Workshop professor arquivologia

A classificação como função matricial da

gestão de documentos

por Renato Tarciso B. de Sousa

renasou@unb.br

Qual a função social do arquivista?

Garantir o acesso à informação.

Qual a condição para o acesso à informação?

informação organizada

(classificada, avaliada e descrita).

Gestão de Documentos“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,

visando a eliminação e o recolhimento dos documentos para guarda permanente”

(Lei nº 8.159/1991)

Gestão de DocumentosProcessosISO 15489

1. Incorporação (criação) de documentos

2. Registro

3. Organização lógica para a recuperação: classificação e indexação

4. Classificação para a segurança e acesso

5. Armazenamento

6. Rastreabilidade

7. Disposição

Gestão de DocumentosInstrumentos de Gestão Específicos

ISO 15489 – e‐ARQ Brasil

1. Plano de classificação de documentos e

informações;

2. Tabela de temporalidade de documentos e

informações;

3. Manual de gestão arquivística de documentos;

4. Dicionário de termos controlados.

Arquivística

Conceito das

Três Idades

Avaliação

Descrição

Aquisição

Classificação

Criação

Preservação

Difusão

Espaço Interdisciplinar

Funções Arquivísticas

As bases da ArquivísticaA função matricial da Classificação

Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e

recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com o Código de classificação de

documentos.

Referem-se ao tempo necessário para

arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.

Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

Informações complementares e

justificativas necessárias à correta aplicação da tabela.

Configuração da Tabela de Temporalidade

Arquivo Carlos LacerdaDescrição – Nível Série

Exemplo

Série: Produção Intelectual Código: PIDatas: 1912-1977Dimensão: 4,22 metros linearesConteúdo: os documentos versam sobre a produção jornalística,

literária, teatral, as traduções de livros e peças de teatro,as adaptações de contos e romances para o rádio-teatro,biografias etc.

Sistema de Classificação: a série foi subdivida nas seguintes subséries: Discursos,

Palestras e Conferências, Jornalismo, Literatura, Teatro,Tradução, Biografias.

A Situação

pág. 14

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funçõesClassificação

1 - não existe um plano preestabelecido. Ausência de plano de classificação;

pág. 15

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções

Classificação

2 – classificação pelo ato de recebimento ou expedição;

Por exemplo:ofício expedido;ofício recebido;“fax” recebido;“fax” expedido.

pág. 16

Classificação

3 – por inúmeros assuntos e dossiês fragmentários sem qualquer orientação sistemática.

Por exemplo:equipamentos de informática;tratamento médico;previdência complementar;recesso.

pág. 17

Classificação

4 – Por espécie documental

Por exemplo: convite;relatório;projeto;pareceres;convênio.

pág. 18

Classificação

5 – Em ordem numérica quando se trata de processos;

6 - a denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que representam.

Por exemplo:informações gerais;relíquia;bochecho;documentos diversos;arquivo Sheila.

pág. 19

7 – A estrutura de diretórios e subdiretórios não é utilizada para a organização dos documentos eletrônicos;

pág. 20

8 – A denominação dos arquivos eletrônicos não segue nenhum tipo de rotina formalizada;

A classificação e seus ângulos

Leitura Dirigida

Classificação

Classificar é uma atividade humana;Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação;Não há uma classificação absoluta a ser descoberta;Não descobrimos, mas elaboramos classificação.

Fundamentos Teóricos da Classificação

Classificação

Latim classis

(grupos em que se dividia o povo romano)

+Latim Facere

(fazer)

Classificação – aspectos iniciais

Existem sistemas de classificação mais e menos elaborados:

Distinções dicotômicas (menos elaborados):

Pessoas ricas e pobres;

Políticos de direita ou de esquerda.

Distinções mais elaboradas (refinamento da percepção dos objetos):

Classe média, classe média alta, classe média baixa;

Políticos de centro, de centro‐esquerda, de centro‐direita;

Música erudita, música popular, música da cultura de massa.

Classificação

Classificação: o estado da arte

Para Jorge Luís Borges os animais dividem‐se em:

a) pertencentes ao imperador;b) embalsamados;c) amestrados;d) leões;e) sereias;f) fabulosos;g) cães soltos;h) incluídos nesta lista;i) que se agitam como loucos;j) inumeráveis;k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo de camelo;l) que acabam de partir o jarrão;m) que de longe parecem moscas.

Classificação Científica dos Seres VivosLineu (1735)

Reino (Animalia) Filo (Chordata)

Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Família (Giraffidae) Gênero (Giraffa)

Espécie (Girafa e Ocapi)

ClassificaçãoTabela Periódica de Elementos Químicos

Mendeleev (1869)

H 2A 3A 4A 5A 6A 7A He

Li Be |-----------ELEMENTOS DE TRANSIÇÃO-------------| B C N O F Ne

Na Mg 3B 4B 5B 6B 7B 8B 8B 8B 1B 2B Al Si P S Cl Ar

K Ca Sc Ti V Cr Mn Fe Co Ni Cu Zn Ga Ge As Se Br Kr

Rb Sr Y Zr Nb Mo Tc Ru Rh Pd Ag Cd In Sn Sb Te I Xe

Cs Ba La Hf Ta W Re Os Ir Pt Au Hg Tl Pb Bi Po At Rn

Fr Ra Ac Db Ji Rf Bh Hn Mt

Os princípios de classificação

a classificação é uma representação da realidade e como tal uma aproximação.

“a vida real é uma realidade demasiadamente vasta e bastante complexa para ser captada em sua totalidade pela mente humana”.

(Marcondes, 2001)

É necessário definir níveis de tolerância;Inesgotabilidade (nenhuma classificação é tão exaustiva que será capaz de englobar tudo);

Provisoriedade.

Os princípios de classificação

a classificação persegue um objetivo;

a classificação presume um agente classificador;

a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);

a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base à classificação ou à divisão chama‐se característica ou princípio de classificação ou princípio de divisão;

Princípios de Classificação

existem tantas classificações quantas forem as características possíveis de serem empregadas como base da divisão;

será preciso decidir, quando houver necessidade de se trabalhar com mais de um princípio de classificação, qual deles será utilizado em primeiro lugar, qual o princípio que será mais útil;

Possibilidades de Classificar

Coleção de LivrosCaracterística de Classificação: Tamanho

Livros de 20 centímetrosLivros de 30 centímetrosLivros de 40 centímetros

Característica de Classificação: CorLivros azuisLivros vermelhosLivros marrons

Possibilidades de Classificar

Coleção de LivrosCaracterística de Classificação: Língua do Texto

Livros em inglêsLivros em francêsLivros em português

Característica de Classificação: AssuntoLivros sobre MatemáticaLivros sobre FísicaLivros Química

Princípios de Classificação

o princípio de classificação é natural quando inerente ou inseparável do objeto a classificar;

o princípio de classificação é artificial quando ocasional, acidental e variável;

uma classificação artificial baseia‐se em características superficiais e fáceis de observar, mas que não representam relações verdadeiras. É uma classificação menos perene.

Princípios de ClassificaçãoNatural

Animais Racionais

Homem Mulher

Princípio de ClassificaçãoSexo

Princípios de ClassificaçãoArtificial

Mulher

Leves Pesadas

Princípio de ClassificaçãoPeso

Características da Divisão

Diferenciação – uma característica deve fazer a diferenciação de algumas de suas entidades, ou seja, deve dar origem a pelo menos duas classes;

Relevância – uma característica usada deve ser relevante para o propósito da classificação;

Verificabilidade – uma característica deve ser definitiva e verificável. Um universo de entidades pode ter muitas características relevantes. Mas nem todas elas são passíveis de verificação. Apenas as características verificáveis devem ser escolhidas para divisão do universo de entidades;

Permanência – uma característica usada continua a ser mantida enquanto não houver mudança no propósito da classificação;

Concomitância – duas características não podem ser concomitantes num esquema associado de características;

Sucessão Relevante – a sucessão de características no esquema associado de características deve ser relevante para o propósito da classificação;

Os princípios de classificaçãoa classificação é exercida sobre um conjunto finito de elementos. Ela provém de um único ponto de partida (conjunto inicial);

Alunos

Masculino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Feminino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

a característica (princípio) de divisão deve produzir no mínimo duas classes; Alunos

Masculino Feminino

Os fundamentos teóricos da classificação

podem existir quantas características (princípios de divisão) quantas forem necessárias, mas apenas um princípio de divisão deve ser usado de cada vez para produzir classes ou subclasses;

Alunos

Masculino

18 – 25 anos

26‐41 anos

Feminino

Princípio de classificação: Sexo

Princípio de classificação: Faixa Etária

Referência Cruzada

Alunos

Masculino 18-25 anos Feminino

Dois princípios de classificaçãoSexo e Faixa Etária

Ordem de Construção

A ordem de aplicação das várias características utilizadas na classificação denomina‐se ordem de construção.

A ordem de construção determina a sequência em que serão utilizados os vários conceitos presentes.

Por exemplo: a Linguística apresenta a característica língua e a característica problema linguístico.

Qual deve ser utilizado primeiro?

Característica ‐ Língua

Linguística

Português

Etimologia Sintaxe Morfologia

Francês Inglês

Característica – Problema Linguístico

Linguística

Etimologia

Português Francês Inglês

Sintaxe Morfologia

as divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;

Alunos

Masculino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Feminino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Os princípios de classificaçãoa classificação tem como resultado um produto: o instrumento de classificação.

Alunos

Masculino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Feminino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Classificação

A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento;

Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre as

classes

Instrumento de ClassificaçãoEstrutura de Árvore

Conjunto

Unidade Unidade Unidade

Unidade Unidade

Nível 2

Nível 3

Unidade de Classificação: conjunto reunido de acordo com um critério ou princípio de classificação.

Nível de Classificação: os vários graus de divisão do instrumento de classificação. A posição da unidade de

classificação em relação ao conjunto.

Nível 1

Os princípios de classificaçãoa relação entre os vários níveis (relação entre os conceitos) não pode se resumir ao modelo gênero/espécie;

Alunos

Masculino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Feminino

18 – 25 anos

Plano Piloto Cidade

26 – 30 anos

Plano Piloto Cidade

Relações entre ConceitosRelação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.

Árvore

Árvore Frutífera

Árvore de Nozes

macieira pessegueiro amendoeira nogueira

Relações entre ConceitosRelação partitiva (todo/parte) – a relação partitiva existe entre um todo e suas partes.

Árvore

Raízes Tronco Galhos Folhas

Relações entre Conceitos

Relações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.

Produção → Produto → Produtor → Comprador

Relações entre ConceitosRelação de Oposição

as relações de oposição se aplicam a conceitos que expressam propriedades

Contradição – presente/ausenteContrariedade – preto/branco

A classificação e seus ângulos

O Problema.

Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística Arranjo x Classificação

a confusão terminológica entre os dois termos (arranjo e classificação) expõe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que não existe;são fases de um mesmo processo;o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades;questão a ser resolvida por uma outra função arquivística: a descrição.

Os Níveis de Classificação

Não existe consenso sobre as denominações dos níveis de classificação.

Código de Classificação de DocumentosConarq

Classe 000 – Administração Geral010 – Organização e Funcionamento020 – Pessoal030 – Material040 – Patrimônio050 – Orçamento e Finanças060 – Documentação e Informação070 – Comunicações080 – Pessoal Militar090 – Outros Assuntos

caçã

ficaç

64Princípio de classificação adotado: funções vinculadas às atividades-meio

Denominação dos Níveis de ClassificaçãoConarq, 1996

Seis níveis:Classe;Subclasse;Grupo;Subgrupo;Divisão;Subdivisão.

Denominação dos Níveis de ClassificaçãoNOBRADE, 2006

Cinco níveis:Seção;Série;Subsérie;Dossiê/Processo;Item documental.

Denominação dos Níveis de ClassificaçãoDaise Oliveira, 2001

Três níveis:Grupo;Subgrupo;Série.

Denominação dos Níveis de ClassificaçãoBellotto, 2004

Quatro níveis:Grupo ou Seção;Subgrupo ou Subseção;Série;Subsérie.

Considerações sobre ClassificaçãoLiteratura arquivística

Falta de clareza na utilização de três conceitos: classificação, ordenação e arquivamento

Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitos

Organização

Classificação Ordenação Arquivamento

Classificação de Documentos de Arquivo

“Determinação das categorias ou dos grupos entre os quais devem ser

distribuídos logicamente e sistematicamente os dossiês em grupos ou categorias de assuntos segundo uma

ordem para facilitar a utilização”.

Processo de Organização dos Documentos de Arquivo

Três conceitosOrdenação

“é a disposição metódica dos documentosdentro da unidade de classificação”

Ordenação

A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos

documentos

Métodos de Ordenação

Ordenação alfabética – seqüência das letras do alfabeto;Ordenação cronológica – sucessão temporal (data);Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.);Ordenação numérica – seqüência numérica atribuída aos documentos.

Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitosArquivamento

“é a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas

orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.”

Confusão entre função e assunto.

Assunto x Função

As funções são atribuições próprias ou naturais de umaorganização;

Os assuntos são divisões artificiais, ligados às áreas doconhecimento humano, são as matérias de que tratam osdocumentos;

A confusão se estabelece por contarmos com palavrasidênticas para designar a função e o assunto.

Por exemplo:Saúde pode significar área administrativa de um Governo ou o tema,a matéria “saúde”, mas, se, enquanto tema poderá estar presente emdiversos fundos, enquanto função está ligada aos órgãos ou setoresque a desempenham.

Supervalorização do Código

Código

“Conjunto de símbolos que, mediante convenção,representam um dado”

O objetivo da codificação é operacionalizar oprocesso de classificação, transformando termos(títulos das unidades de classificação) emsímbolos para agilizar a classificação, ordenaçãoe arquivamento dos documentos.

Código

Numérico;Alfanumérico; Código Decimal de Dewey;Bloco-Numérico de origem canadense.

Métodos de CodificaçãoMétodo Duplex

A documentação é dividida em classes principais. Cada Classe érepresentada por um número. As divisões das classes sãorepresentadas, também, por um número. A relação entre aspartes é indicada por um traço de união.

A documentação de uma determinada instituição foi dividida nasseguintes classes principais:

0 - Administração Geral1 - Pesquisas2 - Cursos3 - Assistência Técnica4 - Documentação e Informação

A classe 2 Cursos foi subdividida da seguinte forma:2-1 Formação2-2 Especialização2-3 Pós-Graduação

2-3-1 Mestrado2-3-2 Doutorado

Métodos de CodificaçãoMétodo Alfanumérico (USP)Este método adotado no plano de classificação da Universidade de São Paulo

identifica as classes principais por uma letra e as subdivisões por umnúmero composto por cinco algarismos.

Utilizando o exemplo anterior, teríamos a seguinte codificação:A00000 Administração GeralB00000 PesquisasC00000 CursosD00000 Assistência TécnicaE00000 Documentação e Informação

A classe C00000 Cursos foi subdividida da seguinte forma:C10000 FormaçãoC20000 EspecializaçãoC30000 Pós-Graduação

C30100 MestradoC30200 Doutorado

Métodos de CodificaçãoMétodo DecimalO método decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey

(1876).As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes,

subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisões, grupos, subgrupos,seções, subseções etc.

Utilizando o exemplo anterior, teríamos a seguinte codificação:

000 Administração Geral100 Pesquisas200 Cursos300 Assistência Técnica400 Documentação e Informação

A classe 200 Cursos foi subdividida da seguinte forma:210 Formação220 Especialização230 Pós-Graduação

231 Mestrado232 Doutorado

Método de CodificaçãoBloco-Numérico de Origem Canadense

001 a 999 1.000 a 9.999

Série

Subsérie

Plano de Classificação

Atividades-Meio

Série

Subsérie Subsérie

Atividades-Fim

Série

Subsérie Subsérie

Método Duplex Método Alfanumérico USP

Método Decimal Método Bloco-Numérico

0 Administração Geral A00000 Administração Geral 000 Administração Geral 0100 Administração Geral

1 Pesquisas B00000 Pesquisa 100 Pesquisa 1000 Pesquisa

2 Cursos C00000 Cursos 200 Cursos 2000 Cursos

2-1 Formação C10000 Formação 210 Formação 2000-0 Política

2-2 Especialização C20000 Especialização 220 Especialização 2000-1 Generalidades

2-3 Pós-Graduação C30000 Pós-Graduação 230 Pós-Graduação 2000-2 Formação

2-3-1 Mestrado C30100 Mestrado 231 Mestrado 2000-3 Especialização

2-3-2 Doutorado C30200 Doutorado 232 Doutorado 2000-4 Pós-Graduação

2000-4-01 Mestrado

2000-4.02 Doutorado

3 Assistência Técnica D00000 Assistência Técnica 300 Assistência Técnica 3000 Assistência Técnica

4 Documentação eInformação

E00000 Documentação eInformação

Código

Tamanho e Complexidade

Métodos de CodificaçãoSchellenberg

1 – o sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os símbolos (notação/código) aumentam em importância à medida que o volume e a complexidade dos documentos aumentam;

2 – o sistema deve ser flexível;

Métodos de CodificaçãoSchellenberg

3 – o sistema deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação para atender aos documentos que resultem de novas atividades, bem como permitir a divisão das unidades de classificação à medida que os documentos relativos às unidades se tornem mais complexos.

A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento;

Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre

as classes definidas para a organização da documentação

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificaçãodenominações

Plano de classificação;Quadro de classificação;Quadro de arranjo;Código de classificação;Arranjo;Tabela de classificação;Sistema de classificação;Esquema de classificação.

Conceitos vinculados ao Instrumento de classificação

Estrutura;Hierarquia;Distribuição lógica;Roteiro;Nível;Projeto.

Quadro – 17 significados, nenhum delestraduzem com perfeição ascaracterísticas do instrumento;Situação, panorama, conjunto deempregados, área limitada, armação debicicleta,

Tabela – tem o sentido de rol, de umalista. A noção de estrutura não é muitoclara;Quadro em que se registram nomes depessoas ou objetos, lista com horário,relação de preços, placa de vidro(basquete), troca rápida de passes.

Código – “sistema de sinaisconvencionais ou secretos utilizados emcorrespondências ou comunicações”.Coleção de leis, conjunto de normas,sistema cifrado de linguagem, senha.

Esquema – esboço, resumo de figura oudiagrama. Esquema de um circuitoeletrônico. Programa. Já foi definido oesquema de segurança para o carnaval.

Plano – aparece com o sentido derepresentação gráfica da estrutura ouda organização de algo.

Ausência de método para a coleta de informações;Trata-se de um saber intuitivo e instrumental, mas não existe instrumentalização que não seja sustentada por bases teóricas e/ou metodológicas;Distribuição de classes a partir de características superficiais e mutáveis. O desconhecimento sobre a Teoria da Classificação;

Busca pelos princípios que norteiam a elaboração de um Plano de

Classificação

Princípio Arquivístico

Método histórico (Itália)Princípio de Procedência (Alemanha)Princípio de Respeito aos Fundos (França)Princípio da Proveniência (EUA)Princípio da Procedência (Espanha)Princípio da Proveniência (Canadá)

Princípio de Respeito aos Fundoscircular de 24/04/1841

“agregar os documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um

estabelecimento, de uma família ou de um indivíduo, e dispor segundo uma determinada

ordem os diferentes fundos”

Princípio da Proveniênciadefinição

“Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade

coletiva, pessoa ou família que o produziu”

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Princípio da Proveniência

Patrimônio Documental

Fundo FundoFundo

Fundo Fundo Fundo

FundoFundo

Fundo Fundo Fundo Fundo

Fundo Fundo Fundo

1º Princípio de Classificação

Fundo de Arquivo

O conceito de fundo é dependente e tributário do princípioda proveniência, ele só existe quando o princípio foi aplicado.

Fundocritérios de identificação

(Proposta Canadense)

uma identidade jurídica: o criador deve possuir sua própria denominação legal e ter uma existência jurídica própria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto etc.);um mandato oficial: o criador deve ter um mandato importante claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurídico ou regulamentar;uma posição hierárquica definida: o local ocupado pelo criador na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relações com outros níveis superiores da hierarquia devem ser claramente definidas;

Fundocritérios de identificação

(Proposta Canadense)

um vasto grau de autonomia: o criador de documentos deve possuir um órgão executivo que tenha o poder de tomar decisões independentes, de acordo com o seu nível hierárquico. Para ser considerado independente, um organismo deve ter poder de controlar suas próprias finanças e seu orçamento;estrutura: o criador deve possuir uma estrutura organizacional interna oficial;sistema de gestão dos documentos: o criador deve possuir um sistema de gestão de documentos independente.

Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériedefinições

“uma subdivisão de um fundo baseada na estrutura do criador ou da organização de suas atividades”. (Canadá – 1996/1997)

“Subdivisão de um fundo, compreendendo um conjunto de documentos relacionados, que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de documentos similares.” ISAD(G)

Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériedefinições

“Seção - Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competências específicas”. (Dicionário Brasileiro de Terminlogia Arquivística, 2005)

Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsérieconsiderações

São quase fundos, que, em razão do critério de autonomia financeira, não se pode atribuir o status de fundo;O subfundo é um nível distinto de classificação, destinado a refletir a autonomia de um organismo ou de uma estrutura administrativa;As entidades que serão identificadas como subfundos dependem de um criador de fundos e são financiados por seu intermédio.

Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériecritérios

dois tipos de entidadesParte 1

Organismos que possuem uma identidade distinta daquela do criador de fundos. Eles têm um vasto grau de autonomia e operam à distância do criador de fundos. Devem apresentar, também, uma das seguintes características:

a. Uma denominação legal e uma existência jurídica própria estabelecida em uma lei, decreto etc.;

b. Uma existência legal especificada na lei da instituição maior;c. Um mandato ou uma existência mencionada na lei da

instituição maior;d. Um mandato ou uma existência que decorre de uma tal lei sem

mencionar o nome do organismo, mas que implica sua criação eventual para cumprir a missão descrita na lei.

Subfundo, Seção, Subgrupo, Subsériecritérios

dois tipos de entidadesParte 2

Unidades administrativas subalternas ao criador de fundos, mas que possuem um vasto grau de autonomia no exercício de seu mandato ou função.

A unidade administrativa tem esse nível de autonomia em razão de:

a. Seu papel único;b. Seu modo de financiamento;c. Sua estrutura de responsabilidade;d. Seu mandato.

Princípio da Proveniênciadesdobramento

Princípio da ordem primitiva;Princípio da estrutura interna dos fundos;Princípio da estrutura arquivística;Princípio da ordem original;Segundo grau do princípio da proveniência.

Princípio do Respeito à Ordem Originalconsiderações

Todas as definições partem de uma premissafundamental: a condição do documento inscrito em umarealidade específica, isto é, o arquivo como conjuntoorgânico daqueles documentos;A importância que a ordem dos documentos têm naorigem;Ordem natural é a necessidade de manter a classificaçãoestabelecida pelo organismo;A classificação e não a ordenação, isto é, não tem sentidomanter um conjunto desorganizado porque dessa formaele chegou à idade permanente;A ordem natural não significa ordem material;A ordem natural dos documentos considera que adocumentação gerada por uma das unidades queintegram cada um dos fundos deve se manter separadasem ser misturada.

Princípio da Ordem Original

não é a ordem física que os documentos tinhamno setor de trabalho;

é o respeito à organicidade;é a observância do fluxo natural e orgânico com

que foram acumulados os documentos.

Diferença

Ordem Natural

=Ordem Material

Arquivo

FunçãoFunçãoFunção

Função

FunçãoFunção

Função FunçãoFunçãoFunção

Função FunçãoFunção

2º Princípio de Classificação

Princípios de ClassificaçãoInternos de um Arquivo

Categorias de Funções (meio e fim);

Áreas Funcionais;

Função;

Subfunção;

Atividade;

Subatividade;

Tarefa.

LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

Área Funcional: Análise fiscal/financeira de entidades do setor públicoFunção: Acompanhamento das estatais e entidades da administração indiretaSubfunção: Coordenação dos representantes nos Conselhos Fiscais das empresasAtividade: Acompanhar a empresa por meio do representanteÓrgão: DICOF ‐ Divisão de Acompanhamento de Conselhos FiscaisLegislação: Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96

Tarefas

01 ‐ Receber do conselheiro os documentos referentes à reunião de conselho fiscal. Expediente de encaminhamento de documentação da empresa estatal (R)Dossiê de demonstrações financeiras da empresa estatal (R)Dossiê de quitação de obrigações fiscais e financeiras (R)Estatuto social da empresa estatal (R)Parecer de conselho fiscal referente às atividades da empresa estatal (R)Relatório de conselheiro fiscal de empresa estatal (R)Relatório de auditoria de prestação de contas da empresa estatal (R)Relatório de auditoria interna em empresa estatal (R)Ata de reunião de conselho fiscal de empresa estatal (R)Ata de reunião de diretoria de empresa estatal (R)Memorando de solicitação de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal (R)

02 ‐ Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situação de adimplência da empresa.Listagem de verificação de registro de inadimplência no cadastro de créditos não quitados (CADIN) (R)

03 ‐ Alimentar o SIMOB com dados extraídos dos certificados e certidões de quitação de dívidas e das informações do CADIN. Banco de dados de controle de obrigações financeiras das empresas estatais (P)Formulário de controle do recolhimento das obrigações financeiras da empresa (P)

Plano de ClassificaçãoConsiderações sobre a elaboração

É essencial que as classes sejam formadas numa base a posteriori, e não a priori; O tamanho e a complexidade de uma entidade determinarão quantas classes devem ser criadas para a classificação de seus documentos;É a complexidade e extensão de uma classe que vão fundamentar a sua subdivisão. Os documentos não devem ser ultraclassificados;É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões de um sistema de classificação. Dessa forma, se a divisão primária é feita a partir da função então todas as divisões desse nível devem respeitar esse princípio;

Código de ClassificaçãoConsiderações sobre a elaboração

o fundamento da divisão deve se manter inalterado para todas as divisões realizadas no mesmo nível; As divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;O princípio de divisão deve produzir no mínimo duas classes;Os títulos dos níveis ou categorias de classificação devem refletir as funções ou atividades, ou as operações às quais se relacionam. Deve-se evitar títulos como “generalidades” ou “miscelâneas”, pois encobrem grande número de “pecados”, em geral erros de classificação.

Classificação de DocumentosProcedimentos

o Passo 1 – A classificação do documentoo Ler o documento;o Identificar a função e atividade a qual o documento se relaciona;o Localizar o “assunto” no Código de Classificação;o Anotar, a lápis, no canto superior direito do documento o código de

classificação.o Passo 2 – O arquivamento do documento

o Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta suspensa, pasta A-Z, caixa-arquivo).

o Passo 3 – A ordenação do documentoo Verificar o método de ordenação utilizado para o conjunto documental;o Ordenar o documento de acordo com o método definido.

Acondicionamento(1º momento)

arquivamento dos documentos, de acordo com a ordenação selecionada, em “camisas”

As “camisas” deverão ser identificadas com os seguintes dados:

Entidadecódigo de classificação

título da unidade de classificaçãoconteúdo informacional

datas-limite

Modelo

Armazenamento

Perguntas?

Ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo?

Será possível identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas unidades do plano?

A hierarquização das unidades foi bem realizada?

As unidades definidas não se sobrepõem, em alguma medida?

Roteiro

Há consistência na divisão (princípio de classificação adotado para subdividir as funções)?

As denominações são mnemônicas?

Há uma relação de coordenação entre as unidades?

Alguma função, subfunção ou atividade não aparece no plano?

Uma determinada função, subfunção ou atividade ainda existe?

Plano de Classificaçãocaracterísticas

Simplicidade (o plano não deve serpropriedade de especialistas);Flexibilidade (ele deve ser flexível paraintegrar funções futuras);Padronização (deve favorecer a padronizaçãoda classificação, da codificação, darecuperação e da terminologia).

Código de ClassificaçãoDenominação das Unidades de Classificação

Deve ser representativa do conteúdo da unidade de classificação (mnemônica)

A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é transformado em substantivo.

Exemplo:Subfunção: Controle de bens patrimoniais

estrutura substantivada

Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)Registro de movimentação (de bens patrimoniais)Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais) Relação

de subordinaçãoRelação

de coordenação

Denominação das Unidades de Classificação

Comunicabilidade ‐ o termo empregado deve representar a linguagem utilizada pelo usuário;

Estimulação ‐ o termo deve induzir o usuário a criar uma representação do conjunto;

Compatibilidade ‐ o termo empregado deve representar o campo que está sendo organizado.

Denominação das Unidades de Classificaçãoregras

Colocar‐se no lugar do usuário;

Selecionar apenas os aspectos significativos;

Não abreviar as palavras;

Evitar o uso de siglas. Exceção feita as de uso consagrado;

Respeitar as normas cultas da língua;

Não usar gírias;

Sempre representar o mesmo “conteúdo” a partir dos mesmos termos;

Evitar o preciosismo;

Não repetir informações.

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