ABRIL/18

ÍNDICE

-- Contextualização e Regularização;

-- Conceitos;

-- Erros mais comuns;

-- Dúvidas frequentes;

-- Simulações;

-- Considerações Finais.

CONTEXTUALIZAÇÃO E REGULARIZAÇÃO

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015:

- Processo Administrativo – meio eletrônico;

-- Segurança, transparência e economicidade;

-- Sustentabilidade ambiental;

-- Facilitar o acesso do cidadão;

-- Prazo: outubro de 2018.

CONTEXTUALIZAÇÃO E REGULARIZAÇÃO

Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017:

-- Simplificação no atendimento ao público;

-- Boa fé;

-- Reconhecimento de firma;

-- Autenticação de documentos;

-- Documentos de órgãos e base de dados oficial.

CONCEITOS

Aproveitamento de Estudos :

-- Art. 270, Regulamento dos Cursos de Graduação).

-- Antes do período de ingresso;

-- Disciplinas, módulos, blocos, atividades coletivas;

-- Graduação, pós (sentido estrito);

-- Reconhecimento/autorização;

-- Conteúdo e carga horária: >=75%;

-- Competência da análise é da coordenação.

CONCEITOS

Aproveitamento de Estudos :

- Combinações;

- Bloco/subunidades;

- IES com restrições.

CONCEITOS

Incorporação de Estudos :

- Art. 275, Regulamento dos Cursos de Graduação).

- Mobilidade autorizada.

- Não necessita dos 75%.

- Disciplina, módulo, atividade e bloco.

- Integralização com período letivo.

ERROS MAIS COMUNS

-- CH insuficiente;

-- Comp. não cursado/reprovado;

-- Falta reconhecimento/autorização;

-- Vínculo concomitante;

-- Autorização do coordenador/vice;

-- Falta de indicação do componente cursado;

-- Códigos inativos ou antigos;

-- Códigos sem equivalências;

ERROS MAIS COMUNS

-- Códigos errados;

-- Componentes de cursos técnicos ou especializações;

-- Incorporação: falta de período.

DÚVIDAS FREQUENTES

-- Quando começam os aproveitamentos eletrônicos?

-- Quais passarão a ser eletrônicos?

-- De onde partirá o aproveitamento?

-- E os reexames?

-- E os componentes eletivos?

-- Onde arquivar os processos?

-- Prazos?

SIMULAÇÕES -- Portal do discente;

-- Portal da coordenação

-- Mesa Virtual – SIPAC.

-Acesso o link:

-http://sigaa02-testes.info.ufrn.br:8080/sigaa/vinculos.jsf

-http://sigaa02-testes.info.ufrn.br:8080/sipac

CONSIDERAÇÕES FINAIS

-- Processo novo e sujeito a melhorias.

-- Fase de adaptação.

-- Sugestões à PROGRAD.

-- Atendimento e dúvidas: SeAC (3342-2299, ramais 122 e 123; setordeadmissaoecadastro@prograd.ufrn.br.

-Material completo e slides: site da PROGRAD=> Documentos Todos Manuais

-www.prograd.ufrn.br

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE ACADÊMICO

SETOR DE ADMISSÃO E CADASTRO

CGC: 24.365.710/0001-83

Campus Universitário – Reitoria, Lagoa Nova

Natal/RN – CEP: 59072-970

(084) 3342-2299 – e-mail: admissaoecadastro@prograd.ufrn.br

NOVO PROCESSO ELETRÔNICO DE APROVEITAMENTOS

A UFRN avança para cumprir os requisitos dos decretos nº 8.539, de 08 de outubro de

2015 e nº 9.094, de 17 de julho de 2017, relativos à implantação de processos eletrônicos nas

instituições públicas e a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços

públicos, respectivamente. Dessa forma, a Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), em

parceria com a Superintendência de Informática (SINFO) e a Secretaria de Gestão de Projetos

(SGP), Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGESP) e Diretoria de Gestão da Informação

(DGI) trabalham na implantação do processo eletrônico de aproveitamento de estudos.

O Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, Dispõe sobre o uso do meio eletrônico

para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da

administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Por essa nova regulamentação,

as instituições públicas têm até outubro de 2018 para tornar seus processos em meio

eletrônico, prezando pela eficiência, eficácia e efetividade no acesso.

O Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017, fala da simplificação do atendimento ao

público na prestação de serviços e atendimento. Faz dispensa ao reconhecimento de firma e

autenticação de documentos. Desta forma, há a presunção de boa fé no recebimento de

documentos. Assim, documentos do próprio órgão ou em base de dados oficiais e disponíveis,

não poderão ser cobrados do interessado.

Nesse sentido, foram lançadas as turmas de capacitação “CAP - Novo Processo

Eletrônico: Aproveitamento de Estudos” nas cidades de Natal, Caicó, Currais Novos e Santa

Cruz, com objetivo de orientar técnico administrativos, docentes e funcionários que trabalham

em coordenações de cursos, departamentos e demais unidades sobre a implantação de

processos eletrônicos de aproveitamentos.

As capacitações tem a finalidade de orientar sobre os novos procedimentos em

aproveitamentos e incorporação de estudos que irão vigorar a partir do dia 02 de maio de

2018. Solicitações de aproveitamentos de estudos da UFRN de outras instituições e de

incorporações de estudos passarão a ser totalmente eletrônicas, com uso do SIGAA e Mesa

Virtual (SIPAC). Os processos físicos em papel deixarão de ser utilizados.

O que é Aproveitamento de Estudos?

São estudos que podem ser aproveitados na UFRN e que foram realizados por

estudantes em instituições de ensino superior, nacionais ou estrangeiras. (Art. 270,

Regulamento dos Cursos de Graduação).

Pré-Requisitos:

- Estudos realizados antes do período letivo de ingresso do estudante na UFRN.

- Atividades somente coletivas podem ser aproveitadas.

- Aproveitamentos de cursos de graduação ou pós-graduação (sentido estrito) e com

reconhecimento ou autorização.

- É de competência da coordenação do curso do discente apreciar o pedido.

- O conteúdo e carga horária deve ser maior ou igual a 75%, podendo haver combinação de

vários componentes.

- O componente bloco, somente aproveita o bloco inteiro. Não há aproveitamento de

subunidades.

O que é Incorporação de Estudos?

São os estudos realizados por estudantes com permissão para cursar componentes

curriculares em mobilidade podendo ser incorporados ao seu histórico escolar. (Art. 275,

Regulamento dos Cursos de Graduação).

Pré-Requisitos:

- É necessário que tenha acontecido a mobilidade.

- É de competência da coordenação do curso do discente apreciar o pedido.

- Não leva em conta 75% de conteúdo e carga horária.

- Pode haver incorporação de qualquer atividade, coletiva ou individual.

- Deve haver a integralização do componente com o respectivo período letivo de afastamento

na mobilidade.

PROCESSOS ELETRÔNICOS DE APROVEITAMENTOS E INCORPORAÇÃO DE ESTUDOS

Portal do Discente - SIGAA

O discente e coordenador de curso terão disponibilizados em seus portais, no SIGAA,

as localizações e opções:

- Portal do Discente: aba Ensino

- Portal da Coordenação: aba Aluno

- Aproveitamento Automático: disponível para discentes que já tenham tido outros

vínculos anteriores de graduação. Esta opção permite o aproveitamento automático com

disciplinas que tenham o mesmo código ou equivalentes ao curso atual do aluno. Este tipo de

solicitação não passa pela coordenação do curso.

- Aproveitamento Manual – Curso Anterior na UFRN: permite ao discente solicitar

aproveitamento de componentes pagos em outros vínculos anteriores da UFRN, componentes

com códigos diversos e sem equivalências.

- Aproveitamento Manual – Cursos em Outras Instituições: permite ao discente

solicitar aproveitamento de componentes pagos em outros vínculos anteriores e de outras

instituições. Esta opção também deve ser usada quando discente deseja aproveitar

componentes da UFRN e de outras instituições ao mesmo tempo.

- Incorporação de Estudos: permite o discente solicitar a inclusão de componentes

curriculares cursados em processo de mobilidade, autorizado pela UFRN.

a) Aproveitamento Automático: permite a escolha do vínculo que se deseja realizar o

aproveitamento e, posteriormente, a escolha dos componentes do curso de origem e a

vinculação aos componentes da sua estrutura curricular que queira aproveitar.

Figura 1: escolha das opções de aproveitamentos/incorporações.

b) Aproveitamento Manual – Curso Anterior na UFRN: permite a escolha do vínculo antigo

que tenha cursado na UFRN e os componentes que tenha pago e queira utiliza-los para

aproveitamento. Logo em seguida, é necessário fazer a vinculação com as disciplinas do

curso atual que tenha intenção de aproveitar.

Figura 2: escolha do vínculo.

Figura 3: escolha dos componentes e confirmação.

c) Aproveitamento Manual – Cursos em Outras Instituições: nessa opção, o discente deve

anexar seu histórico do curso anterior e o reconhecimento do curso (caso não tenha no

histórico), os programas das disciplinas, a tradução oficial (caso tenha cursado numa

instituição estrangeira); marcar as disciplinas de seu currículo atual que deseja que sejam

aproveitadas (tendo a opção de marcar todas do currículo); associar cada disciplina que

queira aproveitar a pelo menos que já havia pago, anexando e adicionando seu

respectivo programa. Caso o discente tenha selecionado várias disciplinas da UFRN, mas

não todas, será necessário vincular a cada disciplina selecionada o programa do

componente pago fora da instituição.

Figura 4: escolha do vínculo antigo e dos componentes cursados.

Figura 5: escolha dos componentes a serem aproveitados.

Figura 6: anexar histórico, reconhecimento e escolha dos componentes a serem

aproveitados.

Figura 7: associação dos componentes aos programas.

d) Incorporação de Estudos: essa opção estará disponível somente para discentes que tenham

realizado algum tipo de mobilidade acadêmica e que esteja cadastrada no SIGAA. O

discente deve informar as disciplinas da UFRN a serem incorporadas; os componentes

Figura 8: programas associados aos componentes da UFRN.

Figura 9: confirmação da solicitação de aproveitamento.

cursados fora, informando o período em que foi cursado e anexar o programa do

componente pago.

Portal da Coordenação de Graduação - SIGAA

As solicitações de aproveitamento ou incorporações de estudos serão feitos pelo

discente e serão visualizadas pelo Portal da Coordenação (SIGAA). Essas solicitações irão ser

apreciadas pela coordenação (secretário, coordenador ou vice coordenador), podendo ser

aceitas, negadas e devolvidas para o discente.

As Coordenações de Cursos podem receber as solicitações e atender segundo cada

situação:

- Pendente de Autuação: a solicitação atende os quesitos, apresenta os documentos

necessários para avaliação e se enquadra no tipo de solicitação. A solicitação fica apta

(pendente de autuação) para ser autuada e transformada em processo virtual.

Posteriormente, o coordenação pode autuar o pedido e dar prosseguimento ao processo do

aluno na Mesa Virtual. Para autuar o processo, deve-se ir ir na aba”Aluno”, opção “gerenciar

Solicitações de Aproveitamentos”.

Figura 10: tela de preenchimento – incorporação de estudos.

- Devolvida para Ajustes: a solicitação tem algum tipo de falta ou pendência

documental ou algum documento não está legível ou claro o suficiente.

- Negada: a solicitação feita não atende os pré-requisitos ou não se enquadra no tipo

de pedido requerido.

Figura 11: portal da coordenação – gerenciar solicitações de aproveitamentos.

Figura 12: portal da coordenação – autuação de solicitações.

Mesa Virtual - SIPAC

Logo ao entrar no SIPAC, deve-se certificar que está no vínculo da Coordenação do

Curso ou mudar o vínculo:

Certificando-se de que se encontra no Portal da Coordenação, pode-se clicar em

Módulos e, posteriormente, protocolo, seguido de Mesa Virtual:

Figura 14: escolha do módulo.

Figura 15: protocolo.

Figura 16: escolha da mesa virtual.

Figura 13: escolha do vínculo.

Depois de acessar a mesa virtual, procure acessar os processos já na sua unidade. As

solicitações de aproveitamentos/incorporações aceitas pela coordenação, já criaram processos

virtuais presentes na unidade.

Após atender e autuar a solicitação do discente, o processo é criado e já se encontra

disponível na unidade. Temos as opções de ver os documentos no processo, dar ciência a

alguém ou atribuir um responsável a ele, sendo da mesma unidade. Dar ciência de um

processo pode incluir usuários de outras unidades (o usuário recebe um email), somente para

ter acesso. Já atribuir um responsável, o usuário poderá movimentar, anexar, alterar

documentos etc.

Dentre as opções mais usadas em processos de aproveitamento e incorporações de

estudos é a anexação de um documento, despacho ou ficha de aproveitamento/incorporação.

Na opção adicionar documento, é possível fazer um despacho para enviar para outras

unidades, como também preencher a ficha de aproveitamento ou incorporação de estudos.

Figura 17: mesa virtual e acesso aos processos na unidade.

Figura 18: ciência e responsáveis pelo processo.

Sempre que for criar um documento e anexa-lo ao processo, esse documento precisa

ter a autenticação de alguém. Caso seja a ficha de aproveitamento ou incorporação de

estudos, esses dois só podem ter a autenticação do coordenador ou vice coordenador de

graduação.

No caso das fichas de aproveitamentos ou incorporação de estudos, há um modelo

próprio que deve ser baixado pelo próprio sistema. Essas fichas modelos já vêm com padrões

definidos e carregam dados do processo e do discente. Sempre ao criar e anexar os

documentos, é necessário indicar o usuário de autenticação. Caso o usuário de autenticação

seja o próprio coordenador ou vice, já tem a possibilidade de autenticar do documento na

mesma tela.

Figura 19: incluir novo documento e carregar modelos.

Inserir novos documentos ao processo se torna necessário quando a Coordenação do

Curso sente a necessidade de pedir opinião a outras unidades sobre a análise de componentes

curriculares a serem aproveitados. Outras unidades podem ser consultadas, mas o parecer

final e a ficha de aproveitamento ou incorporação de estudos são de responsabilidade da

coordenação do curso, representada pelo coordenador ou vice.

Depois que o processo recebe a ficha de aproveitamento ou incorporação de estudos

autenticada pelo coordenador ou vice, o processo deve ser encaminhado ao Setor de

Admissão e Cadastro (com exceção dos cursos de Caicó), na Diretoria de Administração e

Controle Acadêmico, na PROGRAD. O Setor de Admissão e Cadastro tem numeração

11.03.02.02 para envio no SIPAC.

A Superintendência de informática desenvolveu alguns vídeos para orientar quanto ao

uso da Mesa Virtual. O material está disponível no link abaixo:

https://www.youtube.com/playlist?list=PL40pn0eg_dT4gsF43rv5ft-_iV483aNBk

Figura 20: inserir documento e autenticação eletrônica.

Erros Mais Comuns:

Com intuito de esclarecer sobre procedimentos e evitar erros frequentes, elencamos

abaixo, os erros mais comuns encontrados nos processos de aproveitamentos e incorporações

de estudos:

Erros Encontrados Comentários

1. Carga horária insuficiente para

aproveitamento.

No caso de aproveitamento de estudos, a carga

horária do componente pago, precisa ser igual

ou maior a 75% da carga horária do

componente a ser aproveitado. Alguns

históricos de outras instituições trazem cargas

horárias separadas. É importante somar, caso

não exista o total.

2. Componente não cursado ou

reprovado.

Verificar se o discente realmente teve êxito na

disciplina que utilizando para aproveitamento.

3. Instituição ou curso não autorizado

ou credenciado.

Para o processo de aproveitamento é necessário

que o curso de origem do discente seja

reconhecido ou autorizado. Deve haver entre os

documentos, algo que fale sobre o assunto.

Algumas instituições podem funcionar de forma

irregular em estados onde não possuem

autorização. Para esses casos, o aproveitamento

pode ser indeferido quando identificado que a

instituição funciona de forma irregular no

estado onde se encontra. Ex: Universidade Vale

do Acaraú (UVA) com funcionamento no RN

(UVA IBRAPES).

4. Cursar componente curricular em

outro vínculo concomitante ao

curso na UFRN.

Aproveitamentos de estudos são requeridos

quando o solicitante cursou componentes antes

de entrar no seu curso atual. Caso o

componente tenha sido cursado posterior a sua

entrada no curso atual, não poderá ser

aproveitado. Esta regra não se aplica a

incorporação de estudos, pois na incorporação,

o discente á autorizado a cursar fora quando

está ativo no curso.

5. Falta de carimbo ou autorização do

coordenador ou vice.

Embora a coordenação possa consultar outras

unidades quanto ao julgamento de um

aproveitamento ou incorporação de estudos, o

parecer final é sempre da coordenação do

curso, representado pelo coordenador ou vice.

Desta forma, a ficha final de aproveitamento ou

incorporação, sempre deve ser

assinada/autenticada pelo coordenador oi vice.

6. Falta de indicação do componente

a ser aproveitado com o

componente usado no

aproveitamento.

Todo aproveitamento ou incorporação decorre

de componentes que o discente já tenha

cursado. Assim, é sempre necessário que haja

indicação do componente utilizado na avaliação

com o componente a ser

aproveitado/incorporado na UFRN. Em

históricos onde não há códigos em

componentes, pode-se escrever o nome do

componente pago pelo discente ou mesmo

fazer indicação com um código criado na ficha

de aproveitamento/incorporação. O setor de

Admissão e Cadastro sempre faz a conferência

das indicações dos componentes pagos.

7. Uso de códigos antigos ou inativos. Sempre em reestruturações curriculares pode

haver mudança de códigos de disciplinas e

atividades. Ao informar disciplinas para serem

aproveitadas, sempre é bom verificar se os

códigos informados estão ainda ativos ou ainda

fazem parte da estrutura curricular do discente.

8. Uso de códigos que não tenham

equivalências com disciplinas

obrigatórias ou optativas do curso.

Em processos de aproveitamento e

incorporações, o objetivo final é a integralização

de carga horária no histórico do aluno. Quando

for aproveitado/incorporado componentes

obrigatórios ou optativos, o ideal é que os

códigos informados sejam os próprios do

currículo do discente. Quando não são os

mesmos códigos, deve já existir implantado no

sistema, as devidas equivalências. Quando os

aproveitamentos e incorporações são

implantados, eles ficam com a natureza que

estavam no período, seja obrigatória, optativa

ou eletiva. Mudanças em equivalências

posteriores, não alteram as naturezas dos

componentes já aproveitados.

9. Uso de códigos errados. Sempre verificar se os códigos informados são

os que correspondem ao desejado e escrito.

10. Componentes pagos em cursos

técnicos ou de especialização.

Pelo Regulamento dos Cursos de Graduação,

somente disciplinas de cursos de graduação e

pós graduação em sentido Strictu Sensu

(mestrado, doutorado etc) podem ser utilizadas

em aproveitamentos.

11. Falta de período letivo na

incorporação de mobilidade.

Para todo componente a ser incorporado, há a

necessidade de indicar o período letivo em que

esse componente deve se incorporado. Esse

peridoo letivo geralmente é o período em que o

discente cursou na mobilidade. Essa indicação

deve ser feita na ficha de incorporação de

estudos.

Dúvidas Frequentes:

Dúvidas Respostas

1. Quando começam os

aproveitamentos eletrônicos de

aproveitamentos e incorporações?

A partir de 02 de maio de 2018.

2. Quais procedimentos passarão a

ser eletrônicos?

Aproveitamentos de disciplinas cursadas na

UFRN, de disciplinas cursadas em outras

instituições, aproveitamento automático de

componentes cursados na UFRN e

incorporações de estudos.

3. Quem vai solicitar os

aproveitamentos eletrônicos?

A solicitação partirá do discente pelo sistema e

chegará ao portal da coordenação pelo SIGAA.

4. E nos casos de reexames? Neste caso, caso o discente tenha a necessidade

de recuperar documentos físicos, deverá pedir

reexame no atendimento da PROGRAD. Não

sendo necessário recuperar documentos físicos,

o discente solicita pelo seu portal de discente.

5. Como faço para aproveitados

componentes eletivos?

Somente nestes casos, o discente deve solicitar

na PROGRAD, caso seja componentes pagos na

UFRN. Caso seja aproveitamento de

componentes eletivos que tenham sido pagos

em outras instituições, o discente deve solicitar

pelo sistema como aproveitamento de

componentes de outras instituições.

6. Onde deve ser arquivados os

processos de

aproveitamentos/incorporações de

As solicitações de aproveitamentos ou

incorporações de estudos, depois de serem

autuadas e virarem processos, devem ser

estudos? sempre encaminhadas ao Setor de Admissão e

Cadastro (11.02.03.03) para providencias e

arquivamento. Processos ativos e não

arquivados impedem os discentes de

futuramente realizarem novas solicitações. Os

cursos da UFRN em Caicó devem ter seus

processos eletrônicos enviados e arquivados nas

próprias unidades de suas coordenações.