*Prof. Washington Grimaswashington@wsgrimas.com2010www.wsgrimas.comAdministrando Prioridades e Viso de Valor aos Processos

*O QUE APRENDEREMOS NESTE MDULO :

Aprender como melhorar processos Planejar melhorias e aumentar o valor agregado Planejar os processos Fazer melhorias nos indicadores Gesto e Melhoria de Processos

*Atividade de Trabalho toda atividade humana, exercida regular ou esporadicamente, exigindo do executante conhecimento, habilidade e experincia, oferecendo algum benefcio a pessoas ou organizaes.

*ClienteIndivduo ou organizao para quem um produto ou servio feito ou uma atividade realizada, e que se beneficia deste produto ou servio ou atividade.

*ValorBenefcio, financeiro, moral, afetivo, simblico, ou outro, que um indivduo ou organizao obtm ou espera obter com um produto, servio ou atividade.

*Processo um conjunto de atividades com uma ou mais entradas e que cria uma sada de valor para o cliente. Esta sada necessariamente tem que ser mensurvel.

O que queremos de um processo ?*Reduo esforo material custo tempo Atender a requisitos Exceder as expectativas Aumentar ganhos

Foco nos Processos* Ouvir a Voz dos Clientes Transpor as Barreiras Inter-Funcionais Obter Proatividade no Processo de Mudana

ou sejaProduzir Valor aos Clientes !

Busca da Cultura de Processo *

Estrutura dos Processos*

*Funes e Processos

*Gerenciamento de ProcessosExpectativaNecessidadeSatisfao

Proporciona vantagem competitivaMximo uso dos recursos e insumosBem detalhadoFlexvelAdaptveis s mudanas necessriasRobustoImune a erros*Caractersticas de um bom processo

Abordagem de Processos- ExemploProcesso de Projeto e Desenvolvimento de Produto*Transformao das Entradas em Sadas Entradas

Informaes apropriadas para aquisio, produo e para fornecimento de servio

Recursos Requisitos de Funcionamento /DesempenhoRequisitos Estatutrios e RegulamentaresInformaes originadas de projetos anteriores semelhantes + Outros requisitos essenciaisAgrega de valor a empresa Sadas

*Vendas Peas Administ.Oficina DiretoriaViso funcional da concessionria - as atividades ficam restringidas pela hierarquia funcional .

Esta figura mostra o fluxo das atividades sendo feito subordinado s funes ou hierarquia, o que impede o fluxo mais rpido e direto entre os interessados, no mbito funcional da concessionria.

As informaes andam aos saltos quando andam -dependendo da deciso do chefe. Viso funcional de uma concessionria

*VendasOficinaPeasAdminist. Realizar atendimento Preparar veculo novo Faturar veculo novo Entregar veculo novo

Viso de processos da concessionria- os processos permeiam aestrutura funcional, sem serem atrapalhados por ela. Viso de processos da concessionria Nesta figura, a informao flui para solucionar as necessidades dos clientes dos prximos processos. As decises so tomadas automaticamente, uma vez que os limites de autoridade foram definidos no mapeamento dos processos.

*Melhoria do processoAnalisar o processoIdentificar gapsEstabelecer requisitosO caminho do Process ImprovementDefinio do Processo

*Definir vnculosListar atividades-chaveIdentificar inputs, recursos & outputsDefinio do ProcessoMelhoria do ProcessoAnlise do ProcessoIdentificar GapsEstabelecer requisitosDefinio do Processo

*Listar os objetivos definidos e indefinidos dos clientes. Defina uma Poltica de excelncia na empresa / negcio Anlise e BenchmarksMelhorar o ProcessoAnalisar o Processo

Identificar gapsEstabelecer requisitosDefinir o processoEstabelecer Requisitos

Descrever ou desenhar onde estamos hoje?Identificar por que estamos assim ?Propor e planejar onde deveriamos estar?Identificar como faremos para chegar l ?Quais objetivos deveremos atingir?Quais obstculos interferiro nos objetivos?*Identificando os gaps

*Melhorar o ProcessoAnlise do Processo

Identificar GapsEstabelecer RequisitosDefinir o processoAnlise do Processo

*Formas de Anlise do Processo

*Etapas do processo por grupo funcionalFUNO AFUNO BFUNO CTEMPOFluxograma Funcional

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*Ex. : Fluxograma Atividade Consultor analisa criticamente os dados de entrada OKCorreo / ajuste Sistema Informao vendasPoltica ComercialOK?SimNoAnlise e Decises Comerciais NoPedidoSimOKNoFimEstoque para entrega OK?SimNoFollow-up Pedido Pendente ( Sistema) FaturamentoGera informaes Processo LogsticoProcesso/ Entrega1254 333NoSimOK?SimSituao de crditoOK?Ajuste com gerencia vendas NoSim334 61Operador LogsticoRenegociao com clientes NoSimOK?Cancela Pedido 3Anlise de vendas com grupoRetroalimenta Gesto de Preo

*Nvel 0Nvel 1Nvel 2Aumentando o nvel de Detalhe Nvel de detalhamento dos processos

Um fluxograma ... Fornece a viso do Processo Documenta o processo um requisito para garantia da qualidade e certificao IS09000 Demonstra onde podemos simplificarRedundncia, looping, etapa desnecessria, etc... Identifica gargalos Sugere check points*

*Analisar o Processo

Identificar GapsEstabelecer requisitosDefinir o processoDesenvolver plano de MudanasPlano de ImplementaoDefinir indicadoresMelhorar o ProcessoEtapas Melhoria no Processo

Tipos de MelhoriasPreveno de ProblemasAntecipar o que pode acontecer de errado e tomar aes

Corrigir ProblemasPadronizao de RotinasDefinir as prticas em procedimentos operacionais Melhoria no EquipamentosUsar ferramentas melhores, equipamentos, softwares Simplificar processosEliminar duplicao de esforosEliminar etapas que no agregam valor *

*Ciclo PDCA na Abordagem de ProcessoA=agirP=planejarC=checarD=fazerEstabelecer ObjetivosDefinir ProcessosDefinir RecursosEducar e TreinarImplementar os ProcessosMonitorar e medir Processos e produtos em relao as polticas, aos objetivos e aos requisitos do cliente e polticas da organizaoExecutar aes para promover continuamente a melhorias do desempenho do Processo

Usar um Processo de Soluo de Problemas O que um problema ? Algo desejado e no atendidoQuem, que , onde e quando?Qual a causa ?Mapear o processoExplorar causas potenciaisObter dados e fatosQual a soluo ?Especfica ou Geral?Plano de Ao Agir na busca do resultadoCheck & padronizao*

*Diagrama da Tartaruga

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*Cargos / Funes Com quem (Competncia / Habilidades / Treinamentos)Modelo - Diagrama da Tartaruga

*Desdobramento das Metas para os diversos Departamentos/Funces Traduzem as Metas para osvrios Processos da EmpresaDesdobramento das MetasIndicadores( Metas)

Definir Indicadores EFICCIA (EFETIVIDADE DO RESULTADO) EFICINCIA Tempo de Ciclo, Perdas, Valor agregado FlexibilidadeLead Time, Time To Market Robustez /Segurana Capacidade do Processo

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*Realizando Mudanas

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*Exemplo Processo Fechamento Mensal Planejamento Inicial - Controladoria Preparao IFOIncio Lista de preos Transferncias ms IFO Real Dados Reais AnlisesB. Plan x Current ViewAtualPreparao das bases para o Price Management NOC ( Real)Pedidos em CarteiraEstoques LAPSIDados financeiros para marketing product

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*A empresa est voltada para uso do ENFOQUE NO PROCESSO ?Determine se sua empresa opera sob uma perspectiva funcional ou sob uma perspectiva de processo.1. Minha organizao analisa os mtodos existentes e os links (interfaces ) entre os departamentos e pessoas da empresa. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca2. A direo comunica planos especficos para que os objetivos da qualidade possam ser atingidos em todos os nveis. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca3. Os departamentos dentro da organizao esto desejando trabalhar com enfoque multidisciplinar para executar melhorias. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca4. Os resultados de medio so comunicados, analisados criticamente e usados para as atividades de melhoria. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca Questionrio para Avaliar Abordagem de Processo

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5. As decises para as atividades de melhoria ocorrem antes que os problemas sejam descobertos. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca6. As informaes so facilmente trocadas entre os departamentos. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca7. A minha organizao entende claramente como cada atividade dentro de um processo afeta outras, bem como o efeito de cada processo tem sobre o negcio. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca 8. O pessoal na minha organizao possui os requisitos claramente definidos de nossos clientes e entende como satisfazer a estas necessidades e expectativas. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca

Fonte: ISO 9000: 2000 In a nutshellQuestionrio para Avaliar Abordagem de Processo

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9. A alta direo tem um papel ativo para analisar criticamente o sistema de gesto da qualidade, iniciando aes para melhorias e assegurando que estas aes sejam executadas a contento. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca 10. A minha organizao tem um sistema formal para coletar dados da satisfao e de insatisfao e usa estas informaes para melhoria. a. sempre b. algumas vezes c. raramente d. nunca PONTUAO: Dar 5 pontos para cada letra a. Dar 3 pontos para cada letra b. Dar 1 ponto para cada letra c. Dar 0 ponto para cada letra d. Adicione todos os pontos dados. Se sua empresa obtiver 4050 pontos: A sua organizao est efetuando um - bom a excelente - trabalho de pensar e gerenciar em termos de processos. Se sua empresa obtiver 3539 pontos: A sua organizao pode estar trabalhando em direo ao enfoque de processo, mas no o est fazendo consistentemente. Se sua empresa obtiver menos do que 35 pontos: A sua organizao est ainda no modo funcional de gesto.Questionrio para Avaliar Abordagem de Processo

*2 Etapa O QUE APRENDEREMOS NESTE MDULO :

Aprimorar mtodos de priorizao Focar melhor nossa ateno utilizando ferramentas na definio de atividades de valor agregado Aprender a girar bem o PDCA Administrando o tempo e definindo prioridades com ferramentas de planejamento

*Os 7 Hbitos Das Pessoas Eficazes

*Primeiro O Mais Importante - Hbito 3 DENOMINADOR DAS PESSOAS BEM SUCEDIDAS ADMINISTRAO PESSOAL LIDERANA PESSOAL Ajustar prioridades, foco Usar a bssola e no o relgio

*Como Consultar A Bssola No Momento Da Escolha

*Aes Que Desperdiam Tempo

*Aes Que Economizam Tempo

* um desvio! uma no conformidade !No um desvio!Trata-se de uma melhoria !No sabe-se a causa?Sabemos a causa ?No sei o que fazer ?J sabemoso que deve ser feitoAnlise de ProblemasAnlise de DecisoAnlise deProblemas PotenciaisPrioridadeComo Tratar Uma Prioridade

Desdobra os objetivos em tarefas Define Planos com os detalhes necessrios para atingir as metas*Diagrama de rvore

*Confirmao dos Meios ObjetivosDiagrama de rvore

*Diagrama de rvore: Exemplo

*Resolvendo Problemas

Identifica as possveis causas Explora em detalhes as causas das causas*Diagrama Espinha De Peixe

Coletar as contribuies Agrupar idias similaresEstruturar por afinidades*Diagrama de AfinidadesETAPASPost-its ordenados por afinidades

Mostra a relao existente entre diferentes atividades Explora a mltipla conexo existente evidenciando aspectos considerados causa *Diagrama de Relaes

Utilizada para estabelecer : prioridades suporte deciso de uma equipe identificar o nvel de relao entre fatoresPodem ter diversas configuraes: Tipo X: Compara 2 variavis/ fatores entre siTipo T: Compara um fator chave com outros dois fatoresTipo Y: Compara 3 fatores combinando sempre dois entre si*Matrizes

*Matriz TPRIORIDADES

*Pessoas da EmpresaTpicos TreinarFATORES DE SUCESSO CRM Matriz X

*Plano de Ao 5W + 1H Perodo ___/___/___ Resp.: ____________What ?O que fazer ?Descrio Resumida da AoElaborado por: ____________

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Seminrio Philips Coordenao Tcnica e Instrutoria :Teorema Consultoria e Assessoria - So Paulo Outubro de 2003www.teoremaconsult.com.brteorema@teoremaconsult.com.brAdministrando Prioridades e Viso de Valor aos Processos Semi Conductors & MDS/POS1 ROUND O QUE APRENDEREMOS NESTE MDULO :

Aprender como melhorar processos Planejar melhorias e aumentar o valor agregado Planejar os processos Fazer melhorias nos indicadores Gesto e Melhoria de Processos ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________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ROUND O QUE APRENDEREMOS NESTE MDULO :

Aprimorar mtodos de priorizao Focar melhor nossa ateno utilizando ferramentas na definio de atividades de valor agregado Aprender a girar bem o PDCA Administrando o tempo e definindo prioridades com ferramentas de planejamento ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________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