a necessidade que outras pessoas concordem com você e com

suas idéias. Qualquer Ser Humano precisa de parceiros. ”Ou nadamos juntos ou morremos todos”

A Lógica da Negociação A Negociação é importante para o

desenvolvimento pessoal tornando-se um Instrumento de Vida. O Êxito pessoal depende da negociação.

”O Universo é uma grande rede de relações”

Antes de tudo consulte seus sonhos e formule propostas para a Vida, para melhoria dos ambientes ou para aperfeiçoamento de alguma coisa. Sem sonhos e propostas a

negociação não tem sentido.

A primeira grande negociação é feita consigo mesmo. Com seus bloqueios e medos ou com seus ideais e desejos maiores. Aqui

definimos o que queremos.É a mais difícil . Num mundo repleto de relações o “Saber

Negociar”é importante para o desenvolvimento pessoal.

Negociação é um Instrumento de Vida Para cada relação várias negociações”

A Lógica da Negociação Só existem duas razões para que as pessoas concordem com você. BAO - Benefícos a obter pelo outro

PAE - Perdas a evitar pelo outro

Sempre formule sua proposta com uma utilidade geradora de benefícos para

alguém.Tenha um registro com todas suas propostas, que devem mostrar tudo o que gosta de fazer. Com seus BAO’s e PAE’s

parta para a Negociação.

A vida está a sua disposição e esperando novas idéias que possam ajudar ao

desenvolvimento.

”Seja sempre uma oportunidade para a Humanidade.

Você retira da vida exatamente o que coloca, nem mais, nem menos”.

Tudo sempre começa na aproximação que é uma etapa estratégica da negociação.

A boa aproximação depende de você gostar de gente, de interessar-se pelo outro e de uma

atitude positiva

Aproximar

A Lógica da Negociação Aproximar

Para aproximar-se faça perguntas que permitam que outro fale dele e de suas

necessidades.

A pergunta poderosa para fazer uma boa aproximação é:

Em que posso ser útil?(veja mais alguns detalhes a seguir)

Durante a aproximação você já deve ter seu produto, proposta, projeto ou idéia pronta.

Na aproximação você ajusta o que já sabe com o conhecimento de novas realidades.

Finalmente na aproximação você se posiciona.

Um bom negociador “Nunca bate de frente”.

Se de alguma maneira você não tiver condições de promover que o outro fale dele (como numa aula) ,

fale de você.

A aproximação vai acontecer , pois as concordâncias simulam a fala de quem ouve.

Na aproximação se cria o clima para uma boa negociação que deve ser realizada num

ambiente ameno.

Ainda na aproximação, você promove o desenvolvimento da vontade do outro de escutar, analisar a proposta e negociar.

A Aproximação é estratégica pois permite que você se posicione diante dos riscos e oportunidades da

situação vivida.

Use o tempo necessário: 90% do tempo de um negociador é investido em aproximação.

Tente negociar num local adequado e sem interrupções.

A tranquilidade, entendimento e atenção são fundamentais para a negociação, que deve ser

objetiva.

Não queime etapas. Siga a lógica a seguir.

Numa aproximação tenha curiosidade.

Uma aproximação pode levar desde uma fração de segundo até a vida toda.

Essa é a razão do bom negociador ser educado e um investidor na qualidade das relações.

Vamos seguir em frente . . .

Chegamos ao fim da Aproximação que é sempre na presença do outro.

Vamos partir para a próxima etapa .

Para isso: Seja Positivo, Pense Grande,

Seja Ponderado e Tenha e Mantenha a Calma

Eis a etapa da apresentação do tópico com suas características

BAO – Benefícios a Obter e PAE – Perdas a Evitar.

Passamos logo após para o teste de aceitação.

Neste momento, você pergunta se o outro aceita seu

argumento, idéia ou proposta.

Apresentar o tópico :

benefícios a obter e perdas a

evitar

Aceita?

Aproximar Apresentar o tópico :

evitar

Nesse caso você recebeu um gigantesco “Não”.

Considere isso natural pois é a partir de um “Não” que você descobre os limites para sua proposta.

Veja a seguir como proceder diante de um “Não” limitador e tão constrangedor.

Aceita?

evitar

Ao receber o “Não”, nossa atitude é

concordar com o outro. Concordar com o

direito do outro de não concordar.

É uma potente estratégia para manter

o clima de aproximação quando perguntamos: Por Quê... e escutamos as razões

da negativa.

Concordar e Perguntar

Por Que? Escutar as razões da negativa

Aceita?

evitarConcordar e Perguntar

Por Quê? Escutar as razões da negativa

De posse das razões da negativa, você vai construindo um novo

tópico em cima da contribuição do outro. Note que o acordo está sendo construído. É o início de uma

possível parceria. Aqui crescem as

afinidades e os objetivos comuns.

Reconstruir o tópico

Aceita?

E voltamos a apresentar o novo tópico. A partir do

primeiro “Não”, você realiza essa situação tantas vezes quanto

desejar , diminuindo o valor do “Não”

Aceita?

Vamos simular algumas e por fim

transformá-las em um “Sim”.. .

Aceita?

Depois de algumas tentativas geradoras de “Não”, chegamos a um pequeno “Sim”..

Esse Sim é testado a no teste: Existe clima

de fechamento?

É um risco buscar o fechamento sem um

clima adequado.

Aceita?

No teste: Existe clima de fechamento?

Como a aceitação é pequena , a resposta

do teste é NÃO. Nesse caso

apresentamos os tópicos de reforço para fortalecer a aceitação. Tudo depende do teste

de clima. Clima?Não

Aceita?

Por Que? Escutar as razões da negativa

Clima?

Chegamos a um substancial SIM e

agora podemos partir para a conclusão da

negociação .

Tudo depende do teste do clima, se negativo

repetimos a seqüência, caso contrário: Rumo

do fechamento Sim

Aceita?

Clima?Fechar o acordo comum

SimSim

Neste momento, devemos dizer que o

êxito do acordo depende somente da

decisão final do outro ( que já foi tomada)

Após a decisão, mude imediatamente de

assunto e volte para uma nova

aproximação.

Aceita?

Clima?fechamento

Aproximação Apresentação do tópico - benefícios a obter e

perdas a evitarReconstruir o tópico

Concordar e Perguntar Por Quêe? Escutar as

razões da negativa

A Lógica da Negociação É importante qualificar o outro numa negociação e principalmente num processo de aproximação e tratá-lo adequadamente. Desenvolva sua própria forma de construir relacionamentos

Orientado para Resultados, Lógico , Específico

Analítico, Detalhista, Lento, Conservador e Persistente

Agradável, Informal, Ouvinte, Promotor de Conforto

Boa Gente, Precisa de Pessoas, Não gosta de riscos, Apoiador, Não gosta de atritos, Questionador e Simpático.

Sociável, Ouvinte, Sonhador , Idealista, Curioso, Qualitativo

Reflexivo, Transcendente, Subjetivo, Sonhador, Idealista, Generalista, Passional

Claro, Direto, Objetivo, Técnico Documental, Sintético, e Quantitativo

Pragmático, Especialista, Orientado para resultados , Objetivo, Impaciente, Prático, Técnico e Frio

SejaSe o outro for

Construindo o Perfil do Negociador

Dinâmica de GrupoMarque no teste a seguir um (X) na

coluna que corresponde ao seu comportamento como negociador

e depois registre a possíveis melhorias negociadas

Você procura antes de cada negociação conhecer algo do outro?

Você consegue conviver ( não necessariamente concordar, mas aceitar) com pessoas que pensam e se comportam de maneira diferente de você?

Você costuma ver qualquer mudança como uma oportunidade positiva?

Você evita criticar, pressionar e ou humilhar a outra parte?

Você não acredita na sorte?02

Você procura ver os interesses e necessidades do outro?

01NRAFS(S) Sempre (F) Freqüentemente (A) As vezes (R)Raramente (N)Nunca

Durante a negociação, você focaliza predominantemente as forças (aspectos positivos) da outra parte ?

Em suas negociações você diz o que pensa, sem maiores preocupações em agradar a outra parte ?

Durante a negociação você espera a outra parte terminar seu argumento para então iniciar a resposta?

Após apresentar cada uma de suas idéias, você procura certificar-se de que a outra parte entendeu e/ ou aceitou?

Por melhor que seja a sua posição ou situação você deixar uma saída honrosa para o outro negociador ?

Caso o outro negociador não apresente dúvidas sobre sua proposição, você costuma tomar a iniciativa de fazê-lo pois sabe que isso pode prejudicar a negociação?

Seu comportamento durante a negociação costuma levar em conta o fato de que no futuro você poderá voltar a negociar com a mesma pessoa?

NRAFS(S) Sempre (F) Freqüentemente (A) As vezes (R)Raramente (N)Nunca

Você considera a insatisfação como algo positivo?

Você inicia a negociação admitindo que suas idéias não prevaleçam? Você não quer perder, mas admite perder?

Você nunca insiste em idéias rejeitadas?17

Você costuma negociar com vários objetivos (em oposição a ter um único objetivo em toda a negociação)?

Você consegue manter a calma em situações de tensão?

Aplicando as Técnicas

Em situações reais da Organização (Trabalho de Grupo)

Cada grupo deve descrever uma situação real e desenvolver um roteiro teatralizado que será apresentado depois do intervalo.

O tema deve ser mantido em segredo para os outros grupos.

Apresentação dos trabalhos

Cada grupo deverá apresentar o roteiro planejado e produzido com orientação do professor e depois ser avaliado nos critérios de objetividade, aplicação das

técnicas estudadas, criatividade, humor, pertinência, sensibilidade.

Avaliação e Final do Seminário

Cada participante deverá fazer uma avaliação. Avaliação deve ser com uma única palavra que indique o sentimento pessoal sobre o

trabalho realizado.

Roberto Flavio21 99 58 29 58

e-mail robertoflavio@superig.com.br

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