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COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE

PROCESSOS DE NEGÓCIO

Parte 1 – Introdução, Conceitos e Modelos.

Como desenhar fluxograma de processos de negócio –

parte 1 – Introdução, Conceitos e Modelos.

Muitas vezes nos deparamos com a dificuldade que os responsáveis pelos processos nas

organizações têm ao demonstra-los graficamente.

Com o objetivo de auxiliar os colegas nesta atividade vamos descrever neste artigo um

método simples, mas que ao mesmo tempo é bastante útil e prático.

Vamos utilizar na confecção deste artigo, fluxos e gráficos desenhados com o uso do

VISIO da Microsoft, no entanto o leitor poderá fazer uso de qualquer outra ferramenta

disponível no mercado, inclusive ferramentas livres.

O nosso objetivo aqui não é avaliar esta ou aquela ferramenta, ou determinar se uma

ferramenta é melhor que a outra, ou ainda a possibilidade de utilização de outros

modelos e formatos para a documentação de processos.

O nosso objetivo é descrever um método que o leitor possa aprender facilmente e

aplicar na documentação de seus processos.

1 – Introdução ao estudo de processos

Antes de abordar a técnica a ser utilizada no desenho propriamente dito dos processos é

necessário que o nosso leitor tenha o entendimento dos princípios básicos dos

processos, para isto vamos abordar os tópicos principais e neste sentido nivelar os

conhecimentos.

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1.1 – Componentes Básicos dos Processos

Por definição, um “Processo” deve possuir um conjunto de componentes básicos para

ser considerado um processo, são eles: Componente de “entrada”, com base neste

componente é realizado as atividades de “processamento”, e como resultado deverá

produzir uma “saída” qualquer.

1.2 - Controle de qualidade entre os Componentes do Processo

Como qualquer atividade destinada a produzir algo, o processo requer a realização de

atividades de controle para assegurar a sua qualidade e que deverá ser aplicada em cada

um dos seus componentes (Entrada-Processamento-Saída). Agindo desta forma

estaremos evitando comunicação de eventuais erros ou falhas entre os elementos que

compõem o processo, dentro do universo compreendido pelo próprio processo.

Traduzindo isto de uma forma mais clara:

1.3 - Controle de qualidade entre Processos

No entanto, um processo não é um elemento absoluto e restrito a si próprio,

possivelmente em algum momento dependerá de outros processos para ser “alimentado”

e possivelmente, após a execução de seu próprio processamento, passará a “alimentar”

outro processo através do seu “produto” e assim sucessivamente.

Diante disto, é uma boa prática considerar ações de controle de qualidade também entre

processos, e com isto garantir a qualidade e a integração entre os mesmos, ou seja, é

importante assegurar que o “produto” gerado por um “processo fornecedor” seja

validado por ele mesmo antes de ser comunicado ao seu “Processo Cliente”.

Traduzindo isto de uma forma mais clara:

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Em tese, quando agimos desta forma, o “Processo Executor” não teria necessidade de

validar os seus “insumos” no momento de proceder o recebimento de sua “entrada”,

uma vez que isto deveria ter ocorrido previamente no “Processo fornecedor”, pouco

antes do mesmo proceder a liberação de “saída”.

No entanto,

Se verificarmos a qualidade apenas uma única vez, estamos sujeitos à possibilidade

de ocorrência de alguma falha na saída do “Processo fornecedor” e nem sempre a

“Qualidade declarada” na saída de um processo, atenderá plenamente os requisitos

de qualidade necessários para atender a “entrada” no processo seguinte.

Exemplo Prático: Experimente executar o ciclo de vida de um projeto de

desenvolvimento de sistemas, onde cada etapa do ciclo pode ser comparada a um

processo. Quando não realizamos estas verificações de entrada e saída em cada uma das

etapas do processo de produção do sistema, o grau de variação do produto resultante

será um fatorial das taxas de erro ocorridas em cada etapa, (O Resultado será medido

pela multiplicação das taxas de erro existentes em cada etapa, pelas taxas de erro das

etapas seguintes, e assim sucessivamente), esta é a explicação matemática de possíveis

distanciamentos entre o “requisito original do negócio” e o “resultado do produto do

projeto”, note que antes de qualquer coisa uma Metodologia é um Processo e pode-se

utilizar este conceito na formulação do controle de qualidade na formatação de etapas

ou fases de uma MDS.

Traduzindo isto de uma forma mais clara:

Uma vez entendido estes componentes e os critérios básicos de revisão de qualidade e

integração entre os componentes de um processo e entre processos fornecedores e

processos clientes, retornaremos ao nosso objetivo inicial, que é demonstrar

graficamente os processos de negócio através de fluxogramas.

2 – Padrão de Simbologia

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Existem diversos padrões de símbolos possíveis para desenhar fluxogramas de

processos, e inclusive padrões destinados a especificações e desenho técnico de

software, modelos de dados e tantos outros. Vamos adotar aqui um modelo bastante

simples e composto por um número reduzido de símbolos, mas que são suficientes para

demonstrar um processo de negócio através de um fluxograma.

São eles:

3 – O Modelo de Estrutura do Fluxograma do Processo.

Existem diversos formas possíveis de estruturar um fluxograma de processo, a mais

indicada para mapear processo é a denominada (CROSS-FUNCTIONAL), o que

poderia ser traduzido mais ou menos como “fluxograma cruzado entre funções”.

Neste formato, o fluxograma possibilita a inclusão de informações adicionais, além da

sequência de atividades proporcionada pelo encadeamento dos símbolos, e é possível

segmentar o desenho do processo em “setores/celulas” como se fossem uma matriz,

sendo inseridos nas linhas os Atores ou funções responsáveis pela execução das

Atividades e nas Colunas as etapas existentes em um determinado processo.

Veja como ficaria o desenho de um processo seguindo a estrutura Cross-Functional na

visão Horizontal:

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O mesmo Processo, seguindo a visão Cross-Functional na visão Vertical:

E ainda, o mesmo processo utilizando-se a forma Livre normalmente utilizada. Note que

as informações adicionais presentes nas duas opções anteriores fazem de fato a

diferença no entendimento do processo.

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See the article content in English here:

http://aghatha.wordpress.com/2011/07/29/how-to-draw-business-process-flowchart-

part-1-of-3-%e2%80%93-introduction-concepts/

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Mais Artigos desta Série:

1 Parte – Introdução, Conceitos e Modelos

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 1 –

Introdução, Conceitos e Modelos.

Veja Conteúdo em :

http://aghatha.wordpress.com/2011/07/03/como-desenhar-fluxogramas-de-

processos-de-negocio-1-parte-introducao-conceitos-e-modelos/

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2 Parte – Instruções Passo-a-Passo para Desenhar um Fluxo.

No próximo Artigo (Parte 2), trataremos as técnicas a serem utilizadas durante as

Entrevistas para levantamento de informações dos processos a serem desenhados e

alguns exemplos de como devemos organizar e preparar o conteúdo das informações

obtidas no levantado para facilitar a confecção do respectivo fluxograma. Próximo

Artigo : COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGÓCIO –

Parte 2 – Levantamento, Analise e Desenho do Processo de Negócio.

Veja Conteúdo em : http://aghatha.wordpress.com/2011/07/10/como-desenhar-fluxogramas-de-

processos-de-negocio-2-parte-levantamento-analise-e-desenho-do-fluxograma/

3 Parte – Levantamento, Analise de Capacidade e Carga de Processos (Saiba

como Calcular Esforço, Tempo e Custos)

Veja Conteúdo em:

http://aghatha.wordpress.com/2011/07/16/como-desenhar-fluxogramas-de-processos-de-negocio-3-parte-analise-capacidade-carga-processos/

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Outros Artigos Relacionados com este Assunto:

Como Formatar, Organizar, Estruturar documentação de Processos (Politicas, Normas e Procedimentos).

Em artigo anterior, descrevemos como formatar, organizar e estruturar a documentação

de processos, contendo ainda o modelo de template destinado a descrição passo-a-passo

dos processos disponível para download, vamos utilizar este modelo no próximo artigo

para descrever um processo e em seguida utilizar o mesmo para desenhar o respectivo

fluxograma:

http://aghatha.wordpress.com/2011/06/18/como_formatar_e_organizar_a_documentaca

o_de_processos_ti/

—–

Framework de processos e controles para o

Compliance de TI.

Convidamos a conhecer e navegar em nosso Framework de Processos e Controles para o Compliance de TI aos Padrões e Recomendações para o Compliance SOX, ISO-27.001/2, ISO-20.000:1/2, COBIT, ITIL V3, PMI.

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Nele, você poderá ver alguns exemplos de como é possível descrever processos complexos com a adoção de 4 camadas sucessivas de detalhamento, sendo o nível # 1 a visão mais alta e o nível # 4 o nível mais detalhado do processo (Drill-Down de detalhamento de processos em camadas).

http://www.aghatha.com.br/processos.htm , clique nos fluxos para acessar o Site de Navegação no Framework AGHATHA para o Compliance de Processos e Controles de TI.

Ou ainda, Leia mais sobre este mesmo assunto, em nosso POST. http://aghatha.wordpress.com/2012/05/24/como-implementar-processos-e-

controles-para-o-compliance-de-ti-atraves-do-licenciamento-de-uso-de-um-framework-modularizado-e-contendo-documentos-processos-controles-e-workflow-para-cada-um-dos-padroe/

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– Fim Declarações de Direitos de Copyright —

—–

– Fim Artigo

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Oliveira, Flowchart, Fluxograma Processo, Gestão de Serviços de TI, Governança de

TI, IT Framework Compliance, IT Governance, IT Governance Framework, IT

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