Segurança em documentos eletrônicos Softplan/Poligraph Outubro 2008.
1 Outubro/2015 Processos eletrônicos no Estado do Rio Grande do Sul.
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1Outubro/2015
Processos eletrônicos no Estado do Rio Grande do Sul
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Processos eletrônicos no Estado do RS
AgendaoDemanda estratégica
oVisão geral
oCenário atual - SPI
oSolução PROA
o Visão geral
o Sistema PROA
oImplantação no Estado
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Estratégia de GovernoDar agilidade à gestão pública com foco na melhoria dos serviços
Como?Implementando uma solução de processos eletrônicos
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Situação atual de gestão de processos no RS
•O Processo Administrativo (ou expediente administrativo) é regulado por legislação específica
•Existe uma comissão Estadual que demanda e padroniza
•O controle da tramitação dos processos é feita no sistema SPI
•Alguns órgãos utilizam ferramentas adicionais de processos
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Processos eletrônicos no Estado do RS
SPI – Sistema de Protocolos Integrado
•Implantado desde 1985
•Disponível em 75 organizações Estaduais
•Utilizado por 23 mil usuários
•Tem 3,5 milhões de processos ativos
•Tem 13,2 milhões de processos arquivados (e 3,2 milhões eliminados)
• 480 mil andamentos por mês
• 90 mil novos processos por mês
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Solução de processos eletrônicos
Estratégia
Pessoas
Ferramentas
Processos
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Solução de processos eletrônicos
Principais vantagens•Agilidade/Instantaneidade
•Rastreabilidade
•Gerenciamento do desempenho
•Economicidade
•Transparência/publicidade•Segurança da informação (A/C/I/D)
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Processos eletrônicos no Estado do RS
PROAPlataforma de serviços que agrega funcionalidades de controle de
fluxo, gestão documental, suporte a melhorias de processo e integração de aplicações visando a implementação dos processos
administrativos do Estado de forma eletrônica.
Utiliza ferramentas de ECM, BPM, edição, manipulação de arquivos e outras.
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Arquitetura PROA
Serviços PROA
Sistema PROA
IPERGS IPA
SMARH ING
SES AME
ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...
DETRAN GID
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Arquitetura PROA
Serviços PROA
Sistema PROA
IPERGS IPA
SMARH ING
SES AME
ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...
DETRAN GID
Fluxo genérico Fluxos modelados
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Processos eletrônicos no Estado do RS
IPERGS/IPA – Concessão Pensão Viúvos
•90 atividades mapeadas•Redução do tempo de 45 para 20 dias•Implantado em 2010
P R O A
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Processos eletrônicos no Estado do RS
SMARH - ING – Ingresso de Servidores
P R O A
• Redução de 3 a 4 meses para Recebimento do 1º vencimento. • Termos de posse em lote com certificação• Laudos médicos integrados ao RHE• Implantado em 2013
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SES/AME – solicitação de protetores solares
P R O A
• 2.000 novos processos em abr /2015• 13% de todos os processos abertos no PROA• Implantado em 2014
Processos eletrônicos no Estado do RS
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Processos eletrônicos no Estado do RS
GID – Processo de Veículos entre CRVAs e órgãos
•Redução de 30 dias para acesso Online dos processos•Implantado em 2014
P R O A P R O A
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Serviços PROA
Sistema PROA
IPERGS IPA
SMARH ING
SES AME
ECM BPM BD Ferram RHE, SGM, FPE...
DETRAN GID
CIENTEC, SGG, SMARH,SES, SEPLAN, PROCERGS
PROA – Situação em outubro de 2015
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROA
Principais funcionalidades diferenciais:
Edição dos processos de forma visual (arrasta/cola)Pesquisa em todo o conteúdo dos documentosAssinatura digital de documentos com certificado ICP-Brasil (lote ou individual)Assinatura eletrônica de documento com senha (lote ou individual)Relatórios gerenciais – BIDistribuição de tarefas (simultâneas)Parametrização da matriz de permissões de acesso a processos
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Informações gerenciais
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Informações gerenciais
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Informações gerenciais
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Informações gerenciais
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROA – Implantação no Estado
Estratégia de implantação original:
FOCO: Realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços.
Na impossibilidade de mapear o processo, poderia ser utilizado o PROA Sistema.
A substituição do SPI seria gradativa.
Nova estratégia de implantação:
FOCO: Substituir o SPI o mais rápido possível. Ênfase no uso do Sistema PROA.
Por demanda dos clientes, realizar mapeamento dos processos nas organizações e implantar nas aplicações usando PROA Serviços.
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROADemanda da SGG e da SMARH:
A partir do dia 4 de janeiro de 2016 os processos administrativos do Estado serão abertos no PROA.
O Governador e os Secretários de Estado assinarão eletronicamente os processos encaminhados pelo PROA.
O SPI continuará disponível para andamentos e consultas dos processos anteriormente abertos.
PROA
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Implantação 3.12 Piloto
Versão 5.0
Jun/15 Jul/15 Ago/15 Set/15
Implantação Grupo 1
Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROA – Cronograma proposto
Preparativos para Implantação (infraestrutura, capacitação, cadastros e autorizações )
Planejamento,Controle e Execução
Out/15 Nov/15 Dez/15
Implantação 5.0 Piloto
Implantação 3.13 Piloto
Versão 5.0 Versão 5.1
SES,SGG,SMARH, SEPLAN, CIENTEC, PROCERGS
PROCERGS e CIENTEC
04/01/2016
Novos processos abertos
eletronicamente
Implantação Grupo 2
20 órgãos (80% processos)
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Ago/17-21 Ago/31 – Set/4
Set/8-11
Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROA – Cronograma Piloto 3.13
Análise do Relatório
de Resultado
Set/14-17 Set/18 Set/21
Execução Piloto
Abertura de processos , encaminhamentos
Turma 1
EAD Operadores
Consultoria específica
Elaboração Relatório de Resultados
Ago/24-28Ago/10-14
Definiçao
assuntos
Fórum
Acompanhamento
Turma 2
EAD Operadores
Set/22
Divulgação da Análise
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Grupos Planejamento e Monitoria
G2. Implantação
G3. Comunicação
G4. Capacitação
G5. Infraestrutura dos clientes
G1. Solução Tecnológica
G6. Atendimento
G7. Modelo Negócio
G8. Infraestrutura Procergs
Pilotos: SGG, SMARH, SES, CIENTEC, SEPLAN e PROCERGS
Participantes: SGG, SMARH, PROCERGS e CCOM
Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS
Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS
Participantes: SMARH, SGG, SES, SEFAZ, PGE, CIENTEC e PROCERGS
Participantes: SGG, SMARH e PROCERGS
PROCERGS
PROCERGS
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Processos eletrônicos no Estado do RS
Sistema PROA
Fase seguinte (2016):
Adequar o sistema para suportar a virtualização dos demais processos internos dos órgãos (que não geram processo Administrativo Estadual).
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Principais atividades na implantação da aplicação PROA
1. Contato com o órgão objeto da implantaçãoResponsável: PROCERGS (AN do órgão + Everton/ Márcia )Saída: Cliente responsável pela implantação no órgão identificado
2. Cadastrar o órgão no PROA nos ambientes de treinamento e produçãoResponsável: PROCERGS (Equipe Implantação SPE)
3. Identificar grupo de usuários administradores do PROA no clienteResponsáveis: PROCERGS (Equipe Implantação SPE) e Cliente responsável
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Principais atividades na implantação da aplicação PROA
4. Treinar o grupo de usuários administradores 4.1.Agendar treinamentoResponsáveis: PROCERGS e Cliente responsável
4.2.Executar treinamentoResponsável: PROCERGS
Saída
• Usuários Administradores treinados• Planejamento da configuração inicial elaborado
Treinamento dos usuários operadores agendado (Presencial, EAD, ...) Primeiros assuntos no órgão identificados Data proposta para implantação dos demais assuntos
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Principais atividades na implantação da aplicação PROA
5. Executar configuração inicial do ambiente de produçãoResponsável: usuários administradores
5.1. Cadastrar usuários no SOEWeb5.2. Distribuir as permissões conforme o perfil do operador 5.3. Criar os grupos Organizacionais e identificar os responsáveis 5.4. Criar os grupos Institucionais associando os usuários e identificando os responsáveis5.5. Cadastramento dos tipos e subtipos de assuntos
5.6. Criar as palavras-chaves da Organização
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Principais atividades na implantação da aplicação PROA
6. Treinar usuários operadoresResponsável: usuários administradores
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Treinamento dos usuários
Meios de treinamento• Presencial pela equipe de administração• EAD• Manual on-line
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Critérios de Visualização do Conteúdo
Critérios considerados na versão 3.13
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34
Critérios de Visualização do Conteúdo
Critérios resultante na versão 3.13
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Principais conceitos
Conceitos da ferramentao Atividades e tarefas
o Grupo
o Classificação documental
Conceitos operacionaiso Comitê do Processo Eletrônico
o Usuários
o Administradores
o Operadores
o Capacitação
o Lições aprendidas
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Atividade
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37
Tarefas
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Tarefas especiais
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Grupos
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40
Responsáveis por Grupos
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41
Grupos “Porta de Entrada”
Tramitação entre órgãos
Órgão 1 Órgão 2
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42
Classificação documental e classificação operacional
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43
Decreto do Processo Eletrônico
DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014
Art. 1º O expediente administrativo e sua representação por meio eletrônico, na produção, no registro, na tramitação, na consulta, na transmissão e no arquivamento de documentos pela Administração Pública Estadual somente será admitido por intermédio do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PROA, nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. A implantação do Sistema mencionado no “caput” deste artigo ocorrerá conforme cronograma definido pelo
Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico..
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44
Comitê de Processo Eletrônico
DECRETO Nº 51.566, DE 10 DE JUNHO DE 2014
Art. 3º O Comitê Gestor do PROA será composto por um representante titular, e respectivo suplente, das seguintes instituições:
I - Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos, que o presidirá;
II - Casa Civil; III - Secretaria-Geral de Governo; IV - Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional; V - Secretaria da Fazenda; VI - Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul
– PROCERGS;VII - Autoridade Certificadora do Estado do Rio Grande de Sul – AC-RS;VIII – Procuradoria-Geral do Estado do Rio Grande do Sul; e VIII – Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS.IX – Gabinete do Governador
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45
Perfis de usuários
Usuários Administradores (Facilitadores)&
Usuários Operadores
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Administradores (facilitadores)
Visões e ações
Visão estratégica Visão operacional
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Administradores (facilitadores)
Ações:• Definir e manter
• Grupos (Existência de grupos, responsáveis, ...)• Subtipo de assunto conforme demanda ou estratégia de
implantação• Parâmetros das atividades/tarefas especiais (ex: grupo de
origem e destino)• Entender a relevância da autorização de classes aos
operadores adequados ( Ex: Arquivamento, Alteração de processo, etc)
• Identificar necessidades de infraestrutura ( canal, scanner, certificação digital, ...)
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Administradores (facilitadores)
Ações:• Encaminhar questões pertinentes ao novo paradigma:
• quando/onde armazenar documentos físicos que precisam ser retidos
• Participar dos fóruns de implantação e de requisitos
• Identificar necessidades de treinamento e se necessário encaminhar ações complementares ( Ex: Caso da SEPLAN e PROCERGS)
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49
Administradores (facilitadores)
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50
Administradores (facilitadores)
Ações operacionais:• Identificar qualquer problema que esteja impedindo o andamento normal de um proceso específico, por exemplo:
• Demora anormal no tempo de resposta • Associação adequada de operadores a classes do SOEWeb
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Administradores (facilitadores)
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Capacitação
Tipos disponíveis
• EAD com tutoria
• Presencial
• Vídeo
• Workshop
• Manual on-line
• Guia de Boas Práticas
• Fóruns (implantação e de requisitos)
• Site da comunidade PROA
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Lições aprendidas
• Respeitar as diferenças das culturas organizacionais
• Esclarecer pontos centrais para administradores e jurídico:
• Certificação Digital
• Classificação documental
• Legalidade
• Ir além do treinamento Sala de Gestão,Guia de melhores práticas, fóruns de implantação e requisitos
• Melhorar a frequência de efetiva participação nos treinamentos ( 75% 100%)
Algumas lições ....
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Lições aprendidas
• Identificar e resolver as diferentes condições de infraestrutura
• Formar uma equipe consistente de facilitadores do projeto no Estado
Algumas lições ....
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Capacitação
Cronograma de eventosWorkshopConceitos
5/10/15
SeminárioAC-RS,APERS,CAGE,PGE,CC
22/10/15
Presencial usuários administradores
26/10/15 a 6/11/15
EAD SOEWeb
13/10/15 a 16/10/15EAD Usuários Operadores 5.0 para administradores
19/10/15 a 23/10/15
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Processos eletrônicos no Estado do RS
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Administradores (facilitadores)
Boas práticas