Apresentação Seminário de Boas Práticas 2005

PROJETO: SISTEMA DE PROJETO: SISTEMA DE RECONHECIMENTO E RECONHECIMENTO E

RECOMPENSARECOMPENSA

Seminários de Boas Práticas, Seminários de Boas Práticas,

Canal de Boas Idéias e ElogiosCanal de Boas Idéias e Elogios

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SEMINÁRIO DE BOAS SEMINÁRIO DE BOAS PRÁTICASPRÁTICAS

SEFAZ -2005 SEFAZ -2005


OBJETIVOS• Valorizar e reconhecer os Servidores Fazendários pela elaboração e

implementação de boas práticas na SEFAZ;• Compartilhar com todos os Servidores Fazendários as práticas

inovadoras na SEFAZ-2005;• Incentivar os Servidores Fazendários no uso do potencial criativo e

inovador;• Promover o espírito de equipe entre os participantes, na conquista dos

resultados alcançados pelas boas práticas;• Impulsionar a SEFAZ com as práticas inovadoras dos Servidores

Fazendários, colaborando com o alcance dos resultados.


FATORES RELEVANTES À CRIAÇÃO DO SEMINÁRIO DE BOAS PRÁTICAS

•Os valores da organização: a ética, a transparência, a qualidade, a honestidade, o respeito e a parceria;

•A classificação em primeiro lugar alcançado pela Secretaria da Fazenda pelo desempenho da receita em 2004,divulgada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária;

•A avaliação atribuída à Secretaria da Fazenda pelo Projeto Brasil-Canadá,como sendo uma instituição de elogiável desempenho em 2004;


•O ser humano,como ser apto em realizar três aspirações profundas: ser eficaz, ser realizador e ser reconhecido;logo ser percebido como um ser de ação, desejo e relações, que culminem na sua efetiva competência;

•A necessidade de socialização das boas práticas elaboradas na organização e da criação de um canal de boas idéias que favoreça a evidência de resultados expressivos, da valorização e do reconhecimento do servidor;

FATORES RELEVANTES À CRIAÇÃO DO SEMINÁRIO DE BOAS PRÁTICAS


CRITÉRIOS A SEREM OBSERVADOS NA ESCOLHA DA MELHOR PRÁTICA

• Ter:• Introduzido inovações em relação às práticas anteriores;• Gerado impacto positivo, apontado por indicadores qualitativos ou

quantitativos claramente definidos;• Relevância e coerência com a missão institucional:• Contribuído para o aumento da capacidade de resposta da organização;• Favorecido a utilização eficiente dos recursos;• Aumentado a orientação para a cidadania;• Reduzido de forma efetiva e mensurável os gastos públicos;• Relevância no relacionamento interpessoal de sua equipe e de outras

unidades.


•Certificado

•Placa de Honra ao Mérito

•Publicação no Diário Oficial

•Divulgação pelos meios de comunicação da SEFAZ


PREMIAÇÃO

PRÁTICAS APRESENTADAS NO SEMINARIO DA

SECRETARIA ADJUNTA DA RECEITA PÚBLICA


I-TEMA: Registro administrativo de ordens judiciaisEquipe: Marilza Martins,Fabiano Falcão e Luiz Roberto Canile

*II-TEMA: Certidão Negativa de DébitoEquipe: Estevam Marques, Jonil Vital, Nilton Esaki e Nelson Alves.

III-TEMA: A Importância da AIDFEquipe: Nelson Alves, Nilton Esaki, Conceição Andrade, Mário Lopes e

Yara Sgrinholi.


IV-TEMA: Reformulação das práticas e procedimentos relativos ao processo

Equipe: Vinicius Silva, Maria Aparecida, José Ricardo Oliveira e Fernando Fernandes.

*V-TEMA: Sistema de gestão e execução do planejamento estratégicoEquipe:Edir Barreto, Nardele Rothebarth e José Pedro Faria.

VI-TEMA: Acompanhamento e priorização T.IEquipe: José Roberto Miorim, Mariza Fiorenza, Patricia Vilela, Luciana

Otake e Silvia Yamaguti.


VII-TEMA: Nota Fiscal EletrônicaEquipe: José Ricardo Oliveira, Edson Amaral, Adiel Moraes, Nilton Esaki e

Fabio Fernandes Pimenta.

*VIII-TEMA: Sincronização de Cadastro Junta ComercialEquipe: Josafá Rodrigues Jacob, Pedrina Barros, Marly Rondon,

Nelson Alves e José Carvalho Mazini.

*IX- TEMA: Termo de Apreensão e Depósito Eletrônico

Equipe: Alexandre Monea, Jefferson Silva, Fernando Dias e José Ricardo Oliveira.


X-TEMA: PAC e PUC

Equipe: Fernando Gama, Potiara Barreto, Patricia Vilela, Marcos Daniel e Yara Sgrinholi.

XI-TEMA: GESEC

Equipe: Edir Barreto.

* Práticas mais valorizadas.


PRÁTICA:

Equipe envolvida

Programa

Alimentação Saudável

Julho-Novembro 2005


•Alessandra Carla Rinschete Benevides

•Ludmilla Gomes de Angelis

•Dione Campos Barros

Situação Antes da Implantação:

•Não existia programa aqui na sede.


OBJETIVO GERALDesenvolver ações de Educação Nutricional preventivas e curativas de

saúde, promovendo a reeducação alimentar e auxiliando na terapêutica de diversas doenças já existentes dentre os servidores.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Implantar e desenvolver ações sobre nutrição que contribuam para a

reeducação alimentar;Melhorar o estado nutricional;Reduzir os fatores de risco dos servidores (obesidade, hipertensão

arterial, diabetes, colesterol, etc);Monitorar periodicamente os servidores;Conduzir ao bem-estar geral e buscar a melhoria da qualidade de vida.


METODOLOGIA

• Questionário de avaliação inicial dos servidores;• Palestras educativas (reeducação alimentar, obesidade,

hipertensão arterial, controle do colesterol, triglicérides, diabetes);

• Consultas Nutricionais (prescrição de dietas, lista de substituições de alimentos, cartilhas informativas);

• Retorno e acompanhamento por telefone;• Monitoramento a cada 10 dias;• Pesquisa de satisfação e avaliação das ações.


Situação Após a Implantação:( resultados alcançados)

RESULTADOSFIGURA 1- Distribuição de 102 servidores fazendários participantes do

Programa de Alimentação Saudável (Julho-Novembro). Cuiabá, 2005.

45%

55%

SUGP

SETORES DIVERSOS


RESULTADOSFIGURA 2- Estado Nutricional de 102 servidores participantes do

Programa de Alimentação Saudável(Julho-Novembro). Cuiabá, 2005.

29%

71%

NORMALIDADE

ACIMA DO PESODESEJÁVEL


RESULTADOFIGURA 3- Características Clínicas de 102 servidores participantes do

Programa de Alimentação Saudável(Julho-Novembro). Cuiabá, 2005.

13%29% 32%

41%

75%

9%

0

20

40

60

80

100

1

Diabetes

Hipertensão arterial

Colesterol/TriglicerídeosConstipaçãointestinalSedentarismo

Ácido úrico


RESULTADOTABELA 1 - Classificação das informações recebidas (palestras e

consultas) pelos servidores durante o Programa de Alimentação Saudável (julho-novembro). Cuiabá, 2005.

0% 12%

88%

Nada acrescentaram

Proporcionouinformações novas eúteis

Sensibilizou / motivoua formação de bonshábitos alimentares


RESULTADO n %

Disciplina às orientações alimentares prescritas 62 61

Introdução do café da manhã em horário correto 43 42

Ingestão de refeições leves nos intervalos 52 51

Diminuição da quantidade de alimentos ingeridos 49 48

Aumento do consumo de frutas em geral 65 64

Aumento do consumo de vegetais folhosos e legumes variados 69 68


RESULTADO n %

Diminuição da ingestão de carboidratos 61 60

Diminuição de preparações fritas, c/ queijo e a milanesa 58 57

Substituição do açúcar pelo adoçante (quando indicado) 90 88

Diminuição do consumo de doces e guloseimas em geral 42 41

Utilização de temperos naturais e não industrializados 59 58

Diminuição da quantidade de óleo utilizada 75 73


RESULTADO n %

Melhora do ânimo e disposição para as atividades diárias 87 85

Perda de Peso (5 a 10% do peso corporal) 59 58

Segundo a Associação Brasileira para Estudos da Obesidade:

a perda de 5% a 10% do peso corporal reduz a chance de doenças

cardiovasculares, crônico-degenerativas e suas conseqüências.


SERVIDORES BEM SUCEDIDOS

• Servidor – Setor GCCFPerda de 15 kg (tempo de tratamento: 3 meses e meio)Controle da hipertensão arterialDisciplina total às orientações alimentaresPrática regular de atividade física (5X por semana);

• Servidora – Setor SUGTIPerda de 9 kg (tempo de tratamento: 3 meses)Controle do colesterol para níveis normaisPrática regular de atividade física (5X por semana)Reeducação alimentar.



Gerenciamento da Infra-Estrutura Tecnológica da SEFAZ-MT com Software Livre

Equipe envolvida:Equipe envolvida:

Jobson BottósSandro CamposRicardo CrudoCláudio ElautérioPaulo LandgrafVanderlei MartinsJosué SebastiãoEquipe de Redes (GERS)Equipe Remoto (GPRS)Equipe de Operação (GSUP)

PRÁTICA:

Agradecimento:Agradecimento:

SAPS

Comunidade Software Livre



Morosidade na resolução de problema

Alto custo sem o retorno necessário (cerca de R$ 8.000,00)

Falta de informações históricas

Forte dependência de Fornecedora de Serviço

Gerenciamento ineficiente da Infra-estrutura de TI



Agilidade na resolução de problemaAções pró-ativasSolução baseada em Software Livre (NAGIOS / MRTG)Informações históricasMaior cobrança com os Fornecedores de ServiçosMelhor acompanhamento da equipe de TIRedução de custosSolução adotada pela Central do EstadoMelhor gerenciamento do Parque Tecnológico com a utilização mais eficiente da infra-estruturaMelhoria no relacionamento das equipes e de outras unidadesCoerência com a Missão Institucional e com a Cidadania


INFRA-ESTRUTURAINFRA-ESTRUTURADE TIDE TI

AnalistasAnalistasGERS/GSUPGERS/GSUP

OperaçãoOperaçãoGSUPGSUP

TécnicosTécnicosGPRSGPRS

Fornecedores de ServiçosFornecedores de ServiçosUnidades FazendáriasUnidades Fazendárias

Evolução do volume de acessos à Internet do site da SEFAZ

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

180000

2002200320042005

Período

Vis

itant

es

Nível crítico


Gráficos Gestão

12 32 7 22 3050

250350350

700

1200

1500

108967 100

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

AGENFA's 12 32 96 108

UOF's/TRANSPORTADORAS 7 7 22 30

EQUIPAMENTOS INTERIOR 50 100 250 350

EQUIPAMENTOS SEDE 350 700 1200 1500

2002 2003 2004 2005

2734

4252

67

1422

30

42

55

01020304050607080

2002 2003 2004 2005 Prev 2005

Sist. Corporativos Sist. INTERNET


Gráficos de Gestão

185 Ativos de Rede192 Serviços


Gestão da Segurança da Informação no ambiente corporativo da SEFAZ-MT

Equipe envolvida:Equipe envolvida:•Jobson Bottós•Sandro Campos•Ricardo Crudo•Jairo Pottratz•Clelya Metello•Subcomitê de SI•Comitê de SI•Gerencias SASP

PRÁTICA:

Agradecimento:Agradecimento:

•SAPS

•Unidades SEFAZ(Assessoria de Comunicação, Assessoria Jurídica, Corregedoria, Planejamento, Materias/Patrimônio/Apoio, TI, Gestão de Pessoas, Tributário )



Alta contaminação de vírus em equipamentos

Falta de orientação quanto a segurança da informação

Utilização descontrolada dos recursos de informática

Falta de diretrizes e normas de segurança

Tratamento inadequado aos incidentes de segurança

Falta de mecanismos de detecção / proteção

Falhas constantes nos serviços informatizados



Fortalecimento da imagem do governo perante a sociedade e outras esferas de governoMelhor controle dos incidentes relacionados à segurança da informaçãoMenos recursos gastos com recuperação de dados e informações devido a incidentes Proteção quanto a fraudes, furtos, acessos indevidos, revelações não autorizadasUniformização da cultura de segurança da informação entre as unidades fazendáriasMelhores condições de oferecer serviços confiáveis e com validade jurídica para os contribuintesMaior responsabilidade no tratamento das informaçõesEquipe com profissionais capacitadosMetodologia e ferramenta para análise de riscosGestão em conformidade com normas nacionais e internacionais de segurança


Pontos Positivos:

Caso de sucesso na Revista Security Review (A Revista Nacional do Gestor de Segurança da Informação) Nº 03 julho/agosto 2005 – Ano I - Módulo SecurityCaso de sucesso na utilização da ferramenta Check-Up Tools para análise de vulnerabilidades;Criação de Comitê e Subcomitê Gestor de Segurança da Informação reunindo as áreas de Tecnologia, Gestão de Pessoas, Planejamento, Material e Patrimônio, Segurança, Imprensa, Assessoria Jurídica. Fato muito difícil nas organizações, principalmente na esfera pública;Palestras de divulgação e conscientização da Política de Segurança da Informação atingindo cerca de 1000 funcionários da SEFAZ-MT. Uma abrangência muito difícil de se conseguir em outros eventos que a própria SEFAZ-MT já promoveu;Criação de uma estrutura para gestão da segurança da informação, através da consolidação de uma Política de Segurança, Comitê Gestor para melhoria contínua. Fato inédito, na época, nos órgãos do Governo de Mato Grosso. E hoje, a Segurança da Informação está como atividade de rotina da Gerência de Redes e Segurança em TI da SASP/SUGTI;A SEFAZ-MT foi o órgão pioneiro na utilização de ferramenta para filtro de conteúdo de internet, restringindo o acesso da determinados sites da web, otimizando assim os recursos computacionais e assegurando a segurança dos equipamentos da rede interna;


Modelo de GestãoModelo de Gestãode Segurançade Segurança

Política dePolítica deSegurançaSegurança

Gerência deGerência deRisco / Risco /

Especificação deEspecificação deSegurançaSegurança

ImplementaçãoImplementaçãodede

SegurançaSegurança

MonitoraçãoMonitoração- Índices e Indicadores- Registro de Incidentes- Rotinas de Auditoria e Monitoração

- Diretriz- Normas- Procedimentos

- Estruturação do SO-Elaboração PlanoEstratégico de Segurança

-Implementaçãodas ações de segurança

- Checkup Tool- Metodologia deGerenciamento de Risco Topologia Implementação da alternativa

MêsNúmero de

visitas Páginas Hits Bytes

mai/05 222.284 4.127.563 12.925.345 50.31 GB

jun/05 246.260 5.813.082 56.085.131 225.56 GB

jul/05 292.494 6.988.534 70.193.878 275.25 GB

ago/05 307.014 7.340.742 73.167.853 285.05 GB

set/05 269.580 6.813.911 67.313.053 274.50 GB

out/05 17.142 457.540 4.418.544 18.07 GB

Total 1.354.774 32.429.081 286.314.808 1147.48 GB

Tempo Médio de Visita aos Serviços

21%

7%

6%

16%11%

12%

27% 0s-30s30s-2mn2mn-5mn5mn-15mn15mn-30mn30mn-1h1h+

P la ta form a 2 0 0 3 2 0 0 5W indows 9 8 5 5 .3 9 % 2 0 .0 4 %W indows 2 0 0 0 2 8 .5 4 % 2 2 .4 %W indows M E 5 .0 3 % 1 .0 4 %W indows 9 5 5 .0 1 % 0 .4 %W indows N T 4 .9 9 % 0 .3 5 %O u tros 0 .9 % 5 5 .5 6 %

% do Tota l d e H its

B ro wse r 2 0 0 3 2 0 0 5M icroso ft I n te rn e t E xp lore r 9 8 .9 1 % 4 4 .1 4 %N e tsca pe 0 .1 7 % 0 .2 8 %M S P ro xy/2 .0 0 .0 3 % 0 %O th e r N e tsca p e C om p a tib le 0 .0 6 % 0 .0 7 %G oo gle b o t /2 .1 0 .0 1 % 0 .0 1 %O utros 0 % 5 4 .9 %che ck_ h ttp /1 .1 .1 .1 0 .6 8 % 0 .5 4 %

% d o T o ta l H its

Acesso por página mai/05 jun/05 jul/05 ago/05 set/05 out/05

Página Principal 1.133.968 1.572.709 1.624.989 1.497.048 93.177

Menu Serviços 733.943 601.371 682.811 738.629 696.583 93.177

Verifica Link 340.266 523.261 476.059 494.866 26.643

IPVA 260.981 129.269 156.844 119.779 72.930 4.794

AIDF 12.597 28.848 101.003 216.880 330.467 11.271

EDI Fiscal 343.645 276.589 348.740 348.405 324.202 32.132

Acesso Contabilista 147.111 108.157 132.490 150.982 148.942 7.855

Acesso Funcionários 151.574 116.505 125.909 132.318 129.923 8.385

Cadastro Contribuinte 175.816 143.477 147.326 146.523 121.972 5.658

Conta Corrente ICMS 121.772 95.949 104.932 111.338 99.951 8.761

Garantido 2ª Via DAR-3 69.127 76.037 67.923 82.308 21.643

CND 68.853 52.876 78.729 70.682 76.018 3.979

Legislação Tributária 58.671 69.558 76.364 72.588 3.582

Gia-ICMS 63.971 76.959 87.443 109.380 71.765 2.846

Controle de Exportação 26.499 66.963 68.858 68.129 55.790 3.351

Baixar Dar de Arrecadação 38.536 39.672 49.504 45.752 4.519

Acesso Contribuinte 29.415 23.383 28.231 29.728 38.420 2.014

TAD 27.324 23.088 25.098 24.318 23.877 2.700

Total dos Serviços Críticos 2.163.501 3.384.002 4.369.651 4.561.930 4.383.402 336.487

% de Utilização Crítica 52,42% 58,21% 62,53% 62,15% 64,33% 73,54%

Total do Mês 4.127.563 5.813.082 6.988.534 7.340.742 6.813.911 457.540


PRÁTICA:

Equipe envolvida:

Luciana Kondo Otaque – GEPQ/SAPS/SUGTI

Robson Dolores Silva Dias – GSIG/SAPS/SUGTI

Silvia Mitsue Yamaguti – GSIS/SAPS/SUGTI

Valdemir Ferreira de Almeida – SAPS/SUGTI

Jobson Oscar Bottós - SUGTI

Versionamento de Projetos de Sistemas em Tecnologia da Informação da SEFAZ-MT


Situação Antes da Implantação:•As unidades encaminhavam as demandas de alterações, correções e desenvolvimento de novos Sistemas de T.I. para a SEFAZ-MT, segundo o surgimento da necessidade;

•Se houvesse técnico disponível, a demanda mais antiga tinha prioridade para o atendimento ou aquela que o Analista achava ser a mais importante ou aquela que o Gestor queria naquele momento, como conseqüência, existiam solicitações muito antigas. Ex: 2002;

•Se não havia técnico disponível, a solicitação era colocada como pendente até que um técnico pudesse atendê-la ou até que o Gestor solicitasse a sua priorização em detrimento de atividades em andamento;

•Gestor do Sistema que demandava a solicitação, não tinha como acompanhá-la, e não tinha previsão do seu atendimento;

•A insatisfação dos clientes da SUGTI em decorrência de tais problemas eram generalizadas;

•Atividades eram iniciadas e, muitas vezes, paralisadas para que outra atividade, prioritária naquele momento, fosse iniciada.


Situação Após a Implantação:( resultados alcançados)• Permitiu que o Gestor definisse quais demandas de projeto/sistema seriam priorizadas e entregues pela T.I.;

• Permitiu que o Gestor tivesse conhecimento das demandas do seu projeto/sistema que estavam sendo atendidas pela área de T.I.;

• Permitiu que o Gestor tivesse ciência dos prazos em que cada demanda seria disponibilizada, permitindo que ele pudesse planejar suas atividades em conseqüência desses prazos;

• Permitiu que o Gestor conhecesse os custos de cada versão a ser desenvolvida;

• Garantiu ao Gestor que nenhuma outra demanda, que não tivesse sido priorizada por ele, teria preferência no seu atendimento em relação às prioridades definidas na versão;

• Retirou da área de T.I. o poder de decidir o que era prioritário no projeto/sistema para a área de negócio do Gestor, retornando ao Gestor o seu poder de direito;

• Possibilitou à área de T.I. centralizar esforços para atender às demandas prioritárias, evitando que recursos sejam utilizados em demandas não prioritárias da área de negócio;

• Permitiu que a área de T.I. começasse a montar histórico de custo em métrica por FPA, conseqüentemente, medir o custo por tamanho, tecnologia e produtividade dos técnicos.


Gráficos Gestão a Vista:

Quantidade de Projetos com Custos Previstos Calculados

0

32

0

5

10

15

20

25

30

35

Antes Depois



Quantidade de Projetos Documentados - PDMS

14

32

0

5

10

15

20

25

30

35

Antes Depois



Quantidade de Documentos de Visão Assinados

14

24

0

5

10

15

20

25

30

Antes Depois



Quantidade de Protótipos Desenvolvidos e Aprovados

0

15

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Antes Depois



Quantidade de. C.I. de Evolução/Manutenção por Mês

160

95

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Antes Depois



Custo Médio de FPA por Tecnologia

R$ 80,14 R$ 81,58

R$ 239,28

0

50

100

150

200

250

300

NATURAL Qtde = 5

ASP Web(Microsoft)

Qtde = 2

JAVA Web Qtde = 18



COMPARATIVO DE CUSTO POR FPA DE PROJETOS EM JAVA

276,72

192,49

0

50

100

150

200

250

300

Projetos Terceirizados Qtde.: 10

Projetos Internos Qtde.: 8


PRÁTICA:GESTÃO DE CONTRATOS IOMAT

CORREIOS

Equipe envolvida:Alessandra Martins Drummond - Alvair Ferreira Carvalho-Andreia Ferreira - José Carlos S. do Carmo-Miguel Ortiz -João Bosco-Ciro Racene Pimentel -Maria das Graças-Irene Gregória -Victor Mauro-Paulo César - Poliana Ferreira-Marylene Elaine -Elivete C. Nery-Iara Mesquita -Danilo Rafael-Enilde Galli -Vinicius C. Lopes



-Falta de padronização na formatação dos textos encaminhados à IOMAT.

- Valor pago pelas tamanho dos textos encaminhados pelas unidades.

-Morosidade nas publicações em até 15 dias.

- Encaminhamento dos textos à IOMAT somente via disquete.

- Duplicação das publicações.

- Falta de Controle na conferência das Faturas.

IOMAT:


Situação Após a Implantação:( Resultados Alcançados):

- Padronização na formatação dos textos.

-Valor pago sobre o tamanho da matéria efetivamente publicada.

- Agilização e redução dos prazos para publicação: máximo 04 dias.

- Textos recebidos do interior via correio eletrônico.

- Medição das matérias publicadas e conferência minuciosa das faturas. Obs: o valor mensal da fatura corresponde ao nº de publicações no mês, em cm.( valor: R$ 5,00/cm).

IOMAT



IOMAT

R$ 225.697

R$ 169.202

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

IOMAT 2004 IOMAT 2005

REDUÇÃO DE FATURA DE 25,03%

IOMAT

2.088

2.852

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

IOMAT 2004 IOMAT 2005

AUMENTO DO Nº DE PUBLICAÇÕES EM

36,59%



- Falta de critérios na escolha do meio para o envio de correspondências e encomendas. ( sedex/malotes).

- Falta de análise pela GAA/GCAD dos motivos da devolução de correspondências pela ECT. ( C.C Fiscal/IPVA - em torno de 30.000 devoluções por mês).

- Postagem de correspondências e encomendas pessoais.

CORREIOS


Situação Depois da Implantação:

- Aumento do fluxo semanal de malotes .

- Definição de critérios por tipo de postagem: referência peso.

- Parceria entre GAA /GCAD/AGENFAS: atualização do cadastro dos contribuintes.

- Proibição de recebimento e postagem de correspondências pessoais.

CORREIOS


Gráficos Gestão a Vista:MALOTE/SEDEX - VALOR MENSAL PAGO

R$ 520.000,00

R$ 540.000,00

R$ 560.000,00

R$ 580.000,00

R$ 600.000,00

R$ 620.000,00

R$ 640.000,00

2004 R$ 634.290,80

2005 R$ 569.268,10

Redução Acumulada: 10%

OBS.: Houve um aumento de 20% no fluxo de Malotes e mais um aumento de 12,87% nas tarifas dos Correios



- Má estruturação do ambiente do trabalho.

- Servidores desestimulados.

- Baixa produtividade dos serviços.

- Alto índice de ausência de servidores.

- Atraso na distribuição de correspondências em até 15 dias.

GAA/SADAL


Situação Após a Implantação:( resultados alcançados)- Mudança de Lay-out.

- Aquisição de imobiliários.

- Desenvolvimento de sistemas por servidor do GAA.

- Satisfação dos Servidores da GAA, enquanto pessoas.

- Maior estimulo e aumento da produtividade em relação aos trabalhos a serem realizados.

- Mais agilidade nas entregas das Correspondências nas Unidades da SEFAZ.

- Redução de 15 dias para 07 dias e estabelecemos meta de 04 horas, nas entregas de correspondências, após recebimento do correio.

GAA/SADAL


GAA/SADAL

REESTRUTURAÇÃO

DA


GERÊNCIA DE APOIO ADMINISTRATIVO - GAA

ANTES E DEPOIS


ENTRADA PRINCIPAL DO GAA EM JULHO 2004

ENTRADA PRINCIPAL DO GAA ATUALMENTE

RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DAS CORRESPONDÊNCIAS NO MESMO AMBIENTE, EM JULHO DE 2004.

RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DAS CORRESPONDÊNCIAS, ATUALMENTE.

DISTRIBUIÇÃO

DAS

CORESPONDÊNCIAS


FALTA DE ESTRUTURA PARA ORGANIZAÇÃO DOS MALOTES.

ANTES

ATUALMENTE

DESORGANIZAÇÃO DOS AMBIENTES.

ANTES

ATUALMENTE

DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE CONTROLES INTERNOS .


SISTEMA DE CONTROLE

DE

MALOTES.


CONTROLE DE MALOTES (ANTES)

CONTROLE DE MALOTES (ATUALMENTE)

CONTROLE DE MALOTES (ANTES)

CONTROLE DE MALOTES (ATUALMENTE)

SISTEMAS DE CONTROLE

DE

DOCUMENTOS INTERNOS.


CONTROLE DE DOC. INTERNOS (ANTES)

CONTROLE DE DOC. INTERNOS (ATUALMENTE)

SISTEMA DE CONTROLE DE CORREIOS

(CORRRESPONDÊNCIAS SIMPLES, AR E SEDEX).


ANTES

NÃO HAVIA QUALQUER TIPO DE CONTROLE;

( NEM DE ENTRADA E NEM DE SAIDA)


CONTROLE DE CORRESPONDÊNCIAS (ATUALMENTE)

ATUALMENTE

PRÁTICA:

Plano de Capacitação da SEFAZ-MT

•Levantamento das Necessidades de Capacitação - LNC: Execução do LNC – formulário Individual e Gerencial;

•Elaboração do Plano de Formação e Capacitação;

•Execução do Plano de Formação e Capacitação;

•Avaliação dos Resultados.

Equipe envolvida:

José Carlos Ferreira da Silva

João Carlos Falcão Batista

Josélia Santana Galvão Pizzolo

Márcia Freire da Silva Oliveira

Rita Márcia de Andrade Justino

Julio Leite Junior

José Mário Gonçalves de Oliveira

Ivan Leite Louredo

Jacqueline Lopes Ambrósio de Souza

Meguie Kaline do Couto


Histórico: a) Até o ano de 1990 : a capacitação dos funcionários da SEFAZ acontecia de forma isolada, ou seja, alguns cursos eram oferecidos pela ESAF ou o próprio funcionário investia em seu aprimoramento profissional.

B) Em 1991, a equipe que administrava a SEFAZ buscou soluções para os problemas existentes a época, onde muitos erros cometidos tinham como causa a falta de conhecimento, sendo sugerido pelo FTE Waldir Sebastião Maciel a criação do Centro de Treinamento Fiscal .


c) Em 1996 : com a implantação do sistema de administração pela qualidade total na SEFAZ-MT, a Escola teve como desafio ser um dos principais instrumentos do êxito da política fazendária;

d) Em 1999 : com a vinda do PNAFE , intensificaram-se programas de desenvolvimento dos colaboradores, pois para alcançar a Modernização Administrativa a Secretaria precisava de profissionais capacitados, preparados e motivados.


e) Entre 2000 e 2002: Até então, as unidades previam eventos de capacitação e a Escola executava . A partir de então, a Escola passou a encaminhar às Unidades Gerenciais um Formulário de Projeção de Demanda de Capacitação e o procedimento operacional padrão para preenchimento do mesmo. Desses formulários, desenhava-se o plano de capacitação para o próximo ano. Cada unidade reservava recursos financeiros para a realização dos cursos no seu orçamento.

ESTADO DE MATO GROSSO

SECRETARIA DE FAZENDA SUPERINTENDÊNCIA DA ESCOLA FAZENDÁRIA

Missão da Escola Fazendária:

“Promover e real izar a formação dos servidores da SEFAZ com o

objetivo de fortalecer a Gestão Fazendária ”. 1 UNIDADE DEMANDANTE:

PROJEÇÃO DE DEMANDA DE CAPACITAÇÃO PARA 2003

2 Missão da Unidade: 3 Produto:

4 Metas a serem atingidas:

5 ECESSIDADES/DIFICULDADES

DETECTADAS 6 IDENTIFICAÇÃO DA

CAPACITAÇÃO 7 SUGESTÃO DE CONTEÚDO 8 CLIENTELA ALVO:

OCUPAÇÃO:

QUANTIDADE:

9 PERÍODO DE REALIZAÇÃO

10 LOCAL DA REALIZAÇÃO:

11 CARGA HORÁRIA:

12 CUSTO ESTIMADO (R$):


f) A previsão era superestimada em recursos e número de horas aula por servidores. g) Os cursos fechados e planejados nem sempre eram executados por não representarem realmente as lacunas de conhecimentos dos colaboradores e acabavam sendo transformados em compra de vagas, ou o Recurso Financeiro era utilizado com outra finalidade.h) As compras de vagas para fora do Estado eram a modalidade preferencial de execução de capacitação.

Situação após 2003:

-Por determinação da administração estratégica , os recursos foram centralizados nas unidades responsáveis pelos planos de aquisição. A Escola ficou responsável por todos os eventos e recursos de capacitação;-Foram estabelecidos critérios e limites para participação fora do Estado e procedimentos padrões para sua realização;- Definiu-se novo formulário de LNC cujo preenchimento passou a ser facilitado pessoalmente junto à unidade pela equipe técnica da GEF;- Oportunizou-se a participação do servidor no LNC com preenchimento de formulário disponível na rede e também aplicado à turmas de alunos do interior;-As demandas estão sendo atendidas pela GEF e Escola de Governo.- A SAD e Escola de Governo , com consultoria elaboraram modelo de LNC, que a GEF adaptou e que passou a servir de parâmetros para os demais órgãos ( já apresentamos em dois eventos) ;


Informações que a equipe técnica deve dispor antes de iniciar o LNC:

Políticas e Diretrizes de Capacitação do Governo e do Órgão

Organograma , Negócio e produtos da organização por unidade

Lotacionograma por unidade,

Perfil Profissional ( competências básicas – por cargo, competências técnicas – requeridas para desenvolver os produtos da unidade ( Matriz de negócios ou Regimento interno),


Informações que a equipe técnica deve dispor antes de iniciar o LNC:

Desempenho exigido e desempenho atual( avaliação de desempenho), cursos realizados e participantes ( últimos anos)

Indicadores de capacitação em relação ao mercado e em relação aos dados históricos da organização (recursos disponibilizados em relação à folha de pagamento; custo por aluno com compra de vaga; custo por aluno em curso fechado; custo hora/aula por instrutor; carga horária por aluno/ano; servidores capacitados por ano, por cargo, por área; etc)

Situação após 2003:Informações que deverão ser obtidas junto às unidades: . Problema a ser resolvido ou competência a ser mantida ( vinculado ao produto); . Competência a ser mantida ( vinculada ao perfil do cargo) ; . Melhoria a ser implantada (vinculada ao produto ou meta do PTA);. Desenvolvimento a ser implementado ( perfil profissional e diretrizes estabelecidas);. Objetivos e Resultados esperados ;. Tipo de evento ; Indicação de Instrutor; Carga horária sugerida; período e data; . Conteúdo básico;. Relação de participantes; entre outros .

Diretrizes Gerais de Capacitação SEFAZ/SUGP/SADP/GEF- a partir de 2003 :

•Focar a capacitação para o desenvolvimento operacional (as atividades fim das unidades) – servidores mais diretamente envolvidos com o contribuinte;•Priorizar os cursos Fechados, a serem executados na Escola Fazendária;•Executar prioritariamente os eventos com instrutores internos;•Dar prioridade para os eventos do interior (Agenfas e Postos Fiscais);

Diretrizes Gerais de Capacitação SEFAZ/SUGP/SADP/GEF- a partir de 2003 :

Diretrizes para participação de eventos fora do Estado- compra de vagas:

– Somente 2 participantes por evento, que atuem diretamente com o produto, no máximo 6 pela SEFAZ;

– O curso deverá estar vinculado à solução de um problema ou melhoria;

– Deverão estar alinhadas com os produtos novos e melhoria de produtos existentes, previstos no PTA;

– Vinculado à parecer favorável pela GEF, a partir de critérios padronizados na SEFAZ;

– Limitação de vagas por área com prioridade para as áreas fim;

1- Descrever os problemas ou melhorias que poderão ser solucionados ou implementados com capacitação . ( No caso de melhorias citar o projeto do PTA)

a) Descrição:

b) Conseqüências:

c) Custos ( em R$) :

c.1- Descrever a fórmula do cálculo:

d) Produto ao qual se vincula:

e) Quantidade de Servidores que precisam ser capacitados: ( ) Efetivos:....... ( ) Cepromat :........ ( )Comissionados : ....... ( ) Outros órgãos:...... * ( )Estagiários :...... * ( )Terceirizados:...... f) Total de vagas para a área ( exceto estagiários e terceirizados) :..............

2- Tipo de solução indicada: ( ) Curso fechado ( ) Compra de vagas ( ) Visita Técnica ( ) Treinamento em Serviço ( ) Seminário ( ) Outro -Qual :.......................3- Objetivo geral do curso (resultados esperados):

4- Objetivos específicos (o que é esperado do aluno após o curso :

5- a) Conteúdo programático do curso:

Sugestão de conteúdo/ curso:

b) Área - ( ) Tributária ( ) Informática

( ) Jurídica ( ) Comportamental

( ) Contábil e Financeira ( ) Gestão de Pessoas

( ) Gestão administrativa ( ) Outros- Qual?

6-Carga horária sugerida:..............horas. Período : ( ) Matutino ( ) Vespertino ( ) Integral

7- Sugestão de instrutor : ( ) Interno - Sugestão de nome:........................................................................................................... ( ) Externo - Sugestão de nome:............................................................................................................ Dados sobre o instrutor: Endereço:........ Telefones:8- Nível de avaliação dos participantes: ( ) Reação ( ) Aprendizagem ( ) Transferibilidade ( ) Resultados ( ) ROI - Custo Benefício

9- Responsáveis pelos dados:Da unidade:.....................................................................................Telefones:

Assinatura:

Da GED:.........................................................................................Telefones:

Assinatura:

GED-EXECUÇÃO DE CAPACITAÇÃO-COMPRA DE VAGAS(FUNGEFAZ) DE CAPACITAÇÃO: CURSOS, VISITAS TÉCNICAS, SEMINÁRIOS, PALESTRAS, CONGRESSOS, ETC...(INSCRIÇÕES, DIÁRIAS, PASSAGENS)

INÍCIO

UNIDADE DEMANDA NECESSIDADE DE CAPACITAÇÃO, ELABORA CI PADRÃO - COMPRA DE VAGAS , ENCAMINHA-A ASSINADA , PARA A GED

MACROFLUXOMACROFLUXO PROCEDIMENTOS

CI CONTÉM TODAS AS INFORMAÇÕES?

GED ANALISA A SOLICITAÇÃO

GED ELABORA E NUMERA TR , EFETUA PRÉ INSCRIÇÃO E RESERVA DE HOTEL , ELABORA OS’S (modelo novo) DE DIÁRIA E DE PASSAGEM

PARECER FAVORÁVEL?

S

N

S

1-Verificar na Planilha de Execução Orçamentária de Capacitação (Rogério) se a área tem saldo em compra de vagas, conforme tipo e nº de pessoas estabelecidos pelo comitê, 2-Ver se o servidor está lotado na unidade.3-Ver no CAPEFF (Paulo) se servidor não ultrapassou 80 hs e se não fez curso similar,4-Verificar Planilha de Controle de Pendências de Eventos( Beth), se não há pendências do servidor em eventos anteriores ( entrega de certificados, material didático ,monografias, termo de compromisso, relatórios para socialização, cumprimento em carga horária , desistência sem justificativa, avaliação de eventos; etc.)5-Ver na Matriz de negócios da Unidade se o evento está relacionado com seus produtos6-Verificar no Banco de Fornecedores de Capacitação (Rodrigo) oferta e custo de cursos/eventos no mercado local , bem como alternativas de outros locais 7-Verificar se os resultados esperados são compatíveis com os conteúdos do evento (CI e Folder) 8-Verificar se é do SIAT, que será atendido pelo PNAFE pois o TR é diferente.

N

1- Verificar se CI ( padrão) de solicitação, que servirá para preencher dados de TR e OS , está assinada pelos superiores (Sistemas: até a do Superintendente; no DASA até a do Secretário) ,2- Ver se tem o “ nada consta “da GTC; a justificativa e resultado esperados;4- Conferir dados do servidor e do evento;5- Verificar folder ou cópia : conteúdo do evento, CNPJ da entidade ,condições e preço, Agência, Banco e conta corrente para pagamento, endereço.

1

1- Elaborar e numerar TR na GED , (ver TR Modelo de Compra de vagas), em 03 vias, 2- Elaborar OS’s para diária e passagens em 04 vias, uma para GED, uma para GAA e duas para GEOR3- Efetuar pré inscrição, ( contactar unidade para alertar sobre reserva de hotel)4-Tirar 02 cópias dos documentos vindos da unidade ( CI e folders), 5- Preparar 03 vias contendo: TR, OS, documentos da unidade(CI , folders), uma para GED, uma para GAA e uma para GEOR, sendo os originais para GEOR com duas vias da OS.

Evento/ ano 2002 2003 2004 2005

Eventos Participantes Eventos Participantes Eventos Participantes Eventos Participantes

Cursos Fechados 215 1929 92 1667 55 1321 50 1294

Compra de Vagas 32 357 7 18 12 16 9 15

Total

Total sem repetição

247 2286

980

99 1685

1097

67 1337

919

59 1309

962

2002 2003

PLAN (R$) EXEC (R$) PLAN (R$) EXEC (R$)

3.6 MI 1.5 MI 1.3 MI 451 MIL

NR SERV CAP.

980

NR SERV CAP.

1097

2004 2005

PLAN (R$) EXEC (R$) PLAN (R$) EXEC (R$)

845 MIL 600 MIL 1,076 MI 671 MIL

NR SERV CAP.

919

NR SERV CAP.

962

Superintendência Adjunta de FiscalizaçãoGerência de Controle Digital do Trânsito

Gerência de Fiscalização de Mercadorias em Trânsito

Termo de Apreensão e Depósito EletrônicoTAD-e

Agosto/2005


Gerência de Fiscalização de Mercadorias de TrânsitoPrincipais Características TAD Manual TAD EletrônicoTempo de Prenchimento 10 mim 3 mim

Número de vias 04 (frente e verso) 03 vias (02 posteriormente)

Valor da Base de Cálculo Acima de R$ 500 Qualquer valor

Remetente / Destinatário

Diversos em um único TAD

01 TAD para o mesmo rem. e dest.

Gerenciamento Digitação no SISTAD Internet (relatórios / consulta)

Cobrança dos Pendentes

Atraves de documentação

Utilizando informações disponíveis

Produtividade Servidor Não mensurável Consulta por Servidor,

UOF, período, etc


Gerência de Fiscalização de Mercadorias de Trânsito

Demonstrativo do Número de TAD's Lavrados

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

2004 2.354 3.449 4.928 4.098 5.577 5.328 4.446

2005 4.111 4.886 7.359 9.845 11.636 11.611 10.415

JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL



58.665

116.364

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

2004 2005

Projeção Anual de Quantidade TAD's Emitidos - Dez/2005

CRESC. DE 98% SOBRE

2004



• TAD-e Versão II• Indicação automática do Unidade de Operativa de Fiscalização

emissora, de acordo com o cadastro do Servidor na escala de serviço;

• Enquadramento padronizado de acordo com a infração, importando enquadramento legal e penalidade prevista;

• Indicação obrigatória das notas fiscais enquadradas no Regime Especial de Fiscalização, evitando a geração indevida de boleto (ICMS Garantido Integral, Diferencial de Alíquota, etc);

• Possibilidade de inclusão de várias bases de cálculo (diferentes alíquotas, reduções de B.C. etc)



• Indicação do Código de Receita do DAR para regularização do TAD;

• Geração automática do DAR para o respectivo TAD, podendo ser impresso em qualquer ambiente (Posto Fiscal, Agenfa, internet livre);

• Administração dos níveis de acesso, inclusive com data, de acordo com o Servidor (gerencial, operacional, consulta, administrador, etc);

• Registro de todas as medidas judiciais utilizadas para liberação dos TAD’s lavrados, para gerenciamento na AJUT;


Gerência de Fiscalização de Mercadorias em Trânsito

Fim

GOVERNO DE MATO GROSSOSECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA

SUPERINTENDÊNCIA ADJUNTA DE INFORMAÇÕES DO ICMS

GERÊNCIA DE GESTÃO DO CRÉDITO FISCAL

SISTEMA PAC/PUCPAC- PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO DE CRÉDITOPUC- PEDIDO DE UTILIZAÇÃO DE CRÉDITO

Quem Requer

• UTILIZADO NA CONCESSÃO DE CRÉDITOS PARA CONTRIBUINTES PRODUTORES E COM/IND, QUE NÃO TEM APURAÇÃO EM CONTA GRÁFICA

Procedimentos

• PROCEDIMENTO MANUAL, ONDE O CONTRIBUINTE ENTREGA TODA A DOCUMENTAÇÃO NA AGENFA E ESTA PODERÁ DEFERIR DE PLANO OU NA MAIORIA DOS CASOS, ENCAMINHA PARA GERENCIA DE CRÉDITOS, ANALISAR;

Agenfa

• UMA VEZ DEFERIDO O CRÉDITO, A AGENFA FAZ O CONTROLE MANUAL DOS CRÉDITOS AUTORIZADOS (AGENFA,GGCF E OUTRO)

Desvantagens

• O PROCESSO LEVA TEMPO• É CUSTO PARA A ADMNISTRAÇÃO • É FACTÍVEL DE ERROS • RISCO DE FRAUDE • NÃO APROVEITA AS INFORMAÇÕES DO

BANCO DE DADOS DA SEFAZ -MT

GOVERNO DE MATO GROSSOSECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA

SUPERINTENDÊNCIA ADJUNTA DE INFORMAÇÕES DO ICMSGERÊNCIA DE GESTÃO DO CRÉDITO FISCAL

• SISTEMA PAC/RUC

• PAC - PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO DE CRÉDITO• RUC - REGISTRO DE UTILIZAÇÃO DE CRÉDITO

Objetivo

• VISA DAR MAIOR CELERIDADE E TRANSPARÊNCIA AO PROCESSO DE LIBERAÇÃO DE CREDITOS

Procedimentos

• O CONTRIBUINTE ACESSA O SERVIÇO ‘INTERNET’ E FAZ A SOLICITAÇÃO ON-LINE

• ESSAS INFORMAÇÕES FICARÃO DISPONIVEIS NO SISTEMA. A DOCUMENTAÇÃO DEVERÁ SER ANALISADA, PARA O DEFERIMENTO DO CRÉDITO OU NÃO

• COM A FIGURA DO ‘RUC ELETRÔNICO’, DISPENSA-SE O CONTROLE MANUAL DE UTILIZAÇÃO DOS CRÉDITOS

Vantagens

• PROCESSO CÉLERE • CUSTO MENOR – AGILIDADE MAIOR • MENOS FACTÍVEL A ERROS E FRAUDES • INSTRUMENTO DE GESTÃO DE CRÉDITOS (CONTROLE DE CRÉDITOS CONCEDIDOS E

UTILIZADOS) • INTERAGE COM OUTROS BANCOS DE DADOS DA

SEFAZ-MT

Apresentação Seminário de Boas Práticas 2005

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