9_Administracao_Recursos_Materiais

ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS

Didatismo e Conhecimento 1


Profª. Esp. Caroline Penteado ManoelFormada em Administração com Habilitação em Comércio

Exterior pela UNIVEM de Marília. MBA em Gestão Empresarial – INBRAPE, Licenciada em Administração. Professora Universitária.

1. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS. 1.1. ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAÇÃO

DE MATERIAIS. 1.2. TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO. 1.3. METODOLOGIA DE CÁLCULO DA CURVA ABC. 2. GESTÃO DE

ESTOQUES. 3. COMPRAS. 3.1. ORGANIZAÇÃO DO SETOR DE

COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3. PERFIL DO COMPRADOR.

3.4. MODALIDADES DE COMPRA. 3.5. CADASTRO DE FORNECEDORES.

4. COMPRAS NO SETOR PÚBLICO. 4.1. OBJETO DE LICITAÇÃO. 4.2 EDITAL

DE LICITAÇÃO. 5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM. 5.1 ENTRADA. 5.2 CONFERÊNCIA. 5.3 OBJETIVOS DA ARMAZENAGEM. 5.4 CRITÉRIOS E

TÉCNICAS DE ARMAZENAGEM. 5.5. ARRANJO FÍSICO (LEIAUTE). 6. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS.

6.1. CARACTERÍSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE.

6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIÇÃO. 7. GESTÃO PATRIMONIAL.

7.1. TOMBAMENTO DE BENS. 7.2. CONTROLE DE BENS. 7.3. INVENTÁRIO.

7.4 ALIENAÇÃO DE BENS. 7.5 ALTERAÇÕES E BAIXA DE BENS.

1. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS.Sem o estoque de certas quantidades de materiais que

atendam regularmente às necessidades dos vários setores da organização, não se pode garantir um bom funcionamento e um padrão de atendimento desejável. Estes materiais, necessários à manutenção, aos serviços administrativos e à produção de bens e serviços, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificação de materiais. Estes grupos recebem denominação de acordo com o serviço a que se destinam (manutenção, limpeza, etc.), ou à natureza dos materiais que neles são relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc.

Classificar um material então é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa

ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade.

O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa.

1.1. ATRIBUTOS PARA CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS.

O sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele não poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado.

O princípio da classificação de materiais está relacionado à:• CatalogaçãoA Catalogação é a primeira fase do processo de classificação

de materiais e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa.

Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois a não simplificação (padronização) pode confundir o usuário do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente.

• EspecificaçãoAliado a uma simplificação é necessária uma especificação do

material, que é uma descrição minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado.

• NormalizaçãoA normalização se ocupa da maneira pela qual devem

ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de modo que o usuário possa requisitar e o estoquista possa atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida e formato.

• CodificaçãoÉ a apresentação de cada item através de um código, com

as informações necessárias e suficientes, por meio de números e/ou letras. É utilizada para facilitar a localização de materiais armazenados no estoque, quando a quantidade de itens é muito grande. Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por



meios de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético (procurando aprimorar o sistema de codificação, passou-se a adotar de uma ou mais letras o código numérico), alfanumérico e numérico, também chamado “decimal”. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obtenção de uma codificação clara e precisa, que não gere confusão e evite interpretações duvidosas a respeito do material.. Este processo ficou conhecido como “código alfabético”. Entre as inúmeras vantagens da codificação está a de afastar todos os elementos de confusão que porventura se apresentarem na pronta identificação de um material.

O sistema classificatório permite identificar e decidir prioridades referentes a suprimentos na empresa. Uma eficiente gestão de estoques, em que os materiais necessários ao funcionamento da empresa não faltam, depende de uma boa classificação dos materiais.

Para Viana (2006) um bom método de classificação deve ter algumas características: ser abrangente, flexível e prático.

• Abrangência: deve tratar de um conjunto de características, em vez de reunir apenas materiais para serem classificados;

• Flexibilidade: deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento do estoque;

• Praticidade: a classificação deve ser simples e direta.Para atender às necessidades de cada empresa, é necessária

uma divisão que norteie os vários tipos de classificação.

1.2. TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO e 1.3. METODOLOGIA DE CÁLCULO DA CURVA ABC.

Dentro das empresas existem vários tipos de classificação de materiais.

Para o autor Viana (2006, p.52-63) os principais tipos de classificação são: Por tipo de demanda, materiais críticos, perecibilidade, quanto à periculosidade, possibilidade de fazer ou comprar, tipos de estocagem, dificuldade de aquisição e mercado fornecedor.

• Por tipo de demanda: A classificação por tipo de demanda se divide em materiais não de estoque e materiais de estoque. Materiais não de estoque: são materiais de demanda imprevisível para os quais não são definidos parâmetros para o ressuprimento. Esses materiais são utilizados imediatamente, ou seja, a inexistência de regularidade de consumo faz com que a compra desses materiais somente seja feita por solicitação direta do usuário, na ocasião em que isso se faça necessário. O usuário é que solicita sua aquisição quando necessário. Devem ser comprados para uso imediato e se forem utilizados posteriormente, devem ficar temporariamente no estoque. A outra divisão são os Materiais de estoques: são materiais que devem sempre existir nos estoques para uso futuro e para que não haja sua falta são criadas regras e critérios de ressuprimento automático. Deve existir no estoque, seu ressuprimento deve ser automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa.

Os materiais de estoque se subdividem ainda; Quanto à aplicação, Quanto ao valor de consumo e Quanto à importância operacional.

• Quanto à aplicação eles podem ser: Materiais produtivos que compreendem todo material ligado direta ou indiretamente ao processo produtivo. Matéria prima que são materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo. Produtos em fabricação que são também conhecidos como materiais em processamento que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não estão mais no estoque porque já não são mais matérias-primas, nem no estoque final porque ainda não são produtos acabados. Produtos acabados: produtos já prontos. Materiais de manutenção: materiais aplicados em manutenção com utilização repetitiva. Materiais improdutivos: materiais não incorporados ao produto no processo produtivo da empresa. Materiais de consumo geral: materiais de consumo, aplicados em diversos setores da empresa.

• Quanto ao valor de consumo: Para que se alcance a eficácia na gestão de estoque é necessário que se separe de forma clara, aquilo que é essencial do que é secundário em termos de valor de consumo. Para fazer essa separação nós contamos com uma ferramenta chamada de Curva ABC ou Curva de Pareto, ela determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período. Curva ABC é um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a identificação daqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Ela consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor monetário, ou quantidade dos itens do estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância.

Os materiais são classificados em:- Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser

trabalhados com uma atenção especial pela administração. Os dados aqui classificados correspondem, em média, a 80% do valor monetário total e no máximo 20% dos itens estudados (esses valores são orientativos e não são regra).

- Classe B: São os itens intermediários que deverão ser tratados logo após as medidas tomadas sobre os itens de classe A; são os segundos em importância. Os dados aqui classificados correspondem em média, a 15% do valor monetário total do estoque e no máximo 30% dos itens estudados (esses valores são orientativos e não são regra).

- Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, no entanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque. Deverão ser tratados, somente, após todos os itens das classes A e B terem sido avaliados. Em geral, somente 5% do valor monetário total representam esta classe, porém, mais de 50% dos itens formam sua estrutura (esses valores são orientativos e não são regra).

A Curva ABC é muito usada para a administração de estoques, para a definição de políticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programação da produção.



Analisar em profundidade milhares de itens num estoque é uma tarefa extremamente difícil e, na grande maioria das vezes, desnecessária. É conveniente que os itens mais importantes, segundo algum critério, tenham prioridade sobre os menos importantes. Assim, economiza-se tempo e recursos.

Para simplificar a construção de uma curva ABC, separamos o processo em 6 etapas a seguir:1º) Definir a variável a ser analisada: A análise dos estoques pode ter vários objetivos e a variável deverá ser adequada para cada um

deles. No nosso caso, a variável a ser considerada é o custo do estoque médio, mas poderia ser: o giro de vendas, o mark-up, etc.2º) Coleta de dados: Os dados necessários neste caso são: quantidade de cada item em estoque e o seu custo unitário. Com esses dados obtemos

o custo total de cada item, multiplicando a quantidade pelo custo unitário.3º) Ordenar os dados: Calculado o custo total de cada item, é preciso organizá-los em ordem decrescente de valor, como mostra a tabela

a seguir:

Item Quant. Média em estoque (A) Custo unitário (B) Custo total(A x B)

Ordem

Unidades R$/unid. R$Apontador 5 2.000,00 10.000,00 3º

Bola 10 70,00 700,00 10ºCaixa 1 800,00 800,00 9ºDado 100 50,00 5.000,00 5º

Esquadro 5000 1,50 7.500,00 4ºFaca 800 100,00 80.000,00 1ºGiz 40 4,00 160,00 11º

Herói 50 20,00 1.000,00 8ºIsqueiro 4 30,00 120,00 12º

Jarro 240 150,00 36.000,00 2ºKey 300 7,50 2.250,00 6º

Livro 2000 0,60 1.200,00 7ºTOTAL 144.730,00

4º) Calcular os percentuais: Na tabela a seguir, os dados foram organizados pela coluna “Ordem” e calcula-se o custo total acumulado e os percentuais do custo total acumulado de cada item em relação ao total.

Ordem Item Quant. Média em estoque (A)

Custo unitário (B)

Custo total (A x B)

Custo total acumulado

Percen-tuais %

Unidades R$/unid. R$1º Faca 800 100,00 80.000,00 80.000,00 55,32º Jarro 240 150,00 36.000,00 116.000,00 80,1



3º Apontador 5 2.000,00 10.000,00 126.000,00 87,14º Esquadro 5000 1,50 7.500,00 133.500,00 92,25º Dado 100 50,00 5.000,00 138.500,00 95,76º Key 300 7,50 2.250,00 140.750,00 97,37º Livro 2000 0,60 1.200,00 141.950,00 98,18º Herói 50 20,00 1.000,00 142.950,00 98,89º Caixa 1 800,00 800,00 143.750,00 99,310º Bola 10 70,00 700,00 144.450,00 99,811º Giz 40 4,00 160,00 144.610,00 99,912º Isqueiro 4 30,00 120,00 144.730,00 100,0

TOTAL 144.730,00

5º) Construir a curva ABCDesenha-se um plano cartesiano, onde no eixo “x” são distribuídos os itens do estoque e no eixo “y”, os percentuais do custo total

acumulado.

6º) Análise dos resultados

Os itens em estoque devem ser analisados segundo o critério ABC. Na verdade, esse critério é qualitativo, mas a tabela abaixo mostra algumas indicações para sua elaboração:

Classe % itens Valor acumulado ImportânciaA 20 80% GrandeB 30 15% IntermediáriaC 50 5% Pequena

Pelo nosso exemplo, chegamos à seguinte distribuição:

Classe Nº itens % itens Valor acumulado Itens em estoqueA 2 16,7% 80,1% Faca, JarroB 3 25,0% 15,6% Apontador, Esquadro, DadoC 7 58,3% 4,3% Key, Livro, Herói, Caixa, Bola,



A aplicação prática dessa classificação ABC pode ser vista quando, por exemplo, reduzimos 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 2 itens), representando uma redução de 16% no valor total, enquanto que uma redução de 50% no valor em estoque dos itens C (sete itens), impactará no total em apenas 2,2%. Logo, reduzir os estoques do grupo A, desde que calculadamente, seria uma ação mais rentável para a empresa do nosso exemplo.

• Quanto à importância operacional: Esta classificação leva em conta a imprescindibilidade ou ainda o grau de dificuldade para se obter o material.

Os materiais são classificados em materiais:- Materiais X: materiais de aplicação não importante, com

similares na empresa;- Materiais Y: materiais de média importância para a empresa,

com ou sem similar;- Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na

empresa, e sua falta ocasiona paralisação da produção.Quando ocorre a falta no estoque de materiais classificados

como “Z”, eles provocam a paralisação de atividades essenciais e podem colocar em risco o ambiente, pessoas e patrimônio da empresa. São do tipo que não possuem substitutos em curto prazo. Os materiais classificados como “Y” são também imprescindíveis para as atividades da organização. Entretanto podem ser facilmente substituídos em curto prazo. Os itens “X” por sua vez são aqueles que não paralisam atividades essenciais, não oferecem riscos à segurança das pessoas, ao ambiente ou ao patrimônio da organização e são facilmente substituíveis por equivalentes e ainda são fáceis de serem encontrados.

Para a identificação dos itens críticos devem ser respondidas as seguintes perguntas: O material é imprescindível à empresa? Pode ser adquirido com facilidade? Existem similares? O material ou seu similar podem ser encontrados facilmente?.

Ainda em relação aos tipos de materiais temos;• Materiais Críticos: São materiais de reposição específica,

cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. Por serem sobressalentes vitais de equipamentos produtivos, devem permanecer estocados até sua utilização, não estando, portanto, sujeitos ao controle de obsolescência.

A quantidade de material cadastrado como material crítico dentro de uma empresa deve ser mínimo.

Os materiais são classificados como críticos segundo os seguintes critérios: Críticos por problemas de obtenção de material importado, único fornecedor, falta no mercado, estratégico e de difícil obtenção ou fabricação; Críticos por razões econômicas de materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte; Críticos por problemas de armazenagem ou transporte de materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimensões; Críticos por problema de previsão, por ser difícil prever seu uso; Críticos por razões de segurança de materiais de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção.

• Perecibilidade: Os materiais também podem ser classificados de acordo com a possibilidade de extinção de suas propriedades físico-químicas. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificação; assim, quando a empresa adquire um material para ser usado em um período, e nesse período o consumo não ocorre, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos. Ex. alimentos, remédios;

• Quanto à periculosidade: O uso dessa classificação permite a identificação de materiais que devido a suas características físico-químicas, podem oferecer risco à segurança no manuseio, transporte, armazenagem. Ex. líquidos inflamáveis.

• Possibilidade de fazer ou comprar: Esta classificação visa determinar quais os materiais que poderão ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados:

- Fazer internamente: fabricados na empresa;- Comprar: adquiridos no mercado;- Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise de custos;- Recondicionar: materiais passíveis de recuperação sujeitos

a análise de custos.• Tipos de estocagem: Os materiais podem ser classificados

em materiais de estocagem permanente e temporária.- Permanente: materiais para os quais foram aprovados níveis

de estoque e que necessitam de ressuprimento constantes.- Temporária: materiais de utilização imediata e sem

ressuprimento, ou seja, é um material não de estoque.• Dificuldade de aquisição: Os materiais podem ser

classificados por suas dificuldades de compra em materiais de difícil aquisição e materiais de fácil aquisição. As dificuldades podem advir de: Fabricação especial: envolve encomendas especiais com cronograma de fabricação longo; Escassez no mercado: há pouca oferta no mercado e pode colocar em risco o processo produtivo; Sazonalidade: há alteração da oferta do material em determinados períodos do ano; Monopólio ou tecnologia exclusiva: dependência de um único fornecedor; Logística sofisticada: material de transporte especial, ou difícil acesso; Importações: os materiais sofrer entraves burocráticos, liberação de verbas ou financiamentos externos.

• Mercado fornecedor: Esta classificação está intimamente ligada à anterior e a complementa. Assim temos: Materiais do mercado nacional: materiais fabricados no próprio país; Materiais do mercado estrangeiro: materiais fabricados fora do país; Materiais em processo de nacionalização: materiais aos quais estão desenvolvendo fornecedores nacionais.

2. GESTÃO DE ESTOQUES.A administração de estoques, ou gestão de estoques é,

basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa organização.

As principais funções do estoque são:a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa,

neutralizando os efeitos de: demora ou atraso no fornecimento de materiais; sazonalidade no suprimento; riscos de dificuldade no fornecimento.

b) Proporcionar economias de escala: através da compra ou produção em lotes econômicos; pela flexibilidade do processo produtivo; pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

A administração de estoques deverá conciliar da melhor maneira possível, os objetivos dos quatro departamentos (Compras, Produção, Vendas e Financeiro), sem prejudicar a operacionalidade da empresa.



A função do controle de estoque é : a) determinar “o que” deve permanecer em estoque (Número de itens); b) determinar “quando” se devem reabastecer os estoques (Periodicidade); c) determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Departamento de Compras para executar aquisição de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;

f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque; g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

Manter estoques é um efeito que encobre ineficiência do produtor ou do fornecedor. Estoques consomem recursos que poderiam aumentar o resultado de uma empresa. Por exemplo:

• Recursos Financeiros – o valor pago pelos itens e estoque poderia estar rendendo juros em aplicações financeiras ou reduzindo juros pagos pela empresa por conta de empréstimos;

• Espaço no chão de fábrica – espaço é um recurso escasso e caro. Gastar dinheiro com aluguéis ou na compra de galpões maiores do que o necessário é uma perda para a empresa;

• Movimentação desnecessária – estoques obstruem corredores e inviabilizam a instalação de um arranjo físico mais adequado para os equipamentos produtivos.

• Mão de obra – se existe estoque, são necessários funcionários para receber, armazenar, controlar e expedir;

• Perdas e danos – Estoques estão sujeitos a se deteriorar se não forem utilizados dentro de um prazo estipulado pelo fabricante. Além disso, podem acontecer acidentes danificando os materiais estocados, de modo que fiquem inutilizados ou requeiram consertos;

• Custos – o seguro necessário para os estoques é um custo desnecessário.

Manter estoque pode ser viável quando: Há dependência de fatores com variabilidade muito grande, tais como: desembaraço alfandegário, condições de tráfego, disponibilidade de frete, etc; Os custos de perda de vendas e de manutenção da fábrica parada por faltas de materiais ou componentes comprados são maiores do que o custo de manutenção do estoque; Há previsão de aumentos consideráveis no preço de compra, tais como desvalorização cambial, escassez no mercado internacional, etc.

Classificação dos estoques os estoques podem se dividir em: Estoques de Matérias-Primas (MPs); Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias;

Estoques de Materiais Semi acabados; Estoques de Materiais; acabados ou Componentes; Estoques de Produtos Acabados (PAs).

- Estoques de Matérias-Primas (MPs): Constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa.

- Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias: Também denominados materiais em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.

- Estoques de Materiais Semi acabados: Referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo.

- Estoques de Materiais Acabados ou Componentes: Também denominados componentes - referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto.

- Estoques de Produtos Acabados (PAs): Se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente.

3. COMPRAS. 3.1 ORGANIZAÇÃO DO SETOR DE COMPRAS. 3.2 ETAPAS DO PROCESSO. 3.3 PERFIL DO

COMPRADOR. 3.4 MODALIDADE DE COMPRA. 3.5 CADASTRO DE FORNECEDORES.

O sistema de compras baseia-se em uma ação que envolve atividades de pesquisas para a melhor adequação dos objetivos organizacionais.

Suas atividades básicas são: analisar ordem de pedido, buscar melhores preços, encontrar fornecedores certos, fontes de fornecimentos, novos materiais, novos mercados e assim por diante.

Compras dependem de sistemas de gestão moderna e com uso de tecnologia, são fontes geradoras de benefícios e de lucros para as empresas. compras deve trabalhar com pesquisa constante em todo seu envolvimento. Podemos ressaltar as seguintes ações; Suprimentos e de Apoio.

Ações de suprimento: Solicitação de compras; Coleta de preços; Análise dos preços; Pedido de Compras; Acompanhamento do pedido.

Ações de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais; Qualificação de fornecedores; Negociação Solicitação de Compras. É o documento que contém as informações sobre o que comprar. Pode ser originado por vários setores, dependendo do tipo de material: Material processo de fabricação (matéria-prima, material de manutenção e material auxiliar) – Estoque; Material de uso específico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa.

O Objetivos da função de compras: Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, há alguns objetivos básicos da atividade de compras, que são válidos para todos os materiais e serviços comprados. Materiais e serviços podem: Ser da qualidade certa; Ser entregues rapidamente, se necessário; Ser entregues no momento certo e na quantidade correta; Ser capazes de alteração em termos de especificação, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); Ter preço correto.

Podemos classificar as mercadorias de uma empresa em três tipos, de acordo com a rotatividade de seus estoques: Mercadorias de alto giro;Mercadorias de médio giro; Mercadorias de baixo giro.

As mercadorias de alto giro são aquelas destinadas a provocar tráfego no salão de vendas. Esse tipo de mercadoria quase sempre dá pouco lucro, mas exerce um efeito de atração da clientela. Num bar, por exemplo, são aquelas que ficam bem à vista do freguês: cigarro, fósforo, chicletes, balinhas etc.



As mercadorias de médio e baixo giro são aquelas que apresentam uma rotação de estoque mais lenta. Permitem taxas de marcação mais elevadas para compensar a demora de suas saídas.

Como pode ser observado, para analisar se o que você está comprando para vender no varejo são os tipos de mercadorias ideais para o seu ramo de atividade, tem-se, obrigatoriamente, de levar em consideração a rotatividade dos seus estoques, utilizando o seguinte roteiro: Agrupamento das mercadorias de acordo com a sua frequência de saída (alta, média ou baixa rotatividade); Levantamento dos custos das mercadorias em estoque, por grupos, de acordo com o seu giro; Somatório dos valores encontrados nos grupos de mercadorias; Cálculo do percentual correspondente a cada grupo, em relação ao somatório; Análise dos percentuais encontrados.

Etapas do processo de compra; 1) Coleta de Preços: Documento de registro da pesquisa de preços que fazemos em função de ter recebido a solicitação de compra dos fornecedores que temos aprovado para este material específico. Nele anotamos os dados recebidos dos fornecedores. 2) Pedido de Compras: É o contrato formal entre a empresa e o fornecedor, deverá representar todas as condições estabelecidas nas negociações. No pedido deverá constar: preço unitário e total, condições de fornecimento, prazo de entrega, condições de pagamento, especificações técnicas do fornecimento, embalagens e transporte. 3) Acompanhamento do Pedido: Conhecido como follow-up, é o procedimento para manter sob controle todos os pedidos, até o momento em que ele é liberado para o processo de nossa empresa. Sua finalidade é evitar atrasos, problemas para o cliente na entrega do pedido. 4) Desenvolvimento de fornecedores: É o procedimento que possibilita à empresa selecionar os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condições de atender a todas especificações e exigências da empresa. 5) Desenvolvimento de novos materiais: É o procedimento que possibilita à empresa pesquisar e selecionar novos materiais ou materiais alternativos o principal objetivo é estabelecer alternativas econômicas ou técnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificações e parâmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia. 6) Qualificação de fornecedores: É responsabilidade da área de engenharia; a área de compras tem um a função de ligação entre o fornecedor e a engenharia, ou seja, pesquisa de mercado. 7) Negociação: É um procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor , quando ambas as partes ganham, esse procedimento é fácil não cria conflito entre as partes, é um importante elemento de fortalecimento dos laços de interesses, de melhorias contínuas e principalmente de aumento dos lucros para ambas empresas.

Compras e Desenvolvimento de Fornecedores: A atividade de compras é realizada no lado do suprimento da empresa, estabelecendo contratos com fornecedores para adquirir materiais e serviços, ligados ou não à atividade principal.

Os gestores de compras fazem uma ligação vital entre a empresa e seus fornecedores. Para serem eficazes, precisam compreender tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as capacitações dos fornecedores que podem fornecer produtos e serviços para a organização. A figura abaixo demonstra as etapas da interação empresa/fornecedor:

A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preço e prazo dos produtos fabricados numa indústria dependem muito das condições em que foram adquiridos os insumos e as matérias-primas. No comércio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condições proporcionam venda mais rápida e, possivelmente, com maior margem de lucro.

A gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios. Comprar significa procurar, adquirir e receber mercadorias e insumos necessários à manutenção, funcionamento e expansão da empresa. As compras são responsáveis por uma margem de 50% a 80% dos gastos da empresa e, portanto, causa grande impacto nos lucros.

Vejamos quais são as modalidades de compras mais utilizadas:• Compras de emergência – realizadas às pressas para

atender uma necessidade surgida de surpresa. Isso é desvantajoso porque reduz seu poder de negociação com o fornecedor e a competitividade da empresa no mercado. As compras de emergência ocasionam aquisição de mercadorias com preços altos e rupturas no estoque, além da paralisação da unidade, motivado por falta de controle por parte de quem requisita ou compra. Assim, para reduzir ou anular as compras de emergência, a empresa deve estabelecer controle de estoque adequado.

• Compras especulativas – são feitas para especular com possível alta de preços, geralmente antes da necessidade se apresentar. Esta modalidade é perigosa, pois além de comprometer o capital de giro pode acarretar prejuízos para a empresa, se não acontecer a alta de preços prevista.

• Compras contratadas – realizadas por meio de contratos que preveem a entrega dos produtos em épocas preestabelecidas. Esta modalidade é muito utilizada na indústria, para fornecimento de matéria-prima e no comércio, para mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos não lançados ainda no mercado.

• Compras de reposição – compras realizadas para adquirir mercadorias que apresentam comportamento estável de vendas. É muito utilizada no comércio, principalmente em supermercados, onde os produtos de primeira necessidade (pão, leite, arroz, feijão, outros produtos alimentícios) e produtos de higiene e limpeza pessoal (sabonete, pasta de dentes e outros) apresentam um comportamento de vendas equilibrado, durante o ano todo.

Não é tão fácil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condições necessárias: se o preço de aquisição é justo e oferece condições de marcar um preço de venda que permita concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro; se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeição do acabamento exigida pelo consumidor; se a quantidade oferecida é suficiente para as necessidades de produção e vendas de um determinado período; se os prazos de entrega satisfazem as programações de vendas da empresa; se os prazos de pagamento cobrem os prazos médios de vendas e não comprometem o capital de giro próprio.

Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde são registradas as informações necessárias sobre os fornecedores (endereço, número do CNPJ, número da inscrição, objetivos sociais, pessoas para contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo médio de entrega, condições de pagamento, política de descontos etc).



As atividades de compras nas pequenas empresas, geralmente são funções exercidas pelo proprietário. De qualquer modo o encarregado de compras – seja ele o próprio dono ou um funcionário – deve conhecer e seguir algumas regras básicas ao bom desempenho de suas funções: Ele conhece bem o mercado? Ele conhece bem os estoques da empresa? Ele conhece o orçamento da empresa? Ele é cauteloso?Ele acompanha permanentemente os pedidos? Ele faz os pedidos por escrito? Ele é atualizado? Ele possui requisitos para desenvolver suas tarefas (responsabilidade; paciência; habilidade no trato com pessoas; bom senso e iniciativa; capacidade para se comunicar; senso de organização; boa memória; gosto pela leitura)?.

4. COMPRAS NO SETOR PÚBLICO, 4.1. OBJETO DE LICITAÇÃO e 4.2 EDITAL DE LICITAÇÃO.

Nas empresas estatais e autárquicas, como também no serviço público em geral, ao contrário da iniciativa privada, as aquisições de qualquer natureza obedecem a Lei nº. 8.666, de 21-6-1993, alterada pela Lei nº. 8.883, de 8-6-1994, motivo pelo qual se tornam totalmente transparentes. Observa-se que a diferença entre os tipos de compras é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada. Independentemente dessa particularidade, os procedimentos são praticamente idênticos. O artigo 14 da lei de licitações e contratos administrativos disciplina de forma objetiva: para que a administração efetue qualquer compra, preliminarmente, deve curvar-se a dois princípios fundamentais: 1 - A definição precisa do seu objeto; 2 - A existência de recursos orçamentários que garantam o pagamento resultante. Assim está determinado no citado artigo 14:

“Art. 14 - Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa ”.

Para se caracterizar o objeto da compra deve-se: 1. Avaliar a necessidade (planejamento); 2. Definir o quanto adquirir; 3. Verificar as condições de guarda e armazenamento; 4. Buscar atender o princípio da padronização; 5. Obter as informações técnicas quando necessárias; 6. Proceder a pesquisas de mercado; 7. Definir a modalidade e tipo de licitação ou a sua dispensa / inexigibilidade; 8. Indicar (empenho) os recursos orçamentários.

O Objeto de Licitação é o bem/ serviço ao qual a Administração pretende adquirir. Ex.: Prestação de serviços de mão de obra, Aquisição de Móveis, etc.

Nos tempos atuais, diante de tamanha evolução no campo tecnológico, empresarial e social, o Estado não pode ficar à margem, apenas como expectador. A ideia de uma Administração Pública baseada na tradição, na rigorosidade formal, numa ordem burocrática pesada, está se tornando modelo ultrapassado e nada eficiente.

Urge a necessidade de um modelo gerencial na gestão administrativa, capaz de realizar a função pública de forma eficiente, moderna, acompanhando a evolução econômica e financeira da sociedade, sem olvidar dos princípios basilares que orientam a Administração Pública.

Com a crescente demanda por bens, obras, serviços em todo o País, quando ao Estado cumpre garantir o desenvolvimento econômico e social, tornou-se imprescindível adoção de procedimentos e mecanismos de controle, que garantam a

aplicação do grande volume de recursos disponíveis, com eficiência e transparência. Uma das formas eficientes utilizadas pela Administração Pública é a licitação.

A Constituição de 1988, art. 37, inc. XXI criou bases, nas quais mais tarde, em 21 de junho de 1993, assentou-se a Lei Federal nº 8.666, que instituiu o Estatuto das Licitações e Contratos Administrativos.

Para o setor público o instrumento utilizado para compras é a licitação, como forma de dar transparência à compra pública.

Licitação é o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou serviços, segundo condições por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função de parâmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: de um, lado proporcionar às entidades governamentais possibilidade de realizarem o negócio mais vantajoso; de outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participação nos negócios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares.

A Administração Pública lançará mão da licitação toda vez que for comprar bens, executar obras, contratar serviços, ou conceder a um terceiro o poder de, em seu nome, prestar algum tipo de serviço público, como é o caso das concessões.

Quem está obrigado a licitar: União, Estados, Municípios, Distrito Federal, Territórios e autarquias estão obrigados a licitar, em obediência às pertinentes leis de licitação, o que é ponto incontroverso. O problema que se põe é saber se as sociedades de economia mista e empresas públicas também se sujeitam ao dever de licitar.

Inexigibilidade De Licitação: A obrigatoriedade somente não se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei Nº 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e serviços efetuar-se-ão com estrita observância do princípio da licitação.

A licitação só será dispensada nos casos previstos nesta lei. § 2.0. É dispensável a licitação: Nos casos de guerra, grave perturbação da ordem ou calamidade pública; Quando sua realização comprometer a segurança nacional, a juízo do Presidente da República; Quando não acudirem interessados à licitação anterior, mantidas, neste caso, as condições preestabelecidas; Na aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratação de serviços com profissionais ou firmas de notória especialização; Na aquisição de obras de arte e objetos históricos; Quando a operação envolver concessionário de serviço público ou, exclusivamente, pessoas de direito público interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritário; Na aquisição ou arrendamento de imóveis destinados ao Serviço Público; Nos casos de emergência, caracterizada a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, obras, bens ou equipamentos; Nas compras ou execução de obras e serviços de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importância inferior a cinco vezes, no caso de compras e serviços, e a cinquenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salário mínimo mensal.



Como todo sistema jurídico, o instituto das licitações também tem seus princípios norteadores. Discorreremos acerca de alguns deles, ainda que forma bastante simples.

O princípio da legalidade, como princípio geral previsto no art. 5º, II, da Constituição de 1988, segundo o qual “ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer senão em virtude de lei”, obriga a Administração Pública, quando da compra, obra, contração de serviços ou alienação, a proceder de acordo com o que a Constituição Federal e Leis preveem. A não observação desse princípio impregnará o processo licitatório de vício, trazendo nulidade como consequência.

Pelo princípio da isonomia, é assegurada a igualdade no tratamento a todos quantos venham participar do certame licitatório.

O princípio da competitividade garante a livre participação a todos, porém, essa liberdade de participação é relativa, não significando que qualquer empresa será admitida no processo licitatório. Por exemplo, não faz sentido uma empresa fabricante de automóveis tencionar participar de um processo de licitação, quando o objeto do certame seja compra de alimentos.

A Administração Pública se balizará no princípio da impessoalidade para evitar a preferência por alguma empresa especificamente, cuja não observação implicaria prejuízo para a lisura do processo licitatório, e como consequência a decretação da nulidade do processo.

Como a licitação busca atender ao interesse público, à coletividade, a escolha e julgamento da melhor proposta obedecerão ao princípio da publicidade, que visa tornar a futura licitação conhecida dos interessados e dar conhecimento aos licitantes bem como à sociedade em geral, sobre seus atos. Outra função desse princípio é garantir aos cidadãos o acesso à documentação referente à licitação, bem como sua participação em audiências públicas, nas hipóteses previstas no art. 39, da Lei nº 8.666/93.

A proposta mais vantajosa nem sempre é a mais barata. Como dizem alguns, às vezes o barato sai caro. A Administração Pública deve saber definir quando, quanto, o que e por que vai comprar, a exemplo da situação onde há opção de compra ou locação. É nessa análise que o princípio da economicidade se revela, auxiliando a aplicação dos recursos públicos com zelo e eficiência.

Modalidades da Licitação: Cinco são as modalidades de licitação previstas na lei - art. 22 (O § 8’ veda a criação de outras modalidades licitatórias ou sua combinação): Concorrência - é a modalidade de licitação própria para contratos de grande valor, em que se admite a participação de quaisquer interessados, cadastrados ou não, que satisfaçam as condições do edital, convocados com a antecedência mínima prevista na lei, com ampla publicidade pelo órgão oficial e pela imprensa particular; Tomada de preços - é a licitação realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessária habilitação, convocados com a antecedência mínima prevista na lei, por aviso publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informações essenciais da licitação e o local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de preços da concorrência, exigindo a publicação do aviso e permitindo o cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas; Convite - é a modalidade de licitação mais simples, destinada às contratações

de pequeno valor, consistindo na solicitação escrita a pelo menos três interessados do ramo, registrados ou não, para que apresentem suas propostas no prazo mínimo de cinco dias úteis. O convite não exige publicação, porque é feito diretamente aos escolhidos pela Administração através de carta-convite. A lei nova, porém, determina que cópia do instrumento convocatório seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse até vinte e quatro horas antes da apresentação das propostas; Concurso - é a modalidade de licitação destinada à escolha de trabalho técnico ou artístico predominantemente de criação intelectual. Normalmente, há atribuição de prêmio aos classificados, mas a lei admite também a oferta de remuneração; Leilão - é espécie de licitação utilizável na venda de bens móveis e semoventes e, em casos especiais, também de imóveis.

• Publicação Dos Editais: os editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão deverão ser publicados com antecedência, no mínimo, por uma vez no Diário Oficial da União, no Diário Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulação no Estado e também, se houver, em jornal de circulação no Município, dependendo da estância da licitação.

• Prazos Para Publicação Do Edital: o prazo mínimo que deverá mediar entre a última publicação do edital resumido ou da expedição do convite e o recebimento das propostas será: De quarenta e cinco dias para: Concurso; Concorrência: do tipo “melhor técnica” ou “técnica e preço”, ou execução por empreitada integral; De trinta dias para: Concorrência, nos casos não especificados acima; Tomada de preços, quando a licitação for do tipo “melhor técnica” ou “técnica e preço”; De quinze dias para: Tomada de preços, nos casos não especificados acima; Leilão; De cinco dias úteis para: Convite.

• Procedimento Da Licitação: Apesar dos atos que compõem o procedimento terem, cada um, finalidade específica, eles têm um objetivo comum: a seleção da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento é um ato unilateral que se inclui dentro do próprio certame, diferentemente do contrato, que é externo ao procedimento. “O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente: “Da Requisição de Compra deverá constar obrigatoriamente: Justificativa do pedido, endossada pelo titular do órgão; Especificação adequada do produto a ser adquirido; Indicação do recurso próprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seção de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princípio de padronização, sempre que possível for; Indicação dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas.

Segundo Hely Lopes Meirelles, esta é a fase interna da licitação à qual se segue a fase externa, que se desenvolve através dos seguintes atos, nesta ordem: 1. Edital ou convite de convocação dos interessados; 2. Recebimento da documentação e propostas; 3. Habilitação dos licitantes; 4. Julgamento das propostas (classificação) 5. Adjudicação e homologação.



A modalidade em que todas as fases da licitação se encontram claramente definidas é a concorrência.

1) Edital: “É o instrumento pelo qual a Administração leva ao conhecimento público a abertura de concorrência, de tomada de preços, de concurso e de leilão, fixa as condições de sua realização e convoca os interessados para a apresentação de suas propostas”. Como lei interna da licitação, vincula a Administração e os participantes.

Funções do edital: o edital dá publicidade à licitação; Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas; Circunscreve o universo dos proponentes; Estabelece os critérios para análise e avaliação dos proponentes e das propostas;Regula atos e termos processuais do procedimento;

Fixa cláusulas do futuro contrato.2) Habilitação: A habilitação, por vezes denominada

“qualificação”, é a fase do procedimento em que se analisa a aptidão dos licitantes. Entende-se por aptidão a qualificação indispensável para que sua proposta possa ser objeto de consideração, sendo que o licitante pode ser habilitado ou não pelo órgão competente.

Obs: Na modalidade de licitação chamada “convite” inexiste a fase de habilitação. Ela é presumida; é feita a priori pelo próprio órgão licitante que escolhe e convoca aqueles que julgam capacitados a participar do certame, admitindo, também, eventual interessado, não convidado, mas cadastrado.

3) Classificação: “É o ato pelo qual as propostas admitidas são ordenadas em função das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital”. Após se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor, a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital a quem deverá ser adjudicado o objeto da licitação.” A classificação se divide em duas fases: Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes “proposta” entregues pelos participantes do certame. Os envelopes são abertos em ato público, previamente designado, do qual se lavrará ata circunstanciada; Na segunda, há o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os

tipos de licitação. Critérios de classificação: Existem quatro tipos básicos de licitação (4 critérios básicos para avaliação das propostas): Licitação de menor preço - é a mais comum. O critério do menor preço é, sem dúvida, o mais objetivo. É usual na contratação de obras singelas, de serviços que dispensam especialização, na compra de materiais ou gêneros padronizados; Licitação de melhor técnica - esse critério privilegia a qualidade do bem, obra ou serviço proposto em função da necessidade administrativa a ser preenchida. O que a Administração pretende é a obra, o serviço, o material mais eficiente, ma is durável, mais adequado aos objetivos a serem atingidos; Licitação de técnica e preço - neste tipo de licitação, combinam-se os dois fatores: técnica e preço.

Esse critério pode consistir em que a técnica e preço sejam avaliados separadamente, de modo a que, após selecionar as propostas que vierem a alcançar certo índice de qualidade ou de técnica, o preço será o fator de decisão. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderação aos resultados da parte técnica e ponderação ao preço, que serão considerados em conjunto; Licitação de maior lance ou oferta - nos casos de alienação de bens ou concessão de

direito real de uso (art. 45 § 1’ da Lei 8.666/93). As propostas que estiverem de acordo com o edital serão classificadas na ordem de preferência, na escolha conforme o tipo de licitação. Aquelas que não se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatório serão desclassificadas. Não se pode aceitar proposta que apresente preços unitários simbólicos, irrisórios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatório não tenha estabelecido limites mínimos (v. § 3’ do art. 44 da Lei 8.666/93).

5. RECEBIMENTO E ARMAZENAGEM.Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de

compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são: coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

5.1 ENTRADA.A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite

dividir a função em quatro fases : 1a fase : Entrada de materiais; 2a fase : Conferência quantitativa; 3a fase : Conferência qualitativa; 4a fase : Regularização

1a fase - Entrada de Materiais : A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos : a recepção dos veículos transportadores; a triagem da documentação suporte do recebimento; constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual; constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; o encaminhamento desses veículos para a descarga.

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o “Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga”, que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal às circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.



Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao estoque. Para efeito de descarga do material no estoque, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam: paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

5.2 CONFERÊNCIA.2a fase - Conferência Quantitativa; É a atividade que verifica

se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como “ contagem cega “ é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos : Manual : para o caso de pequenas quantidades; Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas; Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias; Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

3ª fase - Conferência Qualitativa: Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: Características dimensionais; Características específicas; Restrições de especificação;

4ª fase – Regularização: Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações: liberação de pagamento ao fornecedor ( material recebido sem ressalvas); liberação parcial de pagamento ao fornecedor; devolução de material ao fornecedor; reclamação de falta ao fornecedor; entrada do material no estoque.

5.3 OBJETIVOS DA ARMAZENAGEM.Os objetivos da armazenagem de produtos são vários, o

objetivo primário da armazenagem é o de guardar a mercadoria por um determinado período, isso quer dizer que a mercadoria deve ser mantida no depósito por certo período, ate que seja o momento de sua consumação ou comercialização, características importantes também levadas em conta são: segurança, extravios e furtos.

Na armazenagem a correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar.

Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador “taxa de ocupação volumétrica”, que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado.

Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de paletes para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionaram a muitas empresas economia de até 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno.

Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a serem utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas.

5.4 CRITÉRIOS E TÉCNICAS DE ARMAZENAGEM.Os Critérios de Armazenagem dependem das características

do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso e forma.

Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no estoque. Por essa razão, devem-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais: armazenagem por tamanho esse critério permite bom aproveitamento do espaço; armazenamento por frequência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento; armazenagem especial, onde destacam-se: os ambientes climatizados; os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança; os produtos perecíveis.

A Armazenagem em área externa. Devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas : não sendo possível a expansão do estoque, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral.



5.5. ARRANJO FÍSICO (LEIAUTE).Layout é a disposição física de equipamentos, estoques,

fluxo de pessoas e de material de forma que tudo se organize harmoniosamente, pode ser uma instalação real, um projeto ou um trabalho. O seu estudo busca encontrar a melhor maneira de dispor fisicamente todos os meio de produção, arrumando o espaço de trabalho a fim de otimizar a funcionalidade do sistema, reduzir manuseio, transporte de material e circulação de pessoas.

Faz-se necessário à modificação do layout na empresa quando: existir máquinas improdutivas, por idade ou obsoletismo; ocorrer acréscimos na demanda e novas máquinas precisam ser instaladas; existir ambiente de trabalho inadequado; houver excesso de material em processo; existir movimentação excessiva de material.

O objetivo principal do arranjo físico é obter operações econômicas a fim de: utilizar racionalmente o espaço físico disponível; reduzir ao mínimo as movimentações de materiais, produtos e pessoas; obter fluxo coerente de fabricação; oferecer melhores condições de trabalho aos funcionários; evitar investimento desnecessário; permitir manutenção; possibilitar supervisão e obtenção da qualidade; obter soluções flexíveis, isto é, possíveis de serem modificadas sem maiores atropelos.

No estudo do layout alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um estoque, de forma que se possa obter as seguintes condições: máxima utilização do espaço; efetiva utilização dos recursos disponíveis ( mão de obra e equipamentos ); pronto acesso a todos os itens; máxima proteção aos itens estocados; boa organização; satisfação das necessidades dos clientes.

6. DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS.Distribuição é a atividade por meio da qual a empresa efetua as

entregas de seus produtos, estando, por consequência, intimamente ligada à movimentação e transporte.

O sistema de distribuição de produtos de uma empresa sempre foi importante e complexo, pois transporte é um considerável elemento de custo em toda a atividade industrial e comercial.

A utilização do sistema de distribuição não representa somente um custo adicional para a empresa, mas também fator relevante na formação do preço final do produto.

A necessidade de se possuir um bom sistema de controle de custos na distribuição física é consequente de duas determinantes básicas:

a) A distribuição física representa uma despesa, ou seja, não agrega nenhuma melhoria ou valor do produto;

b) A distribuição física é um custo que consome certa percentagem do valor das vendas.

Dependendo da situação, a distribuição pode ser classificada como:

1. Distribuição interna: trata-se de distribuição de matérias-primas, componentes ou sobressalentes para manutenção, do almoxarifado ao requisitante, para continuidade das atividades da empresa.

2. Distribuição externa: trata-se da entrega dos produtos da empresa a seus clientes, tarefa que envolve o fluxo dos produtos/serviços para o consumidor final, motivo pelo qual adota a denominação de distribuição física.

O Canal de Distribuição é o caminho pelo qual os produtos passam, desde o pedido até o cliente final, sendo principalmente os centros de distribuição, atacadista e varejista. Corresponde, portanto, a uma ou mais empresas que participam do fluxo do produto em toda a sua cadeia.

6.1. CARACTERÍSTICAS DAS MODALIDADES DE TRANSPORTE.

Transporte refere-se aos vários métodos para movimentar produtos. A administração da atividade de transporte geralmente envolve decidir quanto ao método de transporte, aos roteiros e à utilização da capacidade dos veículos.

À medida que o transporte fica mais barato e de fácil acesso, contribui para aumentar a competição no mercado, garantir a economia de escala e reduzir os preços das mercadorias. Na falta de um bom sistema de transporte, o mercado fica limitado à produção local, e, com melhores serviços de transporte, o custo de mercados distantes pode ser bastante competitivo.

O sistema de distribuição é composto de diversos tipos de movimentação denominado modal. Podemos destacar os seguintes modais:

• Transporte Rodoviário: destinado a cargas que exigem prazos relativamente rápidos de entrega.

• Transporte Ferroviário: destinado a cargas maiores, cujo fator tempo para a entrega não será preponderante.

• Transporte Hidroviário e Marítimo: destinado a carga cujo tempo de entrega não seja fator preponderante no encarecimento do produto.

• Transporte Aeroviário: destinado a cargas, cujo prazo de entrega seja imperioso.

• Transporte Intermodal: o transporte intermodal requer tráfego misto, envolvendo várias modalidades, com parte do percurso podendo ser feita mediante um método e parte mediante outro, motivo pelo qual o intermodal constitui solução ideal para atingir locais de difícil acesso ou de extrema distância.

Entre esses modelos, qual seria o mais vantajoso? Como poderemos avaliá-lo? Para cada localidade podem existir vários modais ou às vezes um só, porém, deveremos efetuar uma análise criteriosa de custos, em que não somente será visto o custo de peso por quilometragem, seguros, manipulação e estocagem (custos tangíveis), mas também todos os intangíveis (rapidez, facilidade, confiabilidade segurança, rastreabilidade, garantia, perfeição e satisfação). A análise do custo-benefício é fator determinante na escolha do melhor modal de distribuição de nossos produtos.

Existem também fatores restritivos em certos modais. Por exemplo: aeronaves não transportam produtos com risco de explosão, mesmo que em concentrações pequenas. Produtos químicos só são aceitos se encaminhados por empresas especializadas em coleta e embalagem especiais (térmicas, antivazamentos, etc.).

No Brasil, a utilização dos modais de transportes está assim distribuída: rodoviário, 57,5%; ferroviário, 21,2%; hidroviário, 17,4%; duto viário, 3,5%; e aéreo 0,3%.

6.2. ESTRUTURA PARA DISTRIBUIÇÃO.Entre as muitas formas existentes para estruturar a distribuição

física, deve-se mencionar a mais adequada às condições e necessidades de nosso mercado, a qual envolve e contempla os seguintes segmentos:



a) Depósitos regionais e de mercadorias em trânsito: recebimento, armazenagem e expedição de materiais.

b) Movimentação de materiais: manuseio interno dos depósitos, movimentação interna e externa dos depósitos e terminais e centros de distribuição.

c) Transportes e fretes: determinação de roteiros para utilização dos serviços de transporte da forma mais econômica e eficiente.

d) Embalagem e acondicionamento: embalagem de proteção e acondicionamento, material de embalagem, serviços de carpintaria, mecanização de embalagem e enchimento.

e) Expedição: preparação de cargas, determinação das condições de transporte, carregamento, expedição e controle cronológico das remessas.

O transporte, como se pode concluir, faz parte da engrenagem do abastecimento e representa o fim da linha, ou seja, é o setor em que o tempo torna-se mais curto entre a colocação de uma encomenda, sua produção e seu uso, motivo pelo qual deve ser efetuado no menor prazo possível e ao menor custo.

7. GESTÃO PATRIMONIAL.O patrimônio é o objeto administrado que serve para propiciar

às entidades a obtenção de seus fins. Para que um patrimônio seja considerado como tal, este deve atender a dois requisitos: o elemento ser componente de um conjunto que possua conteúdo econômico avaliável em moeda; e exista interdependência dos elementos componentes do patrimônio e vinculação do conjunto a uma entidade que vise alcançar determinados fins.

Do ponto de vista econômico, o patrimônio é considerado uma riqueza ou um bem suscetível de cumprir uma necessidade coletiva, sendo este observado sob o aspecto qualitativo, enquanto que sob o enfoque contábil observa-se o aspecto quantitativo (Ativo =Passivo + Situação Líquida). Exceção a alguns casos, quando se utiliza o termo “substância patrimonial” é que a contabilidade visualiza o patrimônio de forma qualitativa.

A Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 – conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal – apresentam em seus artigos 44, 45 e 46, medidas destinadas à preservação do patrimônio público. Uma delas estabelece que o resultado da venda de bens móveis e imóveis e de direitos que integram o patrimônio público não poderá mais ser aplicado em despesas correntes, exceto se a lei autorizativa destiná-la aos financiamentos dos regimes de previdência social, geral e própria dos servidores.

Dessa forma, os recursos decorrentes da desincorporação de ativos por venda, que é receita de capital, deverão ser aplicados em despesa de capital, provocando a desincorporação de dívidas (passivo), por meio da despesa de amortização da dívida ou o incremento de outro ativo, com a realização de despesas de investimento, de forma a manter preservado o valor do patrimônio público.

7.1. TOMBAMENTO DE BENS.O tombamento dos bens públicos inicia-se com recebimento

dos bens móveis pelos órgãos, como visto anteriormente, pela conferência física dos bens pelo Almoxarifado. Após registro de entrada do bem no sistema de gerenciamento de material no

estoque, o responsável por este encaminhará uma comunicação ao Setor de Patrimônio (com cópia da nota de empenho, documentos fiscais e outros que se fizerem necessários), informando o destino (centros de responsabilidades) dos bens. Se eles permanecerem em estoque, o Setor de Patrimônio deverá aguardar comunicação de saída deste, através de uma Guia de Baixa de Materiais emitida pelo Almoxarifado. Caso o bem seja entregue diretamente ao destino final, o Almoxarifado encaminhará a Guia de Saída ao Patrimônio, juntamente com os demais documentos do processo de empenho.

O tombamento consiste na formalização da inclusão física de um bem patrimonial no acervo do órgão, com a atribuição de um único número por registro patrimonial, ou agrupando-se uma sequência de registros patrimoniais quando for por lote, que é denominado “número de tombamento”. Pelo tombamento aplica-se uma conta patrimonial do Plano de Contas do órgão a cada material, de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado é o valor constante do respectivo documento de incorporação (valor de aquisição).

A marcação física caracteriza-se pela aplicação, no bem, de plaqueta de identificação, por colagem ou rebitamento, a qual conterá o número de registro patrimonial.

Na colocação da plaqueta deverão ser observados os seguintes aspectos: local de fácil visualização para efeito de identificação por meio de leitor óptico, preferencialmente na parte frontal do bem; evitar áreas que possam curvar ou dobrar a plaqueta ou que possam acarretar sua deterioração; evitar fixar a plaqueta em partes que não ofereçam boa aderência, por apenas uma das extremidades ou sobre alguma indicação importante do bem.

Os bens patrimoniais recebidos sofrerão marcação física antes de serem distribuídos aos diversos centros de responsabilidade do órgão. Os bens patrimoniais cujas características físicas ou a sua própria natureza impossibilitem a aplicação de plaqueta também terão número de tombamento, mas serão marcados e controlados em separado. Caso o local padrão para a colagem da plaqueta seja de difícil acesso, como, por exemplo, nos arquivos ou estantes encostadas na parede, que não possam ser movimentados devido ao peso excessivo, a plaqueta deverá ser colada no lugar mais próximo ao local padrão. Em caso de perda, descolagem ou deterioração da plaqueta, o responsável pelo setor onde o bem está localizado deverá comunicar, impreterivelmente, o fato ao Setor de Patrimônio.

A seguir, são apresentadas algumas sugestões para fixação de plaquetas (ou adesivos): a) estantes, armários, arquivos e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal superior direita, no caso de arquivos de aço, e na parte lateral superior direita, no caso de armários, estantes e bens semelhantes, sempre com relação a quem olha o móvel; b) mesas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte frontal central, contrária à posição de quem usa o bem, com exceção das estações de trabalho e/ou àqueles móveis que foram projetados para ficarem encostados em paredes, nos quais as plaquetas serão fixadas em parte de fácil visualização; c) motores: a plaqueta deve ser fixada na parte fixa inferior do motor; d) máquinas e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada no lado externo direito, em relação a quem opera a máquina; e) cadeiras, poltronas e bens semelhantes: neste caso a



plaqueta nunca deve ser colocada em partes revestidas por courvin, couro ou tecido, pois estes revestimentos não oferecem segurança. A plaqueta deverá ser fixada na base, nos pés ou na parte mais sólida; f) aparelhos de ar condicionado e bens semelhantes: em aparelhos de ar condicionado, o local indicado é sempre na parte mais fixa e permanente do aparelho, nunca no painel removível ou na carcaça; g) automóveis e bens semelhantes: a plaqueta deve ser fixada na parte lateral direita do painel de direção, em relação ao motorista, na parte mais sólida e nãoremovível, nunca em acessórios; h) quadros e obras-de-arte: a colocação da plaqueta, neste caso, deve ser feita de tal forma que não lhes tire a estética, nem diminua seu valor comercial; i) esculturas: nas esculturas a plaqueta deve ser fixada na base. Nos quadros ela deve ser colocada na parte de trás, na lateral direita; j) quadros magnéticos: nos quadros magnéticos a plaqueta deverá ser colocada na parte frontal inferior direita, caso não seja possível a colagem neste local, colar nesta mesma posição na parte posterior do quadro; e k) fixação de plaquetas em outros bens: entende-se como outros bens aqueles materiais que não podem ser classificados claramente como aparelhos, máquinas, motores, etc. Em tais bens, a plaqueta deve ser fixada na base, na parte onde são manuseados.

A seguir são elencados, como sugestões, dados necessários ao registro dos bens no sistema de patrimônio: número do tombamento; data do tombo; descrição padronizada do bem (descrição básica pré-definida em um sistema de patrimônio); marca/modelo/série (também pré-definidos em um sistema de patrimônio); características (descrição detalhada); valor unitário de aquisição (valor histórico); agregação (acessório ou componente); forma de ingresso (compra, fabricação própria, doação, permuta, cessão, outras); classificação contábil/patrimonial; número do empenho e data de emissão; fonte de recurso; número do processo de aquisição e ano; tipo/número do documento de aquisição (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produção Interna, Termo de Doação, Termo de Cessão, Termo de Cessão em Comodato, outros); nome do fornecedor (código); garantia (data limite da garantia e empresa de manutenção); localização (identificação do centro de responsabilidade); situação do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manutenção, em depósito para manutenção, em depósito para triagem, em depósito para redistribuição, em depósito para alienação, em sindicância, desaparecido, baixado, outros); estado de conservação (bom, regular, precário, inservível, recuperável); histórico do bem vinculado a um sistema de manutenção, quando existir. Tal informação permitirá o acompanhamento da manutenção dos bens e identificação de todos os problemas ocorridos nestes números do Termo de Responsabilidade; e plaquetável ou não plaquetável.

O registro dos bens imóveis no órgão inicia-se com o recebimento da documentação hábil, pelo Setor de Patrimônio, que procederá ao tombamento e cadastramento em sistema específico, utilizando diversos dados, tais como: número do registro; tipo de imóvel; denominação do imóvel; características (descrição detalhada do bem); valor de aquisição (valor histórico); forma de ingresso (compra, doação, permuta, comodato, construção, usucapião, desapropriação, cessão, outras); classificação contábil/patrimonial; número do empenho e data de emissão; fonte de recurso; número do processo de aquisição e ano; tipo/número do

documento de aquisição (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produção Interna, Termo de Doação, Termo de Cessão, Termo de Cessão em Comodato, outros); nome do fornecedor (código); localização (identificação do centro de responsabilidade); situação do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manutenção, em depósito para manutenção, em depósito para triagem, em depósito para redistribuição, em depósito para alienação, em sindicância, desaparecido, baixado, outros); estado de conservação (bom, regular, precário, inservível); data da incorporação; unidade da federação; tipo de logradouro; número; complemento;bairro/distrito; município; cartório de registro; matrícula; livro; folhas; data do registro; data da reavaliação; moeda da reavaliação; valor do aluguel; valor do arrendamento; valor de utilização; valor de atualização; moeda de atualização; data da atualização; reavaliador; e CPF/CNPJ do reavaliador.

7.2. CONTROLE DE BENS.Caracteriza-se como movimentação de bens patrimoniais o

conjunto de procedimentos relativos à distribuição, transferência, saída provisória, empréstimo e arrendamento a que estão sujeitos no período decorrido entre sua incorporação e desincorporação.

Compete ao Setor de Patrimônio a primeira distribuição de material permanente recém-adquirido, de acordo com a destinação dada no processo administrativo de aquisição correspondente.

A movimentação de qualquer bem móvel será feita mediante o preenchimento do Termo de Responsabilidade, que deverá conter no mínimo, as seguintes informações: número do Termo de Responsabilidade; nome do local de lotação do bem (incluindo também o nome do sublocal de lotação); declaração de responsabilidade; número do tombamento; descrição; quantidade; indicação se é plaquetável; valor unitário; valor total; total de bens arrolados no Termo de Responsabilidade; data do Termo; nome e assinatura do responsável patrimonial; e data de assinatura do Termo.

A transferência é a operação de movimentação de bens, com a consequente alteração da carga patrimonial. A autoridade transfe-ridora solicita ao setor competente do órgão a oficialização do ato, por meio das providências preliminares. É importante destacar que a transferência de responsabilidade com movimentação de bens somente será efetivada pelo Setor de Patrimônio mediante solicita-ção do responsável pela carga cedente com anuência do recebedor. A devolução ao Setor de Patrimônio de bens avariados, obsoletos ou sem utilização também se caracteriza como transferência. Neste caso, a autoridade da unidade onde o bem está localizado devolve--o com a observância das normas regulamentares, a fim de que a o Setor Patrimonial possa manter rigoroso controle sobre a situação do bem. Os bens que foram restituídos ao Setor de Patrimônio do órgão também ficam sob a guarda dos servidores deste setor (fiéis depositários), e serão objetos de análise para a determinação da baixa ou transferência a outros setores. É importante colocar que uma cópia do Termo de Responsabilidade de cada setor deverá ser fixada em local visível a todos, dentro de seu recinto de trabalho, visando facilitar o controle dos bens (sugestão: atrás da porta de acesso ao setor). Para que ocorra a transferência de responsabili-dade entre dois setores pertencentes a um mesmo órgão, deverão ser observados os seguintes parâmetros: solicitação, por escrito,



do interessado em receber o bem, dirigida ao possível cedente; “de acordo” do setor cedente com a autorização de transferência ; solicitação do agente patrimonial ao Setor de Patrimônio para emissão do Termo de Responsabilidade; após a emissão do Termo de Responsabilidade, o Setor de Patrimônio remeterá o mesmo ao agente patrimonial, para que este colha assinaturas do cedente e do recebedor.

Para que ocorra a transferência de responsabilidade entre dois setores pertencentes órgãos diferentes, deverão ser observados os seguintes parâmetros: solicitação, por escrito, do interessado em receber o bem, dirigida ao possível cedente; “de acordo” do setor cedente com a autorização de transferência e anuência das unida-des de controle do patrimônio e do titular do órgão; solicitação do agente patrimonial ao Setor de Patrimônio para emissão do Termo de Transferência de Responsabilidade; após a emissão do Termo de Responsabilidade, o Setor de Patrimônio o remeterá ao agente patrimonial, para que este colha assinaturas do cedente e do rece-bedor. Quando a transferência de responsabilidade do bem ocorrer sem a movimentação deste, isto é, quando ocorrer a mudança da responsabilidade patrimonial de um servidor para outro, desde que não pressuponha mudança de local do bem, deverão ser observa-dos os seguintes procedimentos: o Setor de Recursos Humanos (ou equivalente) deverá encaminhar ao Setor de Patrimônio có-pia da portaria que substitui o servidor responsável; de posse das informações contidas na portaria, o Setor de Patrimônio emite o respectivo Termo de Transferência de Responsabilidade; emitido o Termo, este será encaminhado ao agente patrimonial da unidade, que providenciará a conferência dos bens e assinatura do Termo; uma vez assinado o Termo, o agente providenciará para que uma das vias seja arquivada no setor onde os bens se encontram e outra encaminhada ao Setor de Patrimônio.

Saída provisória: A saída provisória caracteriza-se pela movi-mentação de bens patrimoniais para fora da instalação ou depen-dência onde estão localizados, em decorrência da necessidade de conserto, manutenção ou da sua utilização temporária por outro centro de responsabilidade ou outro órgão, quando devidamente autorizado. Qualquer que seja o motivo da saída provisória, esta deverá ser autorizada pelo dirigente do órgão gestor ou por outro servidor que recebeu delegação para autorizar tal ato. Toda a ma-nutenção de bem incorporado ao patrimônio de um órgão deverá ser solicitada pelos agentes patrimoniais ou responsáveis e resul-tará na emissão de uma Ordem de Serviço pelo Setor de Manuten-ção, que tomará todas as providências para proceder à assistência de bem em garantia ou utilizando-se de seus recursos próprios.

Empréstimo: O empréstimo é a operação de remanejamen-to de bens entre órgãos por um período determinado de tempo, sem envolvimento de transação financeira. O empréstimo deve ser evitado. Porém, se não houver alternativa, os órgãos envolvidos devem manter um rigoroso controle, de modo a assegurar a de-volução do bem na mesma condição em que estava na ocasião do empréstimo. Já o empréstimo a terceiros de bens pertencentes ao poder público é vedado, salvo exceções previstas em leis.

Arrendamento a terceiros: O arrendamento a terceiros tam-bém deve ser evitado, por não encontrar, a princípio, nenhum res-paldo legal.

7.3. INVENTÁRIO.O Inventário determina a contagem física dos itens de estoque

e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque.

O inventário pode ser geral ou rotativo: O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, com a contagem física de todos os itens de uma só vez. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos.

Inventário na administração pública: Inventário são a discriminação organizada e analítica de todos os bens (permanentes ou de consumo) e valores de um patrimônio, num determinado momento, visando atender uma finalidade específica. É um instrumento de controle para verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e da existência física dos bens em uso no órgão ou entidade, informando seu estado de conservação, e mantendo atualizados e conciliados os registros do sistema de administração patrimonial e os contábeis, constantes do sistema financeiro. Além disso, o inventário também pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectar irregularidades e providenciar as medidas cabíveis.

Através do inventário pode-se confirmar a localização e atribuição da carga de cada material permanente, permitindo a atualização dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento da situação dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade. Podem-se verificar também no inventário as necessidades de manutenção e reparo e constatação de possíveis ociosidades de bens móveis, possibilitando maior racionalização e minimização de custos, bem como a correta fixação da plaqueta de identificação. Na Administração Pública, o inventário é entendido como o arrolamento dos direitos e comprometimentos da Fazenda Pública, feito periodicamente, com o objetivo de se conhecer a exatidão dos valores que são registrados na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo ou, ainda, com o objetivo de apurar a responsabilidade dos agentes sob cuja guarda se encontram determinados bens. Os diversos tipos de inventários são realizados por determinação de autoridade competente, por iniciativa própria do Setor de Patrimônio e das unidades de controle patrimonial ou de qualquer detentor de carga dos diversos centros de responsabilidade, periodicamente ou a qualquer tempo. Os inventários na Administração Pública devem ser levantados não apenas por uma questão de rotina ou de disposição legal, mas também como medida de controle, tendo em vista que os bens nele arrolados não pertencem a uma pessoa física, mas ao Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na Administração Pública o inventário é obrigatório, pois a legislação estabelece que o levantamento geral de bens móveis e imóveis terá por base o inventário analítico de cada unidade gestora e os elementos da escrituração sintética da contabilidade (art. 96 da Lei Federal n° 4.320, de 17 de março de 1964).



A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos setores onde se localizam tais bens, a Administração Pública deve proceder ao inventário mediante verificações físicas pelo menos uma vez por ano. Para fins de atualização física e monetária e de controle, a época da inventariação será: anual para todos os bens móveis e imóveis sob-responsabilidade da unidade gestora em 31 de dezembro (confirmação dos dados apresentados no Balanço Geral); e no início e término da gestão, isto é, na substituição dos respectivos responsáveis, no caso de bens móveis.

Os bens serão inventariados pelos respectivos valores históricos ou de aquisição, quando conhecidos, ou pelos valores constantes de inventários já existentes, com indicação da data de aquisição.

Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização específica das unidades de controle patrimonial, ou do dirigente do órgão, com subsequente comunicação formal a Comissão de Inventário de Bens.

Nas fases do inventário dois pontos devem ser destacados sobre as fases do inventário: o levantamento pode ser físico e/ou contábil: Levantamento físico, material ou de fato é o levantamento efetuado diretamente pela identificação e contagem ou medida dos componentes patrimoniais.

Levantamento contábil é o levantamento pelo apanhado de elementos registrados nos livros e fichas de escrituração. O simples arrolamento não interessa para a contabilidade se não for completado pela avaliação. Sem a expressão econômica, o arrolamento serve apenas para controle da existência dos componentes patrimoniais.

O inventário é dividido em três fases: Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do patrimônio e é subdividido nas seguintes partes: identificação, agrupamento e mensuração. Arrolamento: é o registro das características e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento pode apresentar os componentes patrimoniais deforma resumida e recebe a denominação “sintética”. Quando tais componentes são relacionados individualmente, o arrolamento é analítico; Avaliação: é nesta fase que é atribuída uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critérios de avaliação dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. A atribuição do valor aos componentes patrimoniais obedece a critérios que se ajustam a sua natureza, função na massa patrimonial e a sua finalidade.

7.4 ALIENAÇÃO DE BENS.De acordo com o direito administrativo brasileiro, entende-

se como alienação a transferência de propriedade, remunerada ou gratuita, sob a forma de venda, permuta, doação, dação em pagamento, investidura, legitimação de posse ou concessão de domínio.

Qualquer dessas formas de alienação pode ser usada pela Administração, desde que satisfaça as exigências administrativas. Muito embora as Constituições Estaduais possam determinar que a autorização de doação de bens móveis seja submetida à Assembléia

Legislativa, a Lei Federal n° 8.666, de 21 de junho de 1993, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública 37 e dá outras providências, faculta a obrigação de licitação específica para doação de bens para fins sociais e dispõe sobre a alienação por leilão.

Art. 17. A alienação de bens da Administração Pública, subordinada à existência de interesse público devidamente justificado.

A alienação de bens está sujeita à existência de interesse público e à autorização da Assembléia Legislativa (para os casos previstos em lei), e dependerá de avaliação prévia, que será efetuada por comissão de licitação de leilão ou outra modalidade prevista para a Administração Pública.

A seguir, são sugeridos alguns procedimentos voltados à alienação dos bens: o requerimento de baixa deverá ser remetido ao Setor de Patrimônio, o qual instaurará o procedimento respectivo; sempre que possível, os bens serão agrupados em lotes para que seja procedida a sua baixa; os bens objeto de baixa serão vistoriados in loco por uma Comissão Interna de Avaliação de Bens, no próprio órgão, os quais, observando o estado de conservação, a vida útil, o valor de mercado e o valor contábil, formalizando laudo de avaliação dos bens, classificando-os em: a) bens móveis permanentes inservíveis: quando for constatado serem os bens danificados, obsoletos, fora do padrão ou em desuso devido ao seu estado precário de conservação; e b) bens móveis permanentes excedentes ou ociosos: quando for constatado estarem os bens em perfeitas condições de uso e operação, porém sem utilização.

Os bens móveis permanentes considerados excedentes ou ociosos serão recolhidos para o Almoxarifado Central, ficando proibida a retirada de peças e dos periféricos a ele relacionados, exceto nos casos autorizados pelo chefe da unidade gestora.

7.5 ALTERAÇÕES E BAIXA DE BENS.O desfazimento é a operação de baixa de um bem pertencente

ao acervo patrimonial do órgão e consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem da carga patrimonial do órgão, mediante registro da transferência deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimônio, devidamente autorizado pelo gestor. O número de patrimônio de um bem baixado não deverá ser utilizado em outro bem.

A baixa patrimonial pode ocorrer por quaisquer das formas a seguir: alienação; permuta; perda total; extravio; destruição; comodato; transferência; sinistro; e exclusão de bens no cadastro. Em qualquer uma das situações expostas, deve-se proceder à baixa definitiva dos bens considerados inservíveis por obsoletismo, por seu estado irrecuperável e inaproveitável em instituições do serviço público. As orientações administrativas devem ser obedecidas, em cada caso, para não ocorrer prejuízo à harmonia do sistema de gestão patrimonial, que, além da Contabilidade, é parte interessada. Sendo o bem considerado obsoleto ou não havendo interesse em utilizá-lo no órgão onde se encontra, mas estando em condições de uso (em estado regular de conservação), o dirigente do órgão deverá, primeiramente, colocá-lo em disponibilidade. Para tanto, o detentor da carga deverá preencher formulário próprio criado pelo órgão normatizador e encaminhar ao órgão competente que



poderá verificar, antecipadamente, junto às entidades filantrópicas reconhecidas como de interesse público, delegacias, escolas ou bibliotecas municipais e estaduais, no âmbito de sua jurisdição, se existe interesse pelos bens. Se houver interesse, a autoridade competente deverá efetuar o Termo de Doação. Enquanto isso, o bem a ser baixado permanecerá guardado em local apropriado, sob a responsabilidade de um servidor público, até a aprovação de baixa, ficando expressamente proibido o uso do bem desde o início da tramitação do processo de baixa até sua destinação final.

O registro no sistema patrimonial será efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, onde deverão constar os seguintes dados: número do tombamento; descrição; quantidade baixada (quando se tratar de lote de bens não plaquetados); forma de baixa; motivo de baixa; data de baixa; número da Portaria ou Termo de Baixa. Visando o correto processo de baixa de bens do sistema patrimonial, faz-se necessário a adoção dos procedimentos a seguir: o Setor de Patrimônio, ao receber o processo que autoriza a baixa, emitirá por processamento o Termo de Baixa dos Bens; o Setor de Patrimônio verificará junto ao Setor Financeiro quanto à existência do comprovante de pagamento, em caso de licitação e, em seguida, procederá à entrega do mesmo mediante recibo próprio; emitido o Termo, o Setor de Patrimônio providenciará o documento de quitação de responsabilidade patrimonial e entregará uma via a quem detinha a responsabilidade do bem.

Compete às unidades de controle dos bens patrimoniais e ao dirigente do órgão, periodicamente, provocar expedientes para que seja efetuado levantamento de bens suscetíveis de alienação ou desfazimento.

EXERCÍCIOS

1) Os materiais que devem permanecer em estoque, o volume de estoque que será necessário para um determinado período e quando os estoques devem ser reabastecidos são pressupostos que fundamentam:

a) o sistema de produção contínua.b) o dimensionamento de estoques.c) a classificação de materiais.d) o arranjo físico.e) o sistema de produção em lotes.

2) Com relação aos conceitos e às normas atinentes ao inventário, julgue os itens que se seguem em (C) CERTO ou (E) ERRADO.

a) O inventário físico é um importante instrumento de controle administrativo e serve para atualizar os registros contábeis, mas não é indicado para a aferição do estado dos materiais nem para avaliar a adequação dos bens às unidades a que foram destinados.

b) Material permanente controlado é aquele sujeito ao tombamento, requerendo controle estrito de uso e responsabilidade pela sua guarda e manutenção.

c) Material considerado inservível para o órgão ou entidade deve ser classificado como ocioso quando, em perfeitas condições de uso, não estiver sendo utilizado plenamente, circunstância em que deverá ser vendido.

3) O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque com o intuito de avaliar as alterações e ajustar as diferenças entre o inventário e o controle de estoques. Para isso, o inventário físico é efetuado de duas maneiras: periódico ou rotativo. Significa dizer que:

a) O periódico é realizado na contagem física dos estoques em determinados períodos e o rotativo é realizado na contagem física dos estoques permanentemente.

b) O periódico é realizado na contagem física dos estoques de forma permanente e o rotativo é realizado na contagem física dos estoques em determinados períodos.

c) O periódico é realizado na contagem física dos estoques em determinados períodos e o rotativo é realizado na contagem física dos estoques somente em períodos de fiscalização.

d) O periódico é realizado na contagem física dos estoques somente em períodos de fiscalização e o rotativo é realizado na contagem física dos estoques a todo momento em que ocorre entrada e saída de itens do estoque.

4) Sobre a Administração de Materiais, considere as seguintes afirmativas:

I. Controle de produção, compras, controle de estoque, movimentação de materiais, tráfego, recebimento, embarque e armazenagem são funções relacionadas a ela.

II. Seu enfoque fundamental é determinar o que, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepção até seu consumo final - para repor o estoque.

III. Atingir o equilíbrio Ideal entre estoque e consumo é meta primordial; portanto, deve existir uma integração das atividades, como Compras, Recepção e Estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenação específica de forma a permitir a racionalização de sua manipulação.

IV. Tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critérios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente.

São verdadeiras:a) I, II, III e IV.b) Somente a I.c) Somente a I e a II.d) Somente a I, a II e a III.

5) Na gestão patrimonial; móveis, equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral e outros bens utilizados ou passível de utilização são considerados:

a) materiais. b) suprimentos.c) bens de aquisição parcelada.d) materiais de consumo.

6) A função de compras de uma empresa tem grande importância para a administração, em especial para a administração pública. São objetivos típicos da função de compras, EXCETO o de:



a) obter serviços e mercadorias na quantidade e qualidade necessárias.

b) obter serviços e mercadorias ao menor custo possível.c) garantir a entrega do produto ou serviço por parte do

fornecedor.d) garantir a armazenagem correta dos produtos.e) desenvolver novos fornecedores.

7) A “Análise ABC” é uma das formas mais usuais de se examinar estoques. Sobre a Análise ABC é correto afirmar:

a) Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou quantidade, dá-se a denominação itens classe A.

b) Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B, ou C.

c) Aos itens menos importantes de todos, segundo a ótica do valor ou quantidade, dá-se a denominação itens classe C.

d) Consiste na verificação, em certo espaço de tempo, do consumo do estoque, em valor monetário ou quantidade.

e) Todas as afirmativas estão corretas.

8) (COPEVE-UFAL - 2011) O patrimônio é o objeto administrado que serve para propiciar às entidades a obtenção de seus fins. Como tal, são atribuições do setor de patrimônio, exceto a opção:

a) extrair, encaminhar e controlar os Termos de Responsabilidade dos bens móveis dos diversos centros de responsabilidade do órgão.

b) encaminhar às unidades de controle patrimonial os inventários de bens pertencentes ao órgão.

c) auxiliar os analistas de planejamento durante a elaboração da previsão da receita orçamentária.

d) efetuar as identificações patrimoniais, por meio de plaquetas (metálicas ou adesivas altamente colantes), fixadas nos bens móveis de caráter permanente.

e) registrar as transferências de bens quando ocorrer mudança física deles ou quando houver alterações do responsável.

9) Sobre aquisição de materiais, temos que: I. As empresas não são autossuficientes, por isso dependem de

terceiros para se abastecer. II. O conceito de compras envolve todos os processos de

localização de fornecedores e fontes de suprimento, além da aquisição de materiais.

III. A aquisição de materiais assegura que as matérias-primas exigidas pelo setor de produção estejam nas quantidades certas, nos períodos desejados.

IV. O grande objetivo da aquisição de materiais e insumos é comprar aos menores preços.

V. Na aquisição de materiais, intenciona-se procurar, sempre dentro de uma negociação justa e honrada, as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

a) Apenas as alternativas I, II e III estão corretas. b) Apenas as alternativas II e IV estão corretas. c) Apenas as alternativas I, II, III e V estão corretas. d) Apenas a alternativa II está correta. e) Todas as alternativas estão corretas.

10) As compras de entidades públicas devem observar, por força da lei, alguns princípios. São eles:

I. impessoalidade; II. moralidade; III. publicidade; IV. pontualidade na entrega. As afirmativas corretas são: a) apenas I e II. b) apenas II e III. c) apenas I, II e III. d) apenas I e IV. e) todas as afirmativas.

11) (TJ-SC - 2011 Analista Administrativo). A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados. Analise as proposições abaixo:

I - O inventário físico consiste na contagem física dos estoques. II - O indicador “acurácia dos controles de estoque” mede a

porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor.

III - O indicador “giro de estoques” mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou.

IV - O indicador “cobertura de estoques” mede o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque será suficiente para cobrir a demanda média.

V - A “localização dos estoques” é uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados.

Assinale a alternativa correta. a) Todas as proposições estão corretas. b) As proposições I, II e V estão corretas. c) As proposições I, III e IV estão corretas. d) As proposições II,III e V estão corretas. e) As proposições II,III e IV estão corretas.

12) Os estoques constituem parcela considerável dos ativos das empresas. São classificados, principalmente, para efeitos contábeis em cinco grandes categorias. Assinale a afirmativa correta de acordo com a classificação usual dos estoques:

a) Estoques de matérias-primas, estoques de produtos pintados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos comprados e estoques em consignação.

b) Estoques de matérias-primas, estoques de produtos em elaboração (processo), estoque de produtos pintados, estoques de produtos exportados e estoques em consignação.

c) Estoques de matérias-primas, estoques de produtos em elaboração (processo), estoque de produtos acabados, estoques de produtos em trânsito e estoques em consignação.

d) Estoques de matérias-primas, estoques de produtos despachados, estoque de produtos acabados, estoques de produtos pintados e estoques em consignação.

e) Estoques de matérias-primas, estoques de produtos comprados, estoque de produtos pintados, estoques de produtos em trânsito e estoques em consignação.



13) Um bom processo de compras deve levar em consideração proposições trazidas pelas áreas financeira, de produção e de vendas, com o objetivo de maximizar o resultado de uma organização. Acerca desse assunto, assinale a opção correta.

a) A qualificação dos fornecedores não se torna relevante para a análise, visto que o menor preço sempre é o que melhor atenderá os interesses da empresa compradora.

b) As sociedades de economia mista e as empresas públicas, por serem de direito privado, não precisam fazer licitações para fazerem suas aquisições.

c) O setor de compras e o contábil não mantêm qualquer tipo de comunicação, sendo setores totalmente independentes entre si na realização de suas atividades.

d) Atualmente, a função de comprador não é mais a de anotador de pedidos, mas sim a de um conhecedor das mercadorias e dos fornecedores e um bom negociador.

Gabarito1 B2 E, C, E3 A4 A5 A6 D7 A8 C9 C10 C11 A12 C13 D

—— ANOTAÇÕES

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—— ANOTAÇÕES

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—— ANOTAÇÕES

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—— ANOTAÇÕES

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9_Administracao_Recursos_Materiais

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