INTRODUO AO MATERIALEsse material de Excel Avanado foi feito com o objetivo de auxiliar o aluno na complexidade de algumas f rmulas mais avanadas do Excel e para que o aluno tambm possa entender melhor as situaes de exemplo que o professor vai aplicar em sala de aula, por isso, esse material tem que ser acompanhado diretamente atravs de muitos exerccios que seu professor ira proporcionar em sala de aula, os exemplos e explicaes sero mais bem explicados por ele, at mesmo para que o material no fique to grande e enfadonho de se ler. O objetivo desse material ser pr tico, por isso, evite as faltas, no chegue atrasado e no saia mais cedo do horrio do fim da aula, sua presena e fundamental, nenhum material didtico ou pr tico vai substituir a experincia do professor em sala de aula, mesmo se esse m aterial tiver sido feito pelo prprio professor. No a toa que sempre os alunos podem enriquecer cada aula. Uma outra alternativa para consulta dos assuntos abordados em sala de aula, onde o aluno vai ter um material altamente vasto o programa de ajuda que o Excel j dispe, teclando F1 com o Excel aberto, o aluno vai poder usufruir desse vasto material usando apenas o clique do mouse e obviamente muita pacincia de ler e interpretar as informaes.

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ARQUIVOS QUE USAREMOS EM NOSSAS AULAS

Em nossas aulas, usaremos esses arquivos para praticar melhor os exemplos que esse material didtico oferece. Temos arquivos do prprio Excel e tambm de outros programas como Bloco de Notas e Microsoft Office Access Database. Esses arquivos vo ser repassados para os alunos atravs do seu professor, como tambm o professor vai dispor uma pasta com os mesmos arquivos para os alunos poderem praticar e estudar em casa. Lembre-se: APRENDA PRATICANDO.

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REVISANDO CONCEITOS BSICOSEste tpico faz uma breve reviso sobre funes comuns do Excel, que aplicamos com freqncia no nosso dia -a-dia, aps isso revisaremos um pouco tambm o uso de Poder das funes.

FORMATOS DAS FUNESVoc deve lembrar que para usar uma funo ns simplesmente digitamos o nome da funo, precedido de um sinal de igual e, aps isso, colocamos entre parnteses os valores que tais funes utilizaro. O Excel tem uma infinidade de funes para realizar diversas ta refas de clculos, entendemos aquelas funes bsicas que so conhecidas por praticamente todas as pessoas que usam o Excel, mesmo que no seja profissionalmente. As funes podem ou no ter argumento s, que so os dados entre os parnteses. Uma funo sem argumento bastante conhecida a funo agora( ), que retorna a data e a hora atuais, e no precisamos digitar nada entre os parnteses para que funcione. J a funo soma( ) precisa que, obrigatoriamente, indique quais so, ou onde esto, os valores que sero utilizados no clculo. Por conta disso essa uma funo com argumentos.

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TIPOS DE FUNESO Microsoft Excel possui diversos tipos de funo, divididos por categorias como:

difcil voc encontrar material que englobe todas essas categorias, o prprio manual oficial do programa um calhamao de mais de mil paginas e que no apresenta as funes, uma a uma, de maneira definida. Porm note que a diviso por categorias facili ta a procura por funes para resolver problemas comuns, e dependendo da sua rea profissional voc no precisara de nenhum curso especializado para saber como usar determinada funo considerada mais complexa.

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FUNES BSICAS DO MICROSOFT EXC EL SOMA: tem a finalidade de retornar o total da soma obtida de todos osnmeros na lista de argumentos . Sero permitidos um total de at 255 argumentos separados por um caractere de separao que pode ser ; que pode significar o termo e se os valores forem alternados, ou : que pode significar o termo at ou intervalo se forem em seqenciais. Veja a Sintaxe: =SOMA(intervalo de clulas em seqncia) essa a mais usada =SOMA(A1:A20) OU =SOMA(intervalo de clulas com seqncia alternado) =SOMA(A1;A20) Pode-se tambm fazer a juno de argumentos e seqncia, exemplo: =SOMA(A1:A20;B15;C10)

MDIA: Tem a finalidade de retornar o valor da mdia aritmtica dosargumentos. Os paramentos so informados da mesma forma que para a funo soma e seguem as mesmas regras. As clulas vazias no so contadas na media, mas, aquelas que contam valores nulos o so.

MXIMO: Tem a finalidade de retornar o maior valor de um conjuntode valores.

MNIMO: Tem a finalidade de retornar o menor valor d e um conjunto devalores seguindo as mesmas regras aplicadas a Maximo.

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Ao usar Maximo e mnimo, voc ter automaticamente o maior e o menor valor de uma lista, o que nem sempre interessante. Pode ser que voc no deseja o maior valor de uma lista, m as sim o segundo ou terceiro maior valor. O mesmo vale para o mnimo, nestes casos utilizaremos as funes maiores e menores, apresentadas a seguir .

MAIOR: Tem a finalidade de retornar o maior valor k de um conjunto devalores. O k representa uma posio como, por exemplo, se eu desejo a segunda maior venda da semana, o k ser 2, terceira maior venda , k igual a 3 a funo no aceita o uso de diversas reas.

MENOR: Parecido com maior usando as mesmas regras, mas paraapresentar os menores valores. Veja a Sintaxe: =MAIOR(intervalo de clulas em seqncia;posio) =MAIOR(A1:A20;3) OU =MENOR(intervalo de clulas em seqncia;posio) =MENOR(A1:A20;3) Vai achar o terceiro maior ou menor valor entre as clulas do A1:A20

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REFERNCIAFazer referncia no Excel o ato apontar para uma clula e utiliza seu valor. Fizemos isso diversas vezes ate agora quando utiliz amos endereos de clulas nas frmulas. EX.: =C3+H2 Ao digitar um endereo de clula, ao invs de um valor numa frmula voc estar criando uma referncia, ou seja, fazendo com que a frmula aponte para o endereo e use o valor da clula no calculo.

REFERNCIA RELATIVAReferncia relativa o simples uso do endereo de uma clula em uma frmula, para usar o valor desta. Podemos repetir o valor de uma clula em outra simplesmente fazendo referncia, como abaixo: EX.: B12 Isso e muito til porque quando a clula original alterada o valor da copia tambm sofre alterao. As referncias relativas so alteradas quando usamos a ala de preenchimento para copiar um calculo para outra clula, o que s vezes uma desvantagem. Com a planilha de vendas apresentada abaixo simples usar frmulas porque um simples calculo com o uso de referncia relativo resolvera nosso problema.

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Para adquirir o total na tabela acima, simplesmente digitaramos =B2*C2. Ao copiar, por qualquer meio a frmula para a clula de baixo ela alterada para =B3*C3. Para a grande maioria dos problemas, isso resolve, mas como veremos a seguir, s vezes temos problemas mais especficos.

REFERNCIA MISTA E ABSOLUTAQuando no queremos alteraes na frmula, ao arrast -la com a ala de preenchimento, utilizamos o $ como sinal fixador. Veja o exemplo abaixo:

Quando este calculo for colocado verticalmente utilizando -se a ala de preenchimento , os resultados no sero os desejados porque a referncia a clula b1 ser atualizada para b2 e depois para b3 e assim por diante. Para informar ao Excel que ele deve uti lizar sempre a mesma referncia, sem alter-la, ento, utilizamos a referncia absoluta na frmula, como mostra o exemplo abaixo: EX.: =B4*B$1 Isso diz ao aplicativo que, a clula B4 est livre para alteraes, e que ao arrastar a frmula para baixo ela pode ser alterada para b5, b6, b7... Sem problema, mas que a clula b1 no pode ser alterada, e que deve ser constante na frmula. Isso muito til, mas no vai conseguir resolver todos os nossos problemas.

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Observe a planilha a baixo, ela apresenta uma situao hipottica onde desejamos saber o percentual sobre o preo de determinados produtos, ms a ms, de acordo com as taxas vigentes naquele ms. possvel realizar tal tarefa com um nico clculo:

O resultado dado pelo clculo =B5+ (B5*B2), para o primeiro produto, no ms de janeiro. Mas claro que essa frmula no pode ser replicada utilizando-se a ala de preenchimento, porque ao puxar para o lado, para calcular o ms de fevereiro, ele trocaria a referncia de b5, que o preo do produto, por c5, que o valor de janeiro. Ao puxar a frmula para baixo, temos uma situao parecida, porque ela teria sua referncia a b2 alterada para b3, e o que no interessante. Para resolver esse problema, aplicaremos a fixao de referncia apenas em pon tos chave da frmula. Verifique que ao levar a frmula para baixo, calculando o preo do produto da linha 6, no ms de janeiro a referncia de passar de b5 para b6, para que o calculo seja realizado com o produto correto, mas que a referncia de b2 no pode ser alterada para b3, que no contm nossas taxas,. Poderamos pensar em fixar B2($B$2), no entanto isso no interessante porque, ao puxar a nova frmula para o lado, continuaramos tento b5+ (b5*$B$2), ou seja, ainda estaramos aplicando o calculo d o ms de janeiro, e no de fevereiro. Ento, precisamos informar para o Excel, que a referncia de linha de b2 tem que continuar sempre sendo 2, no entanto a coluna b, mas no na linha , para que possamos ter os valores, produto a produto. A frmula abaixo resolve nossa questo. EX.: =$B5+($B5*B$2) Note que as referncias foram aplicadas no a referncia de clula por inteiro, mas apenas aos pontos chave que queramos fixar. Basta agora arrastar para as demais clulas da planilha.

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EX.:

A1

MUDA A LETRA DA COLUNA USANDO A ALA DE PREENCHIMENTO PARA OS LADOS E MUDA TAMBM O NMERO DA LINHA PARA CIMA OU PARA BAIXO.

$A1

NO MUDA A LETRA COLUNA USANDO A ALA DE PREENCHIMENTO PARA OS LADOS , MAS MUDA O NMERO DA LINHA PARA CIMA OU PARA BAIXO.

A$1

MUDA A LETRA DA COLUNA USANDO A ALA DE PREENCHIMENTO PARA OS LADOS , MAS NO MUDA O NMERO DA LINHA PARA CIMA OU PARA BAIXO.

$A$1 NO MUDA A LETRA DA COLUNA USANDO A ALA DEPREENCHIMENTO PARA OS LADOS E TAMBM NO MUDA O NMERO DA LINHA PARA CIMA OU PARA BAIXO. O PROFESSOR VAI USAR O ARQUIVO REFERNCIA MISTA E ABSOLUTA PARA MELHOR EXEMPLIFICAR O CONTEDO.

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REFERNCIA A OUTRAS PLANILHAS OU PASTA DE TRABALHO

Tambm possvel realizar clculos com referncia a outras planilhas ou mesmo de outros arquivos do Excel. Para isso basta seguir a regra simples abaixo. EX.: [NOMEDOARQUIVO]PLANILHA!CLULA Veja que o nome do arquivo deve vir entre colchetes . O nome da planilha separado de referncia a clula por um sinal exclamao. Ento, se eu desejo somar c5 da planilha atual, com o valor da clula d100 da plan2. O calculo ser apresentado como abaixo. EX.: C5+PLAN2!D100 J, se eu desejar fazer o mesmo clculo, mas sendo que c5 esteja na plan1 de outro arquivo, chamado VENDAS, o calculo mudaria para o apresentado abaixo. EX.: [VENDAS]PLAN1!C5+PLAN2!D100 O uso dessas referncia pode ser muitos til em trabalhos que unem dados de diversas planilhas. Lembre que voc no precisa de todas as tabelas em uma s planilha, e que no precisa ter todas as planilhas em um s arquivo. possvel distribuir o trabalho em planilhas e arquivos diferentes e unir as informaes por meio de referncia.

ESTENDENDO FUNESVoc pode tornar suas funes muito poderosas, mesclando as funes umas as outras. Isto muito importante quando um clculo depende diretamente de outro que no precisa necess ariamente ser apresentado na planilha. muito comum voc colunas escondidas em planilhas, colunas essas que contem algum calculo que serve apenas para que seu resultado seja usado em outro calculo, normalmente em uma coluna subseqente. Se for este caso, voc no precisa dessa coluna extra. Poder utilizar o calculo diretamente dentro do outro para ir ao resultado desejado. Veja o exemplo abaixo:

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EX.: =MXIMO(A5:A100)+(MDIA(A5:A100)*10%) Neste calculo, adicionamos ao maior valor de um intervalo, dez p or cento da media geral dos valores do mesmo intervalo. Ou seja, temos funes e clculo aritmtico simples na mesma frmula.

FUNO SEA funo SE retorna um valor ou frmula indicado pelo usurio, para a clula valor ou frmula esse que ser retornado dependendo de uma proposio lgica. O padro do SE realizar um teste lgico e para este teste, devolver verdadeiro ou falso na clula que chamou a funo, por exemplo: EX.: SE(A2>5) Esta seria uma funo SE valida, pois retornaria verdadeiro caso o valor de a2 seja maior que 5, e falso caso o valor da mesma clula seja menor que 5. Isto pode ser ate til em algumas situaes, mas no tudo o que podemos fazer com um SE. Antes de continuar, observe a sintaxe do mesmo: SINTAXE: =SE(varivel do clculo;valor se verdadeiro;varivel do clculo;SE(valor de verdadeiro)) Observao: Caso o valor verdadeiro seja um texto, o mesmo tem que ser digitado em aspas, para que o Excel entenda que o valor verdadeiro vai ser um caractere em vez de uma frmula.

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VEJA A SITUAO: Se a mdia do aluno for maior ou igual a 7, ento o resultado vai ser a palavra: APROVADO Se a mdia do aluno for menor do que 7, ento o resultado vai ser a palavra: RECUPERAO

EX.: =SE(K2>=7;"APROVADO";SE(K2=9;"EXCELENTE";SE(K2>=7;"BOM";SE(K2>=5;"REGULAR";SE(K2>=3; "MAL";SE(K2>=0;"PSSIMO"))))) - 13 -

FUNES E e OUA funo E realizar testes lgicos em serie, retornando VERDADEIRO OU FALSO no final do processamento. O uso da funo E simples, b astando que indiquemos todos os itens lgicos que queremos testar. Se todas as proposies forem verdadeiras, o resultado ser verdadeiro e, se for apenas uma das preposies em qualquer momento for falsa, o resultado ser falso.

VEJA A SITUAO: Se a mdia for maior ou igual a 7 e a falta individual for menor ou igual a 25, o resultado ser APROVADO Se a mdia for menor que 7 ou a falta individual for maior que 25, o resultado ser REPROVADO EX.: =SE(E(K2>=7;J2 (maior que), < (menor que), >= (maior ou igual a), 5000 Ser obtido como retorno o valor falso indicado que o primeiro registro da lista estar fora do critrio estabelecido. Basta agora efetuar a extrao para obter todos os registros que satisfaam a condio estabelecida no campo calculado. Execute o comando dados, filtra, filtro avanado. Selecione a opo copiar para local, e, no campo intervalo de crit rios, digites o endereo $G$3:$L$4 (este endereo considera o campo calculando como parte do critrio), clique ok. Caso voc queira efetuar a extrao tomando por base faixa de valores, poder utilizar as funes E e OU. Por exemplo, extrair todas as venda s entre 500 e 6000. Posicione o cursor na clula L4: e digite a frmula: =E (E4=500; E4=DATA(94;8;1 ); C4