Capítulo 1 A gerência de projetos. Capa da Obra Capítulo 1 A gerência de projetos É um ramo da...

Capítulo 1

A gerência de projetos

Capada Obra

Capítulo 1A gerência de projetos

• É um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento, execução e controle de projetos;

• É o ato ou ação de gerir, executar a gerência;

• Executar projetos, de maneira cada vez mais eficiente, é um recurso essencial para a sobrevivência da empresa moderna;

• Uma metodologia formal de gerenciamento de projetos habilita a empresa a maximizar a consistência, eficiência, qualidade e produtividade em projetos;

Gerência de Projetos (GP)

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• De acordo com uma pesquisa realizada pelo Center Business Practices (CBP), Harventown, PA — Estados Unidos — em 2003:

A grande maioria das organizações está no mais baixo nível de maturidade em gerenciamento de projetos;

1. gerenciamento de risco, que apresenta o mais baixo nível de maturidade entre as áreas de conhecimento;

2. organizações relativamente imaturas no processo de estruturar o trabalho do projeto em uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP), apesar da alta ênfase em EAP na profissão de gerente de projetos;

3. organizações razoavelmente maduras em definição de escopo e de requisitos.

Gerência de Projetos (GP)

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• É a organização líder em gerenciamento de projetos em todo o mundo, tendo ultrapassado a marca de 275 mil associados em setembro de 2008;

• Criada nos Estados Unidos (Pensilvânia), em 1969;

• É uma instituição sem fins lucrativos, dedicada ao avanço do estado da arte em gerenciamento de projetos; seu principal compromisso é “promover o profissionalismo e a ética em gestão de projetos”;

• No Brasil, o PMI está representado por seções regionais (chapters) em vários estados;

• A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®): documento publicado pelo PMI e incorporado como norma do Instituto de Engenharia Eletrônica (IEEE), dos Estados Unidos;

Project Management Institute (PMI)

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• De acordo com a norma ISO 10.006 (Diretrizes para qualidade de gerenciamento de projetos):

Projeto é “ um processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”.

• Para o PMBOK® :

projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

O que é um projeto

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• Os projetos ocorrem em praticamente todas as organizações e em todas as suas áreas e níveis, gerando produtos e/ou serviços para clientes internos e/ou externos;

• Exemplos de projetos:

lançamento de um novo produto ou serviço;

construção de uma garagem;

desenvolvimento de um software;

implantação de uma nova tecnologia;

realização de uma viagem;

publicação de um livro;

organização de um evento (festa, reunião, congresso etc.);

planejamento e implementação de uma mudança organizacional;

construção de um edifício.

O que é um projeto

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• Não são exemplos de projetos procedimentos contínuos e repetitivos em uma organização, tais como:

fabricação de um carro;

venda de produto;

pagamento de fornecedores;

gerenciamento da rede de computadores;

manutenção no dia-a-dia da planta industrial.

• Gerenciamento por projetos: tratamento dado a processos que têm um pouco de procedimentos contínuos e repetitivos e um pouco de projetos;

• Programa: grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefícios difíceis de se obter quando gerenciados isoladamente;

O que é um projeto

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• Para melhor planejamento, execução, monitoramento e controle, um projeto (ou parte dele) pode ser dividido em subprojetos;

• Stakeholders: são as partes interessadas ou envolvidas no projeto, os principais são:

gerente de projeto: a pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto;

cliente: a pessoa ou organização que solicitou o produto ou o serviço do projeto;

membros da equipe: as pessoas que compõem a equipe do projeto;

organização executora: a empresa em que o projeto está sendo executado;

patrocinador (sponsor): a pessoa ou grupo, dentro ou fora da organização executora, que provê recursos financeiros e/ou apoio institucional para a execução do projeto.

O que é um projeto

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• O ciclo de vida de um projeto (project life cycle) consiste no conjunto de fases que o compõem, geralmente em ordem seqüencial de execução;

• Cada uma de suas fases possui um grupo de atividades relacionadas de forma lógica, e a sua conclusão é marcada pela entrega de um ou mais deliverables;

• Deliverable é qualquer produto ou serviço, tangível e verificável, que deve ser produzido para completar um projeto ou parte dele;

• Revisões (reviews, phase exits, stage gates, kill points) são as inspeções e/ou reuniões realizadas ao final de cada fase, com o objetivo de verificar se a sua conclusão foi alcançada;

• Essas revisões determinarão se o projeto deverá prosseguir para sua próxima fase, detectarão e corrigirão erros que estejam afetando a performance;

O ciclo de vida de um projeto

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• A definição das fases do ciclo de vida de um projeto está diretamente ligada ao tipo de produto a ser gerado;

• Na fase inicial é identificada a necessidade do projeto e são estabelecidos seus objetivos, sendo autorizada ou não a sua execução, dependendo habitualmente do resultado de um estudo de viabilidade (business case);

• Nas fases intermediárias, é colocado em prática tudo aquilo que foi planejado. Grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessas fases. Nesse momento, as entregas são os produtos e/ou serviços a serem gerados pelo projeto;

• Na fase final, os livros e documentos do projeto (inclusive os contratos) são encerrados e arquivados, com as partes interessadas devidamente comunicadas desse procedimento;

O ciclo de vida de um projeto

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1. Projeto de implantação de uma nova tecnologia da informação

• Cada implantação de uma nova tecnologia da informação (TI) em uma empresa deve ser tratada como um projeto;

• As fases que variarão de acordo com a tecnologia:

definição;

estudo de viabilidade técnica;

pesquisa;

seleção da tecnologia/fornecedores;

implementação ou construção;

implantação;

acompanhamento inicial da operação.

Exemplos de ciclo de vida de projetos

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• Definição

O projeto começa quando ele é formalmente autorizado a se iniciar (Project Charter) pelo patrocinador;

Esse documento deve conter a descrição do produto ou serviço que o projeto será incumbido de criar, relacionando-o com as necessidades do negócio, indicando o gerente para dirigi-lo e a sua autoridade;

É elaborado o conceito do que será o projeto;


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• Estudo de viabilidade técnica

Parâmetros, tais como Taxa Interna de Retorno (TIR), devem ser calculados de forma que, ao fim desta fase, o patrocinador possa tomar a decisão de continuar, ou não, o projeto;

O estudo de viabilidade pode ser tratado como um projeto específico, servindo de subsídio para a decisão de iniciar ou não o projeto de implantação da nova tecnologia;


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• Pesquisa

• Aprender acerca das tecnologias e dos seus fornecedores, podendo:

comprar pesquisa existente;

contratar consultoria para executar a pesquisa;

utilizar pedidos de informação (Request for Information — RFI);

pedir referências aos vendedores;

solicitar demonstrações;

visitar clientes dos vendedores;

hospedar um painel (os fornecedores apresentam suas soluções e participam de debates sobre elas).


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• Seleção da tecnologia/fornecedores

Consiste na análise e avaliação das propostas de forma a sugerir ao patrocinador a melhor alternativa;

Pode ser utilizada uma análise comparativa (benchmark) e/ou ser solicitado um teste piloto ao fornecedor;

Na avaliação do preço, deve ser considerado o custo total de propriedade da solução (Total Cost of Ownership — TCO);

No aspecto técnico, devem ser avaliadas as características de funcionalidade, confiabilidade, usabilidade, eficiência, manutenibilidade, escalabilidade e portabilidade;


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• Implementação ou construção

• Nesta etapa de acordo com a tecnologia, serão necessários:

desenvolvimento ou customização (personalização);

integração com outras tecnologias;

testes em ambiente de desenvolvimento;

migração de documentos, informações e dados.

• Implantação

Devem ser previstos a instalação, os testes em ambiente de produção e os treinamentos, podendo ocorrer correções e melhorias de implementação da tecnologia.


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• Acompanhamento inicial da operação

Durante um curto período de tempo, deve ser feito o acompanhamento da operação e ser previsto o encerramento/fechamento do projeto, com registro das lições aprendidas e fechamento de contratos.


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2. Implantação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

• Pesquisa ou introdução dos conceitos de GED: nesta fase, são pesquisadas as tecnologias existentes, as diferenças entre elas e a sua aplicabilidade;

• Treinamento, participação em congressos e cursos, bem como demonstrações de produtos, ajudam na formação de cultura;

• levantamento: os documentos envolvidos são levantados, assim como os acessos, volumes, usuários, plataforma de processamento de dados disponível, infra-estrutura, requisitos legais e tabelas de temporalidade;

• Esse dados darão subsídio não só ao projeto, mas também ao estudo de custo-benefício;


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• análise: avaliam-se a aplicação da tecnologia e a viabilidade, em termos de custo-benefício;

• detalhamento da arquitetura: são caracterizados os recursos necessários, tais como:

scanner, hardware de armazenamento e exibição, impressoras e redes de comunicação;

software: produto, estrutura de indexação e gerenciamento de mídias;

serviços: digitalização, melhoria da imagem, customização de produtos e treinamento de usuários.

Nesta fase, os procedimentos operacionais também devem ser revistos;


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• seleção de produtos e fornecedores: em função dos requisitos constatados, é feita uma avaliação de produtos e fornecedores, o que culminará com a seleção dos que forem de maior interesse para a empresa;

• construção ou implementação: a última etapa destina-se à implementação da solução projetada (instalação, projeto e desenvolvimento da aplicação, conversão do acervo, treinamento e produção).


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3. Uma festa de 15 anos

• Concepção: reunião para seleção de tema, data e local, lista de convidados, definição de limite do orçamento;

• preparação do evento: contratação de materiais e serviços, ensaio da valsa, roupas para a família e damas e divulgação;

• realização da festa: salão, toldos, iluminação, decoração, bufê , música, cerimonial, serviços de apoio (orador, fotógrafo, cinegrafista, segurança, transporte e limpeza);

• encerramento da festa: pagamento de contas, cartões de agradecimento e relatório do evento.


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4. Ampliação de uma fábrica

• Concepção;

• sondagem do terreno;

• projeto: arquitetônico, estrutural e de contenção;

• serviços preliminares: depósito, demolições, remoções de entulho, instalação e locação;

• obra: muros de contenção, fundações, estrutura (pilares e cintas), cobertura (treliças, calhas e telhas) e utilidades (instalações elétricas, mecânica, hidráulica, gás natural, oxigênio, propano e ar comprimido);


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4. Ampliação de uma fábrica

• acabamento: paredes, piso, esquadrias e vidros;

• instalação da linha de produção: liberação alfandegária, transporte, descarregamento e montagem de equipamentos.


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