Trabalho Interdisciplinar Dirigido IV – Sistemas de Informação – Centro Universitário UNA – 11/2010

PROCESSOS AUXILIADOS POR COMPUTADOR: DESENVOLVIMENTO DE FERRAMENTAS.

GE.DOC’s – Gerenciador Eletrônico de Documentos

CENTRO UNIVERSITÁRIO UNA Sistemas de Informação

2º Ciclo – Módulo B TIDIR IV Professora: Cinthia Mara Neves

Alan P. Bambirra, Carlos Eduardo O. Viana, Daniel Weslley C. Rodrigues, Ernani César P. dos Santos,

Gislaine R.Novais, Maria Raquel Torres Teixeira, Tiago Fabri Brenck, Yuri Giovani Dias Dornelas.

Resumo

Diante do tema apresentado para a execução do TIDIR IV - Processos auxiliados por computador: Desenvolvimento de Ferramentas, foi densenvolvido um software gerenciador eletrônico de documentos. Como a localização de documentos é uma tarefa que, às vezes, demanda muito tempo, devido à grande quantidade e o armazenamento de forma desorganizada, foi desenvolvido um software para ser uma ferramenta de auxílio, documentação, organização e localização de documentos em um repositório central, a partir de uma hierarquia definida e de diversos critérios de pesquisa.

Palavras Chaves: GE.DOC’s, Gerenciador

Eletrônico de Documentos, Ferramenta para Pesquisar Documentos.

1 INTRODUÇÃO

O GE.DOC’s é um sistema de gerenciamento de documentos para controle de projetos de softwares. Nele, documentos são armazenados dentro de um repositório central, que disponibiliza ferramentas para a localização, controle de acesso e rastreabilidade dos arquivos gerados. Todo projeto de software produz documentos que descrevem desde a necessidade informada pelo usuário até a finalização do projeto. Esses documentos, tais como o documento de requisitos, diagramas de casos de uso, diagramas de classes, diagramas de sequência, diagramas de atividades, etc., auxiliam na criação do software e ficam muitas vezes desorganizados, perdendo o controle de quais documentos são mais recentes. No decorrer do projeto, esses arquivos sofrem inúmeras modificações. A proposta apresentada nesta pesquisa não foi só criar um meio eficiente e seguro de armazenamento organizado, mas

também um controlador de versões, ou seja, cada alteração feita em um determinado arquivo foi descrita detalhadamente. O usuário pode identificar quais arquivos foram alterados, quantas vezes, e o responsável pela alteração, além de ter acesso a versões antigas e poder restaurar um backup que contenha um arquivo que foi perdido. Dentre os principais objetivos do GE-DOC’s pode-se destacar: - Organizar todos os documentos utilizados em um projeto, independente de sua extensão ou tamanho, em um único local; - Evitar duplicidade de documentos; - Permitir um controle de acessibilidade para os usuários, com restrições de acessos; - Agilizar a busca por documentos; - Permitir Backups de segurança; - Permitir a visualização do histórico de edição das versões dos documentos e seus respectivos autores.

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Para o assunto descrito neste trabalho é necessária a apresentação de definições relacionadas à gestão de documentos, segurança de software, usabilidade, rastreabilidade e processos. A tecnologia da gestão de documentos é, atualmente, uma ferramenta essencial para o gerenciamento e organização de empresas de pequeno a grande porte. Com uma boa gestão de documentos, um caminho rápido, fácil, seguro e eficaz pode ser encontrado para a solução de diversos casos. Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. De acordo com o Dicionário Aurélio (2010), documento pode ser conceituado como:

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“1.Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc.”; 2. “Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurídica”. A seguir, serão descritos alguns conceitos relacionados à Engenharia de Requisitos, que são de suma importância, pois o software desenvolvido tem como principal função armazenar e gerenciar os artefatos criados na elicitação de requisitos. Segurança de Acesso: Para Bezerra (2007), a segurança de acesso está relacionada à segurança, às limitações sobre a segurança do sistema em relação a acessos não-autorizados. Usabilidade: requisitos que se relacionam ou afetam a usabilidade do sistema. Exemplos incluem requisitos sobre a facilidade de uso e a necessidade ou não de treinamento dos usuários. (BEZERRA, 2007: 24). Rastreabilidade: De acordo com Bezerra (2007), no contexto da Engenharia de Requisitos, compreende a capacidade de rastrear um determinado item de requisito do projeto a outros itens de requisitos relacionados. Esses itens são denominados itens de rastreabilidade. São exemplos de itens de rastreabilidade: modelos de projeto, artefatos de testes e Casos de Uso. Ainda, segundo Bezerra (2007), os objetivos da Rastreabilidade compreendem, principalmente: - Administrar as mudanças dos documentos, uma vez que os mesmos são dinâmicos. - Ter a compreensão da origem dos documentos. - Fazer o gerenciamento das fronteiras do projeto. Para Pádua (2003,11), um processo é um conjunto de passos particularmente ordenados, construídos por atividades, métodos, práticas e transformações, usado para atingir uma meta. Esta meta geralmente está associada a um ou mais resultados concretos finais, que são os produtos da execução do processo. Segundo “Bill Gates” (http://jusvi.com/artigos/1074), as companhias de sucesso no futuro serão as que utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Acrescentou, ainda que, se a empresa converter cada documento de papel em um arquivo digital, ela se tornará mais competitiva. O mesmo autor assevera que: “À medida que os documentos ficarem mais flexíveis, mais ricos em conteúdo multimídia e menos presos ao papel, as formas de colaboração e comunicação entre as pessoas se tornarão mais ricas e menos amarradas ao local onde estão instaladas”. Diante dos conceitos apresentados percebe-se a importância do gerenciamento de documentos e, para que isso aconteça, foi desenvolvido um software útil para a localização, controle de acesso e rastreabilidade dos arquivos gerados.

3 MATERIAIS E MÉTODOS

Por meio da pesquisa bibliográfica, visando conhecer os conceitos referentes ao levantamento, organização e utilização dos documentos gerados na criação de um software, foi desenvolvido um software por meio da linguagem C# com a ferramenta Microsoft

®

Visual C#® 2010 Express Edition, e o banco de

dados Microsoft®SQL SERVER 2008, utilizando

as técnicas de programação orientada a objetos.

4 RESULTADOS EXPERIMENTAIS

O GE.DOC’s possui controle de acesso em nível de usuário, onde o mesmo precisa ser autenticado. O usuário será associado a um perfil, e por meio deste ele pode ter diversos tipos de acesso: Inclusão, Exclusão, Alteração, Somente Leitura, etc. Os projetos criados também podem ser associados aos usuários do sistema, designando as permissões descritas acima. Segue abaixo a tela de Login no sistema.

Feito o Login no sistema, o usuário estará na tela principal do GE.DOC’s. Foi desenvolvida uma tela de maneira que ela seja familiar para usuários de informática, por isso a semelhança com o Windows Explorer da Microsoft®. Nessa tela pode-se incluir um novo projeto clicando no ícone Incluir. A partir da existência de um projeto, todo documento criado será ligado à pasta principal, semelhante a uma estrutura de pastas e arquivos, onde a navegação pode ser feita pela coluna da esquerda e a visualização do conteúdo da mesma na coluna da direita.

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Outro módulo do sistema é o chamado Modelo. Nele pode-se criar os modelos e fazer pesquisas por meio de filtros.

Todas as telas do sistema foram criadas utilizando o mesmo padrão, foi usado o método CRUD (Create, Retrieve, Update e Delete). Seguem abaixo as descrições do modelo de dados do GE.DOC’s: Model: É o nome da padronização de pastas, nome do padrão de arquitetura, por exemplo: Modelo de documentação segundo ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Structure: É a padronização, organização das pastas (Diretórios). Cada projeto será representado por uma pasta, usando a estrutura de àrvore de diretórios e cada modelo tem sua própria hierarquia: Levantamento de Requisitos, Casos de Usos, Protótipos, Diagramas, etc. Sendo assim o modelo de arquitetura fica definido, com a seguinte estrutura de pastas: - Modelo de documentação segundo ABNT (Um padrão criado); - Levantamento de Requisitos (pasta para os documentos da Elicitação de Requisitos); - Casos de Usos (pasta para os casos de usos); - Protótipos (Pasta para os protótipos); Repository: É a instância de um projeto. Na inclusão de um projeto, ele é associado a um modelo, gerando consequentemente a organização das pastas, por exemplo: Projeto TIDIR IV, usando o Modelo de documentação segundo ABNT. Artefact: É o tipo de documento inserido pelo usuário: Word, Excel, Acrobat, Astah UML, etc. ArtefactHistory: São os registros que marcam toda a vida de um documento, seu histórico e a rastreabilidade. User / RepositoryUser / Permission: Usuário do sistema. Cada projeto possui seus usuários com permissão para cada funcionalidade personalizada. Content: É um esquema técnico, pra melhorar a performance da aplicação.

Como resultado, não se pode afirmar que o papel será completamente extinto, por que nada se compara à comodidade que uma pessoa tem para estudar, ler e escrever em um documento impresso. Portanto, é necessário que haja uma forma de gerenciar e controlar esses inúmeros documentos que são gerados no dia-a-dia; esse é o propósito do GE.DOC’s. Oferecer subsídios para gerenciamento e recuperação de documentos tendo como resultado a eliminação das pilhas de papéis das empresas, a redução de prateleiras para armazenamento de documentos, eliminação das duplicidades de documentos, oferecendo maior flexibilidade nas empresas, possibilidade de acesso múltiplo, instantâneo e em qualquer lugar. Com essa finalidade, foi desenvolvido um gerenciador de documentos adaptável a vários ambientes, tendo como aplicação experimental o gerenciamento de artefatos gerados na Análise de Requisitos e Análise de Sistemas.

5 INTERDISCIPLINARIDADE

Será descrita, agora, a importância de cada disciplina cursada neste semestre no desenvolvimento deste projeto. A disciplina Engenharia de Requisitos está diretamente relacionada ao Gerenciador Eletrônico de Documentos, aplicando metodologias para que possa gerar documentos padronizados por meio de “etapas”, tais como o levantamento de requisitos, análise de requisitos e a criação de diagramas diversos. Paradigmas de Linguagens de Programação: Por meio do aprendizado nessa disciplina, foi analisada qual a linguagem de programação é a mais específica/relevante para o desenvolvimento do software (Gerenciador Eletrônico de Documentos), observando-se os prós e os contras e, por meio destes atributos, obter um paradigma de linguagem mais eficiente para o desenvolvimento do proposto. Pesquisa Operacional: Por meio do aprendizado nesta disciplina, serão identificadas, no processo de tomada de decisão existente, as fases que podem ser melhoradas. Programação Orientada por Objetos: Por meio dos levantamentos adquiridos pela disciplina Paradigmas de Linguagens de Programação e pesquisas realizadas na área, conclui-se que a linguagem C# atenderia melhor as necessidades. Por ser uma linguagem orientada a objetos, podem-se aplicar as técnicas de programação próprias deste paradigma de linguagem de programação. Trabalho Interdisciplinar Dirigido IV: A aplicação foi na elaboração da documentação científica do projeto, seguindo as normas da ABNT e na efetivação da interdisciplinaridade no módulo cursado.

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6 CONCLUSÃO

O GE.DOC’s é uma ferramenta de grande utilidade no gerenciamento de documentos, mesmo tendo como foco inicial atender alunos graduandos em cursos de tecnologia e empresas desenvolvedoras de software, para auxiliá-los na organização dos artefatos criados. Futuramente, o principal objetivo é aperfeiçoar o software para atender as empresas de qualquer área de atuação. É importante ressaltar que este sistema poderia ser um grande diferencial para as empresas de pequeno e médio porte. Empresas, com grande volume de informações, tais como escritórios de advocacia, contabilidade, consultoria, administração de empresas, entre outras, baseiam suas atividades em vários documentos, fazendo da utilização desta ferramenta um grande diferencial no que diz respeito a gerenciamento dos documentos. Outro fato importante identificado durante o desenvolvimento do projeto foi a necessidade de poder controlar o acesso físico aos arquivos, assim como o histórico de usuários que tiveram acessos aos documentos permitindo assim um monitoramento efetivo, proporcionando maior segurança.

7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BEZERRA, E. Princípios de Análise e projeto de sistemas com UML. Rio de Janeiro: Campus, 2007. COSTA, DahyanaSiman C. A Segurança dos Documentos Digitais. Texto Capturado em [09-10-2010] disponível em http://jusvi.com/artigos/1074 DEITEL,H.M; DEITEL,P.J. Java Como Programar. 6 ed. – São Paulo, Pearson PrenticeHall, 2005. Dicionário Aurélio Eletrônico v.5.0, 2010 FILHO, Wilson de Pádua. Engenharia de Software – Fundamentos, Métodos e Padrões. LTC, 2005. Gestão de Documentos como ferramenta estratégica de Negócios. Texto Capturado em [09-10-2010] disponível em http://www.administradores.com.br/informe-se/informativo/gestao-de-documentos-como-ferramenta-estrategica-de-negocios/13364/ Lei Federal N.º 8.159 Texto Capturado em [09-10-2010] disponível em http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm

MELO, Ana Cristina. Desenvolvendo aplicações com UML. Rio de Janeiro: Brasport, 2002. PÁDUA, Wilson de Paula Filho. Engenharia de Software: fundamentos, métodos e padrões. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 2003. ROCHA MENDES, Douglas. Programação Java: Com Ênfase em Orientação a Objetos. Novatec, 2009. SEBESTA, Robert W. Conceitos de Linguagens de Programação, 5 ed. Bookman, 2003.

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ANEXO I – MODELO DE DADOS

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ANEXO II – CRONOGRAMA