1. Contedo: 1. Legislao brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermedirios. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicao de instrumentos de classificao e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes fsicos: teoria e prtica. 4. Conservao preventiva de documentos em arquivos: poltica, planejamento e tcnicas. Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto,a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis. Esses profissionais vm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes, no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao arquivstica. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo. O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de microfilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos. E ainda de sua competncia elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de tratamento funcional da documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnicocientficas de instituies pblicas, privadas e organizaes no governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da evoluo das tecnologias da informao, com vistas implementao de informao. A legislao brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.

2. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. A Constituio Federal de 1988 e particularmente a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, delegaram ao Poder Pblico estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - ns 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de maro de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as aes visando consolidao da poltica nacional de arquivos devero ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel 3. segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. 4. CAPTULO I Dos Arquivos Privados Art. 1. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 5. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico- jurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 2. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 6. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos. Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados. O Valor da Informao 7. Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de quantific-Io, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao. Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso:baseia-se na utilizao final que se far com a informao; valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; valor de propriedade,que reflete o custo substitutivo de um bem; valor de restrio,que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pais ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: ser enviada pessoa ou ao grupo certos; na hora certa e no local exato; na forma correta. 8. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: identificao de custos; entendimento da cadeia de uso; incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; diferentes expectativas e percepes dos usurios; fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor. 9. Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais. 10. Diviso de documentao por natureza: Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom) 11. 4. Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial. GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos. A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao. 12. comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional. Documentao de Nvel Estratgico a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia. Documentao de Nvel Ttico a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros. Documentao de Nvel Operacional a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros. Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja: 13. 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; 2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em: 1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; 2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc. Equipe de trabalho A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos estar, com certeza, aqum do desejvel. importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas. Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, 14. pois orienta quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de outras reas. O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite e o uso. A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto. O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados 15. no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho da gesto. Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto - agilidade na recuperao das informaes, racionalizao da massa documental, economia de espaos fsicos destinados guarda de documentos e reduo dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios arquivsticos no trato das informaes registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se encontra na resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo especfico da gesto, freqentemente o domnio fsico de um conjunto de documentos ou o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos "arquivos", geram ou so usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios. O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situaes. Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes, no mesmo? Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo 16. para citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a documentao produzida ou recebida por instituies governamentais de mbito federal. E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a origem da palavra, que ainda no est esclarecida. H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio dos registrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatro grupos, de acordo com: 17. - a natureza da entidade que os criou; - os estgios de sua evoluo; - a extenso da sua ateno; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. 18. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: 19. ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo? Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; - histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias; 20. - relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; - certides de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso: Documento Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles serem classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados. importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias. Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO- de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. ULTRA-SECRETO- seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de 21. Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). SECRETO-seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra- secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. CONFIDENCIAL -seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. RESERVADO-seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - anlise dos dados coletados; - planejamento; - implantao e acompanhamento. 22. Levantamento de dados Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao. Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio). Anlise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento 23. Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros. Posio do arquivo na estrutura da instituio Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que tenham como matria-prima a informao. Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. Centralizao Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar. 24. Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completos; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos. A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho. Descentralizao desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios: - centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; - descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.- de comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. 25. a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc. Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes designe um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc. Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativo da instituio. A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada. Coordenao 26. Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Escolha de mtodos de arquivamento A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero. Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando: Braslia Rio de Janeiro So Paulo Aguiar, Celso Bareta, Haydde 27. Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Sllos, Zilda Silva, Ana Maria jan. a jul. de 1980 ao. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica. Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo nmero de controle que lhe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir lhe servir de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos e formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da instituio. RECURSOS HUMANOS Formao e regulamentao profissional O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organizao. 28. Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificao dos papis. Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis. Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio, fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e racionaliza o trabalho. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializado nas tcnicas de arquivo. "Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies. O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de arquivos, e a do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei n 6.546, regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalaes e equipamentos 29. De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras. Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Frana, tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A realizao do trabalho arquivstico. Material de consumo Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funes, conforme veremos em seguida. Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. 30. Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim. Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio. Quanto sua funo, a guia pode ser ainda: - primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; - secundria - indica uma subdiviso da primria; - subsidiria - indica uma subdiviso da secundria; - especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia. O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante. Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em: - individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronolgica; - miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente 31. O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites: - economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias); - convenincia do servio (arrumao racional); - capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurana); - distino (condies estticas); - resistncia (conservao). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes. Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados. Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimenses, onde so guardados os documentos. Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha). Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes. Caixa de transferncia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais. 32. Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo- esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas comportam grande nmero de fichas. Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. Constituio de arquivos intermedirios e permanentes Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica. As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentao. Recursos financeiros 33. Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno. sensibiliz- los Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem a importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantao. Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organizao. Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do pessoal diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande parte, o xito desses servios. A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omisses que venham a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e instrues que iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho atravs dos tempos. 34. Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles: - apresentao, objetivos e abrangncia do manual; - informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao e subordinao; - organogramas e fluxogramas; - concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia; - detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices; - tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado. Por ser o arquivo uma atividade dinmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender alteraes que surgirem como decorrncia da evoluo da prpria instituio. Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decises das administraes etc. No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar. Devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e movimentao 2. Expedio 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Emprstimo e consulta 4.1 Protocolo 35. No que se refere s rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alteraes indicadas para cada caso: 4.1.1 Recebimento e classificao 4.1.2 Registro e movimentao Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. Agora pense: que tratamento voc acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda no vai abrir e nem registrar a carta porque contm a anotao pessoal, indicando tratar- se de uma correspondncia particular. A carta ser encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, no h qualquer preocupao com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Fernanda tambm no precisa registr-los, porque no so documentos oficiais. Eles devem ser distribudos aos funcionrios e, aps serem lidos, podem ser jogados fora. J os envelopes entregues pelo mensageiro so correspondncias oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, Assessoria jurdica, de acordo com os procedimentos adotados pela administrao. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa controlado e, s aps cumprirem suas finalidades, que so arquivados. Muitos deles at podem aguardar decises e prazos j nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no prprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos empresa j deve haver uma preocupao com o seu possvel arquivamento. O tcnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificao que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetir mais tarde, quando for arquivado. 36. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os servios de recebimento, registro, controle de tramitao (distribuio e movimentao) e expedio da correspondncia, no podem ser desvinculados dos servios de arquivamento e emprstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitao e expedio de correspondncias constituem os servios de protocolo. E as atividades de arquivamento e emprstimo de documentos so os servios de arquivo. Ento, no podemos separar os servios de protocolo dos servios de arquivo. Da ser comum, na estrutura organizacional das instituies, a existncia de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicao ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Em relao aos servios de arquivo e protocolo, importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execuo devem ser criados pela prpria instituio, obedecendo a um critrio adequado s suas caractersticas. No podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir. SERVIOS DE PROTOCOLO Observe este ofcio: Para:Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, nossa empresa Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e anlise, cpia do Balano Patrimonial de Este ofcio, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribudo, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro. Na diretoria, a secretria recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles especficos do rgo e encaminhou-o ao diretor. Esse, aps conhecer o teor do ofcio, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe anlise e parecer. Concluda a solicitao, o assessor retornou o documento com o parecer sua chefia que, aps analisar, pediu algumas providncias, dentre as quais a expedio de uma resposta Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentao sua secretria - ofcio, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. 37. A secretria registrou a sada do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. Veja que o ofcio passou por vrios setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o servio de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuio e movimentao; expedio de correspondncia. E como esses servios de protocolo funcionam? Que procedimentos so adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficincia? Rotinas de recebimento e classificao Cada instituio precisa criar suas prprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificao de documentos so: - Recebimento da correspondncia chegada empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mos. - Separao da correspondncia oficial da particular. Distribuio da correspondncia particular. - Separao da correspondncia oficial de carter ostensivo das de carter sigiloso. - Encaminhamento da correspondncia sigilosa aos seus destinatrios. - Abertura da correspondncia ostensiva. - Leitura da correspondncia para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existncia de antecedentes. - Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o setor encarregado de registro e movimentao informar onde se encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. - Interpretao da correspondncia e sua classificao de acordo com o cdigo adotado pela empresa e definido pelo arquivista. 38. - Carimbo do documento no canto superior direito (de preferncia com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do nmero, escrevemos para onde o documento ser encaminhado (destino) e o cdigo atribudo a ele, quando foi classificado. - Elaborao do resumo do assunto tratado no documento. - Encaminhamento dos papis ao setor responsvel pelo registro e movimentao. Rotinas de registro e movimentao Esse servio funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos. Ali os documentos chegam e so encaminhados aos setores, so devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem: - Preparao da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos trs para seu conhecimento e verificao de como so preenchidas. Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo ou nmero de classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte denominada dstribuo, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento. - Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes, devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redstribuio, deve ser feita atravs do setor responsvel pelo registro e movimentao. - Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia 39. - Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo. - Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do novo destino nas respectivas fichas. - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Rotinas de expedio Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa: - Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de origem, aps a expedio. - Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas. - Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias. - Separao do original das cpias. - Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos. - Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa: Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo. E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio. 40. Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que necessrio. E o que compreende cada uma dessas atividades? Arquivamento da documentao Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses documentos so classificados? Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os documentos. Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses mtodos de arquivamento variam cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e consultas aos funcionrios e setores da empresa. Emprstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes j no ouvimos algum dizer: - ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO. So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que no vamos mais precisar. Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o recebimento da documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperao rpida e completa da informao. Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o emprstimo e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles precisarem. Essa uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. 41. Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: - Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores. - Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com segurana, onde ele se encontra. - Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo, juntamente com a guia-fora. - Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica, do mais atual para o mais antigo. - Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for devolvida no prazo estipulado. Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentao ao setor. - Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante. - Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). - Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: - Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento Como afirmamos anteriormente, a preocupao maior de quem faz arquivos no apenas arquivar, mas tambm localizar as informaes arquivadas no instante em que forem solicitadas. A forma de consulta ou recuperao de uma informao arquivada uma das primeiras preocupaes que deve ter a secretaria, unia vez que sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto, necessita de alguns conhecimentos tcnicos e outros relativos empresa a que serve, 42. como: tipos fsicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que tratam etc. Tecnicamente, o sistema de arquivamento o conjunto de princpios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser: Direta: quando a informao recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada. Indireta: quando a localizao de uma informao feita inicialmente atravs da consulta a um ndice e posteriormente no local arquivado. Semi-indireta: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma tabela. Como escolher o sistema adequado? Para acertar, antes de mais nada necessrio o trabalho de anlise e planejamento. Somente atravs do levantamento dos dados sobre a instituio qual o arquivo servir, pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localizao de informaes. Por exemplo, podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento s podem ser empregados em arquivos onde os documentos so de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de ndice para a localizao dos documentos, resguardam mais a documentao e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usurios buscam as informaes sem a orientao de uma pessoa, mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxili-los. Mtodos de arquivamento Mtodo de arquivamento um plano preestabelecido de colocao dos documentos que visa A facilidade de guarda e pesquisa. Os mtodos de arquivamento esto relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem mtodos especficos que a ele se adaptam. Tanto na organizao de arquivos como na de fichrios, os elementos a serem considerados nos documentos, para efeito de classificao, so: Nome (do remetente, destinatrio ou da pessoa a quem os documentos se referem). Local (de expedio ou recebimento dos documentos). Data (de elaborao, validade ou referncia dos documentos). 43. Assunto(s) (contedo ou argumento dos documentos). Nmero (de ordem, cdigo etc.). A escolha de um ou mais elementos determinar a estrutura de organizao de um arquivo, respeitando-se o grau de importncia e freqncia com que so solicitados. No trabalho secretarial, os mtodos de uso mais comum so: Alfabtico. Geogrfico. Numrico (simples, cronolgico, decimal Por assuntos. Mtodo alfabtico Consiste na organizao do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que ser registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificao) e depois colocado em seqncia alfabtica. As pastas ou fichas so dispostas no arquivo segundo as determinaes das normas de alfabetao, separadas pelas guias alfabticas que orientao a consulta. O nmero e o tipo de guias a serem utilizadas dependero do volume de documentos a serem organizados. A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente. Alm das pastas individuais, utilizam-se tambm as pastas miscelneas, para agrupar correspondentes avulsos. Recomenda-se um mximo de