WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP III – Análise e Melhoria de Processos

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 17 de junho de 2009

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da

experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Organização Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Desempenho do Expositor

Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Material Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Auto-Avaliação Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Atendeu Superou Não Atendeu0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Avaliação Geral Workshop 1 Workshop 2

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da

experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da

experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

3) O que foi feito pelo EPO?

→Análise criteriosa do material encaminhado: form. 03 – Mapeamento de Processos e form. 04 – Fluxograma

→Ajustes nos fluxogramas quanto à questão dos atores e do detalhamento

3) O que foi feito pelo EPO?

→Discussão com as áreas quanto ao alinhamento entre as etapas e os elementos do processo com o fluxograma

→Padronização do mapeamento e dos fluxogramas dos processos priorizados, e da nomenclatura utilizada

MACROFLUXO DAS 4 FASESP

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Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

MACROFLUXO DAS 4 FASES

Pla

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sPré-requisitos

Form ação e capacitação

EPO

D efin ição de A tribu ições

EPO e U nidades

Levantam ento das ativ idades

e norm as

M apeam ento dos processos

Identificação dos e lem entos e do objetivo

D esenho do fluxogram a

atual

Análise e m elhoria dos

processos

Identificação dos problem as,

causas e so luções

Im plem entação das m elhorias

D esenho do novo

fluxogram a

D efin ição dos ind icadores e

m etas

FIM

Priorização dos problem as

D esenvolvim ento das soluções

D ocum entação do processo

M onitoram ento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

m elhorado

SITUAÇÃO ATUAL

SITUAÇÃO ATUAL E

DESEJADA

SITUAÇÃO DESEJADA

FASE 3 – ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS

Pág. 21 – Manual de Apoio

SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA

FASE 3 –Análise e melhoria

de processos - Detalhamento

(pág.22)

4) Base conceitual

Como definir os seus problemas?

Problema é a diferença entre seu resultado atual e

um valor desejado, chamado META. (FONTE: Vicente

Falconi Campos)

Resolver problemas é atingir metas.

(FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Existem problemas bons e problemas ruins

Problemas ruins: são aqueles provenientes das

anomalias ou desvios do padrão e devem ser

eliminados o quanto antes. São aqueles

inesperados. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Existem problemas bons e problemas ruins

Problemas bons: são os que surgem a partir de

novas metas de melhoria. Estes sempre existirão.

(FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Por onde começar?

O gerente deve iniciar o seu trabalho de melhoria

(atingimento de metas ou solução de problemas)

pelo “pior problema” ou “meta prioritária” ou “produto

mais problemático”. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Vocês se lembram da Matriz GUT?

Vamos utilizá-la para priorizar os problemas

encontrados.

Matriz GUT

G (Gravidade) – refere-se ao prejuízo, o quanto se perderia pelo fato de não se tomar uma ação para solucionar um problema.

U (Urgência) – refere-se ao prazo em que é necessário agir para evitar o dano.

T (Tendência) – refere-se à tendência ou à propensão que o problema poderá assumir no futuro breve, se a ação não for tomada.

FONTE: Processo nosso de cada dia - Mauriti Maranhão

4) Base conceitual

Análise de causa

A etapa mais difícil na resolução de um problema é, sem dúvida, a descoberta de suas causas.

4) Base conceitual

Ferramentas que podem ser utilizadas na identificação das causas:

a) Brainstormingb) Diagrama de Causa e Efeito

c) 5 Porquês

4) Base conceitual

→ Brainstorming

Também chamada de “tempestade cerebral”, é uma ferramenta para geração de novas idéias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação.

4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito

O Diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito.

É desenhado para ilustrar as várias causas que afetam o processo por classificação e relação das causas. Para cada efeito existem inúmeras categorias de causas conhecidas como os 4 M: método, mão-de-obra, material e máquina.

4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um efeito ou problema.

Ao encontrar um problema, você deve realizar 5 interações perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior.

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

Exemplo:Problema: Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.

Porque há atrasos? Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.

Porque o produto não sai quando deveria? Porque as ordens de produção estão atrasando.

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

Porque estas ordens atrasam? Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.

Porque o cálculo das horas está errado? Porque estamos usando um software ultrapassado.

Porque estamos usando este software? Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

Na realidade, não é necessário que sejam exatamente 5 perguntas. Podem ser menos ou mais, desde que você chegue à real causa do problema.

4) Base conceitual

Ferramenta sugerida pelo EPO

→ Diagrama de causa e efeito + 5 porquês

→ Formulário com categorias de problemas

4) Base conceitual

Categorias de problemas

a) Interface: problemas relacionados aos

momentos em que o processo avaliado recebe ou

fornece elementos de/para outros processos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

a) Interface:

má qualidade de insumos

má qualidade dos produtos

ruídos de comunicação

tempo excessivo para entrega do insumo ou

produto

4) Base conceitual

Categorias de problemas

b) Sombreamento ou sobreposição: ocorre

quando as responsabilidades pela execução do

processo não estão bem definidas.

duas ou mais áreas fazem a mesma tarefa

quando há um retrabalho desnecessário(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

c) Complexidade desnecessária: significa que

existem etapas que podem ser eliminadas ou

procedimentos que podem ser simplificados sem

prejudicar o resultado do processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

d) Questões legais, políticas e/ou institucionais:

essa categoria se refere a problemas que

geralmente estão fora da alçada do responsável

pelo processo, mas que interferem negativamente

nos procedimentos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da

ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

e) Alocação de pessoas ou capacitação: trata-se

de questões relativas à adequação do número de

pessoas da equipe às necessidades de execução

do processo ou quanto à necessidade de

treinamento e desenvolvimento.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

f) Sistemas informatizados: são problemas

relacionados à automação (ou à falta dela), que

prejudicam ou reduzem a capacidade produtiva da

equipe que executa o processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

g) Recursos materiais e financeiros: relativos à

falta de instrumentos necessários ao trabalho ou de

dinheiro para a plena execução do processo(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da

experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

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Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

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Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

Não é prioridade da área no momento

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Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

Não é prioridade da área no momento

Foco no desenvolvimento da ferramenta e da metodologia

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5) Prática

Preencher o formulário EPO 05, identificando os problemas de cada categoria e pontuando a Matriz GUT.

Enviar para o e-mail do planejamento planejamento@mp.go.gov.br até 19/06 - 18:00h

Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

PRÓXIMO WORKSHOP – 24/06

"Grandes realizações não são feitas por impulso, mas por uma soma de

pequenas realizações”.(Vincent Van Gogh)

Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!