A Controladoria Geral no Sistema Cofen / Conselhos Regionais

Elderson Ferreira da SilvaLeziel Alves Lopes

“À Controladoria não compete o comando do navio, pois esta tarefa é do primeiro executivo; representa, entretanto, o navegador, que cuida dos mapas de navegação. É sua finalidade manter informado o comandante quanto à distância percorrida, ao local em que se encontra, e à velocidade da embarcação, à resistência encontrada, aos desvios da rota, aos [rochedos] perigosos e aos caminhos traçados nos mapas, para que o navio chegue ao destino.” Heckert e Wilson

Heckert e Wilson, “Business Budgeting and Control” (Ronald Press. NewYork, 1955)

▸ A Controladoria Geral se faz necessária na medida em que uma organização evolui atingindo um determinado porte, com uma complexidade maior de operações e o seu gestor percebe que precisa de um apoio para acompanhar de perto todas as ações com a mesma eficiência.

Como descobrir erros?

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▸ “Art. 163 - Controle interno é o exercício da fiscalização das atividades de administração financeira, que a Administração do Conselho Federal e de cada Conselho Regional desempenha no âmbito das respectivas jurisdições, por intermédio de órgãos integrantes das próprias estruturas, visando ao fiel cumprimento do disposto neste Regulamento, adotados as normas e planos de contabilidade do Sistema Cofen/Coren's.”

▸ “Art. 180 - São competentes para o desempenho do controle interno no âmbito do sistema COFEN/COREN’s.

I. Auditoria Interna;II. A Controladoria da Autarquia;III. Os Setores de Contabilidade;IV. Órgão de Administração da Autarquia;IV. Outro Órgão designado.”

Resolução 340/2008

▸ Sistema de Controle Interno

▸ Controle Interno

▸ Sistema Orçamentário, Execução Financeira

▸ Controladoria

Diferenças

▸ O sistema de controle interno é formado por vários subsistemas – unidades descentralizadas de controle – que devem agir de forma harmoniosa, multidisciplinar, integrada e sob a égide de uma norma comum que lhes confira segurança jurídica.

Sistema de Controle Interno

▸ O controle interno, por sua vez, é parte integrante do sistema de controle interno, tem, pois, atuação técnica limitada ante a gama de procedimentos possíveis dentro desse sistema. Constitui, pois, uma responsabilidade do administrador da coisa pública e deriva do dever-poder que a Administração detém de rever seus próprios atos e a conduta de seus agentes.

Controle Interno

▸ Não se confunde sistema de controle interno com sistema orçamentário ou de planejamento e execução financeira, uma vez que a noção desse sistema abrange essas noções e, mais do que isso, outras referentes ao complexo de gestão pública aventado no artigo 70 da Constituição da República. Daí a noção de multidisciplinaridade e complexidade do sistema de controle.

▸ É parte integrante do Sistema de Controle Interno

Sistema orçamentário, execução financeira

▸ Quem efetua a coordenação do Sistema de Controle Interno?

Controladoria Geral

▸ Quais os benefícios da estrutura controladoria?

Centralização das atividades de controle em uma estrutura pensante, especialista.

Os fatos não se perdem na mudança de gestão. Os projetos tendem a ser continuados.

Controladoria Geral

▸ "Um controle interno adequado é aquele estruturado pela administração e que possa propiciar uma razoável margem de garantia de que os objetivos e metas serão atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a necessária economicidade"

Antonio Carlos Correia

▸ Promoção do controle social

▸ Apoiar e orientar os gestores de recursos públicos

▸ Fornecimento de informações estratégicas

▸ Acompanhamento da racionalização do gasto

Objetivos Estratégicos da Controladoria Geral do COFEN

▸ Tornar transparente a gestão pública subsidiando o controle social no acompanhamento das ações da Autarquia;

▸ Disponibilizar e divulgar informações sobre as receitas e despesas públicas do Sistema Cofen/Conselhos Regionais;

PROMOÇÃO DO CONTROLE SOCIAL

▸ Apoiar e orientar preventivamente os gestores de recursos públicos para a correta execução orçamentária, financeira e patrimonial do Sistema Cofen/Conselhos Regionais;

ORIENTAÇÃO E APOIO AOS GESTORES

▸ Monitoramento da evolução da receita e dos gastos da Autarquia, subsidiando o processo decisório e a alocação dos recursos.

FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS

▸ Identificar oportunidade e estabelecer diretrizes para a redução de despesa, bem como promover soluções para a eficiência do Recurso Público.

ACOMPANHAMENTO DA RACIONALIZAÇÃO DO GASTO

Controladoria Geral

INDICADOR OU MEDIDA

DESEMPENHO REAL

PADRÃO DO DESEMPENHO

COMPARAÇÃO E AVALIAÇÃO

A CONTROLADORIA E A AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO

Controladoria GeralSuas ações geram:

▸ “Planejamento é a forma de programar e administrar o futuro, pensando nas conseqüências e adaptações da realidade e os fatos que podem impactar o que foi planejado. Criar padrões e avaliá-los é uma ferramenta para a tomada de decisão. Não podemos pensar em planejar sem controlar.”

Estrutura Resolução COFEN 373/2011

Divisão de Auditoria Interna

Divisão de Controle Interno

Ouvidoria Geral

Controladoria Geral

Abordagem Sistêmica para o Controle

Controle Externo Controle Social

Controle Interno

Divisão de Controle Interno

ControladoriaGeral

Auditoria Interna

Ouvidoria

ProcuradoriaGeral

Sistema de Controle Interno

Corpo Jurídico da Autarquia

Controle Prévio

Controle Concomitante

Controle subseqüente

Controle de Qualidade dos Serviços

Divisão de Controle Interno

Divisão de Auditoria Interna

Ouvidoria Geral

▸ Assessorar os órgãos internos da Administração sobre a aplicação de normas técnicas de controle e de apuração de custos, com vistas à uniformidade dos procedimentos;

▸ Acompanhar os resultados dos registros contábeis, dos atos e fatos relativos às despesas da Administração, com vistas à elaboração das contas da gestão;

▸ Orientar, coordenar, supervisionar, fiscalizar e avaliar as atividades do Sistema de Controle Interno;

▸ Detectar, padronizar, elaborar normas para atividades de controle interno de todo o Sistema;

▸ Monitorar as ações de controle interno visando à qualidade;

Divisão de Controle Interno

Ações iniciais:

▸ Análise processos internos antes da autorização do gestor▸ Análise processos antes do pagamento▸ Mapeamento e Implementação de normas e procedimentos▸ Acompanhamentos: Orçamento / Gastos com pessoal /

Planejamento Financeiro / Restos a pagar / Recolhimento de Impostos

Divisão de Controle Interno

▸ Analisar, tanto no COFEN quanto nos COREN's, os processos licitatórios os de dispensa e inexigibilidade de licitação, contratos, convênios e realizar auditoria nas unidades administrativas do COFEN;

▸ Realizar, sistematicamente, a verificação da regularidade dos procedimentos e sistemas adotados pela instituição auditada na prática da execução rotineira de suas atividades, bem como avaliar o grau de adequação às exigências legais e metas estabelecidas;

▸ Padronizar procedimentos e confeccionar Manuais no Sistema Cofen/Conselhos Regionais;

▸ Acompanhar o envio mensal de relatórios, demonstrações e outros documentos exigidos pela normas em vigor, tantos COFEN quanto nos Coren's;

▸ Acompanhar a utilização, contabilização e prestação de contas dos recursos provenientes de convênios;

▸ Recomendar ações para melhoria da gestão da Autarquia.

Divisão de Auditoria Interna

Ações iniciais:▸ Estruturação da parte técnica (Manuais, relatórios,

procedimentos em campo), visando a transparência e qualidade em suas ações.

▸ Estruturação e padronização de formalidades na análise de Convênios;

▸ Análises programadas no COFEN e Coren's - PAINT▸ Ferramenta de mapeamento de riscos Coren's – Check List▸ Análise processos licitatórios▸ Controle das documentações obrigatórias da Resolução

COFEN 340/2008

(sob foco de Controle)▸ Ouvidoria é função de controle interno. Suas ações fomentam o controle

social, a participação popular, o processo de gestão, a articulação entre as macro funções de controle interno.

▸ A detecção de falhas pela Ouvidoria deverá ser utilizada no redirecionamento de ações institucionais, e prover de informações às demais macro funções de controle interno com a finalidade fortalecer a sinergia do controle interno e o controle social.

▸ A partir das solicitações dos usuários e da tabulação de dados, a Ouvidoria deverá identificar as áreas que carecem maior atenção por parte dos gestores e sugerir a definição de eixos prioritários de ações que permitam reduzir as falhas detectadas.

▸ No âmbito do COFEN/Conselhos Regionais.

Controle de qualidade dos serviços

Ouvidoria Geral

Observações

▸ Em regime de parceria com os Conselhos Regionais;▸ Última instância para solicitações;▸ Não abrange denúncias técnicas da Enfermagem, pois

o Sistema já possui procedimentos padrões.▸ A Ouvidoria não estará voltada para as atividades fins

da Autarquia, mas para o funcionamento da Autarquia na consecução dessas atividades fins, mas podendo acompanhar determinadas solicitações.

Ouvidoria Geral

▸ A Controladoria não pode ser vista como instrumento perturbador das ações administrativas, mas como função de extrema relevância na gestão da coisa pública e garantidor da realização do interesse público pretendido pela Administração.

▸ O administrador tem liberdade de realizar. O controle visa o aperfeiçoamento e a segurança das realizações, não a restrição da liberdade.

Controladoria Geral

▸ A Controladoria Geral não têm em vista punir, mas antes de tudo prevenir, proteger e acautelar.

▸ Através da Controladoria é que se possibilita a manutenção de um procedimento célere e atualizado de informações gerenciais que torna eficiente e segura a tomada de decisões e proporciona maior tranqüilidade ao gestor público em relação aos atos praticados por seus subordinados.

▸ As Controladorias Regionais proporcionarão um sistema de controle interno razoável e eficiente, atingindo a plenitude do controle, através de troca de informações e padronização de procedimentos.

▸ Volto já!!!!!!!!!!!!!!!

▸ Identificação e comunicação oportuna das informações permite:

- cumprimento das responsabilidades;

- tomada de decisões tempestivas;

- o melhor aproveitamento de recursos;

- ganhos operacionais.

▸ As informações devem ser coletadas e comunicadas de forma coerente e tempestiva.

Informação e Comunicação

▸ As informações serão coletadas e comunicadas de forma coerente e tempestiva. Os Coren's terão prazo médio de 15 dias para resposta aos apontamentos não dirimidos na visita.

▸ O Analista terá 20 dias para emissão final da análise após o recebimento das justificativas.

Informação e Comunicação

▸ Relatório de Auditoria – não emite opinião sobre as contas, apenas identifica e analisa justificativas sobre os apontamentos. - Auditor

▸ Parecer de Auditoria – com base nos apontamentos, justificativas e análise do técnico, emite opinião. – Chefe da Auditoria Interna.

▸ Certificado de Auditoria – com base no relatório e opinião da Auditoria Interna é emitida a certificação à CTC. – Controlador Geral

▸ Parecer do Órgão de Controle Interno – emitido pela CTC a conclusão a ser enviada ao Plenário do COFEN.

▸ Conferir e declarar as disponibilidades;▸ Detalhar relação de contratos em vigor e licitações em andamento;▸ Inventário Patrimonial e Almoxarifado;▸ Solicitar relatórios dos gestores contratuais;▸ Relação de restos a pagar e ainda confrontar com as disponibilidades;▸ Relacionar as dívidas que tenham passado para o exercício seguinte,

incluindo impostos. Solicitar orientação técnica quando necessário;▸ Relacionar os processos judiciais e a atual situação;▸ Relacionar convênios pendentes de prestação de contas ;▸ Disponibilizar PPA ou PPI, Orçamento aprovado e Programação Financeira

para o próximo exercício.▸ Elaborar relatório com situação da Inadimplência e Dívida Ativa.

Dicas para o fim do mandato

▸ Ter um órgão especialista em Controle Interno, voltado para o aperfeiçoamento das atividades, proporciona padronização e estruturação de procedimentos.

▸ Padronização, porém, passa por treinamento e em todo o Sistema Cofen/Conselhos Regionais.

Padronização e treinamento

1 – Projeto: “CONTROLADORIA – ORIENTA”▸ Desenvolver curso de treinamento e capacitação dos

servidores das Autarquias do Sistema Cofen/Conselhos Regionais pela própria equipe da Controle Interno do COFEN, sob supervisão da Controladoria Geral.

2 - Objetivo Geral▸ Realizar o Treinamento e a capacitação dos servidores das

Autarquias do Sistema Cofen/Conselhos Regionais quanto aos procedimentos de controle interno, por meio do aperfeiçoamento das práticas e técnicas de trabalho e aplicabilidade da legislação pertinente.

Padronização e treinamento

3 - Objetivo Especifico▸ Capacitar os servidores das Autarquias do Sistema Cofen/Conselhos Regionais que

atuam em todas as etapas dos processos internos de aquisições e contratações de serviços, desde a definição das necessidades, o início da instrução processual, e execução orçamentária e financeira, afetos ao Sistema de Controle Interno.

4 – Meta:▸ Capacitar servidores dos servidores das Autarquias do Sistema Cofen/Conselhos

Regionais por meio de um curso com duração de 24 horas a ser realizado a partir do exercício de 2012 que deverá contemplar os seguintes assuntos:

a) Sistema de Controle Interno nas Autarquias do Sistema Cofen/Conselhos Regionais;

b) Procedimentos referentes à instrução e Execução Orçamentária e Financeira;c) Questões práticas relacionadas ao pagamento de despesas e Retenção de

Impostos;d)Gestão de Contratos e Liquidação de Despesas;e) Convênios;f) Instrução dos processos licitatórios;

Padronização e treinamento

▸ O controle busca assegurar pleno êxito às realizações.▸ Cooperação, ao invés de individualismo, como

princípio.▸ Controlar, sem burocratizar, é imperativa do progresso.▸ Na administração pública somos todos responsáveis.▸ Uma execução orçamentária bem orientada traz a

tranqüilidade para todos que participam do progresso, da evolução.

▸ Antes de terminar.......

VOCÊ...

... fez curso de datilografia?... odiava ou adorava as provas com cheiro de álcool, recém copiadas no mimeógrafo (usando papel estêncil)?

LEMBRA?

LEMBRA?

VOCÊ...

... jogava Enduro e River Raid no Atari? E Master System?

... brincava de Estátua, Batata-quente, Queimada, Pega-pega, Pique - esconde, Estrela Nova Cela, Forca, Cabra-cega, Passa Anel, Boca de Forno, Amarelinha?

VOCÊ...

... tinha Melissinha, botas sete léguas, catina, conga , ki chute? E sabia que o Tênis Montreal era o

único anti-micróbio?... comia "Lollo", antes de se chamar "Milkbar"?

LEMBRA?

LEMBRA?

LEMBRA?

... teve walkman AM/FM amarelo à prova d'água?

VOCÊ...

... mascava ploc Gigante? Chupava bala Soft? Bebia Crush? Comia bala Xaxá?

LEMBRA?

LEMBRA?

VOCÊ...

... teve o Pequeno Pônei, as Chuquinhas, Ursinhos Carinhosos, Peposo ou a Peposa ou então Lango-Lango?... tinha aqueles relógios que vinham com várias pulseiras de cores diferentes para trocar?

VOCÊ...

... leu a Série Vaga Lume?

... tinha aquela régua que ao bater no braço se enroscava como uma pulseira, a Bate-Enrola?... colecionava as mini garrafas de

refrigerantes? E a mãe dizia que tinha veneno dentro para que a gente não bebesse... E os ioiôs da Coca-Cola?

LEMBRA?

LEMBRA?

VOCÊ...

... TÁ FICANDO VELHO, HEIN?Diz o provérbio que todas as pessoas deveriam plantar uma árvore, ter um filho e escrever um livro. Todas essas ações implicam em deixar a nossa marca para além de nosso tempo de vida em uma tentativa de contribuir para o desenvolvimento da humanidade.

Somos marcados pelo tempo, mas podemos ser lembrados pela nossa marca no tempo! “Se você quiser colher a curto prazo, plante cereais. Se quiser colher a longo prazo, plante árvores. Se quiser colher para sempre, invista no ser humano”. (Chuang Tzu).

Muito Obrigado!!!!!!

elderson.silva@cofen.gov.br – Controladoria Geralgustavo.gonzalez@cofen.gov.br – Divisão de Controle Internoleziel.alves@cofen.gov.br – Divisão de Auditoria Internacamila.silva@cofen.gov.br – Ouvidoria Geral

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